Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 16/167 Møtedato/tid: 30.11.2016 Kl 09:00 Møtested: Formannskapssalen, Skaun rådhus Møtedeltakere: Roy Michelsen Arne Morten Johnsen Georg Heggelund Oddrun Husby Ann-Sølvi Valås Myhr Forfall: Andre møtende: Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS(RMN) Solmaz A. Sariljou, RMN Jan-Yngvar Kiel, Rådmann. Torbjørn Brandt, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kopi: Postmottak Skaun kommune, Postmottak RMN, Ordfører, Rådmann, Frode Singstad RMN, Arve Gausen RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon 930 65 722, eller e-post: torbjorn.brandt@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 24.11.2016 Roy Michelsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Førstekonsulent, Konsek
Sakliste Saksnr. Sakstittel 39/16 Godkjenning av møteprotokoll 40/16 Orientering om regnskapsrevisjon og status revisjon av kommuneregnskapet 2016 41/16 Orientering om vertskommunesamarbeid - brann og redning 42/16 Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018 43/16 Forslag til plan for selskapskontroll 2017-2018 44/16 Aktuelle saker fra utvalgene 45/16 Referatsaker 46/16 Forslag til møteplan 2017 47/16 Forslag til enhetsbesøk 2017 48/16 Forslag til avtaler om finansiell- og forvaltningsrevisjon 49/16 Eventuelt 50/16 Forvaltningsrevisjon byggesaksbehandling - prosjektplan
Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 30.11.2016 39/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/167-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget.
Orientering om regnskapsrevisjon og status revisjon av kommuneregnskapet 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 30.11.2016 40/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 216 Arkivsaknr 16/29-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretak sine årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser eller avtaler med revisor, jf. kommuneloven 77 nr. 4 og forskrift om kontrollutvalg i kommune eller fylkeskommune 6. Oppdragsansvarlig revisor for Skaun kommune vil gi kontrollutvalget en generell gjennomgang for regnskapsrevisjon samt orientere om plan av gjennomføring av finansiell revisjon for 2016 i møtet. Revisor vil videre redegjøre for status for den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering.
Orientering om vertskommunesamarbeid - brann og redning Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 30.11.2016 41/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &58 Arkivsaknr 14/76-14 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om status i saken tidlig 2017. Vedlegg Varsel om kritikkverdige forhold i brannvesenet 09.11.2016.pdf Oversendelse av rapport fra tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner.pdf Funn som begrunner systemavvik.pdf Veiledning innenfor sentrale tema.pdf Tilbakemelding på tilsynsrapport Tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapport for kommunene Orkdal, Skaun og Snillfjord Saksutredning Kommunen skal ifølge loven sørge for at drift av brannvesenet er forsvarlig og at brannvesenet ivaretar de forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Kommunens internkontroll skal sikre at kravene etter loven og forskriftene blir overholdt. Kommunens internkontrollsystem skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid blir overholdt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget å ta rådmannens redegjørelse til orientering, men samtidig påse at saken følges opp videre i form av en ny orientering tidlig i 2017. Etter neste orientering, bør utvalget vurdere om saken kan avsluttes eller om det er nødvendig og tilstrekkelig med en ytterlig orientering eventuelt vurdere om revisjon av verstkommunesamarbeidet kan være hensiktsmessig.
Fra Mannskapet i Skaun brann- og redningstjeneste ved tillitsvalgt og verneombud Til Brannsjef Leif Harald Bremnes Børsa, 9. november 2016 Teknisk sjef Frøydis Aarnseth Aalbu Rådmann Jan-Yngvar Kiel Kopi: Hovedverneombud Steinar Svorkland og hovedtillitsvalgt Heidi Olsen Varsel om kritikkverdige forhold i Skaun brann- og redningsvesen Med dette vil vi varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, iht. arbeidsmiljølovens 2-4. Vi i mannskapet har tidligere meldt fra om en rekke utfordringer på flere nivåer for brannvesenet (viser til brev til brannsjefen datert 27. november 2015 og uformelt møte i starten av 2016 uten referat, og e-postkorrespondanse første halvdel av mai 2016 uten tilbakemelding selv etter flere påminnelser). Vi ser nå at det fremdeles er store utfordringer med å opprettholde en tilfredsstillende beredskap, og vi vil varsle om brannvesenets ledelses manglende evne og vilje til å følge minimumskravene i en del av det sentrale regelverket som er styrende for brannvesenets virksomhet. For oss er det uklart om det er brannsjefen eller ledelsen i kommunen som har ansvaret her, men det overordnede ansvaret ligger uansett hos kommunens ledelse. Dette er ikke noe tilsyn eller revisjon, men vi har likevel merket oss at det er noen helt sentrale lov- og forskriftskrav som brannvesenet og kommunen avviker fra: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 Dimensjoneringsforskriften; opplæring og kompetanse i kap. 7, dimensjonering i kap. 5 Internkontrollforskriften 5 om innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og krav til dokumentasjon Forskrift om brannforebygging, kap. 4 om kommunens plikter, særlig 14 og 22 (kartlegging av risiko og dokumentasjon) Side 1 av 6
Vi er også sterkt kritiske til at det er planlagt endringer ved brannstasjonen som er fremlagt for Formannskapet uten at styringsgruppa for prosjektet, eller tillitsvalgt og verneombud, har vært informert og involvert. Det legges videre opp til vedtak om ombygging i Kommunestyret (møte 15. desember) uten at de ansatte har blitt tilstrekkelig hørt. Målet med ombygging av stasjonen er å oppnå bedre HMS-forhold ved å etablere ren og skitten sone. Innenfor rammene av dagens stasjon viser erfaringer fra Orkdal brannvesen at det ikke lar seg gjennomføre, hverken i Orkdal eller Skaun, på en slik måte at kravene Arbeidstilsynet stiller vil bli oppfylt. I tillegg er vi sterkt kritiske til at det planlegges endringer i brannstasjonen som gjør at trimrommet står i fare for å forsvinne fra stasjonen. Brann- og eksplosjonsvernloven 9, andre ledd (vår utheving): Kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven på en effektiv og sikker måte. Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brannvesenet blir best mulig tilpasset de oppgaver det kan bli stilt overfor. Kommunen skal evaluere hendelser for å sikre kontinuerlig læring og forbedring av det forebyggende og beredskapsmessige arbeidet. Leder av brannvesenet og øvrig personell skal ha de kvalifikasjoner som er nødvendige for å kunne ivareta brannvesenets oppgaver på en forsvarlig måte. To eller flere kommuner kan avtale å ha felles brannvesen eller felles ledelse av brannvesenet. Kommunen kan gjennom avtale overlate brannvesenets oppgaver og ledelse helt eller delvis til en annen kommune, virksomhet e.l. Kommunen må i slike tilfeller etablere ordninger som sikrer at all myndighetsutøvelse etter loven skjer under kommunens formelle ansvar. Det foreligger ingen risiko- og sårbarhetsanalyse, og vi kjenner ikke til at det er planer om å gjennomføre det for å sørge for at brannvesenet i Skaun best mulig tilpasset de oppgaver vi kan bli stilt overfor. Hendelser blir evaluert muntlig på brannstasjonen av det personellet som har vært i innsats, men det er ikke noe system for dokumentasjon og systematisk læring eller forbedring. Dimensjoneringsforskriften, opplæring og kompetanse i kap. 7, dimensjonering i kap. 5 7-1.Kommunens plikter Kommunen skal sørge for at personell i brannvesenet tilfredsstiller de krav til kvalifikasjoner som denne forskrift stiller. Det skal gjennomføres praktiske og teoretiske øvelser med slik hyppighet, omfang og innhold at personellets kompetanse blir vedlikeholdt og utviklet slik at den er tilstrekkelig til at brannvesenet kan løse de oppgaver det kan forventes å bli stilt overfor. Vi beskrev vår bekymring om forberedelse, gjennomføring, innhold og evaluering av øvelser i vårt brev fra 27. november 2015, og vi kjenner ikke til at kommunen på noen måte har gjort noe for å påse at brannvesenets ledelse har gjennomført nødvendige forbedringer for øvelsene. Side 2 av 6
5-1. Dimensjonering og lokalisering Enhver kommune skal ha beredskap for brann og ulykker som sikrer innsats i hele kommunen innenfor krav til innsatstider etter 4-8. Samlet innsatsstyrke skal være minst 16 personer, hvorav minst 4 skal være kvalifiserte som utrykningsledere. Beredskapen skal legges til tettsted der slikt finnes. Et tettsted kan dekkes av beredskap fra annet tettsted innenfor krav til innsatstider etter 4-8. 5-3. Vaktberedskap I spredt bebyggelse og i tettsteder med inntil 3.000 innbyggere kan beredskapen organiseres av deltidspersonell uten fast vaktordning. Til tider hvor det ikke kan forventes tilstrekkelig oppmøte ved alarmering skal det opprettes lag med dreiende vakt. Etter forrige runde med ansettelser (fire konstabler sommeren 2014, alle fire røykdykkere, etter hvert til sammen tre av dem godkjent som sjåfører, to av disse inngår i sjåførvaktordningen) var vi en stund akkurat 16 mann i innsatsstyrken. Det er minimum, og gir i utgangspunktet ikke rom for hverken sykmeldinger eller permisjoner. Etter det har vi i perioder hatt både to og tre personer ute i lengre sykmeldinger eller planlagte permisjoner samtidig, og én har sluttet, uten at det er gjort noen ting for å kompensere for den reduserte innsatsstyrken. Dessuten er det fire personer i innsatsstyrken som bor for langt unna brannstasjonen til at de kan regnes med i førsteinnsatsen (to i Buvika, en på Venn og en på Viggja). Av de som bor i Børsa har innsatsstyrken i løpet av det siste året i praksis blitt redusert med to personer. En sa opp sin stilling ved årskiftet 2015/2016 og sluttet i mars (har flyttet ut av kommunen), og en er ute i langvarig sykmelding. I tillegg er det tre tidligere røykdykkere i innsatsstyrken som ikke ønsker å fortsette som røykdykkere, og en er nå kun fire personer i sjåførvaktordningen, som normalt skal bestå av seks personer med vakt hver sjette helg. I tillegg er det utrykningsledere som sjelden eller aldri møter opp ved øvelser eller alarmering når de ikke har vakt som utrykningsleder. Samlet sett er vi nå både færre røykdykkere, færre sjåfører (godkjent for utrykningskjøring med stor brannbil) og færre konstabler i innsatsstyrken enn vi har vært på lang tid. Da er det ikke rart at det er flere eksempler på at det kun har vært to, tre og fire personer som har møtt opp på stasjonen ved alarmering, og oppmøtet har flere ganger vært helt på grensen av hva som er forsvarlig for å kunne løse oppdraget. Vi kan ikke se at brannvesenets ledelse eller kommunens ledelse har gjort nok for å sikre tilstrekkelig oppmøte med nødvendig kompetanse (altså tilstrekkelig antall godkjente røykdykkere som bor nærme nok stasjonen til at en kan regnes med i førsteinnsats), og slik det er i dag vil det være tilfeldigheter som avgjør om det vil være nok røykdykkere som møter opp til at en kan løse oppdrag med røykdykking i førsteinnsatsen. Det mener vi er uholdbart, og det kan sette sikkerheten til innbyggerne i fare ved for eksempel husbrann, særlig i bygninger hvor det bor personer som vil trenge hjelp til å evakuere. Side 3 av 6
Hvis tilstrekkelig oppmøte ikke kan forventes, skal dette sikres ved å etablere dreiende vakt. Det er ikke blitt gjort noen gang de senere årene, selv om det har vist seg at det flere ganger er så svakt oppmøte at det er på grensen av hva som er forsvarlig. Ingen av reduksjonene i innsatsstyrken har kommet overraskende, flere har varslet i god tid, men det er så vidt vi kjenner til ikke gjort noen ting for å få ansatt og lært opp flere, eller få flere sjåfører eller røykdykkere blant de som allerede inngår i innsatsstyrken. Det er uholdbart, og vi mener det er i strid med dimensjoneringsforskriftens krav om at innsatsstyrken skal være minst 16 personer. Internkontrollforskriften 5 om innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og krav til dokumentasjon Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Internkontroll innebærer at virksomheten skal: 1. sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten 2. sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer 3. sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes 4. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet (må dokumenteres skriftlig) 5. ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt (må dokumenteres skriftlig) 6. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene (må dokumenteres skriftlig) 7. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen (må dokumenteres skriftlig) 8. foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt (må dokumenteres skriftlig) Vi kjenner ikke til at punktene 4, 5 6 7 og 8 over er er dokumentert, fulgt opp og oppdatert for brannvesenet i Skaun. Forskrift om brannforebygging, kap. 4 om kommunens plikter, særlig 14 og 22 (kartlegging av risiko og dokumentasjon) 14. Kartlegging av risikoen for brann Kommunen skal kartlegge sannsynligheten for brann og konsekvensene brann kan få for liv, helse, miljø og materielle verdier i kommunen. Kommunen skal herunder kartlegge utsatte grupper i kommunen som har en særlig risiko for å omkomme i eller bli skadet av brann, og brannobjekter der brann kan føre til tap av mange menneskeliv. 22: Kommunens dokumentasjon: Kommunen skal dokumentere at dens plikter etter 14 til 21 er oppfylt. Krav om kartlegging av risikoen henger sammen med krav om risiko- og sårbarhetsanalyse etter brann- og eksplosjonsvernloven 9 og er beskrevet tidligere. Dette er heller ikke dokumentert etter 22. Side 4 av 6
