ETTERLEVELSE AV LOV OM

ETTERLEVELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Lunner kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 7-2016 2016-869/RG/TG

FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser» som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Lunner kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr. 4). Prosjektarbeidet er i hovedsak utført høsten 2016 av forvaltningsrevisorene Tove Grini og Reidun Grefsrud. Reidun Grefsrud har vært oppdragsansvarlig. Daglig leder Bjørg Hagen har kvalitetssikret rapporten. Utkast til rapport er sendt rådmannen til uttalelse. Svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. Lillehammer, 30.november 2016 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig Tove Grini Prosjektansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2

INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 6 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING... 6 1.2 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 6 1.3 KILDER FOR REVISJONSKRITERIER... 6 2. METODE... 8 2.1 VALG AV METODE... 8 2.2 GJENNOMFØRING... 8 2.3 VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET... 9 3. PROBLEMSTILLING 1... 10 3.1 REVISJONSKRITERIER... 10 3.2 DATA... 13 3.3 REVISJONENS VURDERINGER... 14 4. PROBLEMSTILLING 2... 17 4.1 REVISJONSKRITERIER... 17 4.2 DATA... 20 4.3 REVISJONENS VURDERINGER... 23 5. PROBLEMSTILLING 3... 27 5.1 REVISJONSKRITERIER... 27 5.2 DATA... 28 5.3 REVISJONENS VURDERINGER... 28 6. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 30 6.1 KONKLUSJONER... 30 6.2 ANBEFALINGER... 31 REFERANSER... 33 VEDLEGG 1 OVERSIKT OVER ANSKAFFELSER - KAPITTEL 4... 34 VEDLEGG 2 OVERSIKT OVER ANSKAFFELSER KAPITTEL 5... 36 VEDLEGG 3 RÅDMANNENS UTTALELSE... 39 Innlandet Revisjon IKS Side 3

SAMMENDRAG Målet med prosjektet er å undersøke om kommunen følger lov om offentlige anskaffelser ved gjennomføring av konkurranser og føring av anskaffelsesprotokoll. Vi arbeidet etter følgende problemstillinger: 1. Har anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000 vært gjenstand for konkurranse og er kravene til dokumentasjon oppfylt? 2. Blir tildeling av kontrakter over 500 000 kroner gjennomført i samsvar med tildelingskriteriene og er kravene til dokumentasjon oppfylt? 3. Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? For første problemstilling er revisjonen utført for et utvalg anskaffelser foretatt i 2015 og 1.halvår 2016. For andre problemstilling valgte vi kontrakter som var tildelt etter kunngjorte konkurranser på Doffin for 2015 og 2016(til og med 24.august). Forvaltningsrevisjonen er gjennomført ved å kombinere flere metoder: regnskapsanalyse, dokumentanalyse samt innhenting av opplysninger via spørrebrev og intervju. Konklusjoner Konklusjonene gjelder for det utvalget av anskaffelser som vi har undersøkt. Problemstilling 1: Har anskaffelser mellom kr. 100 000 og kr 500 000 har vært gjenstand for konkurranse og er kravene til dokumentasjon oppfylt? Kravet til etterprøvbarhet pålegger oppdragsgiver å sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføring av konkurransen er skriftlig. Kravet til dokumentasjon er ikke oppfylt for 12 av 14 anskaffelser da det ikke foreligger anskaffelsesprotokoll som er pålagt for alle anskaffelser over 100 000 kroner. Gjennomgangen vår viste at 8 av de 14 anskaffelsene enten ikke har vært gjenstand for konkurranse eller at det ikke foreligger dokumentasjon på om det har vært konkurranse eller ikke. For 4 av disse anskaffelsene vurderer revisjonen at en unntaksbestemmelse kan komme til anvendelse. For de 4 andre anskaffelsene foreligger ikke skriftlige begrunnelser eller tilstrekkelig dokumentasjon for å begrunne kjøp uten konkurranse i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For en av disse anskaffelsene har kommunen påberopt seg en unntaksbestemmelse som revisjonen mener ikke kan benyttes. Det har vært gjennomført konkurranse for 6 av 14 anskaffelser. For 2 av disse anskaffelsene kan det ikke dokumenteres om konkurransen har vært tilstrekkelig vurdert opp mot økonomiregelverkets krav om at det skal innhentes tilbud fra minst tre leverandører hvis «praktisk mulig». Innlandet Revisjon IKS Side 4

Problemstilling 2: Blir tildeling av kontrakter over kr 500 000 gjennomført i samsvar med tildelingskriteriene og er kravene til dokumentasjon oppfylt? Revisjonen vurderer at kravene til dokumentasjon i regelverket for offentlige anskaffelser ikke var oppfylt for 4 av de 6 anskaffelsene da det ikke ble framlagt anskaffelsesprotokoll. For disse anskaffelsene foreligger det da ikke en samlet dokumentasjon som beskriver alle viktige forhold og vesentlige beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen. For alle 6 kontraktene vi så på var det i konkurransegrunnlaget satt opp tildelingskriterier og vekting og det fremgikk av mottatt dokumentasjon at det var disse kriteriene og vektingen som var grunnlaget for evalueringen og tildelingen av kontrakt. For 2 av 6 anskaffelser var kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon ulikt formulert i kunngjøring og konkurransegrunnlag, noe som ikke er i samsvar med kravet til forutberegnelighet. For 2 anskaffelser mener vi det ikke foreligger god nok skriftlig dokumentasjon av hvordan relative forskjeller mellom tilbudene er begrunnet. Problemstilling 3: Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlig anskaffelser følges? Revisjonen kan ikke se at rådmannen har etablert en systematisk internkontroll for å sikre etterlevelsen av regelverket når det gjelder innkjøp. Det er ikke etablert rutiner for kvalitetssikring av og kontroll med at innkjøp faktisk gjennomføres og dokumenteres i samsvar med regelverket. Anbefalinger Revisjonen anbefaler rådmannen å vurdere å etablere rutiner for kvalitetssikring og kontroll av innkjøp som sikrer: Etterprøvbarhet av alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen og at nødvendig dokumentasjon i samsvar med lov og forskrift arkiveres forsvarlig i kommunen. At anskaffelser under terskelverdiene blir gjenstand for konkurranse i samsvar med lov, forskrift og interne retningslinjer. At kommunen har tilstrekkelig grunnlag for å kunne bruke unntaksbestemmelsene i anskaffelsesregelverket og at eventuell bruk av unntakshjemler blir vurdert og dokumentert i henhold til aktuell hjemmel i forskriften. At eksterne konsulenter forholder seg til lov, forskrift og interne retningslinjer når de gjennomfører konkurranse for kommunen. At relative forskjeller mellom tilbyderne blir tilstrekkelig begrunnet og dokumentert i evaluering av tilbudene. Innlandet Revisjon IKS Side 5

1. INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Forundersøkelse for temaet Innkjøp ble lagt fram for kontrollutvalget i møte 18. februar 2015, sak 05/2015. Kontrollutvalget ba Innlandet Revisjon IKS utarbeide en prosjektplan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor temaene «Konkurranse- og dokumentasjonskrav» og «Gjennomføring av konkurranse» med henvisning til punktene 6.2.1 og 6.2.2 i forundersøkelsen. I kontrollutvalgets møte 9.september 2015 sak 21/2015 ble Innlandet Revisjon IKS bedt om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet i tråd med den fremlagte prosjektplanen. Prosjektet skulle gjennomføres i løpet av 2016. 1.2 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER MÅL Målet med prosjektet er å undersøke om kommunen følger lov om offentlige anskaffelser ved gjennomføring av konkurranser og føring av anskaffelsesprotokoll. PROBLEMSTILLINGER 4. Har anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000 vært gjenstand for konkurranse og er kravene til dokumentasjon oppfylt? 5. Blir tildeling av kontrakter over 500 000 kroner gjennomført i samsvar med tildelingskriteriene og er kravene til dokumentasjon oppfylt? 1 6. Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? 1.3 KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative «standarder» som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. 1 Det siste leddet I problemstillingen var ikke med i prosjektplanen. Innlandet Revisjon IKS Side 6

Revisjonskriteriene er i hovedsak hentet fra: Kommunelovens 23.2 om rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» Lunner kommunes økonomireglement, kapittel 9 Innkjøp. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Fornyings- og administrasjonsdepartementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser Difis veiledning på www.anskaffelser.no Aktuelle KOFA-avgjørelser mv. Utledning av konkrete revisjonskriterier er vist i kapitlene som omhandler den enkelte problemstilling. Revisjonen vurderer at revisjonskriteriene er gyldige, autoritative og relevante. 1.4 ORGANISERING AV INNKJØPSARBEIDET Rådmannen er gitt myndighet til å foreta alle enkeltinnkjøp som har dekning innenfor gjeldende driftseller investeringsbudsjett. Lunner kommune har en desentral organisering av innkjøp hvor tjenesteleder har fått fullmakt til å foreta alt innkjøp som skal belastes driftsbudsjettet i egen enhet. For større byggeprosjekter er rådmannens myndighet videredelegert til henholdsvis oppnevnt prosjektleder (bygningsmessige investeringer) og tjenesteleder Eiendom og Infrastruktur (investeringer innen vei, vannforsyning og avløp). For enkeltprosjekter kan rådmannen bestemme annen ordning. Lunner kommune deltar i et interkommunalt innkjøpssamarbeid for Hadeland sammen med kommunene Gran og Jevnaker. Samarbeidet er et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28 b hvor Gran kommune er vertskommune og kontorsted. Lunner kommune benytter innkjøpsenheten til å etablere nye og følge opp eksisterende rammeavtaler, samt for innhenting av informasjon og rådgivning i forbindelse med egne anskaffelser. I tillegg til felles regionale rammeavtaler har kommunen egne rammeavtaler. Lunner kommune har ansvaret for sin egen innkjøpsfunksjon og for at de kjøp som skjer lokalt er innenfor regelverket for offentlige anskaffelser. Innlandet Revisjon IKS Side 7

2. METODE 2.1 VALG AV METODE Forvaltningsrevisjonen er gjennomført ved å kombinere flere metoder: Analyse av leverandørreskontro og regnskapsdata Spørrebrev Dokumentanalyse 2.2 GJENNOMFØRING Vi hadde oppstartmøte i Lunner kommune 8. april 2016. Kommunen var representert ved kommunalsjef/konstituert rådmann Bente Rudrud og controller Kirsti Nesbakken. Referat fra oppstartmøtet ble oversendt møtedeltakerne for kommentarer. Vår kontaktperson i revisjonsarbeidet har vært controller Kirsti Nesbakken. Problemstilling 1 Vi har foretatt en regnskapsanalyse av bilag på konto 11000 12709 på drifts- og investeringsregnskapene for 2015 og 1.halvår 2016, beløpsmessig avgrenset til over 100 000 kroner og under 500 000 kroner. Ved hjelp av en oversikt over gjeldende rammeavtaler ekskluderte vi de bilagene som gjaldt kjøp fra disse rammeavtaleleverandørene. Fra denne listen har vi så plukket ut et skjønnsmessig utvalg av 17 bilag på innkjøpsområdet. Vi har innhentet opplysninger om de valgte bilagene ved hjelp av spørrebrev til de som har anvist bilagene. TABELL 2.1 OVERSIKT OVER SPØRSMÅL I SPØRREBREV Omfatter bilaget/fakturaen hele anskaffelsen? Hva er eventuelt totalverdi på anskaffelsen? Har det vært konkurranse om anskaffelsen? Hva slags konkurranse? Er det skrevet anskaffelsesprotokoll? Dersom det ikke er skrevet anskaffelsesprotokoll eller opplysningene ikke fremgår av denne, bes spørsmålene 6 til 9 besvart: Hvorfor er det eventuelt ikke gjennomført konkurranse? Hvordan ble konkurransen eventuelt gjennomført? Hvor mange leverandører ble eventuelt forespurt? Hvor mange leverandører leverte tilbud? Er konkurransen eventuelt kunngjort på Doffin?/Når? Problemstilling 2 Vi tok utgangspunkt i kunngjorte konkurranser på Doffin pr 24.8.16 der kontrakt var tildelt og valgte ut 6 kunngjøringer. Utvelgelsen er skjønnsmessig, men vi la vekt på å velge ut så nye kunngjøringer som mulig. Alle kunngjøringene er fra 2015 og 2016. Innlandet Revisjon IKS Side 8

