Universitetsbiblioteket i Oslo

Universitetsbiblioteket i Oslo Notat Til Bibliotekstyret Dato: 4. mars 216 Årsrapport for 215 Innledning Universitetsbiblioteket i Oslo (UB) skal bidra til at Universitetet i Oslo når sitt mål om å styrke sin stilling som forskningsuniversitet av høy internasjonal standard. Ved å tilby kvalitetssikrede informasjonsressurser og tjenester skal Universitetsbiblioteket aktivt bidra til å styrke kjernevirksomhetene: Forskning, utdanning og formidling. UBs aktiviteter tar utgangspunkt i rullerende årsplan og Strategi 22. Følgende utviklingstrekk ligger til grunn for UBs strategi 21-22: Fra fysisk til digitalt bibliotek Fra samlingsorientert til brukerorientert bibliotek Fra fakultetsspesifikt til tverrfaglig bibliotek Fra frittstående til forsknings- og studieintegrert bibliotek Fra lokale til nasjonale løsninger og større grad av internasjonalisering Fra desentraliserte bibliotek til å fremstå som ett universitetsbibliotek med brukertilpassede tjenester Tverrfaglighet Tverrfaglighet var UiOs hovedprioritet i 215. Alle UBs ressurser er tilgjengelig for alle forskere og studenter på UiO, uavhengig av fagtilhørighet. Alle UBs elektroniske og trykte kunnskapskilder er nå søkbare i samme grensesnitt (Oria) og er tilgjengelige på tvers av fagområdene. Spesielle utfordringer i 215 Innføring av nytt biblioteksystem (Alma) Biblioteksystemet BIBSYS ble 21. november erstattet av Alma. Organisasjonen BIBSYS hadde hovedansvaret for implementering og innføring av systemet, men UB Oslo deltok svært aktivt i prosessen. Vi hadde representanter i nasjonale grupper, vi hadde jevnlige informasjonsmøter hvor bibliotek i Østlandsregionen ble invitert og vi delte planene våre med hele UH-sektoren. Innføringen ved UB ble organisert som et prosjekt, med lokal prosjektgruppe og flere arbeidsgrupper. Svært mange av UBs ansatte ble involvert i arbeidet. Innføringen har for mange

2 medført en stor arbeidsbyrde, men den har også skapt mye entusiasme i organisasjonen. En bieffekt av arbeidet har vært tettere samarbeid på tvers av avdelingene. Brukerne ble i liten grad berørt av innføringen, bibliotekene var operative i hele innføringsperioden. Det ble gjort et grundig arbeid med planlegging og gjennomføring av opplæringen i det nye systemet. Høsten 215 ble det avholdt 22 ulike kurs med totalt 91 deltakere. Innføringen må betegnes som vellykket, men det gjenstår mye arbeid for at systemet skal fungere optimalt ut fra våre interne behov og for å kunnelevere bedre tjenester til brukerne. Virksomhetsoverdragelsen av bibliotektjenester fra Oslo Universitetssykehus Det medisinske biblioteket ved Oslo Universitetssykehus ble virksomhetsoverdratt til UiO 1.1.215. I praksis betydde dette at biblioteket ved OUS i sin helhet ble en del av UB, Medisinske bibliotek. Tjenestene er gjennomgått for å sikre at de ansatte ved OUS får likeverdige tilbud innenfor de medisinske fagområdene som ansatte ved UiO. Det er gjennomført en organisasjonsgjennomgang av Medisinsk bibliotek der arbeidsfordeling og samhandling ble gjennomgått. Arbeidet resulterte i en justering av organisasjonen. Videreutvikling av bibliotekets bidrag til et bedre læringsmiljø ved UiO Georg Sverdrups hus UB søkte om satsingsmidler for 216 for å videreutvikle det fysiske læringsmiljøet i Georg Sverdrups hus. Det ble ikke innvilget midler, men UB har sammen med Eiendomsavdelingen arbeidet videre med planene. Det er nå skaffet midler til å gjennomføre den første fasen av prosjektet, med oppstart sommeren 216. Studentbiblioteket Sophus Bugge Sophus Bugges hus er under rehabilitering. I den forbindelse blir også studentbiblioteket oppgradert. I følge planen skal det åpnes i begynnelsen av 217. Juridisk bibliotek Det planlegges nytt bygg for Juridisk fakultet, der et samlet bibliotek og læringssenter inngår. Forprosjektet startet i desember. UB er representert i arbeidsgruppe for rom- og funksjonsprogram, hovedbrukergruppe, prosjektgruppe, temagruppe for læringsmiljø og temagruppe for ansattearealer. Livsvitenskap UB deltar i planleggingen av nytt bygg for livsvitenskap og er representert i en arbeidsgruppe som ser på fellesarealer.

