1 GENERELT VEDLEGG 3 KRAVSPESIFIKASJON PARALLELLE RAMMEAVTALER MALERARBEIDER 1.1 Om oppdraget Arbeidene skal sikre nødvendig vedlikehold, raskt utbedring etter skade, fornyelser og ombygging i et begrenset omfang etc. Oppdragsgiver avroper fra rammeavtalen etter behov. Behovet materialiserer seg både gjennom planlagte utskiftninger og vedlikeholdsaktiviteter, og akutte hendelser som skade og hærverk. Oppdragsgiver anser det ikke som hensiktsmessig å fastsette detaljerte spesifikasjoner for alt arbeid som vil falle inn under rammekontraktene i dette dokumentet. Slike spesifikasjoner vil man komme tilbake til for de konkrete tiltakene. Arbeidene utføres i hovedsak etter medgått tid og materiell, eller basert på postpriser i rammeavtalene. I kontraktsperioden vil oppdragsgiver også be om tilbud/fastpris for spesifikke oppdrag. 1.2 Krav til utførelse Utførelse skal være i overensstemmelse med krav og bestemmelser i gjeldende lover og forskrifter. Dette gjelder så vel krav til teknisk utførelse, delprodukters kvalitet, merking, dokumentasjon, tegninger mv. Det stilles strenge krav til håndverksmessig utførelse, materialvalg, service og effektivitet. Utstyr skal ikke monteres uten oppdragsgivers godkjenning. 1.3 Bruk av egne ansatte Arbeidene skal utføres av Leverandøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt av lovlig underleverandør på fagområder som ikke beherskes av Leverandøren selv. Lønns- og arbeidsvilkår skal være i samsvar med ILO-konvensjonen nr. 94. Leverandøren skal sørge for at alle tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuell(e) underleverandør(er) ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt innen Norge. Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Jf. Kontraktsformularet i vedlegg 1 og 2 for utdyping av bestemmelsen. 1.4 Stillas og sikring Leverandøren er ansvarlig for å fremskaffe og sette opp nødvendig stillaser/lifter, samt å besørge nødvendig sikring. Stillaser/lifter skal være godkjent av arbeidstilsynet. Leverandøren er til enhver tid ansvarlig for sikring av sine arbeider, slik at det ikke er fare for skade på tredjeperson, bygg og anlegg. Han er likeså ansvarlig for at arbeidene til enhver tid utføres i overensstemmelse med arbeidstilsynets krav.
1.5 Rydding og rengjøring Leverandøren skal selv etter endt arbeid, rydde og rengjøre etter egne arbeider. 1.6 Avfall Leverandøren skal besørge demontering og bortkjøring av eventuelle gamle bygningselementer, gammelt utstyr og avfall. Leverandøren er ansvarlig for at spesialavfall bringes til godkjent miljøstasjon for en miljøriktig deponering/destruering. 1.7 Gjennomføring og fremdrift Arbeid og framdrift må tilpasses bruken av lokalene, slik at det er til minst mulig ulempe for ansatte og besøkende. Arbeidet vil likevel normalt kunne utføres innenfor ordinær arbeidstid, mandag fredag. Spesielt støyende og støvende aktiviteter må imidlertid vurderes om skal legges til tider utenom ordinær drift. 1.8 Administrasjon av andre faggrupper Det forutsettes at Leverandøren kan påta seg å administrere øvrige fag, i oppdrag der flere faggrupper jobber sammen. Leverandører som Oppdragsgiver har rammeavtale med, skal benyttes. 1.9 Autorisasjon og godkjenning Leverandøren er ansvarlig for å ha relevante godkjennelser/autorisasjon innenfor sitt fagområde, herunder Plan- og bygningslovens godkjenningskriterier. 1.10 Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) Verne- og sikkerhetsarbeidet skal vektlegges. Målsettingen er å gjennomføre arbeidene uten skader, samt å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Leverandøren skal, under utarbeidelse av sin fremdriftsplan, rådføre seg med Oppdragsgiver slik at planlagte arbeider kan gjennomføres på forsvarlig vis, og derigjennom medvirke til fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle som arbeider i det aktuelle området. Spesielt risikofylt arbeid, skal meldes særskilt. Leverandøren skal ha en plan for verne- og sikkerhetsarbeidet under gjennomføring av arbeid hos Oppdragsgiver. Leverandørens HMS-arbeide på arbeidsplassen skal baseres på krav i tilbudsgrunnlag samt relevante lover og forskrifter. Leverandøren skal særlig påse at hans arbeidstakere bruker påbudt verneutstyr, viser aktsomhet og medvirker til å hindre ulykker og helseskader. Oppdragsgiver skal sørge for at egen virksomhet er innrettet og egne arbeidstakeres arbeid er ordnet på en slik måte at Leverandørens arbeidstakere er sikret et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Oppdragsgiver skal videre sørge for at Leverandørens internkontroll i nødvendig omfang samordnes med oppdragsgiverens internkontroll. 1.11 Miljøkrav Oslo kommune v/gravferdsetaten er selv miljøsertifisert og oppdragsgiverne har derfor fokus på miljøbelastning ved hver enkelt anskaffelse. Generelt nevnes at vi ønsker: Produkter og løsninger som inneholder eller bruker lite kjemiske stoffer, eller som helt eliminerer behovet for kjemikalier.
