Tildelt beløp: 130 000 Varighet: Ettårig Kategori: Opplysninger om søker Organisasjonsnavn / nr Storbybibliotekene v/sølvberget / 982766184 Postboks 310 4002 Stavanger www.stavanger-kulturhus.no Institusjonens leder Marit Egaas Ansvarlig kontaktperson (søker) Sissel Arna Dahle 99481185 / sissel.a.dahle@stavanger-kulturhus.no Mål for prosjektet Metode for kartlegging av arbeidsprosessene og tidsbruken med hensyn til innkjøp, registrering og klargjøring i storbybibliotekene. Metoden skal avdekke forskjellene mellom bibliotekene og synliggjøre prosesser som bør effektiviseres og hvordan. Videre skal prosjektet anbefale tiltak for å nå målet om en felles registrering av materialet i Norge, dvs. en bok - en registrering Rapportsammendrag I løpet av de nærmeste årene vil alle storbybibliotekene vurdere å skifte biblioteksystem. Dette åpner for nye muligheter for samarbeid, forenkling og effektivisering av tjenester og funksjoner. Med hensyn til katalogisering må målet være «en bok en registrering». Storbybibliotekene ønsket å kartlegge arbeidsprosessene og tidsbruken med hensyn til innkjøp, registrering og klargjøring, og opprettet en arbeidsgruppe med representanter fra hvert storbybibliotek. Arbeidsgruppen skulle avdekke eventuelle store forskjeller mellom bibliotekene, og også anbefale hvilke prosesser som bør effektiviseres og hvordan. Arbeidsprosesser ble kartlagt og tidsbruk målt både med hensyn til medgått effektiv tid fra bokvalg av medier til de er tilgjengelig for publikum, samt medgått tid mellom de forskjellige prosessene. I tillegg skulle gruppen komme med anbefalte tiltak for å nå målet om en felles registrering av materialet her i Norge. Arbeidsgruppa har bestått av: Deichman: Asgeir Rekkavik, Berit Reiersen, Siri Brødholt Bergen: Ørn Persen, Anne-Merete Hegrenes Trondheim: Arnhild Tveikra, Tove-Marie Holme Bærum: Randi Hausken, Marianne Tveteraas Side 1 av 6
Kristiansand: Ebbe Boel Pedersen, Astrid Landrud Stavanger: Marianne G. Rykkvin, Elisabeth Horpestad Sissel Dahle, Stavanger, har hatt ansvar for framdrift og ledelse Kartlegging av arbeidsprosessene Arbeidsgruppa har hatt et felles møte i Oslo 27. nuar 2015. Det var svært nyttig å treffes og få snakke gjennom og få samme forståelsen av oppdraget. Utover dette møtet har kommunikasjonen foregått på e-post Målet er å få mediene raskt ut på hylla. Vi må kjenne hele kjeden fra start til slutt, ikke kun innenfor eget ansvarsområde, for å identifisere de grunnleggende årsakene til eventuelle forsinkelser og unødige rutiner. Jakten på tidstyver bør alltid være en integrert del av den daglige driften. Arbeidet i storbybibliotekene er stort sett organisert slik at ansatte som katalogiserer også inngår i vaktordningen og andre prosjekt og bibliotekrutiner. Dette ses på som positivt. Publikumsveiledning synliggjør hva publikum er på kt etter og søker etter, og katalogisatorer har stor kompetanse på søk etter informasjon og på nyheter som er ankommet biblioteket. KARTLEGGING AV ARBEIDSPROSESSENE ble gjennomført først. Se Vedlegg 2 Denne kartleggingen omfatter følgende arbeidsprosesser: 1. Innkjøp (inkluderer: bokvalg, enkel katalogisering, bestilling, mottak, purring, fakturakontroll, budsjettkontroll). 2. Registrering. Katalogisere fra bunnen av eller importere poster hvis mulig, redigere posten, autorisere navn, emne og serier, klassifisere og bestemme ordningsord og plasseringskode. Oppretting av tidligere registrerte data. 3. Klargjøring: stempling, strekkode, RFID-brikke, eventuell plastring (spesielt fremmedspråk og gaver), kategorimerking m.m. Det blir lagt stor vekt på at brukerne skal ha tilgang til bøker og andre medier så snart som mulig etter utgivelse. Kort leverings- og behandlingstid blir derfor vektlagt. Dokumenter som er reserverte eller som man erfaringsmessig vet blir etterspurt blir prioritert. Praksis er at bøkene og de andre mediene er katalogisert ferdig før de settes i omløp. I de aller fleste tilfellene katalogiserer hovedbiblioteket for filialene. Filialene foretar bokvalg, ferdigstiller gjerne bøkene selv og står også for kassasjon. 