SAK 4.1 Oppsigelse av hovedtrener er trukket ut fra personalmessige årsaker. Av hensyn til personvernloven vil det ikke bli noen ytterligere kommentar omkring dette. SAK 4.2 Regnskap pr 31.10.2016 Det legges ved regnskap pr 31.06.16, da det var utgangspunktet for vårt arbeid med klubbens økonomi. Pr 30/6/16 pr 31/10/16 3010 kursinnt -206701,08-429219,64 3012 Medl.kont -162382,98-345332,98 3014 Dugnader -125000,00-128239,70 3016 Tilskudd -225407,26-421118,91 3018 Svømmestevner/treningsleir -337731,00-508722,50-1000,00 3022 Utstyr -800,00-800,00 3024 Andre Inntekter -19667,00-21667,00 3026 Sosialt -2200,00-6300,00 3110 Salgsinntekter avg.fritt -7950,00-7950,00 3320-25070,00 Salgsinntekter -1087839,32-1895420,73 Driftsinntekter -1087839,32-1895420,73 4010 Kurs Kostnader 15295,60 19181,60 4012 Medlemskontr/treningsavg 14250,00 14250,00 4014 Dugnader-vakter 18554,49 18554,49 4018 Svømmestevner 344090,25 533161,37 4022 Utstyr 0,00 4024 Andre kostnader 6500,40 6500,40 4026 Sosialt 3442,48 8244,09 Varekostnad 402133,22 599891,95 5010 Faste lønninger 396151,00 569534,00 5090 Periodisert lønn 70000,00 5190 Påløpne feriepenger 40407,42 58092,48 5220 Fri telefon 1830,00 3294,00 5291 motkonto 52-1830,00-4558,00 5410 AGA 56120,61 81030,79 5411 AGA påløpne feriepenger 5697,35 8190,83 5430 Premie pensjonsordning 1264,00
5520 Kantinekostn 2492,68 2492,68 5920 Yrkesskadeforsikring 0,00 5960 Gaver til ansatte 315,00 315,00 5990 Andre personalkostn 7088,86 8099,16 6790 Innleid hjelp (Birgitte) 128880,00 197840,00 Lønnskostnad 637152,92 995594,94 6300 Leie Hall 162328,00 246963,00 6490 Annen leie 1050,00 19050,00 6550 Driftsmaterialer 6493,00 7182,00 6570 Arb.klær 4633,00 7713,00 6705 Regnskapshonurar 65051,26 93044,71 6800 Kontorrek 1954,90 2279,03 6810 IT kostn 4618,00 4618,00 6840 Aviser/tidsskrifter 4400,00 4400,00 6860 Møter/trenerkurs 17321,44 52521,44 6900 Telefon 2308,77 2308,77 6940 Porto 1050,00 1050,00 7100 Bilgodgjørelse oppg.pl 677,00 17365,00 7140 Reisekostn, ikke oppg.pl 539,00 2163,00 7310 Domenekostn 0,00 7320 Reklamekostn 2065,00 4640,00 7400 Kontingent 0,00 3830,00 7420 Gaver 0,00 7500 Forsikring 10176,00 15576,00 7700 Styre/bedr. Møter 0,00 7770 Bankkostn 1378,40 1851,35 7780 Kredittkortprov 0,00 7790 Annen kostn. 0,00 Annen Driftskostnad 286043,77 486555,30 Driftskostnader 1325329,91 2082042,19 DRIFTSRESULTAT 237490,59 186621,46 8050 0,00 Finansinntekter 0,00 8160 67,00 217,00 Finanskostnader 67,00 217,00 Finansinntekt./ Finanskostn 67,00 217,00 Resultat før skatt 237557,59 186838,46
Årsoverskudd/underskudd 237557,59 186838,46 Det er klubbens økonomi som til enhver tid vil og bør være styrende for drift og sportslig tilbud. Det kan være et ønske om en sportslig satsning, som klubben ikke har økonomi til, og da vil økonomien være det avgjørende. Her mener vi som sittende styre at klubben ikke har mulighet til å fortsette drift på samme måte som tidligere. I henhold til Lov for Larvik svømmeklubb er styrets oppgave: Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. Vi som sittende styre har sett oss forpliktet til å ta ansvar for at klubben skal ha en forsvarlig økonomistyring. Det er ikke årets drift som er bakgrunnen for de endringer vi mener må til, men en usunn drift over mange år. Dersom vi i år hadde fulgt oppsatt budsjett, ville klubbens underskudd vært enda større. Det er overrapportert inntekter og underrapportert kostnader i årets og tidligere budsjett. Klubben har en egenkapitalkonto, som fra 2011 har blitt sterkt redusert. Det å