E-faktura fra 1. juli så enkelt er det!

Nyhetsbrevet, OI-nyhetene og doffin.no er tjenester fra Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT). Nyhetsbrev nr. 19/2012 Fredag 18. mai 1. Nær tidobling av KOFA-klagegebyr fra 1. juli 2. E-faktura fra 1. juli så enkelt er det! 3. Advokat-nei til økte KOFA-gebyrer 4. Ulovleg forlenging var ulovleg direktekjøp 5. Miljøkrav, KS-kritikk og SMB 6. Klager koster danske oppdragsgivere i snitt 41 000 7. Program for enklare offentlege innkjøp Nær tidobling av KOFA-klagegebyr fra 1. juli Regjeringen tar sikte på en nær tidobling av gebyret for å få en klage behandlet i KOFA fra dagens 860 kroner til 8000 kroner allerede fra 1. juli i år. Samtidig skal det innføres et gebyr på 1000 kroner også for å få behandlet en klage som gjelder påstått ulovlig direktekjøp. Dette fremgår av et forslag som regjeringen nå har sendt Stortinget. I vårens høringsrunde har oppdragsgivere stått mot leverandører i spørsmålet om økning av satsene nå. Regjeringens forslag til nye klagegebyrsatser fremlegges for Stortinget i Prop. 111 S (2011-2012) Tilleggsbevilgninger og omprioriteringer i statsbudsjettet 2012. Den kom i går og er en del av den «budsjettpakken» som går under navnet «revidert statsbudsjett». Det foreslås å øke gebyrene for klagebehandling i Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) til 8 000 kroner for rådgivende saker og 1 000 kroner for saker som omhandler ulovlige direkte anskaffelser. I dag er klagegebyret for rådgivende saker et rettsgebyr på 860 kroner, mens det er gratis å klage på saker som omhandler ulovlige direkte anskaffelser. Det tas sikte på at de nye gebyrsatsene kan få virkning f.o.m. 1. juli 2012. Raskere saksbehandling Med økte gebyrer ønsker regjeringen færre avviste saker og raskere saksbehandlingstid. Det forventes, heter det i proposisjonen fra regjeringen, at økte klagegebyrer vil føre til en viss reduksjon i antall saker. Det anslås at inntektene fra klagegebyrene vil bli om lag 1,0 mill. kroner i 2012, som følge av økte klagegebyrer. Det foreslås at inntekten fra klagegebyrene inngår som en del av finansieringen av KOFAs virksomhet. I en kommentar sier fornyings-, administrasjons- og kirkeminister Rigmor Aasrud: 1

- KOFA skal være et lavterskeltilbud og et alternativ til domstolene. Da er det viktig med rask og rimelig klagebehandling. Det går med mye ressurser på saker som blir avvist. Med økte gebyrer ønsker vi å oppnå bedre begrunnede klager, færre avviste klager og raskere saksbehandling. Oppdragsgivere vs leverandører 7. mars 2012 sendte Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet et forslag om økte klagegebyrer i KOFA på høring. Høringen ble avsluttet 18. april 2012. Det kom inn 52 høringsuttalelser, hvorav 37 hadde merknader, fremgår det av proposisjonen som er sendt Stortinget.. Høringsinstansene deler seg stort sett i to grupper, der representantene for oppdragsgiversiden støtter forslaget om økning i gebyrer, mens representantene for leverandørsiden mener at forslaget om gebyrøkning bør vurderes i sammenheng med den øvrige gjennomgangen av KOFA. Flertallet av høringsinstansene er enig i at klagegebyret til KOFA bør økes. Enkelte mener også at det foreslåtte klagegebyret er for lavt. De fleste høringsinstansene er bekymret over for lang saksbehandlingstid. Over tid har saksmengden til KOFA økt vesentlig, samtidig som sakene har blitt mer komplekse. Saksstatistikken viser også at antall saker som avvises øker. Dette er saker som ikke egner seg til behandling i nemnda. Antallet nye saker til KOFA har doblet seg på fem år. I 2011 ble en av tre saker avvist. Dette er saker som for eksempel mangler dokumentasjon, er foreldet eller er ubegrunnede. Gjennomsnittlige kostnader per klagesak er ca. 40 000 kroner. KOFA behandlet i 2011 331 klagesaker om brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. E-faktura