Betingelser Formstøpte sitteenheter 01.06.2014 31.05.206 Gyldighetsperiode Denne avtalen på formstøpte sitteenheter gjelder fra 01.06.2014-30.05.2016. Etter 31.05.2016 har NAV muligheten til forlenge hele eller deler av avtalen i en periode på totalt 2 år. Eventuelle oppdateringer vil bli publisert på www.nav.no og på NAVet. Avtalen omfatter levering av formstøpte sitteenheter, understell, tilbehør, reservedeler og tjenesten Reparasjon utenfor rammeavtalens reklamasjons- og garantibestemmelser. Alle NAV Hjelpemiddelsentraler skal bestille nye formstøpte sitteenheter, tilbehør og reservedeler fra denne avtalen med mindre det er søkt om dispensasjon for å kjøpe utenfor avtalen. Det er inngått parallelle rammeavtaler med leverandørene Ergoseat AS, Bardum AS og Hjelpemiddelspesialisten AS med følgende prosentvis fordelingsnøkkel for avrop mellom dem. Ergoseat AS er rangert som nr. 1 og gis salg til en verdi av ca. 50 % av alle avrop samlet sett over hele landet over hele kontraktsperioden. Bardum er rangert som nr. 2 og gis salg til en verdi av ca. 30 % av alle avrop samlet sett over hele landet over hele kontraktsperioden Hjelpemiddelspesialisten er rangert som nr. 3 og gis salg til en verdi av ca. 20 % av alle avrop samlet sett over hele landet over hele kontraktsperioden. I beregningen av den prosentvise fordelingen som er gjengitt ovenfor inngår alle leverandørens produkter som har fått avtale. Den prosentvise fordelingen vil bli basert på den totale verdi av alle produkter og tjenester NAV kjøper samlet sett for hele landet og over hele kontraktsperioden. Det vil si at den enkelte hjelpemiddelsentral kan kjøpe produkter og tjenester fra 1, 2 eller 3 leverandører under forutsetning av at leverandørene samlet sett får avrop tilsvarende den verdi de har krav på ut fra hvordan de er rangert i konkurransen. NAV har forpliktet seg til å følge opp fordelingen av avrop og vil følge opp på bakgrunn av statistikker. NAV vil foreta kontroller basert på statistikkene minst en gang pr. kvartal. Følgende inngår i Formstøpte sitteenheter: undersøkelse, utredning og vurdering av bruker. Dette skjer i samarbeid med NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral stiller lokaler til disposisjon. utforming i vakuumsekk, eller tilsvarende produksjon av formstøpt sitteenhet utlevering av den ferdige formstøpte sitteenheten med informasjon til bruker, pårørende og personale om bruk av produktet som f. eks. plassering av bruker, bruk av belter, vedlikehold.
påmontering på understell når understell og formstøpt sitteenheter er bestilt sammen 2 oppfølginger av hvordan den formstøpte sitteenheten fungerer for brukeren, den første etter 4-5 uker og den andre etter ca. 8-10 uker. oppretting av loggbok. Loggboken leveres ut sammen med den formstøpte sitteenheten. Loggboken føres av brukers nærpersoner og brukes i oppfølgingsmøtene. I fremstillingen av kopistøp av formstøpt sitteenhet inngår typisk bare produksjon av formstøpt sitteenhet og utlevering av den ferdige formstøpte sitteenheten med informasjon til bruker, pårørende og personale om bruk av produktet som f. eks. plassering av bruker, bruk av belter, vedlikehold. Formstøpte sitteenhet hard type - original og kopistøp (ikke formstøpt toalettsete) består av : - Den formstøpte sitteenheten skal ha en ytre ramme med tre polstre og et ekstra polstrer av det polstret som er nærmest brukerens kropp. - Den formstøpte sitteenheten skal ha hoftebelte med polstring. - Den formstøpte sitteenheten skal være klargjort for innfesting av nakkestøtte. - Nakkestøtte finnes som tilbehør til den formstøpte sitteenheten. - Minimum et inkontinenstrekk finnes som tilbehør eller reservedel til den formstøpte