fortsette drift på samme måte, vil ikke være forsvarlig, og vil føre til at klubben om få år ikke har driftsgrunnlag. Det kan vi, som sittende styre, ikke overse eller ignorere. Årsmøte, som klubbens øverste organ, har ikke tatt sitt ansvar tidligere, i forhold til klubbens økonomi, da alle regnskap er godkjent. Årsmøte 2012 regnskap fra 2011 med underskudd på 342 109,- Årsmøte 2013 regnskap fra 2012 med underskudd på 30 853,- Årsmøte 2014 regnskap fra 2013 med underskudd på 246 404,- Årsmøte 2015 regnskap fra 2014 med underskudd på 166 715,- Årsmøte 2016 regnskap fra 2015 med underskudd på 152 368,- godkjent 9 mot 1 stemme Totalt blir dette en samlet sum på 938 449,- Det har over mange år vært manglende kontroll på medlemmer og feil medlemsgrunnlag har blitt lagt til grunn ved budsjettarbeid. I tillegg har klubbens medlemsmasse, aktive svømmere, fra årsskifte 2015/16 til august 2016 blitt redusert med ca 28 %. 24 svømmere sluttet fra januar til august, i tillegg har flere sluttet i løpet av høsten, og det er signaler på at enda flere er på vei ut. Dette har stor betydning for klubbens drift, inntektsgrunnlag totalt sett, og for neste års budsjett.
Grep som har blitt gjort etter 30.06.16: Treningsavgifter Vi gjorde en grundig beregning på hva hvert enkelt parti koster klubben. Vi så på tilbudet gruppene får, og gjorde en beregning ut fra dette, hva en realistisk treningsavgift da burde ligge på. Vi økte treningsavgiftene på alle gruppene. Det ville ut fra medlemsmassen i august tilsi en økt inntekt på 70400 pr år. Ut fra dagens aktive medlemsmasse vil allerede denne inntjeningen være redusert med ca 23000,- Svømmeskolen Slik driften var på svømmeskolen, gikk den med tap. Svømmeskolen skal bære klubbens konkurransepartier, så her måtte endringer til. Stillingen til svømmeskoleansvarlig er endret fra, en 50% stilling til en timebasert stilling. Det vil gi noen besparelser i forhold til lønn. For å heve kvalitet, og på den måten kunne få flere deltakere på sikt, har vi økt antall instruktører i vannet. Noen av besparelsene på lønn til svømmeskoleansvarlig, vil derfor gå til å dekke økt lønn på instruktører. Det vil allikevel være en kostnadsreduksjon i forhold til lønn. Vi er av den oppfatning at økt kvalitet må til, for å få flere deltakere. Dette vil være en prosess som vil ta noen år, før svømmeskolen kan regnes å være en bærebjelke for konkurransepartiene. Nå gjøres administrasjonsarbeidet på dugnad, noe som framover må inn i budsjett som en utgift/lønn. Det er sendt ut ca 60 støttespillerbrev til firmaer i Larvik. Her har klubben ikke hatt noen til å følge opp og jobbe aktivt med marked; i tillegg til at sponsormarkedet er svært begrenset. Vi har nå kun to sikre støttespillere á kr 3000,- pr år. Innkjøpsstopp - Det har blitt satt begrensninger i forhold til innkjøp klubben ikke må gjøre. Avbestilling av svømmehall skal gjøres hver gang den ikke skal brukes. Det har blitt avbestilt i ferier og helger som svømmerne er på stevne. Redusert bruk av hall-tid, ved å samle partier. Dette bør gjøres ytterligere, da klubbens medlemsmasse siste år er sterkt redusert. Det vil da ikke være behov for like mange timer i hall totalt sett. Søknad til kommunen om redusert/fri hall-leie i svømmehall og atletsal. I tillegg til at det har blitt gjennomført møte med kommunen. Larvik kommune ønsker at alle idrettslag skal ha samme mulighet, noe som gjøre at de ikke vil gi fordeler til enkelte. Alle lag og foreninger betaler samme pris for leie av sine treningsanlegg.
