Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: 20.12.07 Saksnummer: Saksbehandler: Journalnummer: Henning Hanto 2007/351 PLAN- OG RAPPORTERINGSARBEIDET I HØGSKOLEN Saka i stutte drag I denne saka får styret orientering om det arbeidet som er gjort det siste året for å betre plan- og rapporteringsarbeidet i høgskolen og å utvikle ein betre og meir integrert målstyringsprosess. Eit viktig element i dette er innføring av ein metodikk for risikovurdering og utvikling av høgskolens system for leiingsinformasjon. Det er spesielt ønskeleg å få signal frå styret om opplegget for risikovurdering, framlegget til ein ny årleg rapport med styringsdata i styremøtet i juni, og eventuelle andre synspunkt på det vidare utviklingsarbeidet. Tilråding Med atterhald om endringar som følgje av drøftingsmøte 18.12.07 rår eg styret til å gjere slikt vedtak: Styret sluttar seg til opplegget for risikovurdering og leiingsinformasjon slik det er presentert, og merkar seg at arbeidet med å utvikle plan- og rapporteringsarbeidet vil halde fram. Bakgrunn I internt notat av 22.12.06 oppnemnde eg ei prosjektgruppe og ei arbeidsgruppe for plan- og rapporteringsarbeidet. Bakgrunnen for dette var mellom anna at Kunnskapsdepartementet (KD) hadde fastsett ny målstruktur for universitets- og høgskolesektoren og kome med pålegg om å gjennomføre enkle risikovurderingar. I tillegg var det eit mål å få på plass eit leiingsinformasjons- og verksemdsstyringssystem. Mandatet var formulert slik: Prosjektgruppa, som skal leie arbeidet i HiT, får til mandat: 1. å sørgje for at det innan 02.02.07 ligg føre utkast til dokumentet "Rapport og planar (2006-2007) for Høgskolen i Telemark" etter den malen og strukturen for rapportering og planlegging som er/blir gjeven av KD, 2. å sørgje for at det blir utarbeidd eit enkelt opplegg for risikovurdering som kan nyttast både på institusjons- og avdelingsnivå i HiT og å integrere slik vurdering i framlegget til årsplan for 2007 i samsvar med KDs instruks om dette, 3. å føre vidare arbeidet med leiingsinformasjons- og verksemdsstyringssystem (LIS) i høgskolen med sikte på å leggje fram framlegg til eit framtidig system innan utgangen av september 2007.
2 Arbeidsgruppa, som skal utgjere ei fast plan- og rapporteringsgruppe i HiT, får til mandat: 1. å bistå prosjektgruppa i arbeidet med rapport og planar for 2006-2007, 2. å bistå prosjektgruppa i arbeidet med opplegg for risikovurdering, 3. å bistå prosjektgruppa i arbeidet med LIS. Prosjektgruppa har no lagt fram innstilling, sjå vedlegg 1. Prosjektgruppa byggjer på, og sluttar seg til, dei vurderingane som går fram av sluttrapporten frå arbeidsgruppa, sjå vedlegg 2. Det er 8 vedlegg til denne sluttrapporten. Når denne saka blir lagd fram for styret no, heng det m.a. saman med følgjande formulering i St.prp. nr. 1 (2007-2008): Som det øvste styringsorganet ved institusjonen har styret ansvar for at måla blir følgde opp ved institusjonane. Styret skal syte for ei god strategisk utvikling, at den faglege aktiviteten held høg kvalitet, og at det blir sikra nok faglege ressursar til utdanning og forsking. Alle avgjerder i organisasjonen skjer formelt på vegner av styret, og styret skal fastsetje instruks og føre tilsyn med den daglege drifta. Styret er òg ansvarleg for rapportering og handtering av risiko. Det blir stilt krav til dei statlege institusjonane om utarbeiding av internt planverk og system med målstruktur, styringsparametrar og system for risikostyring. Dette skal vere ein integrert del av både den faglege og den administrative mål- og resultatstyringa. Institusjonane skal ha gjennomført vurderingar av risiko og vesentlege forhold i verksemda ved utarbeidinga av planar for 2008. Saka har vore send på høyring til driftseiningane og seksjonane i fellesadministrasjonen. Desse har uttala seg: Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærarutdanning (EFL), notat 23.11.07 Avdeling for helse- og sosialfag (HS), notat 22.11.07 Avdeling for teknologiske fag (TF), notat 16.11.07 Driftstenesta, notat 21.11.07 Seksjon for personalsaker og organisasjonsutvikling (PO-seksjonen), notat 21.11.07 Studentorganisasjonen i Telemark (SOT), e-post 21.11.07 Fråsegnene følgjer saka som vedlegg 3-8. Vurdering Desse sidene av saksområdet er truleg av størst interesse for styret: Opplegget for risikovurdering, jf vedlegg 2 til sluttrapporten frå arbeidsgruppa. Leiingsinformasjonssystem, jf vedlegga 4-7 til sluttrapporten. Særleg viser eg til framlegget om ein ny styrerapport i juni (vedlegg 6 til sluttrapporten). Det vidare arbeidet med plan- og rapportsystema i høgskolen, jf sidene 9-10 i sluttrapporten og omtalen av dette frå prosjektgruppa. Spesielt er det viktig med synspunkt på kva utviklingsoppgåver som bør prioriterast framover. Når det gjeld eventuell innføring av eit datasystem for oppfølging av planverket (vedlegg 3 til sluttrapporten), vil spørsmålet bli tatt opp att på forsommaren 2008, slik leiargruppa har blitt samd om. Nedanfor refererer eg hovudpunkta i innspela frå høyringsinstansane.
3 Fråsegna frå HS går ut på at plan- og rapportarbeidet bør forenklast mest mogleg, men går ikkje inn på det som er lagt fram. Driftstenesta har ikkje merknader til det som no ligg føre, men viser til ei tidlegare fråsegn der ein m.a. går inn for at årsplanarbeidet og bør omfatte fellestenestene. SOT kommenterer m.a. innhaldet i nokre av resultatmåla, utan at eg går inn på det i denne saka. Risikovurdering. EFL meiner at logikken og strukturen i opplegget er grei, men at arbeidet likevel vil vere krevjande, og at det trengst tid og opplæring i ein organisasjon som ikkje er vant til denne metodikken. Avdelinga understrekar og at kost-nytte-vurderingar må vere avgjerande for detaljeringsgraden i vurderingane. TF stør det opplegget som er framlagt fullt ut, men etterlyser opplæringstiltak, også for saksarbeidarar som skal delta i arbeidet med risikovurdering. Vidare meiner avdelinga det må avklarast om desse vurderingane skal gjerast fortløpande gjennom året eller berre i samband med planprosessen. TF peikar og på at tidsfristane for avdelingane må vere romslege. PO-seksjonen stør opplegget som er lagt fram, og understrekar at det må forankrast blant leiarar på alle nivå. Seksjonen meiner at ein må bruke god tid på vurderingane, særleg i starten, og at ein bør starte med utvalde mål for heller å utvide omfanget seinare. Vidare peikar seksjonen på at det trengst god oppfølging gjennom året, og at det må klargjerast kva konsekvensar det får og kva rutinar som skal gjelde ved avvik. PO-seksjonen gjer framlegg om at risikovurderingane blir tema på direktørmøtet ein til to gonger i året. IT-tenesta meiner opplegget for risikovurdering er godt, og at det vil redusere sjansane for at høgskolen bruker ressursar på tiltak som ikkje er liv laga. Eg merkar meg innspela frå høyringsinstansane, og tar dei med i det vidare arbeidet med utvikling av systema. Opplegget blir elles tatt i bruk på utvalde område i samband med utforming av årsplanen for 2008, som blir lagt fram for styret i februarmøtet. Gjennom dette arbeidet vil leiargruppa vinne røynsle med korleis opplegget fungerer. Leiingsinformasjonssystem. Både EFL og TF stør opplegget for ein junirapport. I tillegg ønskjer TF ein svært forenkla økonomirapport på overordna nivå kvar månad, og rapport over tal på prosjekt, tiltak og oppdrag per avdeling inkludert økonomistatus og prosjektstatus. PO sluttar seg, med mindre merknader, til opplegget for ein ny styrerapport i juni, og har elles ikkje merknader til det som er lagt fram under dette punktet. SOT stør innspelet frå AF, som er referert i sluttrapporten om skjema for løpande registrering på område der det ikkje er administrative datasystem. Eg tar desse innspela med i det vidare arbeidet med utvikling av systema. Ideelt sett hadde det vore ønskeleg å kunne gje styret oftare tilbakemelding om korleis utviklinga er på sentrale resultatindikatorar, som studiepoengproduksjon, kandidatproduksjon, FoU-produksjon m.v. Men resultattal på slike område kan ikkje følgjast løpande. T.d. skjer eksamen og registrering av resultat på visse tider av året, og det vil derfor ikkje gje meining å rapportere oftare til styret enn ein gjer no. Det same gjeld godt som alle høgskolens viktigaste resultatmål. Unnataket er rekneskapsdata.
4 Desse blir alt rapporterte tertialvis, og i tillegg i samband med årsrekneskapen, jf vedlegg 5 til sluttrapporten. Eg kan ikkje sjå at vinsten ved oftare rekneskapsrapportering kan forsvare den auka ressursinnsatsen som måtte setjast inn, men det må leggjast meir arbeid i å standardisere og kvalitetssikre noverande rapportar. Det er elles av stor interesse å få signal om kva type leiingsinformasjon styret saknar innanfor dagens ordning. Det er og viktig å få synspunkt frå styret på om framlegget om ein ny rapport i junimøtet har noko for seg, og på innhaldet i og utforminga av ein slik rapport. Vidare arbeid EFL meiner det bør vurderast nærare kven som skal vere prosesseigar for plan- og rapportarbeidet, og om dette ansvaret bør liggje til ei anna stilling enn til ein av seksjonsdirektørane, slik prosjektgruppa gjer framlegg om. Vidare understrekar avdelinga at plan- og rapportarbeidet også må forankrast på lågare nivå enn leiargruppa. EFL meiner og at ein til vidare ikkje bør krevje årlege tiltaksplanar på instituttnivå, av di det vil føre med seg eit for omfattande planleggingsregime. SOT meiner at betre samordning mellom årsplanane på institusjons-, avdelings- og instituttnivå vil vere eit framsteg. SOT stiller seg og positiv til innføring av verktyet Align Manager, PO-seksjonen understrekar at leiarar både med og utan faglege leiaroppgåver må delta i planarbeidet. Elles meiner seksjonen at universitetssatsinga må vere styrande for den vidare utviklinga av planarbeidet. Seksjonen meiner at tida ikkje er mogen for å ta i bruk plan- og styringsverktyet Align Manager, men at det viktigaste no må vere å innføre metodikken rundt risikovurdering på ein god måte IT-tenesta er samd i at arbeidet bør følgje lineorganisasjonen, og stiller spørsmål ved korleis planarbeidet skal samordnast med budsjettarbeidet. Eg merkar meg også her innspela, og tar dei med i det vidare arbeidet. Prosjektgruppa og arbeidsgruppa meiner at ein må skilje mellom gjennomføringa av det årlege planog rapportarbeidet, som bør skje i lineorganisasjonen, og det system- og utviklingsrelaterte arbeidet. Om det siste heiter det i rapporten frå prosjektgruppa: Prosjekt- og arbeidsgruppa er fullt på det reine med at det må arbeidast vidare med utvikling av eit heilskapleg system for mål- og resultatstyring. Det er mellom anna behov for vidare arbeid med LIS, med å vidareutvikle ein samanhengande og einskapleg planstruktur, med å utvikle oppfølgingssystem og leiingsformer, og med å gjere plan- og rapporteringssystema meir opne og tilgjengelege. Det er naudsynt å prioritere og konkretisere desse utviklingsoppgåvene, som bør leggjast til ei ny arbeidsgruppe som er sett saman av både leiarar og sakshandsamarar. Eg er samd i at plan- og rapportarbeidet må gå føre seg i lineorganisasjonen. I tråd med tilrådinga frå prosjektgruppa er det i år lagt opp til at dekanane og leiarane for fellestenestene deltar meir direkte i planarbeidet på institusjonsnivå, og i arbeidet med risikovurderingane. Eg er og innstilt på å setje saman ei tenleg gruppe som skal arbeide vidare med utviklinga av systema.
5 Slik eg ser det, vil sentrale tema for dette arbeidet vere utvikling av rutinar for arbeidet med risikovurderingar og oppfølginga av desse på ulike nivå i organisasjonen vurdering av korleis samanhengen mellom plan- og budsjettprosessane kan betrast vidare arbeid med støtte til utforming av ad-hoc-rapportar vurdering av verkty for oppfølging av planverket. Nils Røttingen høgskoledirektør Vedlegg: 1. Rapport frå prosjektgruppa 23.10.07 2. Sluttrapport frå arbeidsgruppa 03.10.07 m/vedlegg: 1. Resultatindikatorar - utkast 2. Eit enkelt opplegg for risikovurdering i Høgskolen i Telemark 3. Align Manager (AM) 4. Ledelsesformasjonssystem - LIS - hva er det? 5. Nåværende standardrapporter 6. Mal for junirapport 7. Døme på ad-hoc-rapportar 8. Skisse til prosess for utforming av årsrapport for 2007 og årsplanar for 2008 3. Notat 23.11.07 frå Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærarutdanning 4. Notat 22.11.07 frå Avdeling for helse- og sosialfag 5. Notat 16.11.07 frå Avdeling for teknologiske fag 6. Notat 21.11.07 frå Driftstenesta 7. Notat 21.11.07 frå seksjon for personalsaker og organisasjonsutvikling 8. E-post 21.11.07 frå Studentorganisasjonen i Telemark