MØTEPROTOKOLL. Kommunestyret

Berg kommune MØTEPROTOKOLL Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 24.02.2015 Tid: 09:00-00:00 Medlemmer: Guttorm Nergård, Gunvald Wilsgård, Tommy Nilsen Roar Jakobsen, Unni Antonsen, Bengt Larsen, Ivar Mortensen, Eli-Ann Jensen, Jan Harald Jansen, Hildegunn Simonsen, Kjell Egil Johansen, Anita Sebulonsen, Odd Ivar Enoksen, Leif Rubach Marita Mikalsen Forfall: Marita Mikalsen, Gunvald Wilsgård, Ivar Mortensen, Bengt Larsen Varamedlemmer: Werner Enoksen, Kjell Jensen, Jan Hermar Moan Fra adm. (evt. andre): Rådmann Bjørn Fredriksen Levekårsjef Jorid Meyer Økonomisjef Heidi Jacobsen Leder for plan, utvikling og drift Wenche Pedersen Formannskapssekretær Berit Skogland Innkalling: 18.02.15 Underskrifter: lli-ewv a. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 9385 Skaland SkalandTelefaks: 77 85 90 13 77 85 90 OI

SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1115 14/332 DELTAKELSE I REGIONAL UTREDNING VEDR. EVENT. NY KOMMUNESTRUKTUR 2/15 15/37 INNKJØPSREGLEMENT FOR BERG KOMMUNE 3/15 15/33 ANG. BYGGE/ETABLERE EN REDUNDANS FIBER P Å YTTERSIA AV SENJA 4/15 14/471 PROSJEKT FELLES PLANKONTOR SØRREISA, DYRØY, BARDU, MÅLSELV, TORSKEN OG BERG 5/15 14/673 EKSTRASTØTTE TIL FØRERKORT FOR BOSATTE FLYKNINGER 6/15 09/796 UTTALELSE HØRING - SMÅKRAFTVERK 7/15 13/597 LØNN TIL RÅDMANN BJØRN FREDRIKSEN Side 2 av 19

Ordføreren ønsket velkommen til kommunestyremøte og foretok navneopprop. Innkalling og saksliste godkjent. Til å underskrive protokollen sammen med ordfører ble Eli-Ann Jensen og Werner Enoksen valgt. I forbindelse med sak 4/15 - felles plankontor Sørreisa, Dyrøy, Bardu, Målselv, Torsken og Berg var leder for prosjektet Wigdis Andersen invitert til å orientere om saken. Referater: Protokoll fra møte i eldrerådet 16.02.15 Kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Berg kommune. Orienteringer: Barnevern: Berg er i et vertskommunesamarbeid med Lenvik der også Tranøy og Torsken deltar. Ved Torskens inntreden ble det satt et nytt prisnivå som skulle dekke vertskommunens faktiske kostnader i denne sammenheng. Lenvik har sagt opp avtalene med virkning fra l september 2015. Rådmann er innstilt på å fornye med Lenvik, men avventer møte på rådmannsnivå der tjenesten skal diskuteres etter fylkesmannens bamevernsbesøk i Lenvik og Tranøy. Saken legges til politisk behandling etter dette. Det ble orientert om at det har vært en del barnevernssaker som vil medføre økte kostnader for kommunen. Likedes at det forhandles nå vedr en erstatningssak vedr barnevern. PRO Har taklet omstillingen i forhold til ny turnus greit, men er sårbar ift uvær og stengte veier mht bemanning. Har fått inn to tunge brukere som krever ekstra ressurser. En av disse forhåpentlig av kortere varighet. Side 3 av 19

Integreringsprosj ekt. Rådmannen har nedsatt en arbeidsgruppe fra virksomhetene ved ledere, samt helsesøster, levekårsleder og rådmann som skal kartlegge konsekvensene vi har med bosettingsvedtakene våre. Gjennomgå utfordringene, dagens tiltak samt legge opp strategier og tiltak der man ser alt i sammenheng. Gruppa skal være ferdig med dette arbeidet innen utgangen av mars. Berg Skole Vi har hatt en total gjennomgang av ressurser, elevstatus og tiltak for dette skoleåret. Samtidig er planleggingen for neste skoleår godt i gang. Rådmannen har deltatt i dette arbeidet og er veldig fornøyd med den enighet rundt alle forhold som nå foreligger på ledernivå. Spesialpedagog har også deltatt her. Vi har også gjort avtale med en lærer om ca lo% IT ressurs for det daglige behovet. Boligstrategi: OPS er lagt ut for anbud og det har meldt seg en del interessenter for bygging av utleieboliger i Senjahopen og på Skaland. Parallelt forhandles det også om erverv av flere boligområder for selvbyggere. OPS (Tranøymodellen) vil fases inn gradvis i forhold til det behovet som måtte oppstå for nye boliger. Tekniske prosjekter: Sjøledningen i Senjahopen er besluttet lagt de siste to ukene av april. Dette etter samråd med næringsaktørene på industrinettet. Har sammenheng med risiko og sårbarhet ved legging som vi ikke kan ha midt i hovedsesong for fiskeriene. Vann fase tre Skaland. Under detaljprosjektering for anbud. Forventet oppstart på prosjektet er Juni. Har hatt et stort havari en gang i vinter og det er overmodent å få gjort noe med dette strekket. Kloakk Mefjordvær. Nordprosjekt jobber med anbudsunderlaget. Legges ut på Doffin og vi påregner oppstart før sommeren. Lønnspolitisk plan Rådmannen har arbeidet med dette sammen med HTV ut fra et behov som ble signalisert under fjorårets lønnsforhandlinger. Det gjenstår et møte i arbeidsgruppen og planutkastet vil da forelegges riktig organ i kommunen for videre behandling, høringer og endelige vedtak. Det skal også settes i gang et arbeide med Personalpolitisk plan, etiske retningslinjer og flere andre vedtekter som er lite oppdatert. Vil behandles på samme måte. Side 4 av 19

