Filimport til Akelius Byrå Det er viktig at du følger anvisningene nøye for at overføringen av filer til Akelius Byrå skal bli riktig. Beregn godt med tid da importen kan være tidkrevende. Normal regnes ca. 10 minutter på 50-100 klientfiler til Skatt og Årsavslutning. Regn med 30-60 minutter for Revisjons-filer. Ta også høyde for at enkelte filer kan feile under importen - disse må korrigeres og importeres på nytt. Installasjon av Akelius Byrå og filoverføring fra øvrige programmer fra Akelius bør håndteres av en IT-ansvarlig person eller en hostingleverandør som er kjent med firmaets systemer og filstruktur. Import av klientfiler er kun mulig fra Akelius Årsavslutning, Akelius Skatt og Akelius Revisjon. 1. Backup Det er viktig at du tar en backup av dine filer før du starter filoverføringen til Akelius Byrå. OBS! Du er selv ansvarlig for å ha backup av dine filer dersom det skulle skje noe. 2. Kontrollér kriterier Følgende kriterier må være oppfylt før du kan gjennomføre en filimport: At filene du ønsker å importere skal ligge samlet i en felles katalog hvor du har fulle rettigheter. Filene kan ikke ligge lagret på lokal data. Akelius Byrå og Akelius programmene du skal importere filene fra, må være installert på pcen der importen skal foregå. Alle programmene må være oppdatert til siste versjon. Akelius Byrå serverinstallasjon skal ha blitt kjørt slik at SQL-server installeres med byrådatabaseinstansen. Alternativt skal Byrå databaseinstansen legges til en eksisterende SQL server.
Filimportverktøyet skal være installert. Dette gjøres samtidig som man installerer Akelius Byrå på de ulike arbeidsstasjonene. Kontrollér at det finnes nok tilgjengelig lagringsplass da filimporten ikke flytter men kopierer filene. OBS! Ikke fjern de gamle filene før du har sjekket at alle filene du ønsker inn i Akelius Byrå har blitt importert inn i programmet. Du må ha opprettet minst to brukere i Akelius Byrå. Du kan ikke ha deaktivert noen oppgaver(gjelder også periodiserte momenter som f eks. kvartal). At du har både lese- og skriverettigheter til dokumentarkivet. Dersom du skal importere til Akelius Byrå fra en arbeidsstasjon der Byråinstallasjonen med tilhørende verktøy har blitt installert, må du være innlogget som administrator mot serveren. Vår anbefaling er at du gjør importen direkte på serveren for at det skal gå så fort som mulig(tidsberegning er ca. 2-5 sek per fil). Husk da på at både Akelius Byrå og de andre Akelius programmene du skal importere filer fra, må være installert på serveren. OBS! Hvis du skal importere filer fra Akelius Skatt kan du bare gjøre import for skatteåret 13 og 14. Om det er filer fra skatteåret 2013 må disse filene være lagret i versjon 2013.3 mens filer fra skatteåret 2014 kan importeres fra alle 2014 versjoner. 3. Starte importprogrammet OBS! Mens konverteringen foregår kan ingen jobbe med filer i noen av Akelius programmene. Det gjelder også Akelius Byrå. Hvor lang tid importen tar avhenger av antall filer som skal importeres. Vår anbefaling er at du begynner med å opprette alle brukerne i Akelius Byrå. Start med å logge inn i Akelius Byrå med brukernavn Admin og passord Admin.
Velg deretter Meny og Brukere. Legg til brukerne deres med signatur, navn og passord. Glem ikke å sette tilgang. Les mer om tilganger i brukermanualen. Start filimporten gjennom å klikke på filen BureauImporter.exe. Programmet finnes i installasjonskatalogen for Akelius Byrå(f eks. C:\Program Files (x86)\akelius\byrå) Klikk på knappen Gå til import fra Akeliusfiler for å starte importen: Logg inn i Akelius Byrå om du ikke allerede har gjort det. Deretter vises importguidens første side:
Her velger du i hvilken rekkefølge du ønsker å importere filene. Du kan kun importere fra det program om gangen. OBS! Start med det programmet som inneholder flest antall klienter. Avslutt med det programmet som har mest aktuell grunninformasjon om klientene. Gjennom en innstilling i importen (se nedenfor) kan du velge å skrive over allerede importert grunninformasjon for de klientene som finnes i flere programmer. Denne rekkefølgen på importen vil altså gjøre at du sitter igjen med mest aktuell grunninformasjon på dine klienter i Akelius Byrå. Fra Akelius Skatt vil kun filer fra skatteåret 2013 og 2014 bli importert. Husk på at 2013 filene må være lagret i versjon 2013.3 eller senere. 4. Importguiden Velg Start Import. Det aktuelle programmet starter opp. I eksempelet nedenfor har vi valgt Akelius Årsavslutning.