Produkter og løsninger som har lang levetid, kan repareres, kan gjenbrukes/gjenvinnes. Kildesortering av avfall og returordninger på kassert produkter. Resirkulering av midler og utstyr Minst mulig forbruk av energi 2 GJENNOMFØRING 2.1 Omfang Oppdraget omfatter arbeider i anleggene som Kirkelig fellesråd i Oslo og Gravferdsetaten forvalter. Arbeidet gjelder bl.a.: Demontering av gammelt utstyr/belegg og påføring av nytt i forbindelse med planlagt vedlikehold og mindre ombygginger Utbedring og reparasjoner Behandling av nye og gamle materialer og overflater Utvendige og innvendige arbeider Graffitifjerning Stillaser Internkontroller, iht. internkontrollforskriften Listen er ikke uttømmende. Omfanget av hvert oppdrag vil variere avhengig av behovet for hvert enkelt objekt/prosjekt. Før igangsetting av oppdrag vil det ofte bli gjennomført befaring. Befaring skal gjennomføres uten kostnader for oppdragsgiver. Mindre bestillinger skjer uten befaring og baseres på rammeavtalens priser og poster eller erfaring fra tilsvarende oppdrag. Ved felles befaring gis et pristilbud for oppdraget basert på de enhetspriser som følger av avtalen. I dette ligger det at oppdrag undertiden inkluderer en viss grad av prosjektering. 2.3 Spesifikasjon generelt Utførelse av arbeid skal gjennomføres tilnærmet likt som entrepriser med funksjonsytelse. Løsningsforslag gis basert på funksjonsytelser. Leverandør gjennomfører egenkontroll på utførelsen. Leverandøren er ansvarlig for all utførelse og om nødvendig prosjekteringsarbeid (hvis særlig avtalt) for arbeider beskrevet i konkurransegrunnlaget, samt fra ytelsesbeskrivelsen fra oppdragsgiver, og skal medta alle kostnader i denne forbindelse. Alt prosjekteringsmateriell, tekniske spesifikasjoner og beskrivende mengdeberegninger skal oversendes oppdragsgiver v/saksbehandler til orientering og kontroll i god tid før materialet skal benyttes.