3 Et grensesprengende universitet Åpen tilgang til forskning Open Access FRITT Frie tidsskrifter fra UiO Universitetsstyret bevilget 8. i hhv 214 og 215 til «FRITT tjenester til nye og etablerte OA-tidsskrifter ved UiO» og «Fyll UiOs vitenarkiv! Øke antall vitenskapelige artikler i vitenarkivet». Pr 31.21.215 publiseres 12 tidsskrifter på FRITT, de fleste er godkjente på nivå 1. Det kom tre nye tidsskrifter i 215, tre nye er i startgropen og vil antageligvis bli etablert våren 216. Fritt inneholder 142 fagfellevurderte bidrag. Artikler på FRITT har stort gjennomslag, de ble i 215 nedlastet nesten 7. ganger. I 215 ble det satt av midler til utvikling av FRITT-tidsskrifter. Hvert tidsskrift kunne søke om opptil 5.. Åtte redaksjoner benyttet seg av muligheten. De fleste søkte om midler til oppstart eller til grafisk profil. Publiseringsfond Bevilgningen til publiseringsfond økte i 215 fra 2 til 2,5 millioner. I 215 ble det åpnet for støtte til OA-bøker, både hele bøker og bokkapitler. Fondet har mottatt 311 søknader, hvorav 259 ble godkjent. 14 av de godkjente søknadene var til monografier/antologier. Forskningsrådet har opprettet et stimuleringstiltak for åpen publisering, STIM-OA. STIM-OA støtter institusjoner publiseringsfond med inntil 5 % av institusjonenes kostnader til åpen publisering fra forrige regnskapsår. UiO mottok i 215 512. fra STIM-OA. DUO vitenarkiv I 214 inngikk UiO medlemskapsavtale med BioMed Central (BMC). Avtalen innebærer 15 % avslag på APC (Article Processing Charges), samt overføring av alle tidligere publiserte UiO-artikler til DUO vitenarkiv. I 215 var artikkeltilveksten 1893 artikler. 1155 artikler er overført fra BMC. Selv uten overføringen fra BMC, hadde tilveksten vært veldig bra i 215. 738 artikler har blitt egenarkivert utenom BMC. I 214 var tilveksten 253 artikler. Tabell 1 viser antall dokumenter i DUO 21-215 Dokumenttyper i fulltekst Totalt Masteroppgaver, hoved-, oa student 2 316 2 38 2 47 3 792 2 578 2 62 3 63 Doktoravhandlinger 156 121 15 32 225 117 1 43 Artikler 8 49 18 129 253 1 893 2 579 Bøker 21 21 Bokkapitler 49 254 Annet (konf.bidrag, rapp., seriehefter) 19 358 37 34 38 947 2 323 Totalt 2 499 2 98 2 252 4 563 3 94 5 647 31 563