For de utvalgte kunngjøringene hentet vi ut konkurransegrunnlagene fra Doffin. Deretter henvendte vi oss til kommunen med spørsmål om dokumentasjon av gjennomføring av konkurransen. For hver av de utvalgte kunngjøringene ba vi om anskaffelsesprotokoll og eventuelt annen dokumentasjon på de vurderinger som var gjort opp mot tildelingskriteriene ved tildeling av kontrakt Lunner kommune hadde satt bort arbeidet med gjennomføring av 4 av de 6 konkurransene til eksterne konsulenter. For disse konkurransene ble vi henvist til konsulentene og fikk tilsendt dokumentasjonen direkte fra dem. Problemstilling 3 Informasjon er innhentet på oppstartmøte og ved dokumentanalyse av kommunale dokumenter. Vurderingene er også basert på resultatene av gjennomgangen av problemstilling 1 og 2. 2.3 VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET Prosjektet er gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk fastsatt av Norges kommunerevisorforening. Innlandet Revisjon IKS har et internt kvalitetssikringssystem som er i samsvar med RSK 001. Dataenes relevans er knyttet til om undersøkelsen representerer den virkelige situasjonen. Vi mener data som er samlet inn i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være oppmerksom på at de opplysninger som framkommer i rapporten nødvendigvis er et utvalg av fakta. Med pålitelighet menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Påliteligheten til datagrunnlaget som er innhentet ved hjelp av intervju, er ivaretatt ved verifisering av intervjureferat og ved innhenting av uttalelse fra rådmannen på utkast til rapport. Innlandet Revisjon IKS Side 9

3. PROBLEMSTILLING 1 Har anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000 vært gjenstand for konkurranse og er kravet til dokumentasjon oppfylt? 3.1 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene finner vi i Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser, rettleder til reglene om offentlige anskaffelser og kommunens økonomireglement. 3.1.1 LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER GRUNNLEGGENDE KRAV De grunnleggende krav som gjelder for alle anskaffelser, uansett verdi, fremgår av lovens 5. Sentralt for denne problemstillingen er følgende krav: En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. KRAVET TIL KONKURRANSE Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) har i 3.1 femte ledd en utfyllende bestemmelse om at konkurransen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsen. Det skal være så mange leverandører at reell konkurranse er sikret. Forskriften har bestemmelser om hvilke regler og prosedyrer som gjelder for de enkelte anskaffelsene basert på anslått verdi på kontraktene. Reglene for denne beregningen finner vi i FOA del I 2-3, 1-15 ledd. For anskaffelser mellom kr 100 000 eks. mva. og 500 000 kr eks. mva. gjelder følgende bestemmelser: Oppdragsgiver skal sikre reell konkurranse for anskaffelsene ved kjøp etter forskriftens del I og oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene i lovens 5; jf. forskriftens 3-1. Proporsjonalitetsprinsippet i FOA 3-1(5), om at konkurransen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsen, er grunnleggende. Anskaffelsene kan foretas på følgende måter jf. veilederen kapittel 14.2.4: - Ulike former for annonsering f.eks. internett eller i aviser - Frivillig kunngjøring i Doffin - Invitere leverandører til å delta i konkurranse i stedet for eller i tillegg til annonsering for å sikre reell konkurranse Innlandet Revisjon IKS Side 10

Unntak fra konkurransereglene I enkelte unntakstilfeller vil oppdragsgiver kunne tildele en kontrakt til en leverandør uten konkurranse, forutsatt at det foreligger hjemmel for dette i anskaffelsesregelverket. Unntaksreglene finner vi i FOA del I 2-1 andre punktum bokstavene a - g. Reglene er nærmere omtalt i veileder til reglene for offentlige anskaffelser kapittel 7.3.2. I denne undersøkelsen vil det være aktuelt å vurdere enkelte anskaffelser opp mot bestemmelsene i bokstav a og c. Bokstav a Anskaffelsen kan bare foretas hos en leverandør i markedet, for eksempel av tekniske eller kunstneriske årsaker, eller for å beskytte en enerett mv. For å kunne benytte denne unntaksregelen, må det være dokumentert markedssvikt/være objektive årsaker til at kun en leverandør kan oppfylle ytelsen. Her kreves at bare en leverandør har teknisk kompetanse til å utføre arbeidet eller at det kun er en leverandør som produserer produktet. Det er ikke tilstrekkelig at oppdragsgiver er av den formening at kun en leverandør kan dekke behovet eller vet om bare en leverandør fordi de mangler kunnskap om markedet. Dette kan være vanskelig å dokumentere dersom det nylig ikke har vært kunngjort konkurranse uten resultat. Det må bevises at det kun er en leverandør som kan produsere det som er etterspurt og oppdragsgiver har bevisbyrden. Bokstav c Anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse (bokstav c). Her må det foreligge uforutsette omstendigheter; det vil si forhold oppdragsgiver ikke har herredømme over, og det er krav om force majeure liknende forhold, konkurs eller streik og anskaffelse av livsnødvendige varer for å kunne bruke unntaksbestemmelsen. Sentralt er det at anskaffelsen ikke kan utsettes i den tid det tar å gjennomføre en konkurranse. Her må det foretas en konkret vurdering. EF-domstolen har understreket at unntaksregler må tolkes restriktivt og at det er oppdragsgiver som har bevisbyrden. AVROP PÅ RAMMEAVTALER ETTER UTLØPSDATO I følge veilederen til reglene om offentlige anskaffelser 2 kan rammeavtaler benyttes til utløpet av avtaleperioden, selv om leveransen på bakgrunn av en konkret bestilling skulle finne sted etter utløpet av rammeavtalen. Her er det noe uklart hvor grensene går for hvor lang varighet en slik kontrakt innenfor rammeavtalen kan ha etter utløpet av rammeavtalen, men det bør vises varsomhet. 2 Veileder oppdatert desember 2013 punkt 8.3.3 andre avsnitt Innlandet Revisjon IKS Side 11

