RAPPORT NORDIC 4H CAMP 2013 Stokke Vestfold Norway THINK LOVE DO MOVE 1
Innhold Forord... 3 Oppsummering... 3 Fylkesstyret... 5 4H Norge... 6 Leirsjef... 9 Administrasjon/Leirkontor... 11 Økonomi... 19 Sanitet/Beredskap... 22 Teknisk... 24 Tur og aktivitet... 27 Volleyball/Tevling... 31 Mat... 33 Underholdning... 38 PR/Info... 40 Miljøtorg... 44 Lik leirbuttons = ny venn! Foto: Jon Vegard Sparre 2
Forord Det er nå over tre måneder siden vi avsluttet nordisk leir 2013. De fleste som har vært i befatning med leiren er enige om at det ble en vellykket leir, der 4H-medlemmer var sammen, opplevde spennende og bra sommerdager i et flott område i Vestfold. Denne rapporten prøver å beskrive noen av de suksessfaktorene og noen av de utfordringene vi mener å ha erfart. Denne rapporten er et resultat av en evalueringsjobb som er gjort i etterkant av leiren. Den består som leseren vil se av delrapporter fra alle underkomiteene. Vi har valgt i veldig liten grad å redigere de enkelte underkomiteenes egne rapporter. Delrapportene er utarbeidet fra hver enkelt underkomité, men malen er felles. Det er ulikt detaljnivå og ulikt fokus i de ulike delrapportene. Ulikt fokus, og ulikt detaljnivå kan også speile noe av det den enkelte underkomité mener de ville hatt nytte av og vite mer om i forkant av leieren. Denne rapporten har i hovedsak tre målgrupper: 1. de som i fremtiden skal arrangere leir, 2. de som legger rammene for fremtidige nasjonale / internasjonale leirer (landsstyret) og 3. de som av ulike grunner vil vite mer om leiren 2013 (et historisk dokument). En arbeidsgruppe har utarbeidet en oppsummering av de mest vesentlige erfaringene i fra leiren 2013. Dette er en kombinasjon av overordnede erfaringer, erfaringer som er gjengangere i flere av underkomiteenes rapporter og elementer vi mener er viktige for utarbeidelsen av videre føringer for nasjonale og internasjonale arrangement. Det er lagt inn navn og kontaktinformasjon til alle i leirkomiteen, slik at den som vil vite mer om de erfaringene som er gjort i leirarbeidet forberedelser og leirerfaringer, kan ta kontakt. Vi håper de som er i målgruppen for rapporten har nytte av rapporten, og får nyttig informasjon. 11. November 2013 For hovedkomiteen. Bjørn Harald Iversen Leirsjef Leiren er i gang! Foto: Jon Vegard Sparre 3
Oppsummering Vi har her samlet noen viktige konklusjoner vi har etter denne leiren. De fleste punktene er nevnt mer utfyllende under hver komité. Landsstyret bør på et tidligere tidspunkt inn i arbeidet med program og budsjett. Det bør være økonomiske rammer som leirkomiteen skal jobbe ut ifra. En anbefalt deltakeravgift bør være satt av landsstyret, her bør det være føringer for ekstrakostnader på aktiviteter/turer, og må sees i sammenheng med bl.a. programinnhold og tekniske fasiliteter. Da vet leirkomiteen hvilket nivå man kan legge seg på mht. innhold og oppbygging av leiren. Denne anbefalingen vil jo også fungere som et utgangspunkt i dialogen mellom Landsstyret og komiteen. Landsstyret bør ha en fast representant i hovedkomiteen utover 4H-konsulenten i fylket. Dette bør være en sentralt ansatt som sørger for kontinuiteten i arrangementet fra år til år. Landsleir/Nordisk Leir arrangeres av en helt ny komité hvert år (og ny 4Hkonsulent), og hadde hatt stor nytte av et komitémedlem som dro med seg paralleller og erfaringer fra tidligere leire ned på litt mer detaljnivå. PR/Info samarbeidet mellom leirkomiteen, 4H i fylket og 4H Norge bør koordineres bedre. Det var usikkerhet på hvem som gjør hva, og hvem som kan bidra med hva. Det gjelder informasjonsflyt, mediekontakter i fylkene, presselister, hvem sender ut invitasjon etc. Hva ønsker vi med Åpen dag? Her opplevde vi et besøkstall på ca. 250 personer. Dette syntes vi var bra, og hadde vi visst dette skulle vi ha jobbet mer med dette. Men erfaringer fra tidligere har vist til dårlig besøk. Viktig at deltakerne har fritid denne dagen til å ta imot de de kjenner. I tillegg burde aktivitetene denne dagen bedre inkludert besøkende. En skriftlig avtale mellom Norske 4H-Alumner og 4H Norge må på plass. Hovedkomiteen jobbet frem til sent i prosessen ut ifra at forholdene var avklart, noe som viste seg ikke å stemme. En avtale bør inneholde hvem som har ansvar for hva i oppbygging og drift + en mal på økonomifordelingen. Dugnad og vakt bør være under en egen komité. Dette ville frigjøre mye arbeid for administrasjonen / leirkontor. Det bør kanskje være et eget «kontor» på leiren hvor alle dugnadsfolk møter, registreres og informeres. Man bør ha fokus på alders- og tilgjengelighetsforhold når man setter sammen hovedkomité og underkomiteer. Vi opplevde meget positivt å ha med yngre deltakere i en del komiteer, men det må være et balansert forhold. I tillegg er det viktig at hver underkomité har en utnevnt person som bor i nærheten og har mulighet til å delta på hovedkomitémøtene. Viktig å ha fokus også på deltakergruppen fra eget fylke. Ofte vil dette være en stor gruppe deltakere pga. nærheten. Disse har lett for å bli litt glemt. Mange ledere som er benyttet før sitter ofte med store oppgaver i en komité, og vi opplevde utfordringer med å skaffe nok ledere for vår gruppe. Deltakerne fra eget fylke skal være med på å sette preg på leiren, og oppleve at de har invitert resten av 4H hjem til oss. 4
