Møteinnkalling Arkivsak : 219-2010 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Tirsdag 29. juni 2010 kl 09.00 Møtested/lokaler : Formannskapssalen, rådhuset. Deltakere fra KU : Arne Morten Johnsen leder Marit Overby Landrø nestleder Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Andre : Sverre B. Midthjell KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Forfall : Kopi Møteansvarlig Møtesekretær: Sakliste: : 1.varamedlemmer Ordfører, rådmann Revisjon Midt-Norge IKS : Arne Morten Johnsen : Sverre B. Midthjell Trondheim/Skaun 21.06.2010 Sak 18/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den 26.04.2010....2 Sak 19/2010 Referatsaker....8 Sak 20/2010 Forvaltningsrevisjon Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging...9 Sak 21/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjon diskusjonssak...13 Sak 22/2010 Forum for kontroll og tilsyn oppsummering av avholdt konferanse og årsmøte...18 Sak 23/2010 Eventuelt...23 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på mobil 908 30 248 eller e-post sverre.midthjell@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arne Morten Johnsen leder (sign) Sverre B. Midthjell Oppdragsansvarlig, KonSek
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den 26.04.2010. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.06.2010 17/2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra møtet 26.04.2010. SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den 26.04.2010 godkjennes.
Møteprotokoll NB! Protokollen godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Arkivsak : 140-2010. Utvalg/styre/råd : Kontrollutvalget. Møtested/lokaler : Skaun rådhus, kommunestyresalen. Møtedato/tid : Mandag 26. april 2010 kl 09.00 11.45. Saksnummer : 10 17/2010. Møtende medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Oddrun Husby Ola Meistad Møtende varamedlemmer : Kristin Riaunet (Vara Sp/KrF/H/FrP) Forfall : Marit O. Landrø (BL) Rolf Bratlie (1.vara BL) Roger Rian (Sp/KrF/H/FrP) Andre møtende: Inge Storås, rev.sjef Revisjon M-N IKS (Sak 10-13) Knut Nygård, øk.sjef Skaun kommune Katrine Lereggen, rådmann (Sak 10-13) Jon P. Husby, ordfører (Sak 10-15) Ann Kristin Leinum, kemner (Skaun, Melhus og M.Gauldal (Sak 16) Arvid Hanssen KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Innkalling og sakliste: Ingen merknader.
Sak 10/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 02.02.2010 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 26.04.2010 10/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteboka fra kontrollutvalgets møte 02.02.2010 godkjennes. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Møteboka fra kontrollutvalgets møte 02.02.2010 godkjennes. Sak 11/2010 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 26.04.2010 11/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll Følgende punkter ble tatt opp: 1. Kommunestyrets behandling av sak 8/10 i møte den 17.02, Kontrollutvalgets årsmelding for 2009. 2. Lovlighetskontroll av budsjett 2010 Skaun kommune. Brev fra Fylkesmannen, datert 24.03.10. 3. Brev fra KRD til KonSek, datert 15.02.2010, om Retten til å være tilstede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører. 4. Ny oppdragsansvarlig sekretær for kontrollutvalget i Skaun. Sverre Bugge Midthjell tiltrer stilling som rådgiver i KonSek 1.mai 2010 og blir oppdragsansvarlig sekretær for kontrollutvalget i Skaun. 5. Nytt fra utvalgene: Ingen nye saker tatt opp. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering.
Sak 12/2010 Årsregnskap og revisjonsberetning 2009 for Skaun kommune kontrollutvalgets uttalelse. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 26.04.2010 12/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2009 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Protokoll: Administrasjonen gjennomgikk hovedtrekkene i regnskapet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor supplerte med opplysninger ut fra sine vurderinger av regnskap og kommunens økonomi. Kontrollutvalget ga utrykk for at utformingen av årsmeldingen og årsberetningen er blitt vesentlig bedre de siste år. Dokumentene gir god informasjon om virksomheten, herunder økonomien for Skaun kommune. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2009 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Sak 13/2010 Orientering om Skaun kommunes økonomireglement - praktisk oppfølging. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 26.04.2010 13/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken tas til orientering. Protokoll: Kontrollutvalget fikk utdelt gjeldende økonomireglement, som ble vedtatt endret i kommunestyret i sak 20/10 den 24.03.2010. Forslag til nye punkter (7-9) i reglementet, som er til politisk behandling i disse dager, ble også utdelt. Økonomisjefen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen opplyste at reglementet tas opp i ledermøter og at enhetslederne får ansvar for at reglementet gjøres kjent og blir praktisert som forutsatt i organisasjonen. Ledelsen vil ved behov bistå enhetsledere i prosessen. Det ble opplyst under saken at nytt finansreglement vil bli behandlet i kommunestyret i juni 2010. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.
