ARBEIDSMILJØUTVALGET

TYNSET KOMMUNE MØTEINNKALLING ARBEIDSMILJØUTVALGET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 05.12.2013 Tid: Kl. 12.00-15.00 SAKLISTE Saksnr. Tittel 3/13 VIRKSOMHETSPLAN MED ØKONOMIPLAN 2014-2017 OG ÅRSBUDSJETT 2014 4/13 SYKEFRAVÆR 2013 5/13 RETNINGSLINJER FOR STØTTE TIL KJØP AV DATABRILLER Orienteringssaker: 1. Retningslinjer for konflikthåndtering 2. Arbeidstøy ved hjemmebasert omsorg TYNSET, den 29.11.2013 Aud Irene Strandvik (s) leder Eventuelt forfall meldes snarest til Servicetorget, på tlf.62 48 50 00 eller e-post: postmottak@tynset kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet er åpent for publikum. Dokumentene er lagt ut til gjennomsyn på Servicetorget og Tynset bibliotek. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 1 av 8

VIRKSOMHETSPLAN MED ØKONOMIPLAN 2014-2017 OG ÅRSBUDSJETT 2014 Arkiv: 145 Arkivsaksnr.: 13/1573 Saksbehandler: Per Østigård Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 133/13 Formannskapet 28.11.2013 3/13 Arbeidsmiljøutvalget 05.12.2013 Vedlegg 1. Virksomhetsplan med økonomiplan 2014-2017 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Melding om vedtak sendes til Tjenesteområdene Økonomisjefen Saksopplysninger I henhold til kommunelovens 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen inneholder all virksomhet som omfattes av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige virksomhet. Sektorplaner skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i økonomiplanen, jf. kommuneloven 44, nr. 5. Årsbudsjett I henhold til kommunelovens 45 skal kommunestyret innen årets utgang vedta budsjett for det kommende budsjettår. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens midler og anvendelse av disse i budsjettåret. 46 angir at årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens virksomhet. Det skal være realistisk og stilt opp på en oversiktlig måte. 47 angir at budsjettet er bindende for underordnede organer på det nivået det er vedtatt. Det er i tillegg utarbeidet egen forskrift for kommunale årsbudsjetter. Økonomiplanen og årsbudsjettet er integrert i virksomhetsplanen og danner grunnlaget for kommunens økonomistyring. Ansvar og myndighet I det vedtatte reglementet for virksomhetsplanen gjelder følgende bestemmelser om ansvar og myndighet i budsjettsaker: - Kommunestyret initierer virksomhetsplanarbeidet og fastsetter foreløpige driftsrammer for rammeområdene - Ansvaret for å utarbeide et forslag til helhetlig virksomhetsplan ligger hos rådmannen. - Rådmannen fremmer innstilling for formannskapet. - Formannskapet fremmer innstilling for kommunestyret. - Kommunestyret fatter endelig vedtak Oppstilling og fordeling av budsjettet Punkt 4 i reglementet omhandler regler for oppstilling og fordeling: TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 2 av 8

