Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 14.06.2011, kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Arne Morten Johnsen (Leder) Marit Overby Landrø (Nestleder) Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Forfall: Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 012/11 013/11 014/11 015/11 016/11 017/11 Godkjenning av protokoll fra møte 27.4.2011 Referatsaker Orientering om økonomirapport 1. tertial 2011 Bestilling av forvaltningsrevisjon - KOSTRA-rapportering Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid i perioden. Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 6.6.2011 Arne Morten L. Johnsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek
Godkjenning av protokoll fra møte 27.4.2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.06.2011 Saksnr 012/11 Sverre B. Midthjell 033, 11/206-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll 27.04.2011 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.
Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato/tid: 27.04.2011 kl.0900 1050 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtende medlemmer: Marit Overby Landrø (nestleder) Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Arne Morten Johnsen (leder) Forfall: Møtende varamedlemmer: Steinar Arvid Johnsen Andre møtende: Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Katrine Lereggen, rådmann (sak 8,11) Elisabeth Høyem, enhetsleder (sak 11) Knut Nygård, enhetsleder (sak 8) Johnny Kildal, revisjon Midt-Norge (sak 6-8) Saker til behandling: 006/11-011/11 Arkivsak: 11/101-6 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 006/11 007/11 008/11 009/11 010/11 011/11 Godkjenning av protokoll fra møte 22.2.2011 Referatsaker Årsregnskap og revisjonsberetning 2010 - kontrollutvalgets uttalelse Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Årsmelding for kontrollutvalget 2010 Eventuelt
Sak 006/11 - Godkjenning av protokoll fra møte 22.2.2011 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato 27.04.2011 Saknr Møtedato 27.04.2011 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 007/11 - Referatsaker Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: 1. 2. 3. 4. 5. Rapport fra tilsyn med Skaun overformynderi. Rapport fra Fylkesmannens kommunebesøk i Skaun 15.2.2011. Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapport om eiendomsforvaltning. Møte om kontroll og revisjon i Orkdalsregionen. Regnskap for kontrollutvalget 2010. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 008/11 - Årsregnskap og revisjonsberetning 2010 kontrollutvalgets uttalelse Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato 27.04.2011 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2009 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken.
Protokoll Johnny Kildal fra Revisjon Midt-Norge orienterte om resultatet av revisjonen. Rådmann Katrine Lereggen og enhetsleder Knut Nygård orienterte om regnskapet. Følgende endringer ble tatt opp i årsmeldingen: Møtedato rettes til 27.4.2011. Netto driftsresultat rettes til 35 millioner. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: 2009 rettes til 2010. Innstillingen med endringer ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2010 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Sak 009/11 - Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato 27.04.2011 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet bes merke seg kontrollutvalgets innspill til vesentlighets- og risikovurderinger av kommunens eierskap, og ber om å bli forelagt en ferdig analyse innen utgangen av valgperioden. Protokoll Kontrollutvalget gikk igjennom vurderingene og kom med muntlige innspill. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sekretariatet bes merke seg kontrollutvalgets innspill til vesentlighets- og risikovurderinger av kommunens eierskap, og ber om å bli forelagt en ferdig analyse innen utgangen av valgperioden. Sak 010/11 - Årsmelding for kontrollutvalget 2010 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato 27.04.2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Årsmeldinga legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Protokoll Saknr
Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Årsmeldinga legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Sak 011/11 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato 27.04.2011 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Status for parkeringsanlegg i Børsa Enhetsleder Elisabeth Høyem orienterte om status for saken. NCC har kommet med et muntlig tilbud om reparasjon, som skal vurderes av advokat og ikke er formelt bekreftet. Vedtak: Ingen vedtak fattet.
Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.06.2011 Saksnr 013/11 Sverre B. Midthjell 033, 11/206-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Høringsnotat - lovendringer Generalforsamling i Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS 18.5.2011 Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 14.4.2011 Generalforsamling i TrønderEnergi AS Protokoll representanskapet KonSek 29.04.2011 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Høringsnotat om lovendringer i kommuneloven m.m. 2. Rapport fra generalforsamlinger og representantskap i kommunalt eide selskaper.
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS Snefugl Gård, Buvika Dato og tid: 2.5.2011 kl 1200 Arkivsaknr: 11/161-2 Møtende repr.: Snillfjord: Arnt Magne Flesvik Orkdal: Gunnar Lysholm Meldal: Jon Drugli Agdenes: Jon Ola Selbekk Hemne: Gudbjørn Singstad Melhus: Ikke til stede Skaun: Jan Ole Sund Fra KU: Fra KonSek: Sverre B. Midthjell Til kontrollutvalg i: Snillfjord, Orkdal, Meldal, Agdenes, Hemne, Melhus, Skaun Generalforsamling i Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS 2011 Sakliste 1. Åpning. Konstituering. 2. Virksomhetsbeskrivelse og årsberetning 2011. 3. Årsregnskap 2011. 4. Fastsetting av honorar for revisor. 5. Valg av medlemmer og varamedlemmer til styret. 6. Fastsetting av godtgjøring til styrets medlemmer. Valg av styre og valgkomité Valgt styre: Arne Grønset, Orkdal (ikke på valg) Oddvar Indregård, Agdenes (gjenvalg) Ingrid Skarstein, Meldal (gjenvalg) Torill G. Hynne, Skaun (ikke på valg) John Lernes, Snillfjord (ny) Valgt valgkomité: Jon P. Husby, Jon Ola Selbekk, Gunnar Hynne Behandling av Årsmelding/regnskap Bompengeinnkrevingen har gått over til automatisk system. Innkjøringsperiode på det tekniske har ført til noe svikt i inntekter. Ingen drift på Thamshavn i 3 måneder førte til 1,2 mil. i tapte inntekter.
