Budsjettering EBL konferanse Budsjettering og tariffering 16-17. september 2009 Deloitte AS, Unni Halleraker. Oslo, 16. september, 2009
Kunnskapshuset Deloitte Dokumentasjon Forsvar Planlegging IFRS Mislighetsgranskning Anbudsgranskning Granskning etter aksjeloven Varsling/lojalitet Lovpålagt revisjon Begrenset revisjon Attestasjonsoppgaver Miljørevisjon Internrevisjon IPO/Prosjekter Emisjoner Granskning Internprising IFRS Bedriftsbeskatning Internasjonal bedriftsbeskatning Personbeskatning Generasjonsskifte Merverdiavgift Global Employer Services (GES) Revisjon Børs Helhetlig Risikostyring (ERM) Internrevisjon Kontraktsetterlevelse Analyse- og kvalitetssikring Skatt og avgift Risikostyring Tax & Legal Audit & Advisory Fast eiendom og enterprise Konkurs og restrukturering EU- og kinkurranserett Offentlige anskaffelser Forretningsjuridisk rådgivning Forretningsjus Norske regnskaps- Standarder (NRS) Stiftelser Foreninger Idrettslag og forbund Statlig økonomistyring Transaksjoner/ M&A Financial Advisory Consulting Corporate Governance Salg av virksomhet Generasjonsskifte Oppkjøp og fusjon Forhandlingsbistand Finansiell planlegging og strukturering Eierstyring og selskapsledelse Revisjonskomité Intern kontroll Beste praksis Internkontrollforskriften Due Diligence Verdsettelse Regnskapsprinsipper Økonomitjenester Teknologi Strategi, styring og effektivisering Finansiell DD Juridisk DD Skatte- og avgiftsmessig DD Kommersiell og Operasjonell DD Verdivurdering Finansiell modellering Bistand i økonomifunksjon Regnskapsprinsipper og Rapportering Konsernregnskap/ Konsolidering Rådgivningstjenester Corporate Governance EPJ ERP CRM Business Intelligence Integrasjon og utvikling IT-rådgivning Strategi Virksomhetsstyring Forbedring av økonomifunskjonen Supply chain mgmt Prosessforbedring - 1 -
Deloitte er en av Norges ledende tjenesteytende virksomheter Deloitte i Norge har ca. 850 ansatte Internasjonalt består vår virksomhet av 165.000 ansatte i ca. 140 land Vår multidisiplinære virksomhet består av fire forretningsområder: Audit & Advisory Financial Advisory Services (FAS) Tax & Legal Consulting Deloitte kan tilby differensierte og multidisiplinære tjenester som har fokus på å skape verdi hos våre kunder - 2 -
Dagens temaer Hvorfor budsjetterer vi? Budsjettets plass i virksomhetsstyringen Alternative og supplerende metoder Vurdering og håndtering av usikkerhet Generelt og i netteierbransjen Hvordan bør budsjettprosessen være? Hvordan planlegge prosessen Bruk av verktøy Hvordan sikre en god gjennomføring - 3 -
Budsjettet er ett av elementene i den samlede virksomhetsstyringen TILTAK og endring Løpende tiltak for å justere kurs Prognose Strategy Tiltak Planning Strategi Planlegging PLANLEGGING og mål Sett retningen for å oppnå strategisk mål Analyse Verdiskaping Budsjett OPPFØLGING og evaluering Oppfølging og overvåkning av gjennomføring og drift Ekstern rapportering Ledelses rapportering Driftsrapportering - 4 -
Hvorfor budsjetterer vi? Hensikt Diskusjonstemaer Forstå sammenheng mellom utvikling i underliggende volumparametre og kr tall Hva gir dette av merverdi i forhold til rullerende prognoser? Forstå mulig resultat- og likviditetsutvikling Operasjonalisere strategiske målsettinger Allokere ressurser Gi tydelige mål og rammer til ledere på ulike nivå Bør kreve ytterligere beslutninger før større prosjekt og investeringer initieres selv om har budsjett Påvirke adferd og beslutninger positivt Gi grunnlag for detaljerte prioriteringer Gi grunnlag for å kunne fange opp avvik i oppfølgingsfasen for å kunne iverksette nødvendige tiltak Trenger vi fordelte rammer hvis vi har sentraliserte fullmakter? Hvilket detaljeringsnivå er nødvendig i budsjettet for å oppnå hensikten? Hvordan påvirkes budsjettet av risiko/usikkerhet? Hvordan påvirkes budsjettet i praksis den enkeltes adferd og beslutninger? - 5 -
