Håndbok for arrangement i Busterudparken, Storgata, Fisketorget, Gjestehavna og Torget i Halden

Transkript

1 Håndbok for arrangement i Busterudparken, Storgata, Fisketorget, Gjestehavna og Torget i Halden Håndboken er en veileder for arrangører med arrangement i Busterudparken, Storgata, Gjestekaia, Fisketorget og Torget i Halden kommune. Håndboken er utarbeidet i august

2 Innholdsfortegnelse 1. Velkommen som arrangør i Halden kommune Arrangementssteder i Halden Søknad/tillatelse fra grunneier Nabovarsel... 3 Alle berørte parter skal motta nabovarsel. Nabovarselet skal fortelle hva du arrangerer og på hvilken måte naboene blir berørt (parkering, stengning av gate, støy osv). Et godt nabovarsel bør også fortelle hvordan arrangøren på best mulig måte har tenkt å likevel legge til rette for de naboene som blir berørt Søknad til offentlige instanser Politi og brannvesen Mattilsynet Skjenkeløyve for alkohol Avsperring av gater Utleieansvarlig for offentlig grunn: Gategrunn Busterudparken og paviljongen Gjestehavna Søknad om kulturmidler: Utleieobjekter Busterudparken og Paviljongen Storgata/Gågata Torget Gjestehavna Fisketorget Leie av arrangementsutstyr

3 1. Velkommen som arrangør i Halden kommune Halden kommune ønsker å legge til rette for både store og små arrangement, og vi ønsker et godt samspill mellom arrangør, grunneier, naboer, publikum, offentlige instanser og næringslivet i byen. Som arrangør er det viktig at du informerer og involverer berørte parter, søker tillatelser i god tid og setter deg inn i gjeldende regelverk. Nedenfor står de viktigste punktene du må tenke på: 2. Arrangementssteder i Halden De vanligste arrangementsstedene er Fredriksten festning, Halden Torg, Busterudparken, Gågata og Fisketorget. Andre aktuelle steder kan være idrettsanlegg, grendehus, kaféer, butikker, bakgårder, i gata, på låven, skoler, barnehager og turhytter - det er mange muligheter! For kart over arrangementsområdene, se her 3. Søknad/tillatelse fra grunneier Neste skritt er å innhente skriftlig tillatelse fra grunneier. Teknisk etat kan gi opplysninger om hvem som eier grunnen, se Hvis det er kommunen som eier grunnen, må du søke tillatelse i hht punkt 5 under. 3.1 Nabovarsel Alle berørte parter skal motta nabovarsel. Nabovarselet skal fortelle hva du arrangerer og på hvilken måte naboene blir berørt (parkering, stengning av gate, støy osv). Et godt nabovarsel bør også fortelle hvordan arrangøren på best mulig måte har tenkt å likevel legge til rette for de naboene som blir berørt. 4. Søknad til offentlige instanser Alle arrangement som er offentlig tilgjengelig via sosiale medier eller annen markedsføring, uavhengig av om arrangementet finner sted på privat eller offentlig grunn, er enten meldepliktig eller søknadspliktig, Dette gjelder også hvis det er snakk om midlertidig bruksendring for et bygg, f. eks hvis et klasserom eller barnehage skal brukes til overnatting. Som arrangør har du ansvaret for sikkerheten til de som deltar på arrangementet, og lover og forskrifter er til for å beskytte alle deltakere. Vær derfor nøye med å sette deg inn i dette. Se oversikt over lovverk og forskrifter her Politi og brannvesen Meldeplikt Politi og brannvesen har et felles meldeskjema for mindre arrangement, se Dette skjemaet blir automatisk også videresendt til kommunelegen/amk sentralen og parkeringskontoret. Søknadsplikt For større arrangement er det søknadsplikt, se For kontaktpersoner, se Halden brannvesen kan gi informasjon om branngater, rømningsveier, brannvakter osv, se ment%20i%20halden.pdf. 3

4 4.2 Mattilsynet Ved servering av mat må det søkes tillatelse fra Mattilsynet, se Skjenkeløyve for alkohol Ved servering/salg av alkohol må det søkes skjenkebevilling i god tid, skjema finnes på hjemmesiden til Halden kommune, se Avsperring av gater Hvis ditt arrangement krever avsperring av gater, se 5. Utleieansvarlig for offentlig grunn: 5.1 Gategrunn Parkeringskontoret er ansvarlig for utleie av kommunal gategrunn til bl.a. torghandel, stands, salgsplasser og lignende for alle kommunale gater og parkeringsplasser inkl Halden Torg, Fisketorget og Storgata/Gågata. Parkeringskontoret har også ansvar for offentlige toaletter i parken og på torget, utsetting av containere, søknad om oppsetting av stilas og stands. En arrangør må inngå skriftlig leieavtale med parkeringskontoret for å bruke offentlig gategrunn. Priser og betingelser står på kommunens hjemmesider. Kontaktperson på parkeringskontoret er Britt Magnussen. Se også: Reglement for bruk av gateområdene i Halden, ruk%20av%20gateområdene%20i%20halden% pdf Reglement for handel utenom fast utsalgssted, %20handel%20utenom%20fast%20utsalgssted.pdf 5.2 Busterudparken og paviljongen Ansvarlig for utleie av Busterudparken er teknisk etat v/egil Hult eller Andreas Brække. 5.3 Gjestehavna Ansvarlig for utleie av kaiområdet ved gjestehavna er teknisk etat, eiendomsavdelingen v/knut Nilsen 6. Søknad om kulturmidler: Hovedutvalg for kultur og idrett gir årlig støtte til kunst og kulturformål. Søknadsfristen for større tiltak er 15.februar, ellers gjelder løpende søknadsfrist. Retningslinjer og søknadsskjema finnes på kommunens hjemmesider, se: Det er mulig å søke om kontantbeløp og/eller fritak for å betale leie for kommunalt utstyr og lokale/plass. 4

