PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL

Transkript

1 Søndre Land kommune Kontrollutvalgets PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Behandlet i kontrollutvalget: 31. oktober Vedtatt av kommunestyret:

2 INNHOLD 1. INNLEDNING PLANPROSESSEN FORVALTNINGSREVISJON HVA ER FORVALTNINGSREVISJON? PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER SELSKAPSKONTROLL HVA ER SELSKAPSKONTROLL? PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITERINGER Kontrollutvalget Side 2

3 1. INNLEDNING Kontrollutvalget utfører på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen, herunder påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgets oppgaver kan i hovedsak deles i tre områder: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll I forskrift om kontrollutvalg går det frem at kontrollutvalget skal lage en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planene skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget har valgt å samle de to planene i ett dokument. 2. PLANPROSESSEN I forskrift om kontrollutvalg går det frem at plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. I tillegg til å legge vekt på risiko- og vesentlighet i sitt arbeid med prioritering av områder/tema for kontroll, har kontrollutvalget også lagt vekt på følgende: Prosjektets potensielle bidrag til å skape forbedringer i forvaltningen Politisk aktualitet og interesse Betydningen de offentlige tjenestene har for brukerne/innbyggerne Gjennomførbarhet (praktisk og økonomisk) Erfaringer fra andre kommuner Utfordringen med den overordnede analysen er å sikre at analysen er tilstrekkelig overordnet, slik at man får et oversiktsbilde av hele den kommunale virksomheten, samtidig som den går tilstrekkelig dypt til å danne et meningsfullt grunnlag for prioritering av konkrete områder. Ved valg av metode og opplegg for overordnet analyse er disse hensynene balansert opp mot kontrollutvalgets budsjettmidler. Den overordnede analysen ble gjennomført som en prosess i kontrollutvalget. Som grunnlag for risiko- vesentlighetsvurderingen er det innhentet kunnskap fra en rekke kilder, bl.a.: Kommunale planer og rapporter (handlingsplan, økonomiplan, årsrapporter mv.) Tilgjengelig statistikk (i hovedsak kostra-tall) Kontrollutvalget Side 3

4 Gjennomførte revisjonsprosjekter/evalueringer i andre kommuner Foranalyse av utvalgte områder. Avisomtale, erfaringer fra andre kommuner mv. Ordfører, rådmann og revisjonen har vært invitert til å komme med synspunkter og innspill til utvalgets arbeid med ny plan. 3. FORVALTNINGSREVISJON 3.1 HVA ER FORVALTNINGSREVISJON? Kommuneloven 77 nr 4, 2. punktum beskriver forvaltningsrevisjon slik: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I en forvaltningsrevisjon kan man ha flere forskjellige perspektiver. Hvilket perspektiv man legger hovedvekten på avhenger av intensjon med undersøkelsen. Mulige perspektiver Brukerperspektiv Resultatperspektiv Vedtaksperspektiv Produktivitets- og effektivitetsperspektiv Ledelsesperspektiv Økonomisk perspektiv Forvaltningsrevisjon Organisasjonsperspektiv Styringsperspektiv Regeletterlevelse Systemperspektiv Tema og vurderingstype kan spenne vidt. Det stilles derfor store krav til både metode- og fagkunnskap hos den som skal gjennomføre revisjonen. Kontrollutvalget Side 4