fra 1. juli så enkelt er det! Regjeringen har bestemt at statlige virksomheter (kunder) skal kreve elektronisk faktura og kreditnota i alle avtalene de inngår etter 1. juli i år. Kommunene anbefales å gjøre det samme. Da blir det etter hvert slutt med.pdf eller papir, konvolutt, frimerke og postlegging. Fortsetter en leverandør likevel med det, kommer fakturaen i retur i stedet for penger inn på konto. Dårlig business! Å omstille seg til det nye er ingen stor kunst, dersom du i eget hus har elektronisk fakturaflyt allerede. Egentlig er det bare en elektronisk utgave av dette med papir, konvolutt, frimerke og postkontor, bare enklere. En leverandør som har gjort avtale med en offentlig kunde som krever elektronisk faktura, bør raskest mulig kontakte et «postkontor» som i elektronisk faktura-verden kalles aksesspunkt og gjøre avtale også med et slikt. Du trenger bare ett aksesspunkt uansett hvor mange fakturaer, kunder eller leverandører du har. En oversikt over godkjente aksesspunkter er til enhver tid å finne her. Mange offentlige kunder får fakturaer via Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Disse blir automatisk koplet opp mot et slikt postkontor et aksesspunkt. Det samme gjelder de som er knyttet til Ehandelsplattformen. Offentlige virksomheter som hverken er på plattformen eller med i DFØ-systemet, må ved hjelp av konkurranse etter regelverket for offentlige anskaffelser gjøre avtale med et elektronisk postkontor (godkjent aksesspunkt). Leverandørene behøver ikke følge dette regelverket når de på sin side skal lage avtale med sitt aksesspunkt. 2

Slik bruker du e-faktura På «postkontoret»/aksesspunktet registrerer du deg med ditt organisasjonsnummer. Disse adresseopplysningene samles hos ELMA (= elektronisk mottakeradresseregister), som er en slags elektronisk telefonkatalog. Når dette er på plass, er det bare å sette i gang. Det er ikke nødvendig å vente til 1. juli. I hverdagen blir det da slik at fakturaen fylles ut elektronisk, organisasjonsnummer til mottaker fylles inn, og så trykker man på «send»-knappen. Resten fikser selve systemet. Her finner du hjelp, og kan teste om dine fakturaer, purringer m.m. er i pakt med kravene. Her finner du også fakturamaler etc. Selvsagt koster det penger å sende faktura enten det er elektronisk eller på papir. Det enkelte aksesspunkt bestemmer prisen. Jo flere aksesspunkter, jo billigere blir det. Pr. nå er det 10 godkjente, og flere kommer. Dersom du har en viss mengde fakturaer, vil du snart se at det er lønnsomt med e-faktura. Det samme til utlandet Akkurat på samme måte kan fakturering skje mellom norske leverandører til offentlige (og private) kunder i Østerrike, Danmark, Finland, Frankrike, Spania, Hellas, Italia og Sverige og vice versa. Der det ikke er organisasjonsnummer, må en annen form for adresse til elektronisk bruk skaffes til veie og legges inn i systemet. Aksesspunktet du har til innenlands bruk, kan også ta hånd om den internasjonale meldingsutvekslingen. Det er EUs norskledede PEPPOL-prosjekt (Pan European Public Procurement Online) som har sørget for denne muligheten for grensekryssende effektivisering. «Hemmeligheten» er standardisering, både når det gjelder meldingsformatet (EHF) og hvordan selve sendingen mellom A og B skal organiseres. Det er ventet at flere land etter hvert blir med på dette. Elektronisk faktura og kreditnota kan selvsagt også benyttes mellom kunder og leverandører andre steder i verden. Prinsippet er det samme dersom partene har intern elektronisk fakturaflyt: Finn et postkontor/aksesspunkt som kan sende e-faktura, mat det med nødvendige adresseopplysninger og sørg for at mottaker gjør det samme. Portalløsning for de små Noen leverandører og offentlige kunder har så få fakturaer at bruk av aksesspunkter (elektroniske postkontorer) neppe lønner seg. I dag er det etablert fakturaportaler på nett. De fungerer på samme måte som systemet med aksesspunkter, bortsett fra at du først må logge deg inn på portalen. Der fylles fakturaen ut i et selvforklarende skjema, som deretter sendes, og så får mottaker melding om at den er kommet. Også dette koster noe, men ikke mye, pr. faktura. På anskaffelser.no vil du etter hvert få full oversikt over tilgjengelige fakturaportaler. For mer informasjon, se www.anskaffelser.no 3

