KRAVSPESIFIKASJON INTRANETT, CMA ASSET MANAGEMENT AS GRUPPE 15 Kenneth Ådalen Vegard Gulbrandsen Kien Trung Nguyen Dataingeniørutdanningen, Høgskolen i Oslo Våren 2009
2 S i d e
INNHOLD INNHOLD... 3 AVTALE MELLOM CMA ASSET MANAGEMENT AS OG PROSJEKTGRUPPEN... 5 OM BEDRIFTEN... 6 OM BEDRIFTEN... 6 DAGENS SITUASJON... 6 FORORD... 7 LESERVEILEDNING... 7 KORT SYSTEMBESKRIVELSE... 8 RAMMEKRAV I SYSTEMET... 9 TEKNISKE KRAV... 9 KRAV TIL SIDESTRUKTUR... 12 KRAV TIL FUNKSJONER... 13 KRAV TIL SKJEMAER... 15 TILGANGSNIVÅER... 15 KRAV TIL BACKUP RUTINER... 16 SKISSER OG FARGEKART... 17 SKISSER... 17 FARGEKART... 20 LOGISK DATAMODELL... 21 USE CASE DIAGRAM... 21 SEKVENSDIAGRAM - SØK... 22 SEKVENSDIAGRAM - EGENMELDINGSKJEMA... 22 SEKVENSDIAGRAM - PUBLISERING... 23 ORDBOK... 24 3 S i d e
Tittel: Intranett for CMA Prosjektgruppe: 15 Gruppemedlemmer: Kenneth Ådalen, Vegard Gulbrandsen, Kien Trung Nguyen Periode: 13. Januar 17. Juni 2009 Oppgave: Oppdragsgiver: Kontaktperson: Lage intranett for CMA CMA Asset Management AS Håvard Naper, +47 98 23 87 22, havard.naper@cmaam.com Hilde Røst, +47 92 21 40 23, hilde.rost@cmaam.com Veileder: Kjetil Grønning 4 S i d e
AVTALE MELLOM CMA ASSET MANAGEMENT AS OG PROSJEKTGRUPPEN Dato 19.Februar 2009 VI godkjenner på vegne av oppdragsgiver, CMA Asset Management AS kravspesifikasjonen utarbeidet av prosjektgruppen. Vi er kjent med innholdet og er klar over de rammekrav som er satt for prosjektet. Kravspesifikasjonen skal sikre at begge parter er enige om kravene til systemet som skal lages. Dokumentasjonen skal fungere som et styringsdokument og en utviklingsmanual under prosjektet. Endringer av kravspesifikasjonen gjøres i samhandling mellom prosjektgruppen og oppdragsgiver. Det skal ikke gjøres endringer av denne uten at det endringsdokument blir opprettet og godkjent For 5 S i d e
OM BEDRIFTEN CMA Asset Management er et selskap med totalt 38 ansatte. De har hovedkontor i Oslo og har i tillegg til dette et kontor i Stockholm og København. Hentet fra CMA s hjemmeside (www.cmaam.com): CMA asset management AS er en produktuavhengig leverandør, som etablerer leie og forvaltningsløsninger på vegne av våre kunder, uavhengig av hvilke løsnings- / produktleverandører de velger å benytte. Vi besitter 25 års erfaring innen leie, finansiering og forvaltning av teknologi. DAGENS SITUASJON CMA Asset Management AS har i dag et intranett som i alt for liten grad blir brukt. Den har mangel på struktur og design, noe som gjør at funksjonaliteten og brukervennligheten er for dårlig. I dag inneholder intranettet få funksjoner og ikke noe integrasjon mot andre systemer CMA benytter. Det som blir benyttet av funksjonalitet er telefonliste, intern nyhetsoppdatering og noen linker. I utgangspunktet er det også for få personer som bruker siden aktivt. Kun et fåtall personer er inne og oppdaterer informasjon. Dette fører igjen til dårligere informasjonsflyt enn ønsket. Når det blir ansatt en ny person i dag vil ikke denne personen finne tilstrekelig informasjon om CMA som selskap og om de andre som er ansatt i selskapet. Det er kommet klare indikasjoner på at det må opprettes en god struktur samt at siden MÅ inneholde mer informasjon enn den gjør i dag. For å oppnå et ønske om at intranettet skal benyttes som en virksomhetsportal fremfor en side som stort sett inneholder nyhetsoppdateringer kreves forbedret struktur, et mer innovativt design og mer funksjonalitet. En side som hver enkelt føler seg komfortabel med og som samtidig kan føre til forbedret informasjonsflyt. 6 S i d e