5 3.2 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER Generelt: Kontrollutvalget har som mål å øke sitt fokus på effektivitet/produktivitet og kvalitet i sine undersøkelser av kommunens forvalting. Ved kontroll av formelle forhold (etterlevelse av lover/regler/rutiner) har kontrollutvalget som mål å etterprøve at praktiseringen av rutinene er i tråd med etablerte rutiner og prosedyrer. Kontrollutvalget ønsker å prioritere kontroll av tjenester til utsatte brukergrupper. I tillegg til et systemperspektiv har kontrollutvalget som målsetting også å gjennomføre stikkprøver på individnivå for å teste at rutinene fungerer i praksis. Kontrollutvalget har som mål å ha god kunnskap om kommunens organisasjon og tjenesteyting. Som ledd i dette arbeidet vil det løpende bli bedt om orienteringer fra administrasjonen, herunder etterspørre gjennomførte risikovurderinger. Igangsetting av undersøkelse (forvaltningsrevisjon) gjøres normalt etter en forutgående forundersøkelse. Formålet med en forundersøkelse er å avklare nytteverdien av en eventuell grundigere undersøkelse. Forundersøkelser/kartlegginger kan gjøres av kontrollutvalget selv, utvalgets sekretariat eller kommunens revisor. Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt i planen. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Prioriterte områder: Nedenfor følger prioriterte områder innenfor ulike deler av organisasjonen (ikke prioritert rekkefølge): Område LOKALSAMFUNN OG STAB (økonomi/personal, fellestjenester, bygg- og vedlikehold, renhold, teknisk drift, arealforvaltning og kultur/idrett) Målstyring og måling av kvalitet Kommunen har etablert målstyring som en del av den helhetlige virksomhetsstyringen. At systemet for målstyring fungerer som forutsatt kan ha stor betydning for tjenesteproduksjonen mht. både effektivitet/produktivitet og kvalitet. Kontrollutvalget Side 5

6 Måling av kvalitet på tjenester er vanskelig, samtidig som det er et svært viktig område å ha kunnskap om i styringen av kommunen. Aktuelle tema/spørsmål: I hvilken grad er det etablert målekriterier for kvalitet i tjenesteproduksjonen og hvordan måles og rapportertes det på disse parameterne? Måles de riktige tingene? Hvordan er kvaliteten på rapportering av måloppnåelse? Hvordan brukes resultatene til læring og forbedring? Oppfølging av politiske vedtak og kommunale planer En av hovedoppgave for rådmannen/ administrasjonen er å følge opp/iverksette politiske vedtak (jf. kommunelovens 23 nr. 2). Kommunen vedtar planer på en rekke områder (omfattende planverk). Oppfølging av planene har stor politisk interesse Politiske vedtak: Kontroll av rådmannens system for oppfølging (del av etablert intern kontroll). Evaluering av rådmannens rapportering til politisk nivå vedr. iverksettelse/oppfølging av politiske vedtak. Etterprøving av oppfølging av konkrete vedtak (stikkprøver) Kommunale planer: I hvilken grad er vedtatte planer fulgt opp? (stikkprøver) Hvordan rapporteres oppfølgingen av planene? Rulleres planene som forutsatt? Er planleggingen effektiv? Administrasjonskostnader Innkjøp/ anskaffelser Kommunen har høyere administrasjonskostnader enn sammenlignbare kommuner (jf. kostratall for 2015). Analyse av årsaker til de høye administrasjonskostnadene, jf. kostratall. Komplisert regelverk innenfor innkjøpsområdet (lov om offentlige anskaffelser m/forskrifter) Feil kan medføre klager, søksmål og tap omdømme. Kontrollutvalget Side 6

7 Tidligere revisjoner har avdekket feil. Kommunen deltar i et interkommunalt innkjøpssamarbeid (Gjøvikregionen). Evaluering av måloppnåelse for innkjøpssamarbeidet i Gjøvikregionen, jf. etablert strategiplan, handlingsplan og plan for gevinstrealisering for innkjøpssamarbeidet. Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. Oppfølging av tidligere revisjonsrapport, jf. vedtak i kommunestyret 13/4-15. Oppfølging av byggeprosjekt (nytt sykehjem) Nye Hovli omsorgssenter er kommunens største enkeltinvestering noen sinne (ca. 400 millioner). Ferdigstilling Kostnadssprekk på et par mindre enkeltprosjekter i 2016 kan indikere utfordringer mht. styring/ rapportering. Etterlevelse av kommunens interne rutiner for styring av byggeprosjekter. Økonomirapportering underveis. Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser i byggeprosjektet. Oppfølging av inngåtte kontrakter. IKT Vesentlig område for kommunen, da bruk av IKT benyttes i større eller mindre grad innenfor alle tjenesteområder. Viktig verktøy for å nå kommunens mål på en rekke områder. Svikt mht. håndtering av personopplysninger kan få store konsekvenser, både personlig for den som rammes (svikt i håndtering av personopplysninger) og for kommunens omdømme. Informasjonssikkerhet, herunder etterlevelse av personopplysningsloven. Oppfølging av vedtatte planer på områder. IKT-investeringer og gevinstrealisering. Kommentar: Temaet mest aktuelt i slutten av valgperioden pga. igangsatte prosesser i 2016/2017 innenfor IKT (digitaliseringsprosjekt). Kontrollutvalget Side 7