KRAVET TIL DOKUMENTASJON Bestemmelsen i lovens 5 tredje ledd om at oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen er sentral og gjelder for alle anskaffelser. Kravet om etterprøvbarhet pålegger oppdragsgiver å sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføring av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet; jf. FOA 3-1 sjuende ledd. PROTOKOLLFØRING For å sikre at dokumentasjonskravet blir oppfylt, er det protokollplikt for alle anskaffelser over kr 100 000 ekskl. mva. jf. FOA 3-2. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 for anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 kr eks. mva.: Virksomhetens navn og protokollførers navn Kort beskrivelse av hva som skal anskaffes Anslått verdi på kontrakten og verdivurderingen skal skje i begynnelsen av anskaffelsesprosessen Hvilke tiltak som gjennomføres for å sikre reell konkurranse og navn på leverandør(er) som har levert tilbud; f.eks. kunngjøring, annonse eller navn på leverandører som er blitt invitert til å gi tilbud Hvis det ikke skal gjennomføres konkurranse om kontrakten, skal det angis en konkret begrunnelse Kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen Dato og protokollførers signatur Oppdragsgiver kan benytte andre typer protokoller eller ha vedlegg til protokollen, så lenge samtlige punkter besvares i den protokollen som benyttes. 3.1.2 KOMMUNENS ØKONOMIREGLEMENT Formålet med bestemmelsene om innkjøp i økonomireglementets kapittel 9 er å sikre at alle anskaffelser utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Kapittel 9.4 inneholder viktige prinsipper for innkjøpsarbeidet som den enkelte utfører skal basere sine innkjøp på bl.a.: Konkurranseprinsippet o Ethvert kjøp skal så sant det er mulig baseres på konkurranse. Det er den enkelte utfører som er ansvarlig for å dokumentere at det skjer (og har bevisbyrden) Forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Innlandet Revisjon IKS Side 12

I kapittel 9.3 omtales engangskjøp med verdi mellom kr 100 000 eks. mva. og den nasjonale grenseverdien: «I slike tilfeller skal alltid felles innkjøpsordning kontaktes før forespørsler sendes ut. Det skal legges vekt på konkurranse- og likebehandlingsprinsippet, og det er krav om skriftlige tilbud som skal oppbevares i kontrollerbar tilstand, med skriftlig aksept av antatt tilbud. Det skal innhentes tilbud fra minst tre forskjellige leverandører så sant dette er praktisk mulig. Det skal føres en anskaffelsesprotokoll fra prosessen. Hensikten med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig, samtidig som konkurranseprinsippet og en viss skriftlighet i prosessen ivaretas.» 3.1.3 UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER Det skal innhentes skriftlige tilbud fra minst tre forskjellige leverandører så langt dette er praktisk mulig Bestilling på rammeavtaler skal skje før utløpet av avtalen. Det skal føres anskaffelsesprotokoll fra prosessen og minstekravene til protokollens innhold må være oppfylt. 3.2 DATA I kapitlet beskrives innhentede data for de 17 anskaffelsene vi har undersøkt. I vedlegg 1 er dataene for hver anskaffelse presentert i en tabell. Av tabellen fremgår: Navn på leverandøren, fakturabeløp eks. mva., hva som er anskaffet, om konkurranse er gjennomført, om anskaffelsesprotokoll er fremlagt samt andre opplysninger. 3.2.1 GJENNOMFØRT KONKURRANSE Avrop på rammeavtaler 3 av de 17 kjøpene er avrop på rammeavtaler inngått av kommunen. Disse rammeavtaleleverandørene stod ikke på listen vi mottok over gjeldende rammeavtaler og er dermed med i vår undersøkelse. Dette gjelder kjøp nr. 1, 2 og 17 i vedlegg 1. Avtalene er inngått etter kunngjort anbudskonkurranse utenfor innkjøpssamarbeidet henholdsvis i 2010 og 2011. Den ene avtalen utløp 01.11.14, mens den andre utløp 31.01.15. To av kjøpene (nr.1 og nr.17) er fakturert etter rammeavtalenes utløp. Av fakturaene går det fram at for kjøp nr.1 er tjenesten utført 2 til 3 måneder etter avtalens utløp, mens for kjøp nr.17 er tjenesten utført 4-5 måneder etter utløpsdato. Det går ikke fram når avropene/bestillingene er foretatt. Konkurranse - Henvendelse til 2 eller flere leverandører Det er opplyst at 6 av de resterende 14 kjøpene er foretatt etter gjennomført konkurranse. Dette gjelder kjøp nr.3, 4, 7, 10, 12 og 16. Anskaffelse nr. 10 viste seg å være del av en større anskaffelse (tjenestekjøp) med anslått verdi over EØS terskelverdi som er kunngjort på Doffin og TED. For 3 av Innlandet Revisjon IKS Side 13

kjøpene er konkurranse gjennomført ved forespørsel til 3 og 4 leverandører (nr.3, 7 og 12). For 2 andre kjøp er konkurranse gjennomført ved henvendelse til 2 leverandører (nr.4 og 16). Ikke konkurranse - Henvendelse til 1 leverandør 7 av de resterende 14 kjøpene er foretatt uten konkurranse. Dette gjelder kjøp nr.5, 6, 8, 9, 11, 13 og 15. For 4 av kjøpene har innkjøperne vurdert at det bare finnes en leverandør som det er aktuelt å kjøpe fra (nr.5, 6, 11 og 13). Dette gjelder kjøp av GPS oppgradering, Tufteparken, studieavgift innovasjonsstudium og utvidelse av telefonisystem. For 2 kjøp av konsulenttjenester er det ikke gitt begrunnelse (nr.8 og 9). For kjøp nr.15 nettbrett til politikerne er det foretatt såkalt «hasteanskaffelse» da situasjonen ble vurdert som prekær. Konkurranse? - Ingen opplysninger For ett av de 14 kjøpene (kjøp nr.14) har ikke kommunen klart å fremskaffe informasjon om anskaffelsesprosessen. 3.2.2 ANSKAFFELSESPROTOKOLLER Tre av de 17 kjøpene (nr.1, 2 og 17) var avrop på rammeavtaler kommunen hadde inngått på egenhånd. Det er ikke krav om føring av anskaffelsesprotokoll ved avrop på rammeavtaler. Undersøkelsen viser at det ble fremlagt anskaffelsesprotokoller for 2 av de resterende 14 kjøpene; anskaffelse nr.3 og 10. For de resterende 12 kjøpene hvor det manglet anskaffelsesprotokoll, fikk vi opplyst at det var gjennomført konkurranse for 4 anskaffelser (nr. 4, 7, 12 og 16). Det forelå varierende dokumentasjon på konkurransene. For de 7 kjøpene uten anskaffelsesprotokoll som var foretatt uten konkurranse, forelå det skriftlig vurdering for en av anskaffelsene (nr.5). For de andre 6 anskaffelsene har vi fått opplysninger/begrunnelser i svarskjema (nr. 6, 8, 9, 11, 13, 15), men det forelå ingen dokumentasjon i kommunen. For kjøp nr. 14 har ikke kommunen klart å fremskaffe opplysninger. 3.3 REVISJONENS VURDERINGER 3.3.1 GJENNOMFØRT KONKURRANSE Avrop på rammeavtaler I følge veilederen til reglene om offentlige anskaffelser 3 kan rammeavtaler benyttes til utløpet av avtaleperioden, selv om leveransen på bakgrunn av en konkret bestilling skulle finne sted etter utløpet av rammeavtalen. Her er det noe uklart hvor grensene går for hvor lang varighet en slik kontrakt innenfor rammeavtalen kan ha etter utløpet av rammeavtalen, men det bør vises varsomhet. 3 Veileder oppdatert desember 2013 Innlandet Revisjon IKS Side 14

