Kvalifikasjonsgrunnlag for begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Fjernmøteløsninger for justissektoren
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 4 1.1 Om oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.2.1 Anskaffelsens formål... 4 1.2.2 Anskaffelsens verdi og innhold... 5 1.2.3 Kontraktstype... 5 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen... 5 2 Administrative bestemmelser... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget... 6 2.3 Kontaktperson... 6 2.4 Språk... 6 2.5 Fremdriftsplan... 6 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 2.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader... 7 2.9 Returnering av kvalifikasjonssøknad... 7 3 Konfidensialitet og offentlighet... 7 3.1 Taushetsplikt... 7 3.2 Offentlighet... 7 4 Krav til kvalifikasjonssøknaden... 8 4.1 Søknadens struktur... 8 4.2 Søknadsformat... 8 4.2.1 Innbinding, pakking og merking... 8 4.2.2 Antall kopier... 8 4.3 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad... 9 4.4 Avvisning av leverandør... 9 5 Levering av kvalifikasjonssøknaden... 9 5.1 Kvalifikasjonsfrist... 9 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse... 9 5.3 Søknadsregistrering... 9 6 Kvalifikasjonskrav... 9 6.1 Om kvalifikasjonskravene... 9 6.2 Obligatoriske krav...10 6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling...10 6.4 Egenerklæring om vandel...10 6.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling...10 6.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner...11 7 Valg av kvalifiserte leverandører... 12 7.1 Gjennomføring av kvalifiseringen...12 7.2 Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud...12 8 Avslutning av kvalifiseringen... 12 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse...12 8.2 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører...12 Bilag A... 13 Side 2 av 18
Bilag B... 14 Bilag C... 15 Bilag D... 16 Bilag E... 17 Bilag F... 18 Side 3 av 18
1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Domstoladministrasjonen (DA) er den administrative overbygningen for landets domstoler og jordskifteretter; Høyesterett, 6 lagmannsretter, 66 tingretter, 5 jordskifteoverretter og 34 jordskifteretter. DA har ca. 90 medarbeidere og er lokalisert i Trondheim. DA er domstolenes og jordskifterettenes støttespiller og koordinerende serviceorgan. I tillegg har DA administrativ styringsfunksjon og tilsyn med domstolenes og jordskifterettenes måloppnåelse. DA skal bidra til utvikling av domstolene og jordskifterettene slik at de er best mulig i stand til å møte utfordringene de stilles ovenfor. DA er organisert med følgende fagenheter: juridisk enhet enhet for informasjon og samfunnskontakt enhet for økonomi og eiendom enhet for organisasjon og personal enhet for service IKT-enheten enhet for jordskifte enhet for kompetanse DA administrerer også en del råd og utvalg. De viktigste er Innstillingsrådet (IR), Tilsynsutvalget (TU) og Finnmarkskommisjonen (FK). Når DA omtales i dette konkurransegrunnlaget innbefatter det også disse råd og utvalg. Domstolene er lokalisert på 104 forskjellige steder/bygninger i landet, og det er et sted mellom 4 og 200 brukere pr lokasjon. Det arbeider i dag om lag 1000 saksbehandlere, 850 dommere, og 100 ingeniører (jordskifteretten) i domstolene. Informasjon om domstolene og DA finnes også på internett: www.domstol.no og www.domstoladministrasjonen.no. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang 1.2.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å sikre at behovene for fjernmøteløsninger, herunder utstyr, programvare, rådgivning, service- og driftstjenesterdriftstjenester, dekkes for de virksomhetene i justissektoren som omfattes av denne avtalen i avtaleperioden. Følgende virksomheter inngår i denne anskaffelsen: Domstolene i Norge Justis- og beredskapsdepartementet Politidirektoratet Politiets sikkerhetstjeneste Spesialenheten for politisaker Riksadvokaten Generaladvokaten Kriminalomsorgens sentrale forvaltning Hovedredningssentralen Nord Norge Side 4 av 18
