Til seksjonseierne i Kiellands Hus Sameie

1 Kiellands Hus Sameie Til seksjonseierne i Kiellands Hus Sameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Kiellands Hus Sameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Kiellands Hus Sameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Kiellands Hus Sameie avholdes torsdag 19. mars 2015 kl. 19:00 i Sagene Samfunnshus, Trinserud. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 5 varamedlemmer for 1 år Oslo 19.02.2015 Styret i Kiellands Hus Sameie Elise Marifjæren Gundersen/s/ Marianne Hagen Azouagh/s/ Kjell G Hendrichs/s/ Andreas Sangnes/s/ Martine Stenbro/s/

3 Kiellands Hus Sameie ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Elise Marifjæren Gundersen 2014-2015 Styremedlem Marianne Hagen Azouagh 2013-2015 Styremedlem Kjell G Hendrichs 2014-2016 Styremedlem Andreas Sangnes 2014-2015 Styremedlem Martine Stenbro 2014-2016 Varamedlem Karsten P Holth 2014-2015 Varamedlem Hanne Kristiansen 2014-2015 Varamedlem Helene Spigseth 2014-2015 Varamedlem Anette Sveine 2014-2015 Varamedlem Elisabeth Valen 2014-2015 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 3 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Kiellands Hus Sameie Sameiet består av 228 seksjoner. Kiellands Hus Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 991302549, og ligger i bydel 3 Sagene i Oslo kommune med følgende adresse: Waldemar Thranes Gt 72 Uelandsgt 51 (ica) Uelandsgt 53 Uelandsgate 55 (statoil) Landstadsgata 2 Kingos Gate 8 Kingosgate 6 (ica) Gårds- og bruksnummer: 219, 259 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Kiellands Hus Sameie har ingen ansatte.

4 Kiellands Hus Sameie Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr 6 176 220. Dette er kr 357 548 høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak at kategori for fjernvarme ble fjernet fra de to næringsseksjonene fra 01.05.2014, og disse blir nå avregnet for fjernvarme og vannavgift i etterkant. Dermed består andre inntekter i hovedsak av avregning fjernvarme og vannavgift for 2013, samt januar til og med september 2014 for de to næringsseksjonene. Kr 150 000 gjelder reklamasjon takterrasse. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 6 363 089. For «Drift og vedlikehold» er det et avvik i forhold til budsjett på kr 390 747. Dette skyldes i hovedsak at ca. kr 300 000 gjaldt reparasjoner av takterrasse som ikke var budsjettert. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr 101 581 og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 2 932 979. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

5 Kiellands Hus Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 22 %, mens renovasjonsavgiften øker med 12,5 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2014. Forsikring Forsikringspremien for 2015 har økt med kr 49 816. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Kiellands Hus Sameie. Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2015. Budsjettet er basert på 3% økning av felleskostnadene for næringsdelene fra 01.01.2015. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo 19.02.2015 Styret i Kiellands Hus Sameie Elise Marifjæren Gundersen/s/ Marianne Hagen Azouagh/s/ Kjell G Hendrichs/s/ Andreas Sangnes/s/ Martine Stenbro/s/

8 Kiellands Hus Sameie RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2014 2013 2014 2015 Innkrevde felleskostnader 2 5 279 680 5 718 672 5 718 672 5 081 000 Fjernvarme næringsseksjoner 0 0 0 1 062 421 Andre inntekter 3 896 540 112 815 100 000 186 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 6 176 220 5 831 487 5 818 672 6 329 421 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-28 200-17 625-21 000-28 000 Styrehonorar 5-200 000-125 000-200 000-200 000 Revisjonshonorar 6-15 461-15 796-14 000-16 000 Forretningsførerhonorar -280 320-270 833-282 000-290 000 Konsulenthonorar 7-25 119-205 203-130 000-80 000 Drift og vedlikehold 8-1 100 747-672 518-710 000-820 000 Forsikringer -407 745-356 080-367 000-440 000 Kommunale avgifter 9-1 197 011-1 169 085-1 199 000-1 416 000 Energi/fyring 10-1 723 907-2 208 637-2 200 000-2 400 000 Kabel-/TV-anlegg -433 581-381 601-393 000-442 000 Andre driftskostnader 11-950 999-1 031 488-924 000-715 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -6 363 089-6 453 865-6 440 000-6 847 000 DRIFTSRESULTAT -186 869-622 379-621 328-517 579 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 12 86 444 105 884 60 000 70 000 Finanskostnader 13-1 156-3 766 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 85 288 102 118 60 000 70 000 ÅRSRESULTAT -101 581-520 261-561 328-447 579 Overføringer: Fra opptjent egenkapital -101 581

9 Kiellands Hus Sameie BALANSE EIENDELER Note 2014 2013 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 109 432 8 388 Kundefordringer 560 831 18 959 Kortsiktige fordringer 14 242 574 43 404 Driftskonto i OBOS-banken 486 344 746 885 Sparekonto i OBOS-banken 2 590 647 3 008 470 SUM OMLØPSMIDLER 3 989 828 3 826 106 SUM EIENDELER 3 989 828 3 826 106 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 2 932 979 3 034 560 SUM EGENKAPITAL 2 932 979 3 034 560 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 93 012 48 532 Leverandørgjeld 917 240 704 710 Annen kortsiktig gjeld 15 46 596 38 304 SUM KORTSIKTIG GJELD 1 056 849 791 546 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 3 989 828 3 826 106 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, 19.02.2015, STYRET FOR KIELLANDS HUS SAMEIE ELISE MARIFJÆREN/S/ MARIANNE HAGEN AZOUAGH/S/ KJELL G HENDRICHS/S/ ANDREAS SANGNES/S/ MARTINE STENBRO/S/

... 10 Kiellands Hus Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Fjernvarme 1 511 536 Felleskostnader 3 768 144 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 5 279 680 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Basale, andel fjernvarme 2013 4 326 Statoil, andel fjernvarme 2013 312 739 Basale, andel fjernvarme januar-september 98 774 Statoil, andel fjernvarme januar-september 249 278 Innbetalt av beboere for postkasseskilt etc. 2 000 Korrigeringer på reskontro 62 Mobile Norway AS, leie basestasjon 41 057 Montèr Stormarked Lillestrøm, reklamasjon/takterrasse 150 000 Telenor Norge AS, leie basestasjon 38 304 SUM ANDRE INNTEKTER 896 540

11 Kiellands Hus Sameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -28 200 SUM PERSONALKOSTNADER -28 200 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr 200 000. I tillegg har styret fått dekket bevertning for kr 4 433, jf. note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 15 461. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand, kreditnota vedr faktura kostnadsført 2013 328 Andre konsulenthonorarer, kreditnota vedr faktura kostnadsført 2013 4 850 OBOS Eiendomsforvaltning AS, tilleggstjenester -30 297 SUM KONSULENTHONORAR -25 119 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -669 364 Drift/vedlikehold VVS -15 212 Drift/vedlikehold elektro -9 734 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -127 779 Drift/vedlikehold heisanlegg -120 287 Drift/vedlikehold fyringsanlegg -15 649 Drift/vedlikehold brannsikring -29 763 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -96 459 Egenandel forsikring -15 000 Kostnader dugnader -1 500 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -1 100 747 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -784 760 Renovasjonsavgift -412 250 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -1 197 011

12 Kiellands Hus Sameie NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -197 215 Fjernvarme -1 526 692 SUM ENERGI / FYRING -1 723 907 NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -10 933 Skadedyrarbeid -20 000 Driftsmateriell -16 778 Lyspærer og sikringer -32 175 Vaktmestertjenester -388 824 Vakthold -103 683 Renhold ved firmaer -302 881 Snørydding -28 843 Andre fremmede tjenester -5 670 Kontor- og datarekvisita -1 455 Trykksaker -4 687 Møter, kurs, oppdateringer mv. -2 100 Andre kostnader tillitsvalgte -4 433 Andre kontorkostnader -195 Telefon, annet -19 051 Porto -7 357 Reisekostnader -72 Bankgebyr -1 864 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -950 999 NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 1 651 Renter av sparekonto i OBOS-banken 82 177 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 2 616 SUM FINANSINNTEKTER 86 444 NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -1 156 SUM FINANSKOSTNADER -1 156

13 Kiellands Hus Sameie NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Forskuddsbetalt kostnad for januar 2015 (blir kostnadsført i 2015) 12 223 Forskuddsbetalt Canal Digital, 1.halvår 2015 (blir kostnadsført i 2015) 230 351 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 242 574 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2015, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2015. NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Mobile Norway AS, leie basestasjon 1.kvartal 2015-7 764 Telenor Norge AS, leie basestasjon 2015-38 832 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -46 596

14 Kiellands Hus Sameie Forslag endring vedtekter Eierseksjonssameiet Kiellandshus: Forslag til endring i 3 Rettslig råderett: Andre ledd: I forbindelse med eierskifte eller utleie/framleie må sameieren betale et gebyr på kr 500,- for postkasseskilt, navnetavle, etc. Setningen flyttes ned til ett nytt 3. ledd som får ordlyden: Sameiere som selger eller leier ut sin leilighet plikter å melde dette til sameiets styre. Ved utleie er eier ansvar for at leietaker følger sameiets vedtekter og beboerregler, og at leietaker signerer på beboerskrivet. I forbindelse med eierskifte eller utleie/bruksoverlating må sameieren betale et gebyr på kr 500,- for postkasseskilt, navnetavle og andre administrative kostnader, samt fakturaomkostninger til forretningsfører. Bakgrunn for forslag om endring av 3: Styret ønsker oversikt over hvem som til enhver tid bor i sameiet. Dette vil også gjøre at fakturering av eierskiftegebyr/inn- og utflytning blir enklere. Forslag til endring i 8 Vedlikehold Gammel 8: 8. VEDLIKEHOLD Den enkelte sameier skal fullt ut og for egen regning vedlikeholde egen bruksenhet slik at det ikke oppstår skade eller ulempe for de andre sameierne. Innvendige vann- og avløpsledninger omfattes av vedlikeholdsplikten til og med forgreningspunktet inn til seksjonen, og de elektriske ledninger til og med seksjonens sikringsboks. Utskifting av vinduer og dører tilfaller sameierens vedlikeholdsplikt. Utskifting utføres etter regelen i vedtektenes 6. Ytre vedlikehold av eiendommen med bygninger, fellesrom, fellesarealer, anlegg og utstyr, herunder trappeoppganger og inngangsdører til oppgangene er Sameiets ansvar. For sameiets felles forpliktelser, jfr. 9, er den enkelte sameier ansvarlig iht. sin sameierbrøk. For øvrig er det gitt regler om fordeling av fellesutgifter i vedtektenes 9. Forslag til ny 8: 8. VEDLIKEHOLD 8-1 Sameierens vedlikeholdsplikt Den enkelte sameieren skal holde boligen, og andre rom og annet areal som hører boligen til, i forsvarlig stand og vedlikeholde slikt som dører og vinduer innvendig, rør, sikringsskap fra og med første hovedsikring/inntakssikring, ledninger med tilbehør, varmekabler, inventar, utstyr inklusive vannklosett, varmtvannsbereder og vasker, apparater og innvendige flater. Våtrom må brukes og vedlikeholdes slik at lekkasjer unngås. Vedlikeholdet omfatter også nødvendige reparasjoner og utskiftning av slikt som rør, sikringsskap fra og med første hovedsikring/inntakssikring, ledninger med tilbehør, varmekabler, inventar, utstyr inklusive slikt som vannklosett, varmtvannsbereder og vasker, apparater, tapet, gulvbelegg, vegg, gulv- og himlingsplater, skillevegger, listverk, skap, benker og innvendige dører med karmer. Den enkelte sameieren har også ansvaret for oppstaking og rensing av innvendige avløpsledninger både til og fra egen vannlås/sluk og fram til sameiets felles-/hovedledning. Sameieren skal også rense eventuelle sluk på verandaer, balkonger og lignende. Sameieren er selv ansvarlig for at installasjon og oppbevaring av brann- og eksplosjonsfarlige stoffer skjer i betryggende former og i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

15 Kiellands Hus Sameie Sameieren skal holde boligen fri for insekter og skadedyr. Ved mistanke om innsekter og skadedyr plikter andelseieren straks å melde fra skriftlig til styret i sameiet. Vedlikeholdsplikten omfatter også utbedring av tilfeldig skade, herunder skade påført ved innbrudd og uvær. Oppdager sameieren skade i boligen som sameiet er ansvarlig for å utbedre, plikter sameieren straks å melde fra skriftlig til styret i sameiet. Ny eier av seksjon har plikt til å utføre vedlikehold medregnet reparasjon og utskifting i boligen, selv om det skulle ha vært utført av den forrige sameieren. 8-2 Sameiets vedlikeholdsplikt Sameiet skal holde bygninger og eiendommen for øvrig i forsvarlig stand så langt plikten ikke ligger på sameierne. Vedlikeholdsplikten omfatter også utvendig vedlikehold av vinduer. Felles rør, ledninger, kanaler og andre felles installasjoner som går gjennom boligen, skal sameiet holde ved like. Sameiet har rett til å føre nye slike installasjoner gjennom boligen dersom det ikke er til vesentlig ulempe for sameieren. Sameieren skal gi adgang til boligen slik at sameiet kan utføre sin vedlikeholdsplikt, herunder ettersyn, reparasjon eller utskifting. Ettersyn og utføring av arbeid skal gjennomføres slik at det ikke er til unødig ulempe for sameieren eller annen bruker av boligen. 8-3 Utbedringsansvar og erstatning Ved skader som skyldes en seksjonseiers uaktsomhet, eller som en seksjonseier på annen måte er erstatningsansvarlig for, skal seksjonseierens forsikring benyttes så langt den rekker, inkludert mulig egenandel, før sameiets forsikring benyttes. Ved skade som skyldes seksjonseiers uaktsomhet og som dekkes av sameiets forsikring, skal seksjonseieren betale egenandelen og andre direkte utlegg som ikke dekkes av forsikringen og som er en følge av skaden. Bestemmelsen gjelder uansett om skaden oppstår på fellesareal eller i en bruksenhet. Bestemmelsen gjelder også når skaden er forårsaket av noen av seksjonseierens husstand eller personer som seksjonseieren har gitt adgang til eiendommen eller overlatt sin seksjon til. Når erstatningsansvaret er en følge av sameieforholdet, kan sameiets legalpanterett etter eierseksjonsloven 25 og vedtektenes punkt 5 anvendes. Bakgrunn for forslag om ny 8: Styret ser at det er behov for en bevisstgjøring av det ansvaret som påhviler den enkelte sameieren, og sameiets ansvar. Nåværende 8 er vag og uklar. Forslag endringer husordensreglene: Forslag tilføying 2 nytt ledd: I tilfelle støy som forårsaker utrykning fra sameiets vaktselskap kan ansvarlig beboer belastes for kostnaden ved utrykningen. Bakgrunn for forslag om tilføying i 2: Følger opp tidligere utdelte informasjonsskriv til beboerne angående vektertjenesten.

16 Kiellands Hus Sameie Forslag til ny 3: 3. Fellesområdene Sykler, barnevogner, sportsutstyr og lignende må ikke hensettes i gangområder, trapper eller avsatser. Det skal heller ikke stå gjenstander i fellesarealene ute eller i bodrommene. Hensatte gjenstander i fellesarealer kan besørges kjørt bort for sameierens regning. Dørene til bodrommene skal være låst til enhver tid. Farlig materiale, samt giftige, eksplosive eller brennbare substanser og mat eller stoffer som tiltrekker seg utøy, skadedyr og lignende, må ikke oppbevares i bodene. Ved røyking på franske balkonger eller private terrasser skal ikke sigarettstumper kastes utenfor balkongen og således forsøple fellesarealene eller naboens terrasse. Bruk egnet askebeger. Grilling på takterrassen og balkonger er tillatt så fremt det skjer med gass- eller elektrisk grill, og uten sjenanse for naboer. Bruk av engangsgrill på takterrassen er forbudt. Ved grilling i bakgården kan engangsgrill benyttes så fremt det skjer på dedikerte områder for grilling (betongforhøyningene). Den enkelte beboer er selv ansvarlig for eventuelle skader som følge av uriktig eller uforsvarlig bruk av grill. Bakgrunn for forslag om endring: Det har fra beboer blitt uttrykt ønske om å tillate grilling på takterrassen. Forslag til ny 5: Skilt til postkasse skal være ensartet i sameiet. Den enkelte beboer plikter å sørge for at navneskilt på egen postkasse er forsynt med standard skilt. Skilt bestilles ved henvendelse til www.skiltservice.com. Skilttypen er Standard Sandberg kasse, hvit bakgrunn, og skal inneholde leilighetsnummer (for oppgangene A, B og D) eller H-nummer (oppgang C). Styret kan fjerne andre skilttyper, og kan ved behov bestille skilt for beboers regning. For leiligheter som leies ut skal eiers navn stå oppført nederst på skiltet. Beboers navn påføres skiltet med dymolapp. Dersom tekst skrives rett på kassen med tusj vil beboer bli holdt økonomisk ansvarlig for ny postkassedør. Bakgrunn for forslag om endring: Sameiet har fått nye postkasser. For å bevare postkassene fine lengst mulig og skape et helhetlig inntrykk i inngangspartiene, samt ha oversikt over hvem som bor i sameiet, ønsker styret at alle skilt skal være like. Forslag til ny 12: 12. Dyrehold Søknad om anskaffelse av husdyr skal sendes styret i sameiet. Sameiet benytter OBOS sitt søknadsskjema for søknad om dyrehold. Det er båndtvang for hunder, og lufting av husdyr må ikke skje i oppgangen, utenfor inngangen, på takterrassen eller i bakgården. Dersom husdyret etterlater seg ekskrementer innenfor sameiets område, er eier ansvarlig for at disse fjernes umiddelbart. Eier er ansvarlig for at sitt/sine husdyr ikke er til sjenanse for naboer eller volder disse ulempe. Brudd på ovennevnte regler vil bli betraktet som brudd på husordensreglene. Bakgrunn for forslag om ny 12: Styret ønsker å innføre søknad om dyrehold i tillegg til en kartlegging av eksisterende dyrehold i sameiet. Styret ønsker ikke å hindre beboere i å ha dyr, men ønsker å ha en viss oversikt over hvor og hvilke type dyr som oppholder seg i seksjonene. Det er også

17 Kiellands Hus Sameie ønskelig at beboere har et bevisst forhold til det å ha et husdyr i sameiet. Med dette menes at eier er ansvarlig for at sitt/sine husdyr ikke er til sjenanse for naboer eller volder disse ulempe.

18 Kiellands Hus Sameie Orientering om sameiets drift Styrets arbeid I styrets periode fra mars 2014 til mars 2015 har styret avholdt seks styremøter. Utover dette har enkeltmedlemmer møttes jevnlig for å drøfte pågående saker. Styret har arbeidet med blant annet følgende saker gjennom året som har gått: Generelt Nye postkasser Etter flere tilbakemeldinger fra beboere vedrørende ødelagte postkassedører, samt at disse på grunn av den store åpningen i døren var enkel å stjele post fra, gikk styret til innkjøp av nye postkassestativer. Det ble innhentet tilbud fra tre ulike leverandører. Valget falt på Stansefabrikken da disse kunne levere solide kasser til best pris. Styret arbeidet også med å få på plass nye postkasseskilt samt distribuere nøkler til de nye postkassene. I den forbindelse ble det også opprettet oversikt over alle eiere, leiligheter som leies ut, og en kobling mellom leilighetsnumre og H-numre. Nettside informasjon Styret har ønsket å få på plass en informasjonsportal med oversikt over all viktig informasjon. Styret har derfor opprettet en ny nettside med domenet www.kiellandshus.net, som vil lanseres i løpet av våren 2015. Infoskriv avfallsrom Det har over flere år stadig blitt hensatt ting i avfallsrommene. For å gjøre beboerne mer bevisst på hva som kan kastes i husholdningsavfallet har styret fått laget plakater som henger i begge avfallsrommene. Her informeres det også om at det er nå er faste uker for container 3 ganger i året. Det har også blitt satt opp en nettingvegg for å gjøre avfallsrommet til A og D mindre, og dermed motvirke hensetting av gjenstander. Dette har vist seg å fungere. Dugnad: torsdag 6. mai, tilleggsdugnad 10. juni, container 7. oktober og 14. januar Det ble gjennomført fellesdugnad 6. mai 2014 hvor det ble kastet hensatte gjenstander fra fellesarealene, vasket vinduer, plukket søppel og ryddet i fellesområdene. Styret gjennomførte også en tilleggsdugnad 10. juni 2014 for å olje møbler og plattinger. Det ble gjennomført mindre dugnader i oktober 2014 og januar 2015 hvor det ble kastet henstilte gjenstander. Skadedyr Styret har hatt befaring i bakgården med Skadedyrsfirmaet Entomax grunnet maurproblemer i bygget. Nevnte firma utformet også en rapport og kom med forslag til ulike tiltak for å bli kvitt problemet. Rapporten var grunnlaget for at styret i sommer stilte krav til eksisterende og nye plattinger i bakgården. Det har også blitt sprøytet med maurdrepende midler i bakgården. Det har ikke blitt meldt om ytterligere problemer knyttet til skadedyr etter sprøyting og fjerning av plattinger, og styret anser derfor saken som avsluttet. HMS HMS-ansvarlig har vært på kurs i regi av OBOS med både teoretisk og praktisk del (vernerunde i et borettslag på Etterstad). Årlig vernerunde har blitt foretatt i hele bygget. Det ble under vernerunden oppdaget avvik, i hovedsak elektriske, som ble utbedret vinteren 2015.

19 Kiellands Hus Sameie I og med at byggets alder nærmer seg 10 år, har et styremedlem vært på OBOS-kurs i tilstandsvurdering og vedlikeholdsplanlegging. Styret vil fremover ta utgangspunkt i tilstandsvurderingen OBOS-prosjekt utførte i 2012 og jobbe ut fra tiltakslisten over anbefalte prosjekter. Drenering i bakgård Sameiet har hatt problemer med dreneringen i bakgården og har derfor hatt befaring med byggingeniør. Styret ønsket svar på om det er bygningsmessig skadelig med opphopning av vann ved slukene, før videre arbeid med bakgården ble igangsatt. Noen av ristene ble byttet ut for å sikre at vannet lettere renner ned i slukene. Vifte oppgang A Juni 2014 sluttet viften på taket i oppgang A å fungere, hvilket medførte at ventilasjonen i hele oppgangen heller ikke fungerte. Leveringstid på ny vifte var 3 uker, da denne måtte bestilles fra Tyskland. I slutten av juni ble det montert ny vifte. Lekkasjer Oppgang A Høsten 2014 ble det meldt om lekkasje på et bad i 3. etasje i oppgang A. Eier av leiligheten innhentet takstrapport som konstaterte at lekkasjen skyldes manglende mansjett bak flisene i dusjen, samt feil helning på gulv. Styret er i gang med reklamasjon overfor Bundebygg AS. Det ble i oktober 2014 meldt om vannlekkasje i 6. etasje i oppgang A. Det viste seg at lekkasjen skyldtes viften på taket. Det ble fra styrets side reklamert til Haaland Klima, som umiddelbart utbedret lekkasjen kostnadsfritt. Oppgang C Det ble i mars 2014 meldt om lekkasje fra vindu på soverom hos en beboer i oppgang C, 5. etasje. Dette utløste en lang prosess med involvering av sameiets forsikringsselskap og utbygger Bundebygg AS. Korrespondanse med tidligere eiere avdekket at utbygger tidligere hadde tett samme type lekkasje i denne leiligheten i 2012. Bundebygg AS påtok seg å utbedre forholdet i september 2014. Utbedringen bestod av å legge ny membran og nytt terrassegulv på balkong i 6. etasje, samt bytte konstruksjon over vindu i 5. etasje. Saken anses nå som avsluttet. Takterrassen HMS krav I forbindelse med den årlige vernerunden ble det avdekket at rekkverket på takterrassen ikke tilfredsstiller HMS-kravene. Styret er derfor i gang med å innhente tilbud for å utbedre dette, og tar sikte på å få dette gjennomført snarest. Takterrassen vil holdes stengt inntil arbeidet er gjennomført. Brannalarmen Utfordringene med at brannalarmen utløses ofte er dessverre ikke løst fullstendig. I løpet av året har alarmen blitt utløst som den skal, p.g.a. enten branntiløp i næring eller beboerdel, men den har også blitt utløst uten at det har vært en gyldig grunn for dette. Ombygninger i næringsdelen er en av årsakene, og dialog med Basale om å løse dette problemet, samt å sette klare retningslinjer for fremtiden, er under utarbeidelse. Radiatorer oppgang C I oppgang C har det vært to radiatorlekkasjer i to ulike leiligheter. Så snart beboerne ble

20 Kiellands Hus Sameie oppmerksom på lekkasjene ble lekkasjene stoppet og radiatorene reparert. Sakene anses som avsluttet. En beboer i oppgang C har meldt fra om kald radiator denne vinteren. Ingen åpenbare årsaker er funnet. Styret har kontaktet et rørleggerfirma som skal foreta en feilsøking av anlegget, og vil forhåpentligvis finne årsaken til problemet. Drift Vektertjeneste På bakgrunn av at flere beboere har uttrykt misnøye med tjenesten som ble levert av Securitas, ble avtalen med selskapet sagt opp våren 2014. Styret mente sameiet hadde behov for å få på plass en ny avtale med et vaktselskap og inngikk derfor høsten 2014 en avtale med vektertjenesten Proff Security AS. Tjenesten omfatter faste runder, men gir også beboere anledning til å tilkalle ved behov. Det ble sendt ut informasjonsskriv om den nye tjenesten til alle beboere og juridiske eiere. Innbrudd i beboeres boder Styret ble informert om at flere beboere hadde hatt innbrudd i bodene beliggendene i oppgang C, men det var ingen tegn på innbrudd på dørene inn til selve bodområdet. Dette tyder på at vedkommende som har forsynt seg av andres private eiendeler er i besittelse av en nøkkel til områdene. Styret har derfor valgt å sette kodelås på dørene, og det har siden det ikke blitt meldt om flere innbrudd. Dørcallinganlegg Det ble utført service på dørcallingsanleggene våren/sommeren 2015 av PHONO elektroakustikk AS. Det ble satt inn nye ringetablåer og utbedret feil. Ny takterrasse I forrige styreperiode ble det meldt inn en reklamasjonssak mot utbygger av Kiellandshus, Bunde Bygg, på at materialene i takterrassen vår er totalt gjennområtne etter så kort tid. Resultatet av dette ble en engangsutbetaling i starten av 2014 på 150.000 kroner til sameiet. Disse pengene pluss et lite beløp, er nå benyttet til å bygge en ny takterrasse, som er noe større enn tidligere løsning. Nytt renholdsselskap Styret inngikk i høst en avtale med Mint renholdsselskap. Styret fikk tilbakemeldinger fra beboere på at renholdet ikke var tilfredsstillende, og har derfor sagt opp avtalen med Mint med virkning fra 28. februar 2015. Styret har innhentet nye tilbud på renhold fra flere leverandører, og vil ta stilling til dette snarest. Det er også blitt byttet leverandør av matter. Ny fordeling av felleskostnader for fjernvarme og varmtvann Arbeidet med å komme til enighet om fordeling av felleskostnader i sameiet har vært tidkrevende, og noe styret har arbeidet med også i inneværende periode. Det har vært flere møter med representant fra styret, Basale, OBOS og Statoil FNC, samt e- postkorrespondanse mellom involverte parter. Det er nå oppnådd enighet rundt fordelingen, og vi er nå i en innkjøringsfase for å få på plass rutiner rundt avregning av faktisk forbruk. Ny fordeling av felleskostnader skapte også merarbeid når det gjaldt budsjettet for 2015. Bakgårdsprosjektet Oppgradering av øverste plan i bakgården ble igangsatt august 2014, hvilket innebar ny