Sak 14/2010 Oppfølging av kommunestyrevedtak i sak 35/09 forvaltningsrevisjonsrapport oppfølging av kompetansestrategien for grunnskolen. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 26.04.2010. 14/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om ny tilbakemelding når kommunen har vedtatt et system for oppfølging av nasjonale prøver. Protokoll: Sekretariatet orienterte kort om vedleggene i saken, herunder utrykte vedlegg som fulgte med brevet fra administrasjonen. Kontrollutvalget var tilfreds med måten administrasjonen så langt har fulgt opp kommunestyrevedtak i sak 35/09. Kommunen avventer tilbakemelding fra fylkesmannen på et dokument om systemarbeid i Skaun kommune, som omhandler kravene i opplæringslovens Kap 9A. Når svar foreligger vil kommunen behandle dokumentet politisk. Kommunestyrevedtak i sak 35/09 vil da være oppfylt fullt ut. Sekretariatet oversender utrykte vedlegg i saken til kontrollutvalgets medlemmer. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om ny tilbakemelding når kommunen har vedtatt et system for oppfølging av nasjonale prøver. Sak 15/2010 Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 26.04.2010 15/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Protokoll: Sekretariatet orienterte kort om utkast til plan som bygger på tidligere drøftinger i kontrollutvalget. Det var enighet i kontrollutvalget om å ta med et nytt mindre prosjekt under opplistingen av uprioriterte prosjekter i planen for kommende 2-årsperiode. Prosjektet tar sikte på å avklare om kommunen har oversikt over tilgjengelige lærebøker på de enkelte skoler, og om bøkene tilfredsstiller kravene i Kunnskapsløftet. Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak/innstilling til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Sak 16/2010 Orientering om skatteoppkreverfunksjonen med spesiell vekt på innfordringsarbeidet. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 26.04.2010 16/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken tas til orientering. Protokoll: Kemner Ann Kristin Leinum, som leder kemnerkontoret for Melhus, Skaun og Midtre Gauldal, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Hun berørte bemanningssituasjonen etter opprettelsen av felles kontor. Videre kom videre inn på utfordringer i arbeidet med å nå måltall. Hun gikk relativt detaljert inn på hvordan innfordringsarbeidet blir gjennomført og prioriteringer som ligger til grunn for arbeidet. Kontrollutvalget var tilfreds med orienteringen og måten kemneren signaliserer at de driver innfordringsarbeidet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 17/2010 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 26.04.2010 17/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Protokoll: Ingen saker ble tatt opp.
Sak 19/2010 Referatsaker. SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.06.2010 19/2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon (legges fram i møte) SAKSUTREDNING: Det vil bli orientert i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering.
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2010 Forvaltningsrevisjon Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.06.2010 20/2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging. Forvaltningsrevisjonsrapport. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget bestilte i sak 17/2009 et forvaltningsrevisjonsprosjekt om nærværsledelse forebygging av sykefravær. Vedtaket lød som følger: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet i Skaun kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 250 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen 30.04.2010. Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Revisjon Midt-Norge leverte 25. mai en rapport med tittel Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging. Hovedproblemstilling for rapporten er. Vil kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk nå en målsetting om et sykefravær på 6 %. Rapporten baserer seg på noe overordnet statistikk, og har i tillegg tatt for seg sykefraværsarbeidet ved to av barnehagene i kommunen Børsa og Ilhaugen barnehager. Børsa barnehage er en stor enhet med 6 avdelinger, mens Ilhaugen er vesentlig mindre, med 3 avdelinger derav en som åpnet høsten 2009. Disse barnehagene ble utvalgt på bakgrunn av at de har en ulik utvikling i sykefraværet. Rapportens konklusjoner presenteres på side 35-37 i rapporten. Det konkluderes i liten grad på hovedproblemstilling, med henvisning til at det er et komplisert spørsmål, og at det er vanskelig å gjøre slutninger for hele kommunen ut fra en studie av arbeidet i to barnehager. Det vises til en svak nedgang i sykefravær fra 2008 til 2009, men rapporten konkluderer med at det er vanskelig å si om dette er en trend som fører til at man vil nå målet på 6 prosent.