Advokat-nei til økte KOFA-gebyrer Forslaget om økte og nye gebyrer for å klage til KOFA møter motbør i Advokatforeningen, som mener at den lange saksbehandlingstiden må løses gjennom tilføring av ytterligere ressurser. I sin høringsuttalelse fremhever foreningen at den ikke kan se at forslaget om økning av gebyrene er velbegrunnet, og heller ikke at det er grunnlag for å hevde at KOFA de senere år har fått en økning i ressurskrevende, ubegrunnete klager. Advokatforeningen gjør i sin høringsuttalelse spesielt oppmerksom på at den denne gangen uttaler seg som et ekspertorgan, og ikke som en berørt bransjeorganisasjon. Bakgrunnen for uttalelsen er et forslag fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) om å heve gebyret for å behandle saker i KOFA fra 860 til 8000 kroner. I tillegg foreslår departementet å innføre gebyr for behandling av klager som gjelder ulovlige direkteanskaffelser. Foreningen er enig med departementet i at saksbehandlingstiden i KOFA nå er blitt for lang, og at den må reduseres. Men: Ikke et samfunnsproblem - Det faktum at KOFA er blitt benyttet hyppigere de senere årene enn tidligere, kan i seg selv ikke anses som et problem for samfunnet, fremholder Advokatforeningen i sin høringsuttalelse. Av den statistikk som fremgår av høringsbrevet, synes det ikke å være belegg for å hevde at antallet ubegrunnete klager har økt vesentlig de senere årene. Antallet avviste saker i 2010-2011 var gjennomsnitt på samme nivå som i 2003-2006, det vil si vel 90 avviste saker per år i begge perioder. Samtidig har saksmengden økt i løpet av disse årene, slik at andelen avviste saker faktisk er redusert de senere årene. Dersom følgen av å øke gebyret blir at antallet klager går ned, dvs. at noen som ellers ville klaget avholder seg for å klage, risikerer man at også velbegrunnete klager ikke innkommer, hvilket vil være uheldig, mener Advokatforeningen, som fremholder at det ikke er grunnlag for å hevde at bare antallet ubegrunnete klager reduseres. Advokatforeningen peker også på at dersom man først skal ha et lavterskeltilbud for å ivareta samfunnsformål, så må man generelt regne med et antall dårlig begrunnete henvendelser også. En svakhet i høringsbrevet Advokatforeningen mener at målsetningen om å redusere KOFAs saksbehandlingstid og restanser må løses gjennom å tilføre KOFA ressurser. Dette åpenbare alternativet er ikke berørt i høringsbrevet, hvilket er en svakhet. Advokatforeningen kan på denne bakgrunn ikke se at forslaget om økning av gebyrene er velbegrunnet, og går på denne bakgrunn mot departementets forslag om å øke gebyrene for klage til KOFA. Det synes ikke å være grunnlag for å hevde at KOFA de senere år har fått en økning i ressurskrevende, ubegrunnete klager. Problemet med lang saksbehandlingstid i KOFA bør derfor løses gjennom tilføring av ytterligere ressurser, heter det. 4

