Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Bømlo rådhus Dato: 02.12.2015 Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf. 901 89 542 / 5523 94 18 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet, på dette møtet. Inge Reidar Kallevåg kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann -1-
Saksliste Utvalgssaksnr PS 42/15 PS 43/15 PS 44/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Informasjon til Kontrollutvalet i starten av valperioden 2015/80 PS 45/15 Rutinar for kontrollutvalet 2015/80 PS 46/15 Korleis melde avbod til møta i kontrollutvalet 2015/80 PS 47/15 Teieplikt for kontrollutvalet 2015/80 PS 48/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2011-2015 2015/80 PS 49/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/73 PS 50/15 PS 51/15 PS 52/15 PS 53/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan Presentasjon av interimsrevisjonsrapport for Bømlo kommune 2015 Referatsaker 2015/68 2015/69 2015/71 RS 22/15 Vedtak kommunestyret 2. tertial 2015 2015/71 RS 23/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval 2015/42 RS 24/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis 2015/42 PS 54/15 Eventuelt Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-
PS42/15Godkjenningavinnkallingogsakliste PS43/15Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte -3-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/80-2 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 44/15 02.12.2015 Informasjon til Kontrollutvalet i starten av valperioden Bakgrunn for saka: For at kontrollutvalet skal få så god start på valperioden som mogleg er det ein del informasjon som utvalet bør vera kjend med. Dette kan t.d. vera saker som det førre kontrollutvalet har starta opp, men som ikkje er ferdige, eller det kan vera gjeldande planar, budsjett ol. Drøfting: På bakgrunn av dette vert det gjeve ei kort orientering om desse dokumenta i dette møtet: Budsjettforslag for 2016 for kontroll og tilsyn i Bømlo kommune Årsmelding for kontrollutvalet for 2014 Gjeldande plan for forvaltningsrevisjon Gjeldande plan for selskapskontroll Pågåande revisjonar som ikkje er ferdige bestillingar til Deloitte AS - Forvaltningsrevisjon tekniske tenester i Bømlo kommune Konklusjon: Sekretariatet tilrår at informasjonen vert teken til orientering. Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -4-
Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -5-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/80-3 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 45/15 02.12.2015 Rutinar for kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Det er ein del praktiske rutinar som gjeld kontrollutvalet som det kan vera nyttig å få avklart, informert om og verta einige om i det første møtet i utvalet. Denne saka tek sikte på å få avklart og verta samde om slike rutinar. Drøfting: På bakgrunn av det som går fram over er det desse rutinane/punkta som må avklarast/informerast om: 1. Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet Alle medlemmene vil få utdelt ipad til bruk i arbeidet i kontrollutvalet. Det betyr at møteinnkallinger mv. etter dette første møtet ikkje vert send ut på papir. Dei som har fått ipad tidlegare skal fortsette å bruke denne. Dei som ikkje har motteke ipad tidlegare kan henvende seg til Bømlo kommune. 2. Abonnement på Kommunerevisoren Det har til no vore vanleg at dei faste medlemmene i kontrollutvalet kan abonnere på Kommunerevisoren 3. Abonnement på Kommunal Rapport Nokre kontrollutval abonerar derimot på Kommunal Rapport eller at utvalsleiaren har eit abonnement. Kommunal Rapport kjem alternativt som papiravis eller elektronisk. Årskostnaden på abb. er monaleg høgre enn på Kommunerevisoren. I tilrådinga er lagt opp til framhald med dei abbonement som førre utval hadde. 4. Folkevaldopplæring for kontrollutvalet Folkevaldopplæring for kontrollutvala i Hordaland skal haldast på Solstrand Hotel & Bad 25. 26.1.16 5. Aktuelle konferansar i 2016 med kontrollutval som målgruppe Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) skal halde sin årlege kontrollutvalskonferanse på Gardermoen 3. 4.2.2016 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) skal halde sin årlege fagkonferanse på Gardermoen 7. 8.6.15 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -6-
