Hva kan arbeidsgiver gjøre når det ikke er arbeid nok til å sysselsette samtlige arbeidstakere?

Hva kan arbeidsgiver gjøre når det ikke er arbeid nok til å sysselsette samtlige arbeidstakere? Når bedriftens oppdragsmengde minker slik at det ikke lenger er arbeid til å sysselsette samtlige arbeidstakere og selskapets finansielle stilling svekkes, er det mange bedriftsledere som lurer på hvilke muligheter en arbeidsgiver faktisk har med tanke på tiltak som forhåpentligvis kan sikre bedriftens fremtid. Dersom arbeidsmangelen er forbigående og det er grunn til å tro at arbeidstakerne kan sysselsettes igjen, kan permittering av arbeidstakere være en løsning. Dersom det er på det rene eller overveiende sannsynlig at arbeidsmangelen vil bli permanent, skal arbeidsgiver i stedet gå til oppsigelse av arbeidstakere. Det er mange arbeidsgivere som føler seg usikre på hvilke regler som skal følges når man vurderer å permittere ansatte da man ikke finner regler om permittering i arbeidsmiljøloven. Her gir vi derfor en kort oppsummering av de mest sentrale reglene som gjelder ved permittering av arbeidstakere. Vilkårene for permittering Hjemmelsgrunnlaget for permittering er i utgangspunktet ett av følgende: > Permittering på ulovfestet grunnlag, > Permittering i henhold til avtale mellom bedriften og arbeidstakerne, eller > Permittering i henhold til avtale mellom bedriften og de tillitsvalgte dvs. en tariffavtale Når en permittering er hjemlet i tariffavtale, så er reglene i Hovedavtalen mellom LO og NHO sentrale. Når bedriften ikke er tariffbundet, er det enten avtale mellom bedriften og arbeidstakerne som gjelder, eller permittering på ulovfestet grunnlag. I denne artikkelen vil vi ta opp reglene som knytter seg til permittering på ulovfestet grunnlag. Det er antatt at vilkårene for og fremgangsmåten ved permittering som angitt i Hovedavtalen mellom LO og NHO, så langt de passer, gir uttrykk for de regler som gjelder også utenfor virkeområdet for Hovedavtalen. Det tryggeste er derfor å følge Hovedavtalens regler for permittering. Lovfestede regler knyttet til permittering finner vi i lov om lønnsplikt under permittering, i Folketrygdloven og i Arbeidsmarkedsloven. Det er et vilkår for å kunne permittere arbeidstakere at det foreligger en saklig grunn, og forholdene må kunne knyttes til forstyrrelser i driften og ikke til arbeidstakeren. Som nevnt innledningsvis er det vesentlig at omstendighetene er midlertidige. Saklig grunn kan eksempelvis være midlertidige svingninger eller svikt i oppdragsmengden, fulle lager, praktiske arbeidshindringer og naturkatastrofer mv. Det er viktig å være oppmerksom på at for at forstyrrelsen i driften skal anses som saklig grunn til permittering, så må den ligge utenfor bedriftens kontroll. Permittering er et påbud fra arbeidsgiver til arbeidstaker om at arbeidstaker midlertidig blir løst fra arbeidsplikten, samtidig som arbeidsgiver ikke lenger har lønnsplikt overfor arbeidstakeren (med unntak av i den såkalte arbeidsgiverperioden som vi kommer tilbake til nedenfor). Side 1

Hvem kan permitteres? På samme måte som ved oppsigelse, gjelder et krav om saklig grunn ved utvelgelsen av hvem som skal permitteres. Med andre ord er det viktig å se hen til blant annet ansiennitet, kvalifikasjoner og sosiale forhold. Når bedriften skal permittere kan det ofte være avgjørende å beholde rett kompetanse og de med rette kvalifikasjoner i arbeid, fremfor kun å se hen til ansiennitet. I rettspraksis har det blitt lagt vekt på hva som er bedriftens behov som grunnlag for de kriteriene som settes opp når man skal velge ut ansatte for oppsigelse, og det samme gjelder ved permittering. Hovedavtalen angir at ansiennitet kan fravikes når det foreligger saklig grunn for det, og dette krever en nærmere vurdering og avveining. Erfaringsmessig vil ofte fagforeningene stille seg svært kritiske til å fravike ansiennitetsprinsippet. Når bedriften ikke er bundet av Hovedavtalen står den i utgangspunktet friere, likevel slik at ansiennitet bør være en del av totalvurderingen som gjøres. Dersom arbeidsmangelen kun gjelder for deler av virksomheten