KONTROLLUTVALGET I AURE KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I AURE KOMMUNE Aure, 8. September 2008 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTE NR.: 4/08 TID: Torsdag 18.09.08 Kl. 09.30 STED: kommunehuset MØTEINNKALLING SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL 22/08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5.AUGUST 2008 23/08 REFERAT OG ORIENTERINGER 24/08 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2009 25/08 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008-2012 26/08 REVISJONENS RAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2007 27/08 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2008 28/08 SLUTTREGNSKAP FOR AURE BARNE- OG UNGDOMSSKOLE BYGGETRINN 3 29/08 SLUTTREGNSKAP FOR GASSOPPVARMING AURE SENTRUM 30/08 OPPFØLGINGSLISTE 31/08 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 57 40 76, evt. mob 99 44 12 28 E-post: oskar.boe@kristiansund.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Økonomisjef Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Hans Kiplesund (s) leder sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 033 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 22/08 Kontrollutvalget 18.09.08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 05.08.08 Sekretærens innstilling Protokollen fra møtet 5. august 2008 godkjennes. Saksopplysninger Det vises til protokoll fra møte i Aure kontrollutvalg datert 05.08.08 Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 033 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 23/08 Kontrollutvalget 18.09.08 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling: Orienteringsaken tas til orientering. Orienteringssak: - Notat fra Distriktsrevisjon Nordmøre IKS vedr revisjon av regnskapet 2007 Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 150 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 24/08 Kontrollutvalget 18.09.08 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2009 Sekretærens innstilling 1. Kontrollutvalget vil overfor Aure kommunestyre foreslå at det for 2009 bevilges kr 15.000 til kontrollutvalgets drift (eksklusiv møtegodtgjørelse). 2. Kontrollutvalget forutsetter Aure kommunes andel til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester innarbeides i budsjettet 2009 i henhold til oppgave/budsjett fra Distriktsrevisjonen Nordmøre IKS og kontrollutvalgssekretariatet Nordmøre. Saksopplysninger HJEMMEL I forbindelse med den årlige budsjettbehandling, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Det følger av kontrollutvalgsforskriften 18. KONTROLLUTVALGETS DRIFT Kostnader vedr. kontrollutvalgets drift omfatter møtegodtgjørelse, reise- og diettgodtgjørelse, evt. telefongodtgjørelse. Videre møterelaterte utgifter (lokalleie, servering). Det kan også omfatte behov for faglitteratur, abonnement og kontingenter, og evt. møte/konferanseavgifter. Lønn m.v. til folkevalgte antas blir budsjettert på en felles post i kommunen. Kontrollutvalget bør vurdere om de øvrige kostnader som kontrollutvalget kan påregne bør fremkomme på en egen budsjettramme, og beregne et beløp til dette. KJØP AV ADMINISTRASJONS- OG SEKRETARIATSTJENESTER Da Kontrollutvalgssekretariatet er organisert etter vertskommune-modellen, ser en det som naturlig at kostnader i forbindelse med sekretariatet blir fremmet til politisk behandling av kontrollutvalget i Kristiansund kommune. For 2008 var det budsjettert med kr. 1.030.000,- for den samlede drift av Kontrollutvalgssekretariatet.