Hovedredningssentralen Sør Norge Kontoret for voldsoffererstatning Sekretariatet for konfliktrådene Kommisjonen for gjenopptakelse av straffesaker Statens sivilrettsforvaltning Utlendingsnemnda Sysselmannen på Svalbard I tillegg skal Advokatforeningens medlemmer ha en rett men ikke plikt til å benytte avtalen. Med fjernmøteløsninger menes overføring av levende bilder, lyd og informasjon mellom aktører som er geografisk adskilt, og skal være av en slik karakter at møter og informasjonsutveksling kan skje på en god, sikker og effektiv måte. Løsningene kan bestå av både utstyr og programvare, samt tilknytning til både eksisterende videokonferanseløsninger (Tandberg/Cisco) og løsninger for samordnet kommunikasjon (unified communication). Det er behov for å dekke ulike varianter av fjernmøter, både flerpartsdeltakelse, en til mange og en til en. Løsninger for bl.a. gjennomføring av rettssaker hvor aktører deltar via ulike varianter av fjernløsninger vil være eksempler på hva som vil inngå i anskaffelsen. Virksomhetene som inkluderes i denne anskaffelsen er geografisk spredd ut over hele Norge, inklusiv Svalbard, og det er et behov for at service og vedlikehold av utstyr og programvare også kan ytes landsdekkende. 1.2.2 Anskaffelsens verdi og innhold I en tilsvarende avtale med varighet fra 2008 til 2012 ble det gjort anskaffelser for i overkant av 40 MNOK. Dette betyr ikke at man kan legge et tilsvarende tall til grunn for denne anskaffelsen, men antar at tallet allikevel kan være av interesse. Oppdragsgiver er ikke kjent med at det på tidspunktet for kunngjøring er satt av midler spesielt til formålet. Det er imidlertid et økende fokus på å ta i bruk hjelpemidler som kan rasjonalisere arbeidsmetodene i justissektoren. Antall avrop og størrelsen på disse vil være avhengig av de årlige budsjetter den enkelte virksomhet under avtalen får, og de prioriteringer den gjør. Leveransepotesialet vil gjenspeile at anskaffelsen ender opp i rammeavtale med én leverandør. 1.2.3 Kontraktstype For oppdraget skal det inngås rammeavtale med én leverandør. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 2 år/1+1, til sammen maksimalt 4 år. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin og Tenders Electronic Daily (www.ted.europa.eu) på dato angitt i pkt. 2.5. Side 5 av 18
2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke om kvalifikasjon for å få lov til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren inviterer leverandører til å delta i konkurransen på bakgrunn av de krav som er stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter i tillegg til selve kvalifikasjonsgrunnlaget: Bilag A: HMS-egenerklæring. Bilag B: Egenerklæring om vandel. Bilag C: ILO Konvensjoner Bilag D: Forpliktelseserklæring Bilag E: Egenerklæring taushetsplikt Bilag F: Søknadsbrev 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: May Kristin Lorvik Seniorkonsulent may.kristin.lorvik@domstol.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne kvalifikasjonen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve kvalifikasjonssøknaden. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED 01.02.2013 Frist for å stille spørsmål til 2525.02.2013 kvalifikasjonsgrunnlaget Frist for å levere kvalifikasjonssøknad 0505.03.2013 kl. 15:30 Evaluering kvalifikasjon Tentativt uke 10 Frist for eventuell begjæring om midlertidig forføyning (15 dager) Tentativt 25.03.2013 Utsending konkurransegrunnlag Tentativt 26.03.2013 Side 6 av 18
2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen kvalifikasjonsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 2.5. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt. 2.3. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av kvalifikasjonsgrunnlaget på Doffin i god tid før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av kvalifikasjonssøknad, tilbud og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.9 Returnering av kvalifikasjonssøknad Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes kvalifikasjonssøknader. 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de meiner er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Mal for dette er vedlagt i Del 1 Bilag E. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Side 7 av 18
Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentleglova 11. 4 Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Søknadens struktur Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling: Seksjon nr. 1. 2. 3. 4. Dokumentasjon: Søknadsbrev som skal inneholde følgende: 1.1. Referanse til kvalifikasjonsgrunnlagets navn og nummer. 1.2. Leverandørens adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer. 1.3. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. 1.4. Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattester jf. pkt. 6.2. 2.2. HMS-egenerklæring, jf. pkt. 6.2. 2.3. Dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. pkt. 6.3. 2.4. Egenerlæring om vandel, jf. pkt. 6.4. 2.5.Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. pkt.6.5. 2.6. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 6.6. Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt. 3.2 og Bilag E. Annen relevant informasjon 4.2 Søknadsformat 4.2.1 Innbinding, pakking og merking Kvalifikasjonssøknaden skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Kvalifikasjonssøknaden med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt. 4.1. Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Kvalifikasjonssøknaden skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. Kvalifikasjonssøknadens konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o Kvalifikasjonssøknad 201200459 Fjernmøteløsninger for justissektoren, o Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt. 2.3. 4.2.2 Antall kopier Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i 1 eksemplar. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av kvalifikasjonssøknaden på CD/DVD/annet elektronisk medium. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. Side 8 av 18