For de to av anskaffelsene hvor tjenestene er utført etter rammeavtalenes utløp, har vi ikke innhentet dokumentasjon på når bestillingene fant sted. Revisjonen har derfor ikke tilstrekkelig kjennskap til om bestillingene/avropene er gjennomført innenfor rammeavtaleperioden. Revisjonen mener kommunen bør sikre at rammeavtalene er gyldige når de foretar anrop på disse. Anskaffelser på utløpte rammeavtaler vurderes som direkte anskaffelser. Anskaffelser som har vært gjenstand for konkurranse Det er opplyst at 6 av de resterende 14 anskaffelsene er foretatt etter gjennomført konkurranse. Dette gjelder anskaffelse nr. 3, 4, 7, 10, 12 og 16. Revisjonen vurderer at det er sikret konkurranse i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser og kommunens økonomiregelverk for fire av disse anskaffelsene (nr. 3,7,10 og 12). For to av anskaffelsene (nr. 4 og 16) er det innhentet tilbud fra kun to leverandører. Ifølge kommunens økonomireglement skal det innhentes tilbud fra minst 3 leverandører så langt det er praktisk mulig. Siden det ikke foreligger begrunnelser for hvorfor det er innhentet færre enn tre tilbud er det ikke mulig for revisjonen å vurdere om det har vært tilstrekkelig konkurranse i henhold til regelverket. Anskaffelser som ikke har vært gjenstand for konkurranse 7 anskaffelser er gjennomført uten å ha vært gjenstand for konkurranse. Dette er anskaffelse nr. 5, 6, 8, 9, 11, 13, og 15. For anskaffelsene nr. 5, 6, 11 og 13 har innkjøperne vurdert at det finnes bare én leverandør i markedet. For å kunne benytte unntaksregelen om at det bare finnes én leverandør, må det være dokumentert markedssvikt eller være objektive årsaker som ligger til grunn. Ut fra gitte begrunnelser i spørrebrevene antar revisjonen at unntaksbestemmelsen kommer til anvendelse. For anskaffelse nr. 5 er vurderingen av at det finnes bare en leverandør dokumentert. For de 3 andre anskaffelsene forelå ikke skriftlige vurderinger. For anskaffelsene nr. 8 og 9 kan ikke revisjonen se at manglende konkurranse er begrunnet i en unntaksbestemmelse i forskriften. For anskaffelse nr. 15 forelå ingen skriftlige vurderinger, men kommunen har vurdert at det kunne foretas «hasteanskaffelse». Revisjonen har vurdert anskaffelsen opp mot unntaksbestemmelsen i FOA del I 2-1 andre punktum bokstav c som omhandler anskaffelser som på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse. For å kunne foreta slike «hasteanskaffelser» må det foreligge force majeure liknende forhold, konkurs eller streik og anskaffelse av livsnødvendige varer for å kunne bruke unntaksbestemmelsen. Sentralt er det at anskaffelsen ikke kan utsettes i den tid det tar å gjennomføre en konkurranse. Revisjonen mener at kjøp av nettbrett til politikerne ikke oppfyller disse kravene. Ved kjøp uten konkurranse må innkjøperne vurdere om det foreligger hjemmel for å bruke unntaksbestemmelsene i regelverket. Unntaksregler skal tolkes restriktivt og det er oppdragsgiver som har bevisbyrden. Oppsummert mener revisjonen at for 5 av de 7 anskaffelsene har ikke Lunner kommune i tilstrekkelig grad begrunnet og dokumentert bruk av unntaksbestemmelsene i forskriften. For en av de 7 anskaffelsene mener revisjonen at unntakshjemmelen ikke kan benyttes. Innlandet Revisjon IKS Side 15

Anskaffelse uten opplysninger om konkurranse For en anskaffelse, nr. 14 har vi ikke mottatt opplysninger eller dokumentasjon og er derfor ikke mulig å vurdere. 3.3.2 ANSKAFFELSESPROTOKOLLER For anskaffelser over kr 100 000 skal det foreligge anskaffelsesprotokoller. Anskaffelsesprotokoller skal sikre at kommunen har tilstrekkelig dokumentasjon for at anskaffelsene er gjennomført i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser og økonomireglementet. Fratrukket de tre anskaffelsene som kommunen hevder er avrop på rammeavtaler er det fremlagt anskaffelsesprotokoller for 2 av de 14 anskaffelsene, dvs. det er 12 anskaffelser uten anskaffelsesprotokoll. For 5 anskaffelser foreligger noe varierende dokumentasjon. Revisjonen vurderer at kommunens dokumentasjonspraksis er i strid med gjeldende anskaffelsesregelverk. Innlandet Revisjon IKS Side 16

4. PROBLEMSTILLING 2 Blir tildeling av kontrakter gjennomført i samsvar med tildelingskriteriene og er kravene til dokumentasjon oppfylt? 4.1 REVISJONSKRITERIER 4.1.1 LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I denne problemstillingen har vi sett på anskaffelser over de nasjonale terskelverdiene (dvs. over 500.000 kroner). For anskaffelser mellom de nasjonale terskelverdiene og EØS-terskelverdiene gjelder del I og II i forskriften. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene gjelder del I og III. Kvalifikasjonskrav Ifølge FOA 8-4 og 17-4 kan oppdragsgiver stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Av FOA 8-5 og 17-5 går det fram at kravene til leverandørenes kvalifikasjoner i hovedtrekk skal angis i kunngjøringen. Kunngjøringen skal også angi krav til dokumentasjon av at kravene til leverandøren er oppfylt. Samsvar mellom kunngjøring og konkurransegrunnlag Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har behandlet klager som går på uoverensstemmelser mellom utlysning og konkurransegrunnlag, og har konkludert med at dette i utgangspunktet er i strid med kravet til forutberegnelighet, og likebehandling jfr 5 i LOA fordi dette skaper usikkerhet om hvilke forhold som ville inngå i evalueringen av tilbudene 4. Tildelingskriterier og relativ vekting FOA har bestemmelser i 13-2 og 22-2 som gjelder hhv. Anskaffelser etter del II og del III. Bestemmelsene sier at tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av fastlagte kriterier som skal fremgå av kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Dersom tildelingen skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden. Alle kriterier som vil bli lagt til grunn skal oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. For anskaffelser under terskelverdiene skal prioritering eller vekting av kriterier angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget dersom oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av kriteriene, For anskaffelser etter del III må relativ vekting eller prioritering angis. 4 Jfr KOFA-sak 2008/155 Innlandet Revisjon IKS Side 17

