Oslo 17 august 2016 Styreseminar for Hamos, IR og MNA IKS www.ksbedrift.no Svein Kamfjord Tone M. Berset Elen S. Gimnæs
Tema for dagen Hva kjennetegner et godt styre? Hvorfor har eier og styret ulike roller? De vanligste selskapsformer for kommunalt eide selskaper særlig om IKS og status for IKS loven Har det ansattevalgte styremedlemmet noen særlig rolle? Hva er de viktigste oppgavene for et styre? Hvordan skape best mulig forhold mellom daglig leder og styret som arbeidsgiver? Kan styremedlemmer bli personlig ansvarlige? Hvilke regler gjelder for habilitet i et styre?
Eier og styret har ulike roller
Ulike roller Folkevalgt Hele kommunen Kollektivt ansvar Alle innbyggerne Fordeling Forvaltning/monopol Samfunnsøkonomi Offentlig verv Personlig valgt Selskapet Personlig ansvar Kundene/brukerne Verdiskaping Marked/konkurranse Bedriftsøkonomi Privat verv
Rolledeling eier - styre Eierens rolle Sette mål og rammer for selskapets drift Ikke detaljstyring Styrets rolle Forvaltning av selskapet, innenfor rammen av formålet og eiernes krav Styret skal tjene selskapets interesser og alle eierne
Eierstyring Eierstyring utøves primært i eierorganet Styret rapporterer til eier i eierorganet Eierorganet er kommunestyret i KF, representantskapet i IKS og generalforsamling i AS Eierorganet velger styre og avsetter styret Styringsdokumenter Vedtekter/selskapsavtale Eierstrategier og andre overordnete dokumenter
Tre typer formål med selskapene
Eierstrategi Egen eierstrategi for selskapet og/eller Del av eierstrategi for kommunens selskaper Eiermøter kan være nyttige Regelmessig evaluering av eierskapet Hva skal selskapet drive med? Forretningsutvikling, lokal verdiskaping Kommunelovutvalget foreslår lovfesting av eierskapsmeldinger
Anbefalinger om eierstyring og selskapsledelse
Selskapsformer for kommunalt eide bedrifter
Tema Hva er de mest vanlige selskapsformene for kommunalt eide bedrifter? Særlig om IKS loven og status for denne Hvordan er styringslinjene i de ulike selskapsformene
Selskaper og styringslinjer IKS KF AS Stiftelse Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Representantskap Kommunestyre Generalforsamling Stiftelsestilsynet Styret Styret Styret Styret Daglig leder Daglig leder Daglig leder Daglig leder Administrasjonssjefens rolle, kl. 72, 1 Tilsynsfunksjon i KF
Kommunale foretak (KF) Kommuneloven kapittel 11 Ikke eget eierorgan Har eget styre og daglig leder Ikke eget rettssubjekt kommunen part i avtaler Skal ha eget budsjett og regnskap, men er økonomisk en del av kommunen Normalt ikke egnet til å ta økonomisk risiko Rådmannen har en tilsynsrolle
Forslag fra i NOU 2016:4 I all hovedsak videreføre regelverket for KF Foreslår å lovfeste et krav om eiermeldinger, også for KF Forslag om at medlemmer av kommunestyret ikke skal kunne velges til styret i KF, for å unngå dobbeltroller
Forslag fra NOU 2016:4 (II) Kommunen som markedsaktør forholdet til forbudet mot ulovlig statsstøtte i EØS avtalen Økonomisk aktivitet internt i kommunen (inkl. KF) kan være ulovlig statsstøtte
NOU 2016: 4 om forholdet til statsstøtteregelverket Forbud mot offentlig støtte i EØS avtalen art. 61 (1) ESA har åpnet sak mot Norge Regjering og departement arbeider med dette nå Norge må gjøre endringer i regelverk
NOU 2016: 4 om forholdet til statsstøtteregelverket (II) Finland endret sin kommunelov i 2013, fordi EU kommisjonen mente den var i strid med støtteregelverket I Finland er det nå plikt til å skille ut virksomhet som kommunen utøver i et marked Utvalget mener dette kan være en løsning for Norge også Utvalget sier at «kommunene allerede nå bør starte prosessen med å tilpasse den økonomiske aktiviteten til statsstøtteregelverket»
