Styresak Går til: Styremedlemmar Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: 16.5.2011 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Apotekar Lene Svanberg Jakobsen Oppbemanning Sjukehusapoteket i Haugesund Styresak 38/11 (A) Styremøte 26.5.2011 Forslag til vedtak Styret gjer sin tilslutning til at bemanninga ved Sjukehusapoteket i Haugesund aukast med ein fast stilling som apotekteknikar og ein fast stilling som farmasøyt. Utviding i bemanning ved Sjukehusapoteket i Haugesund er nødvendig for at apoteket skal kunne handtere ønske frå Helse Fonna om auke i leveranse av varer (nye sjukehus/ avdelingar og LAR), leveringsløysingar (for eksempel ASL), ha kapasitet til å gjennomføre framtidige organisatoriske og tekniske omleggingar, og samstundes vere i stand til auka leveranse av farmasøytiske tenester og auka deltaking i aktuelle prosjekt.
Oppsummering Aktivitet og omsetning har dei seinaste åra hatt ein jamn auke i Sjukehusapoteket i Haugesund. I same periode har talet på årsverk gått ned utan at det er gjort andre organisatoriske, tekniske eller maskinelle endringar i apoteket. Til saman har dette ført til at Sjukehusapoteket i Haugesund i forholdet mellom aktivitet og bemanning er i ein situasjon kor både avdelingsleiarar og apotekar i lange periodar må gå i full drift. Dette førar til dømes til at Sjukehusapoteket i Haugesund ikkje kan ta på seg auka leveranse av apotekstyrte legemiddellager, ikkje kan tilby Helse Fonna auka leveranse av farmasøytisk rådgjeving der dette er fagleg legitimt, ikkje klarer å utvikle apoteket vidare og må avstå frå å delta i relevante prosjekt. På å kunne demme opp for dette innstiller SAV på at Sjukehusapoteket i Haugesund får auke sin bemanning med ein fast stilling som apotekteknikar og ein fast stilling som farmasøyt. Fakta Ut over tidligare leveransar til Haugesund sjukehus, Haugesund Sanitetsforenings Revmatismesykehus og Haugaland DPS, tok Sjukehusapoteket i Haugesund i 2009 over leveransane også til Stord sjukehus, Odda sjukehus og Sauda distriktsmedisinske senter. Frå og med april 2011 er også leveransane til Valen sjukehus overført til Sjukehusapoteket i Haugesund, og det er forventa all LAR-leveranse til heile Helse Fonna blir effektuert i 2011/2012. I tabellane under kan ein sjå utviklinga i totale inntekter, talet på årsverk, samt nøkkeltal på aktivitet for Sjukehusapoteket i Haugesund. Tabell 1; Utvikling i totale inntekter og talet på årsverk ved Sjukehusapoteket i Haugesund i perioden 2007-2011 Totale Herav Ekskl. Årsverk Årsverk ekskl. inntekter fra 460 460 totalt Årsverk 460 460 2007 71 366 4 270 67 096 26,56 8,96 17,60 2008 76 427 4 753 71 674 24,26 7,53 16,73 2009 95 481 4 965 90 516 23,96 7,9 16,06 2010 105 128 5 736 99 392 23,89 7,68 16,21 2011 24,21 7,74 16,47 Totalt 415 004 23 779 391 225 Av Tabell 1 går det frem at omsetning/ inntekter i perioden har vore stigande. Dette er naturleg sett i relasjon til at Sjukehusapoteket i Haugesund i same periode har overtatt meir og meir aktivitet for dei ulike einingane i Helse Fonna. Samstundes ser ein at talet på årsverk i same periode har falt, og at talet på årsverk ved Sjukehusapoteket i Haugesund i 2011 er 2,35 lågare enn i 2007. Dette sjølv om Sjukehusapoteket i Haugesund fikk aksept for en svak auke i talet på årsverk frå 2010 til 2011.
Tabell 2; Utvikling i aktivitet per forretningsområde ved Sjukehusapoteket i Haugesund i perioden 2007 til 2011. 2007 (fom april) 2008 2 009 2 010 2011 (tom april) Sjukehusekspedisjonen Ordre-/ Varelinjer 30 817 1) 39 725 51 470 58 003 21 001 Pakningar 61 631 1) 72 983 93 005 110 761 39 387 Eindosar 19 100 Publikumsavdelinga Reseptar 21 277 36 714 30 983 32 181 10 862 Ordinasjonar 15 508 27 028 42 470 43 809 14 774 Pakningar 46 624 91 792 107 915 110 835 36 992 Ekspedisjonar/ Kundar 17 920 37 880 44 104 45 053 15 537 Produksjonen Talet på CYT tilv. 3 230 3 486 3 752 1 381 Talet på steril ferskvare tilv. 328 2) 275 2) 486 222 1) Inkludert væskelager avviklet 31.05.2007 2) Talet på steril tilverking viser korrekte tall først i 2010. Dette skuldas misforstått definisjon i starten i forhold te kva som skulle rapporterast på denne posten. Ser ein Tabell 1 og Tabell 2 i samanheng understøttar dette at talet på årsverk er gått ned i en periode kor aktiviteten er gått opp på alle områder. Framskriver ein tal hittil i 2011 synes denne trenden å fortsette. Verken teknologi eller maskineri er endra i denne perioden, men Publikumsavdelinga blei i 2008 flytta frå samlokalisering med resten av apoteket i underetasjen ved Haugesund sjukehus til 1.etasje i vestibylen ved Haugesund sjukehus. Dette har vore særs positivt for pasientar/ kundar, men har merkbart reduserte Sjukehusapoteket i Haugesund sin fleksibilitet ved utveksling av personalet mellom sjukehusekspedisjon og publikumsavdeling. I same driftsperiode som det refererast til i tabellane over har Sjukehusapoteket i Haugesund slitt med gjentakande høgt sjukefråvere. Det kan nok ikkje åleine skrivast til for høg arbeidsbelastning, men det fører blant anna til høg belastning på det personalet som er igjen på jobb, til at avdelingsleiarar går dagleg i full drift utan tid til sine administrative oppgåver samt at apotekar store deler av året også går i full drift. Samla gjer dette noko med arbeidsmiljøet og resulterer i at Sjukehusapoteket i Haugesund har særs liten mulegheit til utvikling av tenestetilbodet og arbeid med forbetra kvalitet og pasienttryggleik.
Kommentar Sjukehusekspedisjon/ Produksjon Ein forventar auka aktivitet i sjukehusekspedisjonen i åra framover. Investering i teknologi som kan lette plukk- og varehandsamingsprosessane i denne avdelinga, men omstilling krev også ressursar. Sjukehusapoteket i Hagesund ser ikkje at ein med dagens bemanning klarer å ta i bruk ny teknologi som for framtida kan bli med på å skape meir effektive arbeidsprosesser og dermed betre legemiddeløkonomi for Helse Fonna. Med gjeldande handlingsplan og strategi som utgangspunkt, er det og viktig å trekke fram at ein legg opp til å utvide talet på apotekstyrte legemiddellager (ASL). Dette krevjar at apotekpersonell er fysisk til stades på avdelinga. Denne kapasiteten har Sjukehusapoteket i Haugesund ikkje per i dag. I produksjon forventar ein auka aktivitet framover, da Helse Fonna i større og større grad ønskjer at apoteket tek over produksjon som no skjer ute på sjukehusavdelingane. Dette ønskje samstemmar godt med faglege tilrådingar i forhold til pasienttryggleik, og Sjukehusapoteket i Haugsund ønskjer å kunne tilby Helse Fonna ein slik overtaking av produksjon. I produksjon føreligg per i dag ingen gode teknologiske / automatiserande prosessar som kan takast i bruk, og ein forventar at dette ligg eit godt stykke fram i tid. Ei heller kan kven som helst lærast opp i produksjon, då menneskelege eigenskaper og fagleg interesse er særs avgjerande akkurat for personell som skal gå i produksjonen. For å ta i mot den auken som er forventa i både sjukehusekspedisjon og produksjonsavdelinga, er det høgst nødvendig å utvide staben med til saman eitt teknikarårsverk. Farmasøytisk rådgjeving /utvikling av apoteket/ deltaking i prosjekt Innan farmasøytisk rådgjeving leverer ein fullt ut på alle inngåtte avtalar. Det er ikkje overskot av folk i avdelinga som kan ta i mot eventuelle prosjekt eller liknande utan at det vil gå ut over graden av fakturering mot eksisterande kundar. LOP gir oss utsikter som viser at vi bør vere rusta for fleire oppgåver og utvida aktivitet innan farmasøytisk rådgjeving. Det er ein kjend sak alt no at Sjukehusapoteket i Haugesund, på grunn av knapp bemanning, unnlèt å selje inn tenester på avdelingar kor dei har nytte av vår kompetanse, da vi veit at vi ikkje har mogelegheit med dagens bemanning til å følje opp ein slik leveranse. Andre eksempel på oppgåver og prosjekter som ein ikkje klarer å levere på i dag er rettleiing av masterstudentar og initierte prosjekt omkring pasienttryggleik som Helse Fonna initierer (for eksempel Fallprosjektet ). Per i dag har ein ikkje høve til og avsjå bemanning til å betene ei rolle som rettleiar. Kvalifikasjonskrava til rådgjevande farmasøyt er i ferd med å bli skjerpa nasjonalt og i SAV, og minimumskrav til utdanning vil vere Cand.Pharm/Master i farmasi eller reseptar med master i klinisk farmasi. Til saman med ein stram arbeidsmarknad for farmasøytar i Haugesund, vil det bli særs vanskeleg å skaffe kvalifiserte rådgjevande farmasøytar akkurat den dagen kundane ønskjer å kjøpe tenestene. For å kunne vidareutvikle Sjukehusapoteket i Haugesund, kunne delta i viktige sjukehusinitierte prosjekt, og gjere oss klar til auka bruk av farmasøytisk rådgjeving er det høgst nødvendig å utvide staben med eitt farmasøytårsverk.
Medarbeidarar/ HMS Samla byrjar staben ved Sjukehusapoteket i Haugesund å bli merkbart sliten. Dette da ein ikkje har nokon fleksibilitet i organisasjonen og ikkje ser at ein kan få vidareutvikling av apoteket. Sjølv enkle ting som ferieavvikling blir vanskeleg. Ein ser at sommarferien 2011 truleg blir umogleg å avvikle utan hjelp frå dei andre apoteka i SAV i tillegg til planlagt innleie av ufaglærte sommarvikarar. Enkelte tilsette går også mellombels opp i stilling for at ferien skal kunne avviklast forsvarleg. Å få til ein meir tilpassa bemanning i forhold til aktivitet og ønska utvikling av Sjukehusapoteket i Haugesund vil få stor betyding for medarbeidarane og arbeidsmiljøet. Økonomisk konsekvens Eit vedtak om auka bemanning i Sjukehusapoteket i Haugesund vil, grunna tid til rekruttering, tidlegast få økonomisk konsekvens frå september i år. Med eit tilfredstillande resultat så langt i år, og prognose som så langt tydar lite på vesentlege avvik frå budsjett, synes det forsvarleg med den tilleggskosten den auka bemanning det innstillast på her vil gje i 2011. Konklusjon For å klare å holde tritt med aktivitetsauke på alle forretningsområder, klare å utvikle apoteket vidare og samstundes delta i viktige prosjekt knytt til pasienttryggleik, er det nødvendig å auke staben i Sjukehusapoteket i Haugesund med eit teknikarårsverk og eit farmasøytårsverk.