Ny driftsoperatør er valgt etter anbud: Bro- og Tunnelselskapet, etter klagerunde på originalt anbud. Det er en tvist med selskapet ang. kostnader til administrasjon som E39 mener er for høyt i forhold til anbud (i størrelsesorden 8 ganger forventet beløp). Kan skyldes en svakhet i anbudsdokumentene. Styret skriver i årsmeldinga at det må jobbes hardt for å klare å nå målet om nedbetaling innen 2017. Takstene har foreløpig ikke blitt justert ut over konsumprisindeks. Evt. vedtektsendringer Ingen. Andre kommentarer fra møtet Ny administrativ støtte (Skaun kommune): Geir Evjen Krav om godtgjørelse fra revisor forelå ikke. Ny godtgjørelse til styreleder: 70 000 kr. Styreleder fungerer også som daglig leder i selskapet. Vedlegg Årsberetning 2010 - Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamsavn AS Regnskap 2010 - Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamsavn AS
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Tiller Dato og tid: 18.5.11, 1200-1300 Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Se protokoll Fra KU: Hanne D. Søttar, STFK I tillegg møtte følgende valgte representanter som er KU-ledere: Per Ervik, Hitra Gunnar Lohse, Malvik Jomar Aftret, Klæbu (vara for Ivar Skei) Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal, Agdenes, Meldal, STFK og Frøya. Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS 18.5.2011 Sakliste 1. Orientering fra daglig leder. 2. Regnskap og årsberetning 2010. 3. Deltakelse i revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap. Orienteringer fra daglig leder, sak 1. Det ble orientert om følgende saker: Nye kontorlokaler i Orkanger. Innflytting før sommeren. Klæbu kommune, vurdering av konkurranseutsetting av revisjonen. Sak i kommunestyret 26.mai.2011. Kontrollutvalget innstiller (enstemmig) på at dagens ordning opprettholdes. Endringer av årshjulet. Revisjonen følger fra 2011 kalenderåret. Tidligere ble revisjonsåret definert til 01.05 30.04. Benchmarking 2009. Daglig leder gjennomgikk kostnader knyttet til regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og andre oppgaver for samarbeidskommunene. Totale prosentvise kostnader til revisjon, andel forvaltningsrevisjon mv, ble målt opp mot snittet for de øvrige 15 revisjonsenheter som deltar i NKRF`s benchmarking. Flere uttalte at det var viktig å få frem resultatet av benchmarkingen for eierkommunene. Tallene for 2010 presenteres til høsten. Behandling av årsregnskap2010, sak 2. Få kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet viste et overskudd på kr 207.917, som ble vedtatt avsatt til disposisjonsfond.
Deltakelse i revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap, sak 3. Daglig leder orienterte om bakgrunnen for etableringen og senere nedleggelsen av RMN Revisjon AS. Nordmøre Distriktsrevisjon og Revisjon NOR AS har meldt interesse for at bl.a RMN IKS kan bli deltaker i selskapet. Daglig leder understreket viktigheten av at ansatte kan få den nødvendige praksisen for å bli registrerte revisorer og at dette kan oppnås gjennom deltakelse i et større revisjonsselskap, slik det er invitert til gjennom saksutredningen. Han understreket også viktigheten av å kunne revidere kommunale aksjeselskap, da flere kommuner velger å organisere virksomhet i denne selskapsformen. Representantskapet vedtok å gi styret fullmakt til å utrede mulighetene for deltakelse i et nytt revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap. Sak fremmes for representantskapet høsten 2011. Andre kommentarer fra møtet Ingen spesielle forhold..
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Dora, Trondheim Dato og tid: 14.4.2011 Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Fra KU: Se protokoll (87 % av totalt antall stemmer) Ingen Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal. (Meldal medlem fra 1.7.2011). Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 14.4.2011 Sakliste 1. Opptelling medlemmer 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av protokollkomite, (Referenter og 2 til å skrive under protokollen.) 4. Årsrapport 2010 5. Regnskap 2010 6. Opptak av nye kommuner 7. KDRS Kommuneinstitusjonenes digitale ressurssenter 8. Endring i selskapsavtalen 9. Virksomhetsplan 2011-04-15 Strategiplan 2012-2015 10. Strategiplan 2012-2015 11. Godtgjøring verv 12. Budsjett 2011 13. Økonomiplan 2012-2015 14. Valg til styret. Behandling av årsregnskap, sak 5. Ingen kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet er gjort opp i balanse etter avsetning og bruk av fond. Regnskapet er ført etter kommunale regnskapsforskrifter. Selskapet har 6,3 mill.i disposisjonsfond per 31.12.10. Opptak av nye kommuner, sak 6.. Rennebu fra 01.01.11. Meldal 01.06.11. Snåsa 01.01.12. Inderøy 01.01.12. Det ble spurt om dette får innvirkning på bemanningen. Styreformannen opplyste at bemanningen vurderes løpende,.