Rådmannens innstilling til virksomhetsplan (budsjettdelen) skal inneholde forslag til investeringer (investeringsbudsjettet) og forslag til driftsbudsjett med økninger og reduksjoner. Nivå og kvalitet på tjenestene beskrives i serviceerklæringene. Driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet fordeles på rammeområder i henhold til obligatoriske oppstillinger. Driftsbudsjettet skal utarbeides som netto driftsramme pr. rammeområde. Rammeområdene er i hovedsak definert lik inndelingen i tjenesteområder. Investeringsbudsjettet skal vise hvordan utgiftene er tenkt finansiert. Bevilgningene fordeles på rammeområdene som brutto driftsramme. Innsparing eller økning for et rammeområde skal spesifiseres «så langt som mulig.» Det er altså bestemt at budsjettet skal vedtas av kommunestyret som en netto driftsramme pr. rammeområde. For 2013 deles budsjettet opp i 23 rammeområder Bevilgning til Kirkelig fellesråd og trossamfunn tas med. Dette er uendret fra 2013 Investeringsbudsjettet blir vedtatt som brutto driftsramme pr rammeområde. I forskrift om årsbudsjett 4 framgår det at årsbudsjett og økonomiplan kan framstilles i ett samlet dokument når vedtak skjer samtidig. Når kommunestyret har vedtatt budsjettrammene skal tjenesteområdene framstille et detaljert årsbudsjett som blir det viktigste styringsinstrumentet gjennom året. Det detaljerte årsbudsjettet skal ikke undergis politisk behandling. Kontroll- og tilsynsarbeid I følge forskrift om kontrollutvalg 18 er det kontrollutvalget som utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid i kommunen. Kontrollutvalgets forslag følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Konsekvensene av forslaget er innarbeidet i virksomhetsplanen. Saksvurdering Rådmannens kommentarer til virksomhetsplanen framgår av planen side 2 og 3. For investeringsbudsjettet er det flere forhold av vesentlig betydning som kan gi økonomiske konsekvenser eller som bør belyses ytterligere før endelig løsning velges. For opparbeidelse av infrastruktur i skoleområdet er det budsjettert med salgsinntekter for grunnavståelse til nytt arkivbygg. Likeledes er det lagt opp til medfinansiering fra arkivprosjektet til videre utbygging av sykehusveien. I skrivende stund er dette uavklart. Kommunestyret har tidligere vedtatt at det skal bygges ny barnehage til erstatning for Tronstua. Et mulig alternativ kan være å ruste opp dagens barnehage og eventuelt bygge på en TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 3 av 8

ny avdeling. Endelig løsning bør vurderes nærmere og legges fram for kommunestyret i egen sak. Etablering av branngarasje/brannstasjon er lagt inn i investeringsbudsjettet med kr 9 mill, dette er et usikkert anslag. For øyeblikket synes det å foreligge tre alternative løsninger for etablering av lokaler til brannvesenet. Det er ombygging av det gamle renseanlegget, kjøp av SIVA-bygget eller ombygging av de lokalene som leies i dag. Tynset kommune har kjøpt gamle Holmen videregående skole. Domstolsadministrasjonen (DA) har flyttet inn i deler av bygget. DA bruker om lag 1000 m2, og ytterligere 2000 m2 er ledig. Voksenopplæringen leier lokaler hos Sparebanken Hedmark på Tynset. Leieforholdet utløper 1. juli 2014 og det vil være naturlig å flytte denne virksomheten til Holmenbygget. Det blir viktig å unngå bruk av Holmenbygget som vil kreve investeringer. I forbindelse med at voksenopplæringen flytter synes det naturlig å vurdere hvordan voksenopplæring, spesialpedagogisk undervisning og flyktningarbeid best kan organiseres. Etablering av VILsenter ved nye NØVGS kan også få betydning for organiseringen. Grundig informasjon og dokumentasjon framgår av den vedlagte virksomhetsplanen. Det knyttes derfor ikke ytterligere vurderinger i denne saksframstillingen utover det som framgår av virksomhetsplandokumentet. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Kommunen forbruker i løpet av året store ressurser gjennom løpende drift og investeringsprosjekter. Det er opplagt at klima og miljø påvirkes gjennom utslipp og fysisk påvirkning av miljøet. Dette som følge av vår egen produksjon av varer og tjenester samt gjennom innkjøp. Å minimalisere klimapåvirkningen gis høy fokus i den daglige drifta gjennom vektlegging av klima- og miljøaspektet i våre innkjøps- og produksjonsprosesser. Rådmannens innstilling: 1. Virksomhetsplanen Forslaget til virksomhetsplan med økonomiplan for 2014-2017 jf. vedlegg 1 godkjennes. 2. Årsbudsjettet: Forslaget til årsbudsjett for 2014 jf. vedlegg 1 godkjennes. 2.1. Budsjett for kontroll og tilsynsarbeid Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet jf. i kommunen jf. vedlegg 2 godkjennes. 2.2. Opptak av lån: Investeringslån samlet kr 52 311 000. Serielån med nedbetaling over 27 år Startlån i Husbanken til videre utlån kr 3 000 000 2.3. Gebyr og betalingssatser: Alle gebyrområdene skal ha full inndekning av kostnadene. Ved evt. underskudd memoriaføres dette i regnskapet og dekkes opp ved påfølgende års gebyrer. Overskudd avsettes til særskilt fond. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 4 av 8

