Retningslinjer ved uønsket / plagsom seksuell oppmerksomhet VI D vitenskapelige høgskole Godkjent av Høgskolestyret 25. 10.2016 1 Innledning 1.1 Retningslinjer ved uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet Retningslinjene består av to deler: Forebyggende tiltak og problemløsende tiltak. Prosedyre for håndtering av varsel om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet er en del av høgskolens problemløsende tiltak mot uønsket/plagsom seksuell oppmerks omhet. 1.2 Lovgrunnlag Lov om likestilling mellom kjønnene - Likestillingsloven : 8 Forbud mot trakassering. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. - Arbeidsmiljøloven : 4-3 Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet. 1.3 Forebyggende tiltak mot uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet Fore b yggende tiltak mot uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet ved VID vitenskapelige høgskole : A. HMS - arbeidet ved høgskolen Som en del av det forebyggende HMS - arbeidet ved alle fakultet, avdelinger og seksjoner, inngår forebygging mot uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet. Henvendelser om slik atferd skal alltid tas alvorlig. Ansvarlig : Ledere på alle nivåer B. Etiske retningslinjer Det er utarbeide t Retningslinjer ved uønsket/ plagsom seksuell oppmerksomhet samt E tiske retningslinjer for veiledere ved VID vitenskapelige høgskole. Ansvarlig : Rektor 1
C. Informasjon Retningslinjer ved uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet skal være tilgjengelig på høgskolens nettsider, og i elektronisk HMS-håndbok og kvalitetshåndbok. Det utarbeides kort og lettfattelig informasjon om håndtering av slike saker til studenter og ansatte, som gjøres kjent på nettsidene og legges ut på itslearning. Ansvarlig: HR-sjef og studiesjef D. Opplæring Ledere og saksansvarlige skal gis opplæring i håndtering av saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet. Ansvarlig: Rektor, HR-sjef, studentprest og studentdiakon 1.4 Problemløsende tiltak Problemløsende tiltak mot uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet ved VID vitenskapelige høgskole: A. Mistanke om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet Dersom en ansatt eller student har mistanke om at noen blir utsatt for plagsom seksuell oppmerksomhet kan dette tas opp med den fornærmede, slik at vedkommende kan varsle hendelsen, jf. 2.5.1, eller/og fremme klage om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet til linjeleder, jf. 2.6.1. En kollega eller medstudent kan også tilby seg å bistå en person som har behov for det. Ved mistanke om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet kan dette også tas opp direkte med enhetens leder. Dette er et følsomt tema som skal behandles varsomt. Ansvarlig: Alle ansatte og studenter B. Melding og håndtering av saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet Det er utarbeidet prosedyre for håndtering av saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet, se 2. Ansvarlig: Rektor Det vil alltid kunne være skjønnsmessige vurderinger, selv om en har retningslinjer/prosedyrer. 2
2 Prosedyre for håndtering av saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet 2.1 Hensikt Hensikten med prosedyren er: Gi veiledning til ansatte og studenter i hvordan de skal gå frem i saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet Sikre at høgskolen håndterer saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet på en akseptert og forsvarlig måte 2.2 Ansvar for prosedyren Høgskolens rektor har det overordnede ansvar og myndighet for rutinen og å tilrettelegge forholdene for varsling/anklage om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet og oppfølging av kritikkverdige forhold. 2.3 Definisjoner Tiltakspla e og prosedyre bruker begrepet seksuell opp erkso het, e er avgre set til å handle om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet. Det er den fornærmede som definerer dette som uønsket. Uønsket seksuell oppmerksomhet kan opptre verbalt, ikke verbalt og/eller fysisk. Likestillingsloven forbyr seksuell trakassering. Likestillings- og diskrimineringsombudet sier bla følgende: Seksuell oppmerksomhet blir trakassering når: den er uønsket den er plagsom den fortsetter etter at mottakeren har sagt fra den har negative konsekvenser av fysisk, psykisk eller arbeidsmessig karakter Andre forhold som spiller inn: hvor grov handlingen har vært tid og sted for handlingen om handlingen har pågått over tid avhengighetsforhold og maktforskjeller mellom trakasserer og den som blir trakassert Eksempler på oppførsel som kan være seksuell trakassering: unødvendig berøring og plukking nærgående kommentarer om kropp, klær eller privatliv seksuelle framstøt, forslag og hentydninger visning av pornografiske bilder, plystring og kroppsbevegelser som har seksuelle undertoner Uønsket seksuell oppmerksomhet kan forekomme mellom ansatte, mellom studenter og ansatte, eller mellom studenter. Problemet skal tas på alvor uansett hvilken kategori som rammes. Den uønskede seksuelle oppmerksomheten vil omfattes av denne planen dersom den 3
påvirker arbeidsforholdet/studieforholdet og/eller er relatert til arbeidsforholdet/studieforholdet. I høgskolen er det viktig å ha særlig oppmerksomhet på asymmetriske relasjoner, for eksempel veilederforhold (se også Etiske retningslinjer for veiledere). 2.4 Personvern/taushetsplikt Saksbehandlingen må håndteres strengt konfidensielt. Den fornærmede bør fremme skriftlig klage, særlig dersom det er en alvorlig sak. Det kan bli ulike fremgangsmåter avhengig av om det dreier seg om ansatte eller studenter. Personvernet kommer uansett med i saken, og ledelsen må ta stilling til hvor mye innsyn de involverte skal ha. I personalsaker gjelder taushetsplikt, og det vil ofte være slik at de som har meldt sakene ikke får innsyn i den videre saksgang. Uansett sakens karakter må ledelsen sørge for at all saksbehandling på dette nivået og videre foregår skriftlig. Dette er særdeles viktig dersom saken skulle utvikle seg til en alvorlig disiplinærsak. Saken må derfor inneholde skriftlig dokumentasjon på de alvorlige hendelsene, møtereferater og nedtegnelser av eventuelle forklaringer fra vitner. Eventuelle tilrettevisninger eller advarsler mot en ansatt må fremføres skriftlig. Ved mistanke om lovbrudd, skal saken anmeldes. 2.5 Hvem kan det varsles til kontaktpersoner: Dersom det er svært vanskelig å ta opp forholdet direkte eller at dette ikke har gitt resultater, kan den fornærmede gå videre med saken på følgende alternative måter: Den fornærmede er: STUDENT ANSATT Alternative måter å ta opp saken på: tillitsvalgt i SR en vitenskapelig ansatt ved høgskolen en studieleder for utdanningen dekan for fakultetet for utdanningen Ta kontakt med studentprest eller studentdiakon rektor nærmeste overordnede tillitsvalgt verneombud HR-sjef rektor 4
2.5.1 Retningslinjer for de som har ansvar for å ta i mot varsling (kontaktpersoner) Studenter kan oppleve at det er vanskelig å melde fra om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet. Det er viktig at studenter har et sted å henvende seg til. Her kan vedkommende få hjelp til å finne ut om det er grunn til å gå videre med saken. Et slikt sted vil også kunne bidra til å synliggjøre problemet. De som har ansvar for å ta imot varsling (kontaktpersoner) skal gi støtte, veiledning og hjelp til studenter som har vært utsatt for uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet. Studenter skal kunne henvende seg til disse personene enkeltvis og være sikre på å bli møtt med kunnskap og forståelse innenfor en konfidensiell ramme. 1) Kontaktpersonen skal lytte til og veilede vedkommende i forhold til det problemet hun/han presenterer. 2) Kontaktpersonen gir veiledning i forhold til å fremme klage overfor den aktuelle linjeledelsen/instituttleder eller den anklagede. Den fornærmede avgjør selv om en klage skal fremmes og/eller om saken skal anmeldes. Det anbefales at det innhentes juridisk kompetanse/veiledning dersom saken vurderes anmeldt. 3) Kontaktpersonen kan bistå den fornærmede i møter angående saken. 4) Kontaktpersonen registrerer henvendelsene. Henvendelser skal rapporteres til HR-sjef. (jf. punkt 2.6.2). Rapportering til HR-sjef skal skje anonymisert, med mindre annet er avtalt med den fornærmede. 5) Kontaktpersonen kan henvise den fornærmede videre til andre hjelpeinstanser. 6) Kontaktpersoner uten profesjonell taushetsplikt skal undertegne et taushetsløfte. 2.5.2 Retningslinjer for ansatte ved høgskolen som oppdager eller får bekymringsmelding eller melding om saker Ansatte som oppdager trakassering, diskriminering og feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, har ifølge arbeidsmiljøloven plikt til å si fra til arbeidsgiver eller verneombudet. Ordinær tjenestevei følges. Gjelder meldingen nærmeste leder, kan ansatte gå til dennes leder igjen. Studenter som opplever uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet og som ønsker å varsle høgskolen om dette, tar vanligvis kontakt med en person som studenten har tillit til. Lærere eller andre ansatte som blir kontaktet av en student skal: 1. Informere studenten om hvem som er ansvarlige for å ta imot varslingen og som kan veilede studenten videre. 2. Informere om at det er avdelingens dekan som håndterer slik saker og at studenten kan ta kontakt med dekan. Studenten velger selv om vedkommende ønsker å gå videre med saken. 3. Lærere eller andre ansatte som blir kontaktet av en student, skal orientere dekan ved avdelingen om saken. Fornærmede skal få være anonym inntil vedkommende (eventuelt) har valgt å fremme sak. For at høgskolen skal kunne gripe tak i saken, er det viktig at det gis mest mulig fakta. 5
2.6 Hvem har ansvar for håndtering av saken 2.6.1 Linjeansvar Leder for fakultet/avdeling har et særskilt ansvar for å håndtere og løse slike saker. Slike saker bør håndteres lokalt eller på det nivå som er mest naturlig ut i fra sakens karakter. I følgende tilfeller skal saken løftes til et høyere nivå: Utøveren av den uønskede atferden og lederen er en og samme person. Dersom det er sterke lojalitetsbånd/nært samarbeid mellom ledelsen for den aktuelle enheten og den som utøver den uønskede atferden. Dersom den lokale linjeledelsen vegrer seg for å gjøre noe med saken eller ikke tar klagen alvorlig. 2.6.2 Retningslinjer for rapportering og informasjon Hensikten med vidererapportering til rektor er at rektor skal ha et grunnlag for å påse at høgskolens etiske retningslinjer og prosedyrer blir fulgt for å sikre og ivareta at det er gode rutiner og at forholdene for varsling om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet er tilrettelagt. Rektor skal orientere styreleder om rapporterte saker om uønsket/ plagsom seksuell oppmerksomhet. Vidererapportering av anonymiserte henvendelser Kontaktpersonen (medlem i kontaktgruppen) skal rapportere registrerte henvendelser til HRsjef. Rapportering til HR-sjef skal skje anonymisert, med mindre annet er avtalt med den fornærmede. (Jf pkt 2.6.2, 4)) Henvendelser som blir rapportert til HR-sjef rapporteres av HR-sjef videre til rektor, skriftlig og anonymisert. Fornærmede skal få være anonym inntil vedkommende (eventuelt) har valgt å fremme sak. Informasjon og vidererapportering av saker som er fremmet Linjeledelse/dekan som har mottatt henvendelser og/eller klage skal informere HR-sjef om saken. HR-sjef skal rapportere skriftlig til rektor om saker hvor fornærmede har valgt å fremme klage. Identitet skal ikke avsløres dersom dette ikke er nødvendig. 3 Saksbehandlingsregler ved anklage om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet 1) Anklage om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet kan fremmes skriftlig eller muntlig til leder. Vedkommende bør rådes til å fremme skriftlig klage, særlig dersom klager har en alvorlig sak. 2) Lederen skal ta alle anklager om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet alvorlig. Lederen skal sørge for forsvarlig behandling av saken i tråd med prosedyre og saksbehandlingsregler. Leder skal sørge for at saken blir tilstrekkelig belyst og dokumentert. 6
3) Lederen skal kontakte HR-sjef umiddelbart for gjennomgang av håndtering av saken. Dersom det fremmes alvorlige saker, skal leder ha HR-sjef med seg på møter. 4) Lederen innkaller partene til hvert sitt møte hvor de får anledning til å uttale seg. Begge parter skal ha mulighet til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen støtteperson. Leder foretar etter møtet en faktaanalyse og avleverer en foreløpig rapport i saken. Rapporten skal inneholde leders konklusjon og beskrive konsekvens og sakens videre oppfølging (se punkt 3.5-3.8). 5) Det må tas hensyn til rettssikkerhet og personvern for den som blir anklaget, herunder retten til å bli gjort kjent med påstander rettet mot en selv, samt mulighet til å imøtegå disse. Lederen skal i samtalen med den som en anklaget kartlegge om han eller hun er klar over at atferden oppfattes som uønsket og ubehagelig. Det må også være et mål å klargjøre hvordan den påklagde opplever situasjonen. 6) Den påklagede skal ikke bare være villig til å inngå forlik, den påklagede må også endre atferd. Dersom den påklagede ikke er villig til å inngå forlik, må han eller hun gjøres oppmerksom på at lederen vil vurdere å gå videre med saken og eventuelt innkalle til et formelt møte. Den påklagede vil da få anledning til å ta med seg en tillitsvalgt eller annen støtteperson. 7) Lederen skal innkalle partene til et formelt felles møte hvor de får anledning til å uttale seg, begge partene skal ha mulighet til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller en annen støtteperson. Den fornærmede har ikke plikt til å møte dersom hun eller han mener det blir for vanskelig. Den fornærmede bør likevel være representert ved tillitsvalgt eller støtteperson. 8) Tiltak/sanksjoner må stå i et adekvat forhold til det som har skjedd. For eksempel ved mindre alvorlige saker mellom veileder-student/stipendiat, kan leder ved den aktuelle enheten vedta at veileder fratrer bestemte deler av undervisning eller sensurering. Enheten kan for eksempel sørge for at studenten får ny veileder. Ved mistanke om lovbrudd, skal saken anmeldes. 9) Den fornærmede skal alltid få skriftlig tilbakemelding innen rimelig tid om hvordan saken ble behandlet, og hva som har blitt utfallet. Dersom det ikke kan gis slik informasjon av for eksempel personvernhensyn, skal den fornærmede få beskjed om at saken er håndtert. 10) Innsamling, lagring og bearbeiding av personopplysninger følger kravene i personopplysningsloven. Disse regler verner både den som blir anklaget og den fornærmede. 7