SKODJE KOMMUNE Møteprotokoll Utval: KOMMUNESTYRET Møtestad: Rådhuset Møtedato: 12.02.2013 Tid: 17.00 TEMAMØTE: Teljing og forteljing frå Skodjeskulen: Presentasjonar og dialog kring resultat og prosessar i Skodjeskulen. Økonomisjefen orienterte om førebelse rekneskapstal for 2012 Desse møtte: Fremskrittspartiet: Ordførar Terje Vadset, Kjell Arve Reiakvam, Frode Reiakvam (vararepr. for Terje Sortehaug), John Ola Røstad, Jon Arne Torset (vararepr. for Erling Ostnes) Arbeiderpartiet: Kjell Haukeberg, Tone Fylling, Bjørn-André Stavset, Jan Georg Fossheim Senterpartiet: Modolf Hareide, Inge Øye (vararepr. for Elise Stette), Johan Honningdal, Linda Stavset Kristeleg Folkeparti: Gunnar Hauge, Reidun Holm Aure (vararepr. for Knut Strand) Venstre: Kari Grindvik, Rolf Stavset Høgre: Lidvar Giskeødegård, Torbjørn Skodjereite, Per Egil Håhjem (vararepr. for Torunn Mølsæter), Leif Glomset. 21 voterande. Til stades var òg rådmannen, kommunalsjef Bente G. Vikhagen og politisk sekretær, sistnemnde førte møteboka. Ingen hadde merknader til innkalling eller sakliste. Til å skrive under protokollen vart Linda Stavset og Leif Glomset samrøystes valde.
SAKLISTE Sak nr. Arkivsak 1/13 13/84 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 18.12.2012 2/13 12/747 UTEOMRÅDET VED NYE VALLE SKULE 3/13 13/36 STORTING- OG SAMETINGSVALET 2013 - VAL AV VALSTYRE 4/13 13/48 STORTING- OG SAMTINGSVALET 2013 - DELEGERING AV MYNDE TIL VALSTYRET 5/13 10/440 OPPRETTING AV AD-HOC-UTVAL FOR FØREBUANDE HANDSAMING AV KVALITETSMELDING OG NYE MÅL FOR SKODJESKULEN 2
Sak 1/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 18.12.2012 Sak 77/12, tabell (side 7): Forprosjekt regulering helsesenter/bustader (300 ) er utsett frå 2013 til 2014. Dette vert korrigert. Elles ingen merknader. VEDTAK: Protokollen frå møte 18.12.2012 vert samrøystes godkjent. Sak 2/13 UTEOMRÅDET VED NYE VALLE SKULE Kjell Haukeberg ønskja habiliteten til Kjell Arve Reiakvam og Frode Reiakvam vurdert, med bakgrunn i at Valle Rørleggerforretning ANS har vore kontraktør under bygginga av nye Valle skule. Kjell Arve Reiakvam og Frode Reiakvam gjekk frå medan habiliteten deira vart vurdert. 19 voterande. Det vart røysta over habilitetsspørsmålet. 19 røysta for å ikkje kjenne Kjell Arve Reiakvam og Frode Reiakvam inhabile. Ingen røysta mot. Kjell Arve Reiakvam og Frode Reiakvam tok sete att. 21 voterande. Kari Grindvik sette fram følgjande framlegg til endring av punkt 1: 1. Skodje kommunestyre vedtek å løyve inntil 2,5 mill. til opparbeiding av uteområde ved Valle skule. Rådmannens framlegg til innstilling: 19 røyster. Framlegget frå Kari Grindvik: 2 røyster. Punkt 2: Samrøystes vedtak i samsvar med innstillinga frå formannskapet. Punkt 3: Samrøystes vedtak i samsvar med innstillinga frå formannskapet. 3
Kari Grindvik sette fram følgjande oversendingsframlegg: Kommunestyret ber rådmannen om å legge fram ei brei evaluering av både den politiske og den administrative handteringa av prosessen. vedk. tilbygg Valle skule på neste kommunestyremøte. Evalueringa skal gi svar på alle spørsmål som formannskapet og kommunestyret har stilt i denne saka, og som det ikkje ligg føre skriftlege svar på. Desse spørsmåla er utheva i oppsummeringa i protokolltilførselen frå Venstre. I evalueringa må rådmannen òg komme med betrakningar rundt lov om offentlige anskaffelser. Oversendingsframlegget vart samrøystes vedteke. VEDTAK: 1. Skodje kommunestyre vedtek å løyve inntil 3,5 mill. til opparbeiding av uteområde ved Valle skule. 2. Rådmannen får mynde til å gjennomføre prosjektet. 