Gjelder fra: Ansvarlig: Godkjent av/dato: Revidert: 01.01.2015 Kommunesjef HR Bystyret 25.09.2014 sak 61/14 Saksbehandlere: André Formoe Odsbu
Innhold 1. Politisk organisering og arbeidsform... 5 1.1. Politisk organisasjonskart... 5 1.2. Gjeldende politiske styringsstruktur... 5 2. Overordnet reglement for delegering av myndighet... 7 2.1. Formål... 7 2.2. Generelt om delegering... 7 2.3. Hjemmel... 8 2.4. Delegeringslinjen... 8 2.5. Generelle retningslinjer... 8 2.6. Omgjøringsrett... 8 2.7. Avgjørelser som krever samordning... 8 2.8. Mindretallsanke... 8 2.9. Ordinær klagerett... 8 2.10. Høringer... 9 3. Reglement for bystyret... 10 3.1. Arbeids- og ansvarsområde generell myndighet... 10 3.2. Saker bystyret ikke kan delegere:... 10 4. Kontrollutvalget... 12 4.1. Valg og sammensetning... 12 4.2. Formål... 12 4.3. Arbeids- og ansvarsområde... 12 5. Reglement for Plan- og økonomiutvalget... 13 5.1. Valg og sammensetning... 13 5.2. Formål... 13 5.3. Arbeids- og ansvarsområde... 13 5.4. Generell myndighet... 14 5.5. Utvidet myndighet i hastesaker... 14 6. Reglement for Administrasjonsutvalget... 15 6.1. Valg og sammensetning av Administrasjonsutvalget... 15 6.2. Formål... 15 6.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde... 15 7. Reglement for Forhandlingsutvalget... 16 7.1. Valg og sammensetning av Forhandlingsutvalget... 16 7.2. Formål... 16 7.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde... 16 7.4. Utvidet myndighet i hastesaker... 16 8. Reglement for utvalg for eiendom og næring... 17 8.1. Opprettelse/valg og sammensetning etter kommuneloven 10... 17 8.2. Ansvars- og myndighetsområde... 17 8.3. Delegert myndighet... 17 8.4. Saksbehandling... 17 8.5. Utvidet myndighet i hastesaker... 17 9. Reglement for Utvalg for hastesaker... 19 9.1. Opprettelse/valg og sammensetning etter kommuneloven 10... 19 9.2. Ansvars og myndighetsområde... 19 9.3. Saksbehandling... 19 10. Reglement for Fordelingskomiteen... 20 10.1. Valg og sammensetning... 20 10.2. Formål... 20 Side 2
10.3. Arbeids- og ansvarsområde... 20 11. Reglement for klagenemnda... 21 11.1. Reglement for klagenemnd etter forvaltningsloven 28... 21 12. Reglement for Utvalg for landbruk og teknikk... 22 12.1. Valg og sammensetning... 22 12.2. Formål... 22 12.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde... 22 13. Reglement for Komité for tjenesteutvikling... 23 13.1. Valg og sammensetning... 23 13.2. Formål... 23 13.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde... 23 14. Reglement for Komité for samfunnsutvikling... 24 14.1. Valg og sammensetning... 24 14.2. Formål... 24 14.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde... 24 15. Reglement for andre råd og nemnder... 25 15.1. Reglement for Nemnd for vilt og innlandsfisk... 25 15.2. Reglement for Eldrerådet... 26 15.3 Reglement for Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 27 15.4 Reglement for Flerkulturelt råd... 28 15.5 Reglement for Skattetakstnemnd for bolig... 29 15.6 Reglement for Skattetakstnemnd for næring... 30 15.7 Reglement for klagenemnd for eiendomsskattesaker... 31 16 Reglement for ordfører... 32 16.1 Myndighet til ordfører... 32 17 Reglement for rådmannen... 33 17.1 Formål... 33 17.2 Rådmannens ansvars- og arbeidsområder... 33 17.3 Generell myndighet... 34 18 Delegering etter særlov... 37 19 Regler for politiske saks- og møteprosesser... 52 19.1 Generelt... 52 19.2 Møteprinsippet, jf. kommuneloven 30... 52 19.3 Møteplan, jf. kommuneloven 32... 52 19.4 Saksplan... 52 19.5 Saksforberedelse og saksdokument... 52 19.6 Sekretærbistand til utvalg... 52 19.7 Innkalling og saksliste, jf. kommuneloven 32... 53 19.8 Forfall ugildhet vararepresentanter, jf. kommuneloven 40 og forvaltningsloven... 53 19.9 Møteoffentlighet, jf. kommuneloven 31... 53 19.10 Taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13... 53 19.11 Vedtaksførhet, jf. kommuneloven 33... 53 19.12 Møteledelse gjennomføring av møtet, jf. kommuneloven 32 og 35.. 53 19.13 Endring av saksliste, jf. kommuneloven 34... 54 19.14 Talernes rekkefølge replikker... 54 19.15 Når medlemmene tar del i ordskiftet... 54 19.16 Møteleders stilling under ordskiftet... 54 19.17 Avgrensning og avslutning av ordskiftet... 54 19.18 Forslag... 55 Side 3
19.19 Saken tas opp til avstemning, jf. kommuneloven 35 flg.... 55 19.20 Prøveavstemning... 55 19.21 Stemmemåten... 55 19.22 Orden i møtesalen... 55 19.23 Spørsmål og forespørsler (interpellasjoner), jf. kommuneloven 34... 56 19.24 Spørretime (kun for bystyret)... 56 19.25 Møtebok, jf. kommuneloven 30... 57 19.26 Høringer... 57 19.27 Utvalg for tids- og saksavgrensede oppgaver (ad hoc), jf. koml. 10 nr. 5 57 19.28 Andre møtedeltakere utsendinger... 57 19.29 Lovlighetskontroll, jf. kommuneloven 59... 57 19.30 Folkevalgtes innsynsrett, jf. offentleglova, forvaltningsloven og kommuneloven... 57 19.31 Iverksetting av vedtak... 58 19.32 Henvendelser fra de folkevalgte til administrasjonen... 58 19.33 Talerett for representant fra ungdommens bystyre... 58 20 Regler for saker med saksordfører... 59 20.1 Saker med saksordfører... 59 Saker som bør ha saksordfører er bl.a.:... 59 20.2 Saksgang for saker til bystyret... 59 20.3 Oppnevnelse av saksordfører... 59 20.4 Saksordførerrollen i komiteen... 59 20.5 Saksordførerrollen i bystyret og Plan- og økonomiutvalget... 60 20.6 Saksordførers innlegg i bystyret... 60 Side 4
1. Politisk organisering og arbeidsform 1.1. Politisk organisasjonskart 1.2. Gjeldende politiske styringsstruktur Sarpsborg kommunes politiske organisasjon består av: Bystyret Utvalg med beslutningsmyndighet o o Plan- og økonomiutvalget Utvalg for landbruk og teknikk Utredningskomiteer o o Komité for tjenesteutvikling Komité for samfunnsutvikling Kontrollutvalget Øvrige utvalg, styrer, nemnder, råd etc. De 43 bystyrerepresentantene fordeles så langt det er mulig på Plan- og økonomiutvalget og de andre utvalg og komiteer. De to utredningskomiteene er sammensatt som faste utvalg etter kommuneloven 10, og er delegert beslutningsmyndighet i enkelte saker. Komiteene skal imidlertid i hovedsak fungere som utredningskomiteer med innstillingsmyndighet til Planog økonomiutvalget. Fordelingskomiteen koordinerer sakene, bestemmer hvilken komité som skal utrede sakene og hvilke saker som skal ha saksordfører. Fordelingskomiteen legger videre rammen for saksprogresjonen i hver enkelt sak. Saksordfører er komiteens kontaktperson for administrasjonen i utredningsfasen (se nærmere om saksordfører rollen i reglementets punkt 20.) De politiske komiteene innstiller til Plan- og økonomiutvalget. Plan- og økonomiutvalget er tillagt et koordineringsansvar og innstiller til bystyret. Utvalg for landbruk og teknikk behandler saker og innstiller direkte til bystyret i reguleringsplaner (detaljreguleringer). Side 5
