Endelig rapport etter undersøkelse av Hemsedal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Hemsedal kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Kommunehuset, 3560 Hemsedal Tidsrom for undersøkelsen: 22. -23. oktober 2014 Kontaktperson i kommunen: Alexander B. Moxnes Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Finn E. Isaksen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering. Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger
2 Det ble gitt følgende merknader ved dette tilsynet: Kommunens matrikkellovforvalting blir ikke i nødvendig grad involvert i oppstart av planprosess på private reguleringsforslag Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Utarbeidet dato: 31. oktober 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Finn E. Isaksen revisor under tilsynet i Hemsedal kommune
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Hemsedal kommune i perioden 9. og 10. oktober 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Hemsedal kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert 4 Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 13. juni 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering. Avvik fra: Matrikkelloven 16, jf. matrikkelforskriftens 34 første ledd bokstav b og d, tredje og fjerde ledd. Kommentarer: Etter matrikkelforskriftens 34 første ledd bokstav b skal kommunen dokumentere et arealregnskap, og etter bokstav d skal kommunen foreta en verdivurdering for involverte matrikkelenheter. Videre etter tredje ledd kan arealet for involverte enheter økes eller reduseres med inntil 5 %. Etter fjerde ledd skal arealets verdi ikke overskride folketrygdens grunnbeløp.
5 Avviket bygger på følgende observasjon: I de utlånte saker som gjelder grensejustering finner vi ikke dokumentasjon av verdi eller areal som inngår i justeringen. Dette ble også bekreftet under intervjuene. AVVIK 2 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 51 jf. matrikkelforskriften 25 og 66. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første og andre ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Matrikkelforskriftens 66 andre ledd har krav om at kart- og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkelloven, jf. tredje ledd i matrikkelforskriftens 66. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jf. matrikkellovens 35 tredje ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at for en del av ikke fullførte oppmålingsforretninger er fristen for fullføring passert. Det ble bekreftet i intervjuene at kommunen har en utfordring med å avvikle restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Noen planvedtak har ikke vært avstemt med terrenget og de faktiske eiendomsforholdene. Denne situasjonen gjør det vanskelig å få avsluttet saker etter tidligere delingslov. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 3 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentarer: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriftens 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrerere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming.
6 Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Merknader Følgende merknader ble levert under tilsynet: Merknad 1 Kommunens matrikkellovforvalting blir ikke i nødvendig grad involvert i oppstart av planprosess på private reguleringsforslag, hvilket har utløst problemstillinger ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Kommentarer: Det vises til pbl. 21-9 om bortfall av tillatelse: Tillatelse til tiltak etter 20-1 første ledd bokstav m faller bort (...) dersom matrikkelføring vil være i strid med lov om eigedomsregistrering (vår understreking). Noen planvedtak etter pbl. har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven, jf. matrikkelloven 10 annet ledd. En bedring av rutinene på dette punkt i plan- og byggesaker vil bidra til mer aktiv håndheving av pbl. 21-4 om behandling av søknaden i kommunen, se sjette ledd bokstav a: Videre kan kommunen sette som vilkår at: a) det blir holdt oppmålingsforretning når det er behov for å klarlegge grensene for den eller de matrikkelenhetene som tiltaket gjelder for..." Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at saksforberedelse ved feltutbygginger gjennomføres uten deltakelse av personell fra matrikkellovforvaltningen, og ellers uten å veilede utbygger om behovet for forutgående oppmålingsforretning. Noen planvedtak har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Blant annet fordi det har blitt fattet reguleringsvedtak på et kartgrunnlag som ikke har vært i samsvar med de faktiske forholdene. Merknad 2 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på slike rutiner kan ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. Merknaden bygger på følgende observasjoner:
Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. 7 4. Gjennomføring Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 22. oktober 2014 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 23. oktober 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
8 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. Matrikkelloven med merknader Matrikkelforskriften med merknader Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 03.09.2013 Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert 03.10.2011 Organisasjonsmodell for Hemsedal kommune Delegeringsreglement for Hemsedal, både politisk og administrativt Adresseforskrift for Hemsedal kommune Retningslinjer for utlevering av matrikkelopplysninger Mal for referat for oppstartmøte i plansaker Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
9 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Hemsedal kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sveinung Halbjørhus Rådmann X X X Ola Frogner Teknisk sjef X X X Alexander B. Moxnes Oppmåling og GIS, Fører matrikkelen X X X Randi Lien Oppmåling og seksjonering Fører matrikkelen X X X Lars-Einar Intelhus Byggesaksbehandler Føring av bygg og Pbl-tiltak X X X Berit Indbjør Larsen Fører matrikkelen X X X Unni Mythe Adressering, retting av bygg ifm kommunal fakturering X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Finn E. Isaksen og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder. Seksjonsleder i Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Karsten Lien deltok som observatør under tilsynet.