Rapporten har i tillegg fire delproblemstillinger: 1. Hvordan er omfanget av sykefravær i Skaun kommune? 2. Kjenner kommunen årsakene til fravær? 3. Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefravær? 4. Kostnader ved sykefravær Innenfor disse delproblemstillingene fremheves det at sykefraværsarbeidet ved Børsa Barnehage fremstår som mer systematisk enn ved Ilhaugen. Dette gjelder både involvering av ansatte, helhetlig kompetanseutvikling og skriftlige rutiner for oppfølging av sykemeldte. Rapporten påpeker at det er stort fokus på problemstillingene på rådmannsnivå, og at det for kommunen som helhet blant annet er innført skriftlige rutiner for rapportering av sykefravær. Revisjonen viser til at det vil kunne styrke sykefraværsarbeidet og effekten av dette i kommunen. På den siste delproblemstillingen, konkluderer rapporten med at man kan forvente at sykefraværet ut fra gjennomsnittstall påfører kommunen i underkant av 11 millioner i årlige kostnader, og at en reduksjon med 21 %, slik fortutsatt i IA-avtalen vil kunne gi en besparelse på opp mot 2,4 millioner kroner. Hovedproblemstillingen Hovedproblemstillingen er som tidligere nevnt: Vil kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk nå en målsetting om et sykefravær på 6 %? Målsettingen på 6 % er en målsetting vedtatt av Arbeidsmiløutvalget i sak 18/06 som mål for perioden 1.10.08-30.09.09. Det var allerede ved bestilling av prosjektet klart at dette ikke ville bli nådd. Spørsmålet må derfor være om kommunen synes å være på riktig vei til å nå dette målet. Delproblemstilling 1: Omfanget av sykefravær I forbindelse med delmål 1 presenters en del statistikk rundt fraværet i Skaun. Rapporten konkluderer i svært liten grad på utviklingstrekk i den statistikken som presenteres. Det pekes på at sykefraværet er redusert i siste periode, dvs. fra 2008 til 2009, da fraværet sank fra 9,7 % til 9,4 % i følge Skaun kommunes egne tall, presentert i rapportens fig. 4, (s. 17). Rapporten presenterer imidlertid også en figur basert på tall fra KS (fig. 3, s. 16). I denne figuren vises det en svak stigning fra 2008 til et sykefravær på 10,0 %. Disse tallene viser uansett at det har vært en økning i sykefraværet siden 2006, og at det med unntak av ved et vesentlig fall i fraværet i 2005 siden 2001 ikke har forekommet at fraværet i kommunen var lavere enn fraværet 2 år tidligere. For at vi skal kunne snakke om en synkende trend i fraværet ser det ut til at erfaringstallene tilsier at man bør se minst to påfølgende år med synkende fravær. I den grad man kan si noe om utviklingen, så er det at trendlinjen for 2006-2009 er helt klart stigende, og at det er for tidlig å påvise at trenden er snudd. Dette er, slik vi ser av figur 1 (s. 11) konsistent med utviklingen i kommunesektoren og arbeidslivet for øvrig.
Delproblemstilling 2: Kjennskap til fraværsårsaker For å svare på delproblemstilling 2, kommunens kjennskap til utviklingen av og årsakene til fravær trekker rapporten det opp et bilde av informasjonen og hvor den befinner seg. Det samles inn fraværsstatistikk totalt sett for kommunen, og begge de undersøkte enhetene rapporterer dette inn. I følge rapportens s. 22 oppgis det at dette brukes lite i arbeidet ved Ilhaugen, og at det ved Børsa blir etterlyst tilgang til datakilder for oppdatert tilgang på statistikk. I rapportens konklusjonsdel på side 35 antydes riktignok at begge barnehager bruker statistikken. Når det gjelder kjennskap om årsaker til sykefravær vises det til at kommunen ikke har særskilt registrering av sykdommer med antatt årsak i arbeidet eller forhold på arbeidsplassen. Kommunen har heller ikke gjennomført medarbeiderundersøkelser siden 2005, men dette er planlagt i 2010. Kunnskapen om årsaker synes å sitte lokalt hos enhetslederne gjennom samtaler med medarbeidere. For de to undersøkte barnehagene rapporteres det at fraværet stort sett ikke synes å være arbeidsrelatert. Det generelle inntrykket er at kommunen på sentralt nivå ikke kjenner årsakene til fravær. På lokalt nivå har man kjennskap til dette i de to undersøkte barnehagene, men Ilhaugen har en vesentlig mer systematisk innsamling og bruk av slik informasjon, deriblant gjennom regelmessige medarbeidersamtaler. Delproblemstilling 3: Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefravær? Rapporten tegner et bilde av at det har vært noe ujevnt fokus på området fra sentralt nivå. Det er utviklet sentrale skriftlige rutiner for oppfølging av sykemeldte, men gjennomføring av tiltak er delegert til enhetslederne. Det vises også til at det er et noe usystematisk arbeid for kompetanseheving som et mulig forebyggende tiltak, og manglende samarbeid med de ansattes organisasjoner. En fullstendig evaluering av IA-arbeidet har vært planlagt i flere år, men er ikke gjennomført. Både Nav og bedriftshelsetjenesten Hjelp24 peker imidlertid på et vesentlig økt fokus på arbeidet fra ny rådmann. Ved Børsa barnehage har mann et eget nærværsprosjekt som synes å være del av et helhetlig og systematisk arbeid med arbeidsmiljø og nærvær. Revisor påpeker at det jobbes for et godt arbeidsmiljø og er satt i gang tiltak for redusert fravær ved begge barnehager. Revisor tegner opp et bilde av store forskjeller på arbeidet i de to barnehagene. Rapporten trekker i liten grad generelle konklusjoner, men dette kan potensielt være en konsekvens av at arbeidet i stor grad er overlatt til enhetslederne. Dersom arbeidet i enhetene ikke følges opp systematisk fra sentralt nivå virker det rimelig å forvente at det vil oppstå ulikheter lokalt. Delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær I følge rapportens beregninger er den samlede kostnaden ved sykefraværet for kommunen anslått til ca. 11 millioner årlig. Innsparingen ved å oppnå IA-avtalens mål anslås til i underkant av 2,4 millioner kroner.