Angi søkestien til filene som skal importeres. Har dere mappestruktur så velger du hovedmappen og huker av i Ta med underkataloger. En forutsetning er at du har samlet de filene som skal importeres i en felles katalog der du har fulle rettigheter. De kan altså ikke ligge lagret lokalt på noen av pcene. Se punkt 2 ovenfor. Velg hvor mange år du vil ha med deg for hver kunde, med et minimum på 2 år. Det vil dog bare bli lagt opp oppgaver for de siste 2 årene. Vår anbefaling er at du bare tar med deg 2 år med unntak for Akelius Revisjon. Klikk Neste. I dialogruten som kommer opp kan du se hvilken informasjon som kan importeres. Som standard importeres alt. Grunnopplysninger slik som klientnummer, navn og person-/organisasjonsnummer er obligatorisk og må være med. Dersom klientnummer mangler i en fil vil dette bli erstattet med teksten savnes. Hvis noen av de andre grunnopplysningene mangler vil ikke filen bli importert til Akelius Byrå. Hvis du velger å importere roller må rollene både ha et navn og person- eller organisasjonsnummer. Dersom person-/organisasjonsnummer ikke er med så vil dette bli erstattet med teksten savnes etterfulgt av et løpenummer. Dette kan innebære at du får duplikater av dine roller som du i så fall får slette i etterkant i Akelius Byrå. Det gjør du ved å aktivere og slette duplikatene. Les mer om hvordan du sletter i brukermanualen.
Klikk Neste. I neste dialogrute kan du sette innstillinger for hvordan programmet skal håndtere import av klienter som allerede ligger i Akelius Byrå. OBS! Dette må være bestemt til konverteringsdagen. Vi anbefaler at man importerer de programfilene som har mest oppdatert informasjon om klienten først. (Regnskapsår, adresser, navn etc.). Innstillinger som ikke er aktuelle for det programmet importen skjer fra vil ikke være tilgjengelig. Du kan f eks. ikke velge å lagre en fil på en eksisterende privatperson når du importerer fra Årsavslutning. Vi anbefaler at du velger alternativet Kompletter kun informasjon som mangler... hvis klientene allerede finnes i klientlisten. Årsaken til dette er at
hvis du begynner å jobbe med filer som har feil regnskapsår så vil ikke disse endre på informasjonen som allerede ligger riktig i Akelius Byrå. Klikk Neste. I neste dialogrute gjøres innstillinger for hvordan en bruker settes som ansvarlig for de ulike filene. Hvis man har angitt signatur på basissiden i de enkelte filene, er det denne brukeren som settes som ansvarlig inn i Akelius Byrå. For de filene som mangler signatur vil den brukeren du angir nedenfor registreres som ansvarlig. OBS! Dette forutsetter at du har registert brukerne i Byrå med samme brukernavn som i filene. Du kan også velge at den brukeren du angir nedenfor skal registreres som ansvarlig på alle klienter og/eller oppgaver uavhengig om det finnes en angitt signatur i den enkelte filen eller ikke. Klikk Neste. I neste dialogrute vises en rapport over hvor mange filer som ligger klare for import på den angitte søkestien. Når du klikker på Fullfør så vil importen bli satt i gang.
OBS! Forsikre deg om at det finnes tilstrekkelig med lagringsplass på serveren da filene ikke flyttes, men kopieres og dermed dubleres. 5. Loggfil etter importen Etter hver import får du ut en loggfil som viser hva som har blitt overført og, fremfor alt, hva som ikke har blitt overført. Du kan til og med se hvorfor overføringen ikke ble gjort. Korriger filen og kjør ny import. Eventuelt kan du først opprette kunden i Byrå og lagre filen rett på kunden. Deretter er det klart for å overføre filer fra neste program. Følg instruksjonene på samme måte fra punkt 3.
6. Etter importen Filene Ved import kopieres filene fra der de lå før konverteringen til den nye søkestien...\bureau Documents Repository. Derfor er det veldig viktig at du arkiverer filene fra den gamle søkestien når du har forsikret deg om at det du vil ha med over er på plass i Akelius Byrå. Det kan gjøres ved å flytte dem til en ny søkesti eller å ta bort eventuell share. Alternativt kan du ta bort tilknytninger til mappen.