Fylkesstyret Fra tildeling av oppdrag til oppnevnelse av hovedkomite: Fylkesstyret fattet vedtak på bakgrunn av henvendelsen og forespørsel fra 4H Norge om å arrangere Nordisk leir 2013 i juni 2011. Sverige hadde trukket seg og 4H Vestfold ble derfor forespurt uten å ha søkt om dette. På denne måten fikk vi to år på planlegging og tilrettelegging i forkant av leiren. Fylkesstyret jobbet sammen med ansatte om å finne egnet kandidat til leirsjefoppdraget og forøvrig resten av leirkomiteen. Vi var opptatt av at leirsjef hadde tidligere erfaring fra ledelse og koordinering av omfattende prosjekt. For de ulike leirkomiteene rekrutterte vi ut fra flere som meldte seg som interesserte. Samarbeid: Aktører: 4H Norge/landsstyret, leirkomité, ansatte og fylkesstyret. Vi la opp til møtestrukturer underveis som ga rom for innspill og dialog før endelig beslutning. På noen av møtene i fylkesstyret har en eller flere repr. fra hovedkomiteen vært med. Andre møter har vært fellesmøter mellom hele hovedkomiteen og hele fylkesstyret. Fylkesstyret har hatt fast repr. i hovedkomiteen som har deltatt på alle hovedkomitémøter. Ansatte har deltatt fast på både fylkesstyremøtene og hovedkomitémøtene. På denne måten har vi sikret fast overlapp og informasjonsflyt. Forslag til agenda i forkant i møtene har også vært kvalitetssikret ved de ansattes innspill til saker vi har måtte behandle underveis. Vi ser i etterkant at landsstyret burde deltatt på et fylkesstyremøte i oppstart av arbeidet. Tidspunktet for denne deltakelsen bør være i forkant av behandling av leirprogram og budsjett. Her bør landsstyret få god informasjon om hva som ligger bak ulike lokale utfordringer i forhold til ulike utgifter og ulike lokale forhold som kan sette begrensninger eller være en utfordring i forhold til gjennomføring av program. Eks. at det lokale leirområdet trenger kostbare investeringer i forhold til vann/sanitær og hvordan dette virker inn i hele utgiftsposten i budsjettet og derved hvilke inntekter man må ha for å balansere. Landsstyret bør ha grundigere kjennskap til ulike forhold før man går inn med korrigering av deler av inntektsbudsjettet - slik vi opplevde. Økonomi: Fylkesstyret opprettet et økonomiutvalg bestående av deltakere fra fylkesstyret og hovedkomiteen. Dette utvalget sikret oversikt og informasjon til alle involverte i forhold til 3 alternative budsjett utfra ulikt antall påmeldte. Dette var helt nødvendig for å sikre at man ikke skulle gå i underskudd og periodisere ulike innkjøp til riktig tid. I tillegg var vi sammen om å lage og være helt samforente om eventuelle kuttforslag i utgiftene. Vi hadde månedlige møter siste halvår. I tillegg hadde vi tett dialog og vurderinger om den økonomiske situasjonen da påmeldingene strømmet på. Hvilket budsjettalternativ vi tilslutt endte på ble besluttet rett etter påmeldingsfristen, da hovedinntektskilden i budsjettet var deltakeravgiften. På denne måten var vi sikret å unngå et underskudd. 5
Gode råd på veien til neste leir sitt fylkesstyre: Ha orienteringssak om fremdrift i leirarbeidet på alle fylkesstyremøter. Vi anbefaler et økonomiutvalg som i tillegg sørger for å ha løpende oversikt og mulighet til å fatte nødvendige beslutninger underveis når leiren nærmer seg. Fylkesstyret bør ta ansvar for å delta tett i arbeidet med valg av leirplass og derved budsjett. Valg av leirsted har store konsekvenser for økonomien i budsjettet. Det er også viktig at leirkomiteen opplever støtte og lojalitet underveis i arbeidet. 10. November 2013 For fylkesstyret, 4H Vestfold Siri Myhre Haug, tlf: 92613377 Fylkesstyreleder Utsikt over teltområdet Foto: Jon Vegard Sparre 6