KDRS, jf sak 7: Samvirkeforetak, stiftet mai 2010 som et 3-årig prosjekt. IKA er forpliktet til å tilføre kr 750.000 i perioden. Endring av selskapsavtale, sak 8. Selskapsavtalen endres/justeres årlig i tråd med endringer i deltakerkommuner. Budsjett, sak 12.: Vedtatt å øke grunnbeløpet per kommune med kr 15 000 i 2011 og samme beløp for 2012. Det ble kommentert at økningen for 2011 burde vært klar tidligere, da kommunene har behandlet sine budsjetter før jul 2010. Valg av styre, sak 14. Medlemmer frem til våren 2013: Kjell Fosse, Stjørdal kommune leder (var ikke på valg) Liv Olsen Meråker kommune (Ikke på valg) Medlemmer frem til våren 2015. Tove Jebens STFK, gjenvalgt som nestleder Randi Segtnan, Melhus kommune, valgt som fast medlem. Det ble stilt spørsmål i forhold til kjønnssammensetning. Andre kommentarer fra møtet Generelt få kommentarer i møtet.
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Dato og tid: Arkivsaknr: Møtende repr.: Fra KU: Fra KonSek: Til kontrollutvalg i: Generalforsamling i TrønderEnergi AS 30.05.2011 Sakliste: Sak 01/11 Sak 02/11 Sak 03/11 Sak 04/11 Sak 05/11 Sak 06/11 Sak 07/11 Sak 08/11 Sak 09/11 Sak 10/11 Sak 11/11 Sak 12/11 Sak 07/11 Navneopprop Fullmakter Valg av møteleder Godkjenning av innkalling og dagsorden Valg av to deltakere til å undertegne protokollen sammen med møteleder Protokoll fra forrige møte Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2010 og styrets forslag til utbytte for TrønderEnergi AS 2010 Godtgjørelse til revisor Valg av revisor Valg av 10 medlemmer til bedriftsforsamlingen Valg av valgkomite Fastsettelse av godtgjørelse for bedriftsforsamling og valgkomite for 2011 Eventuelt Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2010 2010 var preget av oppkjøp av Trondheim Energi, både mht aktivitet, organisering og regnskapsresultater. Selskapets driftsresultat har hatt en jevn stigning over flere år. Utbytte til eierkommuner vedtatt satt til kr 161.232.000. Årsresultat 2010 var 78.005.000 kr. Sak 10/11: Valg av bedriftsforsamling: Følgende ble valgt til bedriftsforsamlingens faste medlemmer:
Medlemmer: Arnfinn Astad, Bjugn (leder) Ola Røtvei, Oppdal (nestleder) Karin Galaaen, Selbu Ole Haugen, Hitra Erling Lenvik, Midtre Gauldal John Lernes, Snillfjord Gunnar Lysholm, Orkdal Ståle Vaag, Hemne Jon P. Husby, Skaun Erling Bøhle, Melhus 2010-2012 2011-2013 2010-2012 2010-2012 2010-2012 2010-2012 2010-2012 2010-2012 2011-2013 2011-2013 Interne representanter: Edvard Hjertås, Ansattevalg Helge Grønning, Ansattevalg Rune Aagesen, Ansattevalg Stein Inge Solum, Ansattevalg Astrid Houen Ler, Ansattevalg 2011-2012 2012-2013 2011-2012 2012-2013 2011-2012
Orientering om økonomirapport 1. tertial 2011 Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlegg Økonomirapport 1. tertial Saksutredning Møtedato Saksnr
Bestilling av forvaltningsrevisjon - KOSTRA-rapportering Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saksutredning Møtedato Saksnr
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid i perioden. Saken behandles i Møtedato Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlegg Oversikt over forvaltningsrevisjonsprosjekter 2007-2011 Saksutredning Saksnr
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
UTKAST Rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Skaun kommune
Forvaltningsrevisjonsrapporter som har vært behandlet i perioden
Innledning 1. Barneverntjenesten Problemstillinger Rapportens konklusjoner Politisk behandling
Administrativ oppfølging
2. Offentlige anskaffelser følges regelverket Problemstillinger Rapportens konklusjoner
Politisk behandling Administrativ oppfølging
3. Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen Problemstillinger Rapportens konklusjoner Politisk behandling Administrativ oppfølging
4. Sykefravær Problemstillinger Rapportens konklusjoner Politisk behandling
Administrativ oppfølging
5. Eiendomsforvaltning Problemstillinger Rapportens konklusjoner Politisk behandling
Administrativ oppfølging
Eventuelt Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Sverre B. Midthjell 033, 11/206-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saksnr