Klubbens organisering Sist oppdatert pr. 13.12.2010 Ullern IF Håndball Organisasjon Side 1 av 10
1 Årsmøtet Årsmøtet i håndballavdelingen (også benevnt som klubben) er vårt høyeste organ, og skal avholdes i god til før Ullern IFs årsmøte som avholdes før 20. april i året. Årsmøtet kalles inn ved kunngjøring på nettsidene og pr. e-post til medlemmene. Årsmøtet i Ullern IF er foreningens høyeste myndighet, hvor bl.a. hovedstyret velges. Stemmeberettigede deltakere er medlemmer av Ullern IF som har betalt sin kontingent, herunder foresatte til spillere. Årsmøtet i klubben velger bl.a. håndballavdelingens styre. For mer informasjon om årsmøtet se eget menypunkt på www.ullern.no. Håndballstyret er også underlagt hovedstyret i Ullern IF da Ullern Idrettsforening er kun en juridisk enhet i formell forstand. 2 Styret Håndballstyret er håndballavdelingens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret er ansvarlig for den daglige driften av klubben, herunder øvrig organisering, kontakt og rapportering mot hovedforening og særforbund mv. I nedenstående organisasjonskart er alle de sentrale/navngitte rollene oppført. Styret er markert med blå bokser, mens andre tilknyttede funksjoner er røde bokser. Styret består av inntil 8 personer, herunder leder, nestleder, kasserer og sekretær. Styret avholder normalt minimum 8 styremøter i året (ca. 1 pr. måned i sesongen). Ullern IF Håndball Organisasjon Side 2 av 10
Funksjoner/roller Leder og Nestleder Leder og Nestleder skal være avdelingens administrative ledelse og koordinere virksomheten. De har møterett eller kan delegere styrets møterett i alle grupper/ komitéer. Disse er ansvarlig for å innkalle til og lede styremøter representere håndballavdelingen i Ullern IFs hovedstyre gjøre kjent og iverksette aktuelle vedtak i Ullern IF som gjelder klubben repr. klubben overfor offentlige organer, NHF Region Øst og sentralt, OIK m.v. kontakt med andre klubber ifm. samarbeid, overganger, spillerhenvendelser og lignende inngå trenerkontrakter, i samarbeid sportslig utvalg oppdatere håndballavdelingenes årsplan søke treningstider i kommunal hall, NIH, samt gymsaler (via Ullern IF) gjennomføre lagspåmelding og verifisere påmeldte dommere ift. kvota, basert på innspill fra Dommerkontakt og Sportslig leder administrere klubbens e-post inn/ut. initiere toårlig strategioppdatering som beslutningsunderlag for årsmøtet være spesielt godt kjent med lover og regler innen håndballen, samt dele informasjon slik at klubben i størst mulig grad unngår bøter som følge av brudd på reglene sørge for, sammen med lagkontakter for damer senior, at det finnes nok dommere over 20 for neste sesong før kursene kjøres følge opp og holde à jour håndballens årsplan. Ullern IF Håndball Organisasjon Side 3 av 10
Styremedlemmer Styremedlemmene skal dekke følgende roller, enten i form av egen utøvelse eller ved ansvar for delegert rolleutøvelse; Sponsoransvarlig (Tim) Felles cup -ansvarlig (Nina) o Planlegging, påmelding, informasjon osv. Politiattestansvarlig (Jørgen) o Påse at håndballavd. er à jour til enhver tid Rekrutteringsansvarlig (Tim og Kristin, tillegges styrerep. med yngste barn) o sørge for distribusjon av foreldrevettregler o informere om voksnes betydning og påvirkning ift. barna i idretten o generell info til nye medlemmer/spillere o rekrutteringsinfo som ranselpost på skolene i august, ev. oppmøte på skolene o organisere at lagene blir dratt i gang ved oppstart i aug/sept. o sørge for at spiller/medlemslister kommer til kasserer o få trener på plass Dommerkontakt (Magnus) Barnekampveileder (Gunvor) Utdanningsdriver (Nanne) o føre oversikt over all gjennomført utdanning i egen klubb o planlegge og tilrettelegge for gjennomføring av kurs i klubb i samarbeid med region o bistå og motivere trenere til å ta trenerutdanning Sportslig ansvarlig (Sverre) Webredaktør (Ellen) o ansvarlig for nyheter og statisk informasjon på klubbens nettsted PR/Informasjon (Tim) o Presse/media - omtale Materialforvalter (Pia) Arrangementsansvarlig (Svein) Vaktansvarlig (Siri) Kioskansvarlig (Svein, +Jørgen, Sigrun) Loddistribusjon (Tim) Hallansvar (hele styret + Rannveig og Cathrine) Kasserer Kasserer er økonomiansvarlig og har ansvaret for håndballavdelingens økonomistyring. Dette innebærer et ansvar for at regninger betales rettidig og at inntekter faktureres og purres i henhold til budsjettet. I tillegg er kassereren ansvarlig for klubbens medlemsregister. Kasserer skal legge frem rapporter om status økonomi for styret etter behov være ansvarlig for budsjettutarbeidelse og regnskap/regnskapskontor, samt være ansvarlig for å styre økonomien gjennom driftsåret hente posten fra avdelingens postboks og ev. distribuere denne til styrets medlemmer sørge for utbetalinger kreve inn treningsavgifter mv. være ansvarlig for å overvåke og søke kommunale, statlige og andre tilskudd/hjelp som ikke hører inn under Hovedstyret, i samarbeid med sponsoransvarlig i klubben registrere og ajourholde medlemsdata i klubben registrere alle spillere på 12-årstrinnet i november og sørge for informasjon til spillere via lagkontakt ifm. første gangs innbetaling av lisens kontrollere spillere over 13 og deres betaling av lisens i september og informere lagkontakt om ev. manglende betaling for oppfølging av spillere for å unngå bøter Cuppåmeldinger/deltageravgifter Ullern IF Håndball Organisasjon Side 4 av 10
Sekretær Sekretæren i Håndballstyret har som hovedoppgave å holde føre styreprotokoller. Sekretæren har også ansvar for at alle styremøter i håndballavdelingen blir innsendt (elektronisk) til idrettsekretæren i hovedforeningen. Sekretæren skal i tillegg ta ansvar for oppgaver som er definert for styremedlemmene for øvrig. 3 Øvrige klubbfunksjoner Sportslig leder og sportslig utvalg Sportslig leders viktigste oppgave er å bidra til en god utvikling av trenere og spillere ved å legge til rette aktiviteter og sørge for at klubbens sportslige plan er oppdatert og følges opp av trenerapparatet. Sportslig ledelse er delt i Junior, dvs. sportslig aktivitet t.o.m. 15-årsklassen, mens 16-årsklassen og opp til seniorklassen underlegges Sportslig ledelse Senior. Sportslig ledelse Senior vil som hovedregel tillegges hovedtrener A-lag damer. Sportlig leder er leder for sportslig utvalg, som foruten lederen består av - Sportlig leder Senior/hovedtrener A-lag damer (dersom dette ikke er Sportslig leder) - Ev. Sportslig leder Junior (dersom dette ikke er Sportslig leder) - Ev andre tilknyttede sportslige kapasiteter (p.t.) Vigdis Holmeset - Leder/nestleder (eller annen repr. fra styret) - andre etter behov. Oppgavene som skal løses er; Oppdatere og videreutvikle sportslig plan ved behov Vedlikeholde og markedsføre Ullern håndballs spillemønster Gjennomføre nødvendige trenerforum som møteplasser for utveksling av erfaringer Skaffe trenere som fyller håndballavdelingens kompetansekrav, Betingelser for trenere skal avtales med styret. Arrangere temakvelder/aktiviteter I samarbeid med utdanningsdriver; være pådriver for trenerutdanning Bistå ifm. utarbeidelse av treningstider til alle lag, ev. overta oppgaven på sikt Etablere grunnlaget for seriepåmelding o Planlagte påmeldinger av lag (sammensetninger innad i klubben; aldersklasser, nivå påmelding osv.) o Ønskede påmeldinger til tilleggstilbud i regionen o Planlagte påmeldinger til NHF tilbud o Øvrige cuper ansvarer det enkelte lag for, men sportslig ledelse skal utarbeide mal for cupdeltagelser for satsningslag, dvs. nivå 1. Klubbens felles cup har egen ansvarlig. Samarbeide med Dommerkontakt etter behov Sportslig ledelse Junior Juniorleder har ansvar for den sportslige delen av håndballavdelingens virksomhet for alle i alderen 7-15 år. Juniorleder skal: Ullern IF Håndball Organisasjon Side 5 av 10
delta i sportslig utvalg ha ansvar for å skape et riktig tilbud til flest mulig i aldersgruppen 7-15 år ha en løpende og god kontakt med trenere og lagledere, herunder å arrangere minst 2 trenerforum i løpet av kalenderåret (gjerne i samarbeid med seniorleder) delta i oppdatering og videreutvikling av sportslig plan ved behov sportslig ledelse ifm CC Vest Håndballskole Skaffe trenere med erfaring Bistå trenere/kvalitetssikre organiseringen av treningsaktivitetene Invitasjon til alle som fyller 9, 10 og 11 år i året (i samarbeid med Leder/Nestleder) Sportslig ledelse Senior Seniorleder har ansvar for den sportslige delen av håndballgruppas virksomhet for alle fra 16 års trinnet og oppover. Seniorleder skal: delta i sportslig utvalg ha ansvar for å skape et riktig tilbud til flest mulig i aldersgruppen fra 16 år ha en løpende kontakt med trenere, herunder å arrangere minst 2 trenerforum i løpet av sesongen i samarbeid med sportslig leder delta i oppdatering og videreutvikling av sportslig plan ved behov Materialforvalter Materialforvalteren har ansvar for å holde oversikt over avdelingens materiell, samt stå for alt innkjøp av forbruksartikler og utstyr. Materialforvalter skal hver vår sørge for å kartlegge kommende sesongs utstyrsbehov, og behov for bytte av draktsett mellom de enkelte lag (alternativt samle inn samtlige draktsett og fordele de ut fra behov). Gjennom sesongen skal det sørges for innkjøp av forbruksmateriell til hallen etter behov (sprayklister, tape, isposer, klisterfjerner, plaster mv.) Materialforvalter skal ha fokus på å holde utstyrskostnadene nede på et så lavt nivå som mulig. Materialforvalter skal: inngå innkjøpsavtaler for materiell i samarbeid med Leder/Nestleder og Sportslig leder forestå innkjøp i henhold til budsjett og budsjettgrunnlag som bør utarbeides av materialforvalter. holde oversikt over alt klubb- og lagsmateriell, herunder drakter, treningsvester, kjegler etc. sørge for lagenes innkjøp av bekledning til enhver tid er i samsvar med styrets godkjente retningslinjer for bekledning sørge for at draktsett ikke merkes med navn eller lag med henblikk på gjenbruk. Dersom noen ønsker draktsett med navn må hele draktsettet bekostes av spiller/foresatte. sørge for at utstyr som elektrisk pumpe og lignende er funksjonsdyktig. Forbruksmateriell og materiell som lagene skal bruke i trening, skal holdes låst i skap. Lagring av annet materiell skal skje i håndballens skap/lager som det er begrenset tilgang til, med mindre det lagres privat. Vaktansvarlig, hallvakter Sette opp ukevakter samt lørdagsvakter pr. lag og formidle dette til lagkontakter i god tid (høst og vår) iht. egen instruks (Siri) Oppfølgingsmail til vakter, hallansvarlig og sekretariat ca. tirsdag-onsdag før vakthelgen (Siri) Sette opp sekretariatsvakter (Svein) Rekruttere nye til sekr.gjengen i samarbeid med lagkontaktene (Svein) Ullern IF Håndball Organisasjon Side 6 av 10
Kioskansvarlig/ gruppe Sørge for at rutiner for kiosk følges og gjøres kjent for de det gjelder Sørge for innkjøp/bestilling av varer Sørge for at renholdet er OK, at mopper skiftes og kluter vaskes Sørge for hovedrengjøring i samarbeid med basket hver august Sørge for kioskregnskap, og fordeling mellom håndball og basket. Dommerkontakt Dommerkontakten er klubben ansvarlige for dommerutviklingen i klubben og er klubbens bindeledd mot NHF Region Øst i dommersaker. Dommerkontakten er ansvarlig for at klubben stiller med dommere til alle kamper som klubbens dommere er satt opp til å dømme. Dommerkontakten skal samarbeide med Barnekampveileder etter behov. Dommerkontakten skal: sørge for at klubben møter alle forpliktelser klubben har ifm. dommere, herunder at Ullern stiller på den dømming som vi er satt opp på til enhver tid ha oppdatert oversikt over klubbens dommere sørge for å iverksette nødvendig dommeropplæring; o dommerkurs Trinn1 ca. oktober, for de som har tatt barnekamplederkurs sist februar o damer som skal meldes opp neste sesong må ta BKL-kurs på høsten og påfølgende Trinn 1 før april før dommerpåmelding sørge for å etablere et system for tilbakemeldinger til dommerne, for eksempel på grunnlag av tilbakemeldingsskjemaer fra lagledere og hallansvarlige, eller egne observasjoner sette opp oversikt over hvilke dommere som skal dømme kamper som Ullern er ansvarlig for å sette opp (for eksempel J/G11) sørge for et Dommerforum høst for dommere og et Dommerforum vår for dommere + barnekampveiledere + nye dommere for neste sesong o for eksempel nye regler, sosiale aktiviteter, erfaringsutveksling, kurs, ønsker om observasjon, annen støtte og bidrag som gjør at dommere føler seg verdsatt og ivaretatt bidra til at klubens dommere møte på dommersamlinger og regelkvelder i region Øst være klubbens kontaktperson for våre dommere bistå klubben med dommere ved behov som ved omberamminger og lignende bidra til at flere spillere, ledere og ev. andre tar dommerkurs for å rekruttere nye dommere. Barnekampveileder Barnekampveilederen er den person som skal veilede og støtte barnekamplederne. Barnekampveileder må ta barnakamplederkurs og dommer1-kurs sammen med barnekamplederne. Barnekampveilederen skal: fordele barnekamplederne på alle kamper hvor Ullern har hjemmekamper (merk; Ullern kan ha hjemmekamper i andre haller enn Ørakerhallen, klubdagbok må kontrolleres). Dette gjelder klassene 8,9 og 10 år være tilstede på barnekampledernes første kamper og veilede disse, så som å få de til å blåse høyt nok i fløyta til å gi de honnør for god dømming og konstruktive innspill, samt vektlegge at barnekampledere skal veilede/forklare barna om hva som gjøres feil. Dette er den viktigste rollen barnekampleder har. om nødvendig gå i dialog med lagledere dersom lagledere kommer men noen som helst form for utilbørlig tilsnakk til barnekamplederne Oppfølging av barnekamplederne under hjemmekamper i Ørakerhallen kan etter avtale gjennomføres i et samarbeid med hallansvarlig ifm. arrangement. Ullern IF Håndball Organisasjon Side 7 av 10
4 Lagfunksjoner Hovedtrener Den som har rolle som ansvarlig trener for lag i klubben har ansvaret for å utvikle lagene slik at Ullern håndballs mål kan realiseres, og skal derfor forplikte seg til å arbeide etter klubbens mål, strategi og spillerutviklingsprogram, herunder å ta frem halvårsplaner for eget årstrinn planlegge treningene slik at spillere blir blir utviklet i hht. klubbens spillerutviklingsprogram basert på NEPTUN. kjenne til nødvendige regler hos Norges Håndballforbund (sentralt og region) og Norges Idrettsforbund, herunder barneidrettsbestemmelsene, klisterbestemmelser, spilleberettigelse mv. bygge treninger også ut fra ønske om Lek Glede Trivsel Allsidighet - Ballsidighet møte opp i treningstøy/sko i god tid før treninger og kamper (ihht. avtalt omfang), og gjennomføre disse i god sportsånd som en god representant for Ullern ved forfall til trening/kamp melde fra til andre trenere eller lagkontakt så tidlig som mulig være gode forbilder for utøverne, herunder forplikte seg til å påvirke til og overholde et rusfritt håndballmiljø for gruppen 8-11 år, påse at alle spillere blir trent på alle spillerposisjoner (trening i små grupper gir oftere større læring enn større grupper) vise respekt for den enkelte spiller og andre noe som er et absolutt krav til hver enkelt før, under og etter trening/kamp da lagspill betinger gjensidig respekt føre oppmøtelogg for spillere ift. trening og kamp, herunder ev. årsak til fravær når den er kjent utnytte tildelt treningstid fullt ut, og bidra til at det legges opp til egne, frivillige, ressurstreninger utenfor hall f.o.m. 12-årstrinnet for de som ønsker å satse mest ansvarlig for å ta ut lag, og ev. inndeling av lag i tilfeller der en har mer enn ett lag. legge opp til starte sesongen første uke i august og avslutte den sent i juni for lag som skal spille på nivå 1 f.o.m. 12-årstrinnet sammen med oppmann sørge for at førstehjelpsutstyr alltid er tilstede under trening og kamp. delta på klubbens trenerforum ta nødvendige trenerkurs for å imøtekomme klubbens kompetansekrav dersom disse ikke er på plass levere polititattest iht. gjeldende regler følge de instrukser som styret gjør gjeldende i klubben til enhver tid. Assistenttrener Assistenttrener skal bistå hovedtrener, og oppgaver/rollefordeling skal avtales med lagets hovedtrener. Alle punktene under hovedtrener gjelder også for assistenttrener, dog hensyntatt avtalt rolle/oppgavefordeling. Ungdomstrener En viktig ressurs i klubben er bidrag fra spillere i eldre aldersbestemte klasser som påtar seg treneroppgaver for yngre lag i klubben. Ungdomstrenere kan fylle rolle så vel hovedtrener eller assistenttrener, beroende på situasjon ift. det enkelte lag. Alle punktene under hovedtrener gjelder også for ungdomstrener, dog hensyntatt avtalt rolle/oppgavefordeling. Det skal dog presiseres atdet Ullern IF Håndball Organisasjon Side 8 av 10
alltid skal være en voksen/foreldrerepresentant tilstede på trening da ungdomstrener ikke skal være eneansvarlig for treningsgruppen (i tilfelle skader, ordensproblematikk og lignende) Ungdomstrenere må delta på de utviklingsprogrammer og trenerkurs som klubben bedømmer som nødvendig. Det forventes som en hovedregel at ungdomstrener stiller på alle lagets treninger og kamper, med mindre det er vesentlige hindre for dette (for eksempel kollisjoner med egne kamper, egen dømming, sykdom el.l.). Det understrekes at også ungdomstrenere er pliktig å melde forfall god tid i forveien til lagkontakt eller hovedtrener (slik en bestemmer på det enkelte lag). Ungdomstrenere deltar på de turneringer for laget når dette passer og er avtalt. Lagkontakt/oppmann Lagkontakten har en viktig rolle i forhold til administrasjon av eget/egne lag, samt som bindeledd mellom styre og lag. Lagkontakten er sammen med trenerapparatet ansvarlig for å organisere lagledelse og støttapparat. Følgelig er det mulig for Lagkontakt å en eller flere oppmenn som kan ta ansvar for deler av oppgavene som tilligger laget. Lagkontakten skal dekke følgende oppgaver. Løpende oppgaver: kontinuerlig holde spillerlisten à jour og videresende alle endringer til kasserer fortløpende informere spillere/foresatte om terminlister og endringer i kampoppsett, organisere og føre oversikt over kjøring til/fra seriekamper og turneringer (oppmøtetid/sted og føre oversikt for å sikre jevn foreldrebelastning over tid), m.v. bistå trener ved utfylling av kamprapporten hos sekretariatet om treneren ønsker dette ifm. kampavvikling organisere opplegg for draktvask etter hver kamp, alternativt delegere dette til den enkelte komplettere førstehjelpsutstyret og ha det tilgjengelig, dersom ikke trener ønsker å ta dette selv sammen med lagets nettredaktør sørge for ajourhold av lagets egen nettside/blogg, samt bidra med nyheter og bilder til klubbens webredaktør fra kamper, cuper etc. er ansvarlig for kommunikasjonen mellom lag og klubb, mellom lag og trener, og motsatt. Informasjon til lagledelse/trenere, og spillere/foresatte sendes normalt kun til lagkontakten. Tilsvarende skal lagkontakten være et bindeledd tilbake mot styret for å ta opp forhold som det ønskes bistand til. Ullern IF Håndball Organisasjon Side 9 av 10
Periodiske/ad-hoc oppgaver: bistå trener ved behov for å skaffe for eksempel foreldreressurser til å bistå på treninger, ev. tilleggsøkter utenfor halltreninger etc. i samarbeid med trener planlegge treningskamper og skaffe dommere (med hjelp fra Dommerkontakt) distribuere håndballodd til egne spillere som fordeles til lagene basert på medlemsoversikten fra laget før høstferien. Dersom lagkontakt ikke har sendt inn ajourførte spillerlister til kasserer før utlevering av loddene er det lagets ansvar å besørge intern fordeling og innbetaling for ev. overskuddslodd som følge slikt manglende ajourhold (sluttede spillere som ikke er blitt utmeldt og som det dermed er fordelt lodd til). i samarbeid med trener legge opp turneringer og ev. treningsleir, og sørge for praktisk gjennomføring (herunder påmeldinger, betaling via kasserer, ev. avklaring med Ullerns idretter som dette kan kollidere med etc.) sørge for at lagets foreldregruppe utser minst en person pr. påmeldt lag i regionsserien til klubbens sekretariatsgjeng, som tar vaktene i sekretariatet gjennom sesongen. Damer senior er unntas fra sekretariatsforpliktelsen da de pålegges å stille med dommere over 20 år, som er et ansvar for lagkontaktene for damer senior. organisere og delta i/lede spillermøter og foreldremøter, samt invitere styret til å delta med en representant. fordele og føre oversikt over ukevakter og lørdagsvakter basert på de vakter som tildeles av Vaktansvarlig. Lagets deltagere i sekretariatsgjengen skal fritas for ukevakter og lørdagsvakter som følge av at de har egne vakter. Det gjelder trener og lagkontakt. sørge for at lag(ene) har nødvendig utstyr (baller, drakter, førstehjelp osv.) i samarbeid med trenere og Materialforvalter sørge for at alle spillere anskaffer røde shortser (må kjøpes i hallen av den enkelte spiller) følge opp ev. manglende betaling av spillerlisenser i samarbeid med kasserer sørge for at alderstrinnet utser en sosialminister for å iverksette sosiale aktiviteter for spillere og foresatte motivere foreldre ift. deltagelse rundt barnet som utøver av idretten. Erfaringer viser at dette er svært viktig for barn/unge dette til tross for at de ofte sier at de ikke ønsker at foreldre skal delta på tribune og cuper! Sekretariatsmedlemmer Hvert lag som er påmeldt i regionsserien, med unntak av damer senior som pålegges å stille med dommere over 20 år, skal ha stille med (min.) en person til sekretariatsgjengen. Sekretariatsgjengen bemanner sekretarietet ved hjemmearrangementer for å ivareta tidtaking, sekretær og speakerfunksjonene i vakter på ca. 4 timer. Klubbens erfaring er at kvaliteten på våre arrangementer blir vesentlig høyere ved faste personer i sekretariat. Disse foreldrene fritas fra øvrige vakter i klubben. Anbefalte funksjoner i tillegg For å få et optimalt lag, anbefales det lagene også sørger for å få en person som sosialminister som tar ansvar for sosiale aktiviteter i laget, som et ledd i å bygge et godt miljø utenom de sportslige aktivitetene. Sosialministeren skal sørge for godt miljø i laget, og gjerne i foreldregruppen. Erfaringer viser at utenomsportslige aktiviteter er viktige for samholdet og gleden ved å være med/rundt et lag. Det kan være curling eller bowling for barna, det kan være en voksen grillfest for foreldre kun osv. Foreldre på tribunen er også en nøkkel til at kampene skal være høydepunkter. Det selvsagt ekstra moro å spille med mange på tribunen som heier på vårt lag. Det anbefales også at noen tar en webredaktørrolle i form av omtaler fra kamper på nettsted/blogg og som tar bilder fra lagets aktiviteter, og som også kan bidra til å dele informasjon med Ullern webredaktør som ønsker å få innspill/reportasjer fra alle lag igjennom sesongen til Ullern nettside. Ullern IF Håndball Organisasjon Side 10 av 10