8 Område OPPVEKST (Fryal skole/sfo, Odnes skole/sfo, Vestsida oppvekstsenter, S.Land ungdomsskole, barnehager) Tidlig innsats Tydelig uttrykt målsetting kommunen. Vesentlig høyrere andel spesialundervisning på 8-10 trinn enn på lavere trinn. Dette kan indikere utfordringer med tidlig innsats. Tverrfaglig samarbeid og samarbeid på tvers av kommunale enheter. Måloppnåelse: I hvilken grad klarer kommunen å nå skolens målsettinger om tidlig innsats? Analyse av tiltak: Kartlegging og evaluering av iverksatte tiltak for å nå målet om tidlig innsats i skolen. Spesialundervisning PP-tjenesten Sårbare tjenestemottakere. Sykefravær og fraværshåndtering (I hvilken grad rammes undervisningen til elever med vedtak om spesialundervisning ved fravær av lærere på trinnet?) Kartlegging av bruk av ufaglærte i spesialundervisningen. Rettssikkerhet: Skolenes oppfølging av enkeltvedtak om spesialundervisning. Får barna det de har krav på, og dokumenteres det? Brukerundersøkelse blant foreldre (måling av opplevd kvalitet på tjenestene) Kartlegging av saksbehandlingstid (fra søknad blir sendt til evt. tiltak iverksatt) Ett mål for PP-tjenesten er å jobbe mer systemrettet. I hvilken grad evner PP-tjenesten å gjøre dette overfor skolene? Skoleresultater Gjennomsnittlig skolepoeng for Søndre Land viser svake resultater/utvikling. Det har vært kommunens målsetting av dette skal bedres, men målet ble ikke nådd i 2015, jf. omtale i kommunens årsmelding. Kontrollutvalget Side 8

9 Årsaksanalyse. Kartlegging av tiltak. Evaluering av om tiltak fungerer etter hensikten. Mobbing Kommunen har klare mål om å bekjempe mobbing. Mobbing har store konsekvenser for den enkelte. Hvordan praktiseres/etterleves kommunens retningslinjer ute i skolene? Skole øvrige områder Barnehagenes overholdelse av meldeplikten til barnevernet Integrering av flyktninger Aktuelle tema/stikkord: Ledelsesoppfølging. Sykefravær og fraværshåndtering. Målstyring og måling av kvalitet. SFO-ordningen (innhold og kvalitet) Oversikt over hvem som melder til barnevernet viser at barnehagene i liten grad melder. Sårbare brukere. Aktuelle tema/spørsmål: Barnehagenes etterlevelse av lovpålagt meldeplikt. Kartlegging av kompetanse i barnehagene mht. meldeplikt evt. kompetansebyggende tiltak. Samhandling mellom barnevern og barnehager. Relativt høy andel av bosetting av flyktninger i kommunen. Sårbar gruppe. Organisering. Måloppnåelse og rapportering. Kommentar: Tjenesten er under omorganisering og prioriteres i siste del av valgperioden. Kontrollutvalget Side 9