sitteenheten. - Den formstøpte sitteenheten skal leveres montert på understell. - Det skal ved levering av produktene følge med en bruksanvisning som inneholder opplysning om plassering av bruker og bruk av belter for den individuelle bruker. - Det skal ved levering av produktene følge med en risikovurdering av formstøpt sitteenheten med påmontert understell. Formstøpte sitteenhet myk type - original og kopistøp (ikke formstøpt toalettsete) består av: - Den formstøpte sitteenheten skal ha en fast ytre ramme, en skumbase eller tilsvarende og trekk. - Den formstøpte sitteenhetens ytre ramme skal være delt mellom sete og rygg. - Den formstøpte sitteenheten skal ha to avtakbare trekk. - Den formstøpte sitteenheten skal ha hoftebelte med polstring. - Den formstøpte sitteenhetens faste ytre ramme skal være klargjort for innfesting av nakkestøtte. - Nakkestøtte finnes som tilbehør til den formstøpte sitteenheten. - Minimum ett inkontinenstrekk finnes som tilbehør eller reservedel til den formstøpte sitteenheten. - Materialet i den faste ytre rammen skal være av en slik kvalitet at det kan monteres tilbehør på den. - Den formstøpte sitteenheten skal leveres montert på understell. - Det skal ved levering av produktene følge med en bruksanvisning som inneholder opplysning om plassering av bruker og bruk av belter for den individuelle bruker. - Det skal ved levering av produktene følge med en risikovurdering av formstøpt sitteenheten med påmontert understell.
I tillegg inngår følgende i leveringen av formstøpte sitteenheter hard og myk type: Oppfølging Oppdraget omfatter 2 oppfølginger av hvordan den formstøpte sitteenheten fungerer for brukeren. Den første oppfølgingen skal skje etter 4-5 uker og den andre etter ca. 8-10 uker. Disse oppfølgingene skal skje hos bruker eller på NAV Hjelpemiddelsentral. Oppfølging av hvordan den formstøpte sitteenheten fungerer for brukeren gjelder bare for første gangs laging av formstøpte sitteenheter (original) av hard og myk type. Frakt generelt Frakt er lagt inn i produktprisene, slik at disse er like for alle leveringssteder. Felles regler for reise- og oppholdskostnader i forbindelse med tjenesteutføring Det understrekes at reise- og oppholdsutgifter for fremstilling, utlevering og 2 oppfølginger av formstøpte sitteenheter er inkludert i prisen på formstøpte sitteenheter. Prisene skal omfatte alt nødvendig arbeid fram til formstøpt sitteenhet med påmontert understell er ferdigstilt. Merking av avtakbare polstre og trekk til formstøpte sitteenheter Polstrerne og trekkene skal ved levering være merket med type materiale og vaskeanvisning. Trekkene skal ved levering være merket med opp/ned og foran/bak. Polstrerne skal være merket med nummer, der nummer 1 er det polstret som skal være nærmest kroppen. Nummereringen skal være stigende fra kroppen og mot rammen/skallet. Merkingen skal være på engelsk eller et skandinavisk språk. Oppbevaring av protokoll på utført formstøpt sitteenhet Leverandøren må skrive protokoll på utført formstøpt sitteenhet og oppbevare denne i minimum 5 år etter at den formstøpte sitteenheten er levert. Oppbevaring av dokumentasjon på utformingen av formstøpt sitteenhet Leverandøren må oppbevare dokumentasjon på utformingen av de formstøpte sitteenhetene som lages slik at Kunden kan bestille kopistøp av disse. Leverandøren må oppbevare dokumentasjonen på utformingen av formstøpte sitteenheter i minimum 5 år etter at den formstøpte sitteenheten er levert. Krav til språk Leverandørens personell skal kunne kommunisere på norsk, eller annet skandinavisk språk, med bruker, pårørende og hjelpemiddelsentralenes personell om brukerundersøkelser, støping av formstøpt sitteenhet og under oppfølgingen.