Kontrollutvalgssekretariatets budsjett vil bli fremmet av kontrollutvalget i Kristiansund kommune på bakgrunn av forutgående behandling og innstilling i Samarbeidsforumet. KJØP AV REVISJONSTJENESTER I revisjonsselskap organisert som IKS er det representantskapet som vedtar budsjettet, jfr. lov 29.januar 1999 nr 6 om interkommunale selskaper 18. En finner det derfor naturlig at kontrollutvalget ikke foretar eget budsjettfremlegg vedrørende kjøp av revisjonstjenester. AVSLUTNING Kontrollutvalget bør vurdere om det for budsjettåret 2008 skal innføres praksis med å avsette en egen post i budsjettet til kontrollutvalgets drift (utenom møtegodtgjørelse). Formannskapet bør videre innarbeide beløpet som utgjør Aure kommunes andel til kjøp av sekretariatstjenester etter innstilling fra Samarbeidsforumet. Med hensyn til beløpet til kjøp av revisjonstjenester skal dette dekke regnskapsrevisjon og ordinær forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll og ekstraordinære revisjonstjenester vil eventuelt komme i tillegg. Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 216 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 25/08 Kontrollutvalget 18.09.08 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008-2012 Sekretærens innstilling 1. Kommunestyret godkjenner Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2012 for Aure kommune. 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å bestille utførelse av forvaltningsrevisjon innenfor de rammer som blir fastsatt til kjøp av revisjonstjenester. 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planperioden. Saksopplysninger HJEMMEL Det følger av lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml) 77 nr 4 annet punktum: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med forvaltningsrevisjon er videre definert i Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) kapittel 5. Det følger av forskriftens 9 at kommunens virksomhet skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon årlig. Det følger av forskriftens 10: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.

VURDERING Plan for forvaltningsrevisjon og overordnet analyse vil være grunnlag for kontrollutvalgets valg av aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt. Plan samt overordnet analyse følger vedlag i eget trykt dokument. AVSLUTNING Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 216 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 26/08 Kontrollutvalget 18.09.08 REVISJONENS RAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2007 Sekretærens innstilling Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i møte 13.11.07 i sak 33/07 Revisjonsplan for revisjonsåret 2007 følgende: 1. Revisjonsplanen for revisjonsåret 2007 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter å få seg forelagt 2 halvårlige rapporter vedrørende revisjonens oppfølging av revisjonsplanen. Revisjonsplanen er i første rekke revisors verktøy, men den skal også være et hjelpemiddel for kontrollutvalget i utøvelsen av sin funksjon herunder å påse at revisjonen er ajour. Det vil derfor bli lagt opp til rapportering fra oppdragsansvarlig revisor to ganger i året til kontrollutvalget med utgangspunkt i revisjonsplanen. HJEMMEL Det følger av lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml) 77 nr 4 første punktum: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Ifølge Ot.prp. nr.70 (2002-2003) Om lov om endringer i lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon) 1 innebærer dette: Nr. 4 omhandler kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. Bestemmelsen er ikke uttømmende, men presiserer kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Bestemmelsen må ses i sammenheng med nr. 1 første setning, som angir kontrollutvalgets mandatområde; dvs. at det fører tilsyn på vegne av kommunestyret. I dette ligger at kontrollutvalget i utøvelsen av det nærmere tilsyn ikke er underlagt andre begrensninger enn kommunestyret selv, i forhold til hva det kan føres tilsyn med. Dette innebærer et ansvar for å føre tilsyn med at kommunens/fylkeskommunens revisjonsordning er forsvarlig. Tilsynsansvaret går imidlertid videre enn dette, og rekker i prinsippet like vidt som kommunestyrets/fylkestingets eget tilsynsansvar, jf nr. 1 første setning. Første og annen setning innebærer at det er kontrollutvalget som har ansvar for å påse at kommunen eller fylkeskommunen blir revidert. Dette innebærer ikke at kontrollutvalget har ansvar for revisjonen, men at det har 1 Jfr Ot.prp. nr.70 (2002-2003) på s.105-106