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Rapporten trekker i svært liten grad konklusjoner som gir et svar på hovedproblemstillingen. Dersom vi går nærmere inn i innholdet i rapporten er det imidlertid mulig å trekke ut noen egne konklusjoner: - Fraværet har økt i perioden 2006-2009, og Skaun kommune er dermed i likhet med kommunesektoren generelt er langt fra å ha nådd sine målsetninger. Det er foreløpig ikke tydelige indikasjoner på at denne trenden har snudd. - De tydelige forskjellene mellom arbeidet ved Ilhaugen og Børsa barnehager viser at ikke alle enheter i kommunen har like systematisk arbeid med temaet. På tross av generelt stigende fravær vises det også til positive erfaringer ved Rossvollheimen og innen renhold. - En reduksjon i sykefraværet kan gi vesentlige økonomiske besparelser. - Det synes å være økt fokus på problemstillingen fra kommunens ledelse i det siste, særlig med ny rådmann. Svaret på prosjektets hovedproblemstilling synes etter sekretariatets egen vurdering å måtte være at kommunen i alle fall ikke synes å være nær ved å oppfylle sine mål. Ut fra dette kan det være hensiktsmessig å foreslå at arbeidet med en fullstendig gjennomgang av kommunens IA-arbeid gis prioritet. Fornyelsen av IA-avtalen, som antagelig vil tre i kraft fra 1. juli 2010, gjør det uansett naturlig å gjøre en gjennomgang av målsetninger og virkemidler. Kommunestyret bør også som ansvarlig arbeidsgiver vurdere å bidra til å understøtte rådmannens arbeid gjennom å heve de overordnede perspektivene i dette arbeidet opp til politisk nivå. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging til orientering, og ser med bekymring på at sykefraværet har økt i perioden 2006-09. 2. Rådmannen bes holde fortsatt høyt fokus på nærværsarbeidet i Skaun kommune og gi prioritet til en gjennomgang av kommunens arbeid med arbeidsnærvær og inkluderende arbeidsliv. 3. I lys av ny IA-avtale bes rådmannen legge fram en handlingsplan for nærvær og inkluderende arbeidsliv i Skaun kommune til behandling i kommunestyret i løpet 1. halvår 2011.
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjon diskusjonssak Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.06.2010 21/2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: SAKSUTREDNING: I kontrollutvalgets utkast til Plan for forvaltningsrevisjon er et prosjekt om forvaltning av den kommunale eiendomsmassen prioritert gitt førsteprioritet. Planen sier følgende om prosjektet: Utviklingen av forvaltningen og driften av den kommunale eiendomsmassen er et viktig område av stor økonomisk betydning for kommunen. Dette er et område som kan bli viet mindre oppmerksomhet, når kommuneøkonomien er anstrengt. Kommunestyret er opptatt av forvaltningen og har i tilknytning til budsjettet tatt opp spørsmålet om organinsering av driften av eiendomsmassen. Dette arbeidet har iflg administrasjonen ikke startet opp. Spørsmål som kan være aktuelle å få avklart i prosjektet: Sitter kommunen på en riktig eiendomsmasse, blir denne utnyttet på riktig måte og finnes det eventuelt muligheter for alternativ bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer man å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Det er viktig at en i tilknytning til prosjektet vurderer og tar hensyn til eventuelle rapporter og undersøkelser som kommunen har tilgang til på området Planen vil bli behandlet av kommunestyret i møte 22. juni 2010. Generelt om eiendomsforvaltning God eiendomsforvaltning vil si å sørge for at kommunen til enhver tid har en hensiktsmessig eiendoms- og bygningsmasse for å løse de oppgaver man skal og ta denne forvaltes slik at det påfører kommunen en lavest mulig kostnad gjennom bygningenes levetid. Dette krever en gjennomtenkt holdning til hva kommunen eier, bygging med tanke på livsløpskostnader og et hensiktsmessig vedlikehold. De første punktene dreier seg først og fremst om investeringsbudsjettet, mens vedlikehold må føres som løpende driftskostnader. Særlig sistnevnte kan være en prioriteringsutfordring i perioder med anstrengt økonomi. Kommunens rolle i eiendomsforvaltning kan deles inn i tre ulike roller, som beskrevet i NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren :
Eieransvaret omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor eiendommens kreditorer, de långivere og leverandører av varer og tjenester som eiendommen er avhengig av, offentlige myndigheter, naboer og andre i henhold til inngåtte avtaler, norsk lov og sedvane. Forvalterrollen omfatter å forestå løpende drift og vedlikehold av bygningen så langt dette er eierens (og ikke brukerens) ansvar. Forvaltningen innebærer også å betale skatter og avgifter og å følge opp eierens plikter og rettigheter etter inngåtte avtaler overfor brukerne. Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet, men også av den sentrale fagadministrasjonen og kommunestyret/fylkestinget som ansvarlig for tjenestetilbudet. Kommunestyret eller fylkestinget vil derfor kombinere rollene som eier og bruker på et overordnet, strategisk nivå og ha det overordnede ansvaret som følger med begge rollene. NOU 2004:22 gir videre følgende kriterier for en god kommunal eiendomsforvaltning: 1. Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen. 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring aveiendomsforvaltningen. 3. Generelle delkriterier a. Tilfredsstile prioriterte brukerbehov b. Effektiv arealutnyttelse c. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning d. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter e. En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen f. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. 2. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. Utredningen viste også til at tilstanden for kommunale bygninger i 2004 generelt ikke var spesielt god. De fant det godt dokumentert at den kommunale og fylkeskommunale bygningsmassen var dårlig vedlikeholdt og i generelt dårlig stand. Fra 2004 har det skjedd mye innen den kommunale eiendomsforvaltningen, og i 2008 kunne en rapport fra Multiconsult og PriceWaterhouseCoopers laget på vegne av KS vise til at den kommunale bygningsmassen kunne deles i tre, der ca. en tredjedel var i god stand, en tredjedel var delvis utilfredsstillende og hadde behov for korrigerende tiltak mens en tredjedel var i dårlig stand og hadde omfattende behov for renovering. Forfatterne av rapporten pekte på flere forhold som årsak til et stort vedlikeholdsetterslep i kommunene, der særlig tre av dem har sin opprinnelse i mangelfull kommunal forvaltning: Kommunene har en manglende tradisjon for å utvikle eiendomsstrategi. Vi savner også gode rutiner og systemer for å samle inn og anvende data om den løpende tilstanden til bygningsmassen. Et annet forhold som blir nevnt er mangelfull kapasitet hos nøkkelpersonell i alle ledd av vedlikeholdsfunksjonen.