4.3 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av kvalifikasjonssøknaden er å betrakte som en ny søknad. 4.4 Avvisning av leverandør Avvisningsreglene i FOA 20-12 kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 5 Levering av kvalifikasjonssøknaden 5.1 Kvalifikasjonsfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende senest innen kvalifikasjonsfristen angitt i pkt. 2.5. Kvalifikasjonsfristen er absolutt. For sent innleverte søknader vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 4.2. Kvalifikasjonssøknader som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Domstoladministrasjonen v/may Kristin Lorvik Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Kvalifikasjonssøknader kan også leveres med bud eller ved personlig til følgende adresse: Domstoladministrasjonen Dronningensgate 2 Trondheim 5.3 Søknadsregistrering Kvalifikasjonssøknadene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiveren. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden blir avvist, jfr. FOA 20-12. Side 9 av 18
6.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra kvalifikasjonsfristen. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se bilag A. 6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. 6.4 Egenerklæring om vandel KRAV Leverandøren skal ha god vandel. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. 6.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i bilag B er oppfylt. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de to siste årene. Dersom årsregnskapet for fjoråret ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristens utløp for denne konkurransen skal det i tillegg vedlegges foreløpig årsregnskap for fjoråret. Side 10 av 18
6.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering. Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Ovennevnte informasjon skal også leveres for evt. morselskap. DOKUMENTASJONSKRAV Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal leverandøren vedlegge følgende: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget ved tjenestekontrakter som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. Attester fra lignende leveranser de 3 siste årene. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Side 11 av 18
7 Valg av kvalifiserte leverandører 7.1 Gjennomføring av kvalifiseringen Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få til, skal leverandøren levere en liste over alle relevante oppdrag med beskrivelse i henhold til punktene ovenfor. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. Oppdragsgiveren vil evaluere innsendte kvalifikasjonssøknader opp mot de kvalifikasjonskravene som er stilt i pkt. 6. 7.2 Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver vil begrense antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud. Såfremt det foreligger et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud bli begrenset til minimum 5 og maksimum 7. Utvelgelsen vil skje ut fra hvilke leverandører som anses best kvalifisert i henhold til de oppstilte kvalifikasjonskravene. 8 Avslutning av kvalifiseringen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. 8.2 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiveren informerer alle leverandører skriftlig dersom deres kvalifikasjonssøknad blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandørene ikke anses som kvalifiserte, evt. hvorfor leverandørene ikke nådde opp i kvalifikasjonsrunden. Det henvises til FOA 19-7 vedrørende frist for en eventuell begjæring om midlertidig forføyning. Fristen er 15 dager fra meddelesen om valg av kvalifiserte leverandører er sendt, ref pkt. 2.5. Side 12 av 18
Bilag A Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * The following applies for foreign contractors: I hereby confirm, by preparing this offer, that the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1996 pursuant to law of 17 June 2005 no. 62, have been taken into consideration. I hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the company s system for taking care of the work of health, environment and safety. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 13 av 18