ansvar for å sørge for at det blir gjort - innen de rammer som kommunestyret/fylkestinget setter i medhold av 76 og 78 nr. 3. Konkret innebærer dette at kontrollutvalget må gjennomføre kommunestyrets/fylkestingets vedtak om revisjonsordning i kommunen, og sørge for at det enten blir ansatt revisorer i kommunen, at det blir videreført eller etablert interkommunalt samarbeid om revisjon, eller at det blir inngått avtale med en privat revisor/revisjonsfirma. Av andre setning fremgår at kontrollutvalget skal påse at kommunen blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Definisjonen av forvaltningsrevisjon er identisk med Riksrevisjonens definisjon, jf Riksrevisjonens forslag til ny lov og instruks for Riksrevisjonen (januar 2001). Kontrollutvalgets oppgaver er videre utdypet i Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) gitt med hjemmel i koml 77. Det følger av forskriftens 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov, forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Det følger av Departementets merknader til 6: Bestemmelsen gir en plikt for kontrollutvalget til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. De krav som gjelder for regnskapsrevisjon framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisjonens oppgaver følger av koml 78 nr 1 og 2: 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Ifølge forarbeidene 2 innebærer dette: Nr. 1 fastslår at kommunens og fylkeskommunens virksomhet skal revideres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Det nærmere innhold i dette begrepet vil fremgå av forskrifter etter nr. 8. Kommuner og fylkeskommuner har ikke revisjonsplikt etter revisorloven. Revisjonsarbeidet utføres på revisors selvstendige faglige ansvar. Av nr. 2 fremgår hvilke former for revisjon som etter kommuneloven er obligatoriske for kommuner og fylkeskommuner. Bestemmelsen følger i dag av forskrift om revisjon 5. I forskrifter til ulike særlover ligger enkelte spesielle oppgaver. Disse oppgavene er videre presisert i Forskrift 15.juni 2004 nr 904 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) Det følger av revisjonsforskriften 4 første ledd: Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever, herunder vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Det følger av Departementets merknader til 4: I første ledd ligger at revisor skal utføre revisjonen etter beste skjønn. Begrepet god kommunal revisjonsskikk er en rettslig standard, som i tillegg til å være normert av de lover og forskrifter som til enhver tid gjelder for revisjon av kommuner, også vil være normert av relevante og anerkjente revisjonsstandarder på området. 2 jfr Ot.prp. nr 70 (2002-2003) på s.107

Når det gjelder forvaltningsrevisjon følger det av revisjonsforskriften 6: Kommunens eller fylkeskommunens virksomhet skal være gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. Der en interkommunal revisjonsenhet, et revisjonsselskap eller annet foretak/selskap er valgt, skal revisjonsenheten eller selskapet utpeke en ansvarlig forvaltningsrevisor for hvert oppdrag (oppdragsansvarlig forvaltningsrevior). Det følger av Departementets merknader til 6: Første ledd: I siste instans påhviler det kommunestyret/fylkestinget å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen/fylkeskommunen, bl.a. ved å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Det nærmere ansvar for å påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon ligger til kontrollutvalget, jf. kommunelovens 77 nr. 4 annet ledd. I dette ligger at kontrollutvalget har en bestillerrolle i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Dette er likevel ikke til hinder for at det der kommunen har en egen ansatt revisor kan gi revisjonen fullmakt til å utforme forvaltningsrevisjonsprosjekter innenfor de budsjettramme som er stilt til rådighet for dette. Når det gjelder krav til revisor om dokumentasjon, følger det av revisjonsforskriften 9 første ledd: Revisor skal dokumentere hvordan revisjonen er gjennomført, samt resultatet av revisjonen, på en måte som er tilstrekkelig til å kunne underbygge og etterprøve revisors konklusjoner. Forhold som tilsier at det kan foreligge misligheter eller feil, skal dokumenteres særskilt med angivelse av hva revisor har foretatt seg i den anledning. Det følger av Departementets merknader til 9: Bestemmelsen i første ledd stiller krav til dokumentasjon av revisors oppdrag. Bestemmelsen gjelder både for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Bestemmelsen har betydning både i forhold til kontrollutvalgets kontroll- og oppfølgingsansvar vis a vis revisjonen og i forhold til bransjebaserte og eventuelle statlige kontrollordninger. VURDERING Revisjonens rapportering På bakgrunn av revisjonsplanen ser sekretær det som formålstjenlig at kontrollutvalget får en kortfattet tilbakerapportering fra revisjonen 2 ganger årlig (pr 31.12 og 30.06) og den bør inneholdt minst følgende: Revisjonens resultat/funn/status innenfor: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll andre tilsynsoppgaver, samt evt uavklarte forhold Denne tilbakerapporteringen forutsettes å være skriftlig og i størst mulig grad være offentlig. Samtidig bør det forutsettes at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonens ressursbruk for revisjonsåret 2007 innenfor de samme områder.