Side 2/2 Det vert tilrådd at kontrollutvalet i kommunen vurderer deltaking på begge desse konferansane. 6. Kontrollutvalet og media Slik sekretariatet ser det vil det vera føremålstenleg at det framleis er leiar i kontrollutvalet som uttaler seg til media på vegne av utvalet. Det vert tilrådd at det vert gjort vedtak om dette. 7. Møteplan for kontrollutvalet. Første møte i 2016 vert vedteke i dette møtet. Sekretariatet utarbeider forslag til møteplan for heile 2016 til handsaming i første møte då. Utvalet vert beden om å kome med innspel på dagar og tidspunkt som høver. Konklusjon: På bakgrunn av det som går fram over tilrår sekretariatet at det vert gjort slike vedtak. Forslag til vedtak 1.... vil ha abonnement på Kommunerevisoren 2.... kan delta på NKRF-konferanse på Gardermoen 3. 4.2.15 3. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 4. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. 5. Første møte i kontrollutvalet 2016 vert... Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -7-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/80-1 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 46/15 02.12.2015 Korleis melde avbod til møta i kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har som kjent 5 medlemmar. Når nokon må melde avbod til eit møte er det difor særs viktig at dette skjer så fort som råd er til rette vedkommande slik at vara kan kallast inn. På bakgrunn av dette vert det i denne saka gjort greie for rutinar som skal gjelde i høve avbod til møta i kontrollutvalet. Drøfting: Sekretariatet vil minna alle i kontrollutvalet om at det er viktig å melda ifrå når ein er forhindra i å koma til møte. Det er og viktig at slike meldingar vert gjeve på rett måte. I denne informasjonen vert der skissert nokre køyrereglar for korleis ein skal melda avbod. 1. Første regel er Å MELDA FRÅ. Gjer dette i så god tid som råd er før møtet. Det er vanskeleg for sekretariatet å få kontakt med vararepresentant ved kort varsel, og for vararepresentanten å møta på kort varsel. 2. Den som er vald som medlem av kommunalt organ har plikt til å møta om det ikkje ligg føre gyldig forfall (kommunelova 40 nr. 1). Når det gjeld kva som er gyldig forfall er det i kommentarutgåva til kommunelova teke inn m. a. følgjande: Loven gir ingen nærmere veiledning om hva som ligger i dette kriteriet. Det er imidlertid her antatt at man et stykke på vei kan bygge på kriteriene i domstolsloven 105. Som gyldig forfall etter denne bestemmelse regnes omstendigheter som fører til at vedkommende ikke uten fare for helbred eller velferd eller uten å forsømme viktige og uoppsettelige forretninger eller plikter kunne ha møtt. Selv om det her opereres med relativt strenge kriterier, synes likevel bestemmelsen å åpne for et visst rimelig skjønn. Det er nok også et faktum at reglene praktiseres meget liberalt en del steder. Man bør imidlertid vokte seg vel mot å gli ut i en praktisering som kan medføre en direkte uthuling av møteplikten. Foruten å være direkte lovstridig vil dette Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -8-
Side 2/2 selvsagt kunne medføre alvorlige problemer for organets saksbehandling og beslutningsdyktighet. Ansvaret for å hindre en slik utvikling vil i første rekke ligge hos det enkelte organs leder. Dette betyr at forfall alltid skal grunngjevast. 3. Meld ikkje avbod til kommuneadministrasjonen. Det er sekretariatet si oppgåve å kalla inn vara, og sjå til at kontrollutvalet er vedtaksføre når møtet startar. 4. Du skal ikkje gje melding til din vararepresentant, dette er sekretariatet si oppgåve. 5. Du bes fortrinnsvis om å melde frå om forfall ved å ringa til våre mobiltelefonar som er oppført på første sida av innkallinga. Du kan også sende e-post eller SMS med melding om forfall. Hugs alltid at forfall skal grunngjevast. Konklusjon: Medlemmene i kontrollutvalet er på bakgrunn av det som går fram over gjort kjent med rutinar som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -9-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/80-4 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 47/15 02.12.2015 Teieplikt for kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har mange saker til handsaming og har stor grad av rett til innsyn, jf. kommunelova 77.7 som lyd slik: «Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.» På bakgrunn av dette vert det gjennom denne saka gjort greie for det regelverk som gjeld i høve teieplikt for folkevalde. Drøfting: For ordens skuld vert opplyst om at det er kontrollutvalet som politisk organ som kan be om informasjon som er unnateke offentleggjering. Kvar einskilt utvalsmedlem kan ikkje sjølv ta kontakt med kommuneadministrasjonen med krav om å få utlevert slik informasjon. Teieplikt for folkevalde er regulert i forvaltningslova 13 som lyd slik: «13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -10-
Side 2/2 Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal regnes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.» Heile lovparagrafen kan lesast her: https://lovdata.no/dokument/nl/lov/1967-02-10/kapittel_3#kapittel_3 Konklusjon: Medlemmene i kontrollutvalet er på bakgrunn av det som går fram over gjort kjent med regelverket for lovbestemt teieplikt. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -11-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/80-5 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 48/15 02.12.2015 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2011-2015 Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 38/15 i møte 26.08.2015 Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Bømlo kommune i valperioden 2011 2015 vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. Saksframlegg, saksprotokoll og resultatet av evalueringa ligg ved. Drøfting: Av evalueringa går det fram at det førre kontrollutvalet kom med desse tilrådingane i uprioritert rekkefølgje til utvalet i perioden 2015 2019: 1. I kva grad er KUV synleg nok på kommunen si heimeside? Kontrollutvalet meiner at dei er for lite synleg på kommunen si heimeside. Dette bør det gjerast noko med snarast! 