Administrasjonsutvalget representerer det partssammensatte utvalg etter kommuneloven 45 og hovedavtalen del B 4. Utvalget settes identisk med Plan- og økonomiutvalget, men med tillegg av 4 ansattesrepresentanter. Formålet med den politiske organiseringen er å oppnå en helhetlig og reell demokratisk styring av kommunen, hvor de folkevalgte i stor grad bidrar til å sette den politiske dagsorden. Ordningen med saksordførere sikrer politisk involvering gjennom hele saksprosessen. Saksordfører fremmer forslag til innstilling i komité/utvalg. Rådmannen fremmer forslag til innstilling i saker som ikke har saksordfører. Side 6
2. Overordnet reglement for delegering av myndighet 2.1. Formål Formålet med dette reglementet er å: Gi hovedretningslinjer for de folkevalgte organers arbeid Gi ensartede retningslinjer for alle sentrale kommunale organer Innenfor noen formelle rammer, åpne for fleksibilitet i organenes arbeidsform Legge grunnlag for vitalisering av det politiske arbeidet Bidra til åpenhet i forvaltningen Legge forholdene til rette for dialog mellom de folkevalgte organer og innbyggerne Oppnå en hensiktsmessig og effektiv arbeidsdeling mellom bystyret og de øvrige folkevalgte organer, og mellom bystyret og rådmannen Samordne all overordnet planlegging og oppnå helhet på tvers av fag og områder Reglementet gjelder for alle organer opprettet med hjemmel i kommuneloven, og for andre kommunale organer så langt det ikke strider mot særskilte fastsatte regler. 2.2. Generelt om delegering Kommuneloven legger vekt på helhetlig politisk styring ved at all myndighet og alle oppgaver i utgangspunktet er lagt til bystyret. Bystyret er, med enkelte unntak, gitt friheten til å fastsette den organisatoriske og administrative oppbygningen, og til å fordele oppgavene og myndigheten gjennom delegering. Bystyret har øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt frem for seg til orientering eller avgjørelse, jf. kommuneloven 76. Adgangen til å delegere avhenger av hvilket organ det skal delegeres til. Størst frihet er det ved delegering til plan- og økonomiutvalget og faste utvalg jf. kommuneloven 8 og 10. Her er hovedregelen at bystyret kan delegere all myndighet hvor ikke annet følger av lov. Den myndigheten som er gitt til et folkevalgt organ, kan organet i utgangspunktet delegere videre, så lenge det er snakk om enkeltsaker eller saker som ikke er av prinsipiell betydning. Det kan delegeres myndighet til rådmannen til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Hva som er av prinsipiell betydning, må vurderes ut fra vedtakets karakter og konsekvenser. I tillegg har det betydning i hvor stor grad avgjørelsen må anses klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser og tidligere praksis. Bystyret har dermed et vidt spillerom for å vurdere hva som i det enkelte tilfelle er forsvarlig og hensiktsmessig. Et folkevalgt organ som har delegert myndigheten på et område til et annet organ, har ikke dermed gitt fra seg kontrollen over dette området. Det kan instruere det underordnede folkevalgt organ om hvordan myndigheten skal utøves, og kreve rapporter. Dessuten kan det innenfor visse rammer gjøre om vedtak fattet av det underordnede folkevalgte organ, samt trekke fullmakten tilbake. Dette overordnede delegeringsreglementet gir: Retningslinjer for hvordan myndighet delegeres Retningslinjer for bruk av delegert myndighet Tiltak for rettssikkerhet, kontroll og tilbakemelding Side 7
2.3. Hjemmel Kommuneloven 10 pkt. 2 gir hjemmel for bystyrets delegasjon av myndighet til utvalg. Kommuneloven 23 pkt. 4 gir hjemmel for delegasjon til administrasjonen ved rådmannen. 2.4. Delegeringslinjen Delegering av myndighet fra folkevalgt organ til administrasjonen kan bare skje til rådmannen, med mindre annet er direkte hjemlet i lov. Dette skal sikre et helhetlig administrativt ledelsessystem i kommunen. Det er opp til rådmannen å gjøre vedtak om interndelegering innen administrasjonen. 2.5. Generelle retningslinjer All delegert myndighet utøves i henhold til lover, forskrifter, retningslinjer og planer gitt av overordnet organ, og innenfor budsjettets rammer og forutsetninger. Et underordnet folkevalgt organ eller administrativ leder i delegeringslinjen kan overlate til det overordnede folkevalgte organ eller administrativ leder å fatte avgjørelse i spesielle saker der kommunen for eksempel mangler retningslinjer eller presedens. 2.6. Omgjøringsrett Et overordnet folkevalgt organ eller administrativ leder kan av eget tiltak omgjøre et underordnet folkevalgt organs, leders eller medarbeiders vedtak. Leder av det overordnete organ eller overordnet administrativ leder kan bestemme at iverksetting av vedtak skal utsettes inntil endelig vedtak er fattet. Omgjøring må hensynta forvaltningsloven 35 om omgjøring av vedtak uten klage. 2.7. Avgjørelser som krever samordning Delegert myndighet skal ikke brukes slik at avgjørelsen får konsekvenser ut over eget arbeids- og ansvarsområde. I slike tilfeller kreves enighet mellom de ulike involverte organer eller administrative enheter. Oppnås ikke enighet skal saken bringes inn for overordnet organ eller administrativ leder. 2.8. Mindretallsanke I saker der et folkevalgt organ har fått delegert avgjørelsesmyndighet, kan minst 1/3 av medlemmene, ordføreren eller rådmannen før møtets slutt, kreve saken lagt fram for nærmeste overordnede folkevalgt organ. 2.9. Ordinær klagerett Alle enkeltvedtak (forvaltningsloven 2, jf. begrensningene i 3) kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse. For enkeltvedtak som er truffet av forvaltningsorgan opprettet i medhold av kommuneloven, er klageinstansen kommunens klagenemnd når ikke annet følger av særlov. Departementet er likevel klageinstans når vedtak er truffet av bystyret. Vedkommende statlige organ er klageinstans når vedtak er truffet i henhold til myndighet delegert fra statlig forvaltningsorgan, jf. forvaltningsloven 28, 2. ledd. Alle delegerte saker behandles etter forvaltningsloven og regler fastsatt for saksbehandlingen i kommunen. Alle vedtak skal dokumenteres og journalføres i kommunens sakarkivsystem, i tråd med gjeldende retningslinjer. Side 8