4H Norge 4H Norge Navn Adresse Telefon E-post Komiteleder Sølvi Egner Kaupang Antall personer i komite 5 350 Ca. timeforbruk Komiteens arbeidsoppgaver 1. Deltakelse på leirkontoret 2. PR-gruppa 3. Div. Gode erfaringer Appen fungerte godt som infokanal - kunne vært brukt mer til "feelgood-meldinger" Instagram fungerte godt Invitere politikere, men invitasjonen bør komme tidligere. I tillegg kan det være en idé å invitere samarbeidspartnere i fylket spesielt. T-skjortene og singlettene med bokstaver var en morsom idé som fungerte bra! Vår opplevelse var at matserveringen fungerte bra Beliggenheten var fantastisk flott! Gode og allsidige aktiviteter Flotte kveldsprogram Ladestasjonen - fungerte godt, men det vil trolig alltid være for liten kapasitet... Miljøtorget var stort og flott! Utfordringer (Tilbakemeldingene her er en blanding av hva leirkomiteen kunne gjort annerledes og hva vi fra 4H Norge kunne gjort annerledes) Åpen dag - dårlig organisert med at deltakerne ikke visste hvor de skulle - lite gjester utenfra - bør tenkes på nytt! Hva vil vi med åpen dag? - invitere spesielle gjester til denne dagen? - bør brukes til rekrutteringsarena der gjestene også får være med på aktiviteter - det viktigste er at det kommer masse folk! Informasjon om arbeidsoppgaver til oss som kommer "utenfra". Kunne vært gitt mer på forhånd slik at man var forberedt. Da ville man følt seg enda mer til hjelp under leiren. Kunne fått mer opplæring/informasjon på et eller annet vis... F.eks. kunne vi kommet dagen før og fått en gjennomgang av leirområdet og hvilke oppgaver leirkontoret skulle håndtere. Dette er mest fordi vi ønsker å kunne være enda mer til hjelp fra dag 1 :o) Tydeligere avklaringer mellom PR-komiteen og infoansvarlig i 4H Norge om hvem som gjør hva av infoarbeidet på ulike nivå (lokalt, regionalt og nasjonalt) Man trenger et eget låsbart rom til infomedarbeidere fra 4H Norge 7
Profilen til 4H var lite synlig Synd det var lite aktiviteter som synliggjorde satsingsområdet. Være tydeligere på koblingen mellom satsingsområdene og aktivitetene. Vi skulle tatt med effekter o.l. som synliggjorde satsingsområdet. Savnet det lille laminerte kortet med kontaktinfo til viktige personer Savnet bevissthet rundt språk og aktiviteter - når engelsk skulle være leirens offisielle språk burde det være det også i aktivitetene Det hadde vært fint med en uniformering av ledere på leir. Dette bør 4H Norge vurdere å gå til innkjøp av, ev. oppfordre fylkene til å skaffe til sine ledere etter føring fra 4H Norge. Toalettene og dusjene lå for langt unna leiren, og dusjene var for dårlig merket Konferansierene var til tider for utfordrende. Viktig å huske hvilken målgruppe man har... Helhetsvurdering Fin totalopplevelse Fikk god kontakt med organisasjonen Motiverende å møte 4H-ere - de vi faktisk er her for Folka fra Vestfold som vi jobbet sammen med var inkluderende og gode å jobbe sammen med God kontroll både før og under leiren Dersom det oppstod uventede ting var det stor vilje til å rette opp Intervju med TV Vestfold Foto: Jon Vegard Sparre 8
9
Leirsjef Leirsjef Navn Adresse Telefon E-post Komiteleder Bjørn Harald Vennerødveien 41 52 97 22 bjoernharai@vfk.no Iversen 61, 3158 Andebu Antall personer i komite 1 300 Ca. timeforbruk Komiteens arbeidsoppgaver Leirsjefen er øverste myndighet under leiren. Dersom leirsjefen ikke er tilgjengelig skal assisterende leirsjef fungere i hans/hennes sted etter avtale. Leirsjefen finner folk til leirkomiteen sammen med leder i fylkesstyret og 4Hkonsulent. Er ansvarlig for å ha overoppsyn med planlegginga av leiren sammen med assisterende leirsjef/sekretær og skal se til at den blir gjennomført iht. planene. Er ansvarlig for å kalle inn til møter og sette opp sakliste sammen med sekretær. Skal lede leirkomitémøtene, gruppeledersamlingene, tunsjefsamlingene og eventuelle leirrådsmøter. Gode erfaringer Enorm vilje og innsats fra alle underkomiteer har vært en gigantisk god erfaring. Vi har hatt relativt god tid til på planlegging vi startet arbeidet 2 og et halvt år før leiren åpnet. Det har vært vesentlig å ha jevnt med møter i hele planleggingsperioden. Stort sett veldig godt samarbeid internt i komiteen, underkomiteer og ut mot samarbeidspartnere. Dette både i planleggingen og gjennom hele leir uka. Godt samarbeid og tett dialog med 4H-administrasjonen under leieren. Utfordringer Forutsigbarhet, koordinering og samarbeid mellom hovedkomiteen, fylkesstyret og landsstyret. Det opplevdes noe uforutsigbart når Landsstyret hadde betydelige innvendinger på tema som var gjennomdiskutert i hovedkomiteen for leiren. Særlig når det ikke var rom for noen direktedialog eller tilstedeværelse under diskusjonene i Landsstyret fra hovedkomiteens side. Vi ba eksplisitt om å være til stede, og legge frem planene, dvs. program, budsjett og bakgrunn for fastsettelse av deltageravgiften dette ble avvist. Det er vanskelig å forberede i tilstrekkelig grad for det kaosperspektivet som en ny organisasjon må håndtere - en leirorganisasjon er ny, når den skal arrangere kun en leir. Det er vesentlig for leirarrangørene å mestre å arbeide i et kaosperspektiv. En kan forvente at det vil dukke opp mange uforutsette detaljer som må håndteres underveis i oppstart og gjennomføring av leieren. Det burde ha vært større grad av forventningsavklaring mellom leirsjef/hovedkomité og fylkesstyret, i forhold til hva som kunne forventes av arbeidsressurser fra Vestfoldskontorets ansatte. 10
