Lunner kommune K ontrollutvalgets PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAP SKONTROLL 2016 20 19 Behandlet i kontrollutvalget : 19. oktober 2016. Vedtatt av kommunestyret :
INNHOLD 1. INNLEDNING......... 3 2. PLANPROSESSEN......... 3 3. FORVALTNINGSREVISJON......... 4 3.1 HVA ER FORVALTNI NGSREVI SJON?...... 4 3.2 PLAN FOR FORVALTNI NGSREVI SJON PRI ORI TERI NGER... 5 4. SELSKAPSKONTROLL......... 12 4.1 HVA ER SELSKAPSKONTROLL?...... 12 4.2 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRI ORI TERI NGER... 13 Kontrollutvalget Side 2
1. I N N LE D NI N G Kontrollutvalg et utfører på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn m ed den kommunale forvaltningen, herunder påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgets oppgaver kan i hovedsak deles i tre områder : Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll I f orskrift om kontrollutvalg går det frem at kontrollutvalget skal lage en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapsk ontroll. Planene skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget har valgt å samle de to planene i ett dokument. 2. P LAN P ROSE SSE N I forskrift om kontrollutvalg går det frem at p lan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko - og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. I tillegg til å l egge vekt på risiko - og vesentlighet i sitt arbeid med prioritering av områder/tema for kontroll, har kontrollutvalget også lagt vekt på følgende: Prosjektets potensielle bidrag til å skape forbedringer i forvaltningen Politisk aktualitet og interesse Bet ydningen de offentlige tjenestene har for brukerne/innbyggerne G jennomførbarhet (praktisk og økonomisk) Erfaringer fra andre kommuner Utfordringen med den overordnede analysen er å sikre at analysen er tilstrekkelig overordnet, slik at man får et oversikt sbilde av hele den kommunale virksomheten, samtidig som den går tilstrekkelig dypt til å danne et meningsfullt grunnlag for prioritering av konkrete områder. Ved valg av metode og opplegg for overordnet analyse er disse hensynene balansert opp mot kontroll utvalgets budsjettmidler. Den overordnede analysen ble gjennomført som en prosess i kontrollutvalget. Som grunnlag for risiko - vesentlighetsvurderingen er det innhentet kunnskap fra en rekke kilder, bl.a.: Kommunale planer og rapporter (handlingsplan, økonomiplan, årsrapporter mv.) Kontrollutvalget Side 3
Tilgjengelig statistikk (i hovedsak kostra - tall) Gjennomførte revisjonsprosjekter/evalueringer i andre kommuner Foranalyse av utvalgte områder. Avisomtale, erfaringer fra andre kommuner mv. Ordfører, rådmann og revisjonen ha r vært invitert til å komme med synspunkter og innspill til utvalgets arbeid med ny plan. 3. FORVALTNI N GSRE VI SJON 3.1 HVA ER FORVALTNINGSREVISJON? Kommuneloven 77 nr 4, 2. punktum beskriver forvaltningsrevisjon slik : Kontrollutvalget skal vider e påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fyl kestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I en forvaltningsrevisjon kan man ha flere forskjellige perspektiver. Hvilket perspektiv man legger hovedvekten på avhenger av intensjon med undersøkelsen. Mulige perspektiver Brukerperspektiv Resultatperspektiv Vedtaksperspektiv Produktivitets - og effektivitetsperspektiv Ledelsesperspektiv Forvaltnings - revisjon Økonomisk perspektiv Organisasjons - perspektiv Styringsperspektiv Regeletterlevelse Systemperspektiv På grunn av at tema og vurderingstype kan spenne vidt, stilles det derfor store krav til både metode - og fagkunnskap hos den som skal gjennomføre revisjonen. Kontrollutvalget Side 4