FORORD I dette dokumentet spesifiserer vi kravene til systemet vi skal utvikle. Dokumentet er satt opp i samarbeid med oppdragsgiveren, basert på møter med de forskjellige avdelingene i CMA. Kravspesifikasjonen skal sikre at begge parter er enige om kravene til systemet som skal lages. Dokumentasjonen skal fungere som et styringsdokument og en utviklingsmanual under prosjektet. Vi vil gjøre oppmerksom på at kravspesifikasjonen vil kunne endres underveis da det kan dukke opp nye faktorer som påvirker vårt arbeid. Dette kan være tekniske utfordringer eller ønsker fra oppdragsgiver. Ved endringer av kravspesifikasjonen skal det opprettes et endringsdokument med godkjenning fra oppdragsgiver. LESERVEILEDNING Dette dokumentet skal gi deg som leser muligheten til å raskt sette deg inn i gruppens, prosjekt samt hvis ønskelig kunne bevege deg ned på detaljnivå. Dokumentet skal også gi en beskrivelse av hvordan gruppen velger å løse oppgaven. I dokumentet starter vi med en beskrivelse av oppdragsgiveren og dagens situasjon. Videre kommer et forord som beskriver hvordan vi i vårt prosjekt vil bruke kravspesifikasjonen, og hvordan den skal fungere som en kontrakt mellom gruppen og oppdragsgiver. Vi tar også for oss en systembeskrivelse som forteller om hva prosjektet omhandler samt kortfattet hvordan gruppen vil løse oppgaven. Det neste punktet i kravspesifikasjonen omhandler de rammekrav som er stilt i forhold til oppgaven. Her vil det både beskrives tekniske krav samt krav til innholdet av siden. Vi avslutter kravspesifikasjonen med å legge ved UML og en ordbok som beskriver de termer som er brukt i dokumentet. 7 S i d e
KORT SYSTEMBESKRIVELSE Vi skal utvikle et nytt intranett for CMA Asset Management basert på Microsoft Sharepoint 2007. Vi har gjennomført møter med hver enkelt avdeling for å kunne utvikle et produkt som samtlige i CMA er fornøyd med og som alle vil bruke aktivt. Vi vil legge vekt på funksjonalitet, struktur og design. For at intranettet skal benyttes mer effektivt enn i dag, kreves høy brukervennlighet. Siden skal baseres med hensyn på avdeling. Det vil si at hver avdeling skal ha sine egne spesialtilpassede funksjoner. Intranettet skal ha følgende basis funksjoner: Intern nyhetsflyt Ekstern nyhetsflyt Linker og snareveier til avdelingens mest brukte sider/programmer Oppdatert telefonliste med profilside Søkefunksjon på intranett siden Område for dokumenter som maler, guider, informasjon, presentasjoner og lignende Egne sperrede avdelingsområder for sensitiv informasjon Link til personalhåndbok Hele systemet skal være modulbasert. Det vil si at hver enkelt funksjon er representert ved en modul. Dette gjør systemet mer skalerbart. Moduler skal enkelt kunne fjernes, legges til og utvides. Systemet skal ha et flytende design. Det vil si at man enkelt skal kunne gjøre tilpasninger i forhold til design som og for eksempel flytte modulene eller endre posisjon på disse. 8 S i d e
RAMMEKRAV I SYSTEMET Basert på de datainnsamlinger vi har gjort gjennom møter med de ulike avdelingene har vi kommet frem til følgende rammekrav i systemet. TEKNISKE KRAV Hentet fra Microsoft.com: Komponent - Server Prosessor Krav Server med prosessorhastighet på 2,5 gigahertz (GHz) eller høyere, duo-prosessor, 3 GHz eller høyere er anbefalt Minne 1 gigabyte (GB) RAM, 2 GB anbefalt 1 Harddisk 3 GB tilgjengelig på harddisken Stasjon CD ROM- eller DVD-stasjon, lokal tilkobling eller nettverkstilkobling tilgjengelig 2 Skjerm 