5 av de 6 storbybibliotekene har gjennomsynsordning og mange av personalet er involvert i bokvalget. Stavanger har ikke gjennomsyn og bokvalgsansvarlig bestiller direkte i BS-online på bakgrunn av nyhetslister. Dette har vist seg effektivt, da en ikke mister den tiden bøkene må stå til gjennomsyn. Å bestille i BS-online er tidsbesparende da både bibliografiske data og bestillingsdata importeres direkte inn i biblioteksystemet. Både Deichman, Stavanger og Bærum bruker BS-online. Stavanger abonnerer i tillegg på mediepakker fra Biblioteksentralen. BIBBI-data er hovedkilde for katalogposter for Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Bærum. Kristiansand abonnerer på de bibliografiske dataene til Forlagssentralen. I tillegg importerer de fleste storbybibliotek katalogposter fra DFB på en del fremmedspråk. Utover dette importeres det som er mulig fra andre kilder, men her er det tekniske utfordringer i biblioteksystemene, f.eks. importeres ikke diakriter i Aleph, så import kan medføre en del manuelt arbeid. Ofte kan klipp og lim være kppere. Alle storbybibliotekene bruker tid på autorisering i diverse registre, kvalitetssikring av deweynummer, signatur i 090-feltet, innholdsnoter og øvrige korrigeringer i feltene. Kristiansand har ikke direkte overføring av BIBBI-data, men FS-data, og derfor må Kristiansand i større grad legge til data og i mindre grad rette opp data. Side 2 av 6
All norsk skjønnlitteratur kan i teorien gjøres ferdig av innkjøp/mottak, og derfor aldri gå innom katalogisator, men da mister man muligheten til berikelse av postene og det er selvsagt også skjønnlitteratur som må katalogiseres fra grunnen av. Det er liten tid å spare på plastring. Det fleste bøker blir levert ferdig plastret, men gaver, fremmedspråk o.l. plastres lokalt eller sendes til vernede bedrifter. Her er det mulig å vurdere om alt hardcover virkelig må plastres? Musikk- og filmmedier bestilles stort sett av musikk- og filmansatte. De fleste bestillingene av musikk- og filmmedier foregår elektronisk (e-post/nettbutikk) med katalogisering etter mottak, dvs. ingen bestillingspost i innkjøpssystemet. Det betyr at enkelte bibliotek velger å bruke tid på et skyggeregnskap. Ulempen er at mediene ikke kan reserveres før de er mottatt og katalogisert og det er kun innkjøperen som har oversikt over hva som er i bestilling. På musikk- og filmmateriale finnes det ikke særlig tilbud på bibliografiske poster, Bortsett fra at BS via BIBBI tilbyr katalogposter på noe film. Bibliotekene blir derfor overlatt til å katalogisere mye selv. Dette påvirker katalogiseringseffektiviteten negativt. WorldCat og FilmLex er delvis til hjelp, samt søk i andre bibliotekkataloger. Ved katalogisering av andre medier enn bøker kunne bruk av EAN for en dugnadsbase være til stor hjelp. TABELLER OVER TIDSMÅLINGER OG PERSONALRESSURSER Vedlagt finner en tabeller og kommentarer til tidsmålinger og personalressurser. Vedlegg 1 I den første tabellen, tiden fra et eksemplar er bestilt til det er mottatt ved biblioteket, skiller Bergen seg ut blant Bibliofil-bibliotekene. Her tar det betydelig lengre tid fra materiale er bestilt til det blir mottatt. Bergen har også en annen hovedleverandør av medier enn de andre storbyene, og dette kan være en mulig forklaring. Tallene til Kristiansand og Stavanger ligger også betydelig høyere enn de andre, men disse tallene er framkommet på en helt annen måte og er ikke nødvendigvis direkte sammenlignbare. I den tredje tabellen, som viser tiden fra et eksemplar er ferdig katalogisert til det er klart til utlån, altså tiden som går med på klargjøring av eksemplarer, skiller Deichman seg voldsomt ut. Klargjøring av eksemplarer ved Deichman tar mange ganger så lang tid som ved de andre bibliotekene og utgjør mer enn halvparten av tiden som går fra materiale er bestilt til det er klart til utlån. Samtidig viser tabellen over personalbruk at Deichman ikke bruker mer arbeidstid på denne oppgaven. Forklaringen er trolig at materialet blir liggende lenge på vent før klargjøringsjobben blir utført METODER FOR SAMMENLIGNING AV MÅLING AV RESSURSER OG TID. Vi har utarbeidet to metoder. Den første viser hvor mye personalressurser som