BESKRIVELSE AV RENHOLDSOMFANGET Se byggoversikt i eget dokument 1. RENHOLDSOMFANG Renholdet skal gjennomføres frekvensbasert, bestående av regelmessig renhold, periodisk renhold og hovedrengjøring. Vedlagte renholdstegninger og romlister viser frekvens per rom. Rutine for opplæring for fast ansatte renholdere og renholdsledere, vikarer og nyansatte skal beskrives og dokumenteres. Det settes et krav til leverandøren at renholderne er fagarbeidere med fagbrev. I de første 2 årene av kontrakten skal minimum halvparten av renholderne ha fagbrev. I tredje året av kontrakten er det et krav at alle renholdere skal ha fagbrev eller kan vise til at de er under opplæring. Regelmessig renhold omfatter alle tilgjengelige overflater i lokalene opp til en høyde på 3 meter over gulvet. Arbeidet omfatter normalt renhold av alle tilgjengelige flater på inventar, gulv, vegg og himling. Det skal også utføres periodisk renhold med vedlikehold av alle gulv og hovedrengjøring. 1.1. Kvalitetskontroll Visuell kvalitetskontroll skal gjennomføres med frekvens 4g/år. Resultatene av kvalitetskontroller skal rapporteres til oppdragsgiver. Leverandøren skal utarbeide et kvalitetskontrollskjema som skal benyttes ved kvalitetskontrollene, med utgangspunkt i beskrevet renholdskvalitet. Leverandøren er ansvarlig for å planlegge og å gjennomføre kvalitetskontroller. Leverandør plikter å informere oppdragsgiver i god tid om tidspunkt for gjennomføring av kontroller. Oppdragsgiver, eller representanter for oppdragsgiver, står fritt til å delta på kvalitetskontrollene. Leverandør må skriftlig gjøre rede for hvordan kvaliteten sikres hos oppdragsgiver i periodene mellom kontrollene. Leverandør skal legge til rette for at oppdragsgiver også selv kan melde avvik/reklamasjon på en skriftlig og formalisert måte. Alle henvendelser til leverandør skal kunne sendes til en egen kontaktperson/ansvarlig leder. Dersom det på noe tidspunkt oppstår uenighet mellom partene om kvaliteten er oppnådd, kan oppdragsgiver kreve en ny kontroll.
1.2. Kvalitet Arbeidet betraktes som tilfredsstillende utført når resultatet etter renhold samsvarer med følgende kravspesifikasjoner: Renholdsobjekt: Gulv Inventar og innredning I våtrom: a)sanitærutstyr, vegg, trykkpunkt, såpeog papirdispensere b)speil c)dispensere for papir, såpe, hygieneartikler ol. d)urinal, toalett Dørkarmer, dører, dørhåndtak, gelender Veggflater Lysbrytere og personnære flater Glass-, stål- og messingflater Møbler Avfallsbeholdere Ventilasjonsåpninger Varmekilder Renholdskvalitet: a)-være uten synlig smuss, flekker og søl b)-være blanke uten flekker og skjolder c)- skal fungere skikkelig, melde fra ved feil d)- skal fungere skikkelig, melde fra ved feil -være blanke og uten iøynefallende smuss, flekker og søl og skal stå pent og ryddig. -være uten smuss, flekker 2. REGELMESSIG RENHOLD Renhold skal utføres regelmessig slik at smuss og unødvendig slitasje unngås. Regelmessig renhold betyr at overflatene skal rengjøres med en forholdsvis hyppig frekvens, men ikke nødvendigvis hver dag. Regelmessige renhold er lagt opp med fast frekvens for de ulike lokalene, og renholderen foretar det nødvendige arbeidsomfanget i forhold til beskrevet renholdskvalitet. Renholdet omfatter kun frie flater, gulvrenhold, samt flekkfjerning på vegger, vindu og inventar. I sanitærrom skal både gulv og inventar rengjøres hver dag. Tørt og lett fuktig renhold med mikrofiber skal benyttes i størst mulig grad. Unngå bruk av vått renhold. Merk at bruk av kombimatmaskin ikke regnes som vått renhold i denne sammenheng, da oppsugingen gjør at svært lite fuktighet ligger igjen på overflaten.