Forholdet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier EF-domstolen avsa 24.2.3008 en dom omtalt som Lianakis-dommen som omhandlet ulovlig sammenblanding av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Dommen er senere fortolket av KOFA i flere avgjørelser. I Difis veiledning på ww.anskaffelser.no 5 vises det til langvarig KOFA-praksis der det er fastslått at det ikke er tillatt å vurdere det samme forholdet i kvalifiseringen som ved tildelingen. Kravet er at en i konkurransegrunnlaget eller kunngjøringen må gjøre det tilstrekkelig klart for tilbyderne at vurderingen av tilbudets kvaliteter ikke er sammenfallende med, eller en gjentakelse av, vurderingen av leverandørens kvalifikasjoner. Evaluering av anskaffelsen En evalueringsmodell brukes til å sammenligne tilbudene systematisk i forhold til de oppgitte tildelingskriterier og vektingen av disse. Evalueringsmodeller er ikke regulert i lov eller forskrift om offentlige anskaffelser. Rettsreglene på området følger derfor av rettspraksis særlig avgjørelser fattet av Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA). Evalueringsmetoden må sikre at de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesretten overholdes, jf. LOA 5. Særlig prinsippene om forutberegnelighet, gjennomsiktighet og likebehandling er i praksis tolket å innebære restriksjoner på evalueringsmetoden. Basert på blant annet KOFA-praksis og annen rettspraksis 6 gjelder blant annet følgende: Oppdragsgiver har frihet til å fastsette evalueringsmodell, men modellen må være utformet slik at relevante forskjeller av betydning mellom tilbudene kommer frem ved gjennomføring av evalueringen. Samme evalueringsmodell må brukes konsekvent for alle tildelingskriteriene i samme konkurranse. I en av anskaffelsene vi har sett på har en leverandør gitt en rabatt betinget av at vedkommende leverandør fikk kontrakten for en annen anskaffelse som var utlyst samtidig. Revisjonen har sett at det har vært en lignende sak i Høyesterett. 7 Saken gjaldt spørsmål om det ved avgjørelsen av konkurransen var adgang til å ta hensyn til et rabatt-tilbud betinget av at selskapet vant en annen kontrakt med samme oppdragsgiver. Oppdragsgiver hadde blitt frifunnet i tidligere rettsinstanser, men saken ble anket til høyesterett. Høyesterett forkastet anken. I dommen står det blant annet følgende: «Et særlig spørsmål oppstår dersom anbyder deltar i flere anbudskonkurranser, men bare gir rabatt i den siste konkurransen. Da må regelen være at innbyder kan legge vekt på tilbudet om rabatt i den siste konkurransen, men ikke i de tidligere konkurransene.» I dommen står det videre (pkt 66): «Det avgjørende må med andre ord være at den enkelte konkurranse blir avgjort separat og ut fra sine kriterier det er ikke anledning til å foreta en felles vurdering av anbudene i to eller flere konkurranser.» 5 www.anskaffelser.no/hva-skal-du-kjøpe/konsulenttjenester/kvalifikasjonskrav 6 www.anskaffelser.no/anskaffelsesfaglige-temaer/tildelingskriterier/evalueringsmodeller. 7 Dom 11.12.2008 i Høyesterett. HR-2008-02134-A (sak nr. 2008/1201), sivil sak, anke over dom. Innlandet Revisjon IKS Side 18

Dokumentasjonskrav krav til begrunnelse Det er i LOA og FOA gitt grunnleggende krav til at forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet skal ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Av FOA 3-2 går det fram at protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. For anskaffelser over 500.000 kroner skal protokollen minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 4. Av vedlegget går det blant annet fram at navn på og begrunnelse for valg av leverandør(er) og kontraktsverdi skal fremgå av protokollen Det følger av FOA 11-14 nr. 1 at oppdragsgiver skal gi «en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier». I dette ligger det ifølge KOFA et krav om at begrunnelsen må inneholde «en konkret vurdering som gjør leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold det er som har gjort at oppdragsgiver har bedømt valgte leverandørs tilbud som best ut fra de fastsatte tildelingskriteriene», jf. klagenemndas sak 2013/21 (KOFA-2013-21) premiss (77). Revisjonen har tolket at kravet om begrunnelse betyr at det bør være dokumentert hvordan relative forskjeller mellom tilbyderne på hvert enkelt kriterium er begrunnet. 4.1.2 KOMMUNENS ØKONOMIREGLEMENT Her viser vi til kapittel 9 Innkjøp andre ledd der det står følgende: Alle anskaffelser skal utføres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Alle anskaffelser skal vurderes ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på en vekting av kriteriene. 4.1.3 UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER: Vi har utledet følgende revisjonskriterier: Ved bruk av kvalifikasjonskrav skal kravene til leverandørenes kvalifikasjoner og krav til dokumentasjon av kravene være angitt i kunngjøringen Det skal være samsvar mellom opplysninger i kunngjøring og konkurransegrunnlag Fastlagte tildelingskriterier og relativ vekting skal fremgå av kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget Det bør gå klart fram av konkurransegrunnlaget at vurderingen av tilbudet ikke er sammenfallende med eller en gjentakelse av vurderingen av leverandørens kvalifikasjoner. Anskaffelsene skal vurderes ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriterier og vekting oppgitt i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å foreta en felles evaluering av anbudene i to eller flere anskaffelser Det bør være dokumentert hvordan relative forskjeller mellom tilbyderne på hvert enkelt kriterium er begrunnet. Det skal føres anskaffelsesprotokoll som beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Innlandet Revisjon IKS Side 19

