Plan for innplasseringer og omstillingssamtaler (når organisasjons- og bemanningsplan foreligger) Kartlegging av hvilke arbeidsoppgaver som endres eller faller bort, og hvilke oppgaver som flyttes til annet arbeidssted på det nye universitetet. Hovedprinsipper / hovedproblemstillinger: 1. Omstillingssamtaler gjennomføres med: a. Alle ansatte på Høgskolen (AFH) b. Alle ledere c. Alle andre som blir berørt av fusjon, dvs de som får vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsområder 2. Normalt er det nærmeste leder som avtaler og gjennomfører omstillingssamtaler med den enkelte men det kan foretas en vurdering av hva som er mest hensiktsmessig i forhold til enhetens arbeidsdeling og personalansvar 3. Foreligger det rettskrav på stilling? Hvis ja, så har den ansatte rett og plikt til å følge stillingen (en ansatt kan likevel melde sin interesse for andre arbeidsoppgaver) 4. Flere rettskrav på samme stilling omstillingshåndboken / omstillingsavtalen 5. Hvis ingen har rettskrav, så kan stillingen tilbys til andre ansatte under omstilling skriftlig søknad 6. Dersom det ikke oppnås enighet om stilling / arbeidsoppgave, kan en ansatt avvise dette forslaget 1 gang uten tap av rettigheter 7. Dersom uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, kan saken bringes inn for universitetsdirektøren for avgjørelse Innplassering skjer i to trinn: først i lederstillinger og deretter øvrige ansatte Detaljert plan for omstillingsarbeidet og innplassering av ansatte - 1 -
Dekan Inst.leder Kontorsjef Berørte tek./adm ansatte Leder av forskningsgruppe /fagenhet Berørte vitenskaplige ansatte Universitetsdirektør Fakultetsdirektør Seksjonsledere Berørte ansatte i seksjonene Ass. fakultetsdirektør Detaljert plan for omstillingsarbeidet og innplassering av ansatte - 2 -
Trinnvis prosessbeskrivelse til bruk ved innplassering i stilling (omhandler gjennomføring av omstillingssamtaler og vurdering av rettskrav ved innplassering i stilling) Vurderinger - omstillingsoppgaver Ansvarlig Hjelpemidler Trinn 1 Vurdering og innplassering av ledernivå Informere underordnet ledernivå om den videre prosessen med hensyn til o gjennomføring av omstillingssamtaler o vurdering av rettskrav før innplassering Med utgangspunkt i godkjent bemanningsplan gjennomføres omstillingssamtale med ledere på underordnet nivå (innplasseringssamtale), samt avgrensning av mulige / aktuelle kandidater: - Seksjonsledere - Kontorsjefer - Instituttledere - Andre ledere Fakultetsdirektør / dekan 1 Fakultetsdirektør / dekan hovedansvar for hele prosessen med omstilling og innplassering 2 - Fakultetsdirektør - Instituttleder (dekan ved AFH) - Dekan - Nærmeste leder Ledermøtet Veiledning for gjennomføring av omstillingssamtale (innplasseringssamtale) Foreta en vurdering av aktuelle kandidater, dokumentere rettskrav og foreløpig innplassering av underordnet ledernivå - Seksjonsledere - Kontorsjefer - Instituttledere - Andre ledere? Vurderinger om innplassering oversendes universitetsdirektøren for kvalitetssikring og godkjenning Universitetsdirektøren godkjenner forslag om innplassering av underordnet ledernivå 3 - Fakultetsdirektør - Instituttleder - Dekan - Nærmeste leder 4 Fakultetsdirektøren 5 Universitetsdirektøren Informere aktuelle ledere om arbeidsgivers 6 Personlig kontakt Mal: Forslag til innplassering i stilling Jf omstillingsavtalens punkt 5, og håndbokens kap 2 Detaljert plan for omstillingsarbeidet og innplassering av ansatte - 3 -
Vurderinger - omstillingsoppgaver Ansvarlig Hjelpemidler foreløpige vurderinger om innplassering o informere om den enkeltes rettighet til å fremme skriftlig klage om innplassering - Seksjonsledere - Kontorsjefer - Instituttledere - Andre ledere Gjennomføre ny omstillingssamtale (oppfølgingssamtale) med ledere som etter vurdering av rettskrav foreløpig står uten tilbud om innplassering o Avklare eventuell uenighet i forbindelse med arbeidsgivers vurdering om innplassering o Diskutere andre mulige likeverdige eller passende stillinger - Seksjonsledere - Kontorsjefer - Instituttledere - Andre ledere Ved uenighet bringes skriftlig klage inn for universitetsdirektøren Ved eventuell uenighet foretar universitetsdirektøren ny vurdering av de aktuelle kandidater Sende ut formelt tilbud om innplassering med rettskrav etter universitetsdirektørens godkjenning 7 - Fak.dir - Instituttleder - Dekan - Nærmeste leder - Fak.dir - Instituttleder - Dekan - Nærmeste leder 8 Fakultetsdirektør 9 Universitetsdirektøren 10 Fakultetsdirektør Mal for tilbud Veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale Vurdere og behandle innkomne ønsker om alternativ innplassering uten rettskrav fra ledere som foreløpig står uten formelt tilbud 11 Fakultetsdirektør / dekan i samarbeid med instituttleder og etter avklaring med universitetsdirektøren Detaljert plan for omstillingsarbeidet og innplassering av ansatte - 4 -
