Endelig rapport etter undersøkelse av Øvre Eiker kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Øvre Eiker kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Rådhuset, Pb 76 3301 Hokksund Tidsrom for undersøkelsen: 13. - 14. mars 2013 Kontaktperson i kommunen: Terje Norli Fra Statens kartverk: Anders Østeraas, leder Anders Fekjær Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom: - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Utarbeidet dato : 10. april 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarlig Anders Østeraas ledet tilsynet i Øvre Eiker
2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Øvre Eiker kommune i perioden 13. 14. mars 2013. Tilsynet er rettet inn mot kommunens organisering av sin oppgave som lokal matrikkelmyndighet, og er en systemrevisjon. Undersøkelsen er en del av Kartverkets sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Øvre Eiker kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under undersøkelsen. Det ble ikke gitt merknader i undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Øvre Eiker kommune overholder ikke krav til dokumentasjon av oppmålingsforretninger. Avvik fra: Matrikkelloven 24, 33 og 34, matrikkelforskriften 27, 34, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: 1. Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav b har bestemmelser om fullmakt fra part som er representert ved fullmektig. Matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a stiller krav til at fullmektigen har adgang til å ta bindende standpunkt til grensejusteringen. 2. Matrikkelforskriften 41, fjerde og femte ledd har krav til hvordan måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. 3. Matrikkelforskriftens 38, andre ledd har bestemmelser om at protokollen skal inneholde et kart som tydelig viser hvor grenser og grensemerker ligger i forhold til hverandre og tilstøtende matrikkelenheter. I tillegg har matrikkelforskriftens 27, første ledd, bokstav g krav til dokumentasjon av hvilke grenser som er nye eller endret. 4. Matrikkellovens 24, tredje ledd og matrikkelforskriftens 9, tredje ledd har krav om at matrikkelbrev eller relevant utdrag av dette sendes til involverte og berørte parter. 5. Matrikkelforskriftens 27, første ledd, bokstav b og annet ledd bokstav c stiller krav til dokumentasjon av avviksbehandlingen fra offentlige tillatelser. Avviket bygger på følgende observasjoner: Etter en gjennomgang av utlånte saker fant tilsynet at Øvre Eiker kommune ikke oppfyller kravet til protokoll fra oppmålingsforretninger, herunder å dokumentere hva som er sakens dokumenter og sakens gang.
5 Det ble funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon på følgende punkter, jf. kommentarer ovenfor: 1. I en av de tre utlånte grensejusteringssakene mangler det fullmakt til den personen som representerer en stiftelse. Dette gjelder både rekvisisjonen og protokollen. 2. Rapport for målingene og beregningene har mangler i fire av fem saker, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. I enkelte saker er tidsseparasjonen mellom målingene for kort. I noen av saken mangler dokumentasjon av måletidspunkt. I en sak er et grensepunkt målt bare en gang. Kommunen har rutinebeskrivelser for hvordan dette skal utføres 3. I enkelte av de utlånte sakene er kart i protokoll vanskelig å lese med hensyn på justering av eksisterende grense. Det er vanskelig å se hva som er de nye og de gamle grensene. 4. I to av de utlånte sakene mangler underretning til enkelte av de berørte partene etter at saken er ført i matrikkelen. I dette ligger at noen av partene ikke har fått vite om klageretten. 5. I en av sakene mangler skriftlig dokumentasjon på tillatelse til å avvike fra delingstillatelsen. Under intervjuene og i sluttmøtet ble ovennevnte funn bekreftet. 5. Merknader Det ble ikke gitt merknader i undersøkelsen. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. Ved intervjuer den 13. mars 2013 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 14. mars 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene.
I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen. 6
VEDLEGG 1 7
8
9
10
11
12
13 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverket sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Personvern og matrikelen, versjon datert 5.2.2013. 4. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011 5. Føringsinstruks for matrikkelen, versjon 2.8, oppdatert 23.11.2012 6. Årsrapport 2011 Øvre Eiker kommune 7. Øvre Eiker kommune delegasjonsreglement vedtatt 20.02.2013 8. Organisasjonskart Øvre Eiker kommune 9. Rutine for arbeidsoppgaver ved behandling av krav om retting 10. Rutine for krav om innsyn i og utlevering av matrikkelopplysninger 11. Rutiner ved tildeling og registrering av veiadresser 12. Rutiner ved matrikkelføring av bygningsinformasjon 13. Rutine for arbeidsoppgaver vedrørende saksbehandling for oppretting av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, behandling etter matrikkelloven 14. Rutine for arbeidsoppgaver vedrørende saksbehandling for oppretting av matrikkelenhet fra innsendt søknad/rekvisisjon, behandling etter pbl og matrikkelloven, varsel, oppmålingsforretning, stedfesting, matrikkelføring og arkivering
14 15. Rutine for arbeidsoppgaver vedrørende saksbehandling av grensejustering behandling etter matrikkelloven, varsel, oppmålingsforretning, stedfesting, matrikkelføring og arkivering 16. Saksflyt samordning mellom pbl og matrikkellov 17. Sjekkliste for oppmålingssaker etter matrikkelloven 18. Utdrag fra protokoll oppmålingsforretninger etter matrikkelloven 2012 19. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger (alt. for grensejusteringssaker) 20. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
15 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Øvre Eiker kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Øyvind Hvidsten Rådmann X X X Frode Bolstad Seksjonsleder for bygningsseksj. X X X Terje Norli Fagansvarlig for geodata X X X Ståle Lødemel Landmåler X X X Ole Johnny Petersen Landmåler og matrikkelfører X X X Linn Kristin Lundgård Matrikkelfører X X X ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Anders Fekjær og Anders Østeraas med sistnevnte som tilsynsleder.