4.2 DATA 4.2.1 OM DE UTVALGTE ANSKAFFELSENE Nærmere oversikt over de 6 utvalgte anskaffelsene er gitt i vedlegg 2. Alle anskaffelsene har vært kunngjort på Doffin og har verdier over nasjonal terskelverdi. For fire av anskaffelsene har Lunner kommune fått bistand fra konsulenter til utarbeiding av konkurransegrunnlag og gjennomføring av konkurransen, mens to konkurranser er gjennomført av Lunner kommune selv. Anskaffelsesmetoden er åpen anbudskonkurranse for fire og konkurranse med forhandling for to av anskaffelsene. Vi har nedenfor gjort rede for om det er stilt kvalifikasjonskrav i kunngjøring og konkurransegrunnlag, om tildelingskriterier og vekting er angitt i konkurransegrunnlaget, om det er samme vurderingstema i kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, hvordan evalueringen av tilbudene har foregått og hvordan gjennomføring av konkurransen er dokumentert. 4.2.2 KVALIFIKASJONSKRAV Det er stilt kvalifikasjonskrav i alle seks anskaffelsene. I tre av anskaffelsene (nr. 1,2 og 5) er kvalifikasjonskravene angitt i kunngjøringen. For to av disse anskaffelsene (nr. 1 og 2) er det forskjell i beskrivelsen av enkelte kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. I anskaffelse nr 5 går både kvalifikasjonskravene og krav til dokumentasjon fram av kunngjøringen. I tre av anskaffelsene (nr. 3, 4 og 6) er kvalifikasjonskravene og krav til dokumentasjon kun angitt i konkurransegrunnlaget. Nærmere om avvik mellom kunngjøring og konkurransegrunnlag for anskaffelse 1 og 2. Anskaffelse nr. 1: Kunngjøringen (publisert 4.3.2016): Under hvert av kvalifikasjonskravene i del III.2 er det vist til «Informasjon og dokumentasjon som er nødvendig for å evaluere om kravene blir tilfredsstilt». Når det gjelder III.2.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner er blant annet følgende nevnt (Revisjonen oppfatter dette som krav til dokumentasjon): Oversikt over foretakets totale bemanning Bemanning for dette oppdraget med navn CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Foretakets viktigste leveranser de siste årene med verdi på leveransene. Referanser med navn og telefonnummer til kontaktperson I konkurransegrunnlaget (datert 3.3.2016) er det i kapittel 3 satt kvalifikasjonskrav til leverandør. I pkt. 3.8 står det følgende om Kompetanse og erfaring: «Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse til å utføre denne type oppdrag. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin egen kompetanse, organisasjonsplan, oversikt over foretakets bemanning og kompetanse for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget og for ev. underleverandører. For ev. underleverandører skal minst 1 person snakke engelsk/tysk.» Innlandet Revisjon IKS Side 20

Nærmere om anskaffelse nr. 2: Kunngjøringen (publisert 25.2.16): Her er det på samme måte som i anskaffelse nr. 1 vist til informasjon og dokumentasjon som er nødvendig for å evaluere om kravene blir tilfredsstilt. Under pkt. III.2.3 «Tekniske og faglige kvalifikasjoner» er to av kravene til dokumentasjon: Oversikt over foretakets bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. I Konkurransegrunnlaget (datert 22.2.16), pkt. 0.1.2 Kvalifikasjonskrav er ett av punktene: «Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å utføre denne type oppdrag. Det må følgelig leveres en skriftlig redegjørelse for tilbyders erfaring med tilsvarende oppdrag og opplyses om referanser med tilhørende kontaktinformasjon.» 4.2.3 TILDELINGSKRITERIER OG RELATIV VEKTING I alle 6 anskaffelsene er det angitt at tildelingen skal skje på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. I alle anskaffelsene er tildelingskriterier fastsatt og fremgår av konkurransegrunnlaget. I alle anskaffelsene er det angitt hvordan de ulike kriteriene skal vektes. 4.2.4 VURDERINGSTEMA I KVALIFIKASJONSKRAV OG TILDELINGSKRITERIER I 4 av de 6 anskaffelsene er ikke kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier sammenfallende. I anskaffelse nr. 4 er erfaring vektlagt både i kvalifiseringen og i tildelingskriteriene, men i tildelingskriteriene går det fram at dette er krav utover kvalifikasjonskravene. I anskaffelse nr. 2 står det i kvalifikasjonskravene (0.1.2): «Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å utføre denne type oppdrag. Det må følgelig leveres en skriftlig redegjørelse for tilbyders erfaring med tilsvarende oppdrag og opplyse om referanser med tilhørende kontaktinformasjon.» I Tildelingskriterier (0.1.4) står det følgende: «Kompetanse og erfaring med utførelse av tilsvarende anlegg, 20 %». Det står ikke noe nærmere hvordan kompetanse og erfaring skal bli vektlagt i tildelingskriteriet. 4.2.5 EVALUERING AV TILBUDENE BEGRUNNELSE For en av anskaffelsene var det bare en leverandør som ga tilbud og vedkommende fikk kontrakten. For de andre 5 anskaffelsene har vi sett at tildelingskriterier angitt i konkurransegrunnlaget er brukt ved evaluering av tilbudene og ved tildeling av kontrakt. Dette framkommer av tilsendte evalueringsskjemaer og annen dokumentasjon. For en av anskaffelsene (nr. 2) fremgår det ikke av anskaffelsesprotokollen hvordan samlet score etter vekting framkommer. For de andre 4 anskaffelsene fremgår det av evalueringsskjemaet hvordan hvert tilbud scorer på hvert av kriteriene og hvordan vektingen slår ut i en rangering av tilbudene. Innlandet Revisjon IKS Side 21