Bilag B Egenerklæring om vandel (FOA 20-12) Denne bekreftelsen gjelder: Firma Organisasjonsnummer Adresse Postnr./-sted Land Denne bekreftelsen omfatter firma som benevnt over inkludert nærværende majoritetseiere, styremedlemmer og ledende administrativt personell. Det bekreftes at denne virksomhet i løpet av de siste 5 år ikke er rettskraftig dømt for: deltakelse i en kriminell organisasjon korrupsjon bedrageri hvitvasking av penger Virksomheten er videre ikke ved rettskraftig dom kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel eller i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Daglig leder (sign.) Sted/dato: Side 14 av 18
Bilag C Egenerklæring - De åtte grunnleggende ILOkonvensjonene ILO konvensjon nr 87 av 9.7.1948 ILO konvensjon nr 98 av 1.7.1949 ILO konvensjon nr 29 av 28.06.1930 og nr 105 av 25.06.1957 Om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten. Om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger Om forbud mot og avskaffelse av tvangsarbeid ILO konvensjon nr 100 av 29.6.1951 og nr 111 av 25.6.1958 ILO konvensjon nr 138 av 26.6.1973 Om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid av lik verdi og om diskriminering i sysselsetting og yrke. Om minstealder for adgang til sysselsetting ILO konvensjon nr 182 av 17.6.1999 Forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid. Jeg bekrefter med dette at [firmanavn] følger alle ovennevnte konvensjoner og at det arbeides systematisk med å forsikre at firmaets underleverandører innfrir kravene. Det bekreftes videre at dersom det oppdages brudd på ovennevnte konvensjoner hos underleverandører, vil det iverksettes tiltak mot den aktuelle underleverandøren for å sikre oppfyllelse av kravene, eller at samarbeid med de aktuelle underleverandørene avsluttes. Sted/Dato: Daglig leder (signatur) Side 15 av 18
Bilag D Forpliktelseserklæring Forskrift om offentlige anskaffelser 17-8 (2)/17-9 (2) Denne erklæringen gjelder (underleverandør): Firma [...] Organisasjonsnummer [...] Adresse [...] Postnummer, sted [...] Land [...] Som underleverandør til (hovedleverandør): Firma [...] Organisasjonsnummer [...] Adresse [...] Postnummer, sted [...] Land [...] Det bekreftes med dette at [firma] inngår som underleverandør av tjenester knyttet til tekniske og funksjonelle løsninger ifm [tilbyder] sin søknad om deltakelse i konkurransen [navn og referansenummer konkurranse]. Det bekreftes at [firma] forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til disposisjon for [tilbyder] i det omfang det er nødvendig for å oppfylle [tilbyder] sine kontraktsforpliktelser ved tildeling av kontrakt. Sted/Dato: Daglig leder (signatur) Side 16 av 18
Bilag E Taushetsplikte opplysninger og egenerklæring om bortfall av taushetsplikt SETT ETT KRYSS: Tilbudet inneholder ingen opplysninger som er unntatt fra innsyn etter offentleglova 13. Vi mener tilbedet inneholder følgende taushetsplikte opplysninger som skal være unntatt fra innsyn etter offentleglova 13*: Ref.nr i tilbudet Aktuelle opplysninger Begrunnelse for at det skal nektes innsyn i disse * Merk at ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren på selvstendig grunnlag vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn i disse, jf. offentleglova 29. EGENERKLÆRING Vi erklærer med dette at alle aktuelle opplysninger i vårt tilbud som vi regner som unntatt fra innsyn etter offentleglova er presist oppgitt i tabellen over. Vi fritar med dette oppdragsgiveren fra evt. taushetsplikt etter offentleglova 13 for alle andre opplysningar enn de som er klart er identifisert over, og aksepterer at det blir gitt fullt innsyn i alle andre opplysninger enn de som er identifisert i tabellen over. Sted og dato Signatur og evt. stempel Navn med blokkbokstaver Side 17 av 18
Bilag F Søknadsbrev TIL: Domstoladministrasjonen Trondheim FRA: Virksomhetens navn: Organisasjonsnummer: Postadresse: Kontaktperson: Telefonnummer: E-postadresse: NB: Selskapets navn og organisasjonsnummer må være i samsvar med det som er oppgitt i firmaattesten. Søknad på prekvalifisering i anskaffelsen "Fjernmøteløsninger til justissektoren" Viser til forespørsel ""Fjernmøteløsninger til justissektoren" kunngjort på Doffin/Ted [dato] og søker herved om prekvalifisering for deltakelse i konkurransen. Vi bekrefter at vi har satt oss grundig inn i konkurransedokumentene. Vi vedstår søknad frem til 30. april 2013. Søknaden kan aksepteres av Domstoladminstrasjonen når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen. Signert av bemyndiget representant for tilbyder som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. Sted/ dato, 2012 Signatur: Tittel: Side 18 av 18