1024 x 768 eller høyere skjermoppløsning Operativsystem Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition, Windows Server 2003 Enterprise Edition, Windows Server 2003 Datacenter Edition eller Windows Server 2003 Web Edition eller senere pluss oppdateringspakker. Windows SharePoint Services 3.0. Annet Webleser 4 Det kreves en koblingshastighet på 100 megabiter per sekund (Mbps) for bruk av farm, 56 kilobiter per sekund (Kbps) for klient til serverkobling. Det kreves Internet Simple Mail Transfer Protocol/Post Office Protocol 3 (SMTP/POP3), Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) eller meldingsprogramvare i samsvar med MAPI for e-postmeldinger. 3 Selv om administrative oppgaver på SharePoint-områder er optimalisert for weblesere på nivå 1, gir Office SharePoint Server 2007 også visningsstøtte til andre vanlige lesere. For å sikre at du har full tilgang til alle funksjoner, anbefaler vi at du bruker en webleser på nivå 1 til administrative oppgaver. Weblesere på nivå 1 5 Win 2000, Win XP, Win2003, Vista-klient med IE6 eller IE7 Weblesere på nivå 2 6 Win 2000, Win XP, Win2003, Vista-klient med Firefox 1.5, Mozilla 1.7 eller Netscape 8.1 Unix/Linus med Firefox 1.5 eller Netscape 7.2 Mac OS-X med Firefox 1.5 eller Safari 2.0 9 S i d e
1 Bruk av farm krever 2 GB RAM, 4 GB er anbefalt for SQL- og applikasjonsservere. 2 Office SharePoint Server 2007 krever DVD-stasjon og tilgjengelig lokal tilkobling eller nettverkstilkobling. 3 Bruk av farm krever SQL Server 2000 SP3a eller høyere. SQL 2005 SP1 eller senere og SQL 2005 Analysis Services SP1 eller senere kreves for enkelte avanserte funksjoner. 4 Webleserstøtte deles inn i to nivåer: nivå 1 og nivå 2, bare 32-biters webleser. 5 Weblesere på nivå 1 benytter seg av de avanserte funksjonene til ActiveX-kontrollene og gir den mest komplette brukeropplevelsen. Weblesere på nivå 1 gir tilgang til alle funksjoner på alle SharePoint-områder, inkludert webområdet Sentraladministrasjon. 6 Weblesere på nivå 2 gir grunnleggende funksjonalitet som lar brukere både lese og skrive på SharePoint-områder samt utføre områdeadministrasjon. Men siden det bare er støtte for ActiveX-kontroller i lesere på nivå 1 og på grunn av forskjellene i funksjonalitet mellom forskjellige lesere, kan brukeropplevelsen være litt annerledes og avvike noe fra brukeropplevelsen med weblesere på nivå 1. Komponent - Klient Operativsystem Oppløsning Webleser Krav Microsoft Windows 98 Second Edition, Windows Millennium Edition (Windows Me), Windows 2000, Windows XP og senere Vår løsning er designet for 1280x1024 oppløsning. Microsoft Internet Explorer 5.01 og senere eller tilsvarende webleser, Netscape Navigator 6.2 og senere 10 S i d e
Vår løsning kommer til å kjøre på en server med følgende oppsett: Komponent - Server Krav Server HP ProLiant ML370 G5 Prosessor Intel Xeon X5450 3GHz Quad Core Minne 8GB RAM Fully Buffered DIMM PC2-5300 Harddisk 8 x HP 72GB 15K rpm Hot Plug SAS 2.5 Operativsystem Microsoft Windows Server 2003 R2 x64 11 S i d e