3.2 PLAN FOR FOR VALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER Generelt: Kontrollutvalget har som mål å øke sitt fokus på effektivitet/ produktivitet og kvalitet i sine undersøkelser av kommunens forvalting. Ved kontroll av formelle forhold (etterlevelse av lover/ regler/rutiner ) har kontrollutvalget som mål å etterprøve at praktiseringen av rutinene er i tråd med etablerte rutiner og prosedyrer. Kontrollutvalget ønsker å prioritere kontroll av tjenester til utsatte brukergrupper. I tillegg til et systemperspektiv har kontrollutvalget som målsetting også å gjennomføre stikkprøver på individnivå for å tes te at rutinene fungerer i praksis. Kontrollutvalget har som mål å ha god kunnskap om kommunens organisasjon og tjenesteyting. Som ledd i dette arbeidet vil det løpende bli bedt om orienteringer fra admi nistrasjonen, herunder etterspørre gjennomførte risik ovurderinger. Igangsetting av undersøkelse (forvaltningsrevisjon) gjøres normalt etter en forutgående forundersøkelse. Formålet med en forundersøkelser å avklare nytteverdien av en eventuell grundigere undersøkelse. Forundersøkelser/kartlegginger kan g jøres av kontrollutvalget selv, utvalgets sekretariat eller kommunens revisor. Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt i planen. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Prioriterte områder: Nedenfor følger prioriterte områder innenfor ulike deler av organisasjonen (ikke prio ritert rekkefølge) : Felles administrasjon, stab/støtte (sektorovergripende) Sykefravær og arbeidsmiljø Relativt høyt sykefravær i Lunner (9,2% i 2015, 10, 3 % pr. juni 2016). Høyt sykefravær har store økonomiske konsekvenser både for samfunnet, kommunen og for den enkelte. Kontrollutvalget Side 5
Gjennomgang av detaljert sykefraværsstatistikk i kommune n. Kommunens arbeid med langtidsfravær og oppfølging av sykmeldte. Oppfølging av IA - avtalen Evaluerin g av tiltak. I hvilken grad påvirker arbeidsmiljøet sykefraværet? IKT Vesentlig område for kommunen, da bruk av IKT benyttes i større eller mindre grad innenfor alle tjenesteområder. Svikt mht. håndtering av person opplysninger kan få store konsekvenser, både personlig for den som rammes (svikt i håndtering av personopplysninger) og for kommunens omdømme. Informasjonssikkerhet, herunder etterlevelse av personopplysningsloven. IKT - investeringer og gev instrealisering. Etikk og korrupsjons - forebyggende arbeid Inntatt i formålsparagrafen i kommuneloven. Stort fokus på temaet sentralt ( jf. eget etikkutvalg i Kommunenes Sentralforbund). Politisk interess e. Hvordan jobber kommunen med forankring av gode etiske holdni nger hos ansatte og politikere? Fokus både på overordnet nivå (ordfører/rådmann) og på mellomledernivå i organisasjonen. Varslings - og avvikssystem Hovedbegrunnelse for valg av området : Viktig element i kommunen system for intern kontroll. Kommunen har innført nytt system for avvikshåndtering. Evaluering av varslingsordningen i kommunen Evaluering av kommunen systemer for avviksrapportering og avvikshåndtering som int egrert del av kommunens internkontroll. Fungerer systemene i praksis? Lærer man av avvikene? Kontrollutvalget Side 6
Interkommunalt samarbeid Generell risiko/utfordringer knyttet til styring og kontroll med interkommunale samarbeid. Kom munen løser en relativt stor andel av sin virksomhet gjennom interkommunale virksomheter. Velge ut konkret samarbeid som ønskes undersøkt. Fokus på for eksempel: Styring og kontroll Evaluering av måloppnåelse, effekter, resultater Oppfølging av inngåtte avtaler og styringssignaler. Oversikt over interkommunalt samarbeid: Avtaler med Gran og/eller Jevnaker: Gran og Lunner Voksenopplæring Lunner og Gran brann og redning Interkommunalt innkjøpssamarbeid på Hadeland Skatteo ppkreveren for Hadeland Flyktningetjenesten for Gran og Lunner Gran og Lunner interkommunale vannverk Kulturkontoret for Lunner og Gran Landbrukskontoret for Hadeland Sosialtjenesten for Lunner og Gran Etablererveileder for Lunner og Gran Helsestasjon f or Ungdom Interkommunal legevakt for Lunner og Gran Avtaler med kommuner utenfor Hadeland: Krisesenteret i Hønefoss 110 - avtalen FOKSO (forsikringssamarbeid/foreni ng) Interkommunal legevaktordning GIL Støttesenter mot incest og seksuelle overgrep - Opplan d (Smiso) Skole Tidlig innsats Tydelig uttrykt målsetting i Lunner kommune. V esentlig høyrere andel spesialundervisning på 8-10 trinn enn på lavere trinn. Dette kan indikere utfordringer med tidlig innsats. A ktuelle tema: Måloppnåelse: I hvilken grad klarer kommunen å nå skolens målsettinger om tidlig innsats? Analyse av tiltak: Kartlegging og evaluering av iverksatte tiltak for å nå målet om tidlig innsats i skolen. Kontrollutvalget Side 7
