NORGES BILJARDFORBUND The Norwegian Billiard Federation Hva: STYREMØTE Når: Fredag 11.juni kl 10.00 ca 20.00 Hvor: Ullevål Stadion, møterom 4063 Hvem: Husk: Norges Biljardforbunds styre Det serveres lunsj for møtets deltakere og middag som avslutning. Ved forfall er det styremedlemmenes eget ansvar å innkalle vara Tidspunkt Sak/Møte/år Tema Innstilling Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjennes Godkjenne referat/protokoller Godkjennes Informasjonssaker: 1/5/10 Informasjon fra forbundskontoret 2/5/10 Rutiner for reiseregning/utgiftsrefusjoner 30 minutter 3/5/10 Statusrapport utvalg 4/5/10 Prosjekt Tromsø BK et foregangs prosjekt? Ca 1 time Ca 4-6 timer Diskusjonssaker: 1/5/10 Arbeidsmetodikk perioden 2010-2012 2/5/10 Utarbeide handlingsplan 2010-2012 Ca 2-3 timer Vedtakssak: Valg av web-leverandør Meltwater news og Meltwater Drive Arbeidsmetodikk for perioden 2010 2012 Fellesbestemmelser for disiplin og utvalg Mandat for disiplin og utvalg Handlingsplan 2010-2012 Turneringssystem Styremøter for 2010 Eventuelle saker Norges Biljardforbund Side nr. 1 Protokoll styremøte 5/10
Protokoll styremøte 5 den 11. juni 2010 Tilstede: Rolf Jensen, Jan Ingvoldstad, Kenneth Rognstad, Bjørn Mindrebøe, Knut Kvaal Pedersen, Bjørn Guldbrandsen, Katrine Grotle, Kjell Lillestøl & Geir Andre Dalhus. Jørgen Sandman deltok på begynnelsen av møtet. Meldt forfall: Line Kjørsvik, Ine Helvik og Erik Strandhus 1. Godkjenne innkalling og saksliste Forbundsstyret godkjente innkallingen og sakslisten. Følgende saker ble lagt til på eventuelt: Utviklingskapital til disiplinene - vedtakssak 2. Godkjenne referat og protokoll Det forelå ingen referat/protokoll til godkjenning. 3. Informasjonssaker ble gjennomgått Informasjonssaker: 1/5/10 Informasjon fra forbundskontoret 2/5/10 Rutiner for reiseregning/utgiftsrefusjoner 3/5/10 Statusrapport utvalg 4/5/10 Prosjekt Tromsø BK et foregangs prosjekt? Notater til informasjonssakene: For å tydeliggjøre hvem informasjon gjelder for, vil det være hensiktmessig å føre på hvilken disiplin informasjonen kommer fra/er til for. Sak 1/5/10 Informasjon fra forbundskontoret Jørgen Sandman gikk igjennom sine saker. Sak 2/5/10 Rutiner for reiseregninger/utgiftsrefusjoner Under punkt Reise- og utgiftsskjema ble følgende setning fjernet: Reiseregninger som kommer inn etter dette vil bli foreldet og avvist. Sak 3/5/10 Statusrapport utvalg De operative utvalgene informerer om hva som har skjedd siden sist. Norges Biljardforbund Side nr. 2 Protokoll styremøte 5/10
4. Diskusjonssaker ble gjennomgått DISKUSJON 1/5/10: Arbeidsmetodikk perioden 2010-2012 På styremøte 2 den 5.mars 2010 presenterte Knut Kvaal Pedersen en modell for organisering av Norges Biljardforbund. Siden dette møtet valgte styret og se videre på organiseringen og har kommet frem til en følgende modell som ble presentert på styremøte 3 den 9.april. Løsningen for antall og hvilke utvalg ble diskutert. Styret kom frem til at følgende utvalg var fornuftig å opprette: Klubbutviklingsutvalg PR- og informasjonsutvalg Anleggsutvalg Sportsutvalg Det å ha et eget finansutvalg ansås ikke som hensiktmessig og at man heller burde heller oppnevne en person til det finansielle ansvaret. Presidentskapet ble tildelt ansvaret for denne oppnevnelsen. Forbundsstyret hadde ingen kommentarer til opprettelsen av disiplinene Pool, Carambole og Snooker. Saken blir tatt opp igjen under vedtakssaker. Norges Biljardforbund Side nr. 3 Protokoll styremøte 5/10
DISKUSJON 2/5/10: Utarbeide handlingsplan for periode 2010-2012 Snorre Jensen innledet med hvordan prosessen ville bli gjennomført. Etter diskusjon og gjennomgang av prosessen kom forbundsstyret frem til følgende tiltak under hvert satsningsområde med prioritert rekkefølge: 1. Kommunikasjon a. Ny webside b. Klubbmøter c. Ta i bruk moderne kommunikasjonskanaler der vi treffer våre målgrupper innen 2010 d. Sende ut månedlig nyhetsbrev e. Oppdatert kontaktinformasjon om klubber og medlemmer 2. Klubbutvikling a. Utvikle en startepakke som er med på å gi informasjon om klubbdrift og tips til utvikling b. Utnytte kompetanse på tvers av klubbene c. Fritidsklubber 3. Aktivitet 4. Anlegg a. Få til 2 anlegg som er egnet til nasjonale mesterskap for hver gren innen 2012 b. Jobbe for å få 5 anlegg som er klubbends egne lokaler c. Bidra med økonomisk bistand d. Kartlegge klubbenes anleggssituasjon 5. Organisasjonsutvikling Fokusområde aktivitet og organisasjonsutvikling vil bli tatt opp igjen på styremøte 6, der Snorre Jensen vil avslutte arbeidet med prosessen. Norges Biljardforbund Side nr. 4 Protokoll styremøte 5/10
Valg av web-leverandør GS utdyper innstillingen som har kommet samt redegjør for en feil i styrepapirene. Etter diskusjonen kommer styret frem til at det en et par spørsmål til som må besvares. I tillegg blir Websiteservices diskvalifisert til å være med videre i prosessen, grunnet det tekniske sikkerhetsaspektet i løsningen de baserte seg på. Følgende spørsmål må bli besvart: Avdekking av hosting spørsmål Driftskostnader Service avtale Forslag til vedtak: Forbundsstyret velger å gå for løsningen som er innstilt av GS. Forslag til nytt vedtak: AU gis fullmakt til å velge leverandør etter at spørsmålene som har kommet fra forbundsstyret er besvart.. Forbundsstyret vedtok å gi AU fullmakt til å velge leverandør etter at spørsmålene som har kommet fra forbundsstyret har blitt besvart. Meltwater news og Meltwater Drive GS utdypet redegjørelsen. Forbundsstyret vedtok enstemmig å ikke gå for løsningen Meltwater Drive og Meltwater News. Arbeidsmetodikk for perioden 2010-2012 I henhold til diskusjonssak 1/5/10 har styret kommet frem til en felles arbeidsstruktur frem til 2012. Forbundsstyret vedtok Arbeidsmetodikken og strukturen for perioden 2010-2012 og opprettelse av følgende utvalg og disipliner: Klubbutviklingsutvalget - Leder Kjell Lillestøl PR- og informasjonsutvalget - Leder Katrine Grotle Anleggsutvalget - Leder Bjørn Mindrebøe Sportsutvalget - Leder Katrine Grotle Pool (disiplin) - Leder Erik Strandhus Carambole (disiplin) - Leder Kjell Lillestøl Norges Biljardforbund Side nr. 5 Protokoll styremøte 5/10
Snooker (disiplin) - Leder Knut Kvaal Pedersen Finansansvaret legges over til presidentskapet, som får ansvaret med å delegere denne oppgaven videre ved behov. Protokoll tilførsel: Finansansvaret ble delegert videre til Ine Helvik Fellesbestemmelser for disiplin og utvalg Følgende endringer ble foreslått: Under oppnevnelse: o Fjerne følgende i punkt 3: samt et medlem fra administrasjonen o Stryke punkt 4 Budsjett og møter: o Fjerne følgende i punkt 1: i samråd med forbundets generalsekretær Informasjon og oppfølging: o Legge til følgende i punkt 3: Generalsekretæren og presidentskapet har.. o Legge til et nytt punkt 5: Leder av utvalg/disiplin har rett til å uttale seg på vegne av utvalget/disiplinen Forbundsstyret godkjente Fellesbestemmelser for disiplin og utvalg med endringer Mandat for disiplin og utvalg Vedtaket baserer seg på det man kom frem til under diskusjon 1/5/10 Arbeidsmetodikk perioden 2010 2012. Finans ble fjernet fra mandatbeskrivelsen for Finans- og anleggsutvalget. Videre ble følgende setning under punkt 1. Virkeområde og myndighet fjernet: Utvalget skal i tillegg følge opp den finansielle biten ved forbundet. Videre ble følgende lagt til i mandatbeskrivelsen for sportsutvalget under 1. Virkeområde og myndighet: Sportssjefen er den som tar avgjørelsen på hvem som representerer landslaget etter innstilling fra disiplinene. Forbundsstyret vedtok enstemmig mandater for disiplinene og utvalgene med endringer. Handlingsplan 2010-2012 Utarbeidelsen av handlingsplanen ble ikke ferdig. Saken tas opp igjen på styremøte 6. Følgende fokusområder mangler: Aktivitet Organisasjonsutvikling Norges Biljardforbund Side nr. 6 Protokoll styremøte 5/10
Turneringssystem Forbundsstyret signaliserte at flere leverandører må på banen for å kunne forankre avgjørelsen. Forbundsstyret vedtok å gi AU fullmakt til å vurdere system for turneringsdrift innen for den økonomiske rammen av 8000 Euro. Utviklingskapital til disiplinene Forslag til vedtak: Det settes av kr 100 000,- som utviklingsmidler til hver av disiplinene i tingperioden 2010 2012. Forbundsstyret vedtok å sette av kr 100 000,- som utviklingsmidler for hver av disiplinene, carambole, pool og snooker. 1 avholdende 6 for vedtaket Norges Biljardforbund Side nr. 7 Protokoll styremøte 5/10
Datoer for styremøter 2010 Forbundsstyret vedtok følgende møteplan for resten av året Møte 6: Dato: 13. August 2010 Sted: Oslo Møte 7: Dato: 01. Oktober 2010 Sted: Sarpsborg Møte 8: Dato: 10. Desember 2010 Sted: Oslo Oslo, 22.06.10 Geir Andre Dalhus Generalsekretær Initialer: RJ JI KG BG (vara) KR (vara) Signatur: Initialer: BM KL KKP Signatur: Norges Biljardforbund Side nr. 8 Protokoll styremøte 5/10