2.10. Høringer Høringer som er av allmenn politisk interesse avgjøres i bystyret. Dersom høringsfristen ikke tillater det, avgjøres slike høringer i Plan- og økonomiutvalget. De øvrige utvalg/komiteer behandler høringer innenfor sine saksområder. Side 9
3. Reglement for bystyret 3.1. Arbeids- og ansvarsområde generell myndighet Bystyret er øverste kommunale organ i Sarpsborg kommune. Etter kommuneloven av 25. 09.1992 er all kommunal myndighet i utgangspunktet lagt til kommunestyret. Kommuneloven og særlovgivningen gir adgang til omfattende delegering av myndighet fra kommunestyret. Bystyret i Sarpsborg kommune treffer således vedtak på vegne av kommunen så langt annet ikke følger av lov eller delegeringsvedtak, jf. kommuneloven 6. Bystyret vedtar: Kommuneplanen Handlingsplan med økonomiplan og årsbudsjett Reguleringsplaner Kommunedelplaner Kvalitet og omfang på tjenesteyting og andre prinsipielle forhold til innbyggerne Opprettelse av nye, eller nedleggelse av tjenester eller vesentlige endringer i kommunens tjenestetilbud Politisk organisering og styring Skatter, avgifter og andre betalingssatser Årsmelding, årsregnskap og tertialrapporter Regnskap og rapport for kommunens investeringsprosjekter Kommunale forskrifter Bystyret er videre arbeidsgiver for kommunens ansatte, jf. Hovedavtalen 11-2 3.2. Saker bystyret ikke kan delegere: Bystyret kan ikke delegere saker der det fremgår av lov at kommunestyret selv treffer avgjørelse, eller hvor det er klart ut fra sammenhengen eller sakens karakter at det ikke har vært meningen at avgjørelsen skulle kunne delegeres. Saker i henhold til kommuneloven som ikke kan delegeres er: 7 nr. 3: Endre kommunestyrets medlemstall 8 jf. 17: Velge formannskap og fastsette området for dets myndighet 9 nr. 1: Velge ordfører og varaordfører 9 nr. 5: Delegering av beslutningsmyndighet til ordfører 10 nr. 1-3 og 6: Opprette fast utvalg, fastlegge arbeids- og myndighetsområde for disse og velge medlemmer, varamedlemmer og leder/nestleder, samt omorganisere/nedlegge disseorganer 10 a nr. 1-3 og 7: Opprettelse, inndeling i og omorganisering og nedleggelse av kommunestyre og valg av medlemmer, samt vedtak om at ordfører skal være fritatt fra deltakelse i kommunestyre 11nr.1-2 og 4: Opprette eget styre for kommunale institusjon og lignende, samt omorganisere/nedlegge styrene 12 nr. 1-3 og 5: Eventuelt opprette, omorganisere og nedlegge kommunedelsutvalg, valg av medlemmer, leder/nestleder 13: Overføre myndighet i hastesaker 15 nr. 3: Suspensjon av folkevalgt 18 nr. 1 og 3: Eventuelt innføre eller oppheve parlamentarisme Side 10
19 nr. 1 og 3: Eventuelt innføre og velge kommuneråd, m.v. 22 nr. 2: Ansette rådmann 24 nr. 3: Bestemme åremålstilsetting i ledende administrative stillinger 25 nr. 1 og 2: Opprettelse og organisering av partssammensatte utvalg 26 nr. 4: Fastsette retningslinjer for ansattes møterett 27: Vedta opprettelse av styre for interkommunalt samarbeid 28: Overdra tariffmyndighet 28 nr. 1: Vedtak om avtale om vertskommunesamarbeid 30 nr. 3: Fastsette regler for føring av møtebok 31 nr. 4 og 5: Vedta om møter skal holdes for lukkede dører 39 nr. 1: Vedta i reglements form regler for saksbehandling for folkevalgte organer 39: Behandling av forslag fremsatt i innbyggerinitiativ 39b nr. 1: Vedtak om avholdelse av lokal folkeavstemning 40 nr. 5: Vedta regler for folkevalgtes rett til innsyn 41: Vedta regler og satser for godtgjøring 42: Vedta regler og satser for møtegodtgjøring 43: Vedta pensjonsordning for folkevalgte 44 nr. 3: Vedta økonomiplan og endringer i denne 45 nr. 2: Vedta årsbudsjett og vesentlige endringer i rammene for dette 48 nr. 3: Vedta årsregnskap, årsberetning 49: Vedta disponering av regnskapsmessige overskudd 50: Prinsippvedtak vedr. opptak av lån 51: Vedta garantistillelse 52: Vedta regler for kommunens finansforvaltning 56: Treffe vedtak om betalingsinnstilling 62: Treffe vedtak om opprettelse av kommunalt foretak 63: Fastsette vedtekter for kommunalt foretak 65: Velge styre for kommunalt foretak 77 nr. 1: Velge kontrollutvalg 80: Fastsett regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i interkommunale selskaper, kommunalt heleide aksjeselskaper, og heleide datterselskaper til slike selskaper Øvrige myndighetsområder: Bystyret har dessuten de øvrige lovfestede oppgavene i tråd med den til enhver tid gjeldene lovgivning. Myndighet som ikke er uttrykkelig delegert til utvalgene, komiteene eller rådmannen i henhold til punkt 17 i reglementet beholdes av bystyret. Side 11
4. Kontrollutvalget 4.1. Valg og sammensetning Kontrollutvalget består av 5 medlemmer: 3 fra opposisjonen og 2 fra posisjonen. 1 medlem velges blant kommunestyrets medlemmer. Leder velges fra opposisjonen, jf. vedtak i bystyret 27.09.2007, sak 79/07. 4.2. Formål Det vises til kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 4.3. Arbeids- og ansvarsområde Østfold kontrollutvalgsekretariat er sekretariat for kontrollutvalget. For øvrig vises til kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Side 12