Ulovleg forlenging var ulovleg direktekjøp Oppdragsgjevaren har som hovudregel risikoen ved å rekne god nok tid til gjennomføring av ei tevlingsutsetjing, og ei mogeleg avlysing må òg reknast inn. Ein oppdragsgjevar som ikkje rekna god nok tid, fekk nyleg 600 000 kroner i straffegebyr frå KOFA. Oppdragsgjevaren måtte nemleg forlengje gjeldande avtale ut over tida, då tevlinga om ny avtale måtte avlysast på grunn av ein formalfeil han sjølv hadde gjort. Det var ikkje lenger tid nok til å få ny avtale på plass innan den gamle gjekk ut. Klagenemnda kom til at denne forlenginga var eit ulovleg direktekjøp. Saka i klagenemnda gjaldt kjøp av renovasjonstenester som Romerike Avfallsforedling IKS hadde gjort (2011/209). Ein avtale gjekk ut 31. august 2011, og då var dei to opsjonane om forlenging på eit år kvar nytta fullt ut. Oppdragsgjevaren hadde av den grunn byrja ein prosess etter innkjøpsreglane om ein ny kontrakt, men måtte avbryte denne tevlinga på grunn av ein formell feil som oppdragsgjevaren hadde gjort i tevlingsdokumenta. Då oppmoda oppdragsgjevaren han som hadde den gamle kontrakten, om å halde på enno ei tid til ny kontrakt var i hamn. «Ekstratida» vart avslutta 13. april 2012, og det er denne forlenginga som nemnda interesserte seg for. «Ekstratid» til dekningskjøp KOFA kjem til at denne 7,5 månader lange «ekstratida» var å rekne for eit ulovleg direktekjøp. Leverandøren fekk betalt noko over 8,5 millionar kroner for dette arbeidet, og klagenemnda kom til at det ikkje var nokre av unntaka i føresegnene som kunne forsvare forlenginga utan kunngjering. Men nemnda nemner at den kunngjeringa som skulle gje ny kontrakt, vart gjort så seint som 19. april 2011. Det var berre rekna drygt fire månader frå kunngjering til ny kontrakt skulle vere på plass, heiter det, og av dette var den siste delen midtvegs i sommarferien. Dette kan ikkje vere nok for ei teneste som det for både oppdragsgjevaren og samfunnet er avgjerande viktig å halde fram med utan opphald. Det er oppdragsgjevaren sjølv som har ansvaret for å rekne god nok tid til tevlingsutsetjinga, og dersom det er satt av for lite tid, må oppdragsgjevaren som den store hovudregel bere risikoen for at det kjem noko i vegen som fører til at tidsskjemaet for ei tevlingsutsetjing ikkje held. At det i alle høve gjeld for denne tevlinga, slår KOFA fast, fordi det og er ein feil som oppdragsgjevaren sjølv har gjort i tevlingsunderlaget som er grunnen til at tevlinga må avlysast. Oppdragsgjevaren nytta åtte månader frå kunngjering til kontrakttildeling i den nye tevlinga som vart gjennomført, Grov aktløyse, men forståing Såleis finn klagenemnda at oppdragsgjevaren i det minste har synt grov aktløyse, og at eit gebyr er på sin plass. Manglande tevling og førebyggjande omsyn grunngjev at det er naudsynt med eit relativt høgt gebyr. Men det finst formildande omstende. Oppdragsgjevaren har mellom anna synt vilje til å etterleve regelverket for offentlege innkjøp. Avtaleforlenginga gjaldt berre eit dekningskjøp fram til ny kontrakt var i hamn. Den ulovlege forlenginga varte såleis ikkje meir enn litt under åtte månader, skriv klagenemnda, som òg syner forståing for at stoda var prekær når det først synte seg at oppdragsgjevaren ikkje ville rekkje å få på plass kontrakt etter den kunngjorde tevlinga til rett tid. 5

Aktuelt i kortform om offentlige innkjøp Miljøkrav, KS-kritikk og SMB Norge overoppfyller bl.a. EØS-reglene for offentlige anskaffelser, mener KS, mens Miljømerking varsler initiativ for å klargjøre miljøkravene i innkjøpsregelverket. Kjøp av smarthusplattform og basispakke for velferdsteknologi for Oslo-bydel er i gang, og I Møre og Romsdal er bro og tunnel til 1, 25 milliarder lagt ut på anbud. Helse Midt-Norge søker hjelp til å stille rette miljøkrav, svenskene har laget info-pakke myntet på leverandører, og i Danmark foreligger en veiledning i hvordan mindre bedrifter kan etablere konsortium for å stå sterkere i kampen om offentlige oppdrag. KS: Norge overoppfyller innkjøpsregler KS er opptatt av at norsk og europeisk samfunns- og næringsliv skal ha like konkurransevilkår, og påpeker at Norge har overoppfylt kravene i EØS-reglene på flere områder. Særlig gjelder dette for reglene om offentlige anskaffelser, hvor Norge har betydelig strengere regler enn det som følger av EØS-avtalen. Men Norge har også overoppfylt kravene ved gjennomføring av regler på områder som energi, avfall og