Kommunale gebyr- og betalingssatser vedtas i henhold til prisliste i virksomhetsplanen side 134 145. 3. Skattevedtak 3.1. Formue- og inntektsskatt Skattøret for 2014 fastsettes til høyeste lovlige sats i henhold til Stortingets vedtak. 3.2. Eiendomsskatt 2014 3.2.1. I medhold av eiendomsskatteloven 2 og 3skal utskrivningsalternativ a-faste eiendommer i hele kommunen- benyttes for skatteåret 2014 3.2.2. I medhold av eiendomsskatteloven fritar kommunestyret eiendomsskatt for bygninger som er hjemlet i lovens 7 i henhold til egne lister. 3.2.3. Eiendomsskattesatsen fastsettes til 7 promille. 3.2.4. Eiendomsskatten skal betales i 4 terminer 20. mars, 20. juni, 20. september og 20. november i skatteåret. 3.2.5. Ved taksering- og utskriving av eiendomsskatt benytter kommunen vedtatte eiendomsskattevedtekter av 30.09.2008. 3.2.6. Bunnfradrag benyttes ikke. 4. Utredninger 4.1.1. Opprusting av Tronstua eller bygging av ny barnehage til erstatning for Tronstua utredes nærmere og fremmes for kommunestyret i egen sak i løpet av første halvår 2014. 4.1.2. Det fremmes egen sak om etablering av lokaler til brannvesenet i løpet av første halvår 2014. 4.1.3. Det fremmes egen sak om hvordan voksenopplæring, spesialpedagogisk undervisning og flyktningarbeid best kan organiseres i løpet av første kvartal 2014. Behandling i Formannskapet 28.11.2013: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling: 1. Virksomhetsplanen Forslaget til virksomhetsplan med økonomiplan for 2014-2017 jf. vedlegg 1 godkjennes. 2. Årsbudsjettet: Forslaget til årsbudsjett for 2014 jf. vedlegg 1 godkjennes. 2.1. Budsjett for kontroll og tilsynsarbeid Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet jf. i kommunen jf. vedlegg 2 godkjennes. 2.2. Opptak av lån: Investeringslån samlet kr 52 311 000. Serielån med nedbetaling over 27 år TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 5 av 8

Startlån i Husbanken til videre utlån kr 3 000 000 2.3. Gebyr og betalingssatser: Alle gebyrområdene skal ha full inndekning av kostnadene. Ved evt. underskudd memoriaføres dette i regnskapet og dekkes opp ved påfølgende års gebyrer. Overskudd avsettes til særskilt fond. Kommunale gebyr- og betalingssatser vedtas i henhold til prisliste i virksomhetsplanen side 134 145. 3. Skattevedtak 3.1. Formue- og inntektsskatt Skattøret for 2014 fastsettes til høyeste lovlige sats i henhold til Stortingets vedtak. 3.2. Eiendomsskatt 2014 3.2.1. I medhold av eiendomsskatteloven 2 og 3skal utskrivningsalternativ a-faste eiendommer i hele kommunen- benyttes for skatteåret 2014 3.2.2. I medhold av eiendomsskatteloven fritar kommunestyret eiendomsskatt for bygninger som er hjemlet i lovens 7 i henhold til egne lister. 3.2.3. Eiendomsskattesatsen fastsettes til 7 promille. 3.2.4. Eiendomsskatten skal betales i 4 terminer 20. mars, 20. juni, 20. september og 20. november i skatteåret. 3.2.5. Ved taksering- og utskriving av eiendomsskatt benytter kommunen vedtatte eiendomsskattevedtekter av 30.09.2008. 3.2.6. Bunnfradrag benyttes ikke. 4. Utredninger 4.1.1. Opprusting av Tronstua eller bygging av ny barnehage til erstatning for Tronstua utredes nærmere og fremmes for kommunestyret i egen sak i løpet av første halvår 2014. 4.1.2. Det fremmes egen sak om etablering av lokaler til brannvesenet i løpet av første halvår 2014. 4.1.3. Det fremmes egen sak om hvordan voksenopplæring, spesialpedagogisk undervisning og flyktningarbeid best kan organiseres i løpet av første kvartal 2014. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 6 av 8

Sak 4/13 SYKEFRAVÆR 2013 Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 13/2112 Saksbehandler: Siv Nytrøen Reiten Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 4/13 Arbeidsmiljøutvalget 05.12.2013 Vedlegg Rapport sykefravær 1. kvartal 2013 (u. off. 13) Rapport sykefravær 2. kvartal 2013 (u. off. 13) Rapport sykefravær 3. kvartal 2013 (u. off. 13) Melding om vedtak sendes til Tjenesteområdeledere Hovedtillitsvalgte Hovedverneombud Saksopplysninger Sykefraværet for 1., 2. og 3. kvartal 2013 viser hhv 6,9 %, 6,1 % og 4,5 %. Til sammenligning viser sykefraværstallene 2012 viser 7,5 %, 7,6 % og 6,1 %. Gjennomsnittlig sykefravær for året 2012 var på 7,0 %. Totalt sykefravær i 2011 var på 7,0 %, og i 2010 på 8,0 %. Saksvurdering Det er en positiv og gledelig nedgang av sykefraværet i Tynset kommune. Etter et gjennomsnittlig sykefravær (både egenmeldt og legemeldt fravær) i 2011 på 8,0 % og i 2012 på 7,0 %, viser kvartalsrapportene i 2013 at nedgangen i sykefraværet fortsetter. Det arbeides godt med både forebygging og oppfølging av sykmeldte i hele organisasjonen. Rutiner for oppfølgingsarbeidet er godt etablert og det har også blitt etablert gode møtearenaer mellom verneombud, tillitsvalgte og ledere. Tynset kommune gjennomfører jevnlig kurs/opplæring innenfor temaet. Opplæringen er rettet mot både ledere, verneombud og tillitsvalgte. Forebygging og oppfølging av sykefravær har også blitt innarbeidet i kommunens HMS-rutiner. Det er viktig at vi fortsetter å ha fokus på forebygging og oppfølging og at dette over tid gir oss bra resultater. Leders innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tar sykefraværsrapportene for 1., 2. og 3. kvartal til orientering. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 7 av 8

Sak 5/13 RETNINGSLINJER FOR STØTTE TIL KJØP AV DATABRILLER Arkiv: 442 Arkivsaksnr.: 13/2085 Saksbehandler: Siv Nytrøen Reiten Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 5/13 Arbeidsmiljøutvalget 05.12.2013 Vedlegg Gjeldende retningslinjer for støtte til kjøp av databriller Forslag til endrede retningslinjer for støtte til kjøp av databriller Andre vedlegg Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Melding om vedtak sendes til Tjenesteområdeledere Tillitsvalgte Saksopplysninger I følge Arbeidsmiljølovens forskrift om organisering, ledelse og medvirkning skal arbeidstakere som jevnlig og som en betydelig del av sitt arbeid arbeider ved dataskjerm få tilbud om synsundersøkelse og få dekket utgifter til synskorrigerende hjelpemidler av arbeidsgiver. Saksvurdering Retningslinjer for støtte til kjøp av databriller ble sist endret i Tynset kommune i 2005. Det har skjedd endringer i både arbeidsoppgaver og i utvikling av nytt teknologisk utstyr for arbeidstakere i Tynset kommune de senere årene. Innenfor de fleste yrkesgrupper i kommunen har det blitt mer naturlig og dagligdags at flere arbeidsoppgaver utføres foran en dataskjerm. Det er imidlertid viktig å presisere at retten for støtte til kjøp av databriller gjelder for arbeidstakere som har «en betydelig del av sitt arbeid ved dataskjerm». I praksis betyr det at retten til støtte gjelder for arbeidstakere som utfører sine hovedarbeidsoppgaver foran en dataskjerm. Leders innstilling: Arbeidsmiljøutvalget vedtar endrede retningslinjer for støtte til kjøp av databriller med virkning fra 01.01.2014. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 8 av 8