2. Bør KUV gjere meir og/ eller mindre av noko? Kontrollutvalet meiner det bør jobbast med å verta meir synleg! 3. Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? Kontrollutvalet meiner utvalet i mykje større grad bør inkluderast, som folkevaltopplæring saman med dei andre politikarane. Til dømes å verta invitert med på ulike fagdagar og kurs i kommunen. Viktig å verta inkludert saman med andre utval og politikarar. I det minste at KUV sin leiar vert invitert med. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -12-
Side 2/2 Konklusjon: Sekretariatet føreslår at kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode. Vidare vert det tilrådd å be sekretariatet om å arbeide vidare med dette. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode. 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å arbeide vidare med tilrådingane. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Partsbrev - Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2011-2015 -13-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Vår sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Dykkar ref.: Vår ref: 2014/321 Vår dato: 18.09.2015 Partsbrev - Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden - Bømlo kommune Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Bømlo kommune Ordførar Rådmann Utvalsleiar Deloitte AS Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -14-
Side 2/4 Arkivsak: 014 Arkivnr: 2014/321-10 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 38/15 26.08.2015 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden - Bømlo kommune Samandrag og bakgrunn for saka I februar 2011 gav Kommunal og Regionaldepartementet (KRD) ut kontrollutvalsboka. Boka er utarbeida av Deloitte AS på oppdrag frå KRD og er ein lekk i å styrka arbeidet med eigenkontrollen i kommunane. Kommunal og regionalminister Liv Signe Navarsete påpeikte dette under lanseringa av boka: Målet med Kontrollutvalsboka, som Deloitte har skrive på vegne av departementet, er å skape større forståing for rolla og oppgåvene til kontrollutvalet, og bidra til eit godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen. Drøfting: Kapittel 11 i boka omhandlar Oppfølging og evaluering av kontrollutvalet, sekretariatet og revisjonen sitt arbeid. No er snart valperioden 2011 2015 ferdig og det kan, etter sekretariatet si meining, vere bra at det vert gjennomført ei evaluering av det arbeidet kontrollutvalet har gjort i denne valperioden. Dette kan gjerast t.d. ved at kontrollutval, sekretariat og revisjon saman drøfter nokre av dei spørsmål og innspel som kjem fram i kontrollutvalsboka på sidene 142 og 143, som omhandlar evaluering og erfaringsoverføring til nytt kontrollutval. Sekretariatet har laga eit skjema med forslag til spørsmål som brukast i ei slik evaluering. Skjemaet ligg ved. Ordførar og rådmann er også invitert til å vera med i ei slik evaluering. Sidene 142 og 143 frå kontrollutvalsboka ligg ved. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at det vert gjennomført ei slik evaluering i dette møtet. Evalueringa bør resultere i eit forslag til ev. endringar/betringar i rutinane som kan gjere arbeidet med eigenkontrollen i Bømlo kommune enno betre. Resultatet av evalueringa bør leggjast fram for kontrollutvalet i valperioden 2015-2019. Forslag til vedtak Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Bømlo kommune i valperioden 2011 2015 vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. Saksprotokoll i Kontrollutvalet i Bømlo kommune - 26.08.2015-15-
Side 3/4 Handsaming i møtet: Kontrollutvalet diskuterte saka og kom med forslag til dei ulike punkta i evalueringa. Nr. Spørsmål Svar 1 I kva grad blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Kva kan gjerast betre? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer KUV å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? Kva kan gjerast betre? 4 I kva grad har KUV hatt økonomiske rammer til å gjennomføre oppgåvene på ein god måte? 5 Korleis blir KUV oppfatta av andre sentrale aktørar, slik som kommunestyret og administrasjonen? 6 Har kommunestyret og administrasjonen forståing av kva rolle og ansvar KUV har? Korleis kan KUV bidra til ei god forståing? 7 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom KUV, kommunestyret og administrasjonen? 8 I kva grad er KUV synleg nok på kommunen si heimeside? 9 Bør KUV gjere meir og/ eller mindre av noko? 10 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Kva kan gjerast betre? 11 Korleis fungerer arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll? 12 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva kan gjerast betre? 