Timeregnskap Oppdrag Regnskap Budsjett Avvik Regnskapsrevisjon kommune Forvaltningsrevisjon kommune Selskapskontroll SUM For fremtiden forutsettes det at denne ressursbruken blir innarbeidet i den årlige rapporten som presenterer 2.halvår av revisjonsåret. AVSLUTNING Oppdragsansvarlig revisor innkalles til møtet for å redegjøre for saken. Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 216 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 27/08 Kontrollutvalget 18.09.08 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2008 Sekretærens innstilling 1. Kontrollutvalget forutsetter å få seg forelagt revisjonsplan for revisjonsåret 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter å få seg forelagt 2 halvårlige rapporter vedrørende revisjonens oppfølging av revisjonsplanen. Saksopplysninger Revisjonsplanen er i første rekke revisors verktøy, men den skal også være et hjelpemiddel for kontrollutvalget i utøvelsen av sin funksjon herunder å påse at revisjonen er à jour i sitt arbeid. Det vil derfor bli lagt opp til rapportering fra oppdragsansvarlig revisor to ganger i året til kontrollutvalget med utgangspunkt i revisjonsplanen. HJEMMEL Det følger av lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml) 77 nr 4 første punktum: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Ifølge Ot.prp. nr.70 (2002-2003) Om lov om endringer i lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon) 3 innebærer dette: Nr. 4 omhandler kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. Bestemmelsen er ikke uttømmende, men presiserer kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Bestemmelsen må ses i sammenheng med nr. 1 første setning, som angir kontrollutvalgets mandatområde; dvs. at det fører tilsyn på vegne av kommunestyret. I dette ligger at kontrollutvalget i utøvelsen av det nærmere tilsyn ikke er underlagt andre begrensninger enn kommunestyret selv, i forhold til hva det kan føres tilsyn med. Dette innebærer et ansvar for å føre tilsyn med at kommunens/fylkeskommunens revisjonsordning er forsvarlig. Tilsynsansvaret går imidlertid videre enn dette, og rekker i prinsippet like vidt som kommunestyrets/fylkestingets eget tilsynsansvar, jf nr. 1 første setning. Første og annen setning innebærer at det er kontrollutvalget som har ansvar for å påse at kommunen eller fylkeskommunen blir revidert. Dette innebærer ikke at kontrollutvalget har ansvar for revisjonen, men at det har ansvar for å sørge for at det blir gjort - innen de rammer som kommunestyret/fylkestinget setter i medhold av 76 og 78 nr. 3. Konkret innebærer dette at 3 Jfr Ot.prp. nr.70 (2002-2003) på s.105-106

kontrollutvalget må gjennomføre kommunestyrets/fylkestingets vedtak om revisjonsordning i kommunen, og sørge for at det enten blir ansatt revisorer i kommunen, at det blir videreført eller etablert interkommunalt samarbeid om revisjon, eller at det blir inngått avtale med en privat revisor/revisjonsfirma. Av andre setning fremgår at kontrollutvalget skal påse at kommunen blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Definisjonen av forvaltningsrevisjon er identisk med Riksrevisjonens definisjon, jf Riksrevisjonens forslag til ny lov og instruks for Riksrevisjonen (januar 2001). Kontrollutvalgets oppgaver er videre utdypet i Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) gitt med hjemmel i koml 77. Det følger av forskriftens 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov, forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Det følger av Departementets merknader til 6: Bestemmelsen gir