arbeidsrett. Dette fremgår av organisasjonens høringsuttalelse til innstillingen fra den såkalte Europautredningen. Vil ta initiativ for å klargjøre miljøkrav - Det er viktig at offentlig sektor, som kunde, gir klare og konsistente signaler om hvilke behov og prioriteringer som ønskes. Offentlige innkjøpere har utrolig stor makt. Nå må de bli mye strengere på hvilke miljøkrav de stiller, og de må rangere miljø høyt når de velger tilbud. Det er ikke nok å stille miljøkrav hvis det ikke også blir utslagsgivende på vurderingen, sier Alvhild Hedstein, direktør i Miljømerking, i en kommentar til regjeringens klimamelding. Her vektlegger regjeringen hvor viktig det er at offentlige innkjøpere etterspør miljø. Hedstein varsler for øvrig at de vil ta nytt initiativ for å klargjøre innkjøpsregelverket når det gjelder miljøkrav. Smarthus og velferdsteknologi i Oslo Kjøp av smarthusplattform og basispakke av velferdsteknologi til Omsorg+ i Oslobydelen Kampen er i gang. Oslo kommune har i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling gjennomført en åpen dialogkonferanse og «en-til-en-møter» med potensielle leverandører. - Dialogkonferansene hadde som mål å få fram ideer som kunne benyttes i utarbeidelse av Oslo kommunes kravspesifikasjon for bruk av smarthusteknologi (Standardprogram Omsorg+) i fremtidens omsorgsboliger i Oslo, skriver kommunen til leverandørene. De første anskaffelsene skal etter planen komme i løpet av 2012. Bru og tunnel til 1,25 milliarder Tresfjordbrua og Vågstrandstunnelen på E 136 i Møre og Romsdal er nå lagt ut på anbud, melder Statens vegvesen. De to anskaffelsene har et samlet kostnadsoverslag på 1,25 milliarder 2012-kr. Anbudskonkurransen er lyst ut med forbehold om Stortingets godkjennelse av «Proposisjon 80 S (2011-2012) Utbygging og finansiering av Tresfjordbrua og Vågstrandstunnelen». Tilbudsfrist for Tresfjordbrua er satt til mandag 6

13.august, og det planlegges anleggsstart sent på høsten. Ferdigstillelse av brua planlegges til sommeren 2015. Tilbudsfrist for Vågstrandstunnelen er satt til onsdag 20.juni, og det planlegges anleggsstart tidlig på høsten. Ferdigstillelse av tunnelen planlegges like før årsskiftet 2014/2015. Hjelp til å stille rette miljøkrav Helse Midt-Norge er blitt deltaker i Svanens Innkjøperklubb, som nå teller til sammen fem offentlige etater. Innkjøpernettverkets formål er å forenkle miljøinnkjøpene gjennom å øke etterspørselen etter varer og tjenester som oppfyller de offisielle miljømerkingskravene til Svanen. - Dette vil bety større lønnsomhet for de leverandørene som velger å svanemerke sine varer og tjenester, sier prosjektleder for Svanens Innkjøperklubb, Tormod Lien. - Vi trenger hjelp til å stille de riktige miljøkravene, og Miljømerking har gode verktøy, uttaler Bård Skage som er innkjøpssjef i Helse Midt- Norge RHF: - Når vi benytter Svanemerkets krav, håper vi at leverandører svarer med svanesertifisering og gjør evalueringsjobben lettere for innkjøpere i framtiden". Leverandør-info om offentlige innkjøp Upphandlingsstödet i Kammarkollegiet i Sverige (svenskenes Difi) har utviklet en «informasjonspakke» om offentlige innkjøp, spesielt rettet mot leverandørmarkedet. Formålet er å legge til rette for at leverandører som vil lære mer om hvordan en anskaffelsesprosess foregår, enkelt kan skaffe seg informasjon og få svar på spørsmål som vanligvis melder seg. Informasjonspakken «Att göra affärer med offentlig sektor» inneholder bl.a. introduksjonsfilmer, informasjonsfolder, diskusjonsgrunnlag, veiledning og en ferdig presentasjon for møter med leverandører. Veiledning i konsortium for SMB Også i Danmark har en ny veiledning sett dagens lys. Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen som har laget den, og temaet er etablering av konsortium. Konsortieetablering, heter det, er mulighetene for små og mellomstore bedrifter til å kunne levere tilbud på større oppdrag. Offentlige oppgaver legges ut på anbud i større og større enheter, og mindre virksomheter kan derfor ha vanskeligheter med å imøtekomme de krav som et omfattende og komplekst oppdrag kan inneholde. I tillegg til veiledningen er det laget utkast til en standardkontrakt til bruk ved inngåelse av en konsortieavtale. Klager koster danske oppdragsgivere i snitt 41 000 I gjennomsnitt koster en klagesak om lag 41 000 kroner i saksomkostninger for en offentlig oppdragsgiver I Danmark. I tillegg kommer eventuelle kostnader til advokat og kostnader som egen administrasjon benytter i forbindelse med klagesaken. En tilbyder som klager, må ut med 10 000 kroner dersom han taper saken i Klagenævnet for Udbud i tillegg til eventuelle kostnader til bruk av advokat. Dette fremgår av en undersøkelse som Udbudsrådet har foretatt. 7

Ekspertutvalget som den danske regjeringen har nedsatt, skal levere sin innstilling senere i år. Det legges opp til at perioden for å kunne klage skal kortes inn, og det skal vurderes om klagegebyret på 10 000 kroner bør heves. Fra Kommunernes Landsforening (KL), som er KS søsterorganisasjon i Danmark, er det tidligere uttalt at det det koster nesten ikke noe å klage, slik at virksomheter som ikke får oppdraget klager for sikkerhets skyld. Det betyr at anskaffelsesprosessene fordyres og blir svært forsinket. Fra leverandørhold hevdes det imidlertid at det ikke er unormalt mange klager i Danmark og at adgangen til å klage ikke bør begrenses. Udbudsrådet i Danmark har nettopp lagt fram resultatene av en undersøkelse, «Klagemønstret i udbudsklagesager», der det bl.a. fremgår at tallet på klagesaker har økt betydelig de senere årene. I 2005 var det 28 saker til behandling i Klagenævnet for Udbud, mens det i 2011 var 111 klager til behandling. I 2010 var andelen klager sammenliknet med det samlede antallet kunngjøringer 2,2 prosent, mens det i Norge var 3,8 prosent og i Sverige over fem prosent. Klagesaker koster I gjennomsnitt pålegges oppdragsgiverne å betale nærmere 41 000 kroner i gjennomsnitt i saksomkostninger for klageorganet i Danmark varierende fra 5000 til 150 000 kroner. I tillegg kommer kostnader knyttet til medarbeideres arbeidstimer og bruk av advokat. For klagerne avgrenser den økonomiske risikoen seg til å betale klagegebyret og eventuelle egne kostnader til advokat dersom de taper saken. Om lag halvparten av avgjørelsene i Klagenævnet for Udbud ender med at det er begått brudd på reglene. I hovedsak dreiser det seg om uklarheter i konkurransegrunnlaget, vurderingen av tilbudenes forholdsmessighet og tilbudsevalueringen. Den andre halvparten av sakene taper tilbyderne, heter det blant hovedkonklusjonene i Udbudsrådets rapport. Langt de fleste regelbrudd er «vesentlige», og har i så måte medført at klageorganet har annullert tildelingsbeslutningen. Hindring for konkurranse Det viser seg at andelen klager som ikke tas til følge, har vært stigende de siste årene. Klagenævnet for Udbud belastes i et visst omfang av klager som ikke kan forventes imøtekommet av klageorganet. Frykten for klagesaker oppfattes av offentlige oppdragsgivere som en hindring for å skape konkurranse om de offentlige oppgavene. På grunnlag av undersøkelsesresultatet har Udbudsrådet listet opp en rekke nøkkelpunkter for oppdragsgivere og tilbydere som er egnet til å redusere antallet klagesaker. 10 punkter gjelder oppdragsgiverne, blant disse at man i forkant av kunngjøring er nøye med å beskrive oppdraget klart og tydelig, at minstekravene er formulert slik at tilbyderne unngår tvil om innholdet og at man sjekker at opplysningene i kunngjøring og konkurransegrunnlag stemmer overens. Tilbud som ikke lever opp til fastsatte minstekrav bør avvises, likeså tilbud med forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransevilkårene. Tilbyderne anbefales blant annet å ha dialog med oppdragsgiverne, og å la være å klage der det ikke foreligger «vesentlige» feil fra oppdragsgivernes side. Udbudsrådets rapport finner du her. 8