5 7. Utleieobjekter 7.1 Busterudparken og Paviljongen Leie av Busterudparken avtales skriftlig med teknisk etat drift v/egil Hult eller Andreas Brække. Som hovedregel er det gratis leie i parken for offentlige arrangement. Parken kan ikke bookes for private arrangement. Det er tilgang på strøm ved Paviljongen. Kart over parken med installasjoner ser du under. I Busterudparken er det en 3-fas 40A 230V(2) og to stk. doble 1-fas 16A 230V kontakter(3 og 4). Se bilde 7.2 Storgata/Gågata Som hovedregel er det gratis leie i Gågata for offentlige arrangement. Leie av plass i Gågata avtales skriftlig med parkeringskontoret. Ved Busterudparken er det oppmålte ruter til stands. Strømuttak er mulig fra parken, se over. 7.3 Torget Leie av Halden Torg avtales skriftlig med parkeringskontoret. Priser og betingelser står på kommunens hjemmesider. Strømuttak finnes i nordenden ved Brød og Vann og i blomsterbedet i det nordvestre hjørnet av Nordmannstøtten, se bilde og kart under. Nøkkel til strømboksene har Kulturkontoret v/stein Wilhelmsen. 5

6 Torghandel Det er avsatt plass for Torghandel og frimarked i det nordvestre hjørnet av Torget, se bilde. Det er oppmerkede bodplasser. Torgavgift/parkeringsavgift er kr. 200 pr dag (aug 2015) og betales på parkeringsautomaten. Ved frimarked kan teknisk etat v/andreas Brække eller Egil Hult stenge av plassen kvelden i forveien i hht gjeldende takster. Torghandelplassen er også avsatt til lading av elbil. Hvis Torgplassen er bortleid, kan elbiler henvises til nærmeste ladestasjon som er Larsenhagen, Fiskebrygga eller Coop Extra. 6

7 Avsperring av Torget Ved store arrangement kan det være nødvendig å sperre hele Torget og veiene inn mot Torget. I noen tilfeller stenges også Tollbugata, se bilde. Avstenging i lange perioder medfører betydelig ulempe for de næringsdrivende og deres kunder, og det er viktig at riggetiden minimeres og at man sikrer tilgjengelighet for næringsdrivende og kunder både under rigging og under selve arrangementet. God informasjon og smidighet/tilrettelegging fra alle parter er viktig. Parter som skal varsles ved avstenging av gater/torg er: Politi og brannvesen. Det må lages et kart og skiltplan for avsperringen Teknisk etat v/andreas Brække eller Egil Hult. Teknisk etat setter ut skilt og sperremateriell i hht gjeldende satser Alle naboer og næringsdrivende i området Halden Taxi som har holdeplass på Torget Nettbuss og Grensependelen hvis de må legge om sine ruter. Dersom Tollbugata stenges, kan det være aktuelt å flytte oppstillingsplassen til Fisketorget Norske Skog Saugbrugs dersom deres transport til Sauøya må legges om 7.4 Gjestehavna Leie av kaikanten langs gjestehavna avtales skriftlig med kommunens eiendomsavdeling v/knut Nilsen. Havnevesenet v/torkel Varfjell skal varsles. Som hovedregel er det gratis leie til offentlige arrangement. 7

8 7.5 Fisketorget Leie av kommunale parkeringsplasser på Fisketorget avtales skriftlig med parkeringskontoret. Priser og betingelser står på kommunens hjemmesider (godkjent i kommunestyret i 2005). Ved behov stenges parkeringsplassene av på forhånd. Dette avtales med teknisk etat v/egil Hult eller Andreas Brække. Teknisk etat sperrer av området etter gjeldende satser. 8

9 8. Leie av arrangementsutstyr Halden Arbeid og Vekst (HAV) leier ut arrangementsutstyr som bl.a: store og små telt tribuner med inntil 438 sitteplasser en toalettcontainer med 8 wc og to urinaler, kan tilkobles vann, strøm og avløp en toalettcontainer med 12 enkelt wc, kan tilkobles vann, strøm og avløp tørrdoer klappstoler, sammenleggbare bord, stablestoler ca 200 meter sperregjerder Oversikt over utstyr og priser inkl riggkostnader står i vedlegget. Kontaktperson er Per-Kristian Dahl. En arrangør må inngå skriftlig avtale med HAV, og HAV trenger et arenakart som viser plassering av utstyr dersom de skal stå for opprigg. Husk å være ute i god tid. Halden kommune v/teknisk etat leier ut følgende: To toalettvogner som kan kobles til vann/avløp/strøm. Den ene vognen står i festningen på sommeren. Leiepriser og informasjon får du ved å kontakte Roy Prang i teknisk etat, VAR Sperremateriell og skilt. Kontakt teknisk etat avdeling Sommerro v/finn Steinar Magnussen for priser for leie og utkjøring. Store søppeldunker med poser kan leies av Halden kommune, kontaktperson er Kåre Edvardsen. Feiebil med sjåfør kan leies av teknisk etat avdeling Sommerro v/finn Steinar Magnussen Diverse: Søppelcontainere kan leies av f. eks Halden Lastebilcentral, de kan også kjøre ut/hente/tømme containerne Halden Skiklubb har tørrdoer til utleie. Foreningen Allsammen har en stor samling dugnadshjelpere, se 9