Konkurransegrunnlag Leie av helikopter og fly til selundersøkelser i Vesterisen Tokt nr: 2012 810 Tilbudsfrist 20.12.2011 kl. 1430 Åpen anbudskonkurranse 1
Orientering om oppdragsgiver: HAVFORSKNINGSINSTITUTTET: Er den største forskningsinstitusjonen innenfor ressursforvaltning, havmiljø og havbruk i Norge. Med mer enn 700 ansatte er instituttet også blant de største i verden på dette området og internasjonalt ledende på en rekke forskningsfelt. Havforskningsinstituttet er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet. Kjerneområdet til Havforskningsinstituttet er de marine ressursene, havmiljøet og havbruk. Instituttets hovedmål er å levere faglige råd til myndigheter, næring og samfunn om spørsmål knyttet til disse tre områdene. I TILBUDSINNBYDELSE Orientering om oppdraget: Med forbehold om at nødvendig finansiering blir gitt fra Fiskeri- og kystdepartementet, skal Havforskningsinstituttet leie et helikopter og to fly til et forskningstokt i drivisområdene i Vesterisen. Toktets formål er bestandsestimeringer av grønlandssel og eventuelt klappmyss. Dette foretas ved telling av unger i dyrenes kasteperiode fra medio mars til medio april. Tellingene gjennomføres langs transekter med fly basert på fotografering og helikopter basert på visuelle observasjoner. Både flyene og helikopteret vil bli brukt til rekognoseringsflygninger med formål lokalisering av kasteområdene. Helikopteret vil også bli benyttet til andre oppdrag inne i kasteområdene, bl.a. transport av personell som skal foreta aldersbestemmelse av årsunger. Flyene vil bli stasjonert i Constable Point, Scoresbysund på Øst-Grønland. Flyene vil også ha mulighet for landing på Island og Jan Mayen ilandbringing av drivstoff på fat på sistnevnte øy blir en av helikopterets oppgaver. Drivstoff er allerede brakt til flyplassen i Scoresbysund. Helikopteret bringes med og opereres fra et isgående fartøy. Det legges derfor opp til et forskningstokt med isgående fartøy som skal fungere som base for helikopteret. Dette toktet starter og avslutter i Tromsø. 1 Kontraktenes forutsetning, omfang og varighet Med forbehold om at nødvendig finansiering fra Fiskeri- og kystdepartementet blir gitt Havforskningsinstituttet vil kontrakten vare i en periode på minst 25, maksimum 35 døgn. Startdato vil være 10.03.2012. Det ene flyet skal brukes hele perioden fra 10.03.2012 og det andre kun i perioden fra 20.03.2012. 2
Forventet antall flytimer vil være mellom 60 og 70 timer for helikopteret, og til sammen mellom 80 og 90 timer for de to flyene. Forventet antall flyfoto vil være inntil 5000 bilder. Når det gjelder pris og oppgjør, se kap IV pkt 8. Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til inspeksjon av helikopter/fly og utstyr før kontraktinngåelse og før start på tur med Havforskningsinstituttets personell om bord. 2 Anskaffelsesprosedyre /- kontrakt Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), vedtatt ved kgl. res. 24.november 2006. Anskaffelsen gjennomføres som et uprioritert tjenestekjøp ved åpen anbudskonkurranse i henhold til del II i forskriftene, jf kapittel 5. 3 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 20.12.2011 kl. 1430 for å komme i betraktning. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet. 4 Innlevering av tilbud Tilbud med nødvendig dokumentasjon skal leveres på norsk i lukket konvolutt merket Anbud tokt nr. 2012 810 helikopter/fly. Tilbud skal leveres til: Innleveringssted: (Levering kun mot kvittering fra resepsjonen på hverdager mellom kl 0800 og 1500) Havforskningsinstituttet v/resepsjonen Nordnesgaten 50 5005 Bergen Dersom tilbud sendes pr. post skal følgende adresse benyttes: Postadresse: Havforskningsinstituttet Postboks 1870, Nordnes 5817 Bergen Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. 3
Tilbud må ikke sendes pr. telefaks eller pr e-post, det må heller ikke sendes kopi av tilbud via telefaks eller e-post. Mottatte tilbud i strid med dette avvises, se punkt 7. 5 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget er fristen til dette satt til 15.12.2011 kl.1430. Alle henvendelser skal skje skriftlig pr e-post til post@imr.no og merkes med det aktuelle toktnummer. Oppdragsgiver har kun adgang til å besvare spørsmål som gjelder eventuelle uklarheter eller feil i konkurransegrunnlaget. 6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 7 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser 11-11, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-12, Avvisning av unormalt lave tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-10, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med reglene om avvisning nevnt ovenfor. Beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig. 8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 12.03.2012 4
II GRUNNLAGET FOR KONKURRANSEN 1 Kvalifikasjonskrav til tilbyder Ved vurdering vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser. Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet: Skatteattester HMS-egenerklæring (vedlegg 1) Skatteattester (Skjema RF 1244 B og RF 1244) Det skal vedlegges 2 skatteattester; 1 attest fra skatteoppkreverkontoret (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og 1 attest fra skattekontoret i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom skatteattestene ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. HMS-egenerklæring Samtlige leverandører skal levere HMS-egenerklæring i samsvar med skjema for dette som ligger vedlagt dette konkurransegrunnlag (vedlegg 1). Ved dette må leverandøren erklære at han/hun oppfyller eller ved tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. (HMS) Egenerklæringen må være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristens utløp. Dersom egenerklæringen ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. 5
2 Krav til helikopter og fly Helikopteret må: a) Kunne operere under de polare forhold som råder i selens kasteområder inne i drivisen i Vesterisen b) Ha sertifisert utstyr for kommunikasjon og navigasjon, herunder GPS som kan tilknyttes datautstyr c) Ha mulighet for installering av ekstrautstyr for visuelle seltellinger somvhfpeiler og tittetrakt d) Ha ekstra plass til 3 passasjerer Flyene må: e) Kunne operere under de polare forhold som råder i selens kasteområder inne i drivisen i Vesterisen f) Ha sertifisert utstyr for kommunikasjon og navigasjon, herunder GPS som kan tilknyttes datautstyr g) Ha digitalt fotoutstyr for vertikal fotografering, inkludert utstyr for bildeposisjonering under transektflyging over kasteområdene h) Ha i hvert av flyene ekstra plass til 1-2 passasjerer Det er ønskelig at helikopter og flyene har: i) Mannskap med erfaring fra områder som under punkt 2a og 2e) Tilbyder må redegjøre i sitt tilbud punktvis i henhold til kravene ovenfor, slik at det tydelig fremkommer svar på alle punktene, samt punkt 3 under. 3 Krav om dokumentasjon / redegjørelse Følgende dokumentasjon / redegjørelse skal følge tilbudet: 3.1 Dokumentasjon for at helikopter/fly og redningsutstyr er kontrollert og godkjent i henhold til luftfartsmyndighetenes regler og bestemmelser. 3.2 Spesifikasjon av helikopter, fly, sikkerhetsutstyr og kommunikasjonsutstyr ved redegjørelse. 3.3 Hvor tariffavtale stiller krav om at oppgjørsmåte skal avtales før undersøkelsen iverksettes, må det legges frem erklæring som dokumenterer at slik avtale er inngått (se kap IV pkt 9). 3.4 En redegjørelse for eventuelle uoppgjorte/pågående tilsynssaker tilbyder har eller nylig har hatt med norske eller utenlandske myndigheter. 6
3.5 En redegjørelse for de øvrige forhold nevnt under punkt 2 (Krav til helikopter og fly som ikke er omfattet av punktene ovenfor). Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger/redegjørelse kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA 11-11. Dokumentasjon/redegjørelse som er sendt inn ved tidligere anbud vil ikke bli tatt hensyn til. III TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som anses egnet iht. ovennevnte kvalifikasjonskrav og krav til fartøy, får vurdert sine tilbud iht. tildelingskriteriene. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud (dvs. beste tilbud generelt med hensyn til alle tildelingskriteriene listet nedenfor). Ved tildeling av kontrakt vil følgende kriterier bli vektlagt: Art og kvalitet av utstyr som beskrevet under punkt 2 ovenfor Pris Erfaring fra aktivitet i isfylte farvann Kriteriene er ikke angitt i prioritert eller vektet rekkefølge. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere/redegjøre for de ulike tildelingskriteriene. IV ØVRIGE REGLER OM KONKURRANSEN OG TILBUDET 1 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 2 Tilbyders rett til å gjøre endringer og tilbakekall Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringen av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 7
3 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endring eller rettelse vil umiddelbart bli sendt til samtlige tilbydere som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4 Avlysning av konkurransen eller forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, eventuelt bruke deler av tilbudet. 5 Valg av tilbud Oppdragsgiver velger blant de ikke avviste tilbud, på basis av de angitte tildelingskriterier, det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det kan velges å inngå kontrakt med en eller flere leverandører selv om det er opplyst at det er ønskelig å inngå kontrakt med flere enn en leverandør. Ved like kvalifiserte tilbud forbeholder vi oss retten til å foreta loddtrekning. 6 Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har undertegnet kontrakten. 7 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbyderne ved anbudskonkurranser, hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne, bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da tilbudet må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 8
8 Pris / oppgjør Følgende må oppgis: Pris for tilflyging Pris for døgnleie av helikopter/fly inkl.utstyr og personell Pris pr flytime Pris pr foto Pris for mulig etterarbeid Eventuelle andre elementer som inngår i pristilbudet skal beskrives. Alle priser skal være oppgitt i norske kroner ekskl. merverdiavgift. Leier dekker utgifter til drivstoff (fuel). Leier betaler for leieperiodens faktiske forbruk av eventuelle landingsavgifter samt telefon, telegrammer og eventuell annen kommunikasjon som gjelder leietjenesten etter regning. 9 Lønns- og arbeidsvilkår Havforskningsinstituttet vil i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønnsog arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Havforskningsinstituttet vil kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Hvor tariffavtale stiller krav om at det skal inngås avtale om oppgjørsmåte før toktet begynner, skal leverandøren bekrefte at slik avtale er inngått (se kap II pkt 3), og at forholdet er diskutert med tillitsvalgte før anbud legges inn. Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktklausulen. 9
Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato ( ) Ingen ansatte Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt av kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 10