13 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 14 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye KUV innehalde og kor omfattande bør det vera? Kontrollutvalet seier at møta vert gjennomført på ein effektiv og engasjerande måte. Dei seier at sekretariatet legg saker og møter godt til rette for å få gjennomføra jobben i møta. Det vart også kommentert at saksutgreiinga med omfang frå sekretariatet og revisjonen kunne til tider vera noko vanskeleg i høve språkbruk, men at det var blitt noko betre no enn før. Det kom også fram ynskje om ein tettare kontakt mellom avdelingane ute i kommune (td. sjukeheimar) og kontrollutvalet. Dette for å få større innblikk i kva utfordringar osv. desse avdelingane har. Det kom ikkje fram forslag til ytterlegare forbetringstiltak her. Kontrollutvalet seier at det er akkurat passe med fem møter, i høve dagens saksmengde og omfang. Kontrollutvalet seier at dei opplever å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte. Dei meiner det er eit mål å halda fram som no. Sett ut frå kommunen sine økonomiske utfordringar, er dei økonomiske rammene for kontroll og tilsynsarbeidet so langt gode. Kontrollutvalet opplever i det vesentlege å verta høyrt i høve kva økonomiske rammer dei treng for å gjennomføra oppgåvene sine. Frå politisk hald i kommunen, vert det uttalt at det er eit «greitt» samarbeid. Kontrollutvalet opplever at kommunestyret og administrasjonen delvis har ei forståing av kva rolle og ansvar KUV har. For å betra dette, sjå nr. 15. i lista under! Ja, no er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom KUV, kommunestyret og administrasjonen. Kontrollutvalet meiner at dei er for lite synleg på kommunen si heimeside. Dette bør det gjerast noko med snarast! Kontrollutvalet meiner det bør jobbast med å verta meir synleg! Kontrollutvalet seier at samhandlinga med revisor har vore bra. Eit godt samarbeid. Arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll fungerer bra. Kontrollutvalet seier at samhandlinga med sekretariatet fungerer veldig greitt. Veldig stor betring frå før til no. Kontrollutvalet meiner utvalet i mykje større grad bør inkluderast, som folkevaltopplæring saman med dei andre politikarane. Til dømes å verta invitert med på ulike fagdagar og kurs i kommunen. Viktig å verta inkludert saman med andre utval og politikarar. I det minste at KUV sin leiar vert invitert med. - Kort innføring i høve roller og ansvar, samt andre viktige moment. - Læra å lesa og forstå -16-
Side 4/4 15 Folkevaldopplæringa for kommunestyret: - Bør KUV få delta her? - Bør roller og ansvar for KUV presenterast her? forvaltningsrevisjonsrapportar. - Få innblikk i korleis rekneskapsrevisjonen vert gjennomført. - Ha med varamedlemmer på opplæringa. - Felles opplæring med ande kommunale. kontrollutval. Kontrollutvalet tok dette punktet spesielt opp med ordførar i møtet, der dei syner til viktigheita om å få delta på kommunen si folkevaltopplæring. I tillegg burde KUV få tildelt tid for å informera om sine roller og ansvar på folkevaltopplæringa. Ordførar lova å ta dette med seg. 16 Anna Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Bømlo kommune i valperioden 2011 2015 vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -17-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2015/73-1 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 49/15 02.12.2015 Gjennomgang av møteprotokollar Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Bømlo kommune i førre periode gjennomgjekk møtebøkene frå dei andre politiske utvala. Det vert her invitert til å drøfta om det nye kontrollutvalet ønskjer å arbeida på same måten. I så fall bør ansvaret fordelast på utvalsmedlemane. Drøfting: I denne saka er tanken at kontrollutvalet skal gjera ei vurdering av saker i møtebøker frå andre politiske utval i Bømlo kommune. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særleg interesse i protokollane. Dette er ein av fleire måtar å gjera seg kjent med det politiske arbeidet i kommunen, og kunna fanga opp saker som no eller på eit seinare tidspunkt kan vera eit aktuelt saksfelt for kontrollutvalet. Til dette møtet er det desse møteprotokollane som kan vera aktuell for gjennomgang: Politisk organ: Dato: Kommunestyret 28.09,19.10 Formannskapet 01.09, 10.11 Utval for oppvekst, kultur og idrett 01.09, 10.11 Utval for helse og omsorg 03.09, 12.11 Utval for areal og samferdsel 02.09, 11.11 Sekretariatet har gjennomgått desse møteprotokollane, og har lagt saker som vi meiner kan vera aktuelle for kontrollutvalet å veta om, inn som referatsaker i møteinnkallinga. Konklusjon: På bakgrunn av dei erfaringane som er gjort tidlegare er det ei føremon at kontrollutvalet held seg oppdatert på kva som skjer i andre politiske utval. Sekretariatet vil difor tilrå at det nye kontrollutvalet vurderer å fordele ansvar for gjennomgang av møtebøker Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -18-