Helhetsvurdering En vellykket leir. Det bør legges opp til en diskusjon om pris, sette opp mot forventninger til fasiliteter og servicenivå ved fremtidige leirer. Videre i hvilken grad det skal satses på det nordiske preget på en Nordisk leir kontra Norsk leir med noen nordiske gjester Dette blant annet i forhold til engelsk som leirspråk Inntogsmarsj Foto: Lucy Marie Odberg 11
Administrasjon/Leirkontor Administrasjon/ Navn Adresse Telefon E-post Leirkontor Assisterende Kristian Fmla 93033590 kristian@vestfold4h.no leirsjef Flåtnes Leirkontorsjef Kristine Fmla 97044385 kristine@kapperud.com Kapperud 4H-Ansatt Irene Pande Fmla 33372376 irene@vestfold4h.no Antall personer i komite Ca. timeforbruk 5 1430 timer Komiteens arbeidsoppgaver Skriver referat fra møtene i leirkomiteen og underkomiteene og setter opp forslag til framdriftsplan sammen med leirsjefen. Er ansvarlig for å ha overoppsyn med planlegginga av leiren sammen med Leirsjefen og skal se til at den blir gjennomført iht. planene Er ansvarlig for å kalle inn til møter og sette opp sakliste sammen med leirsjefen. Er ansvarlig for avtale med grunneier. Har ansvar for nødvendig forsikring av leiren samt nabovarsel. Har ansvar for leirkontorsjef og stab. Har ansvar for påmeldingsoppfølging og deltakerlister. Har ansvar for dugnadslister og dugnadssystem. Skal sammen med økonomisjef søke kulturmidler og andre midler til arrangementet. Skal varsle politi og avtale beredskap ved problemer med utenforstående. Skaffer til veie vakter for ytre vakthold og lager vaktliste. Skaffer nødvendig sambandsutstyr og vaktbind/vester til vaktene. Vurdere vaktbehov. Har egne vaktmøter hver kveld med de som skal gå indre og ytre nattvakter, slik at samarbeidet mellom dem er etablert. Gjør avtaler slik at leiren har sanitet, (Røde Kors/Norsk Folkehjelp/annet helsepersonell) til stede 24 timer i døgnet. Varsler politi, vakthavende lege/legevakt og tannlege om arrangementet. Leirkontorsjefen har ansvar for turnusordning blant staben på leirkontoret. Listene må settes opp slik at vaktene overlapper hverandre. Rigge opp leirkontoret slik at det under leiren er mest mulig funksjonelt. Ta seg av alle henvendelser til leirkontoret og gi svar og hjelp etter beste evne. Skal føre leirbok. Her skal det meste av henvendelser føres. Det er veldig viktig at all trafikk av 4H-ere inn og ut av leirområdet utenom programmet registreres. De må til enhver tid vite hvem som er ansvarlig for hva blant leirkomiteens medlemmer, hvor de befinner seg og hvordan de kan kontaktes. Ansvarlig for å skaffe kopimaskin, PC og annet nødvendig kontorutstyr. Skal også ha tilgjengelig nødvendig lister med informasjon om deltakerne. Lager leirkort til de som mister/får ødelagt sine kort, og til gjester og etterpåmeldte. Leirkontoret skal varsle sanitetstjenesten dersom noen av deltagerne har problemer/tilstander som en bør være oppmerksom på. Arrangere åpen dag 12
Gode erfaringer Hovedkomiteen begynte tidlig å arbeide. Vi startet sommeren 2011 med et besøk på Nordisk 4H-Leir i Danmark. Dette hadde vi stor nytte av. Veldig godt samarbeid med Melsom videregående skole. Driftssjef og vaktmester var på jobb hele uka og vi hadde stor nytte av disse. En meget velfungerende teknisk komité har vært avgjørende for oss. Alle tekniske aspekter som plasseringer på leirområdet, romdisposisjoner og løsninger på renovasjon, transport, toaletter etc. har gått uten noen særlig oppfølging fra administrasjonen. Lederperm ble produsert med all viktig informasjon og deltakerlister til hver gruppe. I tilegg ble informasjon slått opp på 5 like oppslagstavler rundt om i leirområdet. Vi fikk gode tilbakemeldinger på at ledermøtene var tidligere på dagen og før tunmøtene slik at man fikk videreformidlet beskjeder samme dag. Samtidig unngikk vi trøtte ledere på møte. Det har tidligere år vært ledermøte i 22-23 tiden, noe enkelte synes er sent. Tunsjefene synes det var nyttig med tunsjefsamling og var positive til å ikke ha tunsjefmøte hver dag, siden arbeidsoppgavene deres ikke er så omfattende. De fikk mye nødvendig informasjon fra lederne. Utfordringer Komiteen har hatt