Vanylven kommune INFORMASJONS- STRATEGI EIN TYDELEG PLAN FOR KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON For publikum, media, folkevalde og tilsette i Vanylven kommune Ein ynskjer open og tydeleg kommunikasjon mellom kommunen sine innbyggjarar og kommunen, og gode rutiner for intern kommunikasjon for administrasjonen og for dei folkevalde. På bakgrunn av ynskje frå rådmannen, har det vorte utarbeidd eit utkast til informasjonsstrategi. Ein har, etter å ha spurt om lov, brukt Haugesund kommune sin informasjonsstrategi som utganspunkt i arbeidet, og mange formuleringar er direkte henta frå dette dokumentet. Målgruppene for informasjonsstrategien er alle som tek kontakt med kommunen, uavhengig av form, dei tilsette i kommunen, politikarar og andre interesserte.
Kommunikasjonsstrategien skal vere basert på openheit, som igjen er fundamentet i eit godt folkestyre. Innbyggjarane i Vanylven kommune skal vere sikra innsyn i sakshandsaming, og lett få tilgong på rettigheiter og plikter. God flyt av informasjon er eit viktig og nødvendig ledd i heile kommunen si verksemd, og bør vere eit strategisk verktøy på same måte som til dømes økonomistyring eller personalforvaltning. Opplæring i god flyt av informasjon er eit leiaransvar. Opplæring i informasjonsarbeidet bør inngå i kommunen si leiaropplæring. Kvar enkelt leiar har ansvar for at tilsette i si avdeling er godt orienterte om den til kvar tid gjeldande informasjonsstrategien. I Vanylven kommune har rådmann det overordna informasjonssansvaret, og informasjonsoppgåvene er desentralisert til underliggande avdelingar. Servicekontoret skal gje generell informasjon til innbyggjarane, og vidareformidle kundane så godt som råd til rett instans. I utgangspunktet kan alle tilsette gje opplysningar og fakta om ting som gjeld eigne arbeidsoppgåver. Vurderingar av økonomisk, administrativ eller fagleg karakter er eit leiaransvar. Administrasjonen skal ikkje gjere politiske vurderingar av vedtak eller prosessar. Informasjon til media kan verte gitt under føresetnad av at teieplikta vert overhalden, her under også teieplikt utarbeidd innanfor kvar enkelt sektor. Vanylven kommune jobbar ut ifrå eit konsept om meiroffentlegheit, der saker, som opphavleg er unnatekne offentlegheit kan verte vurderte offentleggjort, men då utan at personar eller personopplysningar kan verte kjende att. Som elles i samfunnet gjeld det for tilsette i Vanylven kommune ålmenn ytringsfridom. Alle tilsette har rett og plikt til å ta opp kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, dersom forhold til dømes strider mot etiske retningsliner, og det er alle tilsette sin rett til å uttale seg til media i slike situasjonar. Alle tilsette har lov til å kritisere kommunen som institusjon, men ein har eit lojalitetsansvar til arbeidsgjevar, og bør halde seg til følgjande punkt: Ein bør alltid ha prøvd å ta opp spørsmåla internt. Det vert vist til interne rutinar for varsling, j.f Arbeidsmiljølovens 3-6. Kritikken skal leggjast fram på eigne vegne. Offentleg kritikk skal ha ei forsvarleg form, og kritikken skal ha allmenn interesse. Arbeidstakar har rett til å varsle tilsynsmynde, eller andre offentlege mynde, jf. Arbeidsmiljølova 2-4. Det er forbode med motytingar mot arbeidstakar som varslar. Jf.Arbeidsmiljølova 2-4.
Dei tillitsvalde på arbeidsplassen skal vere talerør for dei tilsette, og desse bør ha stor ytringsfridom, i tillegg til at dei skal verne om samarbeid, arbeidsmiljø og kommunen sin posisjon i lokalmiljøet. Ingen tilsette i Vanylven kommune skal rette direkte eller personleg kritikk mot enkeltpersonar i organisasjonen. KONTAKTINFORMASJON Postadr. Vanylven kommune v/ Servicetorget Besøksadr. Rådhuset Tlf.nr. 700 30 000 E-post postmottak@vanylven.kommune.no
Vanylven kommune Handlingsplan 1. Vanylven kommune skal aktivt bruker media for å få informasjonen ut til innbyggjarane Vanylven kommune skal ha mediebevisste leiarar og tilsette, som skal skape større kunnskap til kommunal verksemd ute blant innbyggjarane. Gjennom god opplæring i informasjonsplanen, og medieopplæring til alle leiarar, skal ein ha gode rutiner for kontakt med pressen. Denne kontakta bør vere basert på tillit og tryggleik for begge partar. Det bør vere møter mellom kommuneleiinga og pressen, og ein bør ha fokus på gode arkivrutiner, for å lett kunne finne attende til informasjon.
2. Vanylven kommune skal vere aktiv på sosiale media og heimeside. Vanylven kommune nyttar saman med Vanylven Utvikling ei Facebookside. Vanylven kommune fekk ny heimeside hausten 2013. Heimesida til Vanylven kommune var ny i 2013, og ein reknar levetida til ei slik side til om lag 5 år. Alle i administrasjonen skal få opplæring i korleis ein legg ut saker på heimesida, og alle skal vite kven som administrerar sida på Facebook når ein ynskjer å leggje ut noko. Vanylven kommune og Vanylven Utvikling har ei felles Facebook-side. Denne vert oppdatert med generell informasjon om kommunen. Dette gjeld blant anna ulike, arrangement i kommunen osv, men også høyringar frå plan og miljø, veg, vatn, kloakk o.l. Det er begrensa tal på personar som administrerar denne sida. Denne sida er god for å få formidla samtidsinformasjon, når ein treng å nå ut til flest mogleg på kortast mogleg tid. Dersom ein brukar denne sida, vil dette verte ein kanal som fleire og fleire vender seg til når ein treng informasjon frå kommunen. Det er difor viktig å linke relaterte artiklar inn til heimesida, til dømes ved utlysing av stillingar. Det er viktig at språket og formuleringane både på heimesida og Facebooksida har eit kommunalt og rett språk. Det er også viktig å vurdere å take i bruk nye plattformer, og fylgje utviklinga når nye nye sosiale medier får aktualitet.
3. IT skal gjere samhandlinga mellom kommunen og innbyggjarane enklare. Med gode, oppdaterte dataverkty skal det vere lett å finne informasjon om kommunen. Det skal vere tettast mogleg band mellom intern og ekstern informasjon, det vil seie at informasjon snarast råd skal ut til offentlegheita. Utviklinga av interaktive løysingar vert prioritert, og ein legg vekt på IKT-opplæring både hjå dei tilsette, men òg i skulane, for å auke IKT-kunnskapen hjå unge innbyggjarar. 4. Gjennom samhandling skal informasjonen nå flest mogleg. Ulike brukarar finn informasjon på ulike plassar. Vi skal gjere det vi kan for å nå alle, med same informasjon i fleire informasjonskanalar. Gjennom faste rutiner for samhandling av informasjon, vil alle få nødvendig informasjon samtidig. Ein utarbeider felles rutiner for kunngjeringar og annonsering av ledige stillingar. Dei ulike sektorane bør samarbeide om kunngjeringar og annonseringar, for å framstå som ein samla organisasjon.
5. Opne arenaar skal skape god kommunikasjon mellom innbyggjarar og kommunen Lokaldemokratiet vert styrka av openheit. Vanylven kommune ynskjer å engasjere innbyggjarane sine til å kome med tilbakemeldingar. Gjennom større bruk av brukarundersøkingar, høyringar og opne bygdemøte ved større saker, vil ein kunne få gode innspel i sakshandsaminga. 6. Ein felles grafisk profil viser ein heilskapleg organisasjon Vanylven kommune har allereie ein grafisk profil, og denne må nyttast. Den grafiske profilen, utarbeidd i 2009, skal synleggjerast betre. Alle tilsette i kommunen skal ha lik signatur på e-post, i tillegg til at offentlege dokument skal pregast med den grafiske profilen. Denne bør vidareførast i gode annonserutiner. Vanylven kommune har valt slagordet Ein grunn til å smile, og dette bør brukast meir. Vanylven utvikling har utarbeidd ei rekke profileringsprodukt som nyttar logoen. 7. Vanylven kommune skal ha fokus på god intern kommunikasjon Eit godt fokus på intern kommunikasjon skapar god bedriftskultur og gode servicehaldningar inne i organisasjonen. Rådmannen i Vanylven ynskjer distribuere ha eit nyhendebrev ti gongar i året, der han kjem med nyhende frå organisasjonen. Når alle tilsette har tilgong til
same informasjon, skapar dette trygge og forutsigbare arbeidsmiljø. Ein må difor hugse på at ikkje alle tilsette brukar elektronisk post, og at leiarar har ansvar for å vidareformidle denne informasjonen til desse. Alle nytilsette bør føle at dei raskt får god informasjon om organisasjonen. Dersom dei tilsette føler seg inkluderte i organisasjonen, vil Vanylven kommune hauste godt av dette i måten dei tilsette snakkar om institusjonen. 8. Vanylven kommune skal ha ein oppdatert beredskapsplan I krise og risikosituasjonar, er det svært viktig å unngå informasjonskrise. Det vil kunne forverre ein allereie vanskeleg situasjon. Dersom krise oppstår skal alle mediekanalar nyttast. Informasjonen må vere påliteleg, hurtig og konsis slik at ein unngår spekulasjonar og ryktespreiing. Toppleiinga, Servicekontoret, beredskapsansvarleg og andre involverte skal samordnast, slik at ein kjenner prosedyrane ved unnatakstilstand. Ein skal ha årlege øvingar i krisehandtering, og dei tilsette skal vere klar over si rolle i ein eventuell situasjon. Beredskapsplanen skal til ei kvar tid vere oppdatert. Rådmannen har ansvar for å delegere ansvar for at denne er ajourført.
Vanylven kommune splan 1. Vanylven kommune skal aktivt bruke media for å få informasjon ut til innbyggjarane Opplæring og eigarskap av informasjonsplanen til rådmannens leiargruppe Opplæring av mellomleiarar i informasjonsplanen og kommunikasjonsstrategien Opplæring av dei øvrige tilsette Rutiner for kontakt med pressen vert ivartekne og vidareførte. Det skal vere fokus på opplæring av alle tilsette i samband med god mediakontakt. Rådmann Rådmannens leiargruppe Mellomleiarar Rådmann Rådmann / einingsleiarar
2. Vanylven kommune skal vere aktive på sosiale media og heimeside. Halde heimesida oppdatert så godt som råd, med nyhende, kontaktinformasjon osb. Halde Facebooksida Vanylven oppdatert, med dagsaktuelt stoff, høyringar, ledige stillingar, arrangement, osb. Dele statusar og oppdateringar frå lokale bedrifter og lokale lag og organisasjonar. Kulturkalendaren på heimesida. Arrangement på meldast inn av frivillege lag og organisasjonar Alle i administrasjonen. Per 2014: Vanylven Utvikling, Ungdomskulturarbeiar, Kulturrådgjevar og planarbeidar, Servicekontoret. Servicekontoret 3. IT skal gjere samhandlinga mellom kommunen og innbyggjarane enklare. Alle tilsette i Vanylven kommune skal ha god kjennskap til heimesida og intranettsida, og korleis ein finn informasjon der. Det skal vere tettast mogleg integrasjon mellom intern og ekstern informasjon. All relevant informasjon skal gjerast tilgjengeleg på kortast mogleg tid. Ei felles forståing for tydinga av god informasjonsflyt ut til innbyggjarane. Stort fokus på kva Vanylven kommune kan tilby som arbeidsgjevar og bustad Ein har fokus på utvikling av interaktive løysingar som skal gje eit godt samspel mellom brukarar og Rådmann, leiarar mellomleiarar. Rådmann, leiarar, mellomleiarar, Servicekontoret, ITavdelinga Servicekontoret. Servicetorget, Personalavdelinga, Vanylven Utvikling Servicetorget, rådmann, IT-avdelinga
4.Gjennom samhandling skal informasjonen nå flest mogleg. Informasjonskanalane skal innehalde tema / stoff som gir innbyggjarane aktuell informasjon om administrativ og politisk verksemd, tenestetilbod og planar som har tyding for lokalmiljøet. Koffertane for nyinflytta skal vidareførast Felles rutiner for brei annonsering av ledige stillingar via aviser, heimeside og eventuelle fagblad. Servicekontoret, rådmann, ordførar, Vanylven Utvikling Servicekontoret, Vanylven Utvikling Rådmann, personal, Vanylven Utvikling 5.Opne arenaar skal skape god kommunikasjon mellom innbyggjarar og kommunen. Folkemøter ved større saker, som ved store endringar i kommuneplan. Høyringar Jamnlege brukarundersøkingar Forholda vert lag til rette for interaktivitet mellom innbyggjarar, politikarar og administrasjonen via internett. Ordførar, rådmann, sakshandsamarar, Vanylven utvikling. Rådmann, sakshandsamarar. Rådmann, personal, sakshandsamarar. Servicekontoret. Einingane gjennomfører årlege dialogmøter Rådmann / einingsleiarar.
6. Ein felles grafisk profil viser ein heilskapleg organisasjon Den grafiske profilen vert innlemma i det som vert produsert, i alt frå signaturar til planar etc. Einskapelege annonserutiner vert vidareførte i samsvar med den heilskapelege profilen. Servicetorget, IT, Vanylven utvikling. Rådmann, leiarar, Servicetorget, Vanylven Utvikling 7. Vanylven kommune skal ha fokus på god intern kommunikasjon Rådmannen sitt nyhendebrev skal gå ut til dei tilsette ti gongar i året. Rutinene for intern informasjon i kommunene skal oppretthaldast. Informasjonen skal nå alle uavhengig av tilgong til IT. Kommunen si intranettside skal vere oppdatert, relevant og ha aktuell informasjon. Leiarar gir informasjon under faste avdelingsmøter, i medarbeidarsamtalar og i møte med dei tilltsvalde. Rådmannen Rådmannen Rådmannen, leiarar, mellomleiarar. Rådmann, leiarar, mellomleiarar. Rådmann, leiarar, mellomleiarar.
8. Vanylven kommune skal ha ein oppdatert beredskapsplan Kontinuerleg oppdatering av planen, med hovudkontroll kvar august. Informasjonen som kjem ut skal vere presis og konsis, for å unngå spekulasjonar og rykter. Dersom krise oppstår, skal ein nytte alle mediekanalar. Den ordinære heimesida skal blant anna erstattast med ei side med viktig informasjon. Toppleiing og Servicekontoret skal ha ein tydeleg strategi for krisesituasjonar. Ein skal gjennomføre årlege øvingar i krisehandtering. Rådmann, leiarar, beredskapsleiar, teknisk avdeling, andre aktuelle. Rådmann, beredskapsleiar. Rådmann, beredskapsleiar, Rådmann, beredskapsleiar, Servicekontoret. Beredskapsleiinga.