Galleriet ønsker å presisere følgende i forbindelse med regelmessig renhold: Kunstverk/ bilder som er beskyttet med glass skal støvtørkes, det skal ikke brukes vann. De kunstverkene som ikke har slik beskyttelse skal ikke rengjøres. Bilderammer, tredimensjonale gjenstander, skulpturer og lignende skal støvtørkes eller støvsuges. Svalbardhallen ønsker å presisere følgende i forbindelse med regelmessig renhold: I svømmehallen skal det rengjøres med kombimatmaskin rundt bassenget hver dag. Der kombimatmaskinen ikke kommer til (høydeforskjeller, vegg) benyttes mopp, samt utlegging av gel/skum 1 g/u. Idretthallen skal rengjøres med kombimatmaskin 6 dager i uka. Svalbardhallen eier en kombimatmaskin som skal benyttes. Kombinatmaskinen skal renholdes og vedlikeholdes av leverandøren i kontraktsperioden. Det skal utføres utlegging av gel/skum hver dag i dusjer og badstuer. Veggene og gulvene skal skrubbes og spyles. Flislagte rom og safetygulv skal ikke polishbehandles. Det skal tørkes støv av alt utstyr i treningsrommet. Det skal også rengjøres under treningsutstyret regelmessig. Flekkfjerning av blant annet ballmerker på veggene skal rengjøres 1 gang pr uke i squashhallen. Energiverket ønsker å presisere følgende i forbindelse med regelmessig renhold: Renhold i industrilokalene skal utføres med minst mulig vann og kjemi. Tørt smuss tas best med tørre metoder som støvsuging, feiing med maskin eller oljeimpregnerte mopper. Det regelmessige renholdet omfatter hovedsakelig gulv og sanitærinstallasjoner. Det er behov for periodisk renhold 1 g/mnd og hovedrengjøring 1 g/år. Maskiner og utstyr rengjøres av energiverkets personal. Energiverkets ansatte kan omdisponere og omorganisere arbeidsoppgavene til renholderen ved behov, innenfor renholderens arbeidstid og innenfor rammen av arbeidsforholdet. 2.1. Tilleggstjenester regelmessig renhold Serviceoppgaver som skal inkluderes i leveransen: Tømme avfalls- og hygienebeholdere, sette i ny pose og bringe det oppsamlede avfallet til angitt sted, for eksempel søppelrom eller container ved
arbeidets slutt. Beholderne skal rengjøres og være uten flekker og søl innvendig og utvendig. Sørge for at såpedispensere og papirdispensere virker og er fylt opp med forbruksartikler, dispenserne skal også rengjøres. Rense sluk og løfte på eventuelle rister, slik at de er fri for sand, hår, lo med mer Støvsuge eller riste matter, slik at de er fri for synlig smuss Stoler/sofaer med tekstile trekk skal tørkes eller børstes ukentlig, slik at de er fri for skjemmende løst smuss eller hår. Stoler/sofaer med tekstile trekk skal støvsuges 1 g/mnd, og renses med møbelrensemaskin 1 g/år. Rydde og ta inn/ut av oppvaskmaskinene på to kjøkken i 3 etg i næringsbygget 2.2. Periodisk renhold Overflater som kan utgjøre et smussdepot og som ikke er tilgjengelige for regelmessig renhold skal rengjøres periodisk, 1 gang pr. mnd. Eksempler kan være oppå skap, i åpne fylte bokhyller, lamper og lignende. Støvsuge seter med tekstile trekk: 1 g/mnd Periodisk renhold med kombimatmaskin er nødvendig i flislagte rom, på sklisikker vinyl (safetygulv) og rom som ikke kan polishbehandles. Kombimatmaskin skal benyttes minimum 1 g/mnd. 2.2.1. Gulvvedlikehold Oppdraget omfatter 21 ulike bygg. Ved inngangen til alle bygg er det plassert skohyller. Innenfor disse skohyllene er det skofri sone. Unntakene er energiverket, kulturhuset, gamle brannstasjon og servicebygget kaia. Renholdsbyåret stiller med matter ved behov. Det er varierende utgangspunkt for gulvvedlikehold. Oppdragsgiver ønsker at highspeedpolering (rens, tørrpolering og/eller spraypolering)skjer så hyppig at gulvene vedlikeholdes i hele kontraktsperioden. Oppdragsgiver v/ansatte skal legge til rette for highspeedpolering ved å sørge for at færrest mulig objekter er plassert på gulvet. Rom med safetygulv skal ikke polishbehandles og ikke highspeedpoleres. Øvrige rom skal highspeedpoleres 4 g/år. Kulturhuset skal ha vedlikehold av gulvene 6 g/år.