noen store arbeidsoppgaver, og har frem til leiren startet for det meste løst disse ved bruk av ansatte. Her ser vi at flere frivillige skulle vært med på et tidligere tidspunkt. Særlig ansvar for dugnadssystem og vakthold. Kontakten mellom underkomiteene og administrasjonen er veldig viktig. Vi har ikke hatt kapasitet til å være representert på alle møter i underkomiteene. Antallet og frekvensen av møter i underkomiteene har også variert og kunne vært fulgt opp nøyere. Vi valgte å ha påmelding helt frem til leiren startet for at flest mulig skulle få mulighet til å melde seg på. Dette skapte en del ekstra jobb tett oppunder leirstart for oss og for aktivitet/tur-komiteen. I tillegg var det utfordrende at medlemmer kunne melde seg på uten at fylket var klar over at de var deltakere rett oppunder leiren. Ofte har fylkeskontoret ferie i denne tiden. Vi hadde egne broderte armbånd til alle deltakerne. Disse armbåndene viste seg å være vanskelig å sette på ordentlig og ikke alle armbåndene ville feste seg, derfor var det mange som mistet armbåndene sine allerede første dagen. Vi hadde bestilt 1300 armbånd, men gikk tom for disse og ga da beskjed til de som hadde mistet sine armbånd om at de alltid måtte ha med seg deltakerkortet sitt. «Trykket» på leirkontoret er til tider meget stort. Dette ble undervurdert i forkant. Min. 3 personer må alltid være på vakt her. 13
Viktig med et arbeidsrom i tillegg til leirkontoret. Her kan resten av komiteene arbeide og diskutere uten å forstyrre leirkontoret unødvendig. Ladekiosken bør ikke legges sammen med leirkontoret! Det blir veldig mye trafikk. Den må være bemannet av 2 personer store deler av åpningstidene. Vi hadde 100 uttak, og det var for lite store deler av dagen. Muligens hadde det vært smart og tatt en avgift for ladning for å begrense ladningen noe. Administrasjonen fikk en stor jobb med å motivere klubbene til dugnad, bytte vakter etc. i løpet av våren/sommeren. Vi måtte ha tilbakemelding fra klubbene på navn og tlf. i listene før leiren. Dette viste seg dessverre at ble en meget stor jobb som vi ikke rakk å fullføre. Det resulterte i en del «panikktelefoner» fra dag til dag under leiren, noe som fint kunne vært tatt en uke før leiren startet. Helhetsvurdering Hovedkomiteen bestemte tidlig i planleggingsfasen at leirkontor/administrasjon skulle være en komite med flere store tunge arbeidsoppgaver. Leirkomiteen har hatt Kristine Kapperud ansatt i 50% stilling. I tillegg har 4H-Instruktør Kristian Flåtnes og 4H- Konsulent Irene Pande jobbet som ansatte. En ansatt har alltid møtt på møter i hovedkomiteen, og etter behov møter i underkomiteene. Vi har også i samarbeid med leirsjef innkalt til møtene og skrevet referat fra møtene. Det er avholdt ett møte i hovedkomiteen hver måned fra juni 2011. I tilegg har hovedkomiteen besøkt Nordisk Leir i Danmark 2011 og Landsleir i Rollag 2012. Miljepælplan ble gjennomarbeidet og vedtatt sept. 2011 Leirprogram og endelig budsjett ble gjennomarbeidet og vedtatt nov. 2012, og oversendt fylkesstyret og deretter landsstyret. Leirområdet ble bestemt og avtale inngått med Melsom videregående skole 2 år før leiren. Dette var avgjørende slik at forpakter kunne så til arealet med gress våren 2012. Hovedkomiteen ønsket å lage en leir hvor deltakeravgiften dekte alle kostnader uten egenandeler, etter tilbakemelding fra landsstyret om å vurdere deltakeravgiften på nytt ble det satt en deltakeravgift på kr. 2.150,- og ekstrabetaling for enkelte turer og fagaktiviteter. Gina Gulli Flåtnes ble engasjert som frivillig i juli for i samarbeid med Vestfold Bondelag å få på plass vakter for ytre vakthold. Det var viktig å få en person inn som hadde helhetsansvar for liste og oppfølging av disse under leiren. Lederperm ble produsert til hver hovedleder på leiren (én til hvert land/fylke). Den var oppdatert med det meste av nødvendig informasjon, og de siste oppdaterte deltakerlistene og hvem i fra gruppen som skulle på hvilken tur/fagaktivitet. I tillegg var pårørendelista og diettlista med i permen. Utskrift av listene ble gjort samme dag som leiren startet for å få med de siste endringene (som skjer kontinuerlig de siste dagene.) Dette fikk vi gode tilbakemeldinger på. 14