skal det gjøres en vurdering av om det er mulig å sysselsette arbeidstakerne i andre deler av bedriften. Som arbeidsgiver er det viktig å dokumentere prosessen som gjøres, også hvordan utvelgelsen av arbeidstakere som blir permittert har blitt gjennomført. Hva må en arbeidsgiver gjøre før permittering kan iverksettes? > Gjennomføre drøftelser Dersom bedriften ikke er tariffbundet, har den i utgangspunktet ikke drøftelsesplikt ved permittering dersom bedriften sysselsetter mindre enn 50 arbeidstakere. Vi anbefaler likevel at man drøfter spørsmålet med de ansattes tillitsvalgte. Dersom bedriften sysselsetter minst 50 arbeidstakere, så følger det av arbeidsmiljøloven kapittel 8 at arbeidsgiver skal informere om og drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes forhold med de tillitsvalgte. Spørsmålet om permittering av arbeidstakere vil falle inn under denne informasjons- og drøftelsesplikten. Ledelsen bør drøfte både grunnlaget for permitteringen, omfanget av den og kriteriene for utvelgelsen blant de ansatte med de tillitsvalgte. Tariffbundne bedrifter har uansett drøftelsesplikt, og drøftingen skjer da med arbeidstakernes tillitsvalgte. For å sikre dokumentasjon av prosessen anbefales det å utarbeide protokoll fra drøftelsene. Slike protokoller kan bli etterspurt av NAV i forbindelse med innvilgelse av dagpenger til arbeidstakerne. Av protokollen bør det fremgå at partene er enige om at permitteringen er basert på et saklig grunnlag, at årsaken til permitteringen er mangel på arbeid eller andre forhold som arbeidsgiver ikke kan påvirke og at arbeidsgiver har gjort det som med rimelighet kan kreves for å unngå permittering. Dersom det er tale om en liten bedrift og arbeidstakerne ikke har utpekt noen talsperson i form av en tillitsvalgt, så kan det være lurt av bedriften å informere om planene for permittering i et allmøte med arbeidstakerne. Det vil ikke bli samme plikt til å gjennomføre drøftelser som sådan, men bedriften vil oppfattes som ryddig og det er også en fordel dersom det skulle oppstå spørsmål om sakligheten av permitteringen. I noen situasjoner vil det også være relevant å ta et møte med den enkelte arbeidstaker som vurderes permittert og da først og fremst i situasjoner der arbeidsgiver skal velge ut noen få arbeidstakere blant en større gruppe. I utvelgelsesprosessen vil også sosiale hensyn måtte tas, og informasjon knyttet til arbeidstakerens sosiale forhold er ofte enklest å få direkte fra arbeidstakeren i et møte. > Sende permitteringsvarsel Arbeidstakerne skal motta et permitteringsvarsel i rimelig tid før permitteringen iverksettes. Hovedavtalen stiller krav om 14 dagers varsel, og det bør også bedrifter som ikke er tariffbundne overholde. Dersom det foreligger konflikter eller ulegitimert fravær gjelder det ingen varslingsfrist ved permittering. Ved uforutsette hendelser som naturkatastrofer er det satt en varslingsfrist på 2 dager. Side 2

Permitteringsvarselet skal være skriftlig, skal dateres og skal rettes til den individuelle arbeidstakeren. Det stilles spesifikke krav til varselets innhold. Bedriften skal angi årsaken til permitteringen, graden av permittering (om det er hel eller delvis permittering) og permitteringens sannsynlige lengde. Det er ikke alltid mulig å oppgi permitteringens lengde, og det er derfor mulig å permittere «inntil videre» og samtidig informere om at det vil bli kalt inn til informasjonsmøte etter en gitt periode for å gi nærmere informasjon om varigheten av permitteringen. Det er også mulig å angi en permittering med en foreløpig dato og samtidig varsle om at permitteringen kan bli forlenget. I tillegg til nevnte informasjon bør arbeidstakerne oppfordres til å ta kontakt med NAV så snart som mulig for å søke om stønad under permitteringsperioden. > Eventuelt varsle NAV Dersom det er 10 arbeidstakere eller flere som permitteres innenfor et tidsrom på 30 dager og arbeidstakerne permitteres uten lønn, skal bedriften sende melding om dette til NAV. Det samme gjelder dersom 10 eller flere arbeidstakere i mer enn 4 uker vil få sin ukentlige arbeidstid redusert med mer enn 50 %. Meldingen skal gis så tidlig som mulig, og senest samtidig med at arbeidsgiver kaller inn til drøftinger. Iverksettelsen av permittering Permitteringen skal ikke iverksettes før varslingsfristen er ute. Dersom permitteringsvarselet ikke inneholdt informasjon om grunnen til permitteringen og permitteringens sannsynlige lengde, skal det utstedes permitteringsbevis til arbeidstakerne som blir permittert inneholdende nevnte informasjon. Etter iverksettelse av permitteringen har arbeidstaker krav på lønn og annet arbeidsvederlag fra arbeidsgiver i en periode på 10 arbeidsdager. Arbeidsgiverperioden løper fra og med den første arbeidsdagen permitteringen omfatter. Betalingsplikten stanser i perioder hvor arbeidstakeren likevel ville hatt tjenestefri eller fravær (blant annet sykdom, ferie, arbeidskamp, svangerskapspermisjon og annen avtalt permisjon uten lønn). Skyldes permitteringen brann, ulykker eller andre naturomstendigheter, gjelder ingen arbeidsgiverperiode. Se nedenfor for beskrivelse av nye regler om arbeidsgiverperiode nummer 2 som inntrer etter de første 30 ukene arbeidsgiver er fritatt for lønnsplikt. Hvor lenge kan arbeidstakerne være permittert? Som nevnt ovenfor skal arbeidsgiver i utgangspunktet angi permitteringens lengde i permitteringsvarslet. Det er mulig å gi permittering på ubestemt tid, dersom man er usikker på hvor lenge behovet vil vare. Vi anbefaler at det da kalles inn til jevnlige informasjonsmøter for å informere arbeidstakerne om status på situasjonen. Så snart arbeidsgiver er klar over lengden på permitteringen bør arbeidstakerne varsles om dette. Vær oppmerksom på at dersom lengden på permitteringen er angitt uttrykkelig til en bestemt dato eller et bestemt antall dager eller uker, vil det antakelig være nødvendig med ny drøftelse om permitteringen og nytt permitteringsvarsel knyttet til forlengelsen. Dersom forlengelsen varsles i god tid vil det antakelig ikke bli utløst noen ny arbeidsgiverperiode med lønnsplikt. Lov om lønnsplikt under permittering angir hvor lenge man kan permittere arbeidstakere uten lønn. Fra 1. juli 2016 gjelder endringer i denne loven, og perioden arbeidsgiver kan permittere forlenges. Bakgrunnen for endringene er at norsk økonomi er inne i en krevende periode hvor blant annet fallet i oljeprisen har bidratt til lavere vekst og økt ledighet. Dagpenger under permittering er et virkemiddel for å hjelpe bedrifter og arbeidstakere gjennom en midlertidig periode. Arbeidsgiveren er fritatt fra lønnsplikt ved hel eller delvis permittering i 30 uker i løpet av en periode på 18 måneder. Disse 30 ukene starter å løpe etter arbeidsgiverperioden på 10 arbeidsdager. Arbeidsgivers lønnsplikt gjeninntrer etter fritaksperioden på 30 uker. Lønnsplikten som gjeninntrer etter fritaksperioden gjelder ikke når arbeidstakeren likevel ville hatt tjenestefri eller fravær. Side 3

Det innføres fra 1. juli 2016 en arbeidsgiverperiode nummer 2 som inntrer etter fritaksperioden på 30 uker. Alle dager eller uker med permittering regnes med i fritaksperioden. Det samme gjelder dager eller uker med arbeid som ikke har medført avbrudd i permitteringen med tilhørende varslingsplikt og ny arbeidsgiverperiode. Perioder der arbeidstakeren likevel ville hatt tjenestefri eller fravær regnes ikke med ved beregning av fritaksperioden. Arbeidsgiverperioden nummer 2 er på 5 arbeidsdager. Etter arbeidsgiverperioden nummer 2 skal permittering uten lønnsplikt kunne fortsette i ytterligere 19 uker. Vær oppmerksom på at skyldes permitteringen brann, ulykker eller naturomstendigheter så er arbeidsgiver fritatt for arbeidsgiverperiode nummer 2. Arbeidstakerne vil med de endrede reglene kunne få dagpenger under permittering i til sammen 49 uker og lønn under permittering i til sammen 15 dager. Arbeidsgiver vil således være fritatt fra lønnsplikt under permittering i 49 uker av en løpende permitteringsperiode på 52 uker innenfor en periode på 18 måneder. Med dette er perioden med dagpenger utvidet med 19 uker i forhold til reglene som gjaldt frem til 1. juli 2016. Har arbeidstakeren alltid krav på dagpenger under permittering? Dagpenger ytes