Budsjettet er kun et styringsverktøy et middel for å oppnå strategiske mål Valg av type budsjett/målstyring må tilpasses bedriftens marked og egenart Det finnes ikke EN fasit 6
Budsjettets kraft avhenger også av styringsregimet rundt som er med på å påvirke faktisk adferd og beslutninger Er det enighet om målene? Er det forståelse for konsekvensen for de underliggende enheter? Hvordan kommuniseres viktighet av måloppnåelse av ledelsen? Premieres taktikkeri - initielt høye kostnadsbudsjett for å ha rom til forhandling? Hva skjer hvis du overskrider budsjettet ditt? Hva er lovlige grunner for budsjettoverskridelse og ikke? Har lederne i bedriften incitament for å levere bedre enn budsjett? Trigges konkurranseinstinktet på en positiv måte? - 7 -
Ikke ignorer usannsynlige hendelser i virksomhetsstyringen Det betyr ingenting hvor ofte noe lykkes dersom en fiasko er mer enn bedriften kan bære. - 8 -
Usikkerhet og risikostyring må håndteres som en integrert del av virksomhetsstyringen Prognostisering av risiko driverne, håndtering av scenario og simuleringsprognoser Evaluering av strategisk risiko og avkastning på risikotaking Risikohåndtering Strategy Prognose Strategi og mottiltak Tiltak Planlegging Key Risk Indicators (KRIs), Scenario utvikling Oppdatert risikoanalyse Inntjeningsestimater og prognoser Analyse Ekstern rapportering Driftsrapportering Ledelsesrapportering Budsjett Risiko rapportering KRIs Sensitivitets analyser Simuleringer Risiko & informasjonsmåling - 9 -
Det benyttes mange alternative og supplerende metoder for det vi kaller budsjettfasen i virksomhetsstyringen Tradisjonelt budsjett? Balansert målstyring? Rullerende prognoser? Beyond budgetting? Simuleringer? Sensitivitetsanalyser? - 10 -
Hva kan være riktig tilnærming til budsjetteringsfasen for å oppnå strategiske mål for disse to bedriftene med vidt forskjellig utgangspunkt? Bedrift 1 Stor usikkerhet Konkurransesituasjon: - Tøff konkurranse - Prispress - Stadige endringer, for eksempel - nyetableringer eller konsolideringer i bransjen - endringer i regulatoriske rammebetingelser Bedrift 2 Stabil drift Konkurransesituasjon: - Monopolsituasjon - Stabilt prisnivå - Fremtidige produkt substitutter er utenkelige - Forutsigbare regulatoriske rammebetingelser - mulighet for substitutt produkter Bedriften selv: - Sterk vekst eller tilbakegang - Uklar ressurssituasjon Bedriften selv: - Stabil virksomhet - Stabil ressurssituasjon Diskuter i tre minutter med din sidemann - 11 -
Ulike situasjoner krever ulik budsjett tilnærming og kulturbygging for å sikre riktig adferd og beslutninger som understøtter strategien Nyttig: Bedrift 1 Stor usikkerhet Nyttig: Bedrift 2 Stabil drift - Kontinuerlige markedsvurderinger og rullerende prognoser - Simuleringer og kvantitativ risikomodellering - Balansert målstyring (ikke bare økonomi) med overordnede mål og måltall - Kultur for ansvarlig kreativitet, raske beslutninger m.v. - Tradisjonelt budsjett - Detaljerte planer og styringsparametre - Behøver ikke tilsi bruk av alle konti - Balansert målstyring (ikke bare økonomi) - Kultur for å unngå avvik fra måltall - Manglende måloppnåelse på inntektssiden må imidlertid kompenseres med reduserte kostnader/investeringer selv om har budsjett Mindre nyttig: - Detaljerte styringsparametre på alle nivåer - Tradisjonelt budsjett kan være ressurskrevende og til liten nytte Mindre nyttig: - Simuleringer - Store sensitivitetsanalyser - Beslutninger for å innfri disse faste detaljerte måltallene kan virke mot sin hensikt - 12 -