Oppslagstavle på 5 strategiske steder. Her sto oppslag med tunfordeling, kart over leirområdet, leirregler, telefonnr. til hovedkomiteen, leirkontoret, vaktbu etc. I tilegg ble lister med neste dags aktivitetsfordeling, busslister etc. satt opp hver ettermiddag. Dugnader 4H Vestfold og leirkomiteen jobbet i løpet av det siste året aktivt inn mot klubbene i fylket med informasjon om arrangementet, og dugnadsbehovet vi hadde. Dugnadsbehovet ble avdekket ved at hver underkomite la frem sitt behov i desember 2012. Januar 2013 ble det komplette dugnadsbehovet sendt ut til klubbene hvor de kunne velge, eller ønske seg vakter. En del klubber meldte inn ønsker, og dugnadsliste ble på nytt presentert på voksensamling i februar, hvor de klubbene som hadde ønsker ble innvilget, og resten av klubbene ble fordelt for å fylle ut behovet. Personer som var satt opp på dugnad møtte på leirkontoret for registrering og fikk eget armbånd. Så ble de møtt, eller sendt til rett sted. En person i hver underkomite hadde ansvar for å ta i mot og forklare arbeidsoppgavene. Påmeldingssystem Påmeldingen ble kjørt i to løp: For norske deltakere via medlemsregisteret og for utenlandske deltakere via excel-ark fra hver landsorganisasjon (se vedlegg). Påmeldingssystemet i medlemsregisteret ble utarbeidet på følgende måte: Startet med å sette oss inn i medlemsregisteret og det var en god del samtaler som måtte til med både André Skeie, Ingebjørg Nystuen og tidligere arrangører av Nordisk leir for å finne de beste løsningene for påmelding til arrangementet. Vi hadde i tillegg et møte på Hellerud i forkant hvor vi ga innspill på hvordan vi ville ha det slik at medlemsregisteret kunne endres litt etter vårt ønske. Blant annet fikk vi fjernet prioriteringsfeltet ved påmelding slik at vi slapp den ekstra jobben med sortering i etterkant av påmeldingene. På nasjonale/internasjonale arrangement får man tildelt et arrangementsnummer av 4H Norge, samt at de legger inn artikkelnummer, aktivitet og prosjekt (se bilde). Prisen per deltaker ble kr. 2150,- etter budsjettgjennomgang og samtale med 4H Norge. Vi satt også en egenandel på enkelte turer og aktiviteter. Vi valgte å ikke ha noen avmeldingsfrist og gikk ut med fra dag én at det var bindende påmelding og at deltakeravgiften kun kunne tilbakebetales ved å levere legeerklæring eller ved dødsfall i nærmeste familie. 15
Planen var at alle deltakere meldte seg på en tur og en aktivitet og at vi deretter fordelte dem på dag og la dette inn i medlemsregisteret. Fordeling på dag ble aldri lagt inn i medlemsregisteret fordi vi ikke så nødvendigheten av dette, i tillegg til at det ville skapt utrolig mye ekstra jobb. Vi arbeidet fortrinnsvis med excel-ark hvor vi la inn alle deltakere med medlemsnummer, navn, fylke og tur/aktivitet fordelt på dag. Dette ble lagt i dropbox som både leirkontor og tur/aktivitet brukte aktivt både før og under leir. Vi la også inn mulighet for bestilling av t-skjorte, singlet, fylkes- og alumnbilde ved påmelding. Deltakerne krysset av for det de ønsket og fikk dette med på fakturaen. I tillegg kunne de velge å få tilsendt info per post, delta på åpen scene eller krysse av for at bilder av dem ikke kunne bli offentliggjort. Vi fant ingen god løsning på bestilling av størrelse til t-skjorte og singlet og deltakerne måtte derfor skrive inn ønsket t-skjorte størrelse i fritekstfeltet for helseopplysninger på side 3 i påmeldingen. I etterkant har jeg sett at det finnes kolonner for størrelser i lister med opsjoner som man kan ta ut fra medlemsregisteret. Dette har jeg ikke funnet ut hvordan fungerer, men det bør finnes en løsning på det. Alle størrelser, allergier, sykdommer og annet kom med i fritekstfeltet og det var en omfattende jobb å sortere alt dette. 4H Norge må lage en artikkel å legge inn også i opsjonene for å få det med på fakturaen. Påmeldingen åpnet 1. mars og påmeldingsfristen for å få leiren til vanlig pris var 1. mai. Etter 1. mai økte prisen til kr. 2500,-. Vi valgte å ha påmelding helt frem til leiren startet for at flest mulig skulle få mulighet til å melde seg på. Dette skapte en del ekstra jobb tett oppunder leirstart for meg og for aktivitet/tur-komiteen. Vi la de nye inn i medlemsregisteret og i excel-arket som vi brukte under leiren. Disse listene ble jevnlig oppdatert ettersom folk ikke møtte opp eller det ble nye påmeldte. Leirkortene til de som ikke møtte opp ble tatt vare på for å oppdatere i medlemsregisteret, men dette kunne ikke gjøres før leirens slutt siden noen deltakere dukket opp etter hvert som uken gikk. I oppryddingen av leirkontoret etter leiren ble disse kortene kastet, noe som gjorde at jeg ikke fikk gått gjennom alle de som 16
