MØTEPROTOKOLL Styret i FIKS Møtetid: 15.04.2015 kl. 18:00 Sted: Lokalene til FIKS, 3. etg., Rådhusplassen 29, Ås Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av7. Møtende medlemmer: Roar Thun (Ski), Ludolf Bjelland (Frogn), Øivind Stenbek (Nesodden), Odd Harald Røst (Oppegård), Håkon L. Henriksen (Ås) Møtende varamedlemmer: Jon E. Angset (Vestby) og Owe Gunnar Fagerli (Enebakk) Forfall: Siri Hov Eggen (Vestby) og Thorbjørn Nerland (Enebakk) Fra sekretariatet møtte: Jan T. Løkken (møtesekretær) Lene H. Lilleheier Diverse merknader: Det var enighet om at innkallingene for framtida sendes styrets varamedlemmer. Møteprotokoll godkjent 20.04.2015 Roar Thun Leder Øivind Stenbek Nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 1/15 Årsberetning 2014 3 2/15 Regnskapsrapport pr. 31.12.14 3 3/15 Regnskapsrapport pr. 7. april 2015 3 4/15 Rapport fra sekretariatet 4 5/15 Faglig forum i 2015 4 6/15 Selskapskontrollen i 2015 4 7/15 Evalueringen av kontrollutvalga og sekretariata 5 8/15 Revisjonsordninger i Follo 5 9/15 Rapport fra møte med IØKUS 6 10/15 Orientering om utvalgenes arbeid 6 11/15 Orienteringssaker 7 Styret i FIKS 15.04.2015 Side 2 av 7
-1/15 Årsberetning 2014 Forslaget til årsberetning for 2014 godkjennes. Når revisjonsberetningen foreligger, sendes årsberetningen og regnskapet til kommunestyrene som melding. Forslaget til årsberetning for 2014 godkjennes. Når revisjonsberetningen foreligger, sendes årsberetningen og regnskapet til kommunestyrene som melding. -2/15 Regnskapsrapport pr. 31.12.14 Regnskapsrapporten pr. 31.12.14 tas til orientering. Styret i FIKSs vedtak 15.04.2015: Regnskapsrapporten pr. 31.12.14 tas til orientering. -3/15 Regnskapsrapport pr. 7. april 2015 Regnskapsrapporten pr. 7. april 2015 tas til orientering. Regnskapsrapporten pr. 7. april 2015 tas til orientering. Styret i FIKS 15.04.2015 Side 3 av 7
-4/15 Rapport fra sekretariatet Sekretariatets rapport tas til orientering. Sekretariatet orienterte om studieturen til Brüssel og arbeidet med å tilpasse innkallingen til kontrollutvalga til lesing via ipad. Sekretariatets rapport tas til orientering. -5/15 Faglig forum i 2015 Faglig forum arrangeres ikke i 2015. Sekretariatet er innstilt på å legge fram et forslag til program for oppstartkonferansen i januar 2016 på neste styremøte. Faglig forum arrangeres ikke i 2015. -6/15 Selskapskontrollen i 2015 Redegjørelsen for selskapskontrollen i 2015 tas til orientering. Det var enighet om at ordførerne bør utfordres om hva de legger i «aktivt eierskap». Sekretariatet ble bedt om å søke å innpasse dette i årets kontroll. Styret i FIKS 15.04.2015 Side 4 av 7
Redegjørelsen for selskapskontrollen i 2015 tas til orientering. -7/15 Evalueringen av kontrollutvalga og sekretariata Deloittes evaluering av kontrollutvalgene og kontrollsekretariata tas til orientering. Sekretariatet orienterte om et brev som sekretariata rundt Oslo-fjorden hadde sendt til Kommunelovutvalget vedr. forholdet mellom fylkesmennenes tilsyn og kommunenes egenkontroll. Deloittes evaluering av kontrollutvalgene og kontrollsekretariata tas til orientering. -8/15 Revisjonsordninger i Follo Diskusjonen tas til orientering. Det ble pekt på at når FIKS skal forholde seg til flere revisjonsselskap og det kan bli en annen arbeidsdeling mellom revisjonen og sekretariatet, bl.a mht. overordnet analyse, og dette vil påvirke FIKS sitt ressursbehov. Styret så likevel ikke for seg behov for umiddelbare endringer. Diskusjonen tas til orientering. Styret i FIKS 15.04.2015 Side 5 av 7
-9/15 Rapport fra møte med IØKUS Rapporten fra møtet med IØKUS tas til orientering. Styreleder orienterte om møtet med IØKUS 25.3. d.å. FIKS hadde signalisert vilje til et fortsatt faglig samarbeid, jf. bl.a. Oslo-fjord-samarbeidet, og gjensidig hjelp ved forfall fra sekretariatene ved utvalgsmøter. Eventuell fusjonering bør avvente resultatet av kommunereformen. For FIKS kan det også være aktuelt å se på et nærmere samarbeid med andre kommuner i Akershus. IØKUS vil gi en tilbakemelding før sommeren om hvordan de ser på utviklingen av samarbeidet. Rapporten fra møtet med IØKUS tas til orientering. -10/15 Orientering om utvalgenes arbeid Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Styremedlemmene orienterte om aktuelle saker i sine utvalg. Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Styret i FIKS 15.04.2015 Side 6 av 7
-11/15 Orienteringssaker Orienteringssaken tas til orientering. Orienteringssaken tas til orientering. Styret i FIKS 15.04.2015 Side 7 av 7