Dagsorden og dokumenter Årsmøtet 2016
Dagsorden 1. ÅPNING AV ÅRSMØTET 2. GODKJENNELSE AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN 3. VALG AV DIRIGENT 4. VALG AV REFERENT 5. VALG AV MEDLEM TIL Å UNDERTEGNE PROTOKOLLEN 6. VALG AV TELLEKORPS 7. ÅRSBERETNING 2015/2016 8. ÅRSREGNSKAP OG -BUDSJETT 2015/2016 9. INNKOMNE FORSLAG 10. VALG
Forslag 1, side 1 Fremsatt av styret. Forslag 1: Styret ønsker å slå sammen visse undergrupper. Formålet med sammenslåingen er å oppnå visse stordriftsfordeler, både for fronting utad (mer oversiktlig) og organisering og gjennomføring av undergruppenes arrangementer og aktiviteter innad. En enklere struktur gir bedrede arbeidsforhold både for ledelse og undergruppene, større mulighet for personlig utvikling, og en tydeligere profil utad. Etter vedtektene 14 er det styrets oppgave å innstille til opphør av undergrupper. Vi regner sammenslåing som en form for opphør. Hvis innstillingen vedtas av årsmøtet, vil valg av tillitsvalgte endres tilsvarende. Med andre ord - Vi stemmer ikke på tillitsvalgte i undergrupper som ikke lenger vil eksistere. Mens betydningen for valget er umiddelbar, vil ikke undergruppene opphøre før natt til 1. juli 2016. Forslag : Spectrum under Portal Begrunnelse: Styret mener at den senere tids utvikling i Spectrum viser at man risikerer overlapping, noe som medfører medarbeid. Vi ser at tidligere samhandling mellom undergruppene har gitt gode resultater. Ved en sammenslåing forenkler man deler av arbeidet, og man blir mindre sårbar for frafall og svak rekruttering. Vi tror på en positiv effekt på det sosiale miljøet innad. Vi tror at gruppen og foreningen vil styrkes.
Forslag 1, side 2 Forslag : Quaestio og Confero Begrunnelse: Begge undergruppene er på grunn av sin størrelse utsatt for frafall og perioder med svak rekruttering. Styret opplever et visst overlapp mellom undergruppenes formål og interesseområde, og at undergruppene konkurrerer om noen av de samme menneskene når de rekrutterer. Videre mener styret at nærheten er så stor at aktivitetsskillet oppleves som kunstig. Ved en sammenslåing kan man arbeidere bredere. Til sist erfarer styret at det utad, særlig på Forensislunsjen, har vært uklart hvem som driver med hva. Om forslaget vedtas, vil styret vedta nytt navn i samråd med de aktuelle to undergruppene. Forslag: Curriculum under Portal Begrunnelse: Da Curriculum og Portal ble opprettet samtidig for omtrent to år siden, var formålet med gruppene ulike. Portal var på det tidspunktet et samarbeidsprosjekt med ELSA, mens Curriuculum skulle utgjøre CF sin yrkeslivssatsning. Dessuten skulle Curriculum representere CF i Portal-saker, mens Portal i dag for alle formål fremstår som en separat undergruppe. Undergruppene har i dag en god del overlapping, både i formål og faktiske aktiviteter. Vi ser det som enklere og praktisk med sammenslåing. Forslag 1.1 Curriculum legges inn i Portal, Spectrum legges inn i Portal, Confero og Quaestio slås sammen Om dette forslaget vedtas, faller forslag 1.2 til 1.4 bort. Forslag 1.3 Spectrum legges inn i Portal Forslag 1.2 Curriculum legges inn i Portal Forslag 1.4 Confero og Quaestio slås sammen
Vedtektsendringsforslag 1 Fremsatt av Aksel Jebsen. Endring av 8 Forslag til nytt tredje ledd: Utfallet av alle årsmøtets voteringer offentliggjøres umiddelbart etter stemmetelling. Begrunnelse: Etterhvert som Congregatio Forensis vokser, bør et alminnelig offentliggjøringsprinsipp i større og større grad gjøre seg gjeldende. Som foreningens høyeste myndighet bør Årsmøtet derfor gå frem med et godt eksempel. Dessuten: Dersom forslaget ikke vedtas, fremmes forslaget subsidiært som et alminnelig forslag gjeldende for dette årsmøtet. Dersom det alminnelige forslaget ikke vedtas, fremmes et nytt alminnelig forslag om følgende: Ved valg hvor det stiller to eller flere kandidater, gis kandidatene anledning til selv å se resultatet av stemmegivningen.
Vedtektsendringsforslag 2 Fremsatt av styret. Endring av 6 Årsmøtet innkalles av styret med minst to ukers varsel, direkte til medlemmene ved e-postutsendelse eller ved synlige oppslag i alle fakultetets bygninger. Årsmøtet innkalles av styret med minst to ukers varsel, direkte til medlemmene ved elektronisk kunngjøring eller ved synlige oppslag nær alle fakultetets lesesaler.
Vedtektsendringsforslag 3 Dette forslaget bortfaller hvis vedtektsendringsforslag 2 vedtas. Fremsatt av styret. Endring av 6 Årsmøtet innkalles av styret med minst to ukers varsel, direkte til medlemmene ved e-postutsendelse eller ved synlige oppslag i alle fakultetets bygninger. Årsmøtet innkalles av styret med minst to ukers varsel, direkte til medlemmene ved elektronisk kommunikasjon eller ved synlige oppslag nær alle fakultetets lesesaler.
Vedtektsendringsforslag 4 Dette forslaget bortfaller hvis vedtektsendringsforslag 2 eller 3 vedtas. Fremsatt av styret. Endring av 6 Årsmøtet innkalles av styret med minst to ukers varsel, direkte til medlemmene ved e-postutsendelse eller ved synlige oppslag i alle fakultetets bygninger. Årsmøtet innkalles av styret med minst to ukers varsel, direkte til medlemmene ved e-postutsendelse eller ved synlige oppslag nær alle fakultetets lesesaler.
Vedtektsendringsforslag 5 Fremsatt av Aksel Jebsen, Anders Gunby og Pål Viksmoen Endring av 15 Congregatio Forensis administrasjon består av det antall grupper og stillinger styret til enhver tid finner hensiktsmessig. Congregatio Forensis administrasjon består av det antall utvalg og stillinger styret til enhver tid finner hensiktsmessig. Begrunnelse: Vi ønsker et skille mellom utvalg, som ikke har noen formell betydning, og gruppe, som kan forveksles med undergruppe. Hvis en slik forveksling skulle ha oppstått vil man kunne omgå en rekke andre bestemmelser i vedtektene, slik som årsmøtets eksklusive adgang til å nedlegge undergrupper.
Vedtektsendringsforslag 6.0, se også neste Fremsatt av Aksel Jebsen, Anders Gunby og Pål Viksmoen Endring av 6 Årsmøtet innkalles av styret med minst to ukers varsel, (...) Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest ti dager før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest én uke før årsmøtet. Årsmøtet innkalles av styret med minst tre ukers varsel, (...) Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest fjorten dager før årsmøtet. Disse skal så publiseres senest neste dag. Motforslag eller andre forslag som står i sammenheng med forannevnte forslag må deretter være styret i hende i løpet av de tre derpåfølgende dagene. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest syv dager før årsmøtet. Begrunnelse: Vi ønsker å gi en adgang til motforslag eller endringsforslag. Per i dag finnes ikke en slik adgang, da forslag til vedtektsendringer publiseres etter at fristen er utløpt, og det ikke er adgang til å fremme vedtektsendringsforslag på årsmøtet.
Vedtektsendringsforslag 6.1, alternativ tekst Fremsatt av Aksel Jebsen, Anders Gunby og Pål Viksmoen Endring av 6 Årsmøtet innkalles av styret med minst to ukers varsel, (...) Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest ti dager før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest én uke før årsmøtet. Årsmøtet innkalles av styret med minst tre ukers varsel, (...) Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest fjorten dager før årsmøtet. Disse skal så publiseres senest neste dag. Motforslag eller andre forslag som står i sammenheng med forannevnte forslag må deretter være styret i hende senest ti dager før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest syv dager før årsmøtet. Begrunnelse: Vi ønsker å gi en adgang til motforslag eller endringsforslag. Per i dag finnes ikke en slik adgang, da forslag til vedtektsendringer publiseres etter at fristen er utløpt, og det ikke er adgang til å fremme vedtektsendringsforslag på årsmøtet.
Vedtektsendringsforslag 7 Fremsatt av Aksel Jebsen Endring av 1 Ny setning Congregatio Forensis skal til en hver tid, etter beste evne, søke samarbeid med sine til en hver tid eksisterende søsterforeninger Begrunnelse: Denne teksten viser at vi støtter særlig vår søsterforening ved Det juridiske fakultet i Bergen, samtidig som vi viser åpenhet for eventuell videre ekspansjon, og/eller samarbeid med andre foreninger som viser samme verdier som Congregatio Forensis.
Vedtektsendringsforslag 8 Fremsatt av Aksel Jebsen Endring i 13 Et inhabilt styremedlem kan hverken delta i diskusjonen av saken eller stemmeavgivningen. Et styremedlem kan ikke delta i stemmeavgivning i saker hvor vedkommende er inhabil. Begrunnelse: Forslagsyter mener dagens tekst kan hindre effektivt styrearbeid. Et styremedlem kan ha gode erfaringsmessige innspill selv om vedkommende ikke bør delta i avstemming. Den foreslåtte løsningen er mer praktisk og gir styret en bedre rettesnor, slik at man unngår selvsensur.
Vedtektsendringsforslag 9, del 1 Fremsatt av Aksel Jebsen Endring i 5 Unntak gjøres for eksternt styremedlem. Unntak gjøres for eksternt styremedlem og medlemmer av kontrollkomitéen. Endring i 9(5) Ny bokstav g. Tre medlemmer til kontrollkomitéen
Vedtektsendringsforslag 9, del 2 Ny 17 (dagens 17 og 18 omnummeres) Foreningen skal ha en kontrollkomité. Kontrollkomitéen skal føre uavhengig oppsyn med foreningens aktiviteter, samt være et uavhengig varslingsorgan. Kontrollkomiteen skal to ganger i året møte foreningens styre for gjennomgang av foreningens drift. Videre skal komiteen avlegge rapport i forbindelse med foreningens årsmøte. Kontrollkomiteen er i utgangspunktet underlagt samme taushetsplikt som styrets medlemmer, men denne kan fravikes i de tilfeller hvor det foreligger kritikkverdige forhold av allmen interesse, eller andre sterke hensyn taler for fravikelse av taushetsnormen. Fravikelse av taushetsnormen bør i forkant søkes avklart med styret. Kontrollkomiteen består av tre medlemmer som nomineres av styret. Medlemmene nomineres med minst to tredjedels flertall. Blant de nominerte bør det være tidligere tillitsvalgte, hvorav noen uteksaminerte. Kontrollkomiteens medlemmer kan ikke inneha andre verv i foreningen. Dersom man på årsmøtet ikke har funnet de nødvendige kandidater, utpeker kontrollkomiteen selv sine etterfølgere. Disse må så godkjennes av styret med alminnelig flertall.
Vedtektsendringsforslag 10 Fremsatt av styret Endring av 4 Medlemskap er gratis og åpent for alle. Medlemskap er livsvarig. Medlemskap er gratis og åpent for alle. Medlemskap er livsvarig. Medlemmer som ikke oppfyller kravene til stemmerett og valgbarhet etter 5 regnes som støttemedlemmer. Begrunnelse: Etter UiO sine regler (http://www.uio.no/livet-rundt-studiene/foreninger/reglement_registreringsordningen.html) må minst 50% av CF sine medlemmer være registert som studenter hos UiO hvis foreningen ønsker å være godkjent som studentforening. Med denne endringen sikrer vi en positiv angivelse av hvem våre medlemmer er, innenfor de krav SiO setter. Vedtas ikke forslaget, kan vi risikere å bli fratatt retten til blant annet å låne lokaler (herunder kontoret og auditorier), retten til å stå på stand/bruke fakultetet aktivt, samt mulighet for å søke midler, pluss mulighet for å distribuere Pacta på stativer, med mer.
Vedtektsendringsforslag 11 Fremsatt av Aksel Jebsen, Anders Gunby og Pål Viksmoen. Endring av 13 Styret skal holde møte når lederen forlanger det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret skal avholde minst tre styremøter i semesteret. Styret skal også holde møte når styreleder, leder, eller et flertall av styrets medlemmer forlanger det. Begrunnelse: Teksten er uklar, hva gjelder begrepet leder. Rimelige hensyn tilsier at begge ledere skal ha tilgang til en slik innkalling. For øvrig er endringen av styremedlemmene til styrets medlemmer ment som en språklig presisering.
Andre dokumenter Andre dokumenter behandles på årsmøtet. Disse inkluderer: Årsregnskap Årsberetning Årsbudsjett Disse dokumentene Videre vil det være nyttig å se på foreningens vedtekter. Disse ligger tilgjengelig på nettsidene, se http://www.forensis.no/cf/om-oss/