går med til å utføre de enkelte arbeidsoppgavene, mens den andre viser hvor lang tid det tar før de enkelte medier er klar til utlån. For å måle personalressurser, noterer man tiden personale bruker på oppgavene bokvalg, innkjøp, mottak, katalogisering og klargjøring hver uke. Målingen må gå over flere måneder, slik at ikke resultatene blir preget av faktorer som for eksempel sykdom eller travlere perioder på biblioteket. Alle bibliotekene må måle i den samme perioden og bruke samme metoden. Man noterer hvor mye tid hver enkelt bruker på hver oppgave, og regner ut et gjennomsnitt per uke. Gjennomsnittet for de ansatte summeres, slik at man ser hvor mye tid totalt som er brukt på biblioteket i den aktuelle perioden. Følgende formel er brukt for å regne ut hvor mange årsverk som blir brukt: Årsverk knyttet til innkjøp pr. uke / arbeidstid pr. uke. Arbeidstid pr. uke = 37,5 t. minus pauser 3.5 t., sykefravær 2t., kurs/ annet 2t. Gir effektiv arbeidstid pr uke på 30 timer. Side 3 av 6
For å måle hvor lang tid det tar fra en bok er bestilt og klar til utlån, måtte arbeidsgruppa bruke to forskjellige metoder: - Stavanger og Kristiansand valgte å følge 10 titler innen forskjellige medietyper manuelt. Biblioteksystemet Aleph kan ikke gi statistikk over alt nytt materiale i en periode fordelt på de ulike medietypene, men man kan manuelt finne datoer for når en bok ble bestilt, mottatt, katalogisert og klargjort. I et manuelt skjema registrerte man hvor mange dager det var mellom de ulike prosessene. De rapporterte tallene fra Stavanger og Kristiansand er medianverdier for 10 nye titler av hver materialtype i perioden. - Bibliofil-bibliotekene tok ut fullstendig statistikk over alt nytt materiale i perioden 15. februar - 31. mai. De rapporterte tallene fra Bibliofilbibliotekene er medianverdier for alle nye eksemplarer av hver materialtype i perioden. FRAMTIDSVYER OG NASJONALE TILTAK I oppdraget til arbeidsgruppa heter det: «I tillegg til å anbefale hvilke prosesser som kan effektiviseres skal arbeidsgruppen også komme med anbefalte tiltak for å nå målet om en felles registrering av materialet her i Norge, dvs. en bok en registrering. Hvilke behov har vi for gjenfinningssystemer, autoritetsregistre, emneregistre osv. som storbybibliotekene kan samarbeide om og hva bør vi ta initiativ til skal løses på nasjonalt nivå.» Her har allerede Deichman med sitt applikasjonsprosjekt gjort et stort arbeid, og det har skjedd mye nasjonalt mens prosjektet «En bok en registrering» har pågått både med hensyn til felles katalogisering og autoritetsregistre. Katalogdata er til for brukerne, ikke for bibliotekarene. Katalogdataene skal utgjøre et grunnlag for tjenestebygging, formidling, utforsking og oppdagelse, ikke bare gjenfinning og søk. I et folkebibliotek er det like vesentlig å kunne gi brukerne gode anbefalinger som å kunne finne en bestemt tittel, og folkebibliotekenes katalogdata bør gjenspeile dette behovet og tjene dette formålet. Dette innebærer at katalogdata må ha fokus på innhold. Skal katalogdata tjene som grunnlag for formidlingstjenester, trenger vi rike og uttrykksfulle emneopplysninger, sngeropplysninger, sammendrag og omtaler. Vi trenger også gode nok opplysninger om det som er relatert til dokumentene: personer, emner, steder, verk. Nasjonalbibliotekaren sa i «Bok og bibliotek nr.1/2015» at «Vi må sluttføre overgangen fra det analoge til det digitale i bibliotekenes katalogisering og gjenfinning av bøker og kunnskap. Det vil si felles metadata, ei bok én registrering, felles biblioteksøk, felles autoritetsregister og den store web-deweyen. Dette er tjenester som vil frigjøre ressurser i landets biblioteker, og gjøre veien til boka, artikkelen eller filmen kortere for lånere. Og det er tjenester Nasjonalbiblioteket skal levere. Nasjonalbiblioteket har jobbet med dette lenge, og nå har vi lagt en plan som gjør at det kan komme til et bibliotek nær deg ganske snart. Metadata først er slagordet mitt nå, det så jeg ikke komme da jeg startet.» De fleste norske folkebibliotek får i dag en stor del katalogposter fra Biblioteksentralen på norske utgivelser. Langt på vei