Ved gjennomføringer og hulltaking i bærende konstruksjoner skal konstruksjonen ha tilfredsstillende restkapasitet. Dersom det er tvil om dette, skal leverandøren fremlegge beregning eller annen dokumentasjon. Nærmere spesifikasjoner vil bli definert ved hvert av de konkrete oppdrag som er dekket av rammeavtalen. Merking i anleggene skal utføres entydig og gi varig informasjon for korrekt betjening og bruk av anleggene. 2.4 Beredskap og responstid Arbeid som blir bestilt må påbegynnes snarest, og senest i løpet av 2 - to - dager dersom ikke annet blir avtalt ved bestilling. Leverandøren må ha nødvendig beredskap for tilkalling ved akutte hendelser. Dette kan gjelde unntaksvis 24 timer i døgnet, alle dager. Det kreves ikke døgnbemannet vaktordning, men tilkalling utenom normal arbeidstid må kunne tilbys. Ved akutt tilkalling innenfor ordinær arbeidstid, kreves at Leverandøren kommer med bistand innen 5 timer fra behovet er meldt. Ved akutt tilkalling utenom ordinær arbeidstid, kreves at Leverandøren kommer innen 8 timer fra behovet er meldt. 2.5 Dokumentasjon KfiO og Gravferdsetaten har innført et FDVU system bruk i sin eiendomsmasse. I FDVUsystemet vil det være en webløsning og en nettbrett/pda-løsning som leverandør på sikt skal benytte seg av. Her vil man kunne ta i mot bestillinger, logge avvik, logge utførte arbeider etc. Det forutsettes derfor at leverandørene mobilt kan koble seg opp mot systemet når oppdragsgiver gjør dette tilgjengelig for leverandørene. Oppdragsgiver forutsetter at leverandørene selv legger inn både kontrolldokumentasjon og DV-dokumentasjon direkte i systemet når denne funksjonaliteten blir tilgjengelig. 3 GENERELLE OG ADMINISTRATIVE VILKÅR 3.1 Prisskjema Vedlagt prisskjema skal fylles ut og sendes inn sammen med tilbudsbrevet. Prisen skal være fast i avtaleperioden, jf. Kontraktdokumentet. Arbeid skal utføres i henhold til prisskjemaet og postprisene i rammeavtalen eller tilbud for det konkrete oppdraget. Prisene omfatter alle materialer og alt arbeid for komplett utførelse av arbeidene. Arbeid som ikke dekkes av enhetsprisene/postprisene i prisskjemaet honoreres etter medgått tid i henhold til timepris i prisskjemaet, eller tilbud for det konkrete oppdraget. Dersom det bestilles andre varer, deler og utstyr enn de som omfattes av enhetsprisene /postprisene i prisskjemaet, vedlegg 5 b, skal disse prises med 15 % påslag på leverandørens netto materialkostnad, inklusiv miljøavgift, verkstedsmateriell, etc. Det samme gjelder faktiske/dokumenterte anskaffelseskostnader ved eventuell leie av stillas, lift, avfallscontainer, maskiner etc. Dette avtales, bestilles og faktureres når slikt utstyr er nødvendig og oppdragsgiver selv ikke fremskaffer og stiller med slikt utstyr.
Timepris skal dekke alle arbeidsomkostninger forbundet med rammeavtalen, herunder bl.a.: Befaringer, møter, transport/servicebil, bompenger, verktøyhold, personlige tillegg, diett, administrasjon, fortjeneste mm. Leverandøren skal sende faktura fortløpende etter endt oppdrag, dersom ikke annet avtales særskilt. Faktura skal spesifiseres med bestillingsnummer, og vise utført arbeid/kostnad pr anleggssted/bygning. Betalingsfrist skal være 30 dager. Det aksepteres ikke fakturagebyr. 3.2 Bestillingsrutiner Bestilling fra oppdragsgiver skal skje skriftlig for hvert enkelt oppdrag. Arbeid skal ikke igangsettes før det foreligger rekvisisjon/bestilling. For oppdrag som krever øyeblikkelig utførelse, kan bestilling skje pr telefon. Bestillers navn, stilling og telefonnummer skal skrives på ordremottaket/ordrebekreftelsen. Bestilling/rekvisisjon skal da sendes snarest og uten unødvendig opphold etter gjennomført oppdrag. 3.3 Oppdragsbekreftelse Leverandøren skal umiddelbart etter mottatt oppdrag levere en oppdragsbekreftelse. Bekreftelsen skal minimum inneholde fremdriftsplan, estimat for arbeidstid og materialbruk. Oppdragsbekreftelse kreves ikke for utrykning ved hasteoppdrag. 