Eiendomsforvaltningen i Skaun kommune Kommuneplanens langsiktige del (2005-2016) sier følgende om eiendomsforvaltningen i Skaun kommune: Forretningsområdet kjøp og salg av eiendom skal i planperioden gi positivt driftsresultat Skaun kommunes eiendommer, veger og anlegg skal forvaltes på en slik måte at våre felles verdier styrkes Eiendomsforvaltningen i Skaun kommune er fordelt på to enheter. Salg, erverv, tomtefeste og utleie av eiendom ligger til Bolig- og eiendomskontoret. Drift og vedlikehold av kommunal eiendom ligger til Driftskontoret. Bolig- og eiendomskontoret har i henhold til budsjett for 2010 to årsverk fordelt på to ansatte. Disse har ansvar for eiendom i forhold til salg, erverv og tomtefeste. Enheten inngår utbyggingsavtaler, driver utleie av lokaler og p-plasser i p-anlegget i Børsa, utleie av alle kommunale boligene, behandler søknader om startlån, tilskudd og bostøtte. Driftskontoret er en vesentlig større enhet med ansvar for all drift og vedlikehold av kommunal eiendom i Skaun kommune, i tillegg til drift av selvkosttjenestene for vann og avløp. De hadde i henhold til budsjett for 2010 følgende årsverk: Uteseksjonen 7 årsverk - drift av veg, vann, avløp. Vaktmestertjenesten - 9,5 årsverk (10 ansatte + 1/2 årsverk belastet Hjemmetjenesten) drift og vedlikehold kommunale bygg og eiendommer. Renholdstjenesten Ca. 17 årsverk (25 ansatte) renhold av kommunale bygninger. Kommunale avgifter 1 årsverk. Ledelse 1 årsverk. KOSTRA kan gi oss noen indikasjoner på eiendomsmassen i Skaun kommune sammenlignet med andre. Her er en oversikt over noen nøkkeltall på eiendomsforvaltningen sammenlignet med gjennomsnittet i Sør-Trøndelag og sammenlignbare kommuner: Skaun kommune Gjennomsnitt Komm.gr. 7 Gjennomsnitt Sør-Tr.l. 2008 2009 2009 2009 Generelt Netto driftsutgifter eiendomsforvaltning per innbygger 3451 3483 3213 4086 Areal formålsbygg i kvm per innbygger 5,2 5,1 4,4 4,4 Korrigerte brutto driftsutgifter eiendomsforvaltning per kvm 708 776 805 915 Energikostnader per kvm 119 103 107 99 Administrasjon Netto driftsutgifter til administrasjonslokaler per innbygger 195 224 238 232 Areal administrasjonslokaler i kvm per innbygger 1 1 0,4 0,3 Barnehage Areal på førskolelokaler i kvm per innbygger 1-5 år 7,1 6,8 4 6,9 Korrigerte brutto driftsutgifter til førskolelokaler per kvm 1027 1213 1304 1218 Skole Areal skolelokaler i kvm per innbygger 6-15 år 17,3 16,6 15,7 16,8 Korrigerte brutto driftsutgifter til skolelokaler per kvm 856 919 848 850 Institusjonsomsorg Korrigerte brutto driftsutgifter til institusjonslokaler per kvm 650 666 633 719 Areal institusjonslokaler i kvm per innb. 80 år og over 21,3 21,6 25,5 25,2
Vi ser av statistikken at Skaun ser ut til å ha noe høyere utgifter til eiendom enn gjennomsnittet i kommunegruppen og forholdvis stort areal. Dette ser imidlertid ut til å være rimelige lokaler per kvadratmeter, men dette kan blant annet skyldes at Skaun ser ut til å ha mye areal i administrasjonslokaler per innbygger, som relativt sett er rimelige i drift. Skaun ser også ut til å ha høy dekningsgrad på barnehage- og skolearealer, og noe lavere på institusjonsareal. I kommunestyresak 92/09 - Skaun kommunes budsjett for 2010 og økonomiplan 2010-2013, vedtok kommunestyret følgende kommentar til økonomiplanen: 10. Kommunestyret ber rådmannen om å fremme en sak ovenfor formannskapet om å etablere et eiendomsselskap med virkning fra 2011. I formannskapets sak 28/10, 17.06.2010, la rådmannen frem en utredning om selskapsformer. På bakgrunn av dette har formannskapet innstilt overfor kommunestyret på å avslutte den saken. Revisjon av eiendomsforvaltningen Man kan se for seg ulike innfalsvinkler på et prosjekt innenfor dette området. Sammensetning av bygningsmasse, arealeffektivitet, vedlikehold, overholdelse av lover og regler er eksempler på noen mulige områder. Med bakgrunn i den økonomiske situasjonen Skaun kommune er i kan det være viktig å vurdere eiendomsforvaltningens langsiktige konsekvenser for kommuneøkonomien. En uhensiktsmessig eiendomsmasse både i omfang og beskaffenhet kan være store kostnadsdrivere i en kommune. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være en mulighet til å gjøre en helhetlig vurdering av eventuelt etterslep på vedlikehold og hvorvidt dagens forvaltning bidrar til en bærekraftig kommuneøkonomi. Det er også mulig å gjøre en overordnet vurdering av enhetenes arealforbruk, for eksempel sammenlignet med enheter i tilsvarende kommuner. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON I lys av at plan for forvaltningsrevisjon ikke var vedtatt før utsendelse av sakspapirer og at sak om mulig omorganisering av tjenesten er til politisk behandling ser sekretariatet at det kan være behov for ytterligere diskusjon om innretning på et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette området. Revisjon Midt-Norge rapporterer til sekretariatet at det ikke er avgjørende for deres revisjonsarbeid at det sendes en bestilling denne saken før sommeren. Sekretariatet legger derfor i utgangspunktet saken frem til kontrollutvalget for diskusjon rundt hva utvalget ønsker å få ut av prosjektet, og foreslår å komme tilbake med en endelig bestillingssak på første møte til høsten.