Side 2/2 Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet tar møtebøkene som går fram av saksutgreiinga over til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møtebøker vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -19-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/68-1 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 50/15 02.12.2015 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10, Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden 2016 2020 å gjennomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Fram til ny plan er vedteken vil plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 gjelde Drøfting: Utarbeiding av forslag til overordna analyse basert på risiko- og vesentlighetsvurderingar, og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon, kan gjerast av den valde revisor, sekretariatet eller anna eksternt selskap med kompetanse på området. Sekretariat for kontrollutvalet har ikkje kapasitet til å gjennomføre slike oppdrag. Kontrollutvalet må difor ta stilling til om ein skal be den valde revisor gjennomføra oppdraget eller om ein skal innhente tilbod i marknaden hos andre med kompetanse. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -20-
Side 2/3 Det er mykje som tyder på at det kan vera føremålstenleg å be Deloitte som den valde revisor å utarbeide forslag til analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Deloitte har vore revisor for kommunen lenge og kjenner organisasjonen godt. Det gjer at dei vil ha eit godt grunnlag for å gjennomføre dette arbeidet. Kontrollutvalet bør og drøfte seg fram til enkelte føringar for utarbeidinga av analyse og plan. Slike føringar kan t.d. vera kven som bør involverast i utarbeidinga av analysen, i kor stor grad vil kontrollutvalet sjølv involverast i utarbeidinga, kor djupt skal analysen gå (omfanget), kor mange timar skal den som skal gjera jobben kunne bruka og når skal analyse og plan leverast kontrollutvalet for endeleg handsaming. Denne drøftinga bør munna ut i ein skisse for vidare framdrift i saka. Kontrollutvalet har for tida desse tingingane når det gjeld forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjon tekniske tenester (forventa handsama i første møte 2016) For at utvalet skal kunna orientera seg om aktuelle saker, vert det synt til: Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 Prosjektplan for tinginga som omtalt over Det skal og utarbeidast plan for selskapskontroll i løpet av 2016, jf. anna sak til dette møtet, og det vil vera føremålstenleg og kostnadssparande å sjå arbeidet med utarbeiding av begge planane under eitt. Dersom ein skal dela dette arbeidet opp i eit prosjekt innan forvaltningsrevisjon, og eit prosjekt innan selskapskontroll, vil det truleg føra til meir ressursbruk. Konklusjon: Ut frå ei totalvurdering vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av verksemda i Bømlo kommune basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av verksemda i Bømlo kommune basert på risiko- og vesentlighetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020. 2. Forslag til prosjektplan skal utarbeidast på bakgrunn av det som går fram av saka, dei innspel som kom fram i møtet og leverast sekretariatet innan 01.01.2016 3. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret i oktober/november 2016. -21-
Side 3/3 Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -22-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/69-1 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 51/15 02.12.2015 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar, 13 Selskapskontroll, lyd slik: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2016 2020. å gjennomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar av kommunen sin eigarskap som planen skal baserast på. at planen vert vedteken av fylkestinget, som kan delegera til kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden. Fram til ny plan er vedteken vil plan for selskapskontroll 2012 2016 gjelde. Drøfting: Utarbeiding av forslag til ein overordna analyse av Bømlo kommune sin eigarskap i selskap mv., basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar, og plan for selskapskontroll kan gjerast av den valde revisor, sekretariatet eller anna eksternt selskap med kompetanse på området. Sekretariat for kontrollutvalet har ikkje kapasitet til å gjennomføre slike oppdrag. Kontrollutvalet må difor ta stilling til om ein skal be den valde revisor gjennomføra oppdraget eller om ein skal innhente tilbod i marknaden hos andre med kompetanse. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -23-