en plikt for kontrollutvalget til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. De krav som gjelder for regnskapsrevisjon framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisjonens oppgaver følger av koml 78 nr 1 og 2: 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Ifølge forarbeidene 4 innebærer dette: Nr. 1 fastslår at kommunens og fylkeskommunens virksomhet skal revideres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Det nærmere innhold i dette begrepet vil fremgå av forskrifter etter nr. 8. Kommuner og fylkeskommuner har ikke revisjonsplikt etter revisorloven. Revisjonsarbeidet utføres på revisors selvstendige faglige ansvar. Av nr. 2 fremgår hvilke former for revisjon som etter kommuneloven er obligatoriske for kommuner og fylkeskommuner. Bestemmelsen følger i dag av forskrift om revisjon 5. I forskrifter til ulike særlover ligger enkelte spesielle oppgaver. Disse oppgavene er videre presisert i Forskrift 15.juni 2004 nr 904 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) Det følger av revisjonsforskriften 4 første ledd: Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever, herunder vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Det følger av Departementets merknader til 4: 4 jfr Ot.prp. nr 70 (2002-2003) på s.107

I første ledd ligger at revisor skal utføre revisjonen etter beste skjønn. Begrepet god kommunal revisjonsskikk er en rettslig standard, som i tillegg til å være normert av de lover og forskrifter som til enhver tid gjelder for revisjon av kommuner, også vil være normert av relevante og anerkjente revisjonsstandarder på området. Når det gjelder krav til revisor om dokumentasjon, følger det av revisjonsforskriften 9 første ledd: Revisor skal dokumentere hvordan revisjonen er gjennomført, samt resultatet av revisjonen, på en måte som er tilstrekkelig til å kunne underbygge og etterprøve revisors konklusjoner. Forhold som tilsier at det kan foreligge misligheter eller feil, skal dokumenteres særskilt med angivelse av hva revisor har foretatt seg i den anledning. Det følger av Departementets merknader til 9: Bestemmelsen i første ledd stiller krav til dokumentasjon av revisors oppdrag. Bestemmelsen gjelder både for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Bestemmelsen har betydning både i forhold til kontrollutvalgets kontroll- og oppfølgingsansvar vis a vis revisjonen og i forhold til bransjebaserte og eventuelle statlige kontrollordninger. VURDERING Revisjonsplanen Sekretær ser det som formålstjenlig at kontrollutvalget får en kortfattet utgave av revisjonsplanen og den bør inneholde minst følgende: Revisjonens strategier i revisjonsåret innenfor: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll andre tilsynsoppgaver samt få en oversikt over den budsjetterte ressursbruk innenfor de samme områder. Sekretær ser det som formålstjenlig at kontrollutvalget får revisjonsplanen skriftlig og at den i størst mulig grad er offentlig. Revisjonens rapportering På bakgrunn av revisjonsplanen ser sekretær det som formålstjenlig at kontrollutvalget får en kortfattet tilbakerapportering fra revisjonen 2 ganger årlig og den bør inneholdt minst følgende: Revisjonens resultat/funn/status innenfor: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll andre tilsynsoppgaver, samt evt uavklarte forhold Denne tilbakerapporteringen forutsettes å være skriftlig og i størst mulig grad være offentlig. Samtidig bør det forutsettes at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonens ressursbruk for revisjonsåret 2008 innenfor de samme områder.

