Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 23.09.2014, kl. 14:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: - Andre møtende: Kopi: Møterom 1, rådhuset Tom Skare, leder Lindis Heggvik Aune, nestleder Bjørg Reitan Bjørgvik Johannes Håvik Gunnar Andresen Laila Eide Hjertrø, Hitra kommune Ann-Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge IKS Torbjørn Berglann, Konsek IKS Ordfører, rådmann, Hitra kommune, Revisjon Midt-Norge IKS, Ann-Katharine Gardner og Anne Gråberg, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/torbjørn Berglann på telefon 400 67 058, eller e-post: torbjorn.berglann @konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 16.9.2014 Tom Skare (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek
Sakliste 021/14 Referatsaker 022/14 Orientering om status for finansiell revisjon 2014 023/14 Vesentlighets- og risikovurdering, forarbeid til plan for selskapskontroll 024/14 Forslag til budsjett 2015 med økonomiplan 2016-2018 025/14 Eventuelt 026/14 Godkjenning av møteprotokoll
Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 23.09.2014 021/14 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 14/114-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg BR2014-30.04 Tilbakemelding etter avsluttet revisjon av Hitra kommunes regnskap for 2013 Invitasjon samling for kontrollutvalg Brev fra departementet vedr. reformprosessen Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Tilbakemelding fra revisjonen etter revisjon av kommunens årsregnskap 2. Invitasjon til samling for kontrollutvalg 3. Brev fra departementet om prosessen med kommunesammenslåing 4. Selskapskontroll av Trønderenergi merforbruk av revisjonstimer
inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober 2014 - Quality Hotel Panorama, Tiller
Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN FYLKESMANNEN OG KONTROLLUTVALGET Seniorrådgiver Stule Lund, enhet for kommunal samordning hos fylkesmannen 10:35 Beinstrekk 10:45 KAN KONTROLLUTVALGENE FOREBYGGE KORRUPSJON? Innledning ved Anders Berg-Olsen, Handelshøyskolen i Trondheim 11:30 Spørsmål og diskusjon 12:00 Lunsj 13:00 TEMA FRA KONTROLLUTVALGSARBEIDET Ola Huke, KU-leder Melhus: Kontrollutvalgsmedlem og politiker? Johan G. Foss, KU-leder Frøya: Ny i kontrollutvalget hva bør/må prioriteres? Refleksjoner ut fra egne erfaringer. 13:30 Gruppediskusjon (inkl. beinstrekk) 14:00 HØRING OM BIOGASS I MALVIK Erfaringer med høring som metode. Hva har vi lært? Per-Arild Lyng, nestleder kontrollutvalget Terje Granmo, ordfører 14:30 Spørsmål og diskusjon 14:50 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:00 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta dem gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: 468 51 950 Innen: 22. september 2014 Konferanseavgift: Faktura: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf. 468 51 950
Orientering om status for finansiell revisjon 2014 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 23.09.2014 022/14 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 13/174-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77 skal kontrollutvalget påse at kommunensregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Utvalget skal også holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor (forskrift om kontrollutvalg, 6). Oppdragsansvarlig revisor er derfor invitert til møtet for å orientere om planleggingen av revisjonsarbeidet for 2014 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil dermed få mulighet til å følge opp arbeidet, forsikre seg om at revisjonen fungerer betryggende og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisjonens orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisjonens redegjørelse i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta denne til orientering.
Vesentlighets- og risikovurdering, forarbeid til plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 23.09.2014 023/14 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 216, &30 Arkivsaknr.: 14/5-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar risiko-og vesentlighetsanalysen til orientering. 2. Sekretariatet bes om å fremme forslag til plan for selskapskontroll til neste møte. Vedlegg Oversikt full analyse Hitra (U.off. 23-4) Faktaark selskaper - full analyse (U.off. 23-4) Saksutredning En av kontrollutvalgets oppgaver er å sørge for at kommunens eierinteresser i selskaper blir gjenstand for selskapskontroll og at dette skjer i henhold til en plan, som skal vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget skal nå utarbeide en ny plan for selskapskontroll, etter at den forrige er utløpt. Den første delen av prosessen består i at kontrollutvalget tar stilling til sekretariatets analyse av kommunens selskaper, for så og vurdere hvilke som kan være aktuelle for selskapskontroll. I utvalgets neste møte legger sekretariatet fram forslag til plan for selskapskontroll, basert på utvalgets vurderinger i dagens møte. Selskapskontroll er i sin enkleste form en kontroll av om kommunens eierinteresser forvaltes slik kommunestyret har vedtatt og forutsatt og betegnes eierskapskontroll. Selskapskontrollen kan også utføres som en forvaltningsrevisjon, noe som er en grundigere gjennomgang. Da kan revisjonen gjøre vurderinger av selskapets økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuneri, kap. 6. Risiko- og vesentlighetsanalyse Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet en vesentlighetsanalyse av Hitra kommunes eierinteresser, som er vedlagt saken. Analysen bygger på vurderinger som finnes på faktaarkene for det enkelte selskap. Vesentlighetsanalysen og faktaarkene er unntatt offentlighet jf. offentleglova 23-4.