3. Rådmannen får mynde til å ta opp lån for å finansiere prosjektet. Oversendingsframlegg: Kommunestyret ber rådmannen om å legge fram ei brei evaluering av både den politiske og den administrative handteringa av prosessen. vedk. tilbygg Valle skule på neste kommunestyremøte. Evalueringa skal gi svar på alle spørsmål som formannskapet og kommunestyret har stilt i denne saka, og som det ikkje ligg føre skriftlege svar på. Desse spørsmåla er utheva i oppsummeringa i protokolltilførselen frå Venstre. I evalueringa må rådmannen òg komme med betrakningar rundt lov om offentlige anskaffelser. Kari Grindvik la, på vegne av Skodje Venstre, fram ønskje om protokolltilførsel. Ordføraren imøtekom dette. PROTOKOLLTILFØRSEL FRÅ SKODJE VENSTRE: Mangelfulle saksutgreiingar, mykje munnleg sakshandsaming og ikkje-dokumenterte påstandar syner manglande respekt for politikarane. Det er ikkje mogleg for politikarane å gjere jobben sin med å forvalte økonomien til kommunen på ein forsvarleg måte, under desse føresetnadane. Forvaltningslova 17 og 37 stadfestar eit alminneleg forvaltningsrettsleg prinsipp om at saker skal vere så godt opplyst som mulig før avgjerd vert teke. Intensjonen må då vere at alle faktaopplysningar som skal danne grunnlag for avgjerder ligg føre i den skriftlege utgreiing frå administrasjonen. I saka om tilbygg til Valle skule har mykje vore mangelfullt: 4
Prosjektet starta opp utan politisk oppnemnd byggenemnd. Etter at kommunestyret valde styringsgruppe med ordførar og 2 representantar frå kommunestyret, vart det ikkje utarbeidd mandat eller møteplan. Så langt har gruppa hatt to møter : 02.10.2012 og 29.01.2013. Det har undervegs vore manglande/alt for sein tilbakemelding på økonomi til det politiske miljøet. Kommunestyret burde vore orientert med ein gong det vart klart at ramma ikkje ville halde. Her vart det ikkje gitt informasjon før budsjettet var brukt opp og det ikkje lenger var mogleg å gjer omprioriteringar. Saksutgreiingane etter 14.02.2012 har vore korte og mangelfulle, orienteringar har vore halde munnleg utan at desse i ettertid har følgt saka i skriftleg form. Spørsmål som har vore reist i formannskap- og kommunestyremøter har berre delvis eller ikkje vorte svara på. Det politiske miljøet har ikkje blitt gjort kjend med protokoll frå møte/forhandlingar der endringar i prosjektet, med konsekvens for budsjettet, har vore handsama og/eller godkjende. Representantar som har kritiske spørsmål og etterlyser klare svar, samt skriftleg dokumentasjon, vert møtt med utsegner som: men de vil no vel ha ein ny, fin skule (kstyremøte 16.10.2012) og dette er flisespikkeri og trenering av saka ( f-skapet 29.01.2013). Har vi lært noko av saka? Er det slik at vi tilpassar prosjektet etter vedteken budsjettramme eller aukar vi ramma etter kvart som ønskelista vert lenger? Har vi gode nok prosessar før vi vedtek nye prosjekt, har vi gode nok ressursar til prosjektleiing og gjennomføring av prosjekta? OPPSUMMERING AV SAKA : Politikarane i Skodje vedtok utbygging av Valle skule 14.02.2012 og prosjektet fekk ei budsjettramma på 36.8 million NOK. Det vart nedsett ei styringsgruppe til å gjennomføre prosjektet ordførar vart vald til leiar og Johan Honnindal, SP og Bjørn Andre Stavset, AP frå kommunestyret- i tillegg skulle rådmannen utnemne 3 representantar. Dei innkomne anboda utgjorde ein samla sum på 29 011 200 og av dette var det 4 950 846 som gjaldt utomhusarbeid. Samla sum for prosjektet var utrekna til 41 251 464 Etter vurdering frå rådmannen vart prosjektramma redusert med 4.200.000 kroner og 3 millionar av dette var reduskjon i utomhusarbeid. Resterande var utebod/amfi på uteområde. Politikarane hadde på dette tidspunkt ingen grunn til å tvile på at dette prosjektet kunne gjennomførast innanfor tilrådd og vedteken ramme. På det tidspunkt kommunestyret gjorde sitt vedtak, var gamleskulen riven og rådmannen burde vere orientert om status på tomta. Fram til ferien er det ikkje nokon aktivitet i styringsgruppa. Først i formannskapet den 02.10.2012 får formannskapet ei orientering frå styringsgruppa. Dei har same dag hatt møte og leiaren i styringsgruppa har laga eit notat til formannskapet om at prosjektet treng 5 millionoar ekstra for å kunne fullføre planlagd prosjekt. Saka vert gjort til ein del av budsjettrevisjon II 5
