Roller, organisering, administrasjon og økonomi Tilsvarende innholdes legges ut på klubbens hjemmeside Sist oppdatert 20.4.2016 1
Innhold 1. Medlemsregistrering... 3 2. Økonomistyring... 3 3. Serie- og cup-påmelding... 4 4. Bekledning... 5 Lag inntil 10 år... 5 Lag 11 og eldre... 5 Suppleringskjøp... 5 5. Utstyr og forbruksmateriell... 6 Baller... 6 Tape og isposer... 6 Klister... 6 Annet utstyr... 6 6. Oversikt ansvar og oppgaver i klubben... 7 7. Klubboppgaver og roller... 8 Materialforvalter... 8 Hall og kioskansvarlig Ørakerhallen... 8 Sekretariatsansvarlig... 8 Dommerkontakt... 9 Barnekampveileder... 9 8. Lagfunksjoner... 10 Lagkontakt/oppmann... 10 Sekretariatsmedlemmer... 11 Anbefalte funksjoner i tillegg... 11 2
1. Medlemsregistrering Klubbens oversikt over medlemmer benyttes til innkrevning treningavgifter, påmelding til cup, registrering av spillerlisenser mm. Medlemsoversikten er også grunnlag for økonomisk støtte til klubben. «Min idrett» er en felles tjeneste drevet av Norges Idretttsforbund som klubben bruker til oppfølging av lag og medlemmer. Når klubben sender faktura til medlemmer kan disse betales via vanlig bank med KID eller via nettsiden til Min Idrett. Det er avgjørende at epostadresse registrert i Min Idrett er korrekt. Hvert lag v / lagkontakt er ansvarlig for å løpnde holde medlemoversikten oppdatert. Det innebærer både å melde nye spillere og spillere som slutter til kubbens kasserer på følgende epost: handballadm@ullern.no. 2. Økonomistyring Sunn økonomi for klubben er avgjørende for god sportslig utvikling. Derfor er det viktig at alle avgjørelser som har økonmsiske konsekvenser for klubben avklares med økonomiansvarlig i klubben. Det er nødvendig at det enkelte lag opparbeider seg en lagkasse som kan dekke kostnader ut over det som dekkes av klubben sentralt. Det er viktig at det enelte lag bidrar til at spillere betaler til rett tid for trening, cuper, utstyr med videre For lag som har trenere med økonomiske godtgjøring/ lønn skal klubben sentralt håndterer dette samlet. Det enkelte lag skal ikke gjøre direkte avtaler med trenere om godtgjørelse. Ved gjennomføring av utenbys cuper ska lagene etter avtale med trener dekke kostnader knyttet til opphold. 3. Treningsavgifter Alle som spiller for Ullern plikter å være medlem av Ullern IF. Medlemskap betales til hovedforeningen, Ift. utgifter til utstyr, se omtalen under bekledning. Treningavgiftene for sesongen 2016-17 er som følger: 3
Ullern tar ansvar for svakerestilte, og ingen barn skal stå utenfor idretten som følge av dårlig økonomi. For å få ettergitt kontingent og treningsavgift må foresatte ta kontakt med styrets leder (eller den i styret man ønsker å ta dette opp med). Manglende betaling av kontingent til Ullern IF og treningsavgift til Ullern håndball medfører at utøver blir nektet adgang til spill og trening. I tillegg til ovennevnte tilkommer egenadeler knyttet til utenbys turneringer. Sistnevnte ligger normalt i området 1.000-1500 kr. for en helg og dekker overnatting og de fleste måltider, samt kostandene for lagledere. (NB: beløpet varierer fra turnering til turnering). Dersom lag er så gode at de kvalifiserer seg til f.eks. spill i de nasjonale seriene for 16-åringer (Bringserien) eller for 18-åringer (Lerøyserien), tilkommer reisekostnader knyttet til avviklingen av spillrundene som kan foregå over hele landet. En trener/oppman pr. lag slipper å betale treningsavgift for sitt barn (ett lag = ca. 14 spillere) så lenge laget er foreldredrevet. 4. Serie- og cup-påmelding Seriepåmelding for kommende sesong skjer samordnet fra klubben innen 31.4. I god tid før fristen skal hvert enkelt lag melde inn sine planer. Lagenes planer for cupdeltakelse for sesongen meldes til sportslig utvalg. Lagkontaktene melder på lag direkte til arrangør og forskutterer betalig av påmeldingsavgiften fra lagkassen. Økonomiansvarlig i klubben refunderer utelegg for påmeldingsavgift. Lagene må selv dekke kostnader til deltakerkort og andre utgifter forbundet med cup. Kostnader knyttet til avmelding av lag til cuper vil som hovedregel bli belastet det enkelte lag. 4
5. Bekledning Lag inntil 10 år Klubben holder drakter/ trøyer til lagene opp til 10 år. Dette er tøy som gjenbrukes. I tillegg må spillerne selv kjøpe en rød shorts (Oslo Sportslager). Lag 11 og eldre For innkjøp av drakter og annen bekledning til alle lag 11 år og eldre gjelder følgende. Ullern har inngått avtale med Hummel og Oslo Sportslager om kjøp av bekledning fra 2016. Det er viktig at klubben har god styring med innjøp og at det gjøres på en rasjonell måte. Det enkelte lag organiserer selv en samlet bestilling på standarskjema fra klubben, med informasjon om strørelser, draktnr og navn. Det er tilgjengelig modeller i Ørakerhallen som kan prøves Samlet bestilling sendes fra laget til materialforvalter for klubben. Materialforvalter bestiller fra leverandør og gir økonomiansvarlig samtidig oversikt over hva som skal faktuerers spillerne. Økonomiansvarlig fakturerer spillere via Min Idrett med kort betalingsfrist. Betaling for alle spillere skal skje i forkant av at det trykkes navn og nr på tøyet og laget mottar varene. Priser vil utarbeides og gjøres kjent for lagene før det bestilles. Tøy til trenere bestilles og dekkes av laget som del av det samlede innkjøpet. Suppleringskjøp Mindre suppleringskjøp av drakter mm gjøres direkte fra laget/ spiller til Sportslageret og det betales kontant ved utlevering av varer fra butikken eller gjennom nettbutikk. Sportageret gis rabatt på kjøp og det alle kjøp skal registres på Ullern håndball for å oppnå bonus til klubben. Klubben vil ikke sitte med lager av bekledning og det må påregnes noe leveringstid. 5
6. Utstyr og forbruksmateriell Baller Ved oppstart av nye lag blir det utdelt en ball til hver spiller, om ballen blir borte må spilleren selv erstatte den. De yngste lagene kan velge å beholde ballene i ballnett og ikke dele ut ballene. Ved overgang til ny ballstørrelse vil det bli gitt en ny ball til hver spiller fra klubben (samme betingelser som over). Dette gjelder for følgende årstrinn: Jenter: Opp til J11; Ballstr. 0 (Mini) J12-14: Ballstr 1 J15: Ballstr. 2 Gutter: Opp til G10; Str 0 (Mini) G11-13: Str. 1 G14-15: Str. 2 Tape og isposer Fra 12 år og oppover utleveres en standardpakke med isposer og tape ved sesongstart og i januar. Ut over dette må lage dekket kostnadene fra lagkassen. Klister Fra 15 år og oppover utleveres en standardpakke ved sesongstart og i januar. Ut over dette må lage dekket kostnadene til klister. Annet utstyr Det finnes ett utvalg av vester, balanseputer og treningsutstyr i Ørakerhallen. Savnes det spesielt utstyr kan dette tas opp med Materialforvalter. 6
7. Oversikt ansvar og oppgaver i klubben For 2016 er oppgaver sentralt i klubben fordelt slik Utkast. Sportslig utvalg - yngre Sportslig utvalg eldre Hall- og kioskansvalig Øraker Marit Berg Rune Hennie Kristin Haug Økonomiansvarlig Øyvind Brandt handballadm@ullern.no Materialforvalter Dommeransvarlig og barnekampveileder Sekretariatsansvarlig Ubesatt inntil videre Øyvind og Kristin Randi Kvissel Haugen Frank Seculi 7
8. Klubboppgaver og roller Materialforvalter Materialforvalter skal holde oversikt over klubb- og lagsmateriell, herunder drakter, treningsvester, kjegler etc. Videre ha ovesikt over kommende sesongs utstyrsbehov, og behov for bytte av draktsett mellom de enkelte lag. Gjennom sesongen skal det sørges for innkjøp av forbruksmateriell til hallen etter behov (sprayklister, tape, isposer, klisterfjerner, plaster mv.) Materialforvalter skal ha fokus på å holde utstyrskostnadene nede på et så lavt nivå som mulig. Materialforvalter har ansvar for innkjøpsavtaler for materiell i samarbeid med kasserer og sportslig leder. Hall og kioskansvarlig Ørakerhallen Følgende oppgaver: Sette opp ukevakter og lørdagsvakter pr. lag og formidle dette til lagkontakter i god tid (høst og vår) iht. egen instruks Oppfølgingsmail til vakter, hallansvarlig og sekretariat ca. tirsdag-onsdag før vakthelgen Sørge for at rutiner for kiosk følges og gjøres kjent for de det gjelder Sørge for innkjøp/bestilling av varer Sørge for at renholdet er OK, at mopper skiftes og kluter vaskes Sørge for hovedrengjøring i samarbeid med basket hver august I samarbeid med kasserer sørge for budsjett og regnskap for kisok og bilettsalg. Sekretariatsansvarlig Rekruttere nye til sekr.gjengen i samarbeid med lagkontaktene Sette opp sekretariatsvakter 8
Dommerkontakt Dommerkontakten er klubben ansvarlige for dommerutviklingen i klubben og er klubbens bindeledd mot NHF Region Øst i dommersaker. Dommerkontakten er ansvarlig for at klubben stiller med dommere til alle kamper som klubbens dommere er satt opp til å dømme. Dommerkontakten skal samarbeide med Barnekampveileder etter behov. Dommerkontakten skal: sørge for at klubben møter alle forpliktelser klubben har ifm. dommere, herunder at Ullern stiller på den dømming som vi er satt opp på til enhver tid ha oppdatert oversikt over klubbens dommere sørge for å iverksette nødvendig dommeropplæring; sørge for et system for tilbakemeldinger til dommerne, for eksempel på grunnlag av tilbakemeldingsskjemaer fra lagledere og hallansvarlige, eller egne observasjoner sette opp oversikt over hvilke dommere som skal dømme kamper som Ullern er ansvarlig for å sette opp sørge for et Dommerforum høst for dommere og et Dommerforum vår for dommere + barnekampveiledere + nye dommere for neste sesong bidra til at klubens dommere møte på dommersamlinger og regelkvelder i region Øst være klubbens kontaktperson for våre dommere bistå klubben med dommere ved behov som ved omberamminger og lignende bidra til at flere spillere, ledere og ev. andre tar dommerkurs for å rekruttere nye dommere. Barnekampveileder Barnekampveilederen er den person som skal veilede og støtte barnekamplederne. Barnekampveileder må ta barnakamplederkurs og dommer1-kurs sammen med barnekamplederne. Barnekampveilederen skal: fordele barnekamplederne på alle kamper hvor Ullern har hjemmekamper 9
være tilstede på barnekampledernes første kamper og veilede disse, om nødvendig gå i dialog med lagledere dersom lagledere kommer men noen som helst form for utilbørlig tilsnakk til barnekamplederne Oppfølging av barnekamplederne under hjemmekamper i Ørakerhallen kan etter avtale gjennomføres i et samarbeid med hallansvarlig ifm. arrangement. 9. Lagfunksjoner Trenere, lagkontakt og lagets deltagere i sekretariatsgjengen skal fritas for ukevakter og lørdagsvakter. Lagkontakt/oppmann Lagkontakt er en viktig rolle i forhold til administrasjon av eget/egne lag, samt som bindeledd mellom styre og laget. Informasjon fra styret til lagledelse/trenere, og spillere/foresatte sendes normalt kun til lagkontakten. Lagkontakten er sammen med trenerapparatet ansvarlig for å organisere lagledelse og støttapparat. Lagkontakten kan ha en eller flere støttepersoner som dekker oppgavene som tilligger laget, slik som økonomi, mataerilell, cup-planlegging. Lagkontakten skal dekke følgende oppgaver: kontinuerlig holde spillerlisten à jour og videresende alle endringer til kasserer fortløpende informere spillere/foresatte om terminlister og endringer i kampoppsett Tilsvarende skal lagkontakten være et bindeledd tilbake mot styret for å ta opp forhold som det ønskes bistand til. Periodiske/ad-hoc oppgaver: bistå trener ved behov for å skaffe for eksempel foreldreressurser til å bistå på treninger, ev. tilleggsøkter utenfor halltreninger etc. 10
i samarbeid med trener planlegge treningskamper og skaffe dommere (med hjelp fra Dommerkontakt) i samarbeid med trener legge opp turneringer, og sørge for praktisk gjennomføring (herunder påmeldinger, betaling via kasserer, sørge for at lagets foreldregruppe utser minst en person som tar vaktene i sekretariatet gjennom sesongen. organisere og delta i/lede spillermøter og foreldremøter, samt invitere styret til å delta med en representant. fordele og føre oversikt over ukevakter og lørdagsvakter basert på de vakter som tildeles av vaktansvarlig. sørge for at lag(ene) har nødvendig utstyr (baller, drakter, førstehjelp osv.) i samarbeid med trenere og Materialforvalter følge opp ev. manglende betaling av spillerlisenser i samarbeid med kasserer motivere foreldre ift. deltagelse rundt barnet som utøver av idretten. Erfaringer viser at dette er svært viktig for barn/unge dette til tross for at de ofte sier at de ikke ønsker at foreldre skal delta på tribune og cuper! Sekretariatsmedlemmer Hvert lag som er påmeldt i regionsserien, med unntak av damer senior som pålegges å stille med dommere over 20 år, skal ha stille med (min.) en person til sekretariatsgjengen. Sekretariatsgjengen bemanner sekretarietet ved hjemmearrangementer for å ivareta tidtaking, sekretær og speakerfunksjonene i vakter på ca. 4 timer. Klubbens erfaring er at kvaliteten på våre arrangementer blir vesentlig høyere ved faste personer i sekretariat. Disse foreldrene fritas fra øvrige vakter i klubben. Anbefalte funksjoner i tillegg For å få et optimalt lag, anbefales det lagene også sørger for å få en person som sosialminister som tar ansvar for sosiale aktiviteter i laget, som et ledd i å bygge et godt miljø utenom de sportslige aktivitetene. Sosialministeren skal sørge for godt miljø i laget, og gjerne i foreldregruppen. Erfaringer viser at utenomsportslige aktiviteter er viktige for samholdet og gleden ved å være med/rundt et lag. Foreldre på tribunen er også en nøkkel til at kampene skal være høydepunkter. Det selvsagt ekstra moro å spille med mange på tribunen som heier på vårt lag. 11
Det anbefales også at noen tar et hovedansvar for lagets Facebook side og kobling mot klubbens nettside. i form av omtaler fra kamper 12