Netteierbransjen har i denne sammenheng rimelig stabile driftsvilkår Avkastning Trygg bransjeavkastning Bransjens veide avkastning på investert kapital skal over tid være på nivå med NVEs referanserente som skal være konkurransedyktig i kapitalmarkedene. NVE skal sørge for dette gjennom fastsettelsen av inntektsrammen. Den enkelte bedrift sin avkastning vil variere noe Inntekter Geografisk monopolsituasjon gir mindre usikkerhet Inntektsramme (utifra egen og andres kostnader/eff) Volumutvikling varierer, men geografisk monopol Bestemmer pris på fast vs variabel del Utjevning av mer-/mindreinntekt over år Evt. oppnådd merinntekt (utover inntektsramme) balanseføres (hvis ikke benytter IFRS regnskapsregler) og tas til inntekt neste år. Ved evt. mindreinntekt ett år kan prisene økes neste år. - 13 - Kostnader og investeringer Rammebetingelser skal gi fokus på kostnadsstyring og effektivitet Likviditet Bør ha minst like høy effektivitetsforbedring som konkurrentene for å sikre god avkastning Incentiver for avveining vedlikehold vs nyinvestering Bør ha god oversikt over prosjektrelaterte kostnader og holde disse adskilt fra løpende driftskostnader i planleggingen. Likviditetssituasjonen kan variere Noen kan tillate seg å kun fokusere på langsiktig perspektiv holde prisene mot kundene mest mulig stabile og forutsigbare investeringer ses i langsiktig perspektiv Andre er i større grad avhengig av løpende treffsikkerhet og evt. prisjusteringer mot kundene
Hva er da de største utfordringene i praksis ved budsjettering som netteier? Hva er det vanskelige? Hva er alternativene? Brukes det riktig tid til dette i prosessen? Hva brukes det for mye tid på i budsjettprosessen? Diskuter i tre minutter med din sidemann - 14 -
En god budsjettprosess krever gjennomtenkt forberedelse Tydelige strategiske føringer og forankring Tydelig forståelse av sammenhenger, utfordringer, strategiske mål og lantidsplan Forankring av strategiske mål før selve budsjettprosessen Grunnlag for god vurdering av riktig tilnærming til budsjettprosessen for å bidra til strategisk måloppnåelse Grundig planlegging og forberedelser Hva slags type budsjetteringsfase og budsjett er hensiktsmessig? Tidsplan - hva skal skje når? Hvilke føringer og fordelinger skal komme fra øverste nivå og hva skal budsjetteres nedenfra? Hvilket detaljeringsnivå og dimensjoner er hensiktsmessig for den detaljerte budsjetteringen? Hvilken verktøystøtte skal brukes? Hva skal lederne gjøre? Hva skal økonomene gjøre? Hvordan skal ledergruppen(e) involveres samlet underveis for prioriteringer og beslutninger? Presenter samlet plan for budsjettprosessen i forkant slik at alle vet spillereglene for prosessen - 15 -
Gjennomfør budsjettprosessen som et prosjekt Planlegging Utnevne en ansvarlig prosjektleder for den samlede prosessen Avklare krav og forventninger Utarbeide og forankre tidsplan Utarbeide og forankre overordnede retningslinjer Planlegge sporbarhet på forutsetninger og beslutninger Lage instruksjoner og evt. opplæringsmatriell Utvikle og tilrettelegge verktøy Sikre ledelsesengasjement Gi informasjon om og gjør en forankring av den planlagte budsjettprosessen hos alle lederne Gjennomføring og oppfølging Informer og gjennomfør opplæring Fokuser på forankring - ha oppfølging av ansvarlige og hovedområder i budsjettet Følg opp ferdigstillelse av delleveranser Begrens tidsrammen slik at alle må fokusere på det viktigste Sørg for sporbarhet på vurderinger og beslutninger Avslutning Gjør en sluttevaluering av prosessen straks den er avsluttet Snakk både med brukerne og økonomiorganisasjonen Skriv ned refleksjoner og anbefalinger til neste års budsjettprosess mens det fortsatt er ferskt Hvis vesentlige forbedringspunkter, så presenter en samlet gjennomgang for ledelsen - 16 -