Vurderinger - omstillingsoppgaver Ansvarlig Hjelpemidler om innplassering o Dokumentere vurderinger om alternativ innplassering Vurdere intern utlysning/kunngjøring av lederstillinger der ingen har rettskrav o Sikre informasjon til ledere uten rettskrav o Like muligheter til å vise interesse for stilling på tvers av enheter Ved utlysning av stilling skal vanlige tilsettingsprosedyrer følges Vurdering for innplassering uten rettskrav kvalitetssikres og godkjennes av overordnet ledernivå o Tjenestemannsorganisasjonene gis mulighet til uttalelse Sende ut tilbud om innplassering uten rettskrav til aktuelle kandidater (tilbud om likeverdig eller passende stilling) o Informere berørte parter om muligheten for å takke nei én gang til tilbud om alternativ innplassering Der enighet ikke oppnås vurderes muligheten for foreløpig innplassering til annen stilling i påvente av annen passende stilling 12 Fakultetsdirektør / dekan i samarbeid med instituttleder og etter avklaring med universitetsdirektøren 13 14 Universitetsdirektøren 15 Fakultetsdirektør Mal for tilbud 16 Universitetsdirektøren i samarbeid med fakultetsdirektør / dekan og enhetsleder Mal: Forslag til innplassering i stilling Detaljert plan for omstillingsarbeidet og innplassering av ansatte - 5 -
Trinn 2 Vurderinger og innplassering av øvrige ansatte Fastslå hvilke ansatte som ikke får endring i arbeids- og ansvarsområder Informere ansatte som får videreføring av arbeids- og ansvarsområde Avholde avdelingsmøter og /eller seksjonsmøter for å sikre informasjon om fusjonsarbeidet o orientere om arbeidet med bemanningsplaner o gjennomføring av omstillingssamtaler o kriterier for tilbud om samtale o innplassering i stilling Gjennomføre omstillingssamtaler med aktuelle kandidater (innplasseringssamtale) Foreta en vurdering av aktuelle kandidater, dokumentere rettskrav og foreløpig innplassering til stilling Foreløpige vurderinger kvalitetssikres og godkjennes av enhetens overordnede leder Informere aktuelle kandidater om arbeidsgivers foreløpige vurderinger om innplassering o Klargjøre den enkeltes rettighet til 17 Instituttleder/ seksjonsleder 18 Instituttleder/ seksjonsleder Godkjent bemanningsplan Personlig kontakt eller i informasjonsmøter 19 Enhetsledere Se håndbokens beskrivelse av 20 Instituttleder / seksjonsleder eller annen nærmeste leder 21 Instituttleder / seksjonsleder 22 Fakultetsdirektør 23 Instituttleder / seksjonsleder eller annen nærmeste leder informasjonsmøter, kap 3 Veiledning for gjennomføring av innplasseringssamtale Mal: Forslag til innplassering i stilling Jf omstillingsavtalens punkt 5, og håndbokens kap 2 Detaljert plan for omstillingsarbeidet og innplassering av ansatte - 6 -
å fremme skriftlig klage om innplassering Gjennomføre ny omstillingssamtale (oppfølgingssamtale) med ansatte som etter vurdering av rettskrav foreløpig står uten tilbud om innplassering o Avklare eventuell uenighet i forbindelse med arbeidsgivers vurdering om innplassering o Diskutere andre mulige likeverdige eller passende stillinger Ved uenighet bringes skriftlig klage inn for universitetsdirektøren o nødvendig dokumentasjon fremskaffes og oversendes universitetsdirektøren, sammen med skriftlig klage Ved eventuell uenighet foretar universitetsdirektøren ny vurdering av aktuelle kandidater Sende ut formelt tilbud om innplassering med rettskrav, etter universitetsdirektørens godkjenning 24 Instituttleder / seksjonsleder eller annen nærmeste leder 25 Fakultetsdirektør 26 Universitetsdirektøren 27 Fakultetsdirektør Mal for tilbud Veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale Vurdere og behandle innkomne ønsker om alternativ innplassering for de som foreløpig står uten formelt tilbud Dokumentere vurderinger for innplassering uten rettskrav til likeverdig eller annen passende stilling Vurderinger kvalitetssikres og godkjennes av overordnet ledernivå 28 Instituttleder / seksjonsleder Mal: Forslag om innplassering i stilling 29 Fakultetsdirektør Kan fakultetet gi org. Mulighet til uttalelse? Detaljert plan for omstillingsarbeidet og innplassering av ansatte - 7 -
Tjenestemannsorganisasjonene gis mulighet til uttalelse ved forslag til innplassering uten rettskrav Sende ut tilbud om innplassering uten rettskrav til aktuelle kandidater om likeverdig eller passende stilling o Informere om muligheten for å takke nei én gang til tilbud om alternativ innplassering Der enighet ikke oppnås vurderes muligheten for foreløpig innplassering til annen stilling i påvente av annen passende stilling 30 Fakultetsdirektør Mal for tilbud 31 Fakultetsdirektør / dekan i samråd med enhetsleder og i samråde med universitetsdirektøren Detaljert plan for omstillingsarbeidet og innplassering av ansatte - 8 -