Manglende medarbeidersamtaler I annen virksomhet er det vanlig at medarbeidersamtaler gjennomføres en gang i året eller ved behov. Dette står det noe om i kommunens personalhåndbok, men det er ikke gjennomført medarbeidersamtaler for ansatte i beredskapen i Skaun brann- og redningstjeneste på mange år. Hadde man gjennomført medarbeidersamtaler, ville en kanskje kunne forebygget og forstått mer av bakgrunnen for at noen velger å slutte som røykdykkere, eller slutte i sjåførvaktordningen. Planlagt ombygging av brannstasjonen For å tilfredsstille krav til utforming, som sikrer et fullt forsvarlig fysisk arbeidsmiljø ved brannstasjonen (krav om ren og skitten sone etc.), planlegges det nå ombygging i dagens lokaler. Saken har blitt fremlagt for Formannskapet (6. oktober 2016) og planlegges lagt frem for Kommunestyret (15. desember 2016) uten at de ansatte har blitt tilstrekkelig involvert eller hørt. For eksempel er trimrommet tatt ut av planene for stasjonen uten at noen av oss som jobber der og bruker det er spurt om hva vi mener om det, og dersom kjøretøy skal vaskes på en forsvarlig måte etter innsats, må det gjøres utenfor stasjonen uten godkjent arbeidsplattform for arbeid i høyden. Arbeidstilsynet har nylig gjennomført tilsyn på brannstasjonen i Orkdal (11. oktober 2016, referert i e-post fra brannsjefen til styringsgruppa for ombyggingen 12. oktober), og basert på erfaringene derfra er det som nå planlegges i Skaun langt fra tilstrekkelig, hverken for løsninger som sikrer forsvarlig arbeidsmiljø, eller for fremdrift. Vi er sterkt kritiske til at kommunen planlegger omfattende ombygging hvor rammene for dagens stasjon uansett gjør det umulig å tilfredsstille dagens krav til ren og skitten sone, for eksempel ved vask av kjøretøy. Vi ber om at kommunen setter betydelig større fart i planleggingen av en ny stasjon, fortrinnsvis i et nytt bygg, hvor dagens krav til forsvarlig arbeidsmiljø kan tilfredsstilles. Trimrommet - unødvendig å måtte kjempe for å beholde det Trimrommet på stasjonen er svært viktig for at mannskapet skal kunne være i god fysisk form, og det er en viktig arena for å sikre et godt psykososialt arbeidsmiljø. Trimrommet er bygget på dugnad, med økonomisk støtte blant annet fra NAV, en støtte som kommunen kan risikere å måtte betale tilbake hvis den velger å fjerne trimrommet fra stasjonen. Den viktigste verdien ved trimrommet er at man kan trene på alle døgnets tider, når det måtte passe for den enkelte, sammen med gode kollegaer eller alene, og at dette kan skje uten at en må ta hensyn til utenforstående. Etter krevende hendelser og ulykker er trimrommet en fin arena som flere bruker for å prate ut om ting en kan ha opplevd. Den muligheten mister vi om vi skal trene på et senter med andre. Arbeidstilsynets veiledning om helseundersøkelse og fysiske tester for røyk- og kjemikaliedykkere stiller også strengere krav til helse og fysisk skikkethet enn det som Side 5 av 6
gjelder for de fleste andre yrkesgrupper. Fjerner kommunen trimrommet fra brannstasjonen blir det vanskeligere for de ansatte tilfredsstille kravene. Trimrommet er også et viktig gode som er med på å gjøre det attraktivt å jobbe deltid i brannvesenet. Det er et gode vi ikke vil gi slipp på, ikke bare fordi det er fint for oss som jobber der, men først og fremst fordi det gjør at vi er fysisk skikket til å gjøre den fysisk krevende jobben samfunnet og kommunens innbyggere forventer av oss. Vi kjenner ikke til at det er andre stillinger i kommunen med noe i nærheten av samme krav til fysisk form som kravene i brannvesenet. Da mener vi et eget trimrom for å ivareta dette ikke er for mye å be om, og vi mener det er synd at vi gang på gang må kjempe for å beholde det når kommunen planlegger endringer ved stasjonen. Dessuten stiller arbeidsmiljølovens 3-4 krav om at arbeidsgiver skal vurdere tiltak for å fremme fysisk aktivitet. Det å fjerne trimrommet fra brannstasjonen er ikke et tiltak som fremmer fysisk aktivitet blant de ansatte i brannvesenet. Oppsummerende kommentarer De avvikene fra lover og forskrifter som er beskrevet over, påvirker brannvesenets evne til å utføre pålagte oppgaver på en forsvarlig måte, og påvirker dermed også innbyggernes sikkerhet. Vi forventer en snarlig løsning. Vi bidrar også gjerne, og vi ser frem til en god dialog videre. Vi ber om en skriftlig tilbakemelding på dette brevet, med en forpliktende fremdriftsplan, som viser hvordan kommunen ser for seg å få lukket avvikene fra lover og forskrifter innen rimelig tid. Til orientering kommer Arbeidstilsynet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap og politikerne i kommunestyret også til å bli varslet om de kritikkverdige forholdene vi har gjort rede for her. Vennlig hilsen Øystein Skogvang, tillitsvalgt mob. 913 92 346 oystein.skogvang@gmail.com Rolf Jomar Nilsen, verneombud Side 6 av 6
Dokument dato Vår referanse 25.06.2013 2013/4209/OPVE Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Vera Lisa Opsahl, tlf. 33412607 14.06.2013 1 av 5 Orkdal kommune, rådmannen Arkivkode 326 Bårdshaug 7300 ORKANGER Oversendelse av rapport fra tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) oversender rapport etter dokumenttilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner. DSB forutsetter at kommunen utarbeider en forpliktende handlingsplan og sender denne til DSB innen 01.11.2013. Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Brann og redning Hans Kristian Madsen avdelingsleder Vera Lisa Opsahl sjefingeniør Vedlegg: Funn som begrunner systemavvik Veiledning innenfor sentrale tema Kopi med vedlegg til: Orkdal kommune, brannsjefen Bårdshaug 7300 ORKANGER Skaun kommune, rådmannen Rådhuset 7353 BØRSA Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Statens Hus 7468 TRONDHEIM Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks 2014 3103 Tønsberg Kontoradresse Rambergveien 9 3115 Tønsberg E-post postmottak@dsb.no Telefon 33 41 25 00 Internett dsb.no Telefaks 33 31 06 60 Org.nr. 974 760 983 Hovedkontoradresse Rambergveien 9 3115 Tønsberg
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 2 av 5 Enhet for Forebygging 25.06.2013 2013/4209/OPVE Tilsynsrapport 1 Innledning 1.1 Generelt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) gjennomførte tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid andre kvartal 2013. Tilsynet er en kontroll av innsendt dokumentasjon og besvarelse av elektronisk spørreskjema. Rapporten omhandler de avvik og anmerkninger som ble avdekket i forhold til de lovverk DSB forvalter, jf. punkt 2. 1.2 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Etter lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) 9, skal kommunen sørge for drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Utfyllende bestemmelser om dette er gitt i forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (heretter kalt dimensjoneringsforskriften) og forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (heretter kalt forebyggendeforskriften) kapittel 5 og 6. Etter brann- og eksplosjonsvernloven 8 fremkommer det at kommunen skal ha et system (internkontroll) for å sikre at kravene etter loven og forskriftene blir overholdt. Selv om bestemmelsen ikke fremkommer av loven kapittel 3, som omhandler kommunens plikter og fullmakter, fremgår det av lovens forarbeider at 8 også gjelder bestemmelsene i kapittel 3. Dersom DSB ved en gjennomgang av innsendt dokumentasjon ser at pliktene, som for eksempel gjelder bemanning, ikke er fulgt, vil dette kunne være en indikasjon på at kommunen ikke har et system etter brann- og eksplosjonsvernloven 8. Kommunens internkontrollsystem skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid blir overholdt. Kravene fremkommer av brann- og eksplosjonsvernloven og forskrifter gitt i medhold av denne, dvs. dimensjoneringsforskriften og forebyggendeforskriften. Et system etter 8 bør inneholde følgende elementer: Igangsette: Sette mål og beskrive ansvar og myndighet. Kartlegge: Skaffe oversikt over aktuelle lover/forskrifter og kartlegge evt. avvik, kartlegge risiko. Planlegge og prioritere tiltak: Lage handlingsplan for gjennomføring. Følge opp: Gjennomføre tiltak, foreta jevnlig gjennomgang av systemet for å sikre at det fungerer i praksis. Kravet til internkontroll omfatter også brann- og redningsvesenets FOREBYGGENDE plikter/oppgaver.