Er regnearkmodeller hensiktsmessige verktøy i budsjettarbeidet? Fordeler Lav brukerterskel Ulemper Kan lett bli uoversiktlig og komplekst og gi feil i modellen Krever mye kunnskap for å endre modellen på en trygg måte Brukeren kan selv gjøre endringer Lave utviklings- og implementeringskostnader Fleksibilitet Rapporter mer sårbare enn i databaseløsninger Mer tidkrevende å lage rapporter Oppdateringer er vanskelig Konsolideringsutfordringer - 17 -
Hva skal vi i så fall legge vekt på når vi velger systemstøtte for budsjettering? Integrert Enkle integrerte løsninger mot ERP eller databaseverktøy Avanserte og integrerte løsninger som basere seg på databasemodeller som er integrert mot ERP og planleggingssystemer En bruker Flerbruker Skreddersydde regnearkbaserte modeller Avanserte og komplekse regnearkbaserte modeller Frittstående - 18 -
Ved å samle all informasjon i en datamodell rasjonaliseres analyse og budsjettprosessen Integrere flere verktøy i modell Fordeler Budsjett verktøy Excel ERP system En forenklet datavarehus modell Konsolidering All informasjon på et sted skaper én sannhet i organisasjonen Det er fortsatt mulig å bruke verktøy som Excel Det er mulig å generere budsjettforslag basert på oppdatert informasjon Mye mer dynamiske analysemuligheter Informasjonen kan brekkes på et utall måter Konsekvenser Budsjettprosessen kan gjennomføres lenger ut i organisasjonen og med et mindre ressurspådrag - 19 -
Gode verktøy alene kan imidlertid aldri kompensere for dårlige prosesser og forankring Ha hele tiden i bakhodet hva som påvirker folks adferd og beslutninger Hvordan oppnå eierskap til målsetninger Hvordan engasjere Sikre gode incentiver (gulrot og pisk) Benytt sosial intelligens Budsjettet er et middel for strategisk økonomistyring ikke et mål i seg selv Budsjettet skal påvirke adferd og beslutninger Endringsvillighet kommer ikke av seg selv Hvis budsjettprosessen bør endres vesentlig fra tidligere, så sørg for tid til modning og forankring - 20 -
Kontaktinformasjon Unni Halleraker Senior manager Consulting Deloitte AS Karenslyst allé 20 Postboks 347 Skøyen 0213 Oslo Tlf: 23 27 90 00 Faks: 23 27 97 01 www.deloitte.no Mobil: 917 24 871 uhalleraker@deloitte.no Member of Deloitte Touche Tohmatsu - 21 -
About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a Swiss Verein, its member firms and their respective subsidiaries and affiliates. Deloitte Touche Tohmatsu is an organization of member firms around the world devoted to excellence in providing professional services and advice, focused on client service through a global strategy executed locally in nearly 140 countries. With access to the deep intellectual capital of approximately 160,000 people worldwide, Deloitte delivers services in four professional areas, audit, tax, consulting and financial advisory services, and serves more than 80 percent of the world s largest companies, as well as large national enterprises, public institutions, locally important clients, and successful, fast-growing global growth companies. Services are not provided by the Deloitte Touche Tohmatsu Verein and, for regulatory and other reasons, certain member firms do not provide services in all four professional areas. As a Swiss Verein (association), neither Deloitte Touche Tohmatsu nor any of its member firms has any liability for each other s acts or omissions. Each of the member firms is a separate and independent legal entity operating under the names Deloitte, Deloitte & Touche, Deloitte Touche Tohmatsu or other related names. Deloitte & Touche DA is the Norwegian member firm of Deloitte Touche Tohmatsu. In Norway, services are provided by the subsidiaries and affiliates of Deloitte & Touche DA (Deloitte AS, Deloitte Advokatfirma DA and its subsidiaries), and not by Deloitte & Touche DA. Copyright 2009 Deloitte AS. All rights reserved.