Begrepsforklaringer: Ja = Hele dokumentet er ID = Navn og andre identifiserende kjennetegn skjermes ved utlevering, resten er. Nei = Hele dokumentet er unntatt fra het Vurderes = Vurderingen kan ende med at dokumentet er eller ikke. Hvis ikke, må riktig tilgangskode settes etter individuell vurdering. Vurdering skjer ved registreringen av dokumentet. Avs/ Mott Klager - generelt Generelt kan alle enkeltvedtak påklages (f.eks. klage på avslag på søknad). Dokumentene i klagesaker er e eller ikke e avhengige av innholdet Karakterutskrifter, vitnemål o.l. - generelt Eksamensoppgaver, eksamensbesvarelser, eksamensresultater, karakter og vitnemål er ikke e. Slike dokumenter følger ofte som vedlegg til søknader. Klage på vedtak ephorte S/SX/ST offl. Svar på klage ephorte S/SX/ST offl. Karakterutskrifter, vitnemål ephorte S offl. 26, 1. *Vurderes * Fullstendig unntak kan vurderes ved helseopplysninger *Vurderes * Fullstendig unntak kan vurderes ved helseopplysninger Nei ID ved utlevering Bachelorstudium, årsstudium, studieløpsadministrasjon - Opptak Opptaksbrev ID ved utlevering Avslagsbrev ID ved utlevering - 1 -
- Utsatt studiestart Søknad om utsatt studiestart ephorte S/ST *Vurderes * Vurderes av nærmeste overordnede ihht innhold: Off. f.eks. militærtjeneste u.off.: særlig helse Svar på søknad ephorte *Vurderes * jfr. forrige merknad - Norskkurs Søknad om norskkurs ephorte offl. Vurderes - Vurdering av generell studiekompetanse for norske, nordiske og utenlandske søkere - Tilrettelegging av studier for funksjonshemmede studenter Svar på søknad Ja ephorte ST offl. - Overgang (internopptak) Søknad om overgang FS Ja (internopptak) Svar på søknad FS Ja - Hospitantplass (ekstern hospitant) Søknad om hospitantplass Vedlegg: Bekreftelse fra hjemmeuniversitet, karakterutskrifter ephorte S offl. 26, 1. Svar på søknad: opptak - Gjestestudent (samme regler Søknad om opptak som FS Ja som hospitant) gjestestudent - Studieprogresjon Brev om justeringssamtaler ephorte S offl. - Utdanningsplanen Søknad om endringer i utdanningsplanen Varsel om avslutning av studierett ephorte S offl. - Permisjon, deltid Søknad om permisjon eller deltid ephorte/ Ja *Ja * Karakterutskrifter/ vitnemål u.off.: offl. 26, 1. Nei Ja Nei Avs/ Mott FS *Ja * Vurderes av nærmeste overordnede ihht innhold - 2 -
uten begrunnelse FS Søknad om permisjon eller ephorte ST offl. Nei Ja deltid med velferdsbegrunnelse - Veiledningsforhold Søknad om bytte av veileder av praktiske årsaker ephorte *Ja * f.eks. veileder flytter til utlandet Søknad om bytte av veileder av ephorte S/SX/ST offl. Nei Ja personlige årsaker - Gjenoppretting av studierett Søknad om gjenoppretting av studierett ephorte *Ja * Vurderes av nærmeste overordnede ihht innhold Svar på søknad - opptak Svar på søknad - avslag ephorte S offl. - Vitnemål og Diploma Supplement Vitnemål og Diploma supplement FS Søknad om å få nytt gradsvitnemål ephorte *Vurderes * Gjelder søknad om å få samme vitnemål en gang til, f.eks. når det gamle er gått tapt. Kan være sensitivt, f.eks. når søker har byttet identitet etter å ha blitt utsatt for vold eller trusler. - 3 -
Undervisningsadministrasjon - Informasjon om studietilbud Ja - Studie- og romplanlegging Ja - Studieplanendringer - Opprettelse/nedlegging av emner og studieprogrammer - Emneevaluering, programevaluering - Rapportering/statistikk DBH/ SSB m.m ephorte/ Min side Ja Avs/ Mott Ja Gjelder det som sendes fra UiB Eksamen - Eksamensoppmelding Søknader om dispensasjon fra obligatoriske elementer (pga kollisjon og lignende) Brev til studenter som ikke oppfyller obligatoriske krav for å gå opp til eksamen Søknad om 4.gangs eksamen med begrunnelse Søknad om å eksamensmelde seg etter fristen ephorte ST offl. FS Ja ephorte S/ST offl. ephorte S offl. *Vurderes * Innholdet kan begrunne unntak: f.eks. helse Nei * Innholdet kan begrunne unntak: f.eks. helse - Tilrettelegging av eksamen Søknad om tilrettelegging av eksamen ephorte ST offl. Legeerklæring ephorte ST offl. - Sensoroppnevning Oppnevningsbrev Nei Ja Nei Ja - Sensurklager Klage på sensur ephorte S offl. Nei Ja - 4 -