Side 2/2 Det er mykje som tyder på at det kan vera føremålstenleg å be Deloitte som den valde revisor å gjera dette arbeidet. Deloitte har vore revisor for kommunen lenge og kjenner organisasjonen godt. Det gjer at dei vil ha eit godt grunnlag for å gjennomføre dette arbeidet. Kontrollutvalet bør også drøfte seg fram til enkelte føringar for utarbeidinga av analyse og plan. Slike føringar kan t.d. vera kven som bør involverast i utarbeidinga av analysen, i kor stor grad vil kontrollutvalet sjølv involverast i utarbeidinga, kor djupt skal analysen gå (omfanget), kor mange timar skal den som skal gjera jobben kunne bruka og når skal analyse og plan leverast kontrollutvalet for endeleg handsaming. Denne drøftinga bør munna ut i ein skisse for vidare framdrift i saka. For at utvalet skal kunna orientera seg om aktuelle saker vert det synt til: Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 Det skal også utarbeidast plan for forvaltningsrevisjon i løpet av 2016, jf. anna sak til dette møtet, og det vil vera føremålstenleg og kostnadssparande å sjå arbeidet med utarbeiding av begge planane under eitt. Dersom ein skal dela dette arbeidet opp i eit prosjekt innan forvaltningsrevisjon, og eit prosjekt innan selskapskontroll, vil det truleg føra til meir ressursbruk. Konklusjon: Ut frå ei totalvurdering vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av eigarskapa til Bømlo kommune basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av eigarskapa til Bømlo kommune basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020. 2. Forslag til prosjektplan skal utarbeidast på bakgrunn av det som går fram av saka, dei innspel som kom fram i møtet og leverast sekretariatet innan 01.01.2016 3. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret i oktober/november 2016. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -24-
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/71-2 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 52/15 02.12.2015 Presentasjon av interimsrevisjonsrapport for Bømlo kommune 2015 Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Bømlo kommune har ansvar for at det vert gjennomført rekneskapsrevisjon i kommunen, jf. kommunelova 77.4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Vidare har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. forskrift om kontrollutvalg 4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.» Drøfting: I forrige møte i kontrollutvalet orienterte Deloitte AS om sin revisjonsplan og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2015. I dette møtet skal Deloitte AS presentere oppsummeringa av dette arbeidet i ein interimsrevisjonsrapport. Dette vil, til liks med presentasjon av revisjonsplanen, vera ein lekk i å sjå til at kommunen sine rekneskapar vert revidert og at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. På bakgrunn av det som kjem fram i interimsrevisjonsrapporten bør kontrollutvalet, slik sekretariatet ser det, få høve til å koma med forslag til fokusområde i årsrevisjonen som skal gjennomførast framover, dersom dei ønskjer det. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -25-
Side 2/2 Konklusjon: Dersom det ikkje kjem fram noko spesielt i møtet vert det tilrådd at kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå Deloitte AS til orientering. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå Deloitte AS til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Interimsrevisjonsrapport for Bømlo kommune 2015-26-
D eloitte. Bømlo Kommune v/kontrollutvalet 5430 Bremnes Deloitte AS Sundgaten 119 Postboks 528 NO - 5527 Haugesund Nor w ay T l f : +47 52 70 25 40 Faks: +47 52 70 25 41 www.deloitte.no 20. novber 2015 Revisjonsrapportnr. 16 (journalførast) IN TERIMSREVISJON BØMLO KOMMUNE 2015 Generelt Vi har nå utført interimsrevisjonen av Bømlo kommune for 2015. Vi vil i den anledning gje ei kort oppsummering av utført interimsrevisjon og kommentera nokre forhold som vi meiner leiinga i kommunen bør ha eit spesielt fokus på. Deloitte utfører risikobasert revisjon. Dette vil seie at kontrollmetodar og kontrollomfang vert tilpassa risikoen i organisasjon og rutinar. Vi kartlegg og vurderer difor dei viktigaste økonomi- og rekneskapsrutinane for å identifisera kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. Basert på utført revisjon har vi notert oss enkelte forhold vi meiner kommunen si leiing bør vera merksame på. Vi vil presisera at det er leiinga i kommunen som er ansvarleg for å etablera og halde oppe ein tilfredsstillande intern kontroll. Som ein del av dette, må leiinga sjå til at rekneskapsføringa er i samsvar med lover og forskrifter og at formuesforvaltinga er ordna på ein trygg måte. Rekneskapsrevisjon Rekneskapsrevisjonen skal gje revisor grunnlag for å gje ein uttale om rekneskapen i form av ei revisjonsmelding. Rekneskapsrevisjonen er delt i to fasar, interimsrevisjon og å rsoppgjersrevisjon. I interimsrevisjonen testar vi kontrollar i rekneskapsrutinar for å få verifisert at dei har fungert i heile rekneskapsperioden. I tillegg gjennomfører vi kontrollar på områder, og for regnskapsposter, kor det ikkje er mogleg å oppnå same tryggleik eller med same effektivitet ved revisjon i årsoppgjeret. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Lim i ted, a UK private compan y limited by guarantee, and its network of members firms, each of which is a legally separate and in d epen d ent entity. Please see wwwdeloittecorn/no/omoss for a detailed desc r iption of the legal st r ucture of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Re g istrert i For e taks r egiste r et Me d lemmer av Den no r ske Reviso rf o r ening O r ganisasjonsn u m m e r : 980 211 282-27-