etter forslag frå teknisk sjef og formannskapet innstiller på ein auke i investeringsbudsjettet med 5 millionar. I kommunestyret fjorten dagar seinare vert det debatt og saka vert utsett til neste kommunestyremøte den 13.11.2012 og kommunestyret ber, etter framlegg frå Venstre, om meir opplysningar: I god tid før dette møtet skal administrasjonen legge fram følgjande dokumentasjon: Kva kostnadar har dei ulike momenta som er nemnde i ordføraren sitt notat av 02.10.2012. Referat/protokollar som syner dei drøftingar og vurderingar styringsgruppa har gjort i høve overskridingane i prosjektet Valle skule. Kva konsekvensar får det for prosjektet Valle skule om det ikkje får tilført meir ressursar? Utsetjingsframlegget skal ikkje innverke på ferdigstillinga av skulen. (tillegg frå Høgre) Den 30.10.2012 får formannskapet eit notat frå prosjektleiar Jonas Reitan, Ose Ingeniørkontor AS i tillegg til endringslogg. Han deltek på møtet for å orientere og svare på spørsmål. Endringsloggen syner at boring og sprenging kjem ut med tillegg på 219 746,- Det var gjort eit poeng ut av bomberomkostnad- det var forutsett at det ikkje var krav til bomberom det synte seg at det kravet framleis eksisterte og sidan garderobeanlegget skulle utbetrast/endrast (og ligg bak bomberomsdøra) førde dette til krav om universell utforming og ekstra kostnader. Elles låg det kostnader på forsering stålarbeid og tak, samla kostnad 275 000,- Mange av postane var knytt til oppgraderingsønske kome til etter at prosjektet vart starta opp? Samla sum endringslogg: 2 880 335,- Det vesentlege av spørsmåla frå formannskapet var: Kor mykje er uforutsette kostnader av totalsummen på NOK 2 880 335,00? Reserve/margin/prisstigning (som i prosjektet er oppført med NOK 3 244 289) skal vanlegvis kunne dekke opp for slike kostnader finns det ei oversikt over korleis reserven er nytta? Kven ber ansvar for feil i prosjektering? Forseringsarbeid må bygge på eit krav frå byggherre for at byggherre skal belastast ekstra for arbeidet. Var forseringsarbeidet naudsynt eller var det bekvemt for entreprenør? Intensive arbeidsperiodar for å halde tidskjema elles, vil vere ein kostnad som kviler på utførande entreprenør. Kven har beslutta? Finns det protokollar/referat frå slike vurderingar? 6
Ved utbetring av bygg og tilbygg som skal koplast saman, krevst det godt forarbeid og grundige undersøkingar. Var dette arbeidet godt nok? Endringar i tekniske krav til bygg, instsallasjon og ventilasjon kan ikkje vere ei overrasking, men det synest som det ikkje var tatt nok høgde for det ved utarbeiding av anbodsdokument? Det er stor forskjell på oppgraderingsbehov og oppgraderingsønske. Mykje kan sjå ut som ønske? Kvar har styringsgruppa vore? Har dei vore haldne orienterte? Har dei godkjent endringane? Dersom ikkje styringsgruppa har godkjent, kven har då gjort det? Etter ei lengre og engasjert ykt med til dels nærgåande spørsmål frå formannskapet, med Linda Stavset, SP, Tone Fylling, AP og Kari Grindvik, V- fekk vi vite at styringsgruppa ikkje hadde hatt møte før 2.oktober og at det var rådmannen v/ Nils Holten som hadde godkjend endringane og så valde rådmannen å trekkje punktet om tilleggsløyving til Valle skule. Utskrift frå protokollen frå formannskapsmøtet 30.10.2012 : F-sak 93/12: Budsjettrevisjon, pkt 3 som vedk Valle skule: 3. Låneopptaket vert ikkje auka med 5 mill. i samband med ferdigstilling av Valle skule. Det skal gjerast ny anbodsrunde på uteområdet ved skulen til våren. Tillegg til saksprotokoll frå formannskapsmøtet: Formannskapet drøfta i møte den 30.10.2012 under sak 93/12 styringsgruppa sitt forslag om å auke ramma til Valle skule med 5 mill. Formannskapet vedtok enstemmig at prosjektet skal gjennomførast innafor tildelt ramme på 36.8 mill i samsvar med vedtak K. Sak 5/12 den 14.02.2012. Pkt. 3 i innstillinga om auka låneopptak går ut og vert ikke lagt fram for kommunestyret. Konsekvensen av