Program for enklare offentlege innkjøp Den britiske regjeringa har lagt fram eit program i fem punkt (Innkjøpsløftet), med ei rekkje underpunkt som skal fremje enklare offentleg innkjøpsprosess og strategisk dialog med leverandørmarknaden. «Innkjøpsløftet» skal vere ein kontrakt mellom dei offentlege oppdragsgjevarane og leverandørmarknaden. Sentrale punkt er meir bruk av førehandskunngjeringar, ikkje meir enn 120 dagar frå kunngjering til kontrakttildeling og aktiv støtte til britiske leverandørar for å kapre internasjonale kontraktar. Alle departement og deira underliggjande tenestegreiner har skrive under på «Innkjøpsløftet», like eins offentlege einingar som ikkje høyrer direkte inn under eit departement. Dessutan er fleire interesseorganisasjonar og nokre leverandørar allereie med. «Innkjøpsløftet» er delt inn i ein bolk der styresmaktene lovar det dei skal gjere og ein der det står kva dei ventar at leverandørane skal gjere i denne samanhengen. Regjeringa lovar at styresmaktene skal kunngjere planlagde innkjøp saman med kor truleg det er at ein innkjøpsprosess kjem i gang. Saman med mogelege leverandørar og deira interesseorganisasjonar, skal dei offentlege oppdragsgjevarane sjå til at informasjonane i førehandskunngjeringane finst på ein måte som er tenleg for leverandørane. Dessutan ønskjer styresmaktene å samarbeide med leverandørar og interesseorganisasjonane om dei strategiske sidene som trengst til leveransane i framtida. Det gjeld til dømes teknologi, kunnskap og dugleik. Strategisk dialog Ein annan lovnad er å utvikle eit meir strategisk tilhøve til leverandørmarknaden. Det inneber mellom anna meir effektiv logistikkstyring og dialog i samband med komande innkjøp og kva som kravst for å levere. Dialog vil offentlege oppdragsgjevarar òg ha i tida før ein innkjøpsprosedyre byrjar, og dei lovar å gjere spesifikasjonane i tevlinga funksjonsbaserte. På den måten vonar dei å fremje nyskapande løysingar som tilbydarane sjølv kjem opp med, og som gjer at fleire mogelege leverandørar, ikkje minst mindre verksemder, kjem med i tevlingane. Av det engelske «Innkjøpsløftet» går det òg fram at styresmaktene ønskjer å drøfte med leverandørane og deira interesseorganisasjonar når og på kva måte kontraktar eller program kan delast inn i mindre einingar, slik at tilgjenge for småverksemdene til den offentlege marknaden vert større. Innkjøpsprosess Innkjøpsprosessane skal straumlineformast, slik at kontrakttildelinga seinast skal gå føre seg 120 dagar etter at kunngjeringa har vore i TED eller Official Journal, lysingsbladet til EU. Denne lovnaden gjeld ikkje dei meir komplekse oppdraga, heiter det. Også dette skal hjelpe til med å få dei mindre verksemdene lettare inn på den offentlege marknaden. Det skal òg oppmodinga om at langdryge og kostnadskrevjande innkjøpsprosessar berre skal nyttast der ein framfor dei mest komplekse innkjøpa. Attåt alt dette, skal dei britiske styresmaktene hjelpe britiske leverandørar til å få kontraktar utanfor landegrensene. Mellom anna skal dei identifisere store, utanlandske innkjøpsprosjekt som det kan tenkjast at engelske firma har den naudsynte kapasiteten til å vere med i. For å sikre best mogeleg resultat av «Innkjøpsløftet», set dei britiske styresmaktene opp fleire punkt med krav til leverandørmarknaden. Dei ventar aktiv deltaking i dialogane, 9

utvikling av førehandskunngjeringane, at leverandørane opnar for underleverandørar og at dei melder frå der «Innkjøpsløftet» ikkje vert følgt. Samstundes skal leverandørane vere med å spreie kunnskap om tiltaka som styresmaktene set i verk og om «beste praksis»-døme frå den offentlege sektoren. Her finn du det britiske «Innkjøpsløftet». 10