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 3 av 5 Enhet for Forebygging 25.06.2013 2013/4209/OPVE 2 Hjemmelsgrunnlag og regelverk Tilsynet er hjemlet i følgende lover og forskrifter: Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) Forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn Forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen Forskrift 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 3 Tema og omfang for tilsynet Tilsynets formål er å vurdere om kommunen har et internkontrollsystem som sikrer at krav fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven innen brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid overholdes. Systemet ble kontrollert på følgende områder: bemanning ledelse/forebyggende avdeling kompetanse forebyggende avdeling risiko- og sårbarhetsanalyse plan over brannverntiltak myndighetsutøvelse ved tilsyn informasjonstiltak samarbeid med andre kommuner om brann- og redningsvesenets forebyggende oppgaver 4 Resultater fra tilsynet 4.1 Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 4 av 5 Enhet for Forebygging 25.06.2013 2013/4209/OPVE 4.2 Avvik Følgende avvik ble avdekket under tilsynet: Avvik 1 Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Avvik fra Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) 8 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 9 Etablering og drift av brannvesen Kommentar Kommunen plikter å gjennomføre et systematisk internkontrollarbeid for selv å kunne sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende oppgaver til enhver tid blir overholdt. Funn på blant annet følgende områder viser at internkontrollsystemet ikke er tilfredsstillende: bemanning risiko- og sårbarhetsanalyse plan over brannverntiltak samarbeid Funnene er beskrevet i vedlegg 1. Dette er funn som viser at kommunen ikke har et internkontrollsystem som sørger for at konkrete krav etter lov/forskrift blir fulgt. Det er derfor sannsynlig at det fins flere forhold som ikke er omtalt, men som vil bli avdekket gjennom et tilfredsstillende internkontrollsystem. Kommunen må skaffe oversikt over lokal risiko og aktuelle krav i brann- og eksplosjonsvernloven og tilhørende forskrifter for å kartlegge og lukke eventuelle avvik. En systematisk kartlegging av risiko vil gi et grunnlag for å planlegge og gjennomføre forebyggende tiltak i kommunen. Dersom kommunen skal kunne tilfredsstille krav fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven, er det en forutsetning at brann- og redningsvesenet har tilstrekkelig med personell, og at personellet har de kvalifikasjoner som er nødvendige for å kunne ivareta brann- og redningsvesenets forebyggende oppgaver på en forsvarlig måte. Hvis kommunen ikke disponerer kvalifisert personell selv, må oppgavene løses gjennom kommunesamarbeid eller ved kjøp av tjenester. 4.3 Anmerkninger Det ble ikke gitt noen anmerkninger under tilsynet.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 5 av 5 Enhet for Forebygging 25.06.2013 2013/4209/OPVE 5 Oppfølging av tilsynet DSB ber om at det blir utarbeidet en fremdriftsplan med forslag til korrigerende tiltak i forhold til avviket som ble avdekket ved tilsynet. Frist for å oversende fremdriftsplan til DSB er 01.11.2013. Fremdriftsplanen skal beskrive hvordan avviket ikke tilfredsstillende internkontroll skal lukkes, og ikke være en plan som omhandler hvordan hvert enkelt funn skal utbedres. Det må fremgå av fremdriftsplanen at kommunen skal utarbeide et internkontrollsystem som sikrer at krav fastsatt i eller i medhold av loven overholdes, og når dette arbeidet skal være ferdigstilt. Det skal ikke sendes inn dokumentasjon i forbindelse med tilbakemeldingen. Internkontroll i forbindelse med beredskapsarbeid er ikke en del av dette tilsynet. Tønsberg, 25.06.2013 Vera Lisa Opsahl sjefingeniør
Vedlegg 1 til tilsynsrapport Orkdal og Skaun kommuner. Funn som begrunner systemavvik I tilsynsrapporten viser DSB til funn som begrunner avviket Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Krav til internkontroll fremgår av brann- og eksplosjonsvernloven 8. Det er kommunen ved kommunestyret som er pliktsubjekt, og ikke brannvesenet. Dersom kommunen for eksempel lar stillinger være ubesatt, er dette svikt i kommunens internkontrollsystem. Kommunen skal ha et system for selv å avdekke og lukke avvik fra krav gitt i lov/forskrift. Funnene som er beskrevet er avdekket ved gjennomgang av svar på spørreskjema og innsendt dokumentasjon. Dersom det er uenighet om disse funnene, ta kontakt med DSB. Selv om et område ikke er nevnt blant funnene, vil ikke det si at DSB godkjenner dette området. Det er sannsynlig at det fins flere forhold som ikke er omtalt i kommentaren til avviket, men som vil bli avdekket gjennom et tilfredsstillende internkontrollsystem. En tilbakemelding som kun tar for seg de funn som er avdekket vil derfor kunne være ufullstendig, og vil ikke omfatte bakenforliggende årsak til at avvik oppstår. Fremdriftsplanen skal beskrive hvordan avviket ikke tilfredsstillende internkontroll skal lukkes! Henvisninger til lovverk: Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) Forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (forebyggendeforskriften) Forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) Forskrift 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Tilsynet har avdekket følgende funn som begrunner systemavviket: Bemanning * Det er ikke avsatt tilstrekkelige ressurser til ledelse. I en brannvernregion med ca 18 600 innbyggere skal det avsettes minimum 0,9 årsverk til hhv. brannsjef, leder for forebyggende avdeling og leder for beredskapsavdelingen. I hht. svar i spørreskjemaet fyller brannsjefen både funksjonen som brannsjef og leder for beredskapsavdelingen. Det skulle vært avsatt 1,8 årsverk til disse funksjonene. * Det er ikke avsatt tilstrekkelig ressurser til forebyggende personell. Minimumskravet er 1,9 årsverk, mens det i hht. svar i spørreskjemaet er avsatt kun 0,6 årsverk. Det ble også oppgitt i spørreskjemaet at det ikke er ressurser til å revidere listen over særskilte brannobjekter. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 Dimensjoneringsforskriften 2-5 og 3-2 Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) Det foreligger ikke ROS-analyse. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 og 10 Dimensjoneringsforskriften 2-4 Side 1 av 2