5. Reglement for Plan- og økonomiutvalget 5.1. Valg og sammensetning Plan- og økonomiutvalget består av 11 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret. Utvalget settes som et fast utvalg jf. kommuneloven 10 nr. 1. 5.2. Formål Plan- og økonomiutvalget skal ivareta rollen som formannskap etter kommuneloven, og sørge for en helhetlig økonomistyring og overordnet planlegging. 5.3. Arbeids- og ansvarsområde Plan- og økonomiutvalget representerer kommunens formannskap, jf. kommuneloven 8. Bystyret delegerer til Plan- og økonomiutvalget sin avgjørelsesmyndighet i henhold til reglementets kapittel 18 om delegering etter særlov. Delegeringen forutsetter at avgjørelsesmyndigheten ikke ligger til bystyret i henhold til lov, forskrift eller reglement, jf. kommuneloven 8 nr. 3. Plan- og økonomiutvalget er kommunens overordnede planutvalg med utvidet økonomiansvar. Utvalget har ansvaret for å innstille på årsbudsjett, økonomiplan, tertialrapport, årsmelding og regnskap. Utvalget innstiller til bystyret i alle saker hvor ikke annet er bestemt. Det tilligger blant annet utvalget å innstille overfor bystyret i saker vedrørende overordnet kommuneplanlegging, jf. kommuneloven 8. Utvalgets hovedoppgaver: Overordnet økonomisk planlegging og oppfølging På bakgrunn av rådmannens innstilling i økonomiplan, årsbudsjett, årsmelding og tertialrapport utarbeider Plan- og økonomiutvalget en innstilling i disse sakene som legges frem for bystyret Samordning av overordnet kommuneplanlegging etter plan og bygningsloven, inkludert kommuneplanens arealdel. Plan- og økonomiutvalget innstiller overfor bystyret i alle kommuneplansaker Ivareta kommunes privatrettslige interesser i saker/sammenhenger der kommunen ikke utøver forvaltningsmyndighet Saker som vedrører eiendom, næring og eierstyring behandles i eget utvalg. Kommunens klagenemnd Folkehelsesaker Likestillingssaker Valgstyre etter valgloven Samevalgstyre etter sameloven med forskrift Ta ut stevning og anke over domsavgjørelser, med unntak av rettsmidler etter lov om barneverntjenester jf. reglementets punkt 18 og personalsaker (se reglementets punkt 7.3) Velge representanter til legatstyrer Oppnevne kommunens kandidater til styrer og selskaper som er av strategisk betydning Side 13
Fastlegge hovedrammer for utforming og innhold av byggeprosjekter Behandle eventuelle avviksrapporter fra rådmannen om endrede forutsetninger innen tjenesteproduksjon og investeringsprosjekter. 5.4. Generell myndighet Plan- og økonomiutvalget har myndighet til å: Avgjøre prinsipielle enkeltsaker innenfor forvaltning og tjenesteproduksjon som ikke er tillagt annet organ. Utvalget har videre myndighet til å gi økonomisk bevilgning i enkeltsaker innenfor rammer fastsatt av bystyret Treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette, jf. kommuneloven 13 Gi retningslinjer innenfor sitt arbeids- og ansvarsområde for rådmannens håndtering av enkeltsaker Ettergi beløp over 100 000 kroner når kravet anses for uerholdelig/tap er konstatert, jf. reglement for behandling av tap på fordringer Avgjørelsesmyndigheten gjelder innenfor vedtatte rammer i kommuneplanen, handlingsplan med økonomiplan og budsjett, og andre vedtak fattet av bystyret. 5.5. Utvidet myndighet i hastesaker Dersom det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle utvalget, jf. kommuneloven 13, delegeres Hasteutvalget utvalgets myndighet. Melding om vedtak truffet i medhold av denne bestemmelsen forelegges Plan- og økonomiutvalget i dettes neste møte. Side 14
6. Reglement for Administrasjonsutvalget 6.1. Valg og sammensetning av Administrasjonsutvalget Utvalget er opprettet i medhold av kommuneloven 25 og består av de samme 11 medlemmene som Plan- og økonomiutvalget, og 4 medlemmer utpekt etter forholdstallsprinsippet av og blant arbeidstakerorganisasjonene. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. 6.2. Formål Administrasjonsutvalget skal påse at kommunens arbeidsgivervirksomhet ivaretas og utvikles på en måte som er til beste for kommunens innbyggere og ansatte, og den totale drift av kommunens virksomhet. 6.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde Utvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter kommunelovens bestemmelser for behandling av fellessaker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget bør i sitt arbeid prioritere: Sarpsborg kommunes arbeidsgiverpolitikk Menneskelige ressurser og medarbeiderresultater knyttet til helhetlig styringsmodell Rammer, reglementer og retningslinjer for rådmannens operative personalfunksjon Fastsette antall medlemmer i arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget vedtar vesentlige endringer i kommunes samlede organisering og styringsstruktur. Utvalget informeres om større organisasjons- og omstillingsprosesser innenfor rådmannens myndighetsområde. Side 15
7. Reglement for Forhandlingsutvalget 7.1. Valg og sammensetning av Forhandlingsutvalget Forhandlingsutvalget består av 3 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret blant Plan- og økonomiutvalgets medlemmer. Kommunalt ansatte kan ikke velges til medlemmer i utvalget. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. 7.2. Formål Forhandlingsutvalget er arbeidsgiverpolitisk overordnet organ vedrørende lønns- og arbeidsvilkår for kommunens arbeidstakere. Utvalget skal påse at arbeidsgivervirksomheten ivaretas og utvikles på en måte som er til beste for kommunens innbyggere og ansatte og den totale drift av kommunens virksomhet. 7.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde Forhandlingsutvalgets arbeids- og ansvarsområde er: Fastsette rammer for rådmannens utøvelse av lønnsfastsetting ved ansettelser Treffe vedtak i enkeltsaker som faller utenfor de fastsatte rammene Gi forhandlingsfullmakt til rådmannen i lokale tariff- og lønnsforhandlinger Treffe vedtak i saker vedrørende oppsigelse, suspensjon og avskjed av arbeidstakere Ta ut stevninger i personalsaker. Som særskilt klagenemnd etter forvaltningsloven 28, 2. ledd behandle klager over ilagt ordensstraff gitt som skriftlig advarsel. 7.4. Utvidet myndighet i hastesaker Dersom det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle utvalget, jf. kommuneloven 13, delegeres Hasteutvalget utvalgets myndighet. Melding om vedtak truffet i medhold av denne bestemmelsen forelegges Forhandlingsutvalget i dettes neste møte. Side 16
