Notat Til : Bystyrekomitè for kultur Fra : Rådmannen Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato 05/00497-002 C03 DRAMMEN 24.01.2005 ELVEFESTIVALEN 2005 Vedlagt følger til orientering fremforhandlet avtale mellom Kommune og Festivalstiftelsen. Etter fjorårets arrangement var det en del debatt omkring profilen på Elvefestivalen. Det ble politisk signalisert ønske om at administrasjonen vektla krav til kulturell profil i forbindelse med tilskudd. Basert på samtaler mellom kulturadministrasjonen og Festivalstiftelsen er det nå innarbeidet i avtalen formuleringer som i større grad skal ivareta arrangementets profil. Forhandlingene om elvefestival-avtalen er i avslutningsfasen, og avtalen legges frem til orientering og eventuelle synspunkter fra kulturkomitèen før avtalen sluttføres.
AVTALE Mellom Festivalstiftelsen i, heretter kalt FS, og kommune, heretter kalt DK, er det inngått følgende avtale: 1 Bakgrunn Elvefestivalen er sammen med World Cup sprintlangrenn et av byens viktigste arrangementer med tanke på å gi innbyggerne opplevelser, trivsel og bystolthet. DK ønsker å bidra til å profilere idrettsog kulturarrangementer som Elvefestivalen for å bygge merkevaren. Elvefestivalen skal være en årlig festival med internasjonale, nasjonale og lokale artister. FS skal føre videre og styrke den lokale og regionale kulturhistorie. FS skal bidra til å markere som en aktiv kulturby gjennom samarbeid med kommune, fylkeskommune, næringsliv, kulturinstitusjoner og organisasjoner. 2 Formål Formålet med denne avtale er å fastsette hvem som skal ha ansvar for å utføre oppgavene og hvem som skal dekke kostnadene innenfor samarbeidsområder, i forbindelse med Elvefestivalen 2005. Elvefestivalen arrangeres fra og med torsdag 18.08.2005 kl 17.00 til og med søndag 21.08.2005 kl 21.00. 3 Kommunalt tilskudd I kommunes budsjett for 2005 er det bevilget kr 300.000,- i tilskudd til Elvefestival 2005. Tilskuddet vil bli utbetalt til FS's bankkonto 15. februar 2005. kommune legger følgende føringer til grunn for bevilgningen: Det forutsettes at torgscenen tas mer i bruk til arrangementer for publikum, konserter m.m. Det legges opp til økt samarbeid med lokale/regionale kulturinstitusjoner både profesjonelle og amatører Det flerkulturelle profileres sterkere i festivalen I forbindelse med evalueringen av Elvefestivalen 2005 skal det foreligge en evaluering som viser at føringene som er lagt til grunn for bevilgingen fra kommune er fulgt opp. 4 Bruk av offentlige arealer Under arrangementet gis FS eksklusiv rett til å bruke følgende offentlige arealer, slik som vist på vedlagte kartskisse. Bragernes torg og gåområdet i omkringliggende gater (Nedre Storgate, Nedre Torggate, Øvre Torggate, Haugesgate og Engene) Park m/lilleparken med unntak av gruset plass ved Roklubben Øvre Storgate ved park og Øvre Torggate ved biblioteket Parkanlegget og gateløpene på Gamle Kirkeplass Elvebredden fra Roklubb til Holmenbrua
Eventuell bruk av offentlige arealer på Strømsø avklares senere Det skal være tilgjengelighet til offentlige avgiftsbelagte parkeringsplasser, med mindre det inngås egen avtale om leie av disse. FS skal ikke betale leie for bruken av arealene, og DK forplikter seg samtidig til ikke å la andre få bruke ovennevnte arealer under Elvefestivalen. For rigging og nedrigging av utstyr som skal brukes til arrangementer under Elvefestivalen, gis FS vederlagsfri rett til å bruke offentlige arealer f.o.m. mandag 15.08.05 t.o.m. onsdag 24.08.05 kl 08.00. Det utstedes 8 parkeringskort til Festivalstiftelsen for parkering i Øvre Storgate ved Rica Park Hotell f.o.m. onsdag 17.08.05 t.o.m. lørdag 20.08.05. 5 Renhold Innenfor avstengte eller inngjerdede arrangementsområder, har FS ansvar for å fjerne avfall, under og etter arrangementene, og om nødvendig forestå vask av arealene og reparasjon av eventuelle skader. DK har ansvar for tømming av faste, kommunale avfallsbeholdere. Bestilling og betaling av eventuelle ekstratømming av faste, kommunale avfallsbeholdere bekostes av DK. FS kan ikke benytte de faste, kommunale avfallsbeholderene til oppfylling av produksjonsavfall o.l. fra salgsboder o.l. Behov for ekstra feiing av de leide arealene med unntak av Gamle Kirkeplass vurderes og bekostes av DK. Festivalstiftelsen vurderer om det er behov for kontinuerlig søppelrydding Etter konserter på Gamle Kirkeplass, skal området ryddes påfølgende dag innen kl 10.00. Avfall skal samles i sekker og legges i avfallscontainere. Det er FS's ansvar å sørge for at det blir inngått særskilt avtale med Lindum Ressurs og Gjenvinning om utplassering og tømming av containere. Utgifter til tiltak under dette punkt, skal dekkes av FS. Øvrig renhold utføres og bekostes av DK. 6 Trafikkavvikling DK og FS utarbeider i fellesskap en trafikkavviklingsplan tilpasset arrangementet. Trafikkavviklingsplanen godkjennes og vedtas av politiet. DK besørger og bekoster nødvendige tiltak knyttet til trafikkavvikling. 7 Tekniske installasjoner FS har ansvar fot oppsett og demontering av scene og lyd og lysanlegg på Bragernes torg, og skal selv bekoste tiltakene.