KRAV TIL SIDESTRUKTUR Intranettet skal deles inn i følgende seksjoner: Hovedside Inneholder følgende moduler: o Logo med link tilbake til startsiden o Brødsmuler o Meny o Søkefelt o Modul: Felleslinker o Modul: Avdelingslinker o Modul: Programmer o Modul: Interne nyheter o Modul: Eksterne nyheter o Modul: Funksjons modul Ansatte: o Telefonliste med klikkbare navn, tittel, ansvarsområde, e-post, telefonnummer, kortnummer o Profilside som viser bilde av den ansatte samt informasjon som navn, tittel, ansvarsområde, e-post, telefonnummer, kortnummer, ansatt siden, fødselsdato (evt. bare dag/måned) Avdeling o Sperret side for hver avdeling som inneholder avdelingssensitiv informasjon o Det blir lagt opp en avdelingsside for hver avdeling mens avdelingen selv må bestemme innholdet på denne Dokumenter: o Strukturert område for dokumenthåndtering o Denne deles opp i kategorier som: Informasjon Skjemaer Guider Maler Presentasjoner Sosialt o Inneholder liste med arrangement og goder man kan oppleve/få som ansatt i CMA. o Arrangement: Kick off s etc. o Goder: Tilbud, avtaler, etc. 12 S i d e
Videre er det viktig med enkle og selvforklarende menypunkter. Hovedmenyen skal være statisk, og vil være tilgjengelig uansett hvor du navigerer på siden. Modulene vil variere fra avdeling til avdeling og brukeren skal kun ha tilgang til sin Siden skal ha et nyhetsarkiv som inneholder de interne nyheter som har blitt publisert. Publiseringsverktøyet som skal brukes er integrert i Sharepoint. KRAV TIL FUNKSJONER Alle moduler som blir opprettet skal være utviklet med vekt på mulige endringer og utvidelser. Modulene som blir utviklet skal dokumenteres med en administrasjonsveiledning samt en brukerveiledning. Funksjonsmodulene må inneholde ønskede funksjoner gitt fra CMA. Brødsmuler: En liten modul som til enhver tid ligger tilgjengelig for å forenkle navigeringen for brukeren. Denne viser hvor i sidestrukturen man befinner seg Meny: Menyen er statisk og skal være en del av grunndesignet som gjør den tilgjengelig uansett hvor man er på siden. Menyen har følgende struktur: Hjem link som vil føre brukeren tilbake til forsiden Ansatte link til side med ansattinformasjon blant annet telefonliste Avdeling link til avdelingstilpasset side Dokumenter link til dokumentstrukturen Sosialt link til sosial-området Søkefelt: En modul som alltid skal være tilgjengelig uansett hvor du er i løsningen. Dette skal være en intern søkemotor for intranettet. Man skal kunne søke på nøkkelord og finne det man leter etter enten det er dokumenter, artikler eller personer. 13 S i d e
Felleslinker: Modul som inneholder felles linker for hele selskapet. Denne administreres av administrator og må baseres på et felles ønske fra de ulike avdelingene. Avdelingslinker: Modul som inneholder spesialtilpassede linker i henhold til de ulike avdelingenes ønsker. Programmer: Modul som inneholder spesialtilpassede linker i henhold til de programmer/filområder de ulike avdelingene måtte ønske. Interne nyheter: Modul som inneholder de interne nyhetene som blir publisert på intranettet. Eksterne nyheter: Modul som inneholder newsfeeds fra en ekstern aktør. Denne tilpasses også avdelingsvis. Funksjonsmodul: Denne modulen vil bli laget først og fremst for selskapets ønske om ekstra funksjoner utover intranettets basisfunksjoner. Tilleggsfunksjoner: De funksjoner som er ønsket i tillegg til intranettets basisfunksjoner er: CRM C360 console modul (modul for søk mot CMA s CRM system) CRM Rapporter modul som gir tilgang til ønskede crm rapporter Valuta oppdateringer en liste over mest brukte valuta som daglig skal oppdateres Valuta kalkulator modul som skal gi den ansatte muligheten til å utføre enkle regneoperasjoner basert på valuta Microsoft Outlook tasks modul som inneholder den ansattes tasks fra Outlook Synkronisert telefonliste mot Microsoft Outlook for at de ansatte til en hver tid skal ha en oppdatert telefonliste både i adresseboken sin og på mobiltelefonen 14 S i d e