8. Reglement for utvalg for eiendom og næring 8.1. Opprettelse/valg og sammensetning etter kommuneloven 10 Utvalg for eiendom og næring er opprettet i henhold til kommuneloven 10 nr. 1. Utvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret blant plan- og økonomiutvalgets medlemmer. Bystyret velger leder og nestleder blant medlemmene. 8.2. Ansvars- og myndighetsområde Utvalg for eiendom og næring har følgende ansvarsområde: Saker om forvaltning, drift, utvikling, kjøp og salg av bebygd og ubebygd eiendom med unntak av kommunal eiendom benyttet til kommunaltekniske formål (veg, vann, avløp) Næringssaker Eierstyringssaker 8.3. Delegert myndighet Utvalg for eiendom og næring skal ivareta kommunens privatrettslige interesser i saker og sammenhenger der kommunen ikke utøver forvaltningsmyndighet. Utvalg for eiendom og næring delegeres avgjørelsesmyndighet i saker som vedrører forvaltning, drift, utvikling og av bebygde og ubebygde eiendommer. Utvalget delegeres avgjørelsesmyndighet til å inngå avtaler om kjøp, salg, feste, bortfeste, inn og utleie innenfor økonomiske rammer fastsatt av bystyret. Fullmakten gjelder ikke avgjørelse i saker om salg av eiendom som anses som prinsipiell herunder friluftseiendommer, rekreasjonseiendommer, strandlinje, idrettsanlegg, eiendommer med kulturinstitusjoner eller eiendommer som er fredet eller regulert til spesialområde bevaring. Utvalg for eiendom og næring skal behandle saker som berører kommunens næringspolitikk, saker om næringsutvikling og forhold som har betydning for næringslivets utviklingsmuligheter, herunder prosjekter og tiltak. Saker av vesentlig politisk betydning skal behandles i bystyret. Utvalg for eiendom og næring skal ivareta kommunens interesser i selskaper / foretak, følge opp kommunens eierskapspolitikk og de strategier og prinsipper som er vedtatt i «Sarpsborg kommunes eierskapspolitikk og eierskapsmelding». Saker av vesentlig politisk betydning skal behandles i bystyret. 8.4. Saksbehandling For saksbehandling i utvalg for eiendom og næring gjelder reglene i kommuneloven og utfyllende regler om saksbehandling for folkevalgte organer gitt av bystyret. 8.5. Utvidet myndighet i hastesaker Dersom det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle utvalget, jf. kommuneloven 13, delegeres Hasteutvalget utvalgets myndighet. Melding om vedtak Side 17
truffet i medhold av denne bestemmelsen forelegges Utvalg for eiendom og næring i dettes neste møte. Side 18
9. Reglement for Utvalg for hastesaker 9.1. Opprettelse/valg og sammensetning etter kommuneloven 10 Utvalg for hastesaker er opprettet i henhold til kommuneloven 13, jf. 10 nr. 1. Utvalget består av 3 medlemmer - ordfører, leder av posisjon og leder av opposisjon med varamedlemmer valgt av bystyret blant plan- og økonomiutvalgets medlemmer. 9.2. Ansvars og myndighetsområde Hasteutvalget har følgende ansvarsområde: Treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av plan- og økonomiutvalget, utvalg for landbruk, teknikk og miljø, administrasjonsutvalget, utvalg for eiendom og næring eller forhandlingsutvalget når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. 9.3. Saksbehandling For saksbehandling i utvalg for eiendom og næring gjelder reglene i kommuneloven 13. Det medfører at melding om at vedtak er truffet med hjemmel i bestemmelsen skal forelegges vedkommende organ i dettes neste møte. Side 19
10. Reglement for Fordelingskomiteen 10.1. Valg og sammensetning Komiteen er opprettet i medhold av kommuneloven 10, nr. 5 og består av ordfører, varaordfører, posisjonsleder, opposisjonsleder, leder for Utvalg for landbruk og teknikk og komitéleder for hhv. Komité for tjenesteutvikling- og samfunnsutvikling. 10.2. Formål Fordelingskomiteen skal sikre en samordnet og behandling av politiske saker og en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom de politiske organer. 10.3. Arbeids- og ansvarsområde Fordelingskomiteen fordeler og koordinerer saker til politisk behandling. Komiteen skal også avgjøre i hvilke saker det skal oppnevnes politiske saksordførere og fastsette saksgang, herunder eventuell behandling i Eldrerådet, Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og andre aktuelle råd/utvalg. Komitéen angir tidsløp for planlagte saker. Oppretting av og fordeling av saker skal skje i henhold til kommuneloven og i tråd med gjeldende delegeringsreglement. Ved uenigheter i komiteen avgjør ordfører. Komiteen er ikke å anse som et eget folkevalgt organ, men er underlagt kommunens regler for møteavvikling, jf. reglementets punkt 19. Fordelingskomiteen skal opptre nøytralt, i henhold til gjeldende delegeringsreglement, og i tråd med ordinære forvaltningsmessige prinsipper for god forvaltningsskikk. Side 20
11. Reglement for klagenemnda 11.1. Reglement for klagenemnd etter forvaltningsloven 28 11.1.1. Valg og sammensetning Klagenemnda er identisk med Plan- og økonomiutvalgets medlemmer og består av 11 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. 11.1.2. Arbeids- og ansvarsområde Klagenemnda er kommunens særskilte klagenemnd etter forvaltningslovens (jf. forvaltningsloven 28) bestemmelser. Nemnda har videre det arbeids- og ansvarsområde som til enhver tid måtte følge av særlover med forskrifter (jf. reglementets pkt. 18 om delegering etter særlov) og andre vedtatte lokale reglementer. 11.1.3. Generell myndighet Klagenemnda behandler og avgjør alle klagesaker i enkeltvedtak som er truffet av forvaltningsorgan opprettet i medhold av kommuneloven eller rådmannen etter delegering fra bystyret, der ikke annet følger av lov. Departementet er klageinstans i enkeltvedtak gjort av bystyret. Side 21
12. Reglement for Utvalg for landbruk og teknikk 12.1. Valg og sammensetning Utvalget består av 11 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. Utvalget settes som et fast utvalg etter kommuneloven 10 nr.1. Kommuneansatte som arbeider innenfor utvalgets område, kan ikke velges til medlem av utvalget. 12.2. Formål Utvalget skal påse at kommunens forvaltning av lovverket innen områdene landbruk, teknikk og miljø ivaretas på en måte som er til beste for kommunen. 12.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde Utvalg for landbruk og teknikk har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter (jf. reglementets pkt. 18 om delegering etter særlov) og andre vedtatte lokale reglementer. Eksempler på saksområder vil være reguleringsplaner og dispensasjon fra reguleringsplaner, fastsettelse av planprogram mv. Utvalgets forvaltningsmyndighet vil blant annet være etter plan- og bygningsloven, forurensningsloven, jordloven, odelsloven og konsesjonsloven. Utvalget skal sørge for at bystyrets vedtak gjennomføres og at lovgivningen innenfor forvaltningsområdene overholdes. Nemnd for vilt- og innlandsfiske fremmer innstilling for Utvalg for landbruk og teknikk der nemnda ikke har egen myndighet. Utvalget vil etter innstilling fra Fordelingskomitéen kunne foreta utredninger for Bystyret. Utvalget kan sette ned arbeidsgrupper innenfor de områder det har myndighet. 12.4 Utvidet myndighet i hastesaker Dersom det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle utvalget, jf. kommuneloven 13, delegeres Hasteutvalget utvalgets myndighet. Melding om vedtak truffet i medhold av denne bestemmelsen forelegges Utvalg for landbruk og teknikk i dettes neste møte. Side 22