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalgssekretariatet bes legge fram en sak om bestilling av forvaltningsrevisjon på neste møte basert på diskusjonen i møtet.
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 22/2010 Forum for kontroll og tilsyn oppsummering av avholdt konferanse og årsmøte Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.06.2010 22/2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: - Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn SAKSUTREDNING Kontrollutvalget i Skaun kommune er medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn. Organisasjonen er en interessorganisasjon for kommunale/fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariater. 2.-3. juni ble det avholdt årskonferanse og årsmøte på Gardermoen. Kontrollutvalget i Skaun var forhindret fra å delta på arrangementet denne gang. Notat med oppsummering legges med dette fram, til kontrollutvalgets orientering. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Fremlagte notat med oppsummering av avholdt konferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn tas til orientering.
Vedlegg sak 22/2010 Notat Til: Fra: E-post: Kontrollutvalgene KonSek v/sverre B. Midthjell Sverre.midthjell@konsek.no Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn, Gardermoen 2.-3. juni 2010. Fra KonSek og kontrollutvalgene våre møtte følgende personer: Martin Vatn Agdenes Nils Prestmo Orkdal Line Ølstøren Agdenes Hanne Dyveke STFK Søttar Per Ervik Hitra Eivind Stende STFK Jomar Aftret Klæbu Eva Bekkavik KonSek Bjørn Lervold Klæbu Hanne Kongsvik KonSek Gunnar Lohse Malvik Sverre B. Midthjell KonSek Per Arild Lyng Malvik Konferansen ble gjennomført på Clarion Hotel Oslo Airport på Gardermoen, onsdag 2. og torsdag 3. juni 2010. Årsmøtet ble gjennomført onsdag ettermiddag. Her følger kort referat fra hver av de forskjellige sesjonene under konferansen og årsmøtet. Lysarkene som ble brukt i de ulike innleggene skal etter hvert bli tilgjengelige på FKTs nettsider: http://www.ffkt.no Styrka eigenkontroll Innleder var Dag-Henrik Sandbakken, statssekretær i Kommunal- og regionaldepartementet, som holdt innlegg over temaet På vei mot en styrket egenkontroll i kommunene. Han fokuserte på at det er et økende ønske om kontroll med kommunesektoren. Kommunal egenkontroll er grunnlag for å unngå at dette må skje fra statlig nivå. Han presenterte også departementets tiltak på bakgrunn av egenkontrollutvalgets anbefalinger. Departementet kommer ut med et idéhefte på egenkontroll og en veileder for kontrollutvalg. I tillegg vurderes det flere regelendringer, og det jobbes med et høringsskriv rundt disse. Departementet vil inntil videre ikke prioritere en sentral database for forvaltningsrevisjonsrapporter eller sertifisering av kommunerevisjon. Sandbakken la vekt på at det ikke er nødvendig å vente på staten før kommunene selv treffer tiltak. Kontrollutvalgene bør satse på større synlighet i kommunen, kommunestyrene bør sørge for at utvalgene har tilstrekkelig midler og vurdere størrelse og sammensetning som gir tilstrekkelig kompetente utvalg. Han trakk fram egne gode erfaringer med konkurranseutsetting av revisjon som rådmann i Tynset. Han mente at det var viktig for kommunen å stille kvalitetskrav til revisjonen enten gjennom eierskap i kommunerevisjon eller gjennom å skape konkurranse. Sak fra Kommunal Rapport: http://www.kommunal-rapport.no/id/11200984.0