Evalueringsskjema Leverandøren skal ved levering ha utarbeidet et evalueringsskjema som leveres ut sammen med den formstøpte sitteenheten. Evalueringsskjema skal brukes i oppfølgingen av de formstøpte sitteenhetene. Leveringstid av hovedprodukt, tilbehør og reservedeler Formstøpte sitteenheter og påmontert understell skal være levert på avtalt leveringssted innen 5 uker fra bestillingen er mottatt. Tilbehør skal være levert på avtalt leveringssted innen 10 virkedager fra bestillingen er mottatt. Reservedeler skal være levert på avtalt leveringssted innen 5 virkedager fra bestillingen er mottatt. Dette gjelder ikke når tilbehør og hovedprodukt bestilles samtidig. Da leveres tilbehøret sammen med hovedproduktet innen fem uker fra bestilling. Leveringstid garantireparasjoner Leverandøren skal vederlagsfritt ferdigstille garantireparasjoner innen 7 virkedager etter at NAV Hjelpemiddelsentral har reklamert. Tjenesten Reparasjon utenfor rammeavtalens reklamasjons- og garantibestemmelser Tjenesten, Reparasjon utenfor rammeavtalens reklamasjons- og garantibestemmelser inngår i avtalen. For tjenesten Reparasjon utenfor rammeavtalens reklamasjons- og garantibestemmelser gjelder at den skal være levert innen 7 kalenderdager at etter at bestillingen er mottatt. Reise- og oppholdsutgifter ikke er inkludert i tjenesteprisen for reparasjon utenfor rammeavtalens reklamasjons- og garantibestemmelser, og følgende gjelder for denne tjenesten: Disse kostnadene faktureres NAV Hjelpemiddelsentral iht. Statens satser, uten påslag. Ved fakturering skal reisestart- og slutt når det gjelder tid og avstand ta utgangspunkt i den aktuelle NAV Hjelpemiddelsentrals fysiske lokalisering i det fylket hvor oppdraget utføres. Hvis Leverandøren har adresse nærmere leveringsstedet/utførelsesstedet enn NAV Hjelpemiddelsentral, skal Leverandørens adresse tas som utgangspunkt. Dersom Leverandøren utfører flere oppdrag for Kunden på samme reise, skal det bare beregnes utgifter for én reise. Reisetid skal faktureres med samme timepris som for reparasjoner. Opplæring/kurs Leverandør skal på forespørsel kunne tilby vederlagsfritt produktfaglige kurs/oppdateringskurs for NAV Hjelpemiddelsentralenes personell. Slike kurs skal fortrinnsvis avholdes ved NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandør skal for alle antatte hovedprodukter vederlagsfritt etter avtale gjennomføre nødvendig demonstrasjon ved NAV Hjelpemiddelsentraler.