4 Forskningsstøtte UB arbeider målrettet og systematisk for å styrke tjenestene til forskere ved UiO og OUS. UB har opprettet en ny nettside «For forskere» med informasjon spesielt rettet mot forskere; publiseringsstøtte, tjenester for kilde- og litteraturkartlegging, formidling og synliggjøring av forskningsresultater. Prosjektet «Åpne bibliotek» UB mottok utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket for å gjennomføre prosjektet «Åpne bibliotek». Målet for prosjektet er å studere tilpasning, konsekvenser og legitimering av åpenhet knyttet til endringer i skandinaviske universitets- og nasjonalbibliotek, for på den måten å få kunnskap om «åpenhet» og bibliotek. Prosjektet blir sluttført i 216. Brukeropplevelser (Library-UX) UB mottok utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket til prosjektet Library UX. Prosjektet hadde som mål å utvikle og teste UX-metodikk og UX-verktøy for tjenesteutvikling i bibliotek, som kan benyttes av hele biblioteksektoren. I regi av prosjektet er det gjennomført 4 interne og 1 ekstern UX-workshop, samt 2 UX-workshops på konferanser i 215. Videre er det utviklet konkrete verktøy og metoder for å drive tjenesteutvikling i bibliotek i perioden. Prosjektrapport skal leveres 1. mars 216 Forskningsdata UB hadde en representant i arbeidsgruppen «Lagring og deling av forskningsdata». Gruppen utarbeidet rapporten «Dataeksplosjon en stor utfordring, og en gedigen mulighet!». Arbeidet videreføres i kompetansegruppe for forskningsdata sammen med Avdeling for fagstøtte og USIT, her er også UB representert. Det er bevilget porteføljemidler til å følge opp konkrete forslag fra rapporten. UB er tildelt ansvaret for kompetansehevingen. Læringsuniversitetet Informasjonskompetanse UB arbeider kontinuerlig med å videreutvikle porteføljen av studieintegrerte kurs i informasjonskompetanse på alle studienivåer. Antall deltakere på UBs undervisning har økt i 215. Tabell 2 viser UBs undervisning i perioden 21-215 Deltakere 7 7 8 725 1 623 1 911 1 734 11 899 Undervisningstimer 1 126 1 197 1 28 1 198 1 228 1 361 Kurs 566 611 624 57 58 57

5 14 12 1 8 6 4 2 Undervisning 21-215 Antall deltakere Antall undervisningstimer Antall kurs Akademisk skrivesenter UB startet i 214 planleggingen av et tilbud om akademisk skriving for studenter. Dette skal være et lavterskeltilbud, spesielt rettet mot bachelorstudenter. I siste halvår av 215 ble det satt av ett halvt årsverk for å arbeide videre med prosjektet. Det ble gjennomført to piloter, ett ved Farmasøytisk institutt og ett ved Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi. Tilbudet ble godt mottatt av studentene. Planene om skrivesenter ble lagt fram for utdanningskomiteen i september. Det ble uttrykt interesse for et slikt tilbud, spesielt fra studentrepresentantene. Det vil bli arbeidet videre med planene i 216, bl.a. hvordan et slikt senter skal finansieres. Et samfunnsengasjert universitet Ny forside for UBs nettsider UB lanserte i juni ny forside. Målet med omleggingen var å øke bruk av og kunnskap om UBs tjenester. I forkant av lanseringen ble det gjennomført brukerintervjuer med vitenskapelige ansatte, studenter og UB-ansatte. Intervjuene viste at mange ikke fant det de lette etter og manglende prioritering av informasjonen. Dette ble utgangspunktet for endringene på siden. Biblioteket som arena for faglig debatt UB har hatt i overkant av 1 arrangementer i de ulike bibliotekene; foredrag med diskusjoner, bokpresentasjoner, radiosendinger, faglige seminarer, utstillinger osv. Publisering og foredrag UB er aktiv på den nasjonale og internasjonale bibliotekarenaen. UBs ansatte har 5 innførsler i CRIStin i 215, hvorav 27 er foredrag på konferanser nasjonalt og internasjonalt.

