Til Styret i Vestfold Bygdeungdomslag Representant fra Vestfold Bondelag Representant fra Vestfold Bygdekvinnelag Kontaktperson i sentralstyret Protokoll for det 05. styremøtet i Vestfold Bygdeungdomslag 16/17 Tid: 01.06.2016, kl 18:00 Sted: Gjennestad Tilstede: Inger Martha Skjelland, Kristian Nilsson, Anne Helene Sommerstad, Jon Olav Svartdal, Karina Skjauff, Kathrine Skaug, Åse Marit Jorde, Kristian Lunde, Camilla Vaaden, Benedikte Didrikson og representant fra Vestfold Bygdekvinnelag Faste saker Sak 01/16 17 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 02/16 17 Godkjenning av protokoll Sak 03/16 17 Lokallagsrunde Sak 04/16 17 Orienteringssaker A) Orientering fra VBL og VBK (muntlig) B) Orientering om økonomi (muntlig) C) Orientering om sommerstevnet Sak 07/16 17 Åpen post (muntlig) Løpende saker Sak 13/16 17 Svar på søknad om tildeling av LS2018 Sak 19/16 17 Nemndshelg Sak 23/16 17 Benkar Sak 24/16 17 Møte for årsmøteutsendinger Sak 25/16 17 MinTur del 2 Sak 26/16 17 Pris for leie av VBU teltet Sak 27/16 17 Oppnevning av varamedlem til styret i Vestfold Teaterråd
Sak 01/16 17 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 02/16 17 Godkjenning av protokoll Forslag til vedtak: Protokoll godkjennes. Sak 03/16 17 Lokallagsrunde Vi har lokallagsrunde på alle styremøter. Lokallagskontakter skal kontakte sine lokallag i forkant av alle styremøter, og gi en orientering om situasjonen. Det orienteres også om medlemstall og medlemstallmål. Botne/Hillestad Ant. medlemmer: 49 Mål: 100 Lågendalen Ant. medlemmer: 110 Mål: 175 Re Ant. medlemmer: 69 Mål: 101 Sande Ant. medlemmer: 74 Mål: 100 Stokke og Andebu Ant. medlemmer: 80 Mål: 110 Sum medlemmer Vestfold: 351 Mål: 586 Bamble Ant. medlemmer: 73 Mål: 100 Norsjø Ant. medlemmer: 46 Mål: 100 Sum medlemmer Telemark: 121 Mål: 200 Forslag til vedtak: Lokallagsrunden tas til etterfølge.
Sak 04/16 17 Orienteringssaker A) Orientering fra VBL og VBK (muntlig) VBL: Anne Helene og Inger Martha skal på årsmøte med bondelaget til uka, så bondelaget har jobba mye med dette. VBK: Har årsmøte imorgen, og har styremøte igjen til uka. B) Orientering om økonomi (muntlig) VBU har rundt 90 000 på brukskonto, 10 000 på bankkort konto og 130 000 på Nortura konto. Vi må finne ut av hvem som har tilgang til Nortura kontoen og hvordan og om man eventuelt kan ta ut penger fra den om dette skal bli nødvendig. C) Orientering om sommerstevnet Det er foreløpig kjøpt 20 helgepass. Det er tre innslag påmeldt til kulturmønstring. Vakter og kioskvakter er i sving. Foreløpig litt få påmeldt til tevlinger, håper på flere iløpet av kvelden. Har fått sponsa/kjøpt skilt som kan brukes til sommerstevne i flere år. Har fått inn mye sponsorpenger. Regnskap er under kontroll. Forslag til vedtak: Orienteringssakene tas til orientering. Sak 07/16 17 Åpen post Ønsker om dato for kursholderkurs: Vi setter av søndag 21. august. Leirbyggere LS2016: Hvis noen kjenner noen som kan være leirbyggere, si ifra. Vi har foreløpig ni som er interesserte. Oppsummering av det som ble bestemt på hyttetur: Torgeir, Kristian og Halvor skal utgjøre den nye byggekomiteen. Tema blir pyjamasparty på torsdag mat betales på forhånd på 50,. Pynting og aktiviteter (kulturledere har ansvar) Østafjellscup: 5. og 6. November prøver å få til på en skole i Kongsberg. Bankettmiddag på kvelden.
Sak 13/16 17 Svar på søknad om tildeling av LS i 2018 VBU har fått svar på søknaden, og vi tildeles ikke LS i 2018. Forslag til vedtak: Saken tas opp igjen i august. Sak 19/16 17 Nemndshelg På forrige styremøte ble det vedtatt at vi skal avholde nemndshelg den 03.06.16. I den forbindelse er det fortsatt en del planlegging som står igjen. Vi må delegere ansvar for innkjøp av mat og bli enige om innhold på fellesbolk. Vi tar også en runde hvor alle forteller om hva de tenker å jobbe med denne kvelden. I forhold til fellesbolk er det først og fremst et ønske om at det avholdes en ringedugnad til medlemmer som ikke har betalt kontigenten ennå. Tanken er å dele ut listene til nemndene, og arrangere en konkurranse hvor den nemnda som verver flest får en premie. Det bør også være et kort foredrag/kurs om et tema, for å gi litt opplæring. I og med at det er mange nye medlemmer i nemndene, kan det være en ide å kurse i «NBU på 123». Andre forslag mottas gjerne. Når det kommer til innkjøp av mat blir vi enige om det i møtet. Vi må også se hvor mye kan bruke på mat i sammenheng med budsjettet. Forslag til vedtak: Inger Martha lager program. Benedikte lager natursti. De som har ansvar for deler av maten husker på dette selv. Sak 23/16 17 Benkar VBU har 3 benkar som ligg på motorsagplassen i Holmestrand. Desse er temmleg slitene, og me bør ha fleire. Rammebetingelser/økonomi/andre ting Imprignerte materialar kostar litt, men varar lenge hvis me behandlar og lagrar benkane bra. Kanskje me kan få til ei god avtale med ein samarbeidspartnar/ sponsor.
av saken Eg foreslår at me kjøper inn skruvar og imprignerte materialar til 10 nye benkar, og drar i gang ein dugnad med medlemer for å lage benkane. Dette bør skje ganske snart. Forslag til vedtak: VBU skal kjøpe 5 nye benker. Jon Olav er ansvarlig for å innhente pris. Jon Olav Svartdal, Lagsutviklingsledar Sak 24/16 17 Møte for årsmøteutsendinger I følge terminlista som ble vedtatt på årsmøtet skal det avholdes møte for alle årsmøteutsendinger den 11.07.16. Her går vi gjennom alle sakene og diskuterer, samt blir enige om diverse praktiske ting. Det er lite hensiktsmessig at hele styret skal være involvert i selve planleggingen av dette, det er mest naturlig at fylkesleder sender innkalling og setter saksliste i samråd med AU. Alle styremedlemmer forplikter alikevel å stille, og møte forberedt. Forslag til vedtak: Det skal avholdes utsendingsmøte den 11.07.16. Fylkesleder er ansvarlig for innkalling og planlegging av møtet. Alle styremedlemmer skal delta på møtet. Sak 25/16 17 Min Tur del 2 Vi har over flere år samarbeidet med bondelaget om prosjektet Min Tur. Dette prosjektet består hovedsaklig av to turer for landbruksinterressert ungdom rundt om i fylket for å se på diverse produksjoner. Bondelaget trenger en kontaktperson i forbindelse med dette og ønsker innspill i forhold til dato og steder å besøke. Bygdepolitisk nestleder har normalt representert BU i planleggingen av Min Tur på bakgrunn av at prosjekter går innunder det vervet. Innspill til dato og reiserute tas i mot i møtet.
Forslag til vedtak: Bygdepolitisk nestleder Anne Helene Sommerstad tar kontakt med Vestfold Bondelag i planlegging av Min Tur del 2 og tar med seg innspillene som kom opp. Sak 26/16 17 Pris for leie av VBU teltet I 2015 kjøpte VBU et nytt telt som brukes bl.a. på landsstevnet og sommerstevnet. Det ble ikke vedtatt noen pris for leie av teltet da det ble kjøpt inn. Andebu Røde Kors ønsker å leie teltet i forbindelse med Hælja Hime i august, derfor må vi nå vedta en pris. Det foreslås å dele prisen inn i tre kategorier for en dag, en helg og en uke. Forslaget er på 300 kr for leie en dag, 500 kr for leie en helg og 800 kr for leie en uke. Det foreslås videre at lokallag med tilknytning til VBU får låne teltet gratis. Da har lokallagene i Telemark også anledning til å låne det. Innspill fra møte: De som leier må erstatte eventuelle skader, dette gjelder også lokallag. Åse Marit lager kontrakt til styremøte i august. Karina tar ansvar for kontakt med eventuelle som skal leie. Forslag til vedtak: VBU teltet leies ut for 300 kr for en dag, 500 kr for en helg og 800 kr for en uke. Lokallag med tilknytning til VBU låner teltet gratis. Eventuelle skader skal dekkes av leietager. Karina har ansvar for utleie. Åse Marit lager kontrakt til neste styremøte.
Sak 27/16 17 Oppnevning av varamedlem til styret i Vestfold Teaterråd På årsmøtet i Vestfold teaterråd ble VBU valgt til å stille med et varamedlem. Vi må oppnevne en fra styret som kan stille. Situasjonen i Vestfold Teaterråd er for tiden spesiell (orientering i møtet), og vi bør nok ikke bruke mye ressurser på dette. Det foreslås at en av varamedlemmene, evt. et medlem i kulturnemnda stiller her. Forslag til vedtak: Benedikte Didrikson er oppnevnt som varamedlem i styret i Vestfold teaterråd. Kulturleder, Åse Marit Jorde Møtet hevet 20:50