Administrativ bemanning: Langvarig underkapasitet og store oppgavemengder innenfor lovpålagte oppgaver, samt betydelig trykk rundt henvendelser fra publikum, brukere av kommunale tjenester og andre har i sum ført til en uholdbar arbeidssituasjon innenfor Plan utvikling og drift. Rådmannen er sterkt bekymret for at den store arbeidsmengden kan føre til en varig svekkelse av driften og at nøkkelpersoner faller fra. Kommunen har i tillegg store utredningsoppgaver liggende foran seg, behov for utviklingskapasitet og mere offensivt næringsarbeid samt kapasitet og kompetanse til å medvirke på en offensiv måte i bla kommunereformens arbeid i årene som kommer. Dette er ressurser som må frigjøres hos Leder PUD, som i dag bruker minimum 70-80% av sin tid til rene kommunale driftsoppgaver og henvendelser av ulike slag, og frigjøres av rådmannens kapasitet. Vi har store utbyggingsprosjekter innen VAR sektor og flere utviklingsprosjekter som vil kreve tett regi og oppfølging. Eks Kinderegget i Senjahopen. De større prosjektene vil rådmannen fortsatt håndtere på overordnet nivå. Stillingen som Teknisk sjef har stått vakant i ca 2 år og er ikke besluttet nedlagt. Rådmannen vil omdefinere denne stillingshjemmel i tittel og ansvar til Operativ leder teknisk drift. Vedkommende stilling vil ha det operative ansvaret for teknisk drift med uteseksjonen, ansvar drift kommunal infrastruktur, vedlikeholdsplanlegging, oppfølging av brøyting, vegvedlikehold, vvs, renovasjon og publikumshenvendelser innenfor disse områdene. Det vil også være aktuelt å vurdere andre oppgaver her avhengig av kompetanse på søkere samt eventuelle omrokkeringer i organisasjonen. Det haster med å få dette på plass og utlysning vil gjøres snarest. Forholdet er drøftet med hovedtillitsvalgte som vil involveres på vanlig måte i forhold til utlysning og ansettelsesprosess. Kommunestyret må ta endelig stilling til saken i form av bevilgninger for budsjettåret 2015, og stillingen må innarbeides i budsjett for årene fremover. Kultur, med idrett, friluft og andre aktiviteter har hanglet over tid og vi har pt ikke noen dedikerte ressurser på dette området. Rådmannen ønsker å lyse ut en 20-25% stilling for delvis å dekke opp for behovet her og vil oppfordre ansatte i kommunen til å søke slik at denne stillingsprosenten kan inngå i annen stilling, eventuelt frikjøp. Fiberstrategi: Rådmannen har innledet prosess vedr videre utbygging av fiber til de områder som fortsatt ikke har tilfredsstillende løsninger. Dette vil fremmes i en beskrivelse av behov og utbyggingsfaser som igjen vil danne grunnlag for kostnadsberegninger og søknader på tilskuddsfinansiering. Bergsbotn og Skaland vil være en naturlig første fase, eventuelt også Bøvær primært opp mot reiselivsbedriftens behov. Endelig forslag til plan og fremdrift vil fremlegges kommunestyre for behandling. Side 5 av 19

