PROTOKOLL STYREMØTE NR 3 2016 Sted: Møterom 4018, Ullevål stadion Tid: Tirsdag 13. september 2016 kl 17.00 20.30 Tilstede: Bente Skaug Hermansen, Anders Sønstebø, Tonny Tran, Giannis Tsourougiannis, Morten Evensen-Næri På telefon: Liv-Turid Næri Kristensen, Cindy Treland Forfall: Oddbjørn Granlund, Milana Macko, Ronny Sterten Fra adm.: M. Berg Sak nr Sak Ansvarlig 18-2016 Vedtakssak: Protokoll fra møte 1 og 2. Protokollen fra styremøtet 18. mai og 15. juni ble fremlagt. Vedtak: Protokollene godkjennes og legges ut på nettet. 19-2016 Vedtakssak: Sammenslåing av Groruddalen og Vestre Aker Skiklubb volleyball. Både Groruddalen og Vestre Aker har fattet de nødvendige formelle vedtak på sammenslåing. De tar imidlertid forbehold om sammenslåing ut fra om de får beholde Groruddalens plass i 2 divisjon da det nye navnet på klubben vil være Vestre Aker. Vedtak: Vestre Aker får beholde Groruddalens plass i 2. divisjon etter sammenslåingen. Navnebytte i Profixio skjer så fort det er teknisk mulig. 20-2016 Vedtakssak: Søknad om samarbeid vedrørende JU17 og JU19 lag mellom Skjeberg VBK og Halden VBK Begge klubbene har for få spillere i egen klubb til å danne et robust lag når det gjelder 19 års gruppen og Skjeberg VBK mangler også JU17 spillere. Grunn til at klubber sender denne søknaden er at de ikke kan, 1
via overbygningsavtale, ha en slik ordning hvor de kan låne spillere til hverandre. Vedtak: Skjeberg VBK og Halden VBK innvilges søknad om samarbeid for JU17 og JU19 lag frem til 1. januar 2017 såfremt det ikke strider mot nasjonale regler. Lagene kan låne inntil 4 spillere, men laget som melder seg på i US Rundene må bruke enten Halden eller Skjeberg sitt navn. Samarbeidet gjelder ikke for RM/NM. 21-2016 Vedtakssak: Oppnevnelse av Dommerveiledere Region Øst har praktisert en ordning med dommerveiledere i 2 sesonger. Mange erfaringer er blitt gjort og vi mener dette er en god investering fra regionens side både for opplæring og støtte for flere av de unge og de nyutdannede dommere. I tillegg kan konflikter forebygges og uhensiktsmessig adferd kan stoppes i tide. Noen av regionens dommerveiledere har flyttet og andre har ikke lengre anledning til å være DV. Styret må vedta hvem som skal være DV for kommende sesong. Vedtak: Følgende personer oppnevnes som Dommerveiledere for sesongen 2016/2017: Anders Sønstebø, Jørn W. Larsen, Liv-Turid Næri Kristensen, Morten Evensen-Næri, Oddbjørn Granlund, Ronny Sterten, Stein Caspersen. Regionen jobber med å finne flere personer som kan være Dommerveiledere til neste møte. Det gjennomføres et møte med alle dommerveiledere så snart som mulig. 22-2016 Vedtakssak: Dialogrunde Region Øst har hatt en god tradisjon de siste år med dialogmøter med klubbene. Regionen valgte å vente med dialogrunden til januar og februar for sesongen 2015/2016. Tilbakemeldingen er at møter gjennomført i oktober/ november har vært det mest passende tidspunktet Bente/ I løpet av høsten 2016 skal alle idrettslag i Norge og derved også volleyballklubber ha alle sine medlemmer elektronisk registrert. Vedtak: utarbeider et forslag til dialogmøter i oktober/november. 2
Aktuelle tema: Elektronisk registrering/idrettsregistreringen, trenerløypa, utviklingsmidler 2017, aldersbestemt aktivitet, aktivitet generelt. 23-2016 Vedtakssak: Fødselsnummer på dommerhonorarskjema Se også sak 89, 72 og 53 2015/2016. Det er blitt utarbeidet forslag på skjema for utbetaling av dommerhonorar for lavere divisjoner. Saken har vært diskutert ved flere anledninger og er ikke endelig vedtatt. Morten Angående bruk av fødselsnr. Se om tema fra skatteetaten og datatilsynets sider. Selv om dommerne ikke må betale skatt av honoraret, må klubbene innrapportere utbetalt honorar og betale arbeidsgiveravgift etter at klubben har nådd en samlet utbetaling av honorarer over kr 55.000 i inntektsåret. Regionens største klubber har en samlet sum over denne summen. Regionen bør kun ha et dommerhonorarskjema. Vedtak: Fødselsnummer, 11 siffer, må stå på dommerhonorarskjema. Klubbene minnes på ansvar for oppbevaring av slike skjemaer. Endelig utforming av skjema blir sak på møtet i oktober. 24-2016 Vedtakssak: Region Øst i sosiale medier - Hvilke medie(r) skal regionen bruke? - Hvordan skal vi bruke sosiale medier. / Marko Region Øst har 443 følgere på sin side. Trenger regionen egen side på facebook? Hvordan skal denne administreres og få flere følgere? Vedtak: Region Øst må ha en egen facebookside. Flere i styret får tilgang som administratorer. Sett «den gamle region øst» siden inaktiv. Legg ut link til turneringer på facebooksiden. Arrangører kan evt. få midlertidig tilgang. 25-2016 Vedtakssak: Ekstraordinært Forbundsting 2016 Norges Volleyballforbund har sendt ut innkalling til ekstraordinært Forbundsting 27. september -16. Det Ekstraordinære Tinget skal avholdes på Idrettens Hus på Ullevål stadion. 3
Vedtak: Oppnevnte tingdelegater: Bente Skaug Hermansen, Oddbjørn Granlund, Giannis Tsourougiannis, Liv-Turid Næri Kristensen, Morten Evensen-Næri, Håkon Rambek, Kjersti Gisnås og Ellen Fees. 26-2016 Orienteringssak: 4. divisjon sesongen 2016/2017 Påmeldingsfristen gikk ut 1. september for kommende sesongs 4. divisjon i regionen. Det er totalt meldt på 14 lag for damer og 16 lag for herrer. Det er en nedgang på 1 lag for dameklassen, men en fin økning i antallet herrelag med 5. Totalt er det 3 flere lag i 4 divisjon i sesongen 2016/2017. Anders / Marko Endelig kampoppsettet for 4. divisjon vil høyst sannsynlig være ferdig i slutten av uke 37. 27-2016 Orienteringssak: Dugnad med mening En oversikt over klubber som til nå er blitt tildelt midler og kurs fra Dugnad med mening i regionen. Det er fortsatt midler igjen i 2016 og vi må oppfordre klubbene til å søke. - Hvaler VBK: klubbtilskudd på 10.000,- for videreutvikling av minitilbudet i klubben. Midlene skal brukes til rekrutteringsbesøk på barneskolene, rekrutteringsdager med grilling for voksne og barn, deltagelse trenerkurs fire personer og trenergodtgjørelse. Klubben har som mål å rekruttere 15 nye spillere. - Larvik VBK: Klubbtilskudd (10.000,-), trenerkurs og utstyrspakke til oppstart av minivolleyball i klubben. Klubben planlegger besøk til skolene i nærområdet og artikkel i lokalavisen. Måltall 20 nye spillere. - Bø VBK: Utstyrspakke. Klubben planlegger oppstart av minivolleyball og har trenere og treningstid på plass. Måltall 20 nye spillere. 28-2016 Orienteringssak: Nye og nedlagte klubber Følgende nye klubber er blitt medlemmer i regionen: - Skredderjordet Sandvolleyballklubb - Driv IL volleyball - Vikersund IF volleyball Sammenslåinger: - Groruddalen VBK og Vestre Aker Skiklubb volleyball 4
29-2016 Orienteringssak: Regnskap pr 1. september 2016 Regnskapet viser et lite overskudd pr 31/8-16. Regionen har i skrivende stund ikke mottatt administrasjonstilskuddet fra NVBF. Regionen tok opp saken fra talerstolen på Tinget i mai og man ble da lovet at det skulle utbetales med det aller første. Bente/ 30-2016 Eventuelt: Informasjon fra. Region Øst er blitt godkjent som samarbeidsparter i Bingo for 2017 gav en kort oppsummering fra Trenersamlingen 10. september og Utviklingssamlingen 11. september. Det sendes ut evalueringsskjema til alle på Trenersamlingen. Alle 31-2016 Runden rundt bordet: Anders: Om formatet på styremøtene. Når ikke personer kan være tilsted, men kun er på telefon bør varamedlemmene benyttes som fullverdige medlemmer fremfor de som er på telefonen. Alle kan fortsatt være med på telefonen for å holde seg informert. Det ble enighet om denne prioriteringen. Morten: Ine Næri var regionens representant på Askim VBK sitt 40 års jubileum. Det var en flott jubileumsfeiring og Ine overrakte en hilsen og blomster fra regionen. : Refererte fra Verdens Kuleste Dag, et vellykket arrangement. 6 klubber i regionen fikk til sammen 160m 3 med sand i etterkant av VKD. Alle 5