Opplæring og kurs som nevnt i dette punkt skal være kostnadsfritt for Kunden. Eventuelle reise- og oppholdsutgifter for arbeids- og velferdsetatens personell dekkes av NAV Hjelpemiddelsentralene. Dokumentasjon til NAV Hjelpemiddelsentral Leverandøren skal, på forespørsel fra NAV Hjelpemiddelsentral, vederlagsfritt oversende nødvendig dokumentasjon. Denne skal til enhver tid være oppdatert. Følgende dokumentasjon skal vedlegges hvert enkelt av hovedproduktene ved utsendelse til NAV Hjelpemiddelsentral. Bruksanvisning Monteringsanvisning for montering av formstøpt sitteenhet på understell Servicemanual Bruksanvisning, monteringsanvisning og servicemanual skal være på norsk. Ved første gangs utsendelse til hver enkelt NAV Hjelpemiddelsentral skal følgende dokumentasjon vedlegges: sprengskisse for understellet, med artikkelnummer på reservedeler. Bruksanvisning, monteringsanvisning og servicemanual for gjenbrukte produkter skal leveres vederlagsfritt etter avtale. Elektroniske versjoner av disse dokumentene bør finnes på internett. Dispensasjon for kjøp utenfor avtalen Dersom bruker behov for formstøpte sitteenheter ikke kan dekkes av de leverandørene som har avtale må det søkes om dispensasjon etter gjeldende rutiner for dispensasjonssøknader. Betalingsbetingelser og priser Alle priser er oppgitt i norske kroner ekskludert MVA og eventuelle miljøavgifter, men inkludert toll og eventuelt andre skatter, avgifter og eventuelle gebyrer. Fakturering Fakturering skjer per avrop. Fakturering skjer etter at levering er gjennomført og godkjent av bestiller. Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall per 30 dager etter fakturadato. Hvis Leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre leveranser som følger av Avtalen, skal faktura likevel utstedes fra Leverandøren. Se avtalen for krav til faktura og for krav til informasjon og utforming av faktura. Alle fakturaer sendes til: NAV økonomitjeneste
Sognefjordveien 56 6863 Leikanger Forhandlernett Dersom leverandørene engasjerer underleverandør til å utføre leveranser som følger av avtalen. Skal faktura likevel utstedes av leverandøren. Garanti Forutsatt normal, aktsom bruk fra Kundens side, skal Leverandøren i en garantiperiode uten ekstra kostnad utbedre feil og mangler på varene som er levert i medhold av denne Avtalen. Dette omfatter alle deler og all arbeidsinnsats, bortsett fra det som henger sammen med normal slitasje av forbruksmateriell. Det forutsettes at Kunden reklamerer skriftlig innen rimelig tid etter at feilen eller mangelen er oppdaget eller burde ha vært oppdaget. Garantiperioden er 2 to år regnet fra Leveringsdag i forhold til hvert avrop. En tilsvarende periode gjelder for det tilfelle at Kunden benytter seg av sine opsjoner. For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til garanti, påtar Leverandøren seg de samme garantiforpliktelser som for den opprinnelige leverte varen, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. For det øvrige materiell forlenges garantiperioden tilsvarende den tid Kunden ikke har kunnet nyttiggjøre seg varen som følge av feilen/mangelen. Leverandørens garantiansvar skal dog ikke vare ut over 2 -to- år etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. Garantireparasjoner skal alltid finne sted i samråd med berørte NAV Hjelpemiddelsentral, og alltid rapporteres til denne. Ved garantireparasjon dekker Leverandøren selv alle transport- og eventuelle reiseutgifter. Ytelsesnivå Arbeidet med å avhjelpe feil og mangler i garantiperioden skal påbegynnes og gjennomføres innen fristen på 7 virkedager etter at leverandøren har fått melding om feilen eller mangelen. Dersom Kunden krever det er Leverandøren uten ugrunnet opphold forpliktet til å prioritere avhjelp foran alt annet arbeid etter Avtalen. Reklamasjon Leverandøren har i en reklamasjonsperiode plikt til å avhjelpe alle mangler som viser seg uten ekstra kostnad for Kunden. Reklamasjonsperiodens lengde er 5 år, regnet fra Leveringsdagen i forhold til hvert avrop. En tilsvarende periode gjelder for det tilfelle at Kunden benytter seg av sine opsjoner. Det forutsettes at Kunden reklamerer skriftlig innen rimelig tid etter at mangelen er oppdaget eller burde ha vært oppdaget.
Det er et krav at mangelen eller årsaken til mangelen må antas å ha foreligget allerede ved Leveringsdagen. Dette gjelder ikke dersom Leverandøren ved garanti eller annen avtale har påtatt seg ansvar for mangler i et lengre tidsrom. Avhjelp kan skje ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering. Arbeidet med å avhjelpe mangler skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at Leverandøren har fått melding om mangelen. Avhjelp av mangel etter dette punktet skal alltid finne sted i samråd med berørte NAV hjelpemiddelsentral, og alltid rapporteres til denne. Leverandøren dekker selv alle transportog eventuelle reiseutgifter.