Interkommunale selskap (IKS) Er laget for selskaper med mer enn en eier, og der alle deltagerne er kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper Deltagerne har et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser IKS kan ikke gå konkurs og kan ikke åpne gjeldsforhandlinger. Det samme gjelder eierne (kommuneloven 55 nr. 2)
Mer om IKS Lov om interkommunale selskap Eget rettssubjekt Eier har ubegrenset ansvar for sin andel Eierorganet er representantskapet Representantskapet fastsetter budsjettet Godt egnet for interkommunalt samarbeid Ikke egnet for å ta økonomisk risiko Kan ikke gå konkurs Kan ikke ha private eller statlige eiere Kan ha datterselskap
Forslag til endringer Det ubegrensede ansvaret + konkursforbudet kan i realiteten innebære en garanti for de forpliktelsene et IKS pådrar seg Pga. konkursforbudet anses det å være liten eller ingen risiko ved å gi lån eller annen kreditt Denne garantien anses som en fordel som er vederlagsfri
Mer om aksjeselskap Eget rettssubjekt med egen økonomi Kan gå konkurs Er godt egnet til å ta økonomisk risiko Kan være hel- eller delvis eid av kommunen Kommunens eierskap utøves på generalforsamling Muligheter for å ta utbytte Kan ha (flere) datterselskap
Styrets ansvar og roller
Tema Hvordan skal styret settes sammen best mulig? Har det ansattevalgte styremedlemmet en særlig rolle? Hva er de viktigste oppgavene for et styre? Hvordan skape best mulig forhold mellom daglig leder og styret som arbeidsgiver? Har lederen av styret en særlig rolle? Er det nødvendig at styret driver strategiarbeid?
Styrets ansvar iht. selskapslovgivningen 1. Forvaltningsansvar Organisering og planer Forretningsavgjørelser Økonomi/forsvarlig egenkapital 2. Tilsynsansvar Tilsyn med administrasjon/ledelse Tilsyn med økonomi mv 3. Opplysningsplikt Regnskapslov mv
Styret som team Styret er et kollegialt organ Skal fatte beslutninger til selskapets beste Valgkomité Styret bør ha komplementær kompetanse Økonomi/ledelseserfaring Bransjekunnskap Politisk erfaring/kunnskap Juridisk kompetanse Kjønnsrepresentasjon Ansattevalgte representanter Lokal kunnskap/tilknytning til eierkommuner
Styrets forvaltningsansvar Forvaltningen av selskapet hører under styret Skal sørge for tilfredsstillende organisasjon Skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtale, årsbudsjett og andre vedtak/retningslinjer fastsatt av generalforsamlingen Skal sørge for kontroll av bokføring og formuesforvaltning IKS-loven 13, kommuneloven 67, aksjeloven 6-12
Styremedlem valgt av de ansatte Forskrift om ansattes rett til representasjon i styrer Styremedlem på lik linje med øvrige styremedlemmer Ikke de ansattes «stemme» inn i styret - selskapets beste Taushetsplikt fra styremøter Kan være en utfordrende rolle ved fastsettelse av daglig leders lønn, nedbemanninger, lokalisering mv. Forholdet til daglig leder Forholdet til øvrige ansatte
Strategiarbeid Utarbeide strategiplan for å realisere selskapets formål Fastsette delmål Er organiseringen riktig for å oppnå målet? Utarbeide instruks for daglig leder Årlig evaluering av daglig leder og styret Utvikle handlingsplaner, implementere i budsjetter Kontroll av måloppnåelse, og evt. korreksjon Risikostyring (risikovurdering og policy)
Representasjonsregler Styret representerer selskapet utad og tegner firma Kan gi andre fullmakt til å tegne selskapet (styrets leder, daglig leder, signatur sammen eller alene) i AS også navngitte ansatte Daglig leder representerer selskapet i saker som omhandler daglig drift/inngår i daglig ledelse (IKS-loven 14, asl. 6-32, kl. 73 nr.3) IKS-loven 16, aksjeloven 6-30 og kommuneloven 73
Styrets saksbehandling - styremøter Krav til innkalling og beslutningsdyktighet Protokoller Daglig leders rett og plikt til å være til stede i styremøtet IKS: Ikke møteplikt for daglig leder men kan pålegges å møte Styret kan bestemme at andre kan være tilstede rådgivere, ansatte KF: Administrasjonssjefen (rådmannen) har rett til å være til stede IKS-loven 11 og 12, asl 6-19 til 6-24
Styrets vedtak Styret kan ikke fatte vedtak i strid med lovgivning vedtekter og eiers retningslinjer
Forholdet mellom styret og daglig leder
Tilsynsansvaret styret som arbeidsgiver Styret er arbeidsgiver for daglig leder Styret ansetter og sier opp daglig leder Styret skal utøve tilsyn med daglig leder Tydelige krav og forventninger Hvordan kan styret gjøre dette? Innhente informasjon Få presentert regnskaper Ha kommunikasjon direkte med revisor (årlig) Ha gode rutiner for periodisk rapportering Fatter vedtak om lønn for daglig leder Anviser daglig leders reiseregninger
Tilsynsansvaret Pass på at det er gode rutiner i selskapet for anskaffelser, anvisning av regninger varsling
Styreleders oppgave Bindeledd mot daglig leder Sørger for innkalling til styremøte Kontakt med revisor Følger opp styrevedtak og beslutninger Lønns- og resultatsamtaler med daglig leder Kaller inn til ekstraordinært styremøte om nødvendig
Daglig leders (formelle) rolle Representerer selskapet utad i saker om ordinær drift (stillingsfullmakt) Daglig ledelse omfatter ikke saker av uvanlig art eller av stor betydning Kan gis signaturrett alene eller sammen med styremedlemmer Skal sørge for at regnskapet er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er betryggende Kommuneloven 70, IKS-loven 14, aksjeloven 6-14
Daglig leders oppgave Daglig leder skal sørge for at selskapet og ledelsen arbeider etter de mål og den kurs som er satt Iverksetter beslutninger slik de er vedtatt av styret, og oppfølging Informerer styret og forelegger saker for styret Rapporterer om selskapets utvikling resultater, økonomi, endring i risikoforhold, m.v Utarbeide tilfredsstillende styrepapirer til styresaker
Oppsummering Hvordan kan styret best settes sammen? Har det ansattevalgte styremedlemmet en særlig rolle? Hva er de viktigste oppgavene for et styre? Har styreleder noen særlig rolle? Hvordan skape best mulig forhold mellom daglig leder og styret som arbeidsgiver? Er det nødvendig at styret driver strategiarbeid?
Styrets ansvar
IKS loven 38 om erstatningsansvar Deltaker, medlem av representantskapet, styremedlem, daglig leder og medlem av avviklingsstyret, plikter å erstatte skade som vedkommende forsettlig eller uaktsomt volder selskapet, den enkelte deltaker eller andre. Erstatningsansvar etter første ledd kan lempes for såvidt dette finnes rimelig under hensyn til utvist skyld, skadens størrelse, økonomisk evne og forholdene ellers.
Erstatningsansvar Erstatningsansvaret i IKS og AS: Det må være noe å bebreide styremedlemmene for (enkeltvis eller samlet) og som gjør at selskapet og kommunene har pådratt seg et økonomisk tap. Årsakssammenheng mellom handling/unnlatelse og økonomisk tap. Ordinær forretningsmessig risiko kan ikke bebreides styret dersom det i ettertid viser seg å være tapsbringende Erstatningsansvaret i kommunale foretak ulovfestet ansvar
Erstatningsansvar Ansvar er individuelt og det må gjøres en individuell vurdering Uenighet i styret bør protokolleres Representantskapet gjør gjeldende ansvar for selskapet Styreforsikring?
Straffansvar for styremedlemmer Aksjeloven kapittel 19: bøter, fengsel inntil 1 år, v/forsettlig eller uaktsom overtredelse av loven, eller grov uforstand i tjenesten (krever ikke lovbrudd) Regnskapsloven: bøter, inntil 3 års fengsel ved forsett eller uaktsomhet Skatteloven, ligningsloven, merverdiavgiftsloven, forurensingsloven, m.v
Vær aktiv! Skaff beslutningsgrunnlag Sørg for god dokumentasjon Innhent eksterne rådgivere om nødvendig Krev skriftlighet om nødvendig Følg opp daglig leder - tilsynsansvaret
Dobbeltroller og habilitet Hvis du aldri er inhabil, er du ganske ensom Jens Stoltenberg
Habilitet Habilitet handler om å ta riktige beslutninger Tillit til at offentlige interesser blir ivaretatt på en god måte Ikke noe galt i å være inhabil! Ofte vanskelige spørsmål Konkret vurdering i hver enkelt sak Ikke bare «erklære» seg inhabil i ubehagelige saker Prosessen (når/hvem/hvordan)
To former for inhabilitet for styremedlemmer Inhabilitet i styrerommet inhabilitet i forbindelse med vervet som styremedlem i et selskap ( i styremøter) Inhabilitet i kommunestyresalen inhabilitet i vervet som offentlig tjenestemann, når man også er styremedlem i et selskap eid av kommunen (i kommunestyremøter)
Inhabilitet i styrerommet Aksjeloven har regler i 6-27 IKS-loven 15 om inhabilitet; for selskapets ansatte og medlemmer av selskapets styrende organer gjelder kommuneloven 40 nr. 3 tilsvarende Kommuneloven 40 nr. 3 viser til forvaltningslovens kapittel 2 om inhabilitet
Habilitet «ny» regel (i 2011) Inhabilitet som folkevalgt eller ansatt i kommunen når man samtidig har en rolle i selskapet Forvaltningsloven 6 flg. Ny regel fra 1. november 2011 Blir også inhabil i selskaper som er fullt ut offentlig eid
Habilitet hvorfor ble regelen endret? Ot.prp. Nr. 50 (2008-2009) «Rolleklarhet» og «tillitsskapende forvaltning» Styrke kontrollfunksjonen Unngå for mye makt til enkeltpersoner Gjelder ikke for KF
Habilitet når blir man inhabil? «Automatisk» inhabil (som folkevalgt/ansatt) når selskapet er part i saken Partsbegrepet er definert i forvaltningsloven 2, 1 e) Den som «en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder»
Habilitet når er selskapet part? Kontrakt med kommunen Offentlig myndighetsutøvelse rettet mot selskapet Enkeltstående bevilgninger til selskapet Endringer i vedtekter Instruksjon av eierrepresentant i gen.forsaml./rep.sk. Gjennomføring av selskapskontroll Behandling av plan for selskapskontroll
Habilitet når er selskapet part? Årsbudsjett og annet planarbeid Er selskapet part i saken? Ikke uten videre det skal en del til Selskapet i utgangspunktet ikke adressat Selv om det er tale om å avsette eller øremerke beløp til selskapet Inhabilitetsspørsmålet må vurderes konkret Kan bli inhabil etter 6 annet ledd «særegne forhold»
Inhabilitet pga. «særegne forhold» Må normalt komme noe i tillegg til verv i selskapet for at det skal bli inhabilitet her Typisk at avgjørelsen har personlig betydning for en selv Hvor store mulige fordeler/ulemper foreligger? Hvor nærliggende er det at fordelen/ulempen vil inntre? Hvor store muligheter han man til å påvirke avgjørelsen?
Kontrollspørsmål Hvilke interesser er det man ivaretar nå selskapets eller egne interesser? Tåler man at dette kommer i lokalavisa?
Etikk og samfunnsansvar Lastes ned på iphone/ipad (App-store) / Android (Google Play) eller bruk www.rakrygg.no
Takk for oss! tone.berset@ks.no 997 49 873 elen.gimnas@ks.no 482 87 550 www.ks-bedrift.no