Deloitte. side 2 frå: Else Holst-Larsen 20. november 2015 Sjølvstende og objektivitet Vi stadfester at revisjonsteametilfredsstiller dei krava til sjølvstende og objektivitet for revisorar som reviderer kommunalog fylkeskommunal verksemd, og som går fram av 79 i kommunelova og som er nærare konkretisert i forskrift om revisjon av kommunar og fylkeskommunar 13 og 14. Finansreglement Det er ikkje utførd ny gjennomgang av reglementet for finansforvaltning, da tidligare gjennomgang konkluderte med at reglementet for finansforvaltninga tilfredsstiller kommunelovens og forskriftenes krav gjeldande frå 1.7.2011. Intern kontroll Gjennomgangen har gitt oss kunnskap om kontrollmiljøet i kommunen, om kontrollmessige sterke og svake sider i vesentlege økonomiprosessar, og ei forståing av korleis rekneskapstransaksjonar vert generert, registrert og rapportert. Vår vurdering av internkontrollen byggjer på informasjon innhenta gjennom kartlegging og gjennomgang av rutinar i samband med interimsrevisjonen, på kunnskap i eigen organisasjon om regelverk, rutinar og prosessar i kommunen. Når det gjeld internkontrollen på eit overordna nivå, er det vår vurdering at den er tilfredsstillande. Vår vurdering av risiko og kontroll på rutinenivå, har vi kommentert nedanfor, under dei einskilde områda som er revidert. Innkjøpsområdet I vår gjennomgang av drifts- og investeringsrekneskapen, har vi utført kontrollar av eit utval inngåande fakturaer. Vi har då blant anna kontrollert at det fins originaldokumentasjon samt at fakturaane er kontert og attestert i tråd med liste over kontering / attestering og tilvisingsrett. Vi kontrollerer også at grunnlaget for meirverdikompensasjon er i samsvar med relglane. I dette arbeidet har vi ikkje avdekka vesentlege feil i føringar eller svakheiter ved dei interne kontrollane. Det er etablert tilfredstillande arbeidsdeling når det gjeld betaligar i bank og bankaavstmming, men ei mogeleg styrking av kontrollen ville vere å ha to personar som godkjenner i bank før utbetaling. -28-
Deloitte. side 3 frå : Else Holst-Larsen 20. november 2015 Løn Vi har fått stadfesta at det ikkje har skjedd vesentleg endringar i dei viktigaste rutinane på lønsområdet, og vi har difor ved våre kontrollar bygd på dei vurderingane og erfaringane tidligare revisjon har gjort. Det har vore etablert tilfredsstillande kontrollar i lønsprosessane. Detaljtesting av reiserekningar har i år ikkje avdekka vesentlege avvik, noko som tydar på at tidligare års kommentarer frå revisjonen er tatt til følgje. Inntektsområde I interimsrevisjonen har vi valt ut og testa inntektsrutinar innan eigenbetaling for institusjonsog omsorgstenester, byggjesaker, eigedomsskatt og SFO. Føremålet har vært å kontrollera at det er etablert system og kontroller som sikrar at alle fakturerte inntekter er i samsvar med grunnlaget (dei tenestene som er levert), og at inntektene vert bokført i rett periode med rett beløp. Det var gjennomgåande god kvalitet på dokumentasjonen som vart kontrollert og det vart ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar ved grunnlag og berekningar. Revisjonen avdekka likevel avvik ved vår kontroll av rutinar ved rørande byggjesaker. Vi avdekka avvik mellom gebyr i vedtak og det som blei fakturert ut, med både feil pris i vedtaket og feil pris på utgåande faktura i forhold til satsane frå regulativet. Vi tilrår at kommunen ser nærare på rutinane på dette området, for å minske meirarbeid og risiko for feil. Avslutning Dersom noko skulle være uklårt i framstillinga ovanfor, eller at det er trong for hjelp i samband med konkretisering og gjennomføring av tilrådde tiltak eller andre forhold, står vi gjeme til teneste. Med venleg helsing Deloitte AS Cr ~. tl--l - Else Holst-Larsen statsautorisert revisor Kopi: Kontrollutvalet -29-
PS53/15Referatsaker -30-
Saksprotokoll i Kommunestyret - 19.10.2015 Vedtak: Kommunestyret gjorde samrøystes vedtak i samsvar med rådmannen sitt framlegg. -31-
Saksutgreiing til folkevalde organ Dato: Arkivref: 30.09.2015 2015/991-22386/2015 / 100 Saksbehandlar: Jarle Nakken 53 42 30 82 jpn@bomlo.kommune.no Sak nr i møte Utval Møtedato Kommunestyret 19.10.2015 TERTIALRAPPORT 2 TERTIAL 2015 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Kommunestyret tek tertialrapporten til orientering. Kommunestyret godkjenner slik endring av investeringsbudsjettet. Opprustning lokaler til dagtilbod eldre kr 800 000 Opprustning kulturhuset kr 600 000 KAD senger - kr 1 400 000 Dokument i saka: Årsbudsjett 2015 Lånerapport Uttale til finansforvaltninga frå Deloitte AS Bakgrunn for saka: Rådmannen skal i samsvar med kommunen sitt økonomi- og finansreglement skriftleg rapportere til kommunestyret om den økonomiske utviklinga i kommunen samt om utviklinga i kommunen si låneportefølje dei 4 første månadane i 1. tertialrapport og for dei 8 første månadane i 2. tertialrapport. Finansrapporten pr. 2 tertial er innarbeida i tertialrapporten. Vurderingar: Utgangspunktet for 2. tertialrapport er opphavleg budsjett korrigert med endringane som vart gjort i ekstraordinær revisjon av budsjettet den 11 mai, ordinær budsjettrevisjon 22. juni samt administrative endringar så langt i år. Budsjettet er periodisert slik at det i størst mulig grad skal kunne samanliknast med dei inntektene og utgiftene som er bokført i perioden januar august. Det omtala avviket i rapporten er skilnaden mellom periodisert rekneskap og budsjett pr. 31. august. -32-