KRAV TIL SKJEMAER De skjemaene som vi skal lage er et elektronisk egenmelingsskjema, samt et skjema for registrering av it-supportsaker mot det eksisterende supportsystemet oppdragsgiver benytter i dag. Skjemaene skal inneholde de nødvendige felter som trengs for utfylling samt en send knapp. Felter og utseende avtales nærmere med de ansvarlige for de ulike skjemaene. Det elektroniske egenmeldingsskjemaet skal legges ved i en mail med adresse til den ansvarlige. For en supportsak skal det sendes en mail utfra det utfylte skjemaet, direkte inn i supportsystemet. TILGANGSNIVÅER Brukerne av siden skal kategoriseres i grupper med gitte tilgangsnivåer. I spesielle tilfeller kan tilgangsnivået settes direkte på bruker. En administrator skal kunne endre alt innhold på intranettet. I utgangspunktet vil kun et fåtall personer ha admintilgang, men samtidig er det viktig at man har nok personer utnevnt til denne rollen slik at man har en eller flere intranett administratorer tilgjengelig dersom noe umiddelbart må rettes opp i. De som i første omgang tildeles administratorrollen er: IT-sjef IT-support Kontoradministrator Tilgangsnivåene deles ellers inn avdelingsvis med følgende avdelinger: Salg Leveranse Marketing Legal IT Økonomi 15 S i d e
Kontoradministrasjon Tilgangsnivå Salg Leveranse Marketing Legal IT Økonomi Kontoradministrasjon Publisere nyhet X X X X X X X Redigere nyhet X X X X X X X Fjerne nyhet X X X X X X X Salgsside X X X X X X X Leveranseside X X X Marketingside X X X X Legalside X X X IT-side X X Økonomiside X X X Kontoradminside X X Publisere/redigere X X X X X X X /fjerne avdelingsdata Endre rammeverk X X Legge til/fjerne/editere felles data X X KRAV TIL BACKUP RUTINER Det skal settes opp backup rutiner for siden som skal kjøres en gang i døgnet mot CMA s eksisterende driftsleverandør. Det vil også gjennomføres backup mot en intern backupløsning. 16 S i d e
SKISSER OG FARGEKART SKISSER Fig. 1 - Skisse over forsiden. 17 S i d e
Fig.2 - Skisse over ansattesiden Fig. 3 - Skisse over avdelingssiden 18 S i d e
Fig. 4 - Skisse over dokumentsiden Fig. 5 - Skisse over sosialtsiden 19 S i d e
FARGEKART 20 S i d e
USE CASE DIAGRAM LOGISK DATAMODELL 21 S i d e
SEKVENSDIAGRAM - SØK SEKVENSDIAGRAM - EGENMELDINGSKJEMA 22 S i d e
SEKVENSDIAGRAM - PUBLISERING 23 S i d e
ORDBOK Backup Brødsmuler CRM CRM C360 Ekstern nyhetsflyt Intern nyhetsflyt Link Microsoft Outlook Microsoft Sharepoint Modul Personalhåndbok Skalerbart Supportsystem Synkronisere Sikkerhetskopi av data. Det vil si at man har en kopi av data, som igjen gjør at man kan vinne tilbake tapt data uten å måtte gjøre jobben om igjen. Viser deg hvor du er i sidestrukturen. Hvis du for eksempel beveger deg fra hjem til dokumenter vil brødsmulene vise Hjem->Dokumenter Customer Relationship Management. Fellesbegrep for metoder, programvare og verktøy som hjelper en bedrift med å håndtere kundeforhold. C360 er en ekstramodul for Microsoft CRM som forenkler søkefunksjonaliteten og lar deg få tilgang til mer informasjon ved færre klikk. Nyhetsmatning fra ekstern aktør Intern nyhetsmatning Snarvei som peker til en adresse Mailklient utviklet av Microsoft. En del av Microsoft Office pakken Et verktøy for nettbasert informasjonshåndtering og samhandling Selvstendig byggekloss Oppslagsverk som inneholder det den ansatte har rettmessig krav på å vite samt regler og retningslinjer Mulig å utvide System som holder oversikt over de supportsaker som er meldt inn av den ansatte. Skape samtidighet 24 S i d e