Plan over brannverntiltak Det er ikke laget skriftlig plan over brannverntiltak. Brann- og redningsvesenet skal hvert år utarbeide en skriftlig plan over brannverntiltak. Viktige elementer i en plan er hovedmål med underliggende delmål, satsingsområder, tiltak og aktiviteter. Planen må ses i sammenheng med ROS-analysen. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 Forebyggendeforskriften 5-2 c Internkontrollforskriften 5 Samarbeid Orkdal og Skaun kommuner bør etablere fullt samarbeid jf. brann- og eksplosjonsvernloven 15. I tillegg må kommunene søke samarbeid med andre kommuner for best mulig å utnytte samlet kompetanse i regionen. I en forebyggende avdeling med flere heltidsstillinger vil man få et større fagmiljø som er mindre sårbart ved fravær og vakante stillinger. DSB har god erfaring med at fullt interkommunalt samarbeid sikrer kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 og 15 Dimensjoneringsforskriften 3-1 Annet: Brann- og redningsvesenet skal ikke bistå eier/bruker av særskilte brannobjekter med å utarbeide dokumentasjon eller skissere tekniske løsninger under tilsynet. Dersom brann- og redningsvesenet oppdager bygg som har endret bruk i forhold til godkjenning, eller at det er foretatt større bygningsmessige endringer uten at detter er omsøk, må dette meldes til bygningsmyndigheten. Tønsberg, 25.06.2013 Vera Lisa Opsahl sjefingeniør Side 2 av 2
Vedlegg 2 til tilsynsrapport veiledning innenfor sentrale tema Risiko- og sårbarhetsanalyse Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brann- og redningsvesenet kan planlegge og gjennomføre forebyggende tiltak for å redusere kartlagt risiko i kommunen på en systematisk måte. Kun gjennom en kartlegging av risiko og sårbarhet vil man kunne iverksette hensiktsmessige forebyggende og beredskapsmessige tiltak og drifte brannvesenet på en tilfredsstillende måte. En plan for hvordan kommunen vil redusere sannsynligheten for at uønskede hendelser skal oppstå, må være en del av ROS-analysen. Det må også fremgå hvordan konsekvensene skal reduseres dersom slike hendelser likevel skjer. Kommunen kan gjennomføre analysen selv eller kjøpe tjenesten av annen kommune eller konsulent. Kommunen skal ha rutiner for jevnlig oppdatering av ROS-analysen. For planlegging og gjennomføring av ROS-analyse, se Norsk Standard NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger. Plan over brannverntiltak Kommunen skal hvert år utarbeide en skriftlig plan over brannverntiltak. Viktige elementer i en plan er hovedmål med underliggende delmål, satsingsområder, tiltak og aktiviteter. Planen skal minimum inneholde: tiltak for å redusere risiko avdekket i ROS-analysen informasjons- og motivasjonstiltak gjennomføring av tilsyn med særskilte brannobjekter Aktuelle tiltak for å redusere risiko vil kunne være informasjonskampanjer eller tilsynsaksjoner, og gjennomføring av prosjekter alene eller i samarbeid med andre aktører. Samarbeid om brannvesenets forebyggende oppgaver Ved å etablere interkommunalt samarbeid sikrer små kommuner kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. I en forebyggende avdeling med flere heltidsstillinger vil man få et større fagmiljø som er mindre sårbart ved fravær og vakante stillinger. I små brannvesen, der ledelsen og forebyggende personell fyller flere funksjoner i kommunen, oppstår det lett faglige- og tidsmessige konflikter. DSB har god erfaring med at fullt interkommunalt samarbeid sikrer kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. Krav om samarbeid fremgår av brann- og eksplosjonsvernloven 15. Informasjons- og motivasjonstiltak Informasjons- og motivasjonstiltak er en svært viktig del i det forebyggende brannvernet. Kommunen skal sette mål for arbeidet og prioritere målgrupper på bakgrunn av vurdert risiko. DSB forventer også at brannvesenet deltar i de sentralt initierte aktivitetene. Side 1 av 2
Brannvesenet som lokal brannmyndighet og dialog med byggesaksavdeling Brannvesenet plikter å følge forvaltningsloven og å utøve korrekt myndighetsutøvelse. DSB har utarbeidet en veiledning for myndighetsutøvelse ved tilsyn. Veiledningen er et hjelpemiddel for å øke kvaliteten på tilsynsarbeidet ved å sikre korrekt, systematisk, enhetlig og forutsigbar myndighetsforvaltning. Veiledningen kan innarbeides i lokale internkontroll- og saksbehandlingssystemer. Styrende dokumenter for tilsyn, og forvaltningslovens bestemmelser, er lagt til grunn for utarbeidelsen. Veiledningen foreligger elektronisk på www.dsb.no. Brannvesenet bør tilstrebe å ha en god dialog med kommunens byggesaksavdeling. De bør delta på forhåndskonferanser i relevante byggesaker, blant annet for å avklare behov for slukkevann og adkomst for brannvesenets materiell. Brannvesenet skal ikke fungere som rådgiver for ansvarlig prosjekterende i byggesaker, eller på annen måte angi branntekniske løsninger. Dersom brannvesenet oppdager feil i et nyoppført bygg, skal de be eier av bygget om å legge frem dokumentasjon på at bygget er oppført og utstyrt i samsvar med plan- og bygningsloven og tilhørende forskrifter. Dersom brannvesenet oppdager brudd på dette regelverket skal forholdet meldes til byggesaksavdelingen slik at byggesaken kan gjenåpnes. Oppgaver i tillegg til de lovpålagte I henhold til brann- og eksplosjonsvernloven kan kommunen legge andre oppgaver til brannvesenet så lenge dette ikke svekker brannvesenets gjennomføring av lovpålagte oppgaver. Dersom brannforebyggende avdeling blir pålagt andre oppgaver, kan det medføre behov for personellressurser utover minstekravet. Dersom brannvesenet tilbyr kurs eller andre tjenester må de sikre at kursvirksomheten er i samsvar med EØS-avtalens regler, slik at det ikke oppstår ulovlig kryssubsidiering mellom privat og offentlig virksomhet. Brannsikkerhet i kommunale bygninger Eier av ethvert brannobjekt skal sørge for at dette er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Eier må ha et forvaltningssystem for å ivareta sikkerheten i sine bygg. Systematisk sikkerhetsforvalting av bygg består av kartlegging og analyse av risiko samt planlegging og gjennomføring av risikoreduserende tiltak. Kommuner som gjennomfører systematisk sikkerhetsforvaltning i sine bygninger, vil får en bedre sikkerhet for brukere av kommunale bygg. Å utarbeide en god dokumentasjon av bygningsmasse og brannvern er en del av denne prosessen. Denne dokumentasjonen er et godt utgangspunkt når brannvesenet og andre tilsynsetater skal gjennomføre systemrevisjon. Gjennom prosjektet Systematisk sikkerhetsarbeid i kommunale bygg ble det utarbeidet to temaveiledninger. Målgruppen er eiere og forvaltere av kommunal bygningsmasse samt ledere og ansatte i kommunale virksomheter. Systemet kan også tilpasses private eiendomsforvaltere. Veiledningene foreligger elektronisk på www.dsb.no. Tønsberg, januar 2013 Kontaktpersoner i DSB: Vera Lisa Opsahl, 33 41 26 07 Jan-Tore Dilling, 33 41 26 17 Side 2 av 2