Spesialundervisning PP - tjenesten Skoleresultater Hoved begrunnelse for valg av området: Sårbare tjenestemottakere. Sykefravær og fraværshåndtering (I hvilken grad rammes undervisningen til elever med vedtak om spesialundervisning ved fravær av lærere på trinnet?) Kartlegging av bruk av ufaglær te i spesialundervisningen. Rettssikkerhet: Skolenes oppfølging av enkeltvedtak om spesialundervisning (får barna det de har krav på, og dokumenteres det?) Brukerundersøkelse blant foreldre (måling av opplevd kvalitet på tjenestene) Kartlegging av saksbeha ndlingstid (fra søknad blir sendt til evt. tiltak iverksatt) Ett mål for PP - tjenesten er å jobbe mer systemrettet. I hvilken grad evner PP - tjenesten å gjøre dette overfor skolene? Det synes som om ko mmunen har svakere skoleresultater enn det utdanningsnivået i befolkningen skulle tilsi. Årsaksanalyse. Kartlegging av tiltak. Evaluering av om tiltak fungerer etter hensikten. Mobbing Kommunen har klare mål om å bekjempe mobbing. Mobbing ha r store konsekvenser for den enkelte. Hvordan praktiseres/etterleves kommunens retningslinjer ute i skolene? SFO - tilbudet Hovedbegrunnelse for valg av o mrådet: Lav andel bruk av SFO - tilbudet i kommune. K valitet M åloppnåelse E tterlevelse av vedtak og intensjoner Kontrollutvalget Side 8
Barnehage Tidlig innsats Tydelig uttrykt målsetting i Lunner kommun e. Aktuelle tema/spørsmål : Måloppnåelse: I hvilken grad bidrar barnehagen til å nå kommunens overordnede målsetting om tidlig innsats? Analyse av tiltak: Kartlegging og evaluering av iverksatte tiltak for å nå målet om tidlig innsats i barnehagen. Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Oversikt over hvem som melder til barnevernet viser at barnehagene melder i svært liten grad. Dette ti l tross for barnehagene har kontakt med mange b arn. Akt uelle tema/spørsmål : Barnehagenes etterlevelse av lovpålagt meldeplikt. Kartlegging av kompetanse i barnehagene mht. meldeplikt evt. kompetansebyggende tiltak. Samhandling mellom barnevern og barnehager. Kvalitet på tjenestene Måling av kvalitet på tjenester er vanskelig. Aktuelle tema/spørsmål : Målstyring: Hvordan måles og rapporters kvalitet på tjenestene? Kartlegging av opplevd kvalitet (brukerundersøkelse) Evaluering av «reell» kvalitet (prosesskvalitet). H e lse og omsorg Lege/fysioterapi Lav lege og fysioterapiandel på institusjon (jf. kostratall for 2015). Aktuelle tema/spørsmål : Er legedekningen i tråd med lover/regler, kommunens målsettinger og vedtak/intensjone r? Medisinhåndtering Konsekvensen ved feilmedisinering kan være stor. Kontrollutvalget Side 9
Aktuelle tema/spørsmål : Rutiner for medisinhåndtering. Kartlegging av medisinlager og evaluering av rutiner for sikring av lager. Kommunens helsearbeid Kostra - tall for 2015 viser at kommunen bruker lite penger på området. Aktuelle tema/spørsmål: Oppfølging av vedtatt helseplan. Hjemmebaserte tjenester Høye utgifte r pr mottaker av kommunale pleie - og omsorgstjenester (jf. kostra - tall for 2015) Stor politisk interesse. Aktuelle tema : Årsaker til kommunens høye utgifter på området. Kvalitet på tjenestene og forholdet mellom kvalitet og utgifter. Kartlegging/evaluerin g av hjemmebaserte tjenester overfor psykisk syke. Familie, barn og integrering Barnevern Svikt kan få alvorlige konsekvenser for barn /unge. Sårbare brukergrupper. Organisering. Produktivitet/effektivitet i saksbehandlingen. Saksforberedende arbeid i f.m. Fylkesnemnda. Kommunikasjon og omdømme. Tverrfaglig samarbeid mellom barnevernet og andre kommunale enheter. Integrering av flyktninger (flyktninge - tjenesten) Hovedbegrunn else for valg av området: Relativt høy andel av bosetting av flyktninger i kommunen. Sårbar gruppe. Organisering. Måloppnåelse og rapportering. Kontrollutvalget Side 10