Levekårsjef Jorid Meyer hadde følende orienteringer: Ungdomstrinn i Utvikling. Satsingsområde fra U dir bygget på St.meld.nr. 22 Motivasjon- Mestring- Muligheter. Alle skoler med ungdomstrinn får tilbud om deltakelser i den nasjonale satsingen UIU i løpet av en femårsperiode. Berg skole deltar med alle ansatte på alle trinn. Ytre Midt-Troms er med i pulje 3. (Berg, Torsken og Tranøy+ to privatskoler) Tilbudet om støtte i pulje omfatter følgende elementer: Støtte fra universitet eller høgskole Stimuleringsmidler til skoleeier- inkl. finansiering fri kjøp av ressurslærer Kompetanseutvikling for skoleeier/skoleleder og ressurslærere Utviklingsveileder, samarbeid mellom Ytre Midt-Troms og Sør-Troms. Pedagogiske nettressurser. Satsingens mål er å øke kvaliteten på opplæringa for å oppnå bedre læring for elevene. Dette skal oppnås gjennom å gjøre opplæringa i alle fag mer praktisk og variert, slik at den oppleves mer relevant og utfordrende og bidrar til større motivasjon og mestring for elevene. Ansvar og oppgaver: 1. Skoleeier EIER utviklingsarbeidet 2. Skoleeier er avtalepart med UH-tilbyder 3. Skoleeier forankrer utviklingsarbeidet i kommunens kvalitetsvurderingssystem og orientere politisk ledelse 4. Skoleeier koordinerer skolens utviklingsarbeid og samarbeid med PPT og andre lokale samarbeidspartnere. 5. Skolens ledelse leder utviklingsarbeidet på egen skole 6. Skolens ledelse samarbeider med UH-tilbyder om skolebasert kompetanseutvikling 7. Skolens ledelse legger til rette for ressurslærernes arbeid på egen skole og samarbeid med andre skoler 8. Skolens ledelse involverer elever og foresatte i planer og evaluering av utviklingsarbeidet Lokale aksjoner på skolen Satsningsområder: klasseledelse går gjennom hele perioden. Lesing, skriving og regning kan velges mellom. YMT har valgt lesing. Berg skole starter med lesing, etter hvert over på skriving. www. udir.no/utvikling/ungdomstrinnet/ Nettverkssamlinger - Skoleeier/skoleledere Ressurslærer Alle ansatte i skole Side 6 av 19

Til spørsmål2: Ang sjumilssteget Hva er status i dette prosjektet generelt og tverrfaglig team spesielt?! Status generelt Berg kommune har utpekt en Sjumilskoordinator Oppvekst deltar på FM sine samlinger og konferanser (levekårsjef, styrerne i barnehage, rektor i grunnskolen og helsesøster). Ungdomsråd! Tverrfaglig team Dessverre har ikke alle aktuelle medlemmer vært på plass i vår organisasjon. Helsesøster først nå i høst, og det har vært bytting av rektor på begge skolene. Slutten av januar ble første møte i tverrfaglig team avholdt. Tverrfaglig team for flyktningbarn - ledes av tjenesten for integrering med styrerne i barnehagene, inspektør/sped.ped.koordinator og helsesøster med. Det første møtet gikk til å gå gjennom hva dette innebærer for oss i Berg kommune. Med på møtet: begge styrerne, begge rektorene, PPT, barnevern og levekårsjef. Helsesøster kunne ikke delta. l det videre arbeidet er det ønskelig at fysioterapeut og sykepleier i psykiatri er med. Tverrfaglig team: et møte med fagfolk som tar for seg system retta saker. Ingen enkeltperson vil bli diskutert. Møter fire ganger i året. Tverrfaglig møte: Fagfolk+ foreldre. Her vil enkeltperson bli diskutert. Møtes etter innmeldte saker. Hensikt: å hjelpe barnet. Skille mellom ressursmøter, ansvarsgruppemøter og tverrfaglig møte. Berg kommune avviklet fagdag under forskningsdagene med fokus på barns beste. Her var fylkesmannen selv med på hele dagen. Begge barnehagene og skolen hadde alle sine ansatte med på denne fagdagen. Fagdagen ble for øvrig streamet og ligger på kommunens hjemmeside Er fylkesmannen orientert om status i prosjektet, herunder at skjønnsmidlene ikke tilnærmingsvis har gitt resultater i henhold til søknaden fra Berg kommune v/ordfører? Kommunen har jevnlig kontakt med FM/Eivind Pedersen, koordinator for Sjumilssteget hos Fylkesmannen. Kjenner ikke til at prosjektet ikke har gitt forventet resultater. Hvorfor påtar levekårsjef seg et slikt ansvar ovenfor kommunestyret uten å følge dette opp? Levekår tok ansvar og har arbeidet med problematikken siden det tilhører fagfeltet. Side 7 av 19

Til spørsmål3: Status norsk-kunnskaper til fremmedspråklige elever. I arbeidsmøtet ifm budsjettarbeidene for 2015 ble det presentert en bekymring over norskkunnskapene hos en del fremmedspråklige elever. Basisferdigheter innenfor norskfaget ble uttrykt svært mangelfull og at dette forholdet burde tillegges vekt ifm rammen for budsjettåret. Budsjettet for 2015 ble styrket med kr 510 000 til Berg skole, kr 155 000 til Senjahopen barnehage og kr 276 l 00 til helsesøsterstillinga. Til anførslene vedr overskuddet fra flyktningetjenesten er det kjent for kommunestyre og formannskap at man ikke hadde løpende oversikt over økonomien i kommunen på denne tiden og følgelig heller ikke oversikt over resultater før inn i februar 2014. Dette skyldtes store utskiftninger i bemanning og en periode uten rådmann. Man hadde følgelig ikke denne kunnskapen på budsjett tidspunkt. Gjennom budsjettarbeidet for 2014 ble det signalisert problemstillinger rundt tema, men ikke konkretisert i en form som skulle tilsi annet enn det budsjettet som ble vedtatt. I den forbindelsen ble det også oppfordret til at budsjettregulering vår 2014 måtte ta høyde for endringer. Det vil heller ikke være slik at relevante tiltak opp mot spesielle utfordringer i skolen bare har med ekstra bevilgninger å gjøre. Dette må også ses i sammenheng med organisering og optimal bruk av personell i gruppedeling og overfor enkeltelever. Dette er neppe en omstendighet som oppstår i løpet av høsten. Budsjettet for 2014 var en videreføring av 2013 for våren og med et nedtak på en lærerstilling for høsten 14 ut fra reduksjon i PTT -vedtak og forventa mindre undervisning etter 2-8 i Opplæringsloven. Juni 2012 ble det vedtatt å opprette en innføringsklasse med en bemanning på 1,5 lærerstilling, noe som også ble gjennomført med virkning for høstsemesteret 2012. Etter det jeg har bragt på det rene ble denne organiseringen endret for vårsemesteret 2013 og helt avviklet høstsemester 2013.Elevene ble fordelt på ordinære klassetrinn med en videreføring av ressursene. Jeg kjenner ikke helt begrunnelsen for dette, men registrerer at det ble gjort. Siden dette har organiseringen vært den samme. Dette har vært oppfattet hensiktsmessig i fra rektor og i samråd med kollegiet. Ressursene har, etter det jeg kan se, vært videreført i forhold til vedtaket fra 2012. Vi har hatt en grundig gjennomgang av totaliteten ved Berg skole. Ressurser, bemanning, elevstatus og lagt rammer for gjennomføring av dette skoleåret. Her er ressursene satt inn i forhold til de utfordringer som foreligger og det er en samstemt gruppe som står bak det som skal gjøres ut dette skoleåret. Denne gruppa har bestått av Ame Bergland, Ingrid, Jorid Marit og undertegnede. Arbeidet med neste skoleår er godt i gang med den kunnskapen man har i dag om situasjonen fra høsten av. Utfordringer med fremmedspråklige barn/foreldre er kommunisert inn i forhold til barnehagene og har også paralleller inn mot voksenopplæringen. Sist i virksomhetsleder-møte. Jeg har helt siden min oppstart hatt en bekymring for om vi helt ut hadde oversikt over kostnadene og andre konsekvenser ved bosetningsvedtaket, konsekvensene for de kommunale virksomheter og om de tiltak som var/er etablert er gjort ut fra en helhetlig konsekvensvurdering og med riktige tiltak. Dette har det ved flere anledninger vært orientert om i politiske fora. Side 8 av 19

Jeg ønsker ikke å bruke tid og krefter på å fordele skyld og ansvar for de situasjoner som over tid kan ha forårsaket mangelfull opplæring. Det viktigste nå er å skaffe seg en samlet oversikt over de utfordringer vi står overfor innen området, organisere oss i forhold til dette og etablere en mere helhetlig plan for samlet ressursbruk Ut fra dette er det satt ned en gruppe som skal gjøre en helhetlig gjennomgang av hele problemstillingen. Analysere status, utfordringer for alle involverte, identifisere kritiske faktorer og utarbeide en helhetlig strategi med tiltak sett i sammenheng fra barnehage, skole, voksenopplæringen og innenfor den frivillige sektor. Prosjektgruppen fristilles fra alle dagens tiltak og organisering og skal se på hele problemstillingen med «blanke ark» og uten bindinger til hva som gjøres i dag og hvordan dette er organisert. Gruppen skal gi svar på hvordan vi bør organisere oss, tiltakene, ressursbruken. Og utarbeide forslag til bedre samarbeids og samordningsarenaer. Gruppen består av styrerne ved barnehagene, rektor, Marit R, helsesøster, representant for voksenopplæringen, tjeneste for integrering og levekårssjef. Gruppen ledes av rådmannen. Viser til notat med innkalling til første møte. Det første møtet i prosjektgruppen har hatt en kartlegging av utfordringer Berg står over for når det gjelder bosetting av fremmedspråklige. Så langt er det kun kartlegging, men mulige tiltak har blitt skissert. Det første møtet var viet voksengenerasjonen, voksenopplæringen og en kartlegging av utfordringer som også vil ha stor betydning for barnas situasjon inn mot barnehage og skole. Møte to gikk direkte på kartlegging i barnehage og skole. Møte tre vil inkludere frivillig sektor og vi vil også forsøke å få inn representanter fra næringslivet. Siste samling vil brukes til oppsummering, strategi og tiltak og anbefalingene herfra vil bli forelagt til politisk behandling. Som kjent har rådmannen mange hensyn å ta. Man må alltid balansere bruk av kommunes samlede økonomiske ramme i forhold til de behov som foreligger totalt sett. Helheten i driften må ivaretas og alle de prioriteringer man løfter må finansieres innenfor den økonomiske rammen kommunen har til rådighet. Dette vil normalt tilsi at andre områder vil få tilsvarende reduksjoner. Det er følgelig viktig at alle tiltak man måtte finne å iverksette skjer innenfor en forsvarlig økonomisk helhet og at man også ser på optimale løsninger for organisering der man får mest mulig igjen for samlet ressursbruk. Side 9 av 19

Svar på spørsmål fra representantene i kommunestyret l 0/12-14 ved Anita S/Berg AP Dagtilbud Berg kommune; l) En dement person får sin diagnose av lege, gjerne etter bekymring fra pårørende. Lege vil da i samarbeid med pårørende henvise t.il vår PRO-avdeling. Alt etter hvor langt i sykdomsforløpet pasienten er kommet, vil det bli gitt tjenester fra PRO ut fra behov. Henvendelse om behov for dagtilbud, vurderes av lege, sykepleiere og leder. 2) Et av tilbudene vi i Berg gir er dagtilbud for demente. Tilbudet er for alle demente i kommunen som har behov for et tilbud på dagtid og gjelder alle dager. Tilbudet gis både på sykehjemmet og på Strandheimen. 3) Innholdet varierer etter behov. Det er først og fremst et tilbud om å komme å være sammen med andre, drikke kaffe og evt spise middag. Håndarbeid, lese aviser og blader. 4) Antall brukere varierer. Skyss planlegges ut fra behov. Her kan hjemmetjenesten være behjelpelig. Pårørende og drosje brukes også. 5) Tilbudet er lagt ut på kommunens hjemmeside under kommunale tjenester, PRO etc. Side 10 av 19

1/15 DELTAKELSE I REGIONAL UTREDNING VEDR. EVENT. NY KOMMUNESTRUKTUR Innstilling til vedtak: Berg kommunestyre vedtar å delta i felles utrening av mulighetsbilde for å kunne hente ut nødvendig informasjon i forhold til egne vedtatte utredningsaltemativer Berg kommunestyre gir ordfører mandat til å representere Berg kommune i styringsgruppa for utredningsprosjektet Berg kommunestyre gir ordfører mandat til å benytte deler av tildelte skjønnsmidler til utredning Behandling: Kommunestyre behandlet saka i møte 24.02.15 og fattet følgende enstemmig Vedtak: Berg kommunestyre vedtar å delta i felles utredning av mulighetsbilde for å kunne hente ut nødvendig informasjon i forhold til egne vedtatte utredningsaltemativer Berg kommunestyre gir ordfører mandat til å representere Berg kommune i styringsgruppa for utredningsprosjektet Berg kommunestyre gir ordfører mandat til å benytte deler av tildelte skjønnsmidler til utredning Side 12 av 19

2/15 INNKJØPSREGLEMENT FOR BERG KOMMUNE Innstilling: Berg kommune vedtar innkjøpsreglementet slik det foreligger i vedlegg til saken. Reglementet rulleres i takt med endringer i Forskrift om offentlige anskaffelser. Behandling: Kommunestyret behandlet saka i møte 24.02.15 og fattet følgende enstemmig Vedtak: Berg kommune vedtar innkjøpsreglementet slik det foreligger i vedlegg til saken. Reglementet rulleres i takt med endringer i Forskrift om offentlige anskaffelser. Side 13 av 19

INNKJØPSREGLEMENT BERG KOMMUNE Omfatter anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg Skaland den Kommunestyredato Side l av 12

1. Innledning Reglementet gjelder for alle typer innkjøp til kommunene; anskaffelse av varer og tjenester, herunder konsulenttjenester, samt kontrahering av bygg og anlegg. Ansatte som er involvert i kommunenes innkjøpsvirksomhet, plikter å sette seg grundig inn i anskaffelsesreglementet og utføre innkjøpsarbeidet i henhold til dette. På samme måte plikter den ansatte å sette seg grundig inn i kommunens etiske retningslinjer. Retningslinjene er baser på Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser; revidert 2012. For områder beregnet på ytelse av offentlige tjenester i forbindelse med produksjon, transport eller distribusjon av; drikkevann, elektrisitet, gass eller varme, eller levering av drikkevann, elektrisitet, gass eller varme til slike nettverk, samt mineral eller oljeutvinning og havneanlegg og transporttjenester, gjelder i hovedsak «Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene vann- og energiforsyning, transport og posttjenester» med sine terskelverdier. 1.1 Formål Formålet med å fastlegge rutiner for kommunens innkjøpsvirksomhet er å sikre at Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og vedtatt innkjøpspolitikk blir fulgt. Rutinene skal sikre at kommunen har en felles opptreden overfor leverandører og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvilken enhet som foretar anskaffelsen. Rutinene skal også sikre at kommunen gjennom rammeavtaler utnytter de gunstige betingelsene store kjøp og avtaler gir. Videre skal rutinene sikre at det er reell konkurranse om å oppnå leveranser til kommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører. 1.2 Målsetting Innkjøpsrutinene skal gi en effektiv utnyttelse av kommunenes ressurser og sikre at: );> intern kontroll kan oppdage feil slik at disse kan rettes i tide );> det er klare myndighets- og ansvarsforhold );> enhver anskaffelse kan dokumenteres );> ordningen skaper tillit hos ansatte, leverandører og innbyggere );> det skal tas hensyn til miljøaspekter ved anskaffelser 1.3 lnnkjøpsmetoder Ethvert innkjøp skal, så langt det er mulig, baseres på konkurranse. Innkjøp fra omreisende selgere, dørselgere, telefonselgere e.l. som kommunen ikke har avtale med, er ikke tillatt. Dersom selgeren har svært interessante produkter, skal denne henvises til innkjøpsleder. 1.4 lnnkjøpsreglementet for Berg kommune - innhold Kap. 2 viser en skjematisk oversikt over innkjøpsprosessen for Berg kommune. Prosessen er inndelt i 8 faser. Kap. 3 gir utfyllende kommentarer for den enkelte fase Kap. 4 viser anbudsnemndas myndighet. Til slutt følger Anbudsprotokollen som vedlegg. Side 2 av 12

2. Oversikt over anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosessen i kommunen Fase 1 Beskrivelse Behov oppstår 2 Har kommunen avtale for denne vare/tjeneste gå til kjøp fase 7. Hvis ikke gå videre til fase 3. 3 Har anskaffelsen en verdi som er lavere enn NOK 100.000,- eks mva 4 Anskaffelsen koster mellom NOK 100.000 og NOK 500.000,-. 5 Anskaffelsen har en verdi høyere enn NOK 500.000,- eks mva 6 Anskaffelsen gjennomføres 1. Anskaffelsesprotokoll 2. Valg av administrativ prosedyre 3. Lage forespørselsgrunnlag 4. Kunngjøring på Doffin.no Evaluering av tilbud 6. Sak til anbudsnemnda som foretak vedtak 7. Tildelingsbrev til leverandørene 8. Behandling av evt klager 9. Kontraktsinngåelse 7 Kjøp 8 5. Kontroll Merknad Enheten følger kommunens reglement for kjøp under NOK 100.000,- eks mva Anbudsplikt, anbudsnemnd og protokollplikt Kunngjøringsplikt Doffin.no, Anbudsnemnd. Nasjonale og EØS-regler, innkjøpsleder kontaktes, karenstid før kontrakt underskrives Side 3 av 12

3. Merknader til prosessen 1. BEHOV OPPSTÅR Hva er behovet? Et viktig spørsmål å stille seg selv. Veldig ofte gjøres dårlige innkjøp fordi behovet ikke er godt nok kjent. Et grovt anslag tilsier at 2/3 av mulighetene til å påvirke en anskaffelses totalkostnad skjer i forbindelse med angivelse og spesifisering av behovet. Foruten å angi behovets omfang m h t volum, må en utarbeide en kravspesifikasjon. Ofte foretas en altfor detaljert spesifikasjon, noe som vil virke fordyrende. Spesifikasjonen bør i mange tilfeller heller være funksjons- eller ytelsesesspesifisert. Uansett valg av spesifikasjonsform bør en del praktiske råd vurderes:» Sjekk at behovene dekkes }> Dyreste -løsninger bør unngås }> Benytt standard løsninger og unngå skreddersydde løsninger der det er mulig }> Prioriter to ta l kostnadseffektivitet Når kontraktens verdi skal defineres gjelder følgende prinsipper: }> En anskaffelse kan ikke deles opp i den hensikt å unngå bestemmelsene. En planlagt anskaffelse av en bestemt ytelse kan ikke deles opp.» Ved ensartede varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som kan føre til flere enkeltkontrakter samtidig, skal den samlede anslåtte verdi av disse enkeltkontraktene legges til grunn. }> Ved tidsbegrensede kontrakter med en løpetid på 48 mnd eller mindre skal beregningsgrunnlaget være den totale anslåtte verdien i en 4-årsperioden (dvs. for 48 måneder). NB! Sjekk at det er økonomisk dekning i budsjettet for anskaffelsen. 2. HAR KOMMUNEN AVTALE FOR DENNE VAREN/TJENESTEN? Når et behov har oppstått må den enkelte stille seg spørsmålet: Har Berg kommune avtale for denne type vare/tjeneste? Ved JA: Kjøp varen/tjenesten hos avtaleleverandøren! Ufr. punkt 7 i anskaffelsesprosessen- Kjøp) (Sjekk kommunens intranett/internett- side. l venstre meny Aktuelt klikk på Innkjøp og anbud. Her finner man Avtaleoversikt, lover, forskrifter etc.) Ved NEI: Gå til punkt 3 i anskaffelsesprosessen. 3. ANSKAFFELSESVERDI UNDER KR 100.000 Kommunen har ikke avtale med et firma om leveranse av denne aktuelle varen/tjenesten. Anskaffelsen omfatter dell <<Forskrift om offentlige anskaffelser» dvs de generelle reglene om lik konkurranse, likebehandling, følge god foretningsskikk. Forespør 3 firmaer. Ansvarlig: Avdelingsleder eller den som har fullmakt i henhold til delegasjonsreglementet. Dess større verdi på kjøpet og leverandøren har måttet bruke mye tid på å utarbeide et tilbud, bør oppdragsgiver gi en tilbakemelding til deltakerne om resultatet av konkurransen. Side 4 av 12

4. ANSKAFFELSESVERDI MELLOM 100.000-500.000 Anskaffelsen omfatter dell «Forskrift om offentlige anskaffelser» dvs de generelle reglene om lik konkurranse, likebehandling, følge god foretningsskikk. Lag skriftlig forespørsel fordi forskriften krever at: }> Det føres en anbudsprotokoll for alle anskaffelser over 100.000. Se vedlagte protokoll. }> Det skal foreligge attester på at leverandør ikke er skyldig i skatter og avgifter }> Valgt leverandør må forevise HMS-erklæring }> Formell anbudsåpning. Videre skal følgende gjennomføres: }> Sak til den kommunale anbudsnemnda (hvis den er etablert) }> Kontrakt underskrives av tjenestestedsleder eller avdelingsleder Anskaffelsene skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling. 5. ANSKAFFELSESVERDI OVER 500.000 A 500.000- l, 7 mill kr - Nasjonal utlysning Anskaffelsen omfatter dell/ «Forskrift om offentlige anskaffelser.» Anskaffelsene skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling. All utlysning skal skje gjennom www.doffin.no. For øvrig vises det til de krav og forutsetninger som står under pkt 4. Tapende parter skal få en meddelelse om valg av leverandør. Meddelelsen skal innholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Kontrakt kan først undertegnes etter at denne fristen er utløpt og evt klager er behandlet (karenstid). Kontakt innkjøpsleder: lnnkjøpsleder avtaler med avdelingen om hvordan anskaffelsesprosessen skal organiseres. lnnkjøpsleder kontaktes på følgende måte: I Kontaktperso n f lefon Det er viktig av lnnkjøpsleder kontaktes så tidlig som mulig etter at behovet har oppstått, fordi en anskaffelsesprosess er tidkrevende. 8 Over 1.650 mill kr -over EØS-anbud Anskaffelsen omfatter dell/l; 1i Forskrift om offentlige anskaffelser.; åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog All utlysning skal skje gjennom www.doffin.no inkl TED (anbud over hele EU-området) For øvrig vises det til de krav og forutsetninger som står under pkt 4. og 5 A Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen til hvert tildelingskriterium. 1 Her må en skille mellom sk prioriterte og uprioriterte anskaffelser. Uprioriterte anskaffelser skal behandler etter Del li selv om de overstiger terskelverdien på NOK 1,65 mill. Side 5 av 12

Hovedfasene i en anskaffelse kan vises som følger: 6 ANSKAFFELSEN GJENNOMFØRES Nr. Fase Ansvar Kommentar 1 nskaffelsesprotokoll lnnkjøpsleder Det avtales hvem som [ører vdeling anskaffelsesprotokoll på!anskaffelsen. 2 alg av administrativ lnnkjøpsleder Avhengig av type anskaffelse og prosedyre vdeling verdien på anskaffelsen 3 Utarbeidelse av lnnkjøpsleder Avdelingen hor ansvaret for orespørselsgrunnlag Avdelingen (for mindre å utarbeide kravspesifikasjon på innnkjøp) anskaffelsen. 4 Utlvsning_(Doffin)_ lnnkiøpsleder 5 Evaluering av tilbud l valg av Innkjøps leder rva/ueringen av leverandør Avdelingen tilbudene/anbudene og vafg av feverandør gjøres i pamarbeid. 6 t: ak til anbudsnemnda lnnkjøpsleder Saken skrives som sak i Ephorte vdelingen 7 Informasjon til tilbyderne lnnkjøpsleder Avdelingen Kontra ktsi n ngå e Ise lnnkjøpsleder Kontrakten kan først skrives under Avdelingsleder tter at Karenstiden er utløpt. Rådmann 1. Anskaffelsesprotokoll l lov om offentlige anskaffelser heter det at for alle kjøp over kr. 100.000 (eks. mva) skal det føres en anskaffelsesprotokoll. Protokollen er bygget opp slik at den følger anskaffelsesprosessen. lnnkjøpsleder har utarbeidet en mal som skal benyttes til dette formålet. 2. Valg av administrativ prosedyre Innkjøp skal foregå ved bruk av en av følgende metoder: );> Åpen anbudskonkurranse Jo> Begrenset anbudskonkurranse Jo> Konkurranse med forhandling Jo> Direkte kjøp Jo> Konkurransepreget dialog og elektronisk auksjon 3. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Etter at administrativ prosedyre er valgt, blir neste trinn å lage et konkurransegrunnlag. Denne vil variere avhengig av hvilke anskaffelser og størrelsen på anskaffelsen en skal foreta. Lovverket setter klare premisser til hva forespørselsgrunnlaget skal inneholde (gjelder anskaffelser større enn kr. 100.000). Et konkurransegrunnlag kan f eks ha følgende oppbygning: Side 6 av 12

1. Innledning 4. Kvalifikasjonskrav til 2. leverandør Generelt om anbudet 5. 2.1 Avtalens varighet Tildelingskriterier 2.2 Antall leverandører 6. 5.1 Opplisting av valgte 2.3 Anbudsinnhold kriterier 2.5 Anbudsåpning 6.3 Beskrivelse av bedriften 3. 2.6 Konfidensielt 7. 6.4 HMS-erklæring 2.7 Supplerende opplysninger 6.5 Produktblader 2.8 Anbudet 8. Svar på anbud og anbudsfrist 2.9 Språk o.a. Vedlegg 2.10 Tidsfrister -Innkjøpsvilkår 2.11 Awisningsgrunner og - Prisskjemaer forkastning -HMS-skjema 2.12 Statistikk For anskaffelser over kr. 100.000 (eks. mva) skal man alltid be om skatteattest og HMS- erklæring. 4. Utlysning Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gir regler for hvordan man skal kunngjøre anskaffelser. EØS-kunngjøring Ved kjøp av varer og tjenester over kr. 1.650.000 (eks. mva) skal anbudet kunngjøres i hele EØS-området. Det er utarbeidet standardiserte kunngjøringsskjemaer, som skal sendes til Doffin. Se www.doffin.no. Anskaffelsen skal også kunngjøres på kommunens nettsider og kan også kunngjøres i lokalavisen (dersom dette vurderes som hensiktsmessig) Ved bygg- og anleggskontraheringer skal anskaffelser over NOK 41 mill eks mva, skal anbudet kunngjøres i hele EØS-området. Nasjonal kunngjøring Ved kjøp av varer og tjenester over kr. 500.000, men lavere enn EØS-terskelene (1,650 mill kr) skal anskaffelsen kunngjøres i Doffin-databasen. Det er utarbeidet standardiserte kunngjøringsskjemaer, som skal sendes til Doffin.no. Anskaffelsen skal også kunngjøres på kommunens nettsider og kan også kunngjøres i lokalavisen (dersom dette vurderes som hensiktsmessig) Ved anskaffelser under kr. 100.000 gjelder Berg kommunes reglement for anskaffelser under kr. 100.000,-. Følgende gjelder: Det skal tas kontakt med minst 3 leverandører Muntlig eller skriftlig kontakt vurderes ift anskaffelsens innhold og kompleksitet Annonsering vurderes ift anskaffelsens innhold og kompleksitet Lov om offentlige anskaffelser angir en rekke tidsfrister for de enkelte innkjøpsmetodene. Disse er: Side 7 av 12

Varekjøp, tjenestekjøp og bygg- og Vanlig Hasteanleggskontraherin g er tidsfrist _I!!"Osed_rre Apen Mottagelse av anbud etter kunngjøring 45dager ( internettdokumcnter) (40 dager) anbudskonkurranse Ved tidligere veiledende kunngjøring 29 dager Utsendelse av anbudsgrunnlag etter at interesse for deltagelse er mottatt {maksimumsfrist) 6 dager Utsendelse av tilleggsopplysninger til anbudsgrunnlaget 6 dager før (etter forespørsel) anbudsfrist Begrenset Mottagelse av henvendelser etter kunngjøring av begrenset 30 dager lo dager anbudskonkurranse anbudskonkurranse (mimimumsfrist) Mottagelse av anbud/tilbud etter utsendelse av skriftlig 40 dager l O dager invitasjon (inlemettdokumenter) (35) Ved tidligere veiledende kunngjøring 29 dager Evt. utsendelse av tilleggsopplysninger (etter forespørsel) 6 dager før 4 dager før anbudsfrist anbudsfrist Konkurranse med Mottagelse av henvendelser etter kunngjøring av 30 dager lo dager forhandling konkurranse med forhandling (minimumsfrist) Evt. utsendelse av tilleggsopplysninger (etter forespørsel) 6 dager før 4 dager før anbudsfrist anbudsfrist Alle typer prosedyrer Kunngjøring av tildelt kontrakt (maksimumsfrist) 48 dager Nasjonale kunngjøringer Det er ikke fastsatt frister for slike utlysninger, men det er krav om «rimelighet». 5. Evaluering av tilbud og valg av leverandør lnnkjøpsleder, saksbehandler eventuelt i samarbeid med en brukergruppe vurderer innstillingen basert på oppgitte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det utarbeides en sak til anbudsnemnda med forslag til vedtak. Avdelingsleder skal godkjenne og signere innstillingen. Valg av leverandør skal baseres enten på laveste pris eller på det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Tildelingskriteriene skal oppgis i forespørselsgrunnlaget. For anskaffelser under mellom 500.000 og EØSterskelverdi 1,650 mill kr skal oppdragsgiver oppgi prioriteringen av tildelingskriteriene hvis de er fastsatt på forhånd. For anskaffelser over 1,650 mill skal oppdragsgiver angi den relative vektingen til hvert tildelingskriterium. 6. Kontraktsinngåelse Før kontrakt kan inngås med valgt-e leverandør skal det sendes ut brev til tilbyderene hvor kommunens begrunnelse for valg av leverandør fremgår samt hvorfor den enkelte tilbyder ikke ble valgt. Videre skal de leverandører som ikke ble valgt gis en 10 dagers frist for å klage/be om nærmere begrunnelse på kommunens leverandørvalg. Det er altså en karenstid fra vedtaket er fattet til kontrakt kan. undertegnes. Når leverandør er valgt, skal det lages en kontrakt på anskaffelsen som regulerer avtaleforholdet mellom partene. Innkjøpssjef har maler for dette. 7. KJØP Kjøp eller bestilling skjer etter de rutinene som er avtalt med leverandøren og som er i tråd med innkjøpsrutinene i Berg Kommune. Planlegg innkjøpene slik at antall bestillinger begrenses. Husk at det å bestille en vare koster penger. Side 8 av 12