Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Stord rådhus Dato: 18.04.2016 Tidspunkt: 14:00 16:35 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Reidunn Aasheim Leiar H Nils Gunnar Waage Nestleiar FRP Anne Herborg Førland Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Knut Vikane Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Christoffer Rafdal Knut Vikane AP Merknader Det var ikkje meldt avbod frå Tor Gunnar Bjelland (Stordlisto). Derfor var det heller ikkje innkalla nokon vara for han. Andre som møtte: Navn Birte Bjørkelo Hogne Haktorson Stilling Manager / forvaltningsrevisor i Deloitte. Kontrollsjef i Hordaland fylkeskommune Reidunn Aasheim utvalsleiar Hogne Haktorson utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 15/16 PS 16/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 17/16 Forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Stord kommune - ny milepelsrapport 2015/15 PS 18/16 Vurdering av avtale om eigedomen Evjestrand 2016/80 PS 19/16 RS 10/16 Referatsaker Fylkesmannen om Stord kommune - budsjett og økonomiplan 2015/178 RS 11/16 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 2015/180 RS 12/16 Bestilling vedr. analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2015/181 RS 13/16 Idrettspolitikk i Stord kommune 2015/181 PS 20/16 Gjennomgang av møteprotokollar - Stord kommune 2015/177 PS 21/16 Eventuelt PS 15/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste vart godkjent. PS 16/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 02.03.2016. Protokoll frå møte 02.03.2016 vart godkjent. 2
PS 17/16 Forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Stord kommune - ny milepelsrapport Forslag til vedtak 1. Informasjonen vert teken til orientering. 2. Ferdig rapport vert å senda over til sekretariatet innan 25.04.16., ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 3. Rapporten kjem opp som sak på kontrollutvalsmøte 25.05.2016. Manager / forvaltningsrevisor Birte Bjørkelo i Deloitte fortalde om forvaltningsrevisjonen og om årsaka til siste forsinking. Ho hadde elles hatt møte med ein av kommunalsjefane like før kontrollutvalsmøtet, der det vart gjort nokre avklaringar. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Informasjonen vert teken til orientering. 2. Ferdig rapport vert å senda over til sekretariatet innan 25.04.16., ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 3. Rapporten kjem opp som sak på kontrollutvalsmøte 25.05.2016. PS 18/16 Vurdering av avtale om eigedomen Evjestrand Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS vurdera avtale om eigedomen Evjestrand. Dette med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Evnt. korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan 27.04.16. 3. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen 4. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å gjera mindre justeringar i underproblemstillingane dersom det vert trong for det. 5. Kontrollutvalet ønskjer at notat er klart frå Deloitte si side innan, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. Utvalsleiaren innleia med å orientera om henvendinga. 3
Manager / forvaltningsrevisor Birte Bjørkelo i Deloitte fortalde om vurderingar dei evnt. kan utføra, jmf. vedlagt tilbod. Utvalet drøfta henvendinga, og kva dei venta å få ut av eit notat frå Deloitte. Det kom ikkje forslag om endra ordlyd i føremål og problemstillingar. Derfor utgår pkt. 2, og dei andre punkta «rykker opp». Etter sams drøfting kom slikt endringsforslag til siste punktet: Kontrollutvalet ber om at arbeidet startar omgåande, og at Deloitte innan kort tid melder attende til sekretariatet om når rapport kan ventast. Forslag til vedtak, inkl. endring av siste punkt, vart samrøystes vedteke 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS vurdera avtale om eigedomen Evjestrand. Dette med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen. 3. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å gjera mindre justeringar i underproblemstillingane dersom det vert trong for det. 4. Kontrollutvalet ber om at arbeidet startar omgåande, og at Deloitte innan kort tid melder attende til sekretariatet om når rapport kan ventast ferdigstilt. PS 19/16 Referatsaker RS-10/16 Fylkesmannen om Stord kommune budsjett og økonomiplan. Utvalet merka seg Fylkesmannen si oppsummering - om budsjettering av frie inntekter og om låneopptak / lånegjeld. Det er ønskjeleg at rådmannen gjev sine vurderingar om dette på utvalsmøtet 25.05.16., der rekneskapen for 2015 skal opp. RS-11/16 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar. Utvalet konstaterar at kontrollutvalsleiaren si fullmakt jmf. KUV sak 42/13 gjeld framleis. Ho vurderar såleis om kontrollutvalet skal vera representert på generalforsamlingar (GF) eller tilsvarande i selskap der Stord kommune har eigardeler. Utvalsleiar har motteke innkalling til generalforsamling i SIM og Opero. Sist møte vart det konkludert med at utvalet ikkje treng vera representert på SIM sin GF. Det var no heller ikkje vurdert som naudsynt å vera tilstade på Opero sin GF. RS-12/16 Bestilling vedr. analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollsjefen orienterte om bestilling av planarbeidet, inkl. opsjon. Informasjonen vart teken til orientering. RS-13/16 Idrettspolitikk i Stord kommune Skriv frå Trott vert vurdert ifm. pågåande analyse og planarbeid om kva som er aktuelle område for forvaltningsrevisjon dei komande åra. 4
Leiar i idrettsrådet og rådmannen vert invitert til kontrollutvalet sitt møte 16. juni d.å., for å fortelja kva dei ser som aktuelle saker for idrettsrådet. Vedtak i saka var samrøystes. RS-10/16 Fylkesmannen om Stord kommune budsjett og økonomiplan. Utvalet merka seg Fylkesmannen si oppsummering - om budsjettering av frie inntekter og om låneopptak / lånegjeld. Det er ønskjeleg at rådmannen gjev sine vurderingar om dette på utvalsmøtet 25.05.16., der rekneskapen for 2015 skal opp. RS-13/16 Idrettspolitikk i Stord kommune Skriv frå Trott vert vurdert ifm. pågåande analyse og planarbeid om kva som er aktuelle område for forvaltningsrevisjon dei komande åra. Leiar i idrettsrådet og rådmannen vert invitert til kontrollutvalet sitt møte 16. juni d.å., for å fortelja kva dei ser som aktuelle saker for idrettsrådet. Kontrollutvalet tar øvrige referatsaker til orientering. PS 20/16 Gjennomgang av møteprotokollar - Stord kommune Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Utvalsmedlemane og kontrollsjefen orienterte kort frå møteprotokollar i respektive møter. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 5
PS 21/16 Eventuelt Kontrollutvalet ønskte å ha møte 16. juni d.å. kl. 14.00. Hovudfokus på prosess med analyse og planarbeid innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalsboka, nyleg revidert av KMD, vart delt ut til faste kontrollutvalsmedlemar. FKT har fagkonferanse på Gardermoen 7. 8. juni d.å. Informasjon er sendt ut tidlegare. Det vart konstatert at ingen frå utvalet hadde høve til å delta denne gongen. Kontrollutvalet held møte 16. juni d.å. kl. 14.00. Dette møtet kjem i tillegg til utvalsmøtet som tidlegare er fastsett til 25. mai d.å. kl. 14.00 6