2.3. Hovedrenhold Hovedrenhold omfatter renhold av gulv, vegger, tak og inventar i alle bygg. Hovedrenhold over himling inngår ikke i arbeidsomfanget. Utvendig renhold av ventilasjonsrør etc. som ligger åpent inngår imidlertid i hovedrenholdet. Oppdragsgiver ønsker også en årlig vask av alle innvendige glassflater (vinduer, glassdører, dørvinduer og glassvegger). Vinduspuss omfatter innvendig puss, med ramme og karm. 0,5 g/år i administrasjonsarealer, renholdsrom, arkiv og lager 1 g/år i alle øvrige rom Energiverket er unntaket. Energiverket skal ha hovedrengjøring 1 g/år i alle rom. 3. INNKJØP Avfallssekker til eget bruk (store) Avfallsposer (små) Rengjøringsmidler og utstyr Mykpapir Håndsåpe Renholdsfirma Renholdsfirma Renholdsfirma Oppdragsgiver Oppdragsgiver Svalbardhallen er unntaket. De ønsker mykpapir og håndsåpe/dusjsåpe levert av leverandør og faktureres etter forbruk. 4. VED OPPSTART NY LEVERANDØR Under befaring i lokalene må leverandørene vurdere behovet for nullstilling av gulvene for å oppnå et tilfredsstillende utgangspunkt for jevnlig vedlikehold. Eventuell nullstilling skal gjennomføres i løpet av de 3 første driftsmånedene, og samlet pris for dette skal fremgå som en tilleggskostnad i prisskjema. Det kan velges mellom følgende metoder: Metode 1: Ingen nullstilling nødvendig. Brukes der gulvet er polishbehandlet og ser bra ut. Highspeedpolering kan fortsette slik det er i dag. Metode 2: Rens med egnet middel og highspeedmaskin. Påføring av et lag med polish (medium eller høy glans). Brukes der gulvet har blitt polishbehandlet, men polishen er slitt og ser matt ut i gangbanene.
Metode 3: Oppskuring (fjerning av all polish). Påføring av grunner og to lag med polish (medium eller høy glans). Brukes der polishen er helt slitt bort på hele eller deler av gulvet Metode 4: Rengjøring med kombimatmaskin og grovrengjøringsmiddel. Videre highspeedpolering må i oppstartsfasen gjennomføres som spraypolering. Brukes på nylagte gulv med (både linoleum XF og vinyl PUR) som ikke er behandlet med verken voks eller polish. 5. UNNTAK FRA LEVERANSEN De overflatene som ikke er med i det regelmessige renholdet, og som er unntatt fra leveransen er: Overflater over lukket himling Inne i lukkede skap Utstyr som er lagret i skap Pyntegjenstander og andre personlige eiendeler som tilhører brukeren av lokalet Funksjonsflater på elektronisk utstyr og kontormaskiner. (eks. tastatur, front på PCskjermer, bryterpanel på maskiner, og lignende) Kjøkken/tekjøkken: Hvitevarer og kjøkkenbenker unntas leveransen. Renhold av skapfronter, samt oppå overskap, er med i renholdsomfanget. Gardiner: vask og stell av gardiner er ikke med i leveransen. Tekniske rom: bestilles ved behov Vindu: utvendig vinduspuss unntas leveransen og bestilles ved behov. 6. RELEVANTE RUTINER 6.1. Tidspunkt for renhold Renholdet skal utføres på ukedager mellom kl 0600-1800. Unntaket er Blåmyra 232-4-6-8 ved hybelrenold. Disse som skal ha renhold alle dager, man-søn, etter bestilling. Byggoversikt Renhold kl: Næringsbygget Fra kl 07:00 Servicebygget kai Mellom kl. 07:00-16:00 Biblioteket Før kl 10:00 Galleri Svalbard Før kl 10:00 Longyearbyen kulturhus Mellom kl. 07:00-16:00 Svalbardhallen Fra kl 06:00 Ungdomshuset Før kl 16:00 Kullungen barnehage Fra kl 16:00 Longyearbyen barnehage Fra kl 16:00 Longyearbyen skole Fra kl 07:00
Longyearbyen bhg Fra kl 16:00 avd.rypa Polarflokken barnehage Fra kl 16:00 Avfallsanlegg Mellom kl. 07:00-16:00 Blåmyra 232-4-6-8 Mellom kl. 07:00-16:00 Blåmyra 232-4-6-8, Mellom kl. 11:00-15:00 bestilling av hybel renhold (man-søn) Brannstasjon Mellom kl. 07:00-16:00 Gamle brannstasjon Mellom kl. 07:00-16:00 Longyear Energiverk Mellom kl. 07:00-16:00 Vei 220-02 Mellom kl. 07:00-16:00 Vei 222-07 Mellom kl. 07:00-16:00 Vei 222-11 Mellom kl. 07:00-16:00 Vei 232-16 Mellom kl. 07:00-16:00 6.2. Adgang til byggene Oppdragsgiver skal holde leverandør med nødvendige nøkler/kodekort. Disse må ikke merkes med navn eller lignende som kan identifisere eiendom eller eier. Ved tap av nøkler må leverandøren påkoste skifte av låsesystem. Ved oppstart skal oppdragsgiver sørge for at representant for leverandør får den nødvendige opplæring i bruk av nøkler, koder og andre rutiner som er relevante for tilgang til bygget. Denne representanten er videre ansvarlig for at opplæringen blir gitt videre internt. Hver person som får ansvar for nøkler skal underskrive for at opplæringen er gjennomgått og forstått. Utrykkinger fra sikkerhetsleverandør, som følge av feil bruk av koder/nøkler hos leverandøren, påkostes av leverandøren. 7. ØVRIGE FORPLIKTELSER 7.1. Leverandørens forpliktelser - Longyearbyen Lokalstyre har i dag 3 fulltidsansatte renholdere. Disse renholderne må sikres jobb hos ny leverandør i tilsvarende stillinger. - Tidspunkt for periodiske og årlige oppgaver skal avtales med oppdragsgiver ved kontraktens oppstart. - Bygg 7, vei 232-16, ønsker en samlet spesifisert faktura som deles opp i felles, lokalstyre og statsbygg slik som tegningene til bygget. - Renholder skal melde fra om behov for forbruksartikler som mykpapir og såpe i god tid før det går tomt. - Leverandør plikter å holde orden i disponerte renholdsrom. Slike rom har renholdsfrekvens 1 g/mnd. (unntak av Svalbardhallen 1 etg. som rengjøres 1g/u) Alle renholdsmidler skal oppbevares på renholdsrom, og rommene skal være låst.
7.2. Oppdragsgivers forpliktelser Tilrettelegging for leverandør, slik at renholdsrutinene kan utføres på en best mulig måte. Her nevnes: - regelmessig rydding av flater - tilby leverandør ryddige og formålstjenlige renholdsrom. Dette innebærer god hylleplass. - sørge for at renholder til enhver tid har rett nøkkel til dører og evt avfallscontainere - god kommunikasjon med renholder - orientere leverandør i tilstrekkelig tid om ekstraordinære arrangement på byggene som vil påvirke renholdstidspunkt, omfang og lignende 8. MINIMUM AKSEPTERTE RENHOLDSTID Timeantallet inkluderer alle renholds-og serviceoppgaver som er omtalt i beskrivelse av renholdsomfanget pkt 1 og 2. Timeantallet skal ikke inkludere nullstilling av gulv. Timeantallet inkluderer ikke transport mellom byggene. Byggoversikt Timer/dag Timer/år Næringsbygget 3,90 1014,59 Servicebygget kai 0,78 127,93 Servicebygget kai- lavsesong 0,55 52,28 Biblioteket 0,25 64,58 Galleri Svalbard 0,10 26,70 Longyearbyen kulturhus 1,76 457,57 Svalbardhallen 4,38 1242,86 Svalbardhallen-sommeråpent 2,06 129,74 Ungdomshuset 0,55 144,17 Kullungen barnehage 1,98 515,93 Longyearbyen barnehage 2,32 602,60 Longyearbyen skole 11,23 3675,98 Longyearbyen bhg avd. Rypa 1,08 281,27 Polarflokken barnehage 2,60 676,13 Avfallsanlegg 0,13 32,82 Blåmyra 232-4-6-8 0,41 105,34 Brannstasjon 0,20 51,14 Gamle brannstasjon 0,06 15,95 Longyear Energiverk 3,78 984,09 Vei 220-02 0,13 34,88 Vei 222-07 0,08 21,64 Vei 222-11 0,08 21,64 Vei 232-16 0,21 54,84
Oppgitt timeantall kan fravikes med inntil 10 % under oppgitt sum uten at det vil få betydning for oppdragsgivers vurdering av kvalitet.