Forslag til budsjett 2015 med økonomiplan 2016-2018 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 23.09.2014 024/14 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/280-30 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og anbefaler at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2016-2018 og budsjett for 2015 vedtas. Budsjettet har en netto ramme på 1 103 000 kroner, som omfatter utvalgets driftsutgifter samt kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Vedlegg Forslag til budsjett 2015 og øknomiplan 2015-2018 Saksutredning I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18) skal kontrollutvalget lage forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer med dette forslag til budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2015 i Hitra kommune. Budsjettet for 2015 med økonomiplan 2016-2018 Kontrollutvalgets budsjett omfatter driftsutgiftene til utvalget samt utgiftene til kjøp av revisjon og kjøp av sekretariatstjenester for utvalget. Kontrollutvalgets egen virksomhet Sekretariatet har forutsatt at det avholdes 6 møter i året. På bakgrunn av siste års regnskapstall foreslår vi at kontrollutvalgets budsjett tilsvarer 2014- budsjettet, men justeres for lønns- og prisvekst med 3,5 % det vil si at rammen blir 170 000 kroner. Kjøp av revisjonstjenester Hitra kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til avtalen mellom eierkommunene. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandler sitt budsjett for 2015 i møte 29.9.2014. Beløpet som er foreslått i foreliggende budsjett og økonomiplan er derfor hentet fra økonomiplanen, som representantskapet i revisjonen vedtok i 2013. Her der det foreslått å øke revisjonshonoraret for 2015 med 33 500 kroner, det vil si 5 %.
Kjøp av sekretariatstjenester KonSek Midt-Norge IKS er kommunens leverandør av sekretariatstjenester for kontrollutvalget, dette i tråd med avtalen mellom eierkommunene. Representantskapet i KonSek har vedtatt en økning i budsjettrammen for selskapet på 3,5 % i 2015. For Hitra kommune utgjør dette 8 000 kroner. Kontrollutvalget skal i henhold til lovverket sørge for en tilfredsstillende kontrollog tilsynsordning i kommunen. Det viktigste verktøyet kontrollutvalget har for å utøve denne funksjonen er utvalgets kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Utvalget påvirker innretningen på tilsynsarbeidet, enten det er gjennom forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, særskilte undersøkelser eller utvidet finansiell revisjon innenfor spesielle områder. Fram til 2014 hadde kontrollutvalget i Hitra kommune over flere år fått vesentlig flere timer til sekretariatstjenester enn budsjettert. KonSek skal fordele timeressursene i tråd med honoraret fra den enkelte eierkommune, derfor medførte merforbruket at ressursrammen for kjøp av sekretariatstjenester ble økt i 2014. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir for 2015 1 103 000 kroner. Dette er en samlet økning på 41 500 kroner, eller 4,5 % fra 2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget vedtar forslag til budsjett 2015 og økonomiplan 2015-2018.
Detaljert budsjettforslag: Konto Tekst Vedtatt budsjett 2014 10802 Godtgjørelse folkevalgte - Ledergodtgj. 10803 Møtegodtgjørelse (6 møter) 10804 Kompensasjon tapt arbeidsfortjeneste 10991 Arbeidsgiveravgift 11004 Aviser og tidsskrifter 11153 Bevertning v/møter og utvalg 11504 Kursavgifter 11602 Skyssgodtgjørelse 11694 Kostgodtgjørelse 11704 Utlegg bom/parkering/buss/båt m.v. 12951 Kontingenter SUM DRIFT KONTROLLUTVALGET 14751 Kjøp sekretariat kontrollutvalg 14751 Kjøp Revisjon Midt-Norge IKS SUM KJØP REVISJONS- OG SEKRETARIATSTJENESTER SUM KONTROLLUTVALG, REVISJON OG SEKRETARIAT Forslag budsjett 2015 Regnskap 2013 20 000 30 000 50 000 6 000 2 000 5 000 30 000 15 000 2 000 3 000 1 000 164 000 230000 661500 21 000 31 000 52 000 6 000 2 100 5 200 31 000 15 500 2 100 3 100 1 000 170 000 238 000 695 000 48 685 93 887 208000 632000 891 500 933 000 840 000 1 055 500 1 103 000 933 887 45 202 Forslag til økonomiplan 2015-2018 Vedtatt budsjett Budsjett2014 forslag 2015 Kontrollutvalget Sekretariatstjenester Revisjon Sum driftsutgifter 165 000 208 000 661 500 1 034 500 165 000 230 000 695 000 1 090 000 Anslag for 2016 Anslag for 2017 Anslag for 2018 165 000 230 000 73 0000 1 125 000 165 000 230 000 767 000 1 162 000 165 000 230 000 80 6000 1 201 000
Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 23.09.2014 025/14 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 14/114-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.
Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 23.09.2014 026/14 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 14/114-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Protokollen blir opplest og godkjent i møtet.