6 UB har hatt representanter i programkomiteen til BIBSYS-seminaret og til UHbibliotekkonferansen. Et handlekraftig universitet «Et universitetsbibliotek for fremtiden» UB har i likhet med resten av UiO en strategi som er laget for 1 år, «Strategi 22». I 214 ble det nedsatt et utvalg som skulle vurdere om det var behov for en revidering av strategien. I stedet for å revidere strategien utarbeidet utvalget brosjyren «Et universitetsbibliotek for fremtiden» som knytter «Strategi 22» til trender og utviklingstrekk som åpenhet, vekst, globalisering og teknologi. Økonomi UB har i flere år hatt et underskudd på sitt driftsbudsjett og er pålagt av UiOs ledelse å være i balanse i 216. UBs driftsbudsjett for 215 viste et underskudd på 3,3 millioner. Resultatet ble et underskudd på ca 1 million. UB mener vi med dette resultatet har oppfylt kravet fra UiOs ledelse. Prisøkningen på mediebudsjettet er høyere enn den årlige kompensasjonen for lønns- og prisstigning. Sterk krone har imidlertid gjort det mulig å opprettholde nivået på mediekjøp. Dette endret seg i 215. Resultatet viser et underskudd 645.. At det ikke blir større skyldes en reserve på tre millioner fra tidligere år og at budsjettet for trykte bøker ble redusert med tre millioner. Høsten 215 ble UBs mediekjøp gjennomgått sammen med Gruppe for virksomhets- og økonomistyring. Gjennomgangen viste at det var nødvendig med en økning på 9 millioner i 215 for å kunne opprettholde nivået på mediekjøp. Den viste også at prisøkningen på mediekjøp ligger på ca 4,5 %. Om budsjettene de neste årene får en kompensasjon for lønns- og prisstigning på 2,5 % vil det altså være 2 prosentpoeng under forventet prisøkning. Med bakgrunn i gjennomgangen ble det bevilget 8,9 millioner ekstra til mediekjøp i 216. Uten varig økning av rammen fra 217 vil prisøkningen og valutaendringen medføre et underskudd på ca 5 millioner i 22. Tabell 3 viser kostnader til mediekjøp fordelt på trykt og elektronisk 26-215 26 27 28 29 * Kostnader trykte ressurser 21 947 18 675 16 681 14156 13 484 11 73 11 796 1277 12 295 1 199 Kostnader elektroniske ressurser 33 566 34 138 43 376 46986 54 52 5 512 55 581 57642 58 18 73 69 *Økningen fra 214 til 215 skyldes virksomhetsoverdragelsen av medisinsk bibliotek på OUS

7 8 Kostnader medieressurser 26-215 6 4 2 26 27 28 29 Kostnader trykte ressurser Kostnader elektroniske ressurser Metadata UB arbeider for best mulig utnyttelse av ressursene ved å tilby forskere og studenter de kunnskapskildene og tjenestene som er påkrevd for et ledende forskningsuniversitet. Da er gode metadata og søkemuligheter sentrale. Overgangen til nytt biblioteksystem gir nye muligheter til å konvertere metadata fra leverandørene. For at det skal skje må kvaliteten på data testes. UB har tatt initiativ til et seminar for BIBSYSkonsortiet hvor dette skal diskuteres. UB har mottatt utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket til prosjektet «Mapping mot norsk WebDewey». Målet med prosjektet er å forbedre emnesøk. Dette skal gjøres ved å «mappe» eksisterende emneordsvokabularer til klassifikasjonssystemet Dewey. Det arbeides mot BIBSYS for å få emneordskontroll og bedre grensesnitt for UBs emneordssystem i Alma. Samlingsutvikling Tabell 4 viser det totale antallet trykte og elektroniske bøker 21-215 21 211 212 213* 214 215 Trykte bøker 3 636 821 3 647 34 3 655 873 2 231 27 2 253 617 2 289 223 E-bøker 218 9 268 25 421 966 491 157 535 365 548 944 *Endret beregningsmåte fra 213, tidsskriftbind blir ikke lenger inkludert

Aksetittel 8 4 3 5 3 2 5 2 1 5 1 5 Bøker 21-215 Trykte bøker e-bøker Tilveksten av trykte bøker er noe større enn normalt. Dette skyldes virksomhetsoverdragelsen av biblioteket ved OUS. Den ønskede satsingen på elektroniske bøker har dessverre ikke blitt videreført i 215 p.g.a. den vanskelige økonomiske situasjonen. Tabell 5 viser antall løpende trykte og elektroniske tidsskrifter 21-215 21 211 212 213* 214 215 Unike titler 1956 22 47 24 997 32 55 32 963 33 15 E-tidsskrifter 15576 18 164 21354 29 34 29 918 3 588 Trykte tidsskrifter 4948 4 984 4 81 4 453 4 168 3 598 *Tallene ble revidert i 213, etter en systemfeil som ga gale tall tidligere 35 3 Tidsskrifter 21-215 25 2 15 1 Unike titler E-tidsskrifter Trykte tidsskrifter 5