Hovudoversikt HOVEDOVERSIKT Inntekter (seksjon 8) Opphavleg B2015 Periodisert revidert B2015 2 tertial Rekneskap 2 tertial Avvik revidert B2015 - R2015 Skatt inntekt og eige -298 597-187 635-184 522-3 113 Eigedomsskatt -28 700-14 550-14 522-28 Rammetilskot: Inntektsutjamning -4 721-2 081-4 026 1 945 Rammetilskot: Innb.tilskot -313 400-221 733-221 733 0 Rammetilskot: Skjønn -14 100-10 070-10 070 0 SUM rammetilskot og skatt -659 518-436 069-434 873-1 196 Rente kompensasjonstilskot (18100) -3 882-485 -434-51 Diverse utgifter 0 0 3-3 Sum inntekter (seksjon 8) -663 400-436 554-435 307-1 250 Utgifter ( netto rammer seksjon 1-7): Netto ramme sentrale styringsorgan 44 182 32 180 31 985 195 Netto ramme oppvekst, kultur og idrett 302 349 215 752 216 989-1 237 Netto ramme helse, pleie og omsorg 231 056 163 056 162 896 160 Netto ramme teknisk og brannvern 38 940 23 547 23 220 327 Netto ramme kyrkje og andre 8 061 5 720 5 720 0 trudomssamfunn Netto ramme pensjon, lønnsavsetning 1 197-18 353-18 578 225 Sum netto driftsutgift i seksjon 1-7: 625 785 421 902 422 232-330 Avskrivingar - seksjon 8 24 500 0 0 0 SUM -13 115-14 652-13 075-1 580 Seksjon 8: 0 Netto finans (Ansvar 8100) 34 157 9 374 8 432 942 Overført til investering 0 0 0 0 Dekning underskot 2013 3 458 0 0 0 Motpost avskrivingar -24 500 0 0 0 SUM 0-5 278-4 643-638 Innleiing Kommunen budsjetterte opphavleg med eit driftsresultat på kr 3 458 000 som skulle nyttast til dekning av rekneskapsunderskotet for 2013. I tillegg vedtok kommunestyret å auke kravet til driftsresultat ved å ytterlegare auke driftsresultatet med kr 1 491 000 til kr 4 949 000. Avviket som kjem fram ovanfor er avvik frå dette netto driftsresultatet. Rekneskapen syner eit negativt avvik på -0,6 mill. kr ved utgangen av 2. tertial. Seksjonane har eit meirforbruk (negativt avvik) på 0,3 mill. kr. Til samanlikning hadde kommunen på same tid i fjor eit negativt avvik på 3,6 mill. kr. For seksjonane samla var det negative avviket i fjor til same tid på 2,0 mill.kr. -33-
Skatt, rammetilskot, finans og liknande inntekter/utgifter ført på ansvar 8100 Tabellen under viser eit negativ avvik på kr 305 000 i høve til budsjettet denne perioden på ansvar 8100. Til samanlikning var det eit negativt avvik på kr 1 662 000 i fjor på same tid. INNTEKTER OG FINANS TOTALT AVVIK 8000 Skatt på inntekt og eige -3 113 8001 Eigedomsskatt -28 8400 Ramme- og statstilskot 1 945 8401 Statlege investeringstilskot -51 8700 Renter, utbytte og lån 942 8100 INVEST. OG FINANSIERINGSTRANS. -305 Skatteinntektene vart nedjustert til 294,1 mill kr i budsjettrevisjonen. Likevel så visar tertialrekneskapen ein skattesvikt. Det er likevel ei positiv utvikling i skatteinngangen, då både juni, juli og august har gitt høgare skatteinntekter enn budsjettert. Tala for september ligg og føre, desse viser ei meirinntekt på 0,9 mill kr i forhold til budsjett. Dersom denne utviklinga held fram utover hausten vil kommunen få om lag 295 mill kr i skatteinntekter dette året. Inntektsutjamninga viser pr. juli ei meirinntekt på 1 945 000 kr. Finans Renter, utbytte og lån Avvik: 942 Netto finansutgifter syner eit positivt avvik til no på kr 942 000. Dette skuldast i hovudsak redusert rentenivå i år. ( frå 3% til 2,7%) Seksjon 7 Pensjon Kommunen skifta 01.07.2014 til KLP som pensjonsleverandør for sine tilsette utanom sjukepleiarane (som var i KLP frå før ) og lærarane som er sikra gjennom statens pensjonskasse. På grunn av skiftet var det ein del uvisse ved budsjetteringa av pensjonspremien til KLP, samt venta pensjonskostnad for 2015. På grunnlag av rekneskapstala vart budsjettet justert i juni vedrørande pensjon frå KLP. Me har no motteke nye berekningar etter at lønnsoppgjeret vart kjent. Dette viser at pensjonspremien vert lågare enn budsjettert. Pensjonspremien har ikkje anna rekneskapsmessig verknad enn at det påverkar kommunen sin likviditet. Det er pensjonskostnaden som vert ført som utgift i rekneskapen. Denne har mindre justeringar i forhold til estimatet som vart gjort. Det er derfor ikkje endringar i pensjonskostnaden til KLP utover det som vart korrigert i budsjettrevisjonssaka. Kommunen har hittil i år nytta premiefond til å betale løpande pensjonspremie i KLP med samla kr 18 578 347. Dette vil redusere premieavviket (forskjell mellom pensjonskostnad og pensjonspremie) tilsvarande og kommunen slepp å betale arbeidsgjevaravgift av denne summen. Samla bidreg dette til å styrke kommunen sin likviditet. Bruken av premiefond vert inntektsført på ansvar 7010. -34-