Det foreligger ulike typer tildelingskriterier. Ved kvalitative tildelingskriterier er evalueringen for de fleste tildelingskriterier basert på en poenggiving der f.eks. det beste tilbudet gis en score på 10 poeng på en skala fra 1-10. Rangeringen av tilbudene vil i tillegg til vektingen av det enkelte kriteriet avhenge av poengskala og hvordan denne poengskalaen brukes. Vi har undersøkt om det er gjort rede for hvilken skala som er benyttet og hvordan poenggivingen er begrunnet. For en av anskaffelsene var det ingen kvalitative kriterier, kun to priskriterier, der det foreligger en matematisk beregning som viser rangeringen. For de 4 andre anskaffelsene var det kvalitative kriterier som ble vurdert. Disse fire anskaffelsene er beskrevet nærmere nedenfor: Anskaffelse nr. 1: Her var det 7 kriterier, ett gjaldt pris mens de 6 andre var kvalitative kriterier. I konkurransegrunnlaget var det oppgitt at kriteriene gis poeng på en skala fra 1-10 der 10 er høyeste. Det kom inn fem tilbud. Det foreligger et skjema med oversikt over pristilbudene, tilbudssum og poeng basert på pris. Tilbudet med lavest pris fikk 10 i score. Det foreligger videre et evalueringsskjema som viser antall poeng som ble gitt på hvert kriterium pr leverandør. Det er gitt mellom 8 og 10 poeng på alle kriteriene. Skjemaet viser også rangering av tilbudene etter vekting. Det foreligger ingen nærmere dokumentasjon eller begrunnelse for poengskalaen eller poenggivingen når det gjelder de kvalitative kriteriene. Revisjonen har etterspurt dokumentasjonen på begrunnelsene for de gitte poengscorene for de enkelte kriteriene. Vi har fått en grundig redegjørelse på e-post fra konsulenten som har gjennomført konkurransen på vegne av kommunen. Det går fram av redegjørelsen at de beste tilbudene har fått 10 i score og deretter er tilbudene gradert ut fra de beste og nedover. Dette er en skjønnsmessig vurdering basert på konsulentens faglige kompetanse og erfaring. Anskaffelse nr. 2 8 : Her var det tre kriterier; ett gjaldt pris og de to andre var kvalitative. Det kom inn 3 tilbud. Evalueringen framkommer av anskaffelsesprotokollen. Det går frem av protokollen at det er de tre tildelingskriteriene som er benyttet i evalueringen. Videre er det en verbal beskrivelse av de tre leverandørenes oppfyllelse av de tre kriteriene som ikke er knyttet til vektingen. Det går imidlertid fram at det er prisen som er utslagsgivende. Prisen er gitt 60 % vekt. Vi har ikke undersøkt om det foreligger eventuell annen underlagsdokumentasjon som viser hvordan vektingen slår ut. I denne anskaffelsen har vi sett av anskaffelsesprotokollen at en av leverandørene tilbød en rabatt hvis kommunen også valgte vedkommende leverandør på anskaffelse nr. 1. Begge disse anskaffelsene gjaldt en kunstgressbane. De ble lyst ut omtrent samtidig med samme frist. Så vidt vi forstår av anskaffelsesprotokollen er rabatten hensyntatt ved evalueringen av anskaffelse 2. Det går fram av protokollen at vedkommende leverandør ville vært vurdert som best også hvis ikke rabatten hadde vært hensyntatt. Anskaffelse nr. 4: Her var det tre tildelingskriterier; to av kriteriene gikk på pris og et på kvalitet. Det kom inn tilbud fra 20 leverandører, men 4 ble avvist på grunn av at de ikke tilfredsstilte kvalifikasjonskravene. Resultatet av evaluering av de tre tildelingskriteriene er dokumentert i hver sin tabell og det foreligger en tabell som viser samlet poengsum for alle tre kriteriene og rangering mellom leverandørene. Det går frem at det er benyttet lineær metode for beregning av poeng vedr. timepris 8 Revisjonen hadde egentlig ikke valgt ut denne anskaffelsen for nærmere gjennomgang. Siden vi hadde fått tilsendt anskaffelsesprotokoll oppdaget vi at denne anskaffelsen hadde forbindelse til anskaffelse nr. 1 ved at en av tilbyderne hadde tilbudt en rabatt. Vi valgte da å gå gjennom anskaffelsen, men har ikke etterspurt ytterligere dokumentasjon fra kommunen. Innlandet Revisjon IKS Side 22

og møtepris. Under kvalitet er tildelingskriteriet «tilbudte personells utdannelse/kompetanse og erfaring på relevant oppdrag». Her er vurdert utdanning, erfaring og referanseprosjekter for ansvarlig og stedfortredende arkitekt. Her er det angitt hvor mange poeng som gis for hhv master og bachelorgrad, antall års erfaring og hvor relevante referanseprosjektene anses som. Poenggivningen fremgår av et eget evalueringsskjema. Konsulenten som har gjennomført konkurransen på oppdrag av Lunner kommune opplyser til oss at «Poenggivning for referanseprosjekter er foretatt etter en subjektiv vurdering av konsulenten». Anskaffelse nr 5: Det går frem av evalueringsprotokollen at konkurransen ble gjennomført som en totrinnskonkurranse og at det var to leverandører som ble kvalifisert og som mottok konkurransegrunnlaget. Konkurransen er gjennomført som konkurranse med forhandling. Det var tre tildelingskriterier; et var pris og de to andre gjaldt «Prosjektutforming og kvaliteter» og «Tilbudt nøkkelpersonell og oppgaveforståelse». For hver av de to kvalitetskriteriene var det flere underpunkter. Det går fram av protokollen at evalueringen av kriteriet «Prosjektutforming og kvaliteter» er foretatt av en bedømmelseskomite etablert av oppdragsgiver. Tildelingskriteriet pris og «Tilbudt nøkkelpersonell og oppgaveforståelse» er evaluert av forhandlingsutvalget. I evalueringsprotokollen fremkommer en samlet evaluering av alle tildelingskriteriene multiplisert med hvert kriteriums relative vekting. Det er videre redegjort for oppdragsgivers vurdering i forhold til hvert av underkriteriene til de to kvalitetskriteriene. Det er deretter gitt en samlet score for hver tilbyder for hvert av de to kvalitetskriteriene. Vi har videre fått tilsendt et evalueringsskjema der sum score pr tilbyder fremgår, fordelt på de tre kriteriene og underkriteriene. Det foreligger videre en dokumentasjon på score for de to underkriteriene til kriteriet «Tilbudt kompetanse og oppgaveforståelse». 4.2.6 ANSKAFFELSESPROTOKOLL Revisjonen har fått seg forelagt anskaffelsesprotokoll for 1 av 6 anskaffelser (nr. 2). For en annen anskaffelse (nr. 5) har vi mottatt en datert og underskrevet evalueringsprotokoll som beskriver anskaffelsesprosessen på en liknende måte som en anskaffelsesprotokoll. For de 4 andre anskaffelsene har vi mottatt forskjellige dokumenter; åpningsprotokoll, meddelelsesbrev, evalueringsskjema mv, men ikke anskaffelsesprotokoller som beskriver alle vesentlige sider ved anskaffelsesprosessen i et samlet dokument. 4.3 REVISJONENS VURDERINGER I denne revisjonen går problemstillingen ut på om tildelingen er skjedd i samsvar med tildelingskriteriene. Vurderingen vår er litt utvidet i forhold til problemstillingen ved at vi i tillegg har sett på om det er stilt kvalifikasjonskrav og om kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene er sammenfallende. Innlandet Revisjon IKS Side 23