Orkdal kommune Brann- og redningsvesenet Saksbehandler Ronny Ramsøskar, tlf. 72483262 Vår dato 21.10.2013 Deres dato 25 06.2013 og 25.07.2013 Vår referanse 2013/5828 2 Deres referanse 2013/4209/0PVE og 2013/4507/0PVE Side 1 av 2 Prosjektnr.: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Att. Vera Lisa Opsahl T Pb. 2014 3103 TØNSBERG Si',".. ','\,''\.,%Q.!'t;KEr-v-',';'1-' Svar på rapporter fra tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal, Skaun og Snillfjord kommuner Vi viser til Deres oversendelse av rapport vedrørende tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner av 25.06.2013 med frist for tilbakemelding 01.11.2013. Etter tilsynet har Orkdal kommune også inngått avtale med Snillfjord kommune om å inngå felles brannvesen med Orkdal kommune som vertskommune. Dette svar med handlingsplan gjelder dermed også for tilsynsrapport oversendt Snillfjord kommune 25.07.2013. Begge tilsyn avdekker avvik vedrørende kommunens internkontrollsystem som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven overholdes. For å rette på dette er følgende arbeider påbegynt: Orkdal kommune er godt i gang med å få utarbeidet en risiko- og sårbarhetsanalyse. Den arbeidsgruppe som er satt ned (bestående av overbefal og dagtidsansatte) har fått følgende mandat: Utarbeide ROS for å vurdere om dagens beredskap er dekkende for de hendelser som normalt kan oppstå i kommunen og evt. avdekke behov for endringer i beredskapen, jf. Brann- og eksplosjonsvernlovens 9, 10 og 11. Gjennom ROS vurdere om interne rutiner, arbeidsprosesser, kompetanse og HMS er tilfredsstillende sett i forhold til risiki beskrevet i ROS og sentrale lover/forskrifter. Presentere en rapport etter ROS med forslag til tiltak og oppfølging innen 01.11.2013, denne rapporten tas inn som et viktig og styrende bestanddel i ny dokumentasjon av brannvernet i kommunen. Rapporten forelegges brannsjef og enhetsleder tekniske tjenester for videre oppfølging. Målet med prosessen er å få vedtatt ny dokumentasjon av brannvernet i kommunestyret samt få den godkjent av DSB. Fristen for å få utarbeidet ROS rapporten er nå utsatt til årsskiftet 2013/2014. Når Orkdal kommune er ferdige med sin risiko- og sårbarhetsanalyse for den risiko som er i Orkdal er planen å skifte ut enkelte av deltakerne i arbeidsgruppen med deltakere fra Skaun og Snillfjord for å ta med risikoobjekter her inn i en samordnet risiko- og sårbarhetsanalyse for alle tre kommuner. Frist for utarbeidelse av samordnet risiko- og sårbarhetsanalyse for alle tre kommuner settes til 01.03.2014. På grunnlag av risiko- og sårbarhetsanalysen ønsker brannvesenet å utarbeide en langsiktig strategiplan for det forebyggende brannvernet i Orkdal, Skaun og Snillfjord samt eventuelt flere kommuner som tenkes invitert med i et felles brannvesen. Brannstrategiplanen skal uttrykke valg og prioriteringer for kommunenes forvaltning på brannområdet, og skal ligge til grunn for strategiske beslutninger og enkeltavgjørelser. Brannstrategiplanen skal angi sikkerhetsnivå, satningsområder for tilsyn, prinsipper for sikring av bebyggelse og prioritering av sanksjonsmåter overfor ansvarlige etter ulike relevante regelverk. Postadresse Besoksadresse Telefon Orkdal kommune Orkdal Brannstasjon, Bårshaug +47 72 48 30 00 Postboks 83 Vest, 7300 Orkanger Bankkonto 7301 ORKANGER 6401.06.97008 Organisasjonsnr. 958 731 558 E-postadresse: ronny.ramsoskargorkdalkommune.no
Orkdal kommune Vår dato 21.10.2013 Vår referanse 2013/5828 2 Side 2 av 2 Planen skal være en del av kommunenes internkontrollsystem og skal revurderes hvert 2. år med hensyn til mål og funksjonskrav, eller for å tilpasse endringer i forutsetninger, miljø eller brannsikringsmetoder. Planen forutsettes behandlet og akseptert av kommunenes politiske og administrative ledelse. Det forutsettes også at det opprettes en gjensidig samarbeidsavtale med byggesakskontorene i de respektive samarbeidskommuner. Planen er tenkt å skulle komplettere det ordinære brannforebyggende arbeidet i henhold til plan- og bygningsloven og brann- og eksplosjonsvernloven, og skal ikke gripe unødig inn i dette. Det skal i tillegg utarbeides de forskriftspålagte årlige planer for brannvernet. Disse skal i utgangspunktet baseres på den strategiske planen samt eventuelle nasjonale satningsområder. Forslag til strategiplan for det forebyggende brannvernarbeidet for samarbeidskommunene er tenkt utarbeidet innen 01.05.2014. Deretter skal planen opp for administrativ og politisk godkjenning, noe som forventes sluttført innen 01.07.2014. Vi har altså som mål at avvik 1 skal være utbedret innen 01.07.2014. Orkdal, Skaun og Snillfjord kommune håper dette er tilfredsstillende svar på rapporter etter tilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid i de respektive kommuner. Med hilsen Orkdal kommune Brann- og redningsvesenet tait/l/uu\ Leif-Harald Brenmes Brannsjef Ronny Ramsøskar Varabrannsjef Kopi: Rådmann Orkdal kommune Rådmann Skaun kommune Rådmann Snillfjord kommune
Dokument dato Vår referanse 28.10.2013 2013/4209/OPVE Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Vera Lisa Opsahl, tlf. 33412607 21.10.2013 2013/2828 2 1 av 1 Orkdal kommune, Brann- og redningsvesenet Att. Ronny Ramsøskar Postboks 83 7301 ORKANGER Arkivkode 326 Tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapport for kommunene Orkdal, Skaun og Snillfjord Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) viser til brev av 21.10.2013 vedrørende tilbakemelding på tilsynsrapport av 25.06.2013, Orkdal og Skaun kommuner, og tilsynsrapport av 25.07.2013, Snillfjord kommune, etter dokumenttilsyn med brannvesenene. Det blir opplyst i brevet at det er inngått avtale mellom Orkdal og Snillfjord kommuner om felles brannvesen, med Orkdal kommune som vertskommune. Brannsjefen har gjennomgått tilsynsrapportene og utarbeidet en handlingsplan med tidsangivelse for gjennomføring. DSB aksepterer tilbakemeldingen og forutsetter at brannsjefen og kommunene gjennomfører tiltakene som er fastsatt i handlingsplanen. Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Brann og redning Hans Kristian Madsen avdelingsleder Vera Lisa Opsahl sjefingeniør Kopi til: Snillfjord kommune 7257 SNILLFJORD Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks 2014 3103 Tønsberg Kontoradresse Rambergveien 9 3115 Tønsberg E-post postmottak@dsb.no Telefon 33 41 25 00 Internett dsb.no Telefaks 33 31 06 60 Org.nr. 974 760 983 Hovedkontoradresse Rambergveien 9 3115 Tønsberg
Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune 30.11.2016 42/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 217, TI - &30 Arkivsaknr 16/70-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018, og legger planen fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018, med følgende prioriterte områder: 1. Institusjonsbaserte tjenester 2. Barnevern - kvalitet og saksbehandling 3. Brann - sikkerhet og beredskap Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer eller omprioriteringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig som følge av endringer risiko- eller vesentlighetsbildet. Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon utløper ved utgangen av 2016. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en vurdering av risiko og vesentlighet. Sekretariatet har utarbeidet en risiko- og vesentlighetsanalyse som grunnlag for forslag til prioriterte områder. Sekretariatet prioriterer følgende områder. Disse kan endres av kontrollutvalget selv eller av kommunestyret i kommunestyrets behandling av saken. Institusjonsbaserte tjenester Skaun kommune har i tidligere år hatt høye kostnader til institusjonsbaserte tjenester sammenlignet med fylket, landet uten Oslo og den KOSTRA gruppen Skaun tilhører. Kostnadsutviklingen har snudd og netto driftsutgifter har falt fra med ca. 7 % i perioden fra 2010 til 2015. Samtidig som den har økt for fylket og KOSTRA gruppen med 6-7%. Brutto driftsutgifter er nå på linje med de øvrige aktører Skaun sammenligner seg med. Indikatorer viser at det har vært en positive økonomisk utvikling, samtidig viser andre indikatorer at det deler tjenestetilbudet har blitt redusert i omfang. Som eksempel har andel brukere med brukertilpasset enerom falt fra 83,1 % til 67,4 % de siste 5 år. Antall legetimer og fysioterapitimer per beboer på sykehjem har også falt noe, og ligger under KOSTRA gruppen og landet uten Oslo,