13. Reglement for Komité for tjenesteutvikling 13.1. Valg og sammensetning Komité for tjenesteutvikling består av 11 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret. Komiteen settes som et fast utvalg etter kommuneloven 10 nr. 1. 13.2. Formål Utrede større saker for bystyret og evaluere tjenester og gjennomføring av planer. 13.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde Ansvarsområdet til komiteen vil være å behandle saker og innstille til Plan- og økonomiutvalget innenfor blant annet følgende tjenesteområder: Helse- og sosial Oppvekst Tekniske tjenester Andre ansvarsområder tildelt fra Fordelingskomiteen Komiteens hovedoppgaver er å behandle og vedta innstilling i følgende saker: Kommunedelplaner og strategidokumenter for tjenestene Strategiske utviklingssaker Særskilt evaluering av tjenester og resultatmål Større investeringsprosjekter på tjenesteområdene Andre saker tildelt fra Fordelingskomiteen Behandle og innstille etter særlovgivningen innenfor sitt saksområde Komiteen vedtar høringer innenfor sitt saksområde. Høringer som er av vesentlig allmenn interesse avgjøres dog av plan- og økonomiutvalget eller bystyret. Fordelingskomiteen fastsetter saksgang. Alle saker fra komiteen som sluttbehandles i bystyret skal ha saksordfører og det skal foreligge en komitéinnstilling. Komiteen innstiller til plan- og økonomiutvalget eller bystyret etter saksgang fastsatt av fordelingskomiteen. Side 23
14. Reglement for Komité for samfunnsutvikling 14.1. Valg og sammensetning Komité for samfunnsutvikling består av 11 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret. Komiteen settes som et fast utvalg etter kommuneloven 10 nr. 1. 14.2. Formål Utrede planer og større saker for bystyret innenfor sine saksområder og evaluere resultater og gjennomføring av planer. 14.3. Myndighet, arbeids- og ansvarsområde Ansvarsområdet til komiteen vil være å behandle saker og innstille til Plan- og økonomiutvalget innenfor blant annet følgende områder: Miljø Byutvikling Kultur Samferdsel Andre ansvarsområder tildelt fra Fordelingskomiteen Komiteens hovedoppgaver er å behandle og vedta innstilling i følgende saker: Kommunedelplaner og strategidokumenter for sine saksområder Strategiske utviklingssaker Særskilt evaluering av resultater og gjennomføring av planer Større investeringsprosjekter innenfor saksområdene Andre saker tildelt fra Fordelingskomiteen Behandle og innstille etter særlovgivningen innenfor sitt saksområde Komiteen vedtar høringer innenfor sitt saksområde. Høringer som er av vesentlig allmenn interesse avgjøres dog av plan- og økonomiutvalget eller bystyret. Fordelingskomiteen fastsetter saksgang. Alle saker fra komiteen som sluttbehandles i bystyret skal ha saksordfører og det skal foreligge en komitéinnstilling. Komiteen innstiller til plan- og økonomiutvalget eller bystyret etter saksgang fastsatt av fordelingskomiteen. 14.4 Spesiell myndighet Komitéen er også kommunens navneutvalg. Navneutvalget har, med unntak av selve kommunenavnet, myndighet til å avgjøre saker om kommunale stedsnavn. Side 24
15. Reglement for andre råd og nemnder 15.1. Reglement for Nemnd for vilt og innlandsfisk 15.1.1 Valg og sammensetning Utvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. Kommuneansatte som arbeider innenfor nemndas område, kan ikke velges til medlem av nemnda. Nemnd for vilt- og innlandsfiske fremmer innstilling for Utvalg for landbruk og teknikk der de ikke har egen myndighet. 15.1.2 Formål Nemnda skal påse at kommunens virksomhet og forvaltning på området vilt- og innlandsfiske ivaretas og utvikles på en måte som er til beste for kommunens innbyggere og den totale drift av kommunens virksomhet. 15.1.3 Arbeids- og ansvarsområde Nemnda har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter (jf. reglementets pkt. 15 om delegering etter særlov) og andre vedtatte lokale reglementer. Nemnda har som arbeids- og ansvarsområde de spørsmål om vilt- og innlandsfiskeforvaltning kommunen skal behandle etter pålegg i lovverk (jf. bl.a. lov om viltet av 29. mai 1981 nr. 38) og etter vedtak i bystyret. Nemnda forvalter jakt- og fiskeretter i de kommunale eiendommene. Denne retten skal forvaltes til fordel for allmennheten. 15.1.4 Generell myndighet Innenfor sitt arbeids- og ansvarsområde tildeles nemnda myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker med unntak av de som bystyret selv skal behandle eller som bystyret har tillagt et annet politisk utvalg eller rådmannen. Nemnda kan reise nye saker. Tiltak som utløser økonomiske ressurser utover midler innenfor nemndas eget budsjett fremlegges for Plan- og økonomiutvalget før arbeidet påbegynnes. 15.1.5 Utvidet myndighet i hastesaker Dersom det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle nemnda, jf. kommuneloven 13, delegeres Hasteutvalget nemndas myndighet. Melding om vedtak truffet i medhold av denne bestemmelsen forelegges Nemnd for vilt- og innlandsfiske i dettes neste møte. Side 25