9 Tidsskriftene har hatt den samme utviklingen over flere år. Antall elektroniske øker, antall trykte avtar. Dette er i tråd med UBs strategi om å gå fra et fysisk til et digitalt bibliotek. Bruk av samlingene Tabell 6 viser bruk av samlingene 21-215 Førstegangslån, bøker 282 895 257 448 273 85 246 845 24 375 225 785 Nedlastinger e-tidsskrifter 2 744 9 2 925 775 3 148 699 3 34 618 3 287 872 3 387 172 Nedlastinger e-bøker 99 742 126 448 314 362 339 669 634 832 756 228 Bruk av samlingene 21-215 4 3 5 3 2 5 2 1 5 1 5 Førstegangsutlån, bøker Nedlastinger e- tidsskrifter Nedlastinger e-bøker Utlån av trykte bøker har i flere år avtatt, så også i 215. Økningen i antall nedlastninger fortsetter å øke. Sikring og forvaltning av samlingene Universitetsstyret har bevilget til sammen 1.4 millioner for 213-214 til arbeidet med å registrere eldre, verdifulle samlinger i Juridisk bibliotek. 314 hyllemeter av totalt 685 er registrert i BIBSYS. Arbeidet stoppet opp ved overgang til nytt biblioteksystem, men vil bli tatt opp igjen og fullført i 216. Ved hjelp av eksterne midler er samtlige 685 hyllemeter renset, støvsugd og preparert. De mest verdifulle bindene er plukket ut for reparasjon. Dette arbeidet starter i 216 og vil fortsette ut 217. Det gode universitet Nye «For ansatte»-sider I likhet med resten av UiO fikk UB nye «For ansatte»-sider i 215. Det ble foretatt en opprydding

1 og flytting til sentrale sider, for å unngå dublering av informasjon og forenkle oppdatering. Sidene fikk også ny design. Kompetanse Mye av kompetanseoppbyggingen i 215 har vært knyttet til innføringen av nytt biblioteksystem, se over. UB ønsker å stimulere til faglig utvikling og videreutdanning. Flere av UBs tilsatte har i 215 fått innvilget permisjon med lønn for å delta på masterutdanninger e.l. To tilsatte er frikjøpt i 5 % for å ta doktorgrad. En leder har gjennomført lederutviklingsprogrammet «4x3». Årsverkutvikling UB har siden utskillelsen av de nasjonale tjenestene i 1999 redusert antall årsverk med 45. De siste årene har antall årsverk ligget på rundt 17. I 215 ble 12 årsverk overført fra OUS til UB, samtidig økte UBs totale antall årsverk med litt over 3,4. Det har altså vært en reell nedgang på 8,5 årsverk fra 214 til 215. Nedgangen i 215 skyldes bl.a. høy «turnover» og at flere ansatte reduserte sine stillinger. Tabell 7 viser årsverkutviklingen de siste 1 årene, inkludert prosjektstillinger og vikarer 26 27 28 29 UHS 86,3 86,4 86,4 83 77,4 81,1 8,2 75,8 75,7 74, UMED 29,1 26,1 28,4 25,4 25,3 23,7 23,9 23,2 25,3 32,4 UJUR 19,7 18,6 19,4 18,6 18,5 18,2 18,2 18,7 18,4 17,8 UREAL 34,5 3,4 29 32,4 28,2 27,6 3,3 3,6 3,4 29,9 DigiT/Admin 1,1 1,6 12,6 16,9 17,4 19,2 19,6 21,8 22,6 21,8 SUM 179,7 172,1 175,8 176,3 166,7 169,8 172,2 17,1 172,4 175,9 1 Årsverk 26-215 8 6 4 2 UHS UMED UJUR UREAL DigiT/Admin