men på samme nivå som fylket for øvrig. Dette medfører nødvendigvis ikke at tjenesten ikke oppfyller de krav som stilles, eller at tjenesten er av dårligere kvalitet eller i verste fall uforsvarlig. Likevel er det ofte en sammenheng mellom innsparinger og kvaliteten på tjenestetilbudet. Samhandlingsreformen har også medført nye utfordringer for kommunene og i 2017 vil kommunen få ansvaret for pasienter i innenfor rus og psykiatri. Dette er også tjenester som har store konsekvenser for den enkelte bruker. At kommunen tillegges denne oppgaven vil kunne legge ytterligere press på tjenester som tilbys. I forbindelse med en forvaltningsrevisjon, kan det for eksempel være aktuelt å se på om kommunen har en god og effektiv styring og drift av institusjonsbaserte tjenestene, hvorvidt brukernes rettigheter ivaretas på en god måte, brukermedvirkning og hvordan kommunen har taklet innføring av samhandlingsreformen m.m. Barnevern - kvalitet og saksbehandling Barneverntjenesten i Skaun inngår i et interkommunalt samarbeid mellom Orkdal, Meldal og Agdenes. Arbeidspresset har vært og er høyt. Etter noen år med uro og flere utskiftinger blant medarbeiderne, har det vært arbeidet godt med å få på plass en fungerende tjeneste. Sykefraværet har normalisert seg, saksbehandlingstider har forbedret seg og tjenesten oppfyller langt på vei de aller fleste lovkrav, noe som fylkesmannens tilsyn har vist. Enkelte avvik forekommet, men bildet som tegnes av tjenesten er langt bedre nå enn for noen år tilbake. Barnevernet er av stor samfunnskritisk betydning for en av de mest sårbare grupper. Dette fordrer at det holdes kontinuerlig fokus på tjenesten. Nå har ny ledelse, rutiner og planer fått noen år på å få satt seg. Å gjennomføre en forvaltningsrevisjon kan derfor være hensiktsmessig i denne planperioden. Det er fylkesmannen som fører tilsyn med barnevernet, men en forvaltningsrevisjon kan legge hovedvekten på andre forhold enn de forhold fylkesmannen fører tilsyn med. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se på rekruttering, tilrettelegging av arbeidet, forebyggende og tverretatlig samarbeid som for eksempel mellom barnevernet, PP- og helsesøstertjenesten. Brann- sikkerhet og beredskap Skaun er tilsluttet et vertskommunesamarbeid for brann- og redningstjenesten, hvor Orkdal er vertskommune. Skaun kommunen er likevel pliktig til å påse at de tjenester kommunen innhenter er i henhold til de lov- og forskriftskrav som oppstilles. Kommunen skal sørge for at drift av brannvesenet er forsvarlig og at brannvesenet ivaretar de forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Kommunens internkontroll skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid etter loven og forskriftene blir overholdt. Det ble i et varsel i 2016 gjengitt flere punktet som kan være kritikkverdige, flere av punktene sammenfaller med de avvik som ble påpekt i 2013 av DSB. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler å vedta plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018, men oppfordrer kontrollutvalget og kommunestyret til selv å vurdere prioriteringene i planen og eventuelt gjøre endringer.
PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2017-2018 Skaun kommune Administrativt utkast
1 Om forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven 77 ansvarlig for at det utføres regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Skaun kommune. Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd (forskrift om revisjon, 7). Forvaltningsrevisjonen er derfor et viktig verktøy for kommunestyret når det skal føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen og skal ifølge kontrollutvalgsforskriften vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon. Dette for å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter (forskrift om kontrollutvalg, 10) Denne planen er utarbeidet for perioden 2017-2018. Planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Konsek Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens revisor, Revisjon Midt-Norge IKS, står for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonene. Arbeidet skal utføres i tråd med krav i kommuneloven, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjoner med bakgrunn i planen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen dersom det er nødvendig. Ved omfattende endringer rapporteres det til kommunestyret.
2 Prioriterte områder i planperioden På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen mener kontrollutvalget at det er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon på følgende områder i planperioden. Område 1. Institusjonsbaserte tjenester Skaun kommune har i tidligere år hatt høye kostnader til institusjonsbaserte tjenester sammenlignet med fylket, landet uten Oslo og den KOSTRA gruppen Skaun tilhører. Kostnadsutviklingen har snudd og netto driftsutgifter har falt fra med ca. 7 % i perioden fra 2010 til 2015. Samtidig som den har økt for fylket og KOSTRA gruppen med 6-7%. Brutto driftsutgifter er nå på linje med de øvrige aktører Skaun sammenligner seg med. Indikatorer viser at det har vært en positive økonomiske utvikling, samtidig viser andre indikatorer at det totale tjeneste tilbudet har blitt redusert i omfang. Som eksempel har andel brukere med brukertilpasset enerom falt fra 83,1 % til 67,4 % de siste 5 år. Antall legetimer og fysioterapitimer per beboer på sykehjem har også falt noe, og ligger under KOSTRA gruppen og landet uten Oslo, men på samme nivå som fylket for øvrig. Dette medfører nødvendigvis ikke at tjenesten ikke oppfyller de krav som stilles, eller at tjenesten er av dårligere kvalitet eller i verste fall uforsvarlig. Likevel er det ofte en sammenheng mellom innsparinger og kvaliteten på tjenestetilbudet. Samhandlingsreformen har også medført nye utfordringer for kommunene og i 2017 vil kommunen få ansvaret for pasienter i innenfor rus og psykiatri. Dette er også tjenester som har store konsekvenser for den enkelte bruker. At kommunen tillegges denne oppgaven vil kunne legge ytterligere press på tjenester som tilbys. I forbindelse med en forvaltningsrevisjon, kan det for eksempel være aktuelt å se på om kommunen har en god og effektiv styring og drift av institusjonsbaserte tjenestene, hvorvidt brukernes rettigheter ivaretas på en god måte, brukermedvirkning og hvordan kommunen har taklet innføring av samhandlingsreformen m.m.