ikke møtte og ført alle inn som avmeldte i medlemsregisteret. Dette har ikke så mye å si for oss som arrangører, men når det kommer til registrering på arrangement så er det greit om det står riktig i medlemsregisteret. Påmeldinger: Norge Sverige Danmark Finland Finlandssvenska Før 1. mai 940 5 27 42 20 Etter 1. mai 40 Etter 1. juni 9 Etter 1. juli 28 Avmeldte 40 stk. Noen av de avmeldte leverte legeerklæring og fikk kreditert deltakeravgiften, noen betalte og dro ikke på leir, mens andre hverken betalte eller møtte opp på leir. Under leir: Vi rigget leirkontoret to dager før leiren startet og det meste var klart allerede fredag. Vi gjorde innkjøp av alt vi trengte til leirkontoret på fredag. Vi valgte å ha egne armbånd til diett og egne til dugnadsvakter. Vi hadde ca. 150 armbånd liggende fra tidligere arrangement som vi brukte til diett. Dette skulle være mer enn nok i følge helseopplysningene som ble gitt ved påmelding, men det viste seg underveis at det var flere som hadde diett og trengte armbånd og vi gikk tom. Vi måtte da erstatte disse armbåndene med dugnadsarmbånd som vi skrev «diett» på. Deltakerlistene ble sendt til trykking på leirkort i begynnelsen av juni fordi dette tok tid å trykke opp. De som meldte seg på etter dette fikk derfor ikke ferdig opptrykket kort, men dette løste vi ved å bestille ekstra blanke kort som vi satt en printet etikett på. På kortet sto det følgende: Medlemsnummer Navn Fylke/Land Aktivitet/Tur mandag Aktivitet/Tur tirsdag På baksiden var det program for uken. Det var veldig greit å ha medlemsnummeret på kortet både for leirkontoret, men også for Norsk Folkehjelp som begge måtte loggføre alle hendelser. Leirkontoret brukte en A4 hardperm som loggbok hvor alle henvendelser ble skrevet ned. Dette var nyttig for at alle skulle kunne ha oversikt. Dette ble ført inn i en elektronisk leirbok hver kveld. Å føre det inn elektronisk var ikke nødvendig for oss på leirkontoret da vi ikke brukte pc til dette, men det er greit å ha alle hendelser loggført slik at man kan se tilbake hvis det er noen som lurer på noe etter leiren. Vi hadde et stort rom som vi delte i to. Deltakerne fikk tilgang til disken og de i komiteen som ikke satt ved disken satt bak et skjermbrett og jobbet på en arbeidsstasjon som besto av et stort bord og stoler. Vi hadde mye plass til å lagre ting, men allikevel ble det fort litt trangt fordi mange ofte jobber samtidig. 17
Vi hadde en fast stab i leirkontoret som besto av leirsjef, ass. leirsjef, leirkontorsjef, 4Hkonsulenten i fylket og økonomi. Det var også 3 stk fra 4H Norge som var satt inn i vaktplanen hver dag i tillegg til to ektefeller til leirkontorstaben. Vi valgte også å sette aktivitet/tur, tevling og volleyball inn i vaktplanen kvelden før de skulle ha aktivitet slik at de kunne svare på eventuelle spørsmål. Første dagen var det stort press på leirkontoret og veldig mange fra komiteene oppholdt seg her i tillegg, det ble derfor trangt og uoversiktlig og vanskelig å jobbe. På morgenmøtet søndag snakket vi om at vi måtte ha bedre struktur på leirkontoret og at ingen kunne oppholde seg der unødig. Resten av uka var det lettere stemning. Vi startet med en vaktplan med to på vakt hver dag, som måtte utbedres til tre og noen ganger var dette også litt lite. Leirkontorsjef var ikke satt opp på vakt for å være tilgjengelig når det trengtes. Dette gjorde at mye av tiden til leirkontorsjef ble tilbrakt bak skjermbrettet, sittende og jobbe på pc og å svare på spørsmål. Vi hadde veldig mange som satt i disken og svarte på spørsmål og noen av disse var ikke godt nok opplært. Dette løste vi ved at det alltid var en annen der som var litt erfaren som kunne svare på spørsmål. Vi hadde også ladekiosken i leirkontoret, noe som gjorde støynivået mye høyere, og strømmen av deltakere som skulle lade var stor. Vi måtte be deltakerne komme tilbake og lade senere når det var fylt opp med telefoner. Vi fant etter hvert ut at vi måtte ha en ekstern bemanning på ladekiosken og vi oppfordret deltakerne fra Vestfold til å sette seg opp på vakt. På tidspunkter med stort press i ladekiosken holdt det ikke med to personer og vi måtte ofte sette av en person fra leirkontorstaben til å stå i ladekiosken i tillegg. Vi hadde kåring av beste tun hvor vi sendte en person ned i tuna en gang per dag på ulike tidspunkt som skulle bedømme tuna. Beste tun sammenlagt vant og kriteriene var ryddighet, kreativitet, og samhold og liv på tunet. Vedlegg fra komiteen 1. Milepælplan HK 2. Leirprogram 3. Påmeldingsskjema utenlandske 4. Oversikt over dugnadsbehov pr. komité 5. Vaktinstruks indre og ytre vakthold 6. Vaktliste ytre vakthold 7. Følgebrev ytre vakthold 8. Lederperm 9. Nabovarsel 10. Avtale med grunneier 11. Vaktliste leirkontor 12. ROS Analyse 13. Beredskapsplan 18