3.4 Fakturering Kirkelig fellesråd i Oslo foretrekker å motta fakturaene elektronisk, i elektronisk handelsformat (EHF). KfiO er registrert i ELMA med vårt organisasjonsnummer 976987608 og bruker Visma Aksesspunkt. Dersom leverandørene ikke har mulighet til å bruke EHF, men ønsker å sende fakturaene på mail, skal adressen faktura.kfio@oslo.kirken.no brukes. Fakturaene bør ikke sendes til personavhengige mailadresser. Fakturaene skal ikke skannes inn hos leverandøren, men sendes rett fra faktureringsprogrammet. KfiO tar inntil videre også imot fakturaer i posten. De skal sendes til Kirkelig fellesråd i Oslo, Akersbakken 32, 0172 Oslo. På sikt vil denne funksjonaliteten opphøre. Dette vil bli meddelt i god tid. Alle fakturaer skal merkes enten med rekvisisjonsnummer eller navn på den som har bestilt varen/tjenesten. Gravferdsetaten krever elektroniske fakturaer, i elektronisk handelsformat (EHF). Etaten er registrert i ELMA med organisasjonsnr.: 976820010. Fakturaen skal sendes til/merkes med fakturaadresse: Gravferdsetaten, Oslo kommune, Fakturasentralen Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo
Faktura skal merkes med det ressursnr. som står på rekvisisjonen(oppdraget), og reknr. 3.5 Adgang Adgang til anleggene skjer etter anvisning av oppdragsgiver. 3.6 Utarbeidelse av underlag / prosjektering Arbeidene skal utføres i overensstemmelse med oppdragsgiverens direktiver og i følge de skisser / tegninger, beskrivelser og spesifikasjoner som eventuelt blir utarbeidet, samt offentlige krav og pålegg. 3.7 Sjekklister For de oppdragene som skal gjennomføres som alminnelige bestillingsoppdrag skal leverandør utarbeide sjekklister med punkter som klart sier hva som skal utføres og hvilke krav det settes til sluttproduktet. Når sjekklisten er utfylt skal det klart fremgå om resultatet samsvarer med planlagt resultat. Samsvarer ikke kvaliteten med hva som er beskrevet og planlagt, fylles det ut en avviksrapport. Kopi av sjekklistene vises oppdragsgiver på oppfordring. 3.8 Avviksrapportering Avviksrapport fylles ut når det ikke er samsvar mellom planlagt og oppnådd kvalitet. I avviksrapporten skal det klart fremgå: Hva avviket består i Når og hvor avviket er registrert Konsekvenser av avviket Forslag til tiltak Svar fra oppdragsgiveren på avviket Hvem som er økonomisk ansvarlig for å lukke avviket 3.9 Generelle krav og dimensjonerende forhold Når befaring gjennomføres plikter leverandøren å orientere seg om eksisterende installasjoner og bygningsmessige forhold på forhånd, ved befaring eller på annen måte. Alle føringsveier skal avklares i samråd med oppdragsgiver før utførelse. Leverandøren er ansvarlig for at installasjoner og utstyr ikke påføres skader frem til overlevering og leverandøren må sørge for tilstrekkelig beskyttelse og renhold av materialer og installasjoner. Eventuelle endringer av kvalitet skal være godkjent av oppdragsgiver eller dennes representant før slike arbeider igangsettes. Ved eventuelt utarbeidelse av tilbud skal entreprenørs tilbud omfatte alle materialer og alt arbeid for komplett utførelse av arbeidene i henhold til oppdragsgiverens kravspesifikasjoner, rammebetingelser og opplysninger gitt i konkurransegrunnlaget. 3.10 Annet Alle berørte skal behandles med oppmerksomhet og serviceinnstilling. Mesteparten av arbeidet vil foregå i eiendommer i full drift. Det er derfor viktig at arbeidene blir skjermet, når dette er påkrevd, slik at kirkelig handlinger og personer ikke blir forstyrret. For eksempel ved å dekket til for å hindre støvspredning. Man må også kunne anta at det i enkelte eiendommer er spesielle forhold man må ta hensyn til.
Arbeidsspråket i prosjektet er norsk. Alle henvendelser fra presse, media, brukere og ansatte på tjenestestedene skal håndteres av oppdragsgiverne. Sammen med faktura vedlegges dokumentasjon om drift og vedlikehold, samt produktinformasjon tilknyttet leveransen. Leverandør skal være løsningsorientert, gi gode råd og tilbakemeldinger ved alle elementer knyttet til et oppdrag. KfiO og Gravferdsetaten forventer av sine rammeavtaleparter stor grad av samspill og samarbeid. Samsvarserklæring og egenerklæring skal sendes i rimelig tid etter oppdrag. Det er ønskelig med regelmessig kontakt med leverandøren. I tillegg til fortløpende kommunikasjon ønsker oppdragsgiver å holde årlige møter hvor man tar opp erfaringer fra kontraktsperioden.