dette er følgjande : Anbud på utomhusarbeid vert avlyst, og grunnentrepenør vert innleigd på timebasis for å opparbeide området rundt skulebygget slik at det er forsvarleg, og at skulen kan takast i bruk i februar 2013 som planlagt. Arbeidet sitt omfang vert avtalt mellom prosjektleiar og entrepenør. Interiørkonsulent må ta ein gjennomgang med tanke på å halde vedtatt ramme. Gjenbruk av inventar må vurderast på nytt. Frode Helland teknisk sjef Kommunestyret får med dette ikkje saka til ny handsaming den 13.11.2012 slik kommunestyret bad om. Det er heller ikkje gjeve noko skriftleg svar på dei spørsmåla som formannskap og kommuenstyre har reist. Så kjem saka til formannskapet 29.01.2013 Med ei heller kort saksutgreiing vert politikarane inviterte til å sette ei ramme på 3,5 million NOK til å opparbeide uteområde på Valle skule. På nytt vert det i saksutgreiinga hevda : Som kjent har vi under byggeprosessen ved Valle skule fått ein del uforutsette kostnader. Dette gjer at stor del av budsjettposten for utomhusarbeid er brukt til grunn/betong og bygningsmessige fag. 7
Jonas Reitan opplyste til formannskapet den 30.10.2012, på direkte spørsmål frå representanten Tone Fylling, AP, at uforutsette kostnader utgjorde ca 400 000,-. Med hjelp av representantane Fylling og Grindvik meinte Reitan at det kunne kanskje vere snakk om oppmot 600 000,- Dersom vi rekonstruere tidlegare saker har vi då : Opprinneleg anbod utomhusardeid: 4 950 846 Redusert med 3 000 000 VEDTEKE BUDSJETT 1 950 846 Uforutsette kostnader 600 000 RESTERANDE MIDLAR 1 350 846 Desse midlane er også oppbrukte, dersom vi forstår utgreiinga rett, men vi har ikkje fått vite korleis. Essens er då like fullt at vi opprenneleg vedtok eit budsjett på 1 950 846 til utomhusarbeid. Med tillegg av mva vert dette NOK 2 400 000 med tillegg for kostnader til anbodsutlysing vert dette mogleg innanfor ei ramme på maks NOK 3 000 000. Noko av dette utomhusarbeidet er utført, kor mykje utgjer dette arbeidet? Inneber det ei oppgradering frå vedteke prosjekt når rådmannen ber om ei ramme på 3 500 000? 11.februar 2013 Kari Grindvik (V) Sak 3/13 STORTING- OG SAMETINGSVALET 2013 - VAL AV VALSTYRE Samrøystes vedtak i samsvar med innstillinga frå formannskapet. VEDTAK: 1. Ein viser til at kommunestyret gjorde vedtak om val av valstyre for 2011-2015 i sak 61/11, 25.10.2011. 2. Medlem Camilla Rønes Håhjem har fått varig fritak. Kommunestyret vel Torunn Mølsæter som nytt fast medlem. Nye varamedlemer vert 1. Torbjørn Skodjereite og 2. Leif Glomset. 3. Skodje kommunestyre vel Terje Vadset som leiar, og Kari Grindvik som nestleiar. Sak 4/13 STORTING- OG SAMTINGSVALET 2013 - DELEGERING AV MYNDE TIL VALSTYRET Samrøystes vedtak i samsvar med innstillinga frå formannskapet. 8
VEDTAK: Skodje kommunestyre vedtek å delegere myndigheit til å velje røystestyrer og å velje leiar og nestleiar i kvart røystestyre til valstyret jfr. Vallova 4-2. Skodje kommunestyre vedtek å delegere myndigheit til å avgjere talet på røystekrinsar i kommunen til valstyret, jfr. Vallova 9-3. Sak 5/13 OPPRETTING AV AD-HOC-UTVAL FOR FØREBUANDE HANDSAMING AV KVALITETSMELDING OG NYE MÅL FOR SKODJESKULEN Samrøystes vedtak. VEDTAK: Kommunestyret oppretter eit utval for førebuande handsaming av kvalitetsmelding og nye mål for Skodjeskulen. Kvar partigruppe representert i kommunestyret peiker ut ein kommunestyrerepresentant til å delta i arbeidet. Medlemmer i utvalet er: Bjørn André Stavset (Ap), Elise Stette (Sp), Gunnar Hauge (KrF), Jon Arne Torset (FrP), Leif Glomset (H) og Rolv Stavset (V) Rådmannen kallar inn til møte og leiar arbeidet i utvalet. Utvalet legg fram sak med innstilling til kommunestyret innan utgangen av mai. M Ø T E T S L U T T ---------------------------------- Terje Vadset ordførar ---------------------------------- Linda Stavset ---------------------------------- Leif Glomset ---------------------------------- Knut Berg politisk sekretær 9