Økonomi Økonomi Navn Adresse Telefon E-post Komiteleder Kai Henning Olsen Nedre Liavei 64 3080 HOLMESTRAND 98481498 kai.henning.olsen@gmail.com Antall personer i komite Ca. timeforbruk 1 400 timer Komiteens arbeidsoppgaver Budsjett, herunder fastsettelse av deltageravgift Sponsor/tilskudd Rutiner under leiren Regnskap Gode erfaringer Budsjett - Tidlig enighet i hele komiteen om overordnede rammer. - Plassere ansvar for bidrag til budsjettene i den enkelte komité skaper ansvar for den enkelte å overholde sine egne budsjetter - Budsjettering er en løpende prosess løpende oppdatering skaper grobunn for diskusjon på HK-møte i forhold til evt. prioriteringer og beslutninger som må gjøres underveis. - Invitere fylkesstyret tidlig i prosessen f.eks. gjennom deltagelse på sentrale HKmøter. - Innskrenke ansvar for bestillinger inntil detaljert budsjett er utarbeidet og godkjent. Deretter har komiteene frihet til å foreta innkjøp innenfor budsjettrammene. Sponsor/tilskudd - Oppstart tidlig - Skille mellom arbeidet med tilskudd og arbeid med sponsing arbeid med tilskudd bør helt klart ligge under økonomi/leirsjef - Alle komiteer jobber med «gode» priser på sitt innkjøp Rutiner under leiren - Betalingsløsninger: Tidlig ute med å bestille kortterminaler i 2 søknader; en for terminal-leie og en for kredittkort. - Etablere standardskjema for kasseoppgjør som håndteres av økonomi og kioskvakter - Forhåndsprogrammere flest mulig priser i kassaapparatene slik at opplæring av kioskvakter går enklere. - Utleggsskjema, reiseregningsskjema, uttaksskjema er tilgjengelig på leirkontoret til enhver tid. - Nattsafe-løsning for bank, slik at man ikke oppbevarer unødvendig mye kontanter - Sørge for tilstrekkelig med veksel. Det går veldig mye de første dagene. Vi tok ut ca. 40 000 kr i mynt og 30 000 kr i sedler på forhånd. Det var nesten tilstrekkelig. 19
Regnskap - Forhåndsbestillinger ved påmelding av T-skjorter, leirbilde, evt. andre leirartikler har vært en meget god erfaring. Disse blir da fakturert sammen med deltageravgiften og gir oss en svært god pekepinn på innkjøpet. - Rutiner for godkjenning av alle faktura før disse blir betalt. Godkjenning skal foretas av bestiller (ofte leder for komiteen). Utfordringer Budsjett - Prosessen for fastsettelse av deltageravgift har ikke vært optimal. HK var tidlig fastsatt på å skape en leir med mye innhold. Det var en utstrakt holdning i hele komiteen at målgruppen gjerne betalte 200-300 kr ekstra, hvis det de fikk igjen var en bedre totalopplevelse. Dette ble blant annet begrunnet i at vårt arrangement «konkurrerer» om deltagere i en periode av året med ferie og mange andre fritidstilbud. Vi må skille oss ut, og tilby noe mer for å tiltrekke oss mange deltagere. Det var også en gjengs oppfatning at leiravgiften i 4H generelt lå på et for lavt nivå i forhold til våre «konkurrenter». Deltageravgiften ble av denne grunn satt til 2 300 kr. Det skulle da være slik at nærmest ingen aktiviteter krevde egenandel. Etter godkjenning i landsstyret, fikk vi tydelig signaler på at deltageravgiften var for høy, og ba oss se på muligheten til å senke denne. Leiravgiften ble derfor senket til 2 150 kr, men med betydelig mer egenandeler. Involvering fra landsstyret foregår for sent i prosessen, og det ble ikke gitt anledning til å forklare tankene bak leiravgiften. Anbefaler derfor at landsstyret involverer seg eller blir involvert tidlig i prosessen direkte med HK og fylkesstyret, gjennom deltagelse på enkelte møter, forhåndsdefinerte rammer for deltageravgift eller begge deler. Sponsing/Tilskudd - Det bør fortrinnsvis opprettes en egen person/egen komité som jobber med sponsing inn mot leiren. Dette er tidkrevende arbeid som krever løpende oppfølging. - Dette bør helst være en person med et bredt nettverk - Mange av våre tilskuddssøknader faller for kort pga krav til at arrangementet fører til noe «varig» - vanskelig å få dette godt nok frem i søknadene - Utfordring i forhold til 4Hs sentrale samarbeidspartnere. Disse gir allerede støtte sentralt, og vi kan ikke henvende oss til konkurrenter Rutiner under leiren - Det bør være et eget kassaapparat på leirkontoret. Her tas det i mot mange ulike betalinger, og system med kvitteringsblokker blir fort uoversiktlig. - Sørg for at alle forstår at de er nødt til å benytte utarbeidede skjema, hundrevis av gule lapper under leiren fungerer ikke. Regnskap - Rapporteringsfunksjon i medlemsregisteret er svært dårlig. Man får ikke avstemt innbetalinger mot deltageravgifter eller andre betalinger som T-skjorter, leirbilde mv. De listene man faktisk får ut kan man ikke stole på. - Miljøtorgavtale eller mangler på miljøtorgavtale. Det må gjøres en gjennomgang av hvordan miljøtorget skal organiseres og hvordan det økonomiske skal fordeles. Jeg mener det må være riktig at alumnene står for den faktiske gjennomføring og 20