15.2. Reglement for Eldrerådet 15.2.1 Valg og sammensetning Eldrerådet består av 7 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret for valgperioden. Flertallet (4) består av alderspensjonister og mindretallet (3) består av politisk valgte medlemmer. Eldrerådet velger selv leder og nestleder, som skal velges ut blant alderspensjonistene. Reglene om forholdstallsvalg i 36 og 37 i kommuneloven gjelder ikke for valg av Eldrerådet, jf. lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd av 08.11.1991 nr. 76 2. 15.2.2 Formål Eldrerådet er et rådgivende organ for kommunen, og skal arbeide for å fremme eldres interesser. 15.2.3 Arbeids- og ansvarsområde Rådets arbeids- og ansvarsområde følger av lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd av 08.11.1991 nr. 76 (jf. reglementets punkt 18 om delegering etter særlov) og andre vedtatte lokale reglementer. Eldrerådet skal behandle alle saker som gjelder levekårene til eldre, og kan også reise nye saker. Eldrerådet arbeider med og får seg forelagt saker som gjelder blant annet: tiltak med eldre som spesiell målgruppe allmenne tiltak og tjenester som også berører eldre kommunens ordinære budsjett- og planarbeid på ulike områder i saker av prinsipiell interesse der rådet bør få uttale seg på det forberedende stadium av saksbehandlingen uttalelser i saker som kommunale organer legger frem for rådet rådet driver informasjonsarbeid innad i kommunen, overfor organisasjoner, allmennheten osv. rådet tar initiativ til å bedre samarbeid og samordning i saker av interesse for eldre innen kommunen Eldrerådet kan oppnevne representant til referansegruppe ved utredning av saker som gjelder rådets arbeids- og interesseområde. Eldrerådet skal hvert år legge frem årsmelding om sin virksomhet for bystyret. Side 26
15.3 Reglement for Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 15.3.1 Valg og sammensetning Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne består av 7 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret for valgperioden. Flertallet (4) av medlemmene skal representere mennesker med nedsatt funksjonsevnes organisasjoner og oppnevnes etter forslag fra organisasjonene. Mindretallet (3) består av politisk valgte medlemmer. Bystyret velger leder og nestleder. Reglene om forholdstallsvalg i 36 og 37 i kommuneloven gjelder ikke ved valg av råd for mennesker med nedsett funksjonsevne, jf. lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m. av 17.06.2005 nr. 58 6. 15.3.2 Formål Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne er et rådgivende organ for kommunen, og skal arbeide for å bedre forholdene for mennesker med nedsatt funksjonsevne. 15.3.3 Arbeids- og ansvarsområde Rådets arbeids- og ansvarsområde følger av lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m. av 17.06.2005 nr. 58 (jf. reglementets pkt. 18 om delegering etter særlov), rundskriv Q-21/2012 og andre vedtatte lokale reglementer. Rådet skal behandle saker som er særlig viktige for personer med nedsatt funksjonsevne, blant annet saker om tilkomst, arbeid mot diskriminering på grunnlag av nedsatt funksjonsevne og tjenester for menneske med nedsett funksjonsevne. Rådet arbeider med og får seg forelagt saker som gjelder blant annet: tiltak med funksjonshemmede som spesiell målgruppe allmenne tiltak og tjenester som også berører funksjonshemmede kommunens ordinære budsjett- og planarbeid på ulike områder i saker av prinsipiell interesse der rådet bør få uttale seg på det forberedende stadium av saksbehandlingen uttalelser i saker som kommunale organer legger frem for rådet rådet driver informasjonsarbeid innad i kommunen, overfor organisasjoner, allmennheten osv. rådet tar initiativ til å bedre samarbeid og samordning i saker av interesse for funksjonshemmede innen kommunen Rådet kan også reise nye saker og oppnevne representant til referansegruppe ved utredning av saker som gjelder rådets arbeids- og interesseområde. Rådet skal hvert år legge frem årsmelding om sin virksomhet til bystyret, jf. lovens 7. Side 27
15.4 Reglement for Flerkulturelt råd 15.4.1 Valg og sammensetning Rådet består av 8 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret for valgperioden. Flertallet (5) av medlemmene skal representere innvandrere, og oppnevnes etter forslag fra innvandrerorganisasjonene, kommunen, institusjoner etc. Mindretallet (3) består av politisk valgte medlemmer ifra bystyret - to fra posisjon og en fra opposisjon. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. 15.4.2 Formål Rådet er et rådgivende organ for kommunen, og skal arbeide for økt integrering og inkludering 15.4.3 Arbeids- og ansvarsområde Rådet behandler saker som gjelder prinsipielle sider ved flyktninge-, innvandrings- og integreringspolitikken i kommunen, herunder: Kommuneplan Aktuelle kommunedelplaner Handlingsplan med årsbudsjett og økonomiplan I saker av prinsipiell interesse bør rådet uttale seg på det forberedende stadium av saksbehandlingen. Rådet driver informasjonsarbeid innad i kommunen, overfor organisasjoner, allmennheten osv. og kan ta initiativ til å bedre samarbeid og samordning i saker innenfor rådets formål. Rådet kan oppnevne representant til referansegruppe ved utredning av saker som gjelder utvalgets arbeids- og interesseområde. Rådet skal hvert år legge frem årsmelding om sin virksomhet til bystyret. Side 28
15.5 Reglement for Skattetakstnemnd for bolig 15.5.1 Valg og sammensetning Nemnda består av 3 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret for valgperioden. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. Medlemmer av plan- og økonomiutvalget samt kommuneansatte som arbeider innenfor nemndas område kan ikke velges til medlem av nemnda. 15.5.2 Arbeids- og ansvarsområde Nemnda har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter (jf. reglementets pkt. 18 om delegering etter særlov), herunder eiendomsskatteloven og vedtatte lokale reglementer. Side 29
15.6 Reglement for Skattetakstnemnd for næring 15.6.1 Valg og sammensetning Nemnda består av 3 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret for valgperioden. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. Medlemmer av plan- og økonomiutvalget samt kommuneansatte som arbeider innenfor nemndas område kan ikke velges til medlem av nemnda. 15.6.2 Arbeids- og ansvarsområde Nemnda har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter (jf. reglementets pkt. 18 om delegering etter særlov), herunder eiendomsskatteloven og vedtatte lokale reglementer. Side 30
15.7 Reglement for klagenemnd for eiendomsskattesaker 15.7.1 Valg og sammensetning Nemnda består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret for valgperioden. Bystyret velger leder og nestleder blant medlemmene. Kommuneansatte som arbeider innenfor nemndas område kan ikke velges til medlem av nemnda. Medlemmer av plan- og økonomiutvalget kan ikke være medlemmer av klagenemnd for eiendomsskattesaker. 15.6.2 Arbeids- og ansvarsområde Nemnda har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter (jf. reglementets pkt. 18 om delegering etter særlov), herunder eiendomsskatteloven og vedtatte lokale reglementer. Side 31