10 Område HELSE, OMSORG OG VELFERD (Sykehjemsdrift, hjemmesykepleie/hjemmetjenester, eldresenter/dagtilbud, NAV-kontoret. I tillegg kommer Helse og Familie som inneholder Ergo/fysio/friskliv, barnevern, helsestasjon og legesenteret) Tjenestekvalitet - omsorgstjenester Måling/vurdering av kvalitet på tjenester er vanskelig. Aktuelle tema/spørsmål: Målstyring: Hvordan måles og rapporters kvalitet på tjenestene? Kartlegging av opplevd kvalitet (brukerundersøkelse) Evaluering av «reell» kvalitet (prosesskvalitet). Hjemmebaserte tjenester Stor tjeneste som involverer mange brukere. Andel mottakere av hjemmetjenester ligger høyt over sammenlignbare kommuner og utgiftene til hjemmetjenester pr bruker er også høye (jf. kostra-tall for 2015). Politisk interesse Styring. Effektivitet. Måloppnåelse. Kartlegging/analyse av årsaker til kommunens høye utgifter på området. Målstyring med fokus på kommunens måling og rapportering av kvalitet på tjenestene. Kartlegging/evaluering av hjemmebaserte tjenester til psykisk syke. Barnevernet - Land Barnevernstjeneste Har vært et bekymringsområde i flere år mht. kapasitet, fristoverskridelser mv. Store endringer i både organisering og ledelse siste årene, jf. etablering av interkommunalt samarbeid Land Barnevernstjeneste (Nordre og Søndre Land). Det rapporteres om ulike utfordringer for barnevernet i Søndre Land, også etter sammenslåing med barnevernet i Nordre Land. Svikt kan få alvorlige konsekvenser for barn/unge. Sårbare brukergrupper. Kontrollutvalget Side 10

11 Kostratall 2015 viser at: Andelen fristoverskridelser hva gjelder undersøkelser med behandlingstid over tre måneder har økt betraktelig, samtidig melder kommunen om problemer med å fylle stillingene i barnevernet og utfordringer med bemanningen i barnevernet. Kommunen har relativt høye utgifter til barn som får tiltak i opprinnelig familie og lave kostnader til barn som får hjelp utenfor opprinnelig familie. Produktivitet/effektivitet i saksbehandlingen. Kvalitet på tjenesten. Kommunikasjon og omdømme. Måloppnåelse (evaluering av mål for etableringen av det interkommunale samarbeidet). Årsaker til at kommunen har relativt høye utgifter til barn som får tiltak i opprinnelig familie og lave kostnader til barn som får hjelp utenfor opprinnelig familie. Er dette en villet utvikling/politikk? Kommentar: Det interkommunale samarbeidet Land Barnevernstjeneste er under oppbygging. Evaluering i regi av kontrollutvalget kan derfor være mest aktuelt i slutten av valgperioden. Vurdere samarbeid med kontrollutvalget i Nordre Land kommune om en kontroll av tjenesten i begge kommuner. Samhandlingsreformen Betydelig reform med store konsekvenser for flere tjenesteområder i kommunen. Stor politisk interesse. Konsekvensene av reformen for tjenestetilbudet i kommunen (med fokus på korttidsopphold og avlastningstilbud for pasienter og pårørende, hjemmebasert omsorg mv.) Forebyggende arbeid og måloppnåelse. Betaling for overliggerdøgn i tilknytning til utskrivningsklare pasienter utvikling/trend, årsaker og konsekvenser. Kommentar: Evt. kontroller må koordineres/samordnes med andre aktører som evaluerer ordningen. Kontrollutvalget Side 11

12 4. SELSKAPSKONTROLL 4.1 HVA ER SELSKAPSKONTROLL? Selskapskontroll er en relativt ny oppgave for kontrollutvalget, som ble inntatt ved lov- og forskriftsendring i Kommuneloven 77 nr 5 sier følgende: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg 14 beskriver selskapskontroll slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Ovenstående beskriver selskapskontrollens obligatoriske del. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon (frivillig). Oppgavene kan illustreres slik: Kommunestyret Utøver av kommunens eierinteresse Kontrollutvalget Eierskapskontroll Generalforsamling/ representantskapsmøte Revisor Forvaltningsrevisjon Styre Fristilt virksomhet organisert som AS eller IKS Bestemmelsene om selskapskontroll må ses i sammenheng med kontrollutvalgets rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet, jf. kommuneloven 80. Disse bestemmelsene er gitt med tanke på interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Kontrollutvalget Side 12