Oppfølging av ungdom / ungdomsledighet (NAV) Ledighet blant unge i aldersgruppen 15-29 år er et økende problem i samfunnet. Svikt kan få alvorlige konsekvenser for barn/unge. Sårbare brukergrupper. Kartlegging og evaluering av kommunens/sosialtjenesten s arbeid for å motvirke ungdomsledighet. Eiendom, infrastruktur, areal og samfunn Eiendoms - forvaltning Krevende område med betydelig økonomi. Ressursbruk, forsvarlig vedlikeh old, vedlikeholdsetterslep. Planlegging/v edlikeholdsstrategi. Organisering. Overholdelse av lover/forskrifter på området. Budsjettering. Kommunikasjon til politisk nivå. Effektivitet (vaktmestertjenesten). Brukertilfredshet (vaktmestertjenesten) Plan og byggesak En svært synlig avdeling med mye kontakt med publikum. Aktuelle tema (jf. vedtak i KU - sak 13/2014): Effektivitet/produktivitet (avdelingens saksbehandlingssystem og andre hjelpemidler, avdelingen systemer og rutiner, saksbeha ndl ingstider, responstid til publikum mv) Måloppnåelse (i forhold til strategi - og tilsynsplanen) Publikumskontakt. Kontrollutvalget Side 11
4. SE LSKAP SKON TROLL 4.1 HVA ER SELSKAPSKONTROLL? Selskapskontroll er en relativt ny oppgave for kontrollu tvalget, som ble inntatt ved lov - og forskriftsendring i 2004. Kommuneloven 77 nr 5 sier følgende: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. F orskrift om kontroll utvalg 14 beskriver selskapskontroll slik : Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommu nens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Ovenstående beskriver selskapskontrollens obligatoriske del. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon (frivillig). Oppgavene kan illustreres slik: Kommunestyret Utøver av kommunens eierinteresse Kontrollutvalget Eierskapskontro ll Generalforsamling/ representantskapsmøte Revisor Forvaltningsrevisjon Styre Fristilt virksomhet organisert som AS eller IKS Bestemmelsene om selskapskontroll må ses i sammenheng med kontrollutvalgets rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra s tyret og den valgte revisor for selskapet, jf. kommuneloven 80. Disse bestemmelsener gitt med tanke på interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Kontrollutvalget Side 12
4.2 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITER INGER Generelt: Kontrollutvalget har som mål å ha god kunnskap om kommunens eierskap i andre selskaper og kommunens eierskapspolitikk. Utvalget vil derfor legge opp til periodiske samtaler med både kommunens ledelse (vedr. eierstyring) og med ledelsen i selskaper der kommunen har betydelige eierinteresser. Igangsetting av undersøkelse gjøres normalt etter en forutgående forundersøkelse. Formålet med en forundersøkelser å avklare nytteverdien av en eventuell grundigere undersøkelse. Forundersøkelser/kartlegginger kan gjøres av kontrollutvalget selv, utvalge ts sekretariat eller kommunens revisor. Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt i planen. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Ved kontroll av selskaper som kommunen eier sammen med andre kommuner vil kontrollutvalget søke å koordinere/samordne sine kontroller med kontroll utvalgene i de øvrige eier -/ deltakerkommunene. Prioriterte områder /selskaper: Nedenfor følger prioriterte områder (ikke prioritert rekkefølge): Område/selskap Eierstyring i Lunner kommune Obligatorisk del av lovbestemt selskapskontroll (eierskapskontroll) Generelle utfordringer/risiko knyttet til styring av fristilte selskaper. Aktuelle tema/problemstillinger: Oppfølging av tidligere revisjonsrapport «Evaluering av etterlevelsen av eier skapspolitikken» fra 2015. Evaluering av etterlevelse av kommunens vedtatte eierskapspolitikk på utvalgte områder. Fokus på bruk av valgkomiteer og valg av representanter til selskapsstyrer. Etablering av eierskapssekretariat og deres fungering. Kontrollutvalget Side 13
Lunner Produkter AS 100 % eid av Lunner kommune. Aktuelle tema/problemstillinger: Effektiv drift. Eierstyring. Hadeland Renovasjons - og Avfallsselskap AS (HRA AS) Hovedbegrunnelse for valg av selsk apet/temaet: Viktig kommunalt selskap som driver lovpålagte oppgaver på vegne av kommunen (eid av 5 komm un er herunder Lunner). Driver delt virksomhet, dvs. dels monopolvirksomhet (husholdningsavfall) og dels næringsvirksomhet (næringsavfall). Politisk inte resse Aktuelle fokusområder: Effektiv drift. Eierstyring. Etterlevelse av selvkostbestemmelsene. Kommentar: Ved kontroll i selskaper som eies sammen med andre vil bli det søkt samarbeid med kontrollutvalgene i de andre eierkommunene. Roa, 19. ok tober 2016. Tor Ivar Grina leder av kontrollutvalget Kontrollutvalget Side 14