SAK 4.3 -KLUBBENS MÅLSETNING KVALITET I BREDDE OG TOPP. LSK skal være en klubb som satser konkurransesvømming hvor topp og bredde går hånd i hånd i en parallell utvikling, hvor aktiviteten er preget av trivsel, sportslige og sosiale ambisjoner. Vi skal være blant de mest anerkjente svømmeklubbene i Norge, og klubbens svømmere skal være representert blant de beste i landet. Styrets innstilling er at klubbens målsetning aldri bør endres uten en grundig prosess omkring ønsket framtid, og hvilken retning klubben ønsker og har mulighet til å gå. Denne prosessen bør gjøres hovedsakelig med svømmere/medlemmer for å sikre at de blir hørt, og at klubben driver på en måte de aktive medlemmene ønsker. Dette må i tillegg henge sammen med klubbens økonomi og øvrige drift. Klubben må skille sportslige ønsker fra økonomi, men dette er to områder som påvirker hverandre. Det vil til enhver tid være økonomien som er styrende totalt sett. Det anbefales å bruke Trude Halvorsen i et arbeid med en GAP analyse, med klubbens svømmere, fra januar. Da vil klubben ved årsmøte i mars kunne ta stilling til om det er ønskelig å endre på gjeldende målsetningen. Klubbens aktive svømmere årsskiftet 2015/16 var på over 90 stk. I dag er dette nede i under 60 svømmere. Et så stort frafall fra spesielt breddeutøvere, bør virkelig tas på alvor. 24 svømmere sluttet fra januar 2016- august 2016, i tillegg er det flere svømmere som allerede har sluttet eller har gitt signaler på at de er på vei ut. Dette bør klubben ta til etterretning og finne ut om den sportslige driften er i tråd med hva medlemmene ønsker. I tillegg til lite aktivt arbeid med rekruttering, har dette store konsekvenser for klubbens drift. Det bør gjennomføres en grundig prosess for å undersøke om klubben driver slik medlemmene ønsker. Norges idrettsforbund har gode retningslinjer for både barn og ungdom, som klubben bør etterstrebe og jobbe etter. https://www.idrettsforbundet.no/tema/barneidrett/# https://www.idrettsforbundet.no/tema/ungdomsidrett/retningslinjer-for-ungdomsidrett/ Norges svømmerforbund har fokus på Livet som aktiv/aktiv for livet. http://svomming.no/svomming/svomming-forside/sportslig-plan-svomming/ Forslag til vedtak: Klubben beholder sin målsetning fram til førstkommende årsmøte i mars. Det gjøres da et endelig vedtak på om den skal endres eller beholdes. Det settes i gang en prosess/gap analyse ved Trude Halvorsen; veileder fra NSF, med klubbens svømmere fra januar. ( GAP- analyse går ut på å finne avstanden mellom nåværende situasjon og ønsket situasjon)
5.Valg Valgkomiteens innstilling til styre i LSK, valg på ekstraordinært årsmøte 12.12.2016 Velges for perioden frem til ordinært årsmøte mars 2017. Leder, Mona Gulbrandsen Nestleder, Ella Cathrine Schønning Styremedlem, Rune Berg Styremedlem, Anniken Hvass Styremedlem, Krister Næss Varamedlem, Torbjørn Skarvang Engstrøm Varamedlem, Sissel Jorunn Schou Krister Næss har trukket seg som medlem av valgkomiteen med følgende begrunnelse; «Da bekrefter jeg med dette at jeg trekker meg fra valgkomiteen, for å stille meg disponibel til et styreverv (og praktiske bidrag for å hjelpe klubben i den nåværende situasjonen). Jeg må understreke at dette er med forbehold om at jeg (og evt. andre nye) uansett omstendigheter IKKE blir «sittende igjen alene» verken etter dette valget, eller etter ordinært årsmøte i mars. Slik jeg ser det er det hensiktsmessig å informere om at bakgrunnen for at jeg velger å gjøre dette er todelt; styret trenger nye krefter nå, og det har vist seg vanskelig å rekruttere andre.» Eva Solberg som varamedlem til valgkomiteen er da nå å regne som medlem av komiteen, sammen med Mailen Svan Kjær og undertegnede. Larvik 5.desember 2016 Med vennlig hilsen Valgkomiteen i LSK v/leder Per Skinmo