13 4.2 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITERINGER Generelt: Kontrollutvalget har som mål å ha god kunnskap om kommunens eierskap i andre selskaper og kommunens eierskapspolitikk. Utvalget vil derfor legge opp til periodiske samtaler med både kommunens ledelse (vedr. eierstyring) og med ledelsen i selskaper der kommunen har betydelige eierinteresser. Igangsetting av undersøkelse gjøres normalt etter en forutgående forundersøkelse. Formålet med en forundersøkelse er å avklare nytteverdien av en eventuell grundigere undersøkelse. Forundersøkelser/kartlegginger kan gjøres av kontrollutvalget selv, utvalgets sekretariat eller kommunens revisor. Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt i planen. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Ved kontroll av selskaper som kommunen eier sammen med andre kommuner vil kontrollutvalget søke å koordinere/samordne sine kontroller med kontrollutvalgene i de øvrige eier-/deltakerkommunene. Prioriterte områder/selskaper: Nedenfor følger prioriterte områder (ikke prioritert rekkefølge): Eierstyring GLT-avfall IKS Obligatorisk del av lovbestemt selskapskontroll (eierskapskontroll). Generelle utfordringer/risiko knyttet til styring av fristilte selskaper. Aktuelle tema/problemstillinger: Evaluering av etterlevelse av kommunens vedtatte eierskapspolitikk på utvalgte områder, f.eks: bruk av valgkomiteer og valg av representanter til selskapsstyrer. Hovedbegrunnelse for valg av selskapet/temaet: Viktig kommunalt selskap (driver lovpålagte oppgaver på vegne av kommunen). Selskapets drift innebærer både ivaretakelse av lovpålagte oppgaver (husholdningsavfall) forretningsmessig drift (næringsavfall). Store endringer i rammevilkårene for selskapet de senere årene. Kommunene har ubegrenset økonomisk ansvar. Kontrollutvalget Side 13

14 Aktuelle tema/problemstillinger: Selskapets håndtering av økonomisk risiko. Effektiv drift. Mål, resultater og rapportering. Eierstyring. Etterlevelse av selvkostbestemmelsene. Krisesenteret i Gjøvik IKS Dokkadeltaets Nasjonale Våtmarkssenter AS Hovedbegrunnelse for valg av selskapet: Betjener sårbare brukergrupper. Aktuelle fokusområder: Organisering og ledelse. Styring og rapportering. Kvalitet på tilbudet. Kommentar: Krisesenteret i Gjøvik eies/drives av de fem kommunene i Gjøvikregionen i felleskap. Før igangsetting av eventuell kontroll med selskapet vil det bli søkt samarbeid med kontrollutvalgene i de øvrige deltakerkommunene. Hovedbegrunnelse for valg av selskapet: Relativt nytt selskap (2008) med formål å drive undervisnings- og forskningsvirksomhet innen fagområdene miljø og våtmarksrestaurering mv. Selskapet skal videre drive en aktiv informasjons- og formidlingsvirksomhet innenfor sine fagområder. Selskapet skal drives på vanlig forretningsmessig basis. Etterlevelse av aktuelle regelverk for virksomheten. Selskapets økonomi/drift. Mål, resultater og rapportering. Eierstyring. Kommentar: Selskapet er eid av Søndre Land kommune (50 %) og Nordre Land kommune (50 %). En evt. kontroll i selskapet vil bli søkt gjennomført i samarbeid med kontrollutvalget i Nordre Land kommune. Hov, 31. oktober Bjørg Horn leder av kontrollutvalget Kontrollutvalget Side 14