Offentlege innkjøp Innledere var direktør Anneline Vingsgård fra KOFA-sekretariatet og professor og KOFAnemdsmedlem Kai Krüger. Vingsgård fortalte om KOFAs arbeid. Hun forteller om en fordobling av antall klagesaker siden 2007, særlig når det gjelder direkteanskaffelser. Nytt håndhevelsesdirektiv kan føre til at KOFA ikke lenger får mulighet til å gi gebyrer for ulovlige anskaffelser, og at myndigheten overføres til domstolene. Vingsgård fortalte at feil blir begått innenfor hele anskaffelsesregelverket. KOFA har behandlet rundt 200 saker årlig, men så langt ilagt kun 17 gebyrer. Det største gebyret var på 42 millioner til Oslo kommune, med et bevisst ønske om å sette presedens for høye gebyrer der det er klare brudd på regelverket. Et viktig poeng hun trakk fram var at rammeavtaler som er eldre enn regelverket (som er fra 2001) ikke er en unnskyldning for å drive anskaffelser uten konkurranse. Dersom kommunen har slike avtaler er det kommunen som må sørge for å erstatte dem med avtaler eksponert for konkurranse. Kai Krüger holdt innlegg over temaet korrupsjon ved anskaffelser. Han la vekt på at det er mye kritikkverdig virksomhet som ikke faller inn under definisjonen korrupsjon. Lovgivningen er etter hans mening åpenbart utilstrekkelig for å avverge korrupsjon. Lovverket og kontrollmekanismene konsentrerer seg i liten grad om fasen før og etter selve konkurransen. Under diskusjonen om emnet kom det blant annet fram at det er ekstremt viktig at kommunene har 100% innsats i utformingen av konkurransegrunnlaget. Det er som regel her det skjer feil som sørger for at kostnadene blir større. Et annet moment som kom opp er at det i utgangspunktet også er forbudt å foretrekke lokale leverandører. Etter EØS-reglene skal alle stille likt, uansett hvor de kommer fra. Kontrollutvalet vaktbikkje eller puddel? Tre innledere holdt innlegg om kontrollutvalgets rolle fra tre ulike synsvinkler: Christian Hintze Holm rådmann i Nesodden kommune, Brynhild Hovde rådmann i Eidsvoll kommune og Martin Engeset kontrollutvalgsleder i Sarpsborg kommune. Holm fortalte om gode erfaringer med konstruktivt samarbeid med kontrollutvalget, og mente han var vesentlig mer fornøyd med den kommunale enn den statlige kontrollen. Han mente imidlertid det var viktig for kontrollutvalgene å styre seg for fristelsen for å overdramatisere ordbruk for å fremheve sin egen viktighet. Det er viktig å ha et konstruktivt fokus og vurdere hvilke regelbrudd som er vesentlige og ikke. Hovde la blant annet vekt på hva kontrollutvalgene burde forvente av rådmannen, særlig at kommunene skal ha et helhetlig og levende kvalitetssystem og at kontroll og tilsyn blir fulgt opp. Rådmannen har ansvar for å sørge for god internkontroll i kommunen. Hun hadde lagt opp som praksis at det i kommunens årsrapport alltid ble rapportert på alle kontroll og tilsyn foretatt gjennom revisjon eller fra fylkesmannen med informasjon om hvilken oppfølging som er iverksatt. Engeset holdt frem Airdale Terrier som den vaktbikkja kontrollutvalget burde søke å være. Modig, men ikke aggressiv, grundig og årvåken. Fremfor alt må man vokte seg for å konkludere på et svakt faktagrunnlag om man ikke vil undergrave hele ordningen. Han mente det er viktig at kontrollutvalget har mot til å ta tak i de sakene som er nødvendige, selv om det
setter kommunen i et dårlig lys. Kommunesektoren sysselsetter 480 000 personer og forvalter årlig 300 milliarder kroner. Da må man ha troverdig kontroll. Under diskusjonen kom det blant annet fram at det var viktig å også få fram det positive i rapporter om kontroll. Ofte blir det bare fokus på avvikene. Det ble også stilt spørsmål om kontrollutvalgenes anledning til innsyn i selskaper. Her svarte representanter fra departementet at utvalgene kun kan kreve slikt innsyn dersom utvalgene er fullstendig offentlig eide, men at det kan (og bør?) legges inn i kravspesifikasjonen i anbud eller stiftelsesdokumentene til selskap. Et annet moment som ble brakt på banen var at det var viktig å lære opp ikke bare kontrollutvalget, men også kommunestyret i hvordan kommunal kontroll fungerer og bør fungere. Selskapskontroll Brit Olssøn, utviklingsleder i Askim kommune og styremedlem i KS eierforum holdt innlegg om eierskaps- og selskapskontroll. Hun la vekt på at det har vært en enorm økning i antall selskaper og samarbeid som kommunene er med i. Mange forvaltningsoppgaver drives nå av andre. Dette er både et resultat av New Public Management-tankegang og å organisere seg så man klarer å etterleve kravene til offentlige anskaffelser. KS Eierforum er et viktig kompetansenettverk for offentlig eierskap med 70 kommuner som medlemmer, derav alle de største. De har utviklet 19 anbefalinger som er veiledende og man enten bør følge eller forklare hvorfor man ikke følger. Blant de sentrale anbefalingene er utvikling av eierskapsmeldinger og at man utnevner styrer gjennom valgkomiteer som ser på den helhetlige kompetansen til styrene, ikke bare ut fra politisk