Klage på formelle feil ved eksamen ephorte *Ja * Innholdet kan begrunne unntak, men dette må praktiseres strengt. Svar på klage - sensur ephorte S offl. Nei Ja Svar på klage - formelle feil ephorte *Ja * Innholdet kan begrunne unntak, men dette må praktiseres strengt. - Fusk Brev om mistanke om fusk ephorte SX offl. Studentens uttalelse ephorte SX offl. Klagenemndas vedtak ephorte SX offl. Klage på vedtak ephorte SX offl. Avs/ Mott Utveksling inn: Søknad om studieopphold FS Ja ID ved utlevering Omfangsvurdering FS Ja ID ved utlevering Opptaksbrev FS Ja ID ved utlevering Avslag FS Ja ID ved utlevering Søknad om bolig FS Ja ID ved utlevering Utveksling ut: Søknad om delstudium FS Ja ID ved utlevering - 5 -
Beredskap: Opplysningsskjema/ egenerklæring for studenter S offl. Nei ID ved utlevering Søknad om forhåndsgodkjenning ID ved utlevering Søknad om endelig godkjenning ID ved utlevering Innpassing, godkjenning Søknad om faglig godkjenning av utenlandsk grad og omfangsvurdering Søknad om innpassing av ekstern studium Søknad om vurdering av undervisningskompetanse Vitnemål/ karakterutskrift som ID ved utlevering ID ved utlevering ID ved utlevering offl. 26, 1. Nei ID ved utlevering vedlegg Søknad om forhåndsgodkjenning ID ved utlevering Innpassingsbrev ID ved utlevering Masterstudium Avs /Mott - Opptak til master (ORD) Søknad om opptak til master FS Ja Tilbudsbrev Opptaksbrev Avslag på søknad ephorte S offl. - Opptak til master (INTGRAD) Søknad om opptak til master FS Ja Tilbudsbrev Opptaksbrev Avslag på søknad FS Nei ID ved utlevering - Kvoteopptak Fordele kvotene for kvotesøknader Søknad om opptak på FS Ja - 6 -
kvoteprogram Søkerliste Rangere kvotesøkere Tilbudsbrev Opptaksbrev Avslag på søknad ephorte S offl. - Masterstudiet Søknad om utsatt studiestart ephorte/ FS Permisjonssøknader, søknad om deltid og søknad om forlengelse av studieretten uten begrunnelse eller med faglig relevant begrunnelse Permisjonssøknader, søknad om deltid og søknad om forlengelse med velferdsbegrunnelse ephorte ST offl. Brev om innvilget søknad Avslagsbrev ephorte S offl. *Vurderes Vurderes ihht innhold: : f.eks. jobb u.off.: særlig helse *Nei Ja * Fullstendig unntak kan vurderes ved helseopplysninger - 7 -
Saksområde Dokumenter Fag -system - Veiledningsforhold Søknad om bytte av veileder av praktiske årsaker Søknad om bytte av veileder av personlige årsaker PhD-studium Avs /Mott ephorte *Ja * f.eks. veileder slutter ved UiB. ephorte S/SX/ST offl. Nei Ja - PhD-opptak Søknad om opptak ephorte *Ja * Karakterutskrifter/ vitnemål u.off. 26, 1. Opptaksbrev Utfylling og evt. revisjon av PhDavtale - PhD-studiet Søknad om bytte av veileder av praktiske årsaker Søknad om bytte av veileder av personlige årsaker Avslagsbrev ephorte S offl. FS Ja ephorte *Ja * f.eks. veileder slutter ved UiB. ephorte S/SX/ST offl. Nei Ja Søknad om forskerutdanningsmidler Fremdriftsrapport ephorte *Vurderes * Vurderes ihht innhold f.eks: alt er ok u.off. f.eks: det rapporteres om problemer med veileder Søknad om godkjenning av opplæringsdelen Klager over underkjent opplæringsdel ephorte S offl. - Disputas Søknad om å få avhandlingen bedømt Oppnevning av komitémedlemmer *Nei Ja * Vær obs på at evt. personlige opplysninger utover ID kanskje må skjermes her - 8 -
Habilitetserklæringer Saksområde Dokumenter Fag -system Bedømmelseskomiteens innstilling - godkjenning Bedømmelseskomiteens innstilling - underkjenning Innstilling sendt til doktorand (hvis godkjent) Innstilling sendt til doktorand (hvis underkjent) Forslag til tema for prøveforelesning ephorte S offl. 5, 3. ephorte S offl. 26, 1., 2. setning Godkjenning prøveforelesning Godkjenning disputas Innberetning/ final report Kreeringsbrev Underkjenning av prøveforelesning, doktoravhandling, disputas ephorte S offl. Avs /Mott *Utsatt * Utsatt het inntil ph.d.- kandidat (el. dr.philos.-søker) har mottatt melding om innstillingen Utsatt Vurderes Ja Annet Klager på generelle forhold om læringsmiljø til læringsmiljøutvalg Klager med personlig innhold til læringsmiljøutvalg ephorte S/SX/ST offl. *Vurderes Ja * Kan være nok å skjerme ID ved utlevering av dokument - 9 -