16 Reglement for ordfører 16.1 Myndighet til ordfører Fullmakter ved tinglysning Myndighet til å underskrive kjøps- og salgskontrakter Myndighet til å avgi høringsuttalelser når fristen ikke tillater ordinær behandling Myndighet til å beslutte at kommunen ikke skal avgi høringsuttalelse i saken Myndighet til å gi enkeltbevilgninger i særskilte anledninger, jubileer og lignende innenfor en ramme fastsatt i årsbudsjettet Fullmakt til å oppnevne kommunens kandidater til styrer i selskaper som ikke er av strategisk betydning. Valgene drøftes med posisjonens og opposisjonens gruppeledere Fullmakt til å avslå representasjon i stiftelser og i aksjeselskaper der kommunen har en eierandel på under 5 prosent Fullmakt til å representere kommunen ved alle generalforsamlinger, årsmøter og tilsvarende, eventuelt oppnevne representanter til disse Fullmakt til å avgjøre hva som skal anses som prinsipielle saker Side 32
17 Reglement for rådmannen 17.1 Formål Dette reglementet skal bidra til: En hensiktsmessig og effektiv arbeidsdeling mellom politiske organer og rådmannen At saker som videreutvikler kommunen som organisasjon og samfunn behandles politisk, mens saker som er av formell eller gjennomførende karakter behandles administrativt Gi rådmannen nødvendig handlefrihet til å utvikle en effektiv organisasjon med vekt på å dekke innbyggernes behov innenfor de politiske opptrukne rammer Sikre innbyggerne en rask og effektiv service og saksbehandling 17.2 Rådmannens ansvars- og arbeidsområder Rådmannen er øverste leder for kommunens administrasjon. Rådmannens rettigheter og plikter går bl.a. fram av kommuneloven. I medhold av kommuneloven 23 nr. 4 delegeres til rådmannen myndighet til å treffe avgjørelser på kommunens vegne i enkeltsaker eller saker som ikke er av prinsipiell betydning i henhold til reglementets pkt. 15 om delegering etter særlov og andre vedtatte lokale reglementer. Delegeringen forutsetter at avgjørelsesmyndigheten ikke tilligger bystyret i henhold til lov, forskrift eller reglement. Rådmannen skal ha et særlig ansvar for å: Lede administrasjonens arbeid med å forberede saker for de folkevalgte organene og se til at sakene er forsvarlig utredet bl.a. med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser for kommunens visjon og overordnede planer, økonomi, miljø, personell og publikums krav til tjenester Gjennomføre og iverksette de politiske beslutningene Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av kommunens økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for internkontroll Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse kommunale tjenester til de behov innbyggerne har Lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet i kommunen Motivere og utvikle kommunens ansatte innenfor en fleksibel og effektiv organisasjon Inneha kommunens overordnede ansvar for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet Følge opp kommunens øvrige ledere Delta i kommunens interkommunale samarbeid og ekstern profilering Tildele ressurser til de enkelte kommuneområdene og enhetene Rapportere på de ulike resultatområder ihht. helhetlig styringsmodell herunder f.eks. å foreta brukerundersøkelser Informere utvalgene og komiteene om aktuelle forhold og utfordringer innen utvalgets ansvarsområde, herunder om prinsipielle sider ved kommunens tjenester/tiltak/ ytelser til brukere/klienter Side 33
17.3 Generell myndighet Rådmannen delegeres myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 17.3.1 Myndighet i økonomisaker Rådmannen har myndighet til å disponere budsjettet innenfor de rammer som budsjettet er vedtatt på av bystyret. Endringer innenfor rammene må ikke medføre endringer av prinsipiell karakter. Myndigheten gjelder både inntekter og utgifter. Rådmannen har myndighet til å foreta endringer i budsjettet som følge av organisatoriske endringer som medfører flytting av oppgaver og ansvar. Rådmannen gis myndighet til å foreta alle enkeltinnkjøp innenfor driftsbudsjettet med unntak av de anskaffelser som etter kommuneloven skal inngås av bystyret selv. Når bystyret har vedtatt et kostnadsoverslag for et investeringsprosjekt, kan dette bare forhøyes av bystyret selv. Bystyret skal etter første og andre tertial få seg forelagt tilstandsrapporter så langt i året som viser avvik sett i forhold til de mål og premisser som er vedtatt i Handlingsplan med økonomiplan og årsbudsjett. Vesentlige avvik skal kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som skal iverksettes. Prognoser for resten av året skal beskrives i rapporten. Andre vesentlige avvik skal meldes bystyret umiddelbart, utover de fastsatte rapporteringstidspunktene. For investeringer skal fremdriften og økonomiske forhold kommenteres. Investeringsprosjekter som er avsluttet skal fremlegges for bystyret, Alle investeringsprosjekter over 10 millioner kroner skal rapporteres og avsluttes med prosjektregnskap i egen sak til bystyret. For investeringer med en anskaffelseskostnad under 10 millioner kroner skal investeringsprosjektene avsluttes i forbindelse med regnskapsavleggelsen eller gjennom tertialrapportering. Rådmannen gis myndighet til å sikre følgende økonomiske interesser: Å frafalle kommunal pant for lån, samt frafalle prioritet når det ikke medfører økt tapsrisiko for kommunen Å iverksette rettslig inkasso for kommunens krav Å avtale avdragstid på kommunale krav Ettergi beløp under 100 000 kroner når kravet anses for uerholdelig/tap er konstatert. Jf. reglement for behandling av tap på fordringer Å avsette bevilgninger på budsjettansvarsområdene til bestemte formål for senere bruk og som ikke er i strid med bystyrets forutsetninger Å bruke tidligere avsetninger til det fastsatte formål Rådmannens øvrige myndighet innenfor økonomiområdet, fremkommer i egne reglement som bl.a.: Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Sarpsborg kommune Reglement for over- og underskudd Finansreglement for Sarpsborg kommune 17.3.2 Myndighet i utøvelse av arbeidsgiverpolitikk Saker som ikke er av prinsipiell betydning, og som delegeres rådmannen er: Side 34