Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: 25.09.2014 Tidspunkt: 10:00 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Joon Raymond Haugland Leiar H Anne-Kristine Bakke Medlem AP Hans Reidar Njåstad Medlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Anne Marie Otterå Halstensen Håkon Nyheim Nestleiar FRP Medlem FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Eivind Nyheim Anne Marie Otterå Halstensen FRP Merknader Det møtte ikkje vararepresentant for Håkon Nyheim på grunn av at forfall blei meldt same dag som møtet. Andre som møtte: Navn Øyvind Hauge Støle Arve Eilif Sunde Astrid Fagerbakke John Levi Weløy Helge Skugstad Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor KPMG heile møtet Spesialrådgjevar i PS 27/14 Leiar servicekontoret i PS 27/14 Brannsjef i RS 24/14 Rådmann i RS 18/14 og 19/14 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Joon Raymond Haugland utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 25/14 PS 26/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 27/14 PS 28/14 Orienteringssak om rutinar for journalføring og arkivering av post, mail annan korrespondanse ut og inn til kommunen Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Austevoll kommune - godkjenning 2014/276 2014/263 PS 29/14 Godkjenning av revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 2014/264 PS 30/14 Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon 2014/263 PS 31/14 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015 2014/265 PS 32/14 Meldingar RS 16/14 Melding om valg av nytt medlem til kontrollutvalet 2014/273 RS 17/14 Melding om vedtak Rapport etter forvaltningsrevisjon tenesteanskaffingar 2014/261 RS 18/14 Rekneskapsrapportar 2014 - August 2014/266 RS 19/14 Rapport finansforvaltning pr 30.06.14 2014/266 RS 20/14 RS 21/14 Rekneskapsoversyn kontrollutvalet sitt budsjettområde pr.14.09.14 Status pr august 2014 vedr. selskapskontroll Business Region Bergen 2014/265 2014/262 RS 22/14 Melding om salg av SIM Næring 2014/264 RS 23/14 Melding om nytt styrevervregister 2014/273 RS 24/14 Overordna risiko- og sårbaranalyse (ROS-analyse) for Austevoll kommune - saksframlegg 2014/263 RS 25/14 KommuneROS 2014 for Austevoll kommune 2014/263 PS 33/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 34/14 Eventuelt 2
PS 25/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 26/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå møte 21.05.14. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 21.05.14 vart samrøystes godkjent. PS 27/14 Orienteringssak om rutinar for journalføring og arkivering av post, mail annan korrespondanse ut og inn til kommunen Orienteringssaka vert lagt fram utan tilråding til vedtak. Spesialrådgjevar Arve Eilif Sunde og leiar for servicekontoret Astrid Fagerbakke orienterte og presenterte kvalitetssystemet som Austevoll kommune brukar. Det vart gjort greie for korleis rutiner for registrering av post, mail og annan korrespondanse vert registrert, både inn- og utgåande. Det vart og gjort greie for å få på plass eit fullverdig arkivsystem og offentlege postlister. Det er planen at dette skal vera på plass i løpet av året. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Informasjonen vart teke til orientering. PS 28/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Austevoll kommune - godkjenning 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert å senda kommunestyret til orientering. 3
Kontrollutvalet drøfta framlegg til revidert plan for forvaltningsrevisjon og dei prioriteringar som er gjort. Det var ingen invendingar til planen. vart samrøystes vedteke 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert å senda kommunestyret til orientering. PS 29/14 Godkjenning av revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 Forslag til innstilling/vedtak 1. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert å senda kommunestyret til orientering. Det kom ikkje fram forslag til endringar til revidert plan for selskapskontroll. vart samrøystes vedteke. 1. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert å senda kommunestyret til orientering. PS 30/14 Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Styring av investeringsprosjekter» i Austevoll kommune. 2. KPMG blir bedt om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar som utvalet har gjeve. 3. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. Øyvind Hauge Støle frå KPMG innleia med å peika på innfallsviklar som eit slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt kan planleggast ut ifrå. Kontrollutvalet drøfta og kom med innspel til kva som skal vera formål og problemstillingar i prosjektet. Ut frå signala som kontrollutvalet kom med vil det bli utarbeida prosjektplan. Prosjektplanen vert levert seinast i veke 42. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat vert gjeve fullmakt til å godkjenna prosjektplanen, slik at prosjektet kan starte opp. Som tidsramme for ferdiggjering vert det lagt opp til at rapport kan føreligga i kontrollutvalet sitt første møte i 2015. 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Styring av investeringsprosjekter» i Austevoll kommune. 2. KPMG blir bedt om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar som utvalet har gjeve. 3. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. 4
PS 31/14 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015 Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015. Budsjettframelegget vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid i 2015. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015. PS 32/14 Meldingar Gjennomgang av referatsaker: RS 16/14 Melding om valg av nytt medlem til kontrollutvalet Kontrollutvalet merka seg at «Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer.» Referatsaka vart teke til orientering. RS 18/14 og 19/14 Rekneskapsrapport og rapport finansforvaltning. Rådmann Helge Skugstad orienterte om rekneskaps- og finansrapport. Informasjonen vart teke til orientering. RS 24/14 og 25/14 - Overordna risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyese) for Austevoll Brannsjef John Levi Weløy presenterte rapport etter ROS-analyse for Austevoll kommune. Det er og utarbeida rapport for Kyst-ROS-analyse, som er eit samarbeid med kommunane Askøy, Austevoll, Fjell, Sund og Øygarden kommunar. Det vart gjort greie for prosess og arbeid med ROS-analysen, og om på kva måte rapporten vil bli brukt vidare framover i kommunen sitt krise-arbeid og øvingar. Kontrollutvalet takka for god og nyttig informasjon og tok informasjonen til orientering. Kontrollutvalet tek referatsakene og meldingane til orientering PS 33/14 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 5
Protokoll og saker frå andre politiske utval vart gjennomgått og kommentert. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 34/14 Eventuelt Dato for neste kontrollutvalsmøte vart drøfta. Oppsett møte 09 oktober går ut. Dato for neste kontrollutvalsmøte vert sett til onsdag 26. november 2014. I samband med dette møtet vert det planlagt at kontrollutvalet gjennomfører eit besøk på Storebø Legekontor, helst i forkant av møtet. Sekretariatet tek kontakt med legekontoret for avtale. KPMG har meldt om at arbeid med revisjonsplan har starta. Revisjonsplan og uavhengighetserklæring vil vera aktuelt å legga fram på neste møte. Neste kontrollutvalsmøte vert 26.11.14. 6