tilhørighet. Det er også viktig å skille eierstyring fra ledelse. Eierstyring skjer gjennom generalforsamling, representantskap og andre eierforsamlinger, ikke styret. Hun gikk også inngående inn på den felles eierskapsstrategien som var lagt for samarbeid og selskaper i Indre Østfold. Etikk, moral og korrupsjon Under dette temaet holdt førsteamanuensis Terje Knutsen fra Universitetet i Bergen og ordfører Anita Orlund i Skedsmo kommune. Knutsen holdt en generell gjennomgang av korrupsjon i offentlig sektor som fenomen. Han trakk fram at det er viktig å trekke skille mellom hva som er korrupsjon og legitim lobbyvirksomhet. Det er helt lov og nødvendig å kunne påvirke politikere i et demokrati, det blir ikke korrupsjon før dette gjøres gjennom å gi utilbørlige personlige fordeler. Korrupsjonsbegrepet blir mye misbrukt, bl.a. av pressen. Makt- og demokratiutredningen viser til at det er en del utfordringer i Norge på grunn av en korporativ struktur der politikk og næringsliv er tett knyttet sammen. Makt er ikke alltid koblet med ansvar, så det blir ikke alltid mulig å stille de til ansvar som i realiteten har tatt beslutningene. Varsling ble trukket fram som et svært effektivt virkemiddel mot korrupsjon, men varslingsvernet vi har i dag er muligens ikke godt nok. Offentlighetsloven har også mange hull som kan brukes til å hindre gjennomsiktighet. Ved granskning av mulig korrupsjon er det viktig å bruke profesjonelle aktører som kan skape legitimitet. Orlund orienterte om den såkalte vannverkssaken på Nedre Romerike og hvordan de har fulgt opp dette i ettertid. Innbyggerne hadde mistet tilliten til systemet, og fokus var på å få denne tilbake. For å oppnå dette, og trygghet om hva innbyggernes avgifter var brukt til, fikk granskning koste hva det ville. Det har også vært viktig å sørge for rolleavklaringer. Ordføreren sitter ikke lenger i styrer på vegne av kommunen. Styret skal ivareta selskapets interesser, mens ordføreren skal ivareta kommunens interesser som eier. Derfor møter
ordføreren og andre sentrale politikere i generalforsamling og representantskap, men ikke i styrene. Orlund trakk også frem at selskapskontroll er viktig, og at man ikke må være redde for å gå i dybden og undersøke ned igjennom systemet. I debatten var det blant annet fokus på at det er greit å ha politikere i styrer, men styrene i selskaper må sammensettes ut fra kompetanse. Derfor er det viktig å ha valgkomiteer som finner styremedlemmer. Dersom styret nekter innsyn i et selskap er det eiernes rett å kaste styret og oppnevne et nytt gjennom ekstraordinær generalforsamling. Når ordfører sitter i et styre kan det føre til at rådmannen kobles av ansvarskjeden for drift av offentlige oppgaver. Det er uheldig. Skråblikk på kommunesektoren Matz Sandmann, tidligere statsråd og fylkesrådmann i Buskerud avsluttet med et innlegg om utviklingen i kommunesektoren. Blant de tingene han tok opp var at vi må ha utålmodighet til å drive ting framover selv om Norge stadig er på pallen. Skreddersøm og individualisering er noe som er kommet for å bli. Informasjon er ikke det den var, og er nå tilgjengelig for innbyggerne i helt andre omfang enn før. Kommunene blir stadig viktigere, fordi de er bedre enn staten til å yte tjenester, men med over 5 000 interkommunale ordninger er det fare for at generalistkommunen er i ferd med å forsvinne. Byregionene er framtidas kommunefellesskap. Fylkene kommer nok til å bestå. Det er også viktig å ikke la pendelen svinge for langt mot kontroll, det må være rom for en kreativ kultur. Kontroll- og tilsynssamfunnet må ta vare på finne-på-menneskene. Årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn. Årsmøtet gikk raskt, og alle sakene fikk enstemmige vedtak i tråd med innstillingen. Det ble foretatt mindre justeringer av vedtektene. Martin Engeset, kontrollutvalgsleder i Sarpsborg og tidligere stortingsrepresentant for Høyre ble valgt til ny leder av organisasjonen. Styret ser etter årsmøtet slik ut: - Martin Engeset, (leder) kontrollutvalgsleder i Sarpsborg kommune ny, til 2012 - Anne-Karin F. Pettersen, (nestleder) daglig leder Østfold kontrollutvalgssekretariat til 2011 - Rolleiv Lind, kontrollutvalgsmedlem Tromsø kommune til 2012 - Astri Furumo, kontrollutvalgsleder Haugesund kommune ny, til 2012 - Hanne K. Kongsvik, rådgiver Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge til 2011
Sak 23/2010 Eventuelt. SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.06.2010 23/2010 Saksbeh: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling.