MØTEBOK Styret for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Møtested Møtedato Fra kl. Til kl. Bjugn rådhus 26.03.12 18.30 20.00 Møteinnkalling Skriftlig innkalling av 19.03.12 Møteleder: Møtende medlemmer: Møtende varamedl. Forfall Andre møtende Arild Tørum - styreleder Svanhild Sveaas Skrødal Hans Kristian Norset Audny Valleraunet Forsøkt innkalt, men kunne ikke møte Steinar Storhaug - nestleder Arvid Lund, rådgiver styrets sekretær Beh. Saker Sak 01/12 03/12 Underskrift Arild Tørum styreleder Styreleder ønsket velkommen til møtet, det var ingen merknader til møteinnkallingen. Det ble orientert om: Status for selskapet i 2012 aktivitetsnivå. Ny bankavtale for selskapet ble vedtatt tatt inn som egen sak. Samordnet registermelding til Brønnøysund ble signert av de frammøtte styremedlemmer pga endring av styremedlemmer og ny selskapsavtale. Referatsaker: Referat fra møte i representantskapet for Fosen Kommunerevisjon IKS 10.02.12 Budsjett 2012 Selskapsavtale fra 01.01.12 Kopi: Varamedlemmer
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 26.03.2012 2 Representantskapets leder Sak 01/12 Årsmelding og regnskap 2011 Forslag til vedtak: Styret godkjenner regnskap og årsmelding 2011 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Ved eventuelle anmerkninger fra revisor skal regnskapet behandles på nytt i styret. Leder delegeres myndighet til å avgjøre om det skal være ny styrebehandling. Regnskap, årsmelding og revisjonsberetning oversendes representantskapet med følgende innstilling: Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS godkjenner regnskap og årsmelding 2011. Mindreforbruket i 2011 på 30 616,- kr settes av på disposisjonsfondet. Daglig leder i selskapet gikk gjennom årsmelding og regnskap 2011. Usignert revisjonsberetning ble lagt frem i møte. Selskapets årsmelding og regnskap ble signert av styrets medlemmer. Styret godkjenner regnskap og årsmelding 2011 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Mindreforbruket i 2011 på 30 616,- kr settes av på disposisjonsfondet. Saken sendes frem til representantskapet for avgjørelse med innstilling lik vedtak. Sak 02/12 Godtgjøring til styret og representantskapet Forslag til vedtak: Saken legges fram uten innstilling. Saken ble samkjørt med styret i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Daglig leder i Fosen Kommunerevisjon IKS og Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS hadde på forhånd innhentet opplysninger om størrelsen på fast godgjøring til leder i styret og representantskapet, størrelsen på godtgjørelse pr møte og ulegitimert / legitimert tapt arbeidsfortjeneste. Noen interkommunale revisjonsselskap og selskap for kontrollutvalgssekretariat i Midt-Norge med omtrent samme størrelse som på Fosen hadde følgende satser; Årlig godtgjørelse styreleder fra kr 10.000 20.000 Godtgjørelse pr møte for styremedlemmer fra kr 700 750 Leder i representant hadde ingen fast årlig godtgjørelse og det var heller ingen godtgjørelse pr møte for medlemmer i representantskapet. Noen IKS og kommunale AS på Fosen som daglig ledere og styrerepresentanter kjenner til har høyere fast årlig godtgjørelse til styreleder enn sammenlignbare interkommunale revisjonsselskap. Det ble vurdert at en økning i styreleders årlig godtgjørelse var rimelig og at godtgjøring pr møte for styremedlemmer var naturlig. Flere selskap utbetaler verken fast årlig godgjøring
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 26.03.2012 3 leder i representantskapet eller godtgjørelse pr møte for medlemmer i representantskapet når representantskapet består av ordførere eller varaordfører. Det ble med bakgrunn i ovenstående vurdering og informasjon framsatt forslag om følgende endringer i satsene; Årlig godtgjøring til styreleder kr 8.000 Godtgjøring pr møte for styremedlemmer kr 800 Årlig godtgjøring til leder i representantskapet kr 4.000 (halvparten av styreleders godtgjørelse) når leder ikke er ordfører eller varaordfører i eierkommunene Godtgjøring pr møte for medlemmer i representantskapet kr 800 når medlemmer er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommune Økning av ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste til kr 250 pr time maks kr 2.500. Samme maks-sats gjelder legitimert tapt arbeidsfortjeneste. Ordlyden og satser i reglemente for godtgjøring til styret og representantskap i Fosen Kommunerevisjon IKS og Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS må samkjøres slik at reglementene blir likelydende. Reglement for godtgjøring til styret og representantskapet (Gjeldende reglement foreslått av styret i sak 02/08 29.05.08. Endelig vedtak i representantskapet i sak 02/08-18.06.08) 1. Reise- og kostgodtgjørelse Reise- og kostgodtgjørelse dekkes etter gjeldende statlige reiseregulativ. 2. Godtgjørelse til styret Møtegodtgjørelsen er kr 600,- pr. møte. Lederen av styret skal i tillegg ha en årlig fast godtgjørelse på kr 5 000,-. Møtegodtgjørelse skal også utbetales der deler av styret møter, som f.eks. ved forhandlingsmøter. 3. Godtgjørelse til representantskapet Møtegodtgjørelsen er kr 600,- pr møte. Lederen skal ha en årlig fast godtgjørelse på kr 3 000,-. Lederen av representantskapet får en møtegodtgjøring på kr 600,- pr møte for deltakelse på styremøter. 4. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste Det tilstås ikke tapt arbeidsfortjeneste til de som opprettholder sin inntekt under deltakelse i styremøtene. For de som taper lønn/inntekt gjelder følgende: Ulegitimert tap erstattes med kr 200 pr time maksimum kr 1 500,- pr. dag (inklusiv reisetid) Legitimert tap erstattes med inntil kr 2 200,- pr dag. Erklæring fra arbeidsgiver, regning fra stedfortreder eller lønnsfastsetting fra ligningskontor må fremlegges.
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 26.03.2012 4 Medlemmer av styret, som på vegne av selskapet, deltar på andre møter eller kurs, kan få dekning etter dette punktet. Styremedlemmene må selv fremsette krav om dekning med den nødvendige dokumentasjon. 5. Revidering av reglement Reglementet revideres hvert andre år. Styret vedtok følgende reglement for godtgjøring til styre og representantskap: Reglement for godtgjøring til styret og representantskapet 1. Reise- og kostgodtgjørelse Reise- og kostgodtgjørelse dekkes etter gjeldende statlige reiseregulativ. 2. Godtgjørelse til styret Møtegodtgjørelsen er kr 800,- pr. møte. Lederen av styret skal i tillegg ha en årlig fast godtgjørelse på kr 8 000,-. Møtegodtgjørelse skal også utbetales der deler av styret møter, som f.eks. ved forhandlingsmøter. 3. Godtgjørelse til representantskapet Møtegodtgjørelsen er kr 800,- pr møte når medlemmer av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. Lederen skal ha en årlig fast godtgjørelse på kr 4 000,- (halvparten av styreleders godtgjørelse) når leder av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. Lederen av representantskapet får en møtegodtgjøring på kr 800,- pr møte for deltakelse på styremøter når leder av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. 4. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste Det tilstås ikke tapt arbeidsfortjeneste til de som opprettholder sin inntekt under deltakelse i styremøtene og representantskapsmøtene. For de som taper lønn/inntekt gjelder følgende: Ulegitimert tap erstattes med kr 250 pr time maksimum kr 2 500,- pr. dag (inklusiv reisetid) Legitimert tap erstattes med inntil kr 2 500,- pr dag. Erklæring fra arbeidsgiver, regning fra stedfortreder eller lønnsfastsetting fra ligningskontor må fremlegges.
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 26.03.2012 5 Medlemmer av styret, som på vegne av selskapet, deltar på andre møter eller kurs, kan få dekning etter dette punktet. Styremedlemmene og medlemmer av representantskapet må selv fremsette krav om dekning med den nødvendige dokumentasjon. 5. Revidering av reglement Reglementet revideres hvert andre år. Nytt reglement gjøres gjeldende fra 1. januar 2012. Saken sendes frem til representantskapet for avgjørelse med innstilling lik vedtak. Sak 03/12 Ny bankavtale Det ble satt fram forslag i møte om å ta opp ny bankavtale som egen sak. Det var ingen av deltakerne som hadde motforestilling mot dette. Det kom forslag om at styret vedtar den nye bankavtalen. Styret vedtar enstemmig den nye bankavtalen med Fokus Bank.