har vi allerede i dag en ordning for «én bok én registrering». Det er også mulig allerede i dag å høste Nasjonalbibliotekets poster inn til bruk i det enkelte biblioteks katalog, selv om biblioteksystemene som er i bruk ikke utnytter denne muligheten fullt ut per i dag. Det tar også for lang tid etter utgivelsen av materialet før postene er tilgjengelige. WorldCat og FilmLex er delvis til hjelp, samt søk i andre bibliotekkataloger. Ved katalogisering av andre medier enn bøker kunne bruk av EAN for en dugnadsbase være til stor hjelp. Nasjonalbiblioteket har lyst ut et offentlig anbud på metadata. De regner med å kunne levere katalogdata gratis til norske bibliotek på norskspråklig materiale fra 1.1.2016. Bibliotekene er avhengige av å få de bibliografiske dataene raskt på Side 4 av 6
grunn av innkjøpssystemene, reserveringer og for å få mediene fort ut til brukerne. Vi kan ikke tåle at treghet i produksjon av katalogdata hindrer oss. Vi må unngå at sentral katalogisering blir en flaskehals som forsinker tilgjengeliggjøring av nytt materiale i bibliotekene. Distribuert produksjon av data til en felles bibliografisk database med god tilrettelegging for deling og gjenbruk vil være en god modell for «én bok én registrering» Gruppa er enig i at kjernedata som innhøstingen til Biblioteksøk baserer seg på må ha høy kvalitet og følge katalogiseringsreglene. Endringer i felt som ikke er kjernedata bør kunne gjøres lokalt, kunne deles og kvalitetssikres, men selvsagt i henhold til nasjonale regler. Folkebibliotekenes samlinger omfatter langt mer enn norske bøker, det vil derfor fortsatt være et stort behov for katalogdata produsert lokalt. På Deichman utgjør norske bøker mindre enn 30% av de katalogiserte titlene. Deichman henter 45 % av sine katalogposter fra BIBBI-basen, mens 55 % er egenproduserte. Tilsvarende tall fra de andre storbybibliotekene er ikke innsamlet. Autoritetsregistre Hvert enkelt bibliotek må i dag vedlikeholde sitt eget autoritetsregister for blant annet personer, emner og sngere. Hvis en omstendighet endrer seg i dagens situasjon, f.eks. at det skal legges til dødsår i beskrivelsen av en person, må den samme endringen utføres manuelt i hvert enkelt biblioteks register. Et felles autoritetsregister bør kunne brukes i det enkelte biblioteks katalog slik de er, uten at det opprettes lokale kopier med lokale identifikatorer. Ved endring av autoriteter i sentralt register skal opplysningene automatisk kunne oppdateres i alle kataloger som bruker dem. Felles autoriteter er en nødvendig forutsetning for at vi skal få fullt utbytte av deling av katalogdata mellom bibliotekene. Gode felles autoritetsregistre vil dessuten kunne gi et løft til kvaliteten på bibliotekenes kataloger, og det vil redusere arbeidsmengden som må legges ned i retting og vedlikehold av katalogdata. Nasjonalbibliotekets planer om nasjonale registre følges med interesse. Arbeidsgruppen tenker at storbybibliotekene bør vurdere å ta ansvar for å utvikle en felles nasjonal metadatabrønn i samarbeid med Nasjonalbiblioteket og valgt leverandør. Det bør undersøkes muligheter for samarbeid med universitets og høgskolesektoren og mulighetene for et nordisk samarbeid. Nasjonalbiblioteket oppfordres til å begynne arbeidet med bl. a. et verksregister med unike verksindikatorer for norske utgivelser. Nasjonalbiblioteket bør ha ansvar for å vedlikeholde registeret, men at det åpnes for at andre bibliotek får tilgang til registeret og muligheter for å bidra i arbeidet, ved en felles dugnad vil et slikt register realiseres betydelig raskere. Side 5 av 6
Start- og sluttdato for prosjektet Sluttrapport En bok - en registrering Prosjektvarighet Ettårig Fra dato 01-10-2014 Til dato 01-10-2015 Samarbeidspartnere Organisasjon/institusjon Formell avtale Rolle Deichmanske bibliotek Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Bergen offentlige bibliotek Strømgaten 6 5015 Bergen Trondheim folkebibliotek Postboks 2300 Sluppen 7004 Trondheim Bærum bibliotek 1304 Sandvika Kristiansand folkebibliotek Postboks 476 4664 Kristiansand Vedleggsoversikt Beskrivelse Vedlegg 1 Vedlegg 2 Prosjektregnskap Side 6 av 6