2. 3. Barnevern - kvalitet og saksbehandling Barneverntjenesten i Skaun inngår i et interkommunalt samarbeid mellom Orkdal, Meldal og Agdenes. Arbeidspresset har vært og er høyt. Etter noen år med uro og flere utskiftinger blant medarbeiderne, har det vært arbeidet godt med å få på plass en fungerende tjeneste. Sykefraværet har normalisert seg, saksbehandlingstider har forbedret seg og tjenesten oppfyller langt på vei de aller fleste lovkrav, noe som fylkesmannens tilsyn har vist. Enkelte avvik forekommet, men bildet som tegnes av tjenesten er langt bedre nå enn for noen år tilbake. Barnevernet er av stor samfunnskritisk betydning for en av de mest sårbare grupper. Dette fordrer at det holdes kontinuerlig fokus på tjenesten. Nå har ny ledelse, rutiner og planer fått noen år på å få satt seg. Å gjennomføre en forvaltningsrevisjon kan derfor være hensiktsmessig i denne planperioden. Det er fylkesmannen som fører tilsyn med barnevernet, men en forvaltningsrevisjon kan legge hovedvekten på andre forhold enn de forhold fylkesmannen fører tilsyn med. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se på rekruttering, tilrettelegging av arbeidet, forebyggende og tverretatlig samarbeid som for eksempel mellom barnevernet, PP- og helsesøstertjenesten. Brann- sikkerhet og beredskap Skaun er tilsluttet et vertskommunesamarbeid for brann- og redningstjenesten, hvor Orkdal er vertskommune. Skaun kommunen er likevel pliktig til å påse at de tjenester kommunen innhenter er i henhold til de lov- og forskriftskrav som oppstilles. Kommunen skal sørge for at drift av brannvesenet er forsvarlig og at brannvesenet ivaretar de forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Kommunens internkontroll skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid etter loven og forskriftene blir overholdt. Det ble i et varsel i 2016 gjengitt flere punktet som kan være kritikkverdige, flere av punktene sammenfaller med de avvik som ble påpekt i 2013 av DSB. Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Grunnskolen læringsmiljø Alle elver har rett til et godt fysisk og psykososialt læringsmiljø Elevundersøkelsene for 5. og 10. trinn i Skaun kommune viser at Skaun kommune scorer lavere på ti av tolv punkter og likt på 2 sammenlignet med kommunegruppa, fylket og landet uten Oslo. Trivsel, læringskultur og mobbing er de indikatorene som viser størst avvik. Satsing på læringsmiljø og pedagogisk analyse (LP) er iverksatt ved alle enhetene. På enkelte skoler hvor eleven gir læringsmiljøet relativ høy score, oppnår elevene ved denne skolen bedre karakterer enn ved skoler som får lavere score på læringsmiljø. En forvaltningsrevisjon kan prøve å finne årsakssammenhenger som kan benyttes til læring ved andre skoler i Skaun kommune.
Miljøsatsningen i Skaun kommune Skaun kommune har som målsetting å drive kommunaltjeneste yting og kommunal virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. Er miljøperspektivet i praksis satt på dagsorden i Skaun kommune? Er det fokus på miljø ved inngåelse av kontrakter, i byggeprosjekter og i arbeidshverdagen? Hvilke planer og rutiner har kommunen på området og brukes disse planene aktivt for å øke miljøbevissthet i hele organisasjonen?
3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon skal revisor rapportere til kontrollutvalget om resultatene av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret og legger vanligvis rapportene fra forvaltningsrevisjon fram for kommunestyret. Den videre oppfølgingen av rapportene rapporteres løpende til kommunestyret ved behov, og i en samlet framstilling av kontrollutvalgets arbeid ved slutten av valgperioden.
Forslag til plan for selskapskontroll 2017-2018 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune 30.11.2016 43/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 037, TI - &30 Arkivsaknr 16/69-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2017-2018, med følgende prioriterte prosjekter: I. Kapto AS. II. Praksis og system for eierstyring 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å kunne foreta endringer i planperioden. 3. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål. Vedlegg Plan for selskapskontroll 2017-2018 Oversikt vesentlighet, risiko og prioritet Faktaark selskap Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, jf. kommuneloven 77-5. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene, jf. kontrollutvalgsforskriften 13. Kontrollutvalget legger frem i denne sak vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap, og gitt signaler i forhold til prioriteringer som danner grunnlaget for vedlagt forslag til plan. Kontrollutvalgssekretariatet har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres to ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Ingen selskap blir gitt høy prioritet i vesentlighets- og risikoanalysen. Kun tre selskaper blir gitt middels prioritet; Kapto AS, Trønderenergi AS og Rosenvik AS. Skaun kommune eier kun 7,46% Rosenvik og selskapet er derfor kun aktuell som objekt for selskapskontroll om øvrige eierkommuner med større eierandel tar initiativ til selskapskontroll. Trønderenergi var gjenstand for en større selskapskontroll i 2014. Skulle forhold ved TrønderEnergi AS aktualisere et behov for ny selskapskontroll vil kontrollutvalget
kunne endre planen gitt at kommunstyret delegerer slik myndighet til kontrollutvalget, jf. innstilling til vedtak. Ved rullering av planen er det over 5-6 år siden Trønderenergi var gjenstand for selskapskontroll, og med tanke på hvor vesentlig selskapet er for regionen, kan selskapet bli prioritert i plan for selskapskontroll 2019-2020. Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn ble prioritert i forrige plan for selskapskontroll 2015-2016. Selskapet oppløses i 2017 og er derfor ikke lenger aktuelt for selskapskontroll. Hamos Forvaltnings IKS er et viktig selskap for Skaun og flere nærliggende kommuner. Det ble gjennomført selskapskontroll av dette selskapet i 2016 og det er derfor ikke aktuelt å prioritere dette selskapet i denne omgang. Da gjenstår Kapto AS med middels prioritet. Selskapet er heleid av Skaun kommune, og representerer en moderat investering. Selskapet utfører viktige tjenester for kommunen som attføringsbedrift. Formålet er å tilby arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS), varig tilrettelagt arbeid (VTA) og kommunale tiltaksplasser (KT), samt tilby praksisplasser for elever fra videregående skoler i regionen. Selskapet har en solid økonomi. Formålet er ikke økonomisk avkastning, og en stor del av inntektene består av offentlige tilskudd Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Sekretariatet anbefaler derfor at det i vedtaket delegeres myndighet til kontrollutvalget til å prioritere ressurser mellom disse to formålene. Videre kan det bli aktuelt for Skaun å bli med på samarbeidsprosjekt dersom andre offentlige eiere uttrykker sterkt ønske om selskapskontroll i selskaper der også Skaun kommune er medeier. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget legger frem saken for kommunestyret med sekretariatets innstilling og det vedlagte forslaget til plan for selskapskontroll 2017-2018.
PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2017-2018 Skaun kommune Administrativt utkast.