FS kan benytte kommunale strømuttak på torget. FS må på forhånd gjøre seg kjent med uttakene, og forsikre seg om at DK's elektriske installasjoner tåler den tiltenkte bruk. Likeledes har FS ansvar for at alt teknisk materiell som koples til strømuttakene, er i forskriftsmessig stand. Skader som oppstår som følge av manglende forsiktighet eller bruk av materiell som ikke er forskriftsmessig, skal dekkes av FS. DK dekker energikostnadene for FS's bruk av kommunens elektriske anlegg. Der hvor det er påkrevd, må FS selv fremføre og bekoste tilleggsenergi til arrangementet. 8 Offentlig toalett Offentlig toalett på Bragernes torg holdes åpent fredag 19.08 og lørdag 20.08 fra kl 10 04 og søndag 21.08.05 fra kl 13-19. Kostnader forbundet med utvidet åpningstid, dekkes av DK og FS med hver sin halvpart. 9 P-hus Thamsgaten og Grev Wedels parkeringshus har utvidet åpningstid til kl 02.00 torsdag 18.08.05 til søndag 21.08.05 i forbindelse med Elvefestivalen. 10 Konserter på Gamle Kirkeplass Både beboere og næringsdrivende skal ha tilgang til egne lokaler og arealer under hele Elvefestivalen. FS sørger for at berørte naboer i god tid varsles om Elvefestivalen og konsertene som skal avholdes på Gamle Kirkeplass. FS informerer DK v/trafikk, parkering og torg om disse nabovarslene. FS sørger for at Frimurerlogen inviteres til dialog i forhold til arrangementer på Gamle Kirkeplass. FS skal sørge for at kommune ved helsetjenesten deltar i forbindelse med forberedelsene til Elvefestivalens konserter på Gamle Kirkeplass, for vurdering av støyproblematikken og eventuelle avbøtende tiltak slik at arrangementene blir til minst mulig sjenanse for omliggende beboere. Vakthold til arrangementer på Gamle Kirkeplass, besørges og bekostes av FS Skader på trær, lysmaster og andre faste installasjoner på Gamle Kirkeplass i forbindelse med oppog nedrigging og under konsertene bekostes av FS.
11 Samarbeidsplan 2005, HOVEDPROSJEKT Rådmann Arild Arild Eek Eek Trafikkavvikling Ansv. koordinator: Per Olav Horne Prosjektleder Torstein Heidi Torstein Lohne Busland Busland Sentrumsdrift ( ansv. Koordinator: Harald H. Tjøme) Politi Brannvesen Ambulanse Taxi Nettbuss DOB Buskerud Fylkes - kommune Trafikk, Parkering og Torg Park, idrett og vei Oddvar Nygaard Knut Tore Sand Sand Å ge Petter Skatrud Bjørn Arild Sørensen Kopperud Leif Bernt Martinsen Styve Styve Randi Fosso Per Olav Horne Finn Tollefsen M.Chr. Grymyr Øyvind Kristensen Harald H. Tjøme Politi Kirken Hans Jørgen Paulsen Dag Per Ebbestad Per Ottar Ottar Johansen Lise Johansen Østlid Service Geodata & informasjon Birgitte Birgitte S. S. Berg Arve Arve Jørgensen Jørgensen Mattilsynet Adm. - - tjenesten Tore Ellen Krekling H. H. Norman Nilsen Vann Kultur og avløp Bodil N. N. Martinsen Yngvar Lars Heimstad Aaserud Byprosjekter Bygge- og bevilling Liv Kari Flaten Amund Morten Kjellstad Ottesen Byggesak/ BVD Bevilling Per -Øyvind Mørk Liv Liv Kari Kari Flaten Flaten Kjersti Karl Karl J. J. Slevikmoen Johnsen Johnsen TPT Mette Spangberg Rigmor Andreassen -------------------------------------------------- ----------------------------------- ----- FESTIVALSTIFTELSEN I DRAMMEN DRAMMEN KOMMUNE