til medlemmer av folketrygden som er permittert på grunn av mangel på arbeid eller andre forhold som arbeidsgiver ikke kan påvirke. Hovedvilkårene for å motta dagpenger er følgende: > Arbeidstiden må være redusert med minst halvparten (50 %). > Arbeidstakeren må ha hatt minsteinntekt fra lønnet arbeid på minst 1,5 ganger folketrygdens grunnbeløp i det siste avsluttede kalenderåret, eller minst 3 ganger folketrygdens grunnbeløp de 3 siste avsluttede kalenderår. Per 1. mai 2016 er grunnbeløpet på kr. 92 576. > Arbeidstakeren må være registrert som arbeidssøker og sende meldekort til NAV hver 14. dag. > Arbeidstakeren må være reell arbeidssøker, hvilket som hovedregel innebærer at arbeidstakeren må være villig og i stand til å ta ethvert arbeid hvor som helst i Norge. > Arbeidstakeren må bo eller oppholde seg i Norge. I tillegg er det et vilkår at permitteringen må skyldes mangel på arbeid eller andre forhold som arbeidsgiver ikke kan påvirke. Det er også et vilkår at arbeidsgiver må ha gjort det som med rimelighet kan kreves for å unngå permitteringen. Hva skjer når bedriften får behov for arbeidskraft under permitteringsperioden? Skulle det oppstå midlertidig behov for arbeidskraft i bedriften i permitteringsperioden, bør man tilby de permitterte slik midlertidig stilling uavhengig av om vedkommende er permittert fra tilsvarende stilling eller ikke. Den permitterte må være skikket til å utføre de arbeidsoppgavene som det midlertidige behovet gjelder. Her bør man merke seg at dersom permitteringsperioden avbrytes med mer enn 6 uker, må saksbehandlingen ved permittering starte på ny. Det vil også påløpe en ny periode med plikt for arbeidsgiver til å betale lønn under permitteringen. Kan bedriften si opp en arbeidstaker som er permittert? Arbeidsgiver har anledning til å si opp arbeidstakeren i permitteringstiden dersom de alminnelige vilkår for oppsigelse er oppfylt. Det relevante oppsigelsesgrunnlaget vil være forhold på arbeidsgivers side at arbeidsmangelen viser seg å være permanent. De ordinære oppsigelsesfrister gjelder dersom arbeidsgiveren sier opp arbeidstakeren. Virkningen av at arbeidsgiver sier opp en permittert arbeidstaker i permitteringstiden er at arbeidstakeren får arbeidsplikt og arbeidsgiveren får plikt til å betale arbeidstakeren lønn. Side 4

Skulle en permittert arbeidstaker selv si opp sin stilling, har vedkommende krav på en oppsigelsesfrist på 14 dager uavhengig av hva som måtte fremgå av arbeidstakerens ansettelsesavtale. Arbeidstakeren har arbeidsplikt i oppsigelsestiden mot vanlig lønn. Ifølge Hovedavtalen gjelder det ingen oppsigelsesfrist for arbeidstaker som skal over i annet arbeid dersom permitteringen gjelder utover 3 måneder. Hva skjer når permitteringsperioden er over? Arbeidstakeren har rett og plikt til å komme tilbake til arbeidet ved utløpet av permitteringsperioden. Det er selvsagt ingen ønsket situasjon for en arbeidsgiver å gå til permittering av sine arbeidstakere, og mange arbeidstakere blir usikre og finner annet arbeid i perioden de er permittert. Det innebærer således også en risiko for bedriften i å miste nøkkelkompetanse når man går til permittering. For å dempe usikkerheten blant arbeidstakerne er det viktig at kommunikasjonen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver er god og ikke minst at arbeidsgiver opptrer ryddig overfor sine arbeidstakere og gjennomfører en ryddig prosess. Det er også viktig at arbeidsgiver holder arbeidstakerne løpende orientert om bedriftens situasjon under permitteringsperioden. Ovennevnte regler endres med jevne mellomrom, særlig når arbeidsledigheten øker og større deler av det norske næringslivet har problemer med å sysselsette samtlige arbeidstakere. For å sikre sakligheten rundt permitteringen er det viktig at permitteringsprosessen blir godt dokumentert og at reglene om permittering faktisk følges. Det er derfor fornuftig å ta kontakt med en juridisk rådgiver dersom bedriften vurderer å gå til permittering av arbeidstakere Kontakt Kristine Nordlund Slotnæs (Advokat), e-post: kns@aaboevensen.com, direkte: +47 2415 9070, mobil: +47 9886 7702 Side 5