For fremtiden forutsettes det i den halvårlige rapporten som presenterer 2.halvår av revisjonsåret at denne ressursbruken blir innarbeidet. AVSLUTNING Oppdragsansvarlig revisor innkalles til møtet for å redegjøre for saken. Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 033 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 30/08 Kontrollutvalget 18.09.08 OPPFØLGINGSLISTE Sekretærens innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Saksopplysninger Vedlagt følger ajourført oppfølgingsliste pr 05.08.08 I dette møtet er det lagt opp til følgende orienteringer: Orientering elektronisk arkivplan for Aure kommune Orientering bo- og driveplikt i Aure kommune Byggeregnskap Solbakken omsorgssenter status Byggeregnskap Aure barne- og ungdomsskole status Prosjektregnskap Gassoppvarming Aure sentrum status Byggeregnskap Aure sørviskontor status Byggeregnskap NAV kontor - status Dersom det er ytterligere saker som ønskes ført opp i oppfølgingslista kan disse fremmes i møtet. Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 212 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 28/07 Kontrollutvalget 18.09.08 SLUTTREGNSKAP FOR AURE BARNE- OG UNGDOMSSKOLE BYGGETRINN 3 Sekretærens forslag til uttalelse Kontrollutvalget viser til distriktsrevisjonens attestasjon datert 2. september 2008, og slutter seg til revisjonens kommentarer. Sluttregnskap for Aure barne- og ungdomsskole byggetrinn 3 godkjennes, og revisjonens presiseringer i attestasjonen vedrørende manglende behandling i byggekomiteen, og at regnskapet ikke er avlagt innenfor frist som er angitt i instruks for plan- og byggekomite, tas til etterretning. Saksopplysninger Sluttregnskap og revisjonens attestasjon vedrørende Aure barne- og ungdomsskole byggetrinn 3 er oversendt kontrollutvalget i brev av 2.september 2008 stilet til Aure kommune. Sluttrapport for prosjektet fra byggekomiteen er ikke vedlagt, men det medfølger kommentar fra byggelederen som følger vedlagt. De samlede bevilgningene til prosjektet er budsjettert til kr 9.961.000. Sluttrapporten viser en kostnad på kr 10.144.843. HJEMMEL Det ble i kommunestyret 26.06.08 sak PS 39/08 vedtatt instruks for FBK fast byggekomite. Punkt 3.5 omhandler avleggelse av sluttrapport og sluttregnskap. Dette skal oversendes revisor for attestasjon senest 12 måneder etter overtakelse, og til kontrollutvalget for uttalelse før behandling og vedtak fattes i kommunestyret. Tidligere forelå instruks for plan- og byggekomiteen i Aure kommune vedtatt i kommunestyret 1992, hvor punkt 3.8 og punkt 4 omhandler prosjektregnskap. Retningslinjene følger vedlagt. AVSLUTNING Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 033 08.09.08 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 31/08 Kontrollutvalget 18.09.08 EVENTUELT Saksopplysninger Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres her. Sekretær

AURE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2008-1001/04 212 08.09.08 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 29/07 Kontrollutvalget 18.09.08 SLUTTREGNSKAP FOR GASSOPPVARMING AURE SENTRUM Sekretærens forslag til uttalelse Kontrollutvalget viser til distriktsrevisjonens attestasjon datert 5.september 2008, og slutter seg til revisjonens kommentarer. Sluttregnskap for Gassoppvarming Aure Sentrum godkjennes, og revisjonens presiseringer i attestasjonen vedrørende manglende behandling i byggekomiteen, og at regnskapet ikke er avlagt innenfor frist som er angitt i instruks for plan- og byggekomite, tas til etterretning. Saksopplysninger Sluttregnskap og revisjonens attestasjon vedrørende Gassoppvarming Aure Sentrum er oversendt kontrollutvalget i brev av 5.september 2008 stilet til Aure kommune. Sluttrapport for prosjektet fra byggekomiteen er ikke vedlagt, men det medfølger kommentar fra byggelederen som følger vedlagt. De samlede bevilgningene til prosjektet er budsjettert til kr 2.382.304. Sluttrapporten viser en kostnad på kr 2.908.433. Dette betyr en overskridelse på kr 526.129. HJEMMEL Det ble i kommunestyret 26.06.08 sak PS 39/08 vedtatt instruks for FBK fast byggekomite. Punkt 3.5 omhandler avleggelse av sluttrapport og sluttregnskap. Dette skal oversendes revisor for attestasjon senest 12 måneder etter overtakelse, og til kontrollutvalget for uttalelse før behandling og vedtak fattes i kommunestyret. Tidligere forelå instruks for plan- og byggekomiteen i Aure kommune vedtatt i kommunestyret 1992, hvor punkt 3.8 og punkt 4 omhandler prosjektregnskap. AVSLUTNING Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær