Saksliste styrebehandling pr. epost Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 7. mai 2014 Arkivnummer: 012 Bodø Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) inviterer til styrebehandling pr. epost i perioden 7. 8. mai 2014. Saksliste: Sak 23 2014 Godkjenning av innkalling Sak 24 2014 Godkjenning av saksliste Sak 25 2014 Godkjenning av dokumenter til Selskapsmøte 19. mai 2014 Med vennlig hilsen Øyvind Juell
Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 5. mai 2014 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 SELSKAPSMØTE I LUFTAMBULANSETJENESTEN ANS Styret i Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til selskapsmøte 19. mai 2014 kl 1350 1410 på Radisson Blu Airport Hotel, Gardermoen. Saksliste Sak 4 2013 Godkjenning av innkalling Sak 5 2013 Godkjenning av saksliste samt valg av to personer til å signere protokollen Sak 6 2013 Fastsetting av årsregnskap for 2013 Sak 7 2013 Fastsetting av styrets årsberetning for 2013 Sak 8 2013 Godtgjørelse til revisor for 2013 Sak 9 2013 Årlig melding for 2013 Sak 10 2013 Oppnevning av styremedlemmer Sak 11 2013 Godtgjørelse til styret Med vennlig hilsen Daniel Haga styreleder Postadresse: Besøksadresse: Telefon: www.luftambulansetjenesten.no Luftambulansetjenesten ANS Torvgata 2 75 54 99 50 postmottak@luftambulansetjenesten.no Pb 235 8006 BODØ Org. nr.: 986 512 810 8001 BODØ
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 SELSKAPSMØTE Sak 4 2013 Godkjenning av innkalling Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 Vår dato: 5. mai 2014 Møtedato: 19. mai 2014 1. Bakgrunn Innkallingen er fremlagt. 2. Forslag til vedtak Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Daniel Haga er valgt til møteleder. Innkallingen er godkjent. Selskapsmøtet er lovlig satt. Daniel Haga styreleder
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 SELSKAPSMØTE Sak 5 2013 Godkjenning av saksliste samt valg av to personer til å signere protokollen Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 Vår dato: 5. mai 2014 Møtedato: 19. mai 2014 1. Bakgrunn Sak 4 2013 Godkjenning av innkalling Sak 5 2013 Godkjenning av saksliste samt valg av to personer til å signere protokollen Sak 6 2013 Fastsetting av årsregnskap for 2013 Sak 7 2013 Fastsetting av styrets årsberetning for 2013 Sak 8 2013 Godtgjørelse til revisor for 2013 Sak 9 2013 Årlig melding for 2013 Sak 10 2013 Oppnevning av styremedlemmer Sak 11 2013 Godtgjørelse til styret 2. Forslag til vedtak Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Sakslisten er godkjent. Lars Vorland og Daniel Haga er valgt til å signere protokollen. Daniel Haga styreleder
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 SELSKAPSMØTE Sak 6 2014 Fastsetting av årsregnskap for 2013 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, 918 20 828 Vår dato: 6. mai 2014 Møtedato: 19. mai 2014 1. Bakgrunn/fakta Vedlagt følger årsregnskap for 2013 med kontantstrømoppstilling og noter utarbeidet av Økonor AS i samarbeid med administrasjonen, og revidert av revisorene Lena Holien og John Eilif Johansen fra KPMG AS. Årsoppgjør er ferdigstilt og revisjonen er gjennomført. Revisors beretning følger vedlagt. Driftsresultatet ble 13 mill kr i underskudd. Etter finansinntekter ble årsresultatet et underskudd på 11,3 mill.kr. Likviditeten for selskapet har vært god gjennom hele 2013. Styret for Luftambulansetjenesten ANS godkjente årsregnskapet i styremøte 24. mars 2013 og foreslår at underskuddet dekkes av tidligere opparbeidet egenkapital. 2. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Årsregnskap for 2013 fastsettes som endelig årsregnskap. Underskudd på 11,3 mill.kr. dekkes av tidligere opparbeidet egenkapital. Daniel Haga styreleder
Årsregnskap 2013 for Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS Foretaksnr. 986 512 810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Resultatregnskap Note 2013 2012 DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Driftsinntekter Refusjonsinntekter 1 4 741 000 4 972 433 Annen driftsinntekt 1 726 772 082 739 180 828 Sum driftsinntekter 731 513 082 744 153 261 Driftskostnader Lønnskostnad 3,4 16 512 130 15 302 825 Avskrivning på varige driftsmidler 5 3 339 380 3 262 628 Annen driftskostnad 3,6 724 706 993 718 847 856 Sum driftskostnader 744 558 503 737 413 309 DRIFTSRESULTAT -13 045 421 6 739 952 FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekter Annen renteinntekt 1 678 715 1 871 310 Annen finansinntekt 149 9 727 Sum finansinntekter 1 678 864 1 881 037 Finanskostnader Annen rentekostnad 451 129 Annen finanskostnad 5 750 2 958 Sum finanskostnader 6 201 3 086 NETTO FINANSPOSTER 1 672 663 1 877 951 ORDINÆRT RESULTAT -11 372 758 8 617 903 ÅRSRESULTAT -11 372 758 8 617 903 OVERF. OG DISPONERINGER Overføringer annen egenkapital 7-11 372 758 8 617 903 SUM OVERFØRINGER OG DISPONERINGER -11 372 758 8 617 903 Årsregnskap for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Balanse pr. 31.12.2013 Note 31.12.2013 31.12.2012 EIENDELER ANLEGGSMIDLER Varige driftsmidler Medisinsk teknisk utstyr 5 12 779 787 14 166 289 Flyoperativt utstyr 5 2 799 351 3 142 458 IKT utstyr 5 411 743 449 807 Driftsløsøre, inventar o.a utstyr 5 960 447 343 022 Sum varige driftsmidler 16 951 328 18 101 576 Finansielle anleggsmidler Andre fordringer 83 446 61 934 Sum finansielle anleggsmidler 83 446 61 934 SUM ANLEGGSMIDLER 17 034 774 18 163 510 OMLØPSMIDLER Fordringer Kundefordringer 8 629 000 1 387 083 Andre fordringer 400 818 1 182 635 Sum fordringer 1 029 818 2 569 718 Bankinnskudd, kontanter o.l. 9,10 86 519 903 81 797 781 SUM OMLØPSMIDLER 87 549 722 84 367 499 SUM EIENDELER 104 584 496 102 531 009 Årsregnskap for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Balanse pr. 31.12.2013 Note 31.12.2013 31.12.2012 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Innskutt egenkapital Innskutt egenkapital 7 17 474 330 17 474 330 Sum innskutt egenkapital 17 474 330 17 474 330 Opptjent egenkapital Annen egenkapital 7 34 259 378 45 632 136 Sum opptjent egenkapital 34 259 378 45 632 136 SUM EGENKAPITAL 51 733 708 63 106 466 GJELD LANGSIKTIG GJELD Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelser 4 2 299 185 1 954 857 Andre avsetninger for forpliktelser 11 5 700 000 9 641 587 Investeringstilskudd 12 1 035 812 1 303 512 Sum avsetning for forpliktelser 9 034 997 12 899 956 SUM LANGSIKTIG GJELD 9 034 997 12 899 956 KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld 12 564 879 16 926 624 Skyldig offentlige avgifter 1 120 987 1 074 820 Annen kortsiktig gjeld 30 129 925 8 523 143 SUM KORTSIKTIG GJELD 43 815 791 26 524 587 SUM GJELD 52 850 788 39 424 543 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 104 584 496 102 531 009 Bodø, den / 2014 Øyvind Juell Daniel Martin Haga Tor-Arne Haug Daglig leder Styreleder Nestleder Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremedlem Styremedlem Styremedlem Årsregnskap for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Noter 2013 Regnskapsprinsipper: Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloves bestemmelser og god regnskapsskikk. Refusjonsinntekter/tilskudd Tjenester inntektsføres etter hvert som de blir levert. Tilskudd inntektsføres i henhold til sammenstillingsprinsippet. Omløpsmidler og kortsiktig gjeld Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet, samt poster som knytter seg til varekretsløpet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi ved verdifall som ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer føres opp i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til påregnelig tap. Avsetning til påregnelig tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en uspesifisert avsetning for å dekke antatt tap. Varige driftsmidler Varige driftsmidler føres opp i balansen og avskrives over driftsmidlets forventede økonomiske levetid. Varige driftsmidler nedskrives til virkelig verdi ved verdifall som forventes ikke å være av forbigående art. Nedskrivinger blir reversert når grunnlaget for nedskrivingen ikke lenger finnes å være til stede. Direkte vedlikehold av driftsmidler kostnadsføres løpende under driftskostnader, mens påkostninger eller forbedringer tillegges driftsmidlets kostpris og avskrives i takt med driftsmidlets levetid. Pensjoner Pensjonskostnader og pensjonsforpliktelser beregnes etter lineær opptjening basert på forventet sluttlønn. Beregning er basert på en rekke forutsetninger herunder diskonteringsrente, fremtidig regulering av lønn, pensjoner og ytelser fra folketrygden, fremtidig avkastning på pensjonsmidler samt aktuarmessige forutsetninger om dødelighet og frivillig avgang. Pensjonsmidler er vurdert til virkelig verdi og fratrukket i netto pensjonsforpliktelser i balansen. Endringer i forpliktelsen som skyldes endringer i pensjonsplaner fordeles over antatt gjenværende opptjeningstid. Endringer i forpliktelsen og pensjonsmidlene som skyldes endring i og avvik i beregningsforutsetningene (estimatendringer) fordeles over antatt gjennomsnittlig gjenværende opptjeningstid hvis avvikene ved årets begynnelse overstiger 10 % av det største av brutto pensjonsforpliktelser og pensjonsmidler. Noter for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Noter 2013 Kontantstrømoppstilling Kontantstrømoppstillingen er utarbeidet etter den indirekte metode. Kontanter og kontantekvivalenter omfatter kontanter, bankinnskudd og andre kortsiktige, likvide plaseringer. Bruk av estimater Utarbeidelsen av årsregnskapet i henhold til god regnskapsskikk forutsetter at ledelsen benytter estimater og forutsetninger som påvirker resultatregnskapet og verdsettelsen av eiendeler og gjeld, samt opplysninger om usikre eiendeler og forpliktelser på balansedagen. Betingede tap som er sannsynlige og kvalifiserbare, kostnadsføres løpende. Note 1 - Driftsinntekter Selskapets inntekter består i hovedsak av tilskudd fra de fire regionale helseforetakene. Tilskuddene beregnes ut fra baseplassering og aktivitet i den enkelte region. Refusj.innt 2013 Tilskudd 2013 Helse Nord 311 186 101 Helse Midt-Norge 111 923 043 Helse Vest 86 168 559 Helse Sør-Øst 217 494 379 Inntektsbringende oppdrag 4 741 000 Totalt 4 741 000 726 772 082 Noter for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Noter 2013 Note 2 - Nærstående parter Som nærstående parter regnes Helse Nord RHF, Helse Vest RHF, Helse Sør-Øst RHF og Helse Midt-Norge RHF med tilhørende datterselskaper. Foretaket har i 2013 hatt følgende transaksjoner med nærstående parter: Helse Nord RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Øvrige helseforetak Tilskudd for å drive den flyoperative ambulansetjenesten. Tilskudd for å drive den flyoperative ambulansetjenesten. Tilskudd for å drive den flyoperative ambulansetjenesten. Tilskudd for å drive den flyoperative ambulansetjenesten. Mellomregningsforhold i forbindelse med forskudd/utlegg av kostnader. Note 3 - Lønnskostnader / Antall ansatte / Godtgjørelser / Lån til ansatte / Pensjoner mm Spesifikasjon av lønnskostnader 2013 2012 Lønninger 13 338 279 12 211 617 Annen godtgjørelse 65 203 44 073 Arbeidsgiveravgift 1 265 250 1 034 191 Pensjonskostnader 1 641 546 1 848 465 Andre lønnsrelaterte ytelser 201 852 164 479 Totalt 16 512 130 15 302 825 Antall årsverk 19,95 18,95 Godtgjørelse (i kroner) daglig leder Lønn 1 079 464 Ytelse til pensjonsforpliktelser 19 893 Annen godtgjørelse 6 000 Daglig leder har oppsigelsesvern på 6 mnd. lønnsvederlag ved oppsigelse fra arbeidsgiver. Daglig leders lønn justeres årlig av styret. Lønnsjustering foretas etter at øvrige lønnsoppgjør i helsevesenet er gjennomført. Resultatet fra disse danner grunnlag for daglig leders lønnsjustering. Det er ikke gitt lån, eller stilt sikkerhet for lån til selskapets ledelse/styre. Revisor Godtgjørelse til revisor er kostnadsført med kr. 69 250 inkl. mva. Av dette utgjør andre honorarer kr. 4 875 inkl mva og resten lovpålagt revisjon. Noter for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Noter 2013 Note 4 - Pensjonskostnader og forpliktelser Selskapet er pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Selskapet har en ytelsesbasert pensjonsordning som oppfyller kravene etter denne loven. 2013 2012 Årets opptjente pensjonsrettigheter 1 604 098 1 468 115 Rentekostnad på opptjente pensjonsrettigheter 460 289 349 800 Adm. Kostnad 82 139 65 151 Forventet avkastning -290 824-226 946 Periodisert arbeidsgiveravgift 159 256 142 128 Resultatført aktuarielt tap 5 033 40 233 Resultatført estimatavvik 6 324 9 984 Resultatført planendring 0 0 Netto pensjonskostnad 2 026 315 1 848 465 Beregnede pensjonsforpliktelser 13 279 277 9 394 542 Pensjonsmidler 7 854 443 6 579 237 Netto forpliktelse før arb.avgift 5 424 834 2 815 309 Arbeidsgiveravgift 465 559 241 609 Ikke resultatf. Estimatavvik eksl.aga -3 307 370-1 014 954 Ikke resultatført aga estimatavvik -283 838-87 103 Netto pensjonsforpliktelser etter arb.avg 2 299 185 1 954 857 Økonomiske forutsetninger: Diskonteringsrente 4,00 % 4,20 % Forventet lønnsvekst 3,75 % 3,50 % Forventet G-regulering 3,50 % 3,25 % Forventet avkastning 4,40 % 4,00 % Antall aktive 22 19 Antall oppsatte 6 6 Antall pensjoner 1 1 Noter for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Noter 2013 Note 5 - Varige driftsmidler Medisinskteknisk Flyoperativt IKT- Driftsløsøre, utstyr utstyr utstyr inventar, utstyr Sum Anskaffelseskost pr. 1/1 26 851 857 6 487 540 5 259 453 1 245 290 39 844 140 + Tilgang 1 079 311 378 979 78 366 652 480 2 189 136 - Nto avgang 0 0 0 0 0 Anskaffelseskost pr. 31/12 27 931 168 6 866 519 5 337 819 1 897 770 42 033 276 Akk. av/nedskr. pr 1/1 12 685 567 3 345 082 4 809 647 902 272 21 742 568 + Ordinære avskrivninger 2 465 814 722 086 116 429 35 051 3 339 380 - Tilbakeførte avskrivninger 0 0 0 0 0 Akk. av/nedskr. pr. 31/12 15 151 381 4 067 168 4 926 076 937 323 25 081 948 Balanseført verdi pr 31/12 12 779 787 2 799 351 411 743 960 447 16 951 328 Økonomisk levetid 7 år 3-10 år 10 år 3-7 år Noter for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Noter 2013 Note 6 - Andre driftskostnader Enkelttransaksjoner Spesifikasjon av større poster: Selskapet betaler månedlige faste vederlag for følgende tjenester: 2013 2012 Leverandør Kostnadsført Kostnadsført Tjeneste Lufttransport AS 345 535 705 352 293 090 Helikopter: Operasjon av basene i Tromsø, Brønnøysund og Ålesund samt reservehelikopter. Fly: Operasjon av basene Kirkenes, Alta (2 stk), Tromsø, Bodø, Brønnøysund, Ålesund,Gardermoen (2 stk.) samt reservefly (2 stk). Norsk Luftambulanse AS 171 373 051 172 386 582 Helikopter: Operasjon av basene Trondheim, Førde, Bergen, Stavanger, Arendal, Ål, Lørenskog (2 stk), Dombås samt reservehelikopter. Justisdepartementet 22 413 000 21 697 000 Kjøp av redningshelikoptertjenester. Scandinavian Air Amb. AB 0 5 419 423 Totalt 539 321 756 551 796 095 Selskapet har kostnadsført følgende variable vederlag for følgende tjenester: 2013 2012 Tjeneste Kostnadsført Kostnadsført Timeuttak 59 409 304 60 139 771 Drivstoff 60 812 396 61 090 838 Diverse operative utgifter 9 268 133 6 953 437 Luftfartsavgifter 14 731 126 14 566 993 Totalt 144 220 959 142 751 039 Noter for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Noter 2013 Note 7 - Egenkapital og eierforhold HF Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS er et ansvarlig selskap som eies av de regionale helseforetak. Eierandel Stemmerett Helse Nord RHF 20 % 20 % Helse Midt-Norge RHF 20 % 20 % Helse Vest RHF 20 % 20 % Helse Sør-Øst RHF 40 % 40 % Sum 100 % 100 % Innskutt Opptjent egenkapital annen EK Sum Årets endring i egenkapitalen: Egenkapital pr 01.01.2013 17 474 330 45 632 136 63 106 466 Årsresultat - 11 372 758-11 372 758 Egenkapital Pr 31.12.2013 17 474 330 34 259 378 51 733 708 Note 8 - Fordringer, gjeld Kundefordringer er vurdert til pålydende. Foretaket har ingen fordringer med forfall senere enn ett år, og har heller ingen gjeld som forfaller til betaling senere enn fem år etter regnskapsårets slutt. Note 9 - Bundne midler Skattetrekkinnskudd utgjør pr 31.12. i år kr 685 420. Note 10 - Garantiforpliktelser Foretaket har ikke stilt garantier for andre. Noter for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Noter 2013 Note 11 - Avsetning forpliktelse Posten gjelder i sin helhet terskelverdier i forbindelse med kontrakt vedr. ambulansehelikoptertjenester. Ved flydde 14 800 timer utløses ekstra kostnader. Luftambulansetjenesten ANS foretar avsetninger for å dekke den forventede kostnadsøkningen. Noe lavere timeproduksjon, blant annet på grunn av at helikoptrene ble satt i drift senere enn avtalt, gjør at det knyttes usikkerhet til om når terskelverdien utløses. Note 12 - Investeringstilskudd Posten består av investeringstilskudd fra Helse Sør-Øst med kr. 1.028.482 og Investeringstilskudd fra Helse Midt-Norge med kr. 275.030, som inntektsføres i takt med forventet brukstid på driftsmidler tilskuddet omfatter. Årlig periodisering foretas med kr. 267.700, fordelt på kr. 34.470 knyttet til Helse Midt-Norge og kr. 233.230 knyttet til Helse Sør-Øst. Note 13 - Finansiell markedsrisiko Endring i rente og valutakurser har liten betydning for foretakets virksomhet. Noter for HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Organisasjonsnr. 986512810
HF NASJONALE LUFTAMBULANSE ANS Kontantstrømoppstilling (Tall i 1.000 kr) 2011 2012 2013 Resultat før skatt 2 560 8 618-11 373 Periodens betalte skatt + Tap/- Gevinst ved salg av 64 23 anleggsmidler Ordinære avskrivninger 3 088 3 263 3 339 Nedskrivning anleggsmidler Endring i varelager Endring i kundefordringer -20-1 202 758 Endring i leverandørgjeld 118-1 660-4 362 Pensjonskostnad - nto. utbetaling 463 349 344 Effekt av valutakursendringer Poster klass.som inv.- / fin.aktivit. Endring i andre tidsavgrensn.sposter 3 113 7 988 18 225 Nto kontantstrøm fra operasjonelle 9 386 17 378 6 933 aktiv. Innbet. ved salg av varige driftsmidler Utbet. ved kjøp av varige driftsmidler 4 897 3 891 2 189 Innbet. ved salg av aksjer/andeler Utbet. ved kjøp av aksjer og andeler Innbet. ved salg av andre investeringer Utbet. ved kjøp av andre investeringer 12 18 22 Nto. kontantstrøm fra inv.aktiviteter -4 909-3 909-2 211 Innbet. ved opptak av ny langsiktig gjeld Innbet. ved opptak av ny kortsiktig gjeld Utbet. ved nedbet. av langsiktig gjeld Utbet. ved nedbet. av kortsiktig gjeld Netto endring i kassekreditt Innbetalinger av egenkapital Privatuttak Utbetalinger av utbytte Inn-/Utbetalinger av aksjonærbidrag Inn-/Utbetalinger av konsernbidrag Nto. kontantstrøm fra fin.aktiviteter Effekt av valutakursendringer Netto endring i kontanter og kontantekviv. 4 477 13 469 4 722 Beh. av kontanter og kontantekviv. IB 63 851 68 328 81 798 Beh. av kontanter og kontantekviv. UB 68 328 81 798 86 520 Spesifikasjon av kontantbeholdning UB (Tall i 1.000 kr) 2011 2012 2013 Kontanter og bankinnskudd UB 67 726 81 136 85 834 Bankinnskudd med restriksjoner UB Skattetrekkinnskudd UB 603 662 685 Andre kontantekvivalenter UB Beholdning av kontanter mv UB 68 328 81 798 86 520 Produsert av Økonor Bodø (Bodø Regnskapservice AS) med FINALE Analyse Rapport pr 31. desember 2013 produsert den 18. februar 2014
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 SELSKAPSMØTE Sak 7 2014 Fastsetting av styrets årsberetning Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, 918 20 828 Vår dato: 6. mai 2014 Møtedato: 19. mai 2013 1. Bakgrunn/fakta Vedlagt følger styrets årsberetning for 2013. Fullstendig årsrapport for 2013 vil bli ferdigstilt senere. Styret for Luftambulansetjenesten ANS godkjente årsberetningen i styremøte 24. mars 2014. 2. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Årsberetning for 2013 fastsettes som endelig. Daniel Haga styreleder
ÅRSBERETNING 2013 Innledning Styrets årsberetning Luftambulansetjenesten ANS ble stiftet 16. januar 2004 og er et heleid selskap av de fire helseregionene i Norge med en 20 % andel på Helse Midt Norge, Helse Vest og Helse Nord og 40 % andel på Helse Sør Øst. Selskapet skal bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Selskapets primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet gjennom å drive den flyoperative ambulansetjenesten på vegne av de fire regionale helseforetakene. Luftambulansetjenesten ANS har kontoradresse i Bodø, Tromsø og Trondheim. Den flyoperative virksomheten utføres fra baser spredt over hele landet. Utvikling og resultat Luftambulansetjenesten ANS er finansiert gjennom tilskudd fra de fire eierne beregnet ut fra aktiviteten i den enkelte region. For 2013 utgjorde dette 726,7 mill. kr. fra eierne. I tillegg har selskapet hatt refusjonsinntekter på 4,7 mill. kr. Sum inntekter er med det 731,5 mill. kr. Selskapet har lagt bak seg et driftsår med et driftsresultat på 13 mill. kr. og et årsresultat på 11,3 mill. kr. Styret foreslår at underskuddet for 2013 avskrives mot tidligere års opptjent overskudd. Finansielt Luftambulansetjenesten ANS har ingen låneopptak, verken kortsiktig eller langsiktig. Selskapet har heller ikke inngått noen leasingavtaler. Fortsatt drift Årsoppgjøret er avlagt under forutsetning av fortsatt drift. Eierne har vedtatt overføringer til selskapet i henhold til budsjett for 2014. Driften i selskapet Følgende større saker var under arbeid ved utgangen av 2013: Bistand til prosjekt NAWSARH (anskaffelse av nye redningshelikoptre). Dialog med Avinor rundt partenes behov og utfordringer. Gjennomføringsplan for Flight Following for ambulansehelikopter ble styrebehandlet våren 2013. Arbeidet med oppfølging forventes sluttført i 2014. Tilrettelegging for nytt nødnett i helikopter og fly krever mye oppfølging. Kuvøsetransporter. Det pågår et prosjekt som skal utarbeide en nasjonal standard for kuvøsetransporter i luftambulansetjenesten. Transportkuvøser. Tekniske feil ved kuvøsene, samt manglende godkjenning for en helikoptertype, har krevd og krever fortsatt mye ressurser. Prosjekt «Luftburen ambulanssjukvård» ferdigstilles tidlig i 2014. Selskapet finansierer etablering av instrumentinnflygingsruter til sykehusene Harstad, Mo i Rana og Ålesund. Operatøren gjennomfører arbeidet. Etablering av standard for basefasiliteter. Utbedringer av basefasiliteter ved helikopterbasen i Bergen. Etablering av nye basefasiliteter ved helikopterbasen i Førde. Etablering av ny luftambulansebase på Evenes. Følgende større saker ble ferdigstilt i 2013 Kvalitetsrevisjon er gjennomført for flybasen i Alta, for helikopterbasen i Tromsø, helikopter hovedkontorene hos begge operatørene, samt helikopterbasen i Stavanger. Beredskapsplan for selskapet ble vedtatt. 1
ÅRSBERETNING 2013 Ferdigstilt rapporten Helikopterlandingsplasser ved sykehus. Etablert miljø og kvalitetsstyringssystem for selskapet. Selskapet ble revidert og sertifisert høsten 2013. Etablert ny webløsning som inkluderer inter, ekstra og intranett. Ferdigstilt nasjonal standard for flysykepleiere. Gjennomført økonomisk revisjon hos operatørene. Etablert avtale for de ice beredskap ved flyplasser i Nord Norge samt på Værnes og Vigra. Høsten 2011 ble det klart at det eksisterte begrensninger for ambulanseflyene som vanskeliggjorde transport fra Svalbard i lave temperaturer. Dette medførte tidvis innleie av ekstern ressurs. Høsten 2013 fikk dagens operatør godkjent nye prosedyrer som minimerer problemene knyttet til lave temperaturer. I 2013 fløy ambulanseflyene 9988 timer. Det ble dermed satt ny rekord i antall flydde timer for ambulanseflyene i tjenesten. Det ble fløyet 69 timer mer enn i 2012, som var forrige toppnotering i antall timer. I tillegg ble det fløyet 75 timer med midlertidig innleid ekstern ressurs i forbindelse med oppdrag fra Svalbard. Produksjonen for tjenestens egne ambulansefly var 61 timer under budsjett. Tilgjengeligheten for 2013 var 95,0 %, en nedgang på 0,3 % fra året før. De to største enkeltårsakene til utmeldingene er uforutsette tekniske hendelser og arbeids og hviletidsbestemmelsene. Ambulansehelikoptrene fløy 8396 timer i 2013, mot 8354 i 2012 (oppgang på 0,5 %). Dette var 73 timer under budsjett. Dette er det høyeste antall helikoptertimer i tjenestens historie (nest høyeste var i 2008 med 8378 timer). Tilgjengeligheten i 2013 var marginalt lavere enn foregående år med 97,5 % på NLA AS sine 8 baser, og 94,7 % på Lufttransport AS sine 3 baser. Tilgjengeligheten på 330 skvadronens 6 baser var til sammenligning 98,3 %. De to primære årsakene til utmeldinger var også i 2013 uventede tekniske hendelser og arbeids og hviletidsbestemmelsene. Luftambulansetjenesten ANS bidro gjennom året til utvikling av tjenesten gjennom støtte til flere kompetansehevende tiltak, så som kurs i flymedisin og redningsmannssamling. Likeså gjennom arbeid i nettverk som operativt forum, medisinsk teknisk materiellutvalg og medisinsk nettverk. Det ble også gitt støtte til utvikling av relevante europeiske standarder (CEN). Selskapet har deltatt aktivt i flere av helseforetakenes utredninger og prosjekter knyttet til beredskap og prehospitale tjenester. Styret har i 2013 gjennomført 7 styremøter og behandlet 64 saker. Styret har i 2013 bestått av Daniel Haga, styreleder, Helse Midt Norge RHF Tor Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Ingvill Skogseth, styremedlem, Helse Vest RHF Arild Østergaard, styremedlem, Helse Sør Øst RHF Randi Nordtorp Mølmen, styremedlem, Helse Sør Øst RHF Ansatte og arbeidsmiljø Selskapet har ved årets slutt 25 ansatte fordelt på 20,05 årsverk. To ansatte pendler mellom Sør og Nord Norge. Sykefravær i 2013 utgjorde 4,5 prosent. Økningen i sykefravær fra 2012 knyttes til langtidssykemelding. I 2013 var det ett tilfelle av personskade i selskapet. En ansatt pådro seg kuttskade i en hånd, som måtte sys. For øvrig har det ikke forekommet arbeidsuhell eller ulykker som har medført personskader eller materielle skader. Selskapet benytter seg av fleksible arbeidstidsordninger der det er mulig for å gi den enkelte ansatte minst mulig belastning i jobbsammenheng. Likestilling Gjennom året har selskapets styre bestått av to kvinner og tre menn. Ved årets slutt er seks av 25 ansatte kvinner. Alle seks er heltidsansatte. Begge kjønn er underlagt de samme rammebetingelsene i selskapet. Selskapet er bevisst på å ikke diskriminere i forhold til alder, kjønn, funksjonshemming eller etnisitet. Det ytre miljø Luftambulansetjenesten ANS er leietaker for lokaler til egne ansatte i Tromsø, Bodø og Trondheim. Ved samtlige steder forholder vi oss til utleiers system for energi og avfallshåndtering. I Bodø har utleier etablert sjøvarme som oppvarmingskilde. I Trondheim er oppvarming basert på fjernvarme. I Trondheim leveres EE avfall til kommunalt mottak. Medisinsk teknisk utstyr leveres til godkjent mottak for destruksjon. 2
ÅRSBERETNING 2013 Luftambulansetjenesten ANS er leietaker også for helikopter og flybasene. For disse varierer det hvilken type energi utleier har basert seg på. Noen baser benytter fjernvarme fra forbrenningsanlegg, mens andre bruker kun strøm. Ved en del baser er det tatt i bruk varmepumper for oppvarming. Ved samtlige luftambulansebaser er det etablert sortering for avfall. Risikoavfall behandles i henhold til særlige krav og veiledninger (olje, batteri o.l.). Medisinske avfallsstoffer leveres helseforetakene for destruering. Operatørene er tilsluttet NOx fondet og betaler bidrag i forhold til faktiske utslipp. Samtlige maskiner i drift er av nyere modell og med teknologi som er noe mer gjerrig på drivstofforbruk enn eldre. For å motvirke støyforurensning er innflygingsprosedyrene optimalisert ved kortest mulig operasjon i lav høyde og redusert nedkjølingstid for motorer etter landing. Framtidig utvikling Selskapets drift er fullt ut finansiert av eierne. Selskapets organisasjonsform innebærer at eierne er gjensidig ansvarlig for selskapets drift, herunder dekning av eventuelle underskudd. Eierne styrer selv, delvis gjennom sine underlagte helseforetak, i stor grad aktivitetsnivået i tjenesten selskapet er satt til å forvalte. 3
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 SELSKAPSMØTE Sak 8 2014 Godtgjørelse til revisor Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, 918 20 828 Vår dato: 6. mai 2014 Møtedato: 19. mai 2014 1. Bakgrunn/fakta Luftambulansetjenesten ANS benytter KPMG sitt kontor i Bodø som revisor. I 2013 er det utbetalt totalt kr 69 250, som godtgjørelse for lovpålagt revisjon. I tillegg er andre honorarer kostnadsført med kr 4 875, for bistand. 2. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Godtgjørelse til revisor for lovpålagt revisjon på kr 69 250,-, samt kr 4 875,- for bistand er godkjent. Daniel Haga styreleder
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 SELSKAPSMØTE Sak 9 2013 Årlig melding for 2012 Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 Vår dato: 7. mai 2014 Møtedato: 19. mai 2014 1. Bakgrunn/fakta Årlig melding for 2012 for Luftambulansetjenesten ANS ble oversendt eierstyringsgruppen 30. januar 2012. 2. Tilbakemelding fra eierstyringsgruppen I henhold til oppdragsdokumentet for 2013 skal selskapet utarbeide en årlig melding til eierne om selskapet og selskapets virksomhet. Årlig melding skal behandles i selskapsmøte innen utgangen av juni. Årlig melding forutsettes å gi en helhetlig oversikt over selskapets virksomhet og rapporteringsdelen skal ha en tydelig forankring i oppdragsdokumentet. Dokumentet vil derfor være kunnskapsbase og referansepunkt i samhandlingen mellom selskapet og de regionale helseforetakene. Meldingen vil også legges til grunn for utforming av oppdragsdokumentet for 2015. Selskapsmøtet understreker betydningen av at det gjennomføres en aktiv intern prosess ved utarbeidelsen av årlig melding. Prosessen må integreres i selskapets oppfølging av oppdragsdokumentet og den løpende rapportering og risikovurdering som inngår i dette arbeidet. Utarbeidelsen av årlig melding er en viktig anledning til å drøfte virksomheten i en helhetlig sammenheng og til å etablere et felles ståsted for status og fremtidig utvikling. I denne forbindelse er det viktig at selskapets styre involveres og at en involverer tillitsvalgte og brukere på en hensiktsmessig måte. De regionale helseforetakene har gjennomgått den årlige meldingen fra Luftambulansetjenesten ANS. Oppdragene som er gitt i oppdragsdokument 2013 er godt besvart, og planene er tilfredsstillende beskrevet. Meldingen er konsis og kortfattet. men kunne med fordel vært noe mer utfyllende under punkt b) Intern kontroll og risikostyring og punkt c) Innsyn og internrevisjon. Det legges til grunn at styret gjennomfører en samlet gjennomgang ev tilstanden i selskapet minimum en gang per år. Med henvisning til brevet til LAT ANS og RHF ene datert 6. mai 2013 (jf. AD møtesak 22.04.13 om oppfølging etter 22/7, Flight following funksjonen for luftambulanse). LAT ANS bes om å utarbeide statusrapport for tiltak/anbefalinger i løpet av 1. halvår 2014.
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 3. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Årlig melding 2013 for Luftambulansetjenesten ANS godkjennes. Daniel Haga styreleder
Årlig melding 2013 for Luftambulansetjenesten ANS 1
Innhold 1. Innledning... 3 Om Luftambulansetjenesten ANS... 3 Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer... 4 2. Rapporteringer... 5 Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2013... 5 Krav til aktivitet i 2013... 10 Finansiering - eiernes bevilgning for 2013... 10 Rapportering på krav stilt i selskapsmøter i løpet av året... 11 3. Styrets plandokument... 11 Utviklingstrender og rammebetingelser... 11 Plan for å møte utviklingen... 12 4. Vedlegg... 12 Områder med mulige aktivitetsøkninger i luftambulansetjenesten... 14 Styresak 42-2013 Vurdering av behov for likviditet i selskapet... 17 Økonomisk langtidsplan... 20 Aktivitetsplan 2013... 26 2
1. Innledning Om Luftambulansetjenesten ANS Visjon Luftambulansetjenesten skal bidra til høy beredskap og rask og effektiv hjelp ved alvorlig og akutt helsesvikt. Verdigrunnlag Luftambulansetjenestens kjerneverdier er sikkerhet, kvalitet og tilgjengelighet. Virksomhetside Luftambulansetjenesten skal bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Den primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Vi skal drive den flyoperative ambulansetjenesten. Vi skal bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene. Vi skal videre på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetakene i Norge. Vi skal bidra til fokusering på sikkerheten i tjenesten, stimulere risikoreduserende tiltak og arbeide for bedre kvalitet, koordinering, økt sikkerhet samt kostnadseffektivisering av tjenesten. Selskapets mål for 2013 Et mål for selskapet i 2013 var å etablere et system for kvalitet og miljøstyring med tilhørende sertifisering. Miljø og kvalitetshåndbok og Driftshåndboken for Flykoordineringssentralen ble ferdigstilt i januar 2013, mens Driftshåndboken for medisinsk teknisk verksted ble ferdigstilt våren 2013. NEMKO AS gjennomførte sertifiseringsrevisjoner ved selskapets kontorer i Trondheim, Tromsø og Bodø. I september fikk selskapet sertifikatene som er utstedt i henhold til NS EN ISO 9001:2008 og NS EN ISO 14001:2004. Selskapets beredskapsplan ble vedtatt i styremøte 19. september 2013. Det ble etablert en revisjonsplan for 2013. Planen inkluderte både interne revisjoner i selskapet samt eksterne revisjoner ved operatørenes hovedkontorer samt ved basene Stavanger (helikopter), Alta (fly) og Tromsø (helikopter). Revisjonene ble gjennomført i henhold til planen og har avdekket flere avvik og forbedringsområder. Det er lagt ned mye ressurser og tid for å følge opp disse avvikene. Luftambulansetjenesten ANS tok initiativ til og ledet arbeidet med å utvikle Nasjonal standard for flysykepleiere. Standarden ble styrebehandlet 13. mai 2013. Styret vedtok å prolongere helikopteravtalene frem til og med mai 2018. Styrets arbeid i 2013 3
Styret har gjennom flere styremøter arbeidet med ambulanseflyberedskap for Svalbard, se punkt 2 o. Luftambulansetjenesten ANS har i flere år finansiert operatørens avtale for avising ved de mest brukte flyplassene i Nord Norge. Det oppsto etter hvert behov for å utvide denne beredskapen til å gjelde på alle flyplasser hvor ambulanseflyene i stor grad utgjør en primærressurs. Dette gjelder flyplassene i Finnmark, Troms, deler av Nordland, Værnes og Vigra. Avtalene knyttet til avising ble utvidet for å inkludere disse. Selskapet har avdekket tekniske problemer med kuvøsene som sist ble anskaffet. Saken ble fulgt opp overfor leverandør og produsent. Medisinsk teknisk verksted bemannes av to medarbeidere. En evaluering av verkstedet og tjenesten som leveres avdekket at det er behov for justering av vaktordning og dimensjonering ved verkstedet. Styret vedtok å utvide bemanningen med en medarbeider. På oppdrag fra Samferdselsdepartementet har Flysikkerhetsforum (forum for norske innenlands helikopterselskaper, ledet av Luftfartstilsynet) iverksatt en studie for å få kartlagt helikopteroperasjoner for innlandet og se på sikkerheten i bransjen. Studien ble gjennomgått i styremøte 13. mai 2013. I forlengelsen av Sikkerhetsstudien valgte styret å etablere IFR ruter / GPS innflyginger til sykehusene i Harstad, Mo i Rana og Ålesund. Helse Nord RHF vedtok å etablere ny ambulansehelikopterbase på Evenes. Luftambulansetjenesten ANS fikk ansvaret for å etablere den operative delen av basen. Arbeidet ble påbegynt høst/vinter 2013. Invitasjon til prekvalifisering av mulige operatører ble kunngjort via DOFFIN. Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer Luftambulansetjenesten ANS nådde en viktig milepæl ved å bli sertifisert i henhold til ISO 9001 og 14001. I forrige versjon av Økonomisk langtidsplan ble transportene fra Svalbard vurdert som vanskelige i spesielt lave temperaturer, noe som fordret innleie av ekstern ressurs. Høsten 2013 fikk dagens operatør godkjent nye prosedyrer som minimerer problemene knyttet til lave temperaturer. Luftambulansetjenesten ANS ble bedt om å etablere en plan/strategi for informasjon og kommunikasjon. Selskapet har ikke fått dette på plass i 2013, men planlegger at oppgaven skal gjennomføres i 2014. På grunn av presset kapasitet ved medisinsk teknisk verksted har flere anskaffelser blitt forsinket. Disse planlegges gjennomført i 2014. 4
2. Rapporteringer Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2013 a) Videreføring av relevante krav og mål Det presiseres at tidligere styringsbudskap fortsatt gjelder selv om disse ikke er særskilt omtalt i dette dokumentet eller er stilt rapporteringskrav til i 2013. b) Intern kontroll og risikostyring Styret for Luftambulansetjenesten ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) 2 13. Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at forholdene legges til rette for at selskapets virksomhet startes og drives i samsvar med deltagernes forutsetninger. Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3 18 (3). Det er også i 2011 avdekket flere tilfeller av uheldige hendelser og systematiske avvik i spesialisthelsetjenesten. Det vises til tidligere krav om å ha god intern kontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i hele organisasjonen. Det skal rapporteres om arbeidet i årlig melding. Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Luftambulansetjenesten ANS følger opp denne veilederen som er tilgjengelig på følgende lenke: http://www.regjeringen.no/upload/hod/eia/srh.pdf 5
I styremøte 10. oktober ble kvalitet og miljø behandlet som egen sak. Revisjonsaktivitetene for 2013 ble gjennomgått i tillegg til at styret har fortløpende blitt orientert om funn etter revisjoner på styremøtene. c) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Luftambulansetjenesten ANS. Luftambulansetjenesten ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av selskapets interne styrings og kontrollsystemer. Luftambulansetjenesten ANS skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. Det har ikke vært forespørsel fra regionalt helseforetak om internrevisjon av selskapet. Luftambulansetjenesten ANS har selv gjennomført internrevisjon av Medisinsk teknisk verksted og Flykoordineringssentralen. Rapportene ble forelagt styret som beslutningssak i oktober. d) Økonomisk langtidsplan Luftambulansetjenesten ANS skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2013, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden 2014 2017 som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. Økonomisk langtidsplan for 2014 2017 følger som eget vedlegg, se vedlegg 3. e) Ledelse I Nasjonal plattform for ledelse i helseforetakene er det gitt retning for videre arbeid med ledelse nær pasienter og brukere, rammeverk for ledere, livsløpsperspektiv på ledelse og ledelse i profesjonsutdanningene. Det pågår et arbeid for å samordne krav for ledere i primær og spesialisthelsetjenesten. Luftambulansetjenesten ANS skal legge til rette for at ledere har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Ledelse på alle nivå skal legge til rette for systematisk kvalitets, pasientsikkerhets og HMS arbeid. Ledelsens gjennomgang ble gjennomført juni 2013. Daglig leder deltar i nasjonalt direktørmøte. Daglig leder og leder Flykoordingeringssentralen er aktive deltakere i utviklingen av kvalitetssystemet for selskapet. Selskapet har gjennomført kurs for rådgivere 6
og ledelsen ved Flykoordineringssentralen i Risikovurdering (NS 5814), alle ansatte har fått opplæring i selskapets nye avviks og hendelsesrapporteringssystem (OPSCOM) og fire ansatte har deltatt på kurs i revisjonsteknikk (NS EN ISO 19011). f) Krav til tilsettingsforhold Arbeidet med å øke andelen faste stillinger og redusere bruken av deltid videreføres. Luftambulansetjenesten ANS skal delta i utvikling av kunnskapsgrunnlaget og samarbeide om tiltak for å øke andelen faste stillinger og redusere bruken av deltid i samarbeid med tillitsvalgte og arbeidstakerorganisasjoner. Luftambulansetjenesten ANS har i 2013 tilsatt tre medarbeidere ved Flykoordineringssentralen. To erstatter medarbeidere som sluttet og den tredje erstatter en langtidssykemeldt medarbeider. Selskapet har 25 tilsatte ved utgangen av 2013. Av disse er 18 tilsatt i full stilling. De resterende har redusert stillingsbrøk, en grunnet helse og de øvrige fordi selskapet er biarbeidsgiver. Bruk av deltidsstillinger skyldes behovet for spesialkompetanse på det flyoperative og redningsfaglige området. Samtlige er fast tilsatte i selskapet. g) Ansattes bierverv og avtaler med private Luftambulansetjenesten ANS skal ha retningslinjer og systemer for rapportering og kontroll av ansattes bierverv. Det forutsettes at eventuelle brudd på retningslinjer, orienteringsplikt, habilitetsregler m.v., blir fulgt opp av Luftambulansetjenesten ANS som arbeidsgiver. Selskapet har, i alle arbeidsavtaler, bestemmelser om bierverv. Dette har i 2013 blitt fulgt opp gjennom diskusjoner på fellessamling i november, samt i medarbeidersamtaler. Det er ikke avdekket brudd på retningslinjer, orienteringsplikt, habilitetsregler eller lignende. h) Oppfølging av arbeidsmiljøloven Luftambulansetjenesten ANS skal etablere gode rutiner for å unngå mulige brudd på arbeidsmiljøloven generelt og arbeidstidsbestemmelsene spesielt. Luftambulansetjenesten ANS skal samarbeide med de regionale helseforetakene. Luftambulansetjenesten ANS ønsker i størst mulig grad å legge til rette for trygge og sikre arbeidsforhold for medarbeiderne. Dette gjøres gjennom tariffavtalen for flykoordinatorene, HMS gjennomgang ved alle tre lokalisasjoner og gjennom medarbeidersamtalene. I 2013 ble det gjennomført en evaluering av situasjonen ved Medisinsk teknisk verksted i Trondheim som resultert i at bemanningen økes med en tredje medarbeider. i) Mangfold og likestilling I Meld. St. 13 (2010 2011) Aktivt eierskap norsk statlig eierskap i en global økonomi omtales mangfold og likestilling som en del av samfunnsansvaret. Luftambulansetjenesten ANS skal være kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig adferd i hele organisasjonen. 7
Luftambulansetjenesten ANS er kjent med kravene til samfunnsansvar, herunder også mangfold og likestilling. Ved nyansettelser benyttes følgende standardformulering: Luftambulansetjenesten ANS har som mål å oppnå en balansert alders og kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Kvinner oppfordres til å søke. j) Kartlegging av rapportering i spesialisthelsetjenesten Det vises til arbeidet med å kartlegge omfanget av tidsbruk på dokumentasjon, registrering og rapportering i spesialisthelsetjenesten og vurdering av i hvilken grad det er mulig å gjøre effektiviseringer. Luftambulansetjenesten ANS skal bidra til kartlegging av omfanget av rapportering i spesialisthelsetjenesten. Selskapet rapporterer aktivitet og økonomi til samtlige styremøter. Ut over det rapporterer selskapet til eierne ved tertialrapporter og årlig melding samt årsregnskap. I tillegg utarbeider selskapet en årsrapport med bl.a. aktivitetstall for og utvikling i tjenesten. k) Lønnsutvikling Luftambulansetjenesten ANS skal bidra til moderasjon i lederlønningene og skal være kjent med og følge retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper av 31. mars 2011. Daglig leder tiltrådte stillingen i mai 2004. Daglig leders ansettelsesvilkår er i overensstemmelse med retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper fastsatt 31. mars 2011. Daglig leders lønnsbetingelser fastsettes av styret og justeres årlig pr. 1. april. Utover daglig leder er det kun leder FKS som har definerte lederoppgaver. Ansettelsesvilkår for leder FKS er i overensstemmelse med samme retningslinjer og fremforhandles av daglig leder etter rammer gitt av styret. l) Prehospitale tjenester Prehospitale tjenester, herunder luftambulansetjenesten, videreutvikles i samarbeid med de regionale helseforetakene og helseforetakene, blant annet med bakgrunn i erfaringer og omforente anbefalinger i evalueringen av hendelsene 22. juli 2011. Rapport fra arbeidet om Flight following funksjonen for luftambulansene bes forelagt eierne i løpet av 1. halvår 2013. Gjennomføringsplan for Flight Following ble behandlet i styremøtet 13. mars 2013. Luftambulansetjenesten ANS har i etterkant av dette arbeidet med oppfølging av planen både internt og eksternt. Revisjon av operatørene har hatt fokus på Flight Following, selskapet har deltatt i prosjekt i Helse Sør/Øst for å redusere antall AMK LA sentraler fra fire til en, holdt foredrag om oppfølgingen av planen, bl.a. på Helsedirektoratets nasjonale samling (Mot lysere tider), Ambulanseforum 2013, Nasjonal AMK samling og ved regionale/lokale AMK aktiviteter. Arbeidet med oppfølgingen forventes å sluttføres i 2014. m) Utvikling av nødmeldetjenesten Nødmeldetjenesten må utvikles på en god måte, i samsvar med krav i lov og regelverk. Evalueringsrapportene om 22. juli 2011 har pekt på svakheter i IKT systemer i den akuttmedisinske kjede, og Stortinget har fattet vedtak om landsdekkende utbygging av det 8
nye digitale nødsambandet. Det legges til grunn at de regionale helseforetakene iverksetter nytt styringsdokument for Nødnett der blant annet helseforetak og kommuner får et selvstendig ansvar for gjennomføring av plan for landsdekkende utbygging. Styringsdokumentet gir også føringer om å følge opp fastsatt gevinstrealiseringsplan, bidra i utredningen om sentralisering av driftstjenester og etablering av Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett (HDO) som egen organisasjon. De regionale helseforetakene skal bidra i den videre utbyggingen av Nødnett, tilrettelegge for Telenors overgang til IPtelefoni og bidra i etableringen av et felles nasjonalt legevaktnummer. Luftambulansetjenesten ANS vil bli nærmere orientert om arbeidet. Luftambulansetjenesten ANS har sammen med operatørene, DNK og Helsedirektoratet jobbet for å få installert radioutstyr for nødnett i tjenestens helikoptre i 2013. Arbeidet er ikke ferdigstilt og fortsetter i 2014. Luftambulansetjenesten ANS deltar i arbeidet med utbygging av nødnett og spesielt opp mot problematikken med dekning for luftfartøyene. n) Kartlegging av landingsforhold De regionale helseforetakene har etablert et felles prosjekt for å ivareta kravet om forsvarlige landingsmuligheter for ambulanse og redningshelikoptrene ved akuttsykehusene. Luftambulansetjenesten ANS er gitt i oppdrag å lede dette arbeidet. Prosjektet er utsatt bl.a. i påvente av avklaringer med Luftfartstilsynet. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS sluttfører arbeidet i løpet av 1. halvår 2013. Prosjekt landingsplasser ble sluttført sommeren 2013 og prosjektrapporten ble behandlet som sak i AD møte 16. desember 2013. o) Sikring av ambulanseflytjenester til Svalbard Luftambulansetjenesten ANS skal sikre at Svalbard samfunnet gis forutsigbare og tilstrekkelige ambulanseflytjenester i tråd med lov og avtaleverk og innenfor gjeldende kontrakter og vedtatt budsjett. Luftambulansetjenesten ANS har, i samarbeid med Helse Nord RHF og operatøren, arbeidet mye for å finne en god løsning for Svalbard. For vintersesongen 2012 13 ble det leid inn ekstern ambulanseflyressurs for å ivareta beredskapen for Svalbard. I forkant av vintersesongen 2013 14 innførte operatøren en prosedyre «pre determined point» (PDP) som gjør at de fleste oppdrag til Svalbard nå kan gjennomføres med eksisterende flyflåte. Det ble ikke leid inn ekstern ressurs for november/desember 2013. p) Luftambulansesamarbeid med Sverige Nordisk helseberedskapsavtale legger føringer for grensesamarbeidet i krisesituasjoner. Et luftambulansesamarbeid med Sverige vil kunne representere en styrking av katastrofeberedskapen, samtidig som det legger til rette for effektiv gjennomføring av luftambulanseoppdrag over grensen. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS følger opp samarbeidet med Svenske myndigheter innenfor rammen